Pengertian dan Konsep Koordinasi

A. Pengertian dan Konsep Koordinasi

Koordinasi adalah proses pengintegrasian aktivitas pada satuan-satuan terpisah (departemen atau bidang –bidang fungsional)suatu organisasi untuk mencapai tujaunnya secara eisien. Atau proses menghubungkan aktivitas-aktivitas dari berbagai departemen dalam suatu organisasi.

Cukup banyak para ahli manajemen yang mendiinikan tentang koordinasi, berikut ini pengertian koordinasi menurut beberapa ahli G.R Terry : Koordinasi adalah suatu usaha yang sikron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yng telah ditentukan.

E.F.L Brech: Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan tersebut dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

M.c Farland : Koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan didalam mencapai tujuan bersama.

Dr. Awaluddin Djamin M.P.A : Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sehingga terdapat saling mengisi, membantu dan melengkapi.

Drs. H Malayu S.P Hasibuan: Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan

200 Managemen SDM 200 Managemen SDM

Handoko : Koordinasi adalah proses pengitegrasian tujuan- tujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara eisien.

Dari pengertian yang dimaksud oleh para ahli seperti tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa Koordinasi merupakan suatu ”pengaturan/penataan” beragam elemen ke dalam suatu pengoperasian yang terpadu dan harmonis. Kesuksesan koordinasi akan menciptakan keharmonisan dan keselarasan seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan, sehingga beban tiap bagian menjadi serasi, selaras dan seimbang. Sebagai salah satu fungsi manajemen koordinasi merupakan fungsi pengikat, penyeimbang dan penyelaras semua aktiitas dan usaha, maka dapat disimpulkan bahwa setiap fungsi manajemen pasti memerlukan fungsi koordinasi. Disamping itu koordinasi sangat dibutuhkan pada saat pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta kegiatan yang tidak direncanaka . Kebutuhan akan koordinasi tidak dapat dihindarkan karena setiap organisasi pasti mempunyai unit-unit atau satuan-satuan organisasi yang mempunyai fungsi berbeda-beda tetapi mempunyai hubungan yang saling ketergantungan.

Menurut James D.Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:

1 . S a l i n g k e t e rg a n t u n g a n y a n g m e n y a t u ( p o o l e d interdependent), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan

Managemen SDM

2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent), dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum satuan yang lain bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik (reciporal interdependent) merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Adanya saling ketergantungan ini menyebabkan koordinasi sangat diperlukan dalam mengintegrasi kinerja setiap unit. Peran koordinasi dalam hal ini adalah berupaya membuat struktur dan memfasilitasi transaksi antar bagian yang saling bergantung. Terciptanya koordinasi yang baik antar unit atau departemen

dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan konlik sehingga proses kegiatan dapat berjalan dengan efektif. Sehingga dapat

disimpulkan koordinasi bertujuan meliputi:

1. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran

2. Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran organisasi

3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan

4. Menghindari keterampilan overlanding dari sasaran organisasi

5. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran oraganisasi

6. Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur manajemen ke arah sasaran organisasi

202 Managemen SDM

Aktivitas kerja pada organisasi dibagi-bagi dan didepartemenkan, maka para manajer perlu mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer harus mengkoordinasikan tujuan ke subunit. Menerjemahkan tujuan ke dalam tujuan subunit yang sesuai. Disamping itu juga menyampaikan informasi kepada subunit tentang aktivitas subunit lain sehingga bagian-bagian organisasi yang terpisah dapat bekerja sama dengan lancar.

Kemampuan manajer untuk mengkoordinasi secara efektif sebagian tergantung pada jumlah bawahan yang melapor pada mereka. Jumlah bawahan yang malpor ini disebut dengan ‘rentang manajemen atau rentang kendali” makin banyak bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin sukar pula manajer untuk mengawasi dan mengkoordinasikan aktivitas mereka, sebaliknya makin sedikit bawahan yang malapor pada manajer tertentu makin mudah manajaer untuk mengadakan pengawasan dan mengkoordinasikan aktivitas mereka. Pemilihan rentang yang dapat membantu manajer dalam upaya mengkoordinasikan bukanlah pekerjaan yang sederhana.

1) Kebutuhan koordinasi Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada persyaratan bentuk komunikasi tugas-tugas yang dilakukan dan ketergantungan subunit yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Apabila tugas-tugas tersebut memerlukan atau dapat memperoleh manfaat dari arus informasi antar unit, maka yang terbaik ada koordinasi. Tetapi apabila persyaratan komunikasi tugas atau manfaat informasi anatar unit/ subunit tidak ada maka pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat melalui interaksi dengan anggauta unit/subunit yang lain. Kebutuhan koordiansi

Managemen SDM

Ketergantungan koordinasi menurut Grifin ada tiga bentuk yaitu terpusat, berurutan dan timbal balik. Saling ketergantungan terpusat ( pooled interdependence) bila satuan- satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan lainnya dalam melaksanakan aktivitas harian, tetapi tergantung pada pelaksanaan aktivitas di setiap satuan untuk memuaskan hasil akhirnya

Saling ketergantungan berurutan (sequential interdependence) bila satuan organisasi harus melakukan aktivitas/pekerjaannya lebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja. Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal interdependence) merupakan hubungan saling memberi dan menerima.

2) Teknik dasar koordinasi

a. Hirarki Manajemen Garis komando organisasi menetapkan hubungan

kerja dan pelaporan di antara para anggautanya. Hubungan kerja sub-subunit yang melapor pada tiap manajernya juga dispesiikasikan, hal ini untuk memudahkan arus informasi dan kerja antara sub-sub unit dan menunjukkan pertanggungjawaban. Garis komando juga menunjukkan konlik yang harus diselesaikan. Agar dapat berhasil dengan eisien mekanisme membutuhkan struktur wewenang yang ditetapkan dengan jelas. Manajer pada setiap level haruslah menyadari tanggungjawab mereka dan memiliki prosedur

204 Managemen SDM 204 Managemen SDM

b. Peraturan dan Prosedur Peraturan dan prosedur merupakan suatu keputusan

pimpinan yang diambil untuk menangani aktivitas-aktivitas rutin dan dapat menjadi alat koordinasi dan pengendalian rutin yang eisien. Apabila peraturan dan prosedur organisasi, dan departemen/bagian dipahami dan digunakan oleh semua bawahan secara teratur maka kebutuhan berkomunikasi dengan atasan untuk masalah-masalah rutin dapat berkurang, sehingga manajer dapat menyelesaikan masalah baru. Upaya untuk mengatasi masalah dan isu yang lebih rumit membutuhkan adanya peraturan dan prosedur yang rumit dan dipandang tidak praktis.

c. Perencanaan dan Penyusunan Tujuan Perencanaan dan penyusunan tujuan dalam

rangka mencapai koordinasi dengan cara menggerakan seluruh unit ke arah sasaran yang lebih luas dan sama. Perencanaan dan penyusunan tujuan merupakan hal sangat bermanfaat apabila manajer sekalipun telah berbekal pada peraturan dan prosedur tidak dapat mengolah semua informasi untuk mengkoordinasikan semua aktivitas sub- sub unit. Dengan tujuan yang telah ditetapkan maka lebih mudah untuk mendelegasikan wewenang pelaksanaan

Managemen SDM

3) Manfaat adanya Koordinasi

a. dengan koordinasi dapat dihindarkan adanya kekosongan pengerjaan suatu aktvitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan oleh pejabat-pejabat.

b. dengan koordinasi dapat disadarkan adanya kesadaran di

antara pejabat untk kerja saling membantu

c. dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesatuan kebijaksanaan antar pejabat

d. dengan koordinasi ada kesatuan sikap antar pejabat

e. dengan koordinasi dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.

4) Hambatan jika koordinasi tidak dijalankan dengan baik