Mengelola Perbekalan Kantor

D. Mengelola Perbekalan Kantor

Perlu diketahui bahwa untuk menangani masalah peralatan/ perlengkapan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian kantor pada dasarnya meliputi kegitan-kegiatan sebagai berikut:

1. Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan atau sumbangan.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor:

a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.

b. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang. Jika tidak ada persediaan, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.

c. Surat diserahkan ke bendahara .

d. Meminta persetujuan kepada pimpinan.

e. Apabila sudah disetujui, maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.

f. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji.

g. Jika sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.

h. Setelah selesai pencatatan, barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian yang membutuhkannya.

Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus di daftar terlebih dahulu dalam Daftar Kebutuhan Peralatan Kantor, yaitu suatu daftar yang berisi dan menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan/peralatankantor yang disusun dalam periode teretentu. Daftar ini biasanya dibuat secara berkala, misalnya dibuat secara bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Akan tetapi biasanya disusun dalam satu tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/ rumah tangga.

Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/perlengkapan suatu kantor:

No. Kode

Nama Barang

1 02-03-17-02-23-00 Amplop

27,5 x 43 cm JAYA 2 box 2 02-04-44-00-72-32 Bateray

coklat

Casio 10 buah 3 02-05-58-08-10-00 Benang Tali

Calkulator fx-992

1 kg 4 01-01-21-00-00-04 Keyboard

Rapia

plastik

5 buah 5 …………… dst

102 keys

Untuk memudahkan dalam menentukan jenis perlengkapan apa saja yang perlu diajukan, di bawah ini beberapa peralatan/ perlengkapan kantor yang perlu dimiliki oleh suatu kantor sebaga acuan untuk mengidentifikasi kebutuahan peralatan kantor.

Daftar peralatan/perlengkapan kantor :

1) Baki surat

2) Kalender meja

3) Buku Agenda

4) Sampul

5) Buku alamat penting

6) Pembuka surat (letter opener)

7) Buku Diary

8) Stempel, bak stempel,

9) Buku telepon

10) Tancapan surat (spindle file)

14) Tangkai pena

15) Ensiklopedi, kamus

16) Tinta

17) Gunting

18) Pita mesin

19) Brankas, box Cash

20) Macam-macam kertas

21) Kalkulator, sempoa

22) Map, Folder, Ordner, Snelhechter

23) Micro film, Paper shredder 24) Stapler (hechtmacine), remover

25) Kapur tulis

26) Correction fluid, Tipp-Ex

27) Karet penghapus

28) Perekat, lem

29) Mesin hitung (kalkulator)

30) Cellotape

31) Kertas Isap

32) Penggaris

33) Kartu nama

37) Papan Panel

38) Timbangan surat

39) Pena, pensil, marker

40) Telephone, faksimili, aiphone

41) Numerator

42) Mesin tik

43) Pensil berwarna

44) OHP, slide, datashow

45) Cutter, pemotong kertas

46) Paper shredder (penghancur kertas)

47) Penjilid (binding machine)

48) Fotocopy, Scanner, stensil., offset

49) Printer

50) Mesin absensi

2. Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

a. Tujuan penyimpanan

1) Agar barang tidak cepat rusak.

2) Agar tidak terjadi kehilangan barang.

3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang

tersebut dicari.

4) Memudahkan dalam pengawasan.

5) Memudahkan dalam analisis barang.

b. Cara penyimpanan barang/bahan kantor

1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, merek, berat dan

satuan barang).

2) Barang disimpan dalam keadaan bersih.

3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.

4) Barang disimpan di tempat yang memadai.

5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar

mudah dicari.

6) Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari

atau siraman air.

7) Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.

8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam

buku persediaan.

9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya

diletakkan di bagian terdepan dan sebaliknya.

5. Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

6. Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:

a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

b. Agar barang tidak mudah hilang.

c. Agar barang tidak kadaluarsa.

d. Agar barang tidak mudah susut.

7. Penghapusan Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.