Mengelola Perbekalan Kantor
D. Mengelola Perbekalan Kantor
Perlu diketahui bahwa untuk menangani masalah peralatan/ perlengkapan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian kantor pada dasarnya meliputi kegitan-kegiatan sebagai berikut:
1. Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan atau sumbangan.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor:
a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
b. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang. Jika tidak ada persediaan, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
c. Surat diserahkan ke bendahara .
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan.
e. Apabila sudah disetujui, maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
f. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji.
g. Jika sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang.
h. Setelah selesai pencatatan, barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian yang membutuhkannya.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus di daftar terlebih dahulu dalam Daftar Kebutuhan Peralatan Kantor, yaitu suatu daftar yang berisi dan menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan/peralatankantor yang disusun dalam periode teretentu. Daftar ini biasanya dibuat secara berkala, misalnya dibuat secara bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Akan tetapi biasanya disusun dalam satu tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/ rumah tangga.
Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/perlengkapan suatu kantor:
No. Kode
Nama Barang
1 02-03-17-02-23-00 Amplop
27,5 x 43 cm JAYA 2 box 2 02-04-44-00-72-32 Bateray
coklat
Casio 10 buah 3 02-05-58-08-10-00 Benang Tali
Calkulator fx-992
1 kg 4 01-01-21-00-00-04 Keyboard
Rapia
plastik
5 buah 5 …………… dst
102 keys
Untuk memudahkan dalam menentukan jenis perlengkapan apa saja yang perlu diajukan, di bawah ini beberapa peralatan/ perlengkapan kantor yang perlu dimiliki oleh suatu kantor sebaga acuan untuk mengidentifikasi kebutuahan peralatan kantor.
Daftar peralatan/perlengkapan kantor :
1) Baki surat
2) Kalender meja
3) Buku Agenda
4) Sampul
5) Buku alamat penting
6) Pembuka surat (letter opener)
7) Buku Diary
8) Stempel, bak stempel,
9) Buku telepon
10) Tancapan surat (spindle file)
14) Tangkai pena
15) Ensiklopedi, kamus
16) Tinta
17) Gunting
18) Pita mesin
19) Brankas, box Cash
20) Macam-macam kertas
21) Kalkulator, sempoa
22) Map, Folder, Ordner, Snelhechter
23) Micro film, Paper shredder 24) Stapler (hechtmacine), remover
25) Kapur tulis
26) Correction fluid, Tipp-Ex
27) Karet penghapus
28) Perekat, lem
29) Mesin hitung (kalkulator)
30) Cellotape
31) Kertas Isap
32) Penggaris
33) Kartu nama
37) Papan Panel
38) Timbangan surat
39) Pena, pensil, marker
40) Telephone, faksimili, aiphone
41) Numerator
42) Mesin tik
43) Pensil berwarna
44) OHP, slide, datashow
45) Cutter, pemotong kertas
46) Paper shredder (penghancur kertas)
47) Penjilid (binding machine)
48) Fotocopy, Scanner, stensil., offset
49) Printer
50) Mesin absensi
2. Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
a. Tujuan penyimpanan
1) Agar barang tidak cepat rusak.
2) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang
tersebut dicari.
4) Memudahkan dalam pengawasan.
5) Memudahkan dalam analisis barang.
b. Cara penyimpanan barang/bahan kantor
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, merek, berat dan
satuan barang).
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih.
3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
4) Barang disimpan di tempat yang memadai.
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar
mudah dicari.
6) Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari
atau siraman air.
7) Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam
buku persediaan.
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya
diletakkan di bagian terdepan dan sebaliknya.
5. Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
6. Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor:
a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b. Agar barang tidak mudah hilang.
c. Agar barang tidak kadaluarsa.
d. Agar barang tidak mudah susut.
7. Penghapusan Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.