BIDANG STUDI KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Versi e-Book

Oleh:

SUFYAN, S.Pd.

UNTUK SMK

BIDANG STUDI KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

KATA PENGANTAR

Bismillah walhamdulillah, segala puja dan puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena berkat petunjuk dan pertolongan- Nya, buku ”Pengantar Administrasi Perkantoran 1” ini dapat selesai dengan baik.

Buku ini berisi tentang teori dasar dan prinsip Administrasi Perkantoran. Buku ini penting untuk dipelajari karena teori-teori yang terdapat di dalam buku ini merupakan urat nadi dalam kegiatan administrasi perkantoran. Buku ini dikembangkan berdasarkan kurikulum 2013 dan mengacu pada kompetensi inti dan kompetensi dasar yang merupakan salah satu komponen penting dalam pendekatan pendidikan berbasis saintifik.

Disadari bahwa dalam penyusunan buku ini, waktu dan kemampuan penulis sangat terbatas sehingga memungkinkan perlunya penyempurnaan, baik dari segi materil atau dari segi bahasanya, untuk itu kritik dan saran yang sifatnya konstruktif sangat diharapkan.

Akhirnya kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan buku ini, terutama kepada Bapak Abd. Kadir, M.Pd., serta kepada penerbit Cahaya Pustaka yang telah bersedia menerbitkan buku ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan semoga dapat bermanfaat bagi pembaca, khususnya siswa/peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).

Sumenep, Maret 2014

Penulis

BAB PENDAHULUAN

Seorang peserta didik harus tetap belajar dengan rajin agar dapat mempertahankan prestasinya dan menjadi penerus bangsa yang cerdas. Untuk itu, diperlukan sumber belajar yang baik. Salah satu sumber belajar adalah buku. Buku yang berjudul Pengantar Administrasi Perkantoran 1 ini merupakan kompetensi awal atau dasar untuk memahami administrasi perkantoran secara utuh. Dalam buku ini peserta didik akan mempelajari tentang administrasi perkantoran, pekerjaan kantor, organisasi kantor, komunikasi kantor, tata ruang kantor dan fasilitas dan lingkungan kantor.

Buku ini penting untuk dipelajari oleh peserta didik pada Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran, Program Studi Keahlian Bisnis dan Manajemen di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), bahkan buku ini bisa dikatakan sebagai urat nadi dalam kegiatan administrasi perkantoran karena buku ini berkaitan dengan interpersonal (hubungan antarpribadi) dan pelayanan terhadap kolega maupun pelanggan yang dibutuhkan setiap orang yang bekerja di semua organisasi, baik pemerintah maupun swasta.

Setelah mempelajari buku Pengantar Administrasi Perkantoran 1 ini, diharapkan peserta didik menguasai dengan baik tentang penyelenggaraan administrasi perkantoran dan mampu menerapkan atau mengimplementasikannya dengan baik dalam kegiatan di kantor yang sesungguhnya.

BAB ADMINISTRASI PERKANTORAN

Tujuan Pembelajaran:

1. Peserta didik mampu mendeskripsikan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran secara singkat

2. Peserta didik mampu mendefinisikan administrasi, kantor, dan administrasi perkantoran

3. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur administrasi

4. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur dan fungsi kantor

5. Peserta didik mampu mendeskripsikan ruang lingkup administrasi perkantoran

A. Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

Awalnya dikenal dengan tata usaha – yang sering juga disebut pekerjaan tulis, pekerjaan kantor atau pekerjaan kertas –, yang sudah dilaksanakan sejak zaman kuno ketika orang mulai bisa menulis huruf. Tetapi, sejak abad XX mengalami perubahan dalam bentuk, susunan maupun coraknya yang disebabkan oleh pekerjaan kantor yang semakin meningkat. Oleh sebab itu, pekerjaan kantor harus direncanakan, diatur, diarahkan, dikendalikan dan disempurnakan supaya terlaksana secara efisien. Dengan demikian, di samping pekerjaan perkantoran atau tata usaha kini terdapat konsep administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran. Meskipun dalam perkembangannya, pekerjaan perkantoran dengan administrasi perkantoran memiliki makna yang berbeda.

Administrasi perkantoran pada zaman modern ini mengalami perkembangan di berbagai segi. Salah satunya adalah segi pemahaman terhadap administrasi perkantoran itu sendiri. Kalau pada awalnya administrasi perkantoran masih merupakan suatu keterampilan atau seni praktis, dalam perkembangannya kemudian menjadi bersifat ilmiah dan dipelajari sebagai sekumpulan pengetahuan ilmiah atau ilmu (science).

Sejalan dengan perkembangan gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Frederick Winslow Taylor (1856-1915), manajemen perkantoran kemudian juga berangsur-angsur ditelaah dan dikembangkan Sejalan dengan perkembangan gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Frederick Winslow Taylor (1856-1915), manajemen perkantoran kemudian juga berangsur-angsur ditelaah dan dikembangkan

Tokoh pelopor ilmu administrasi perkantoran yang berjasa paling besar adalah William Henry Leffingwell yang selanjutnya diikuti oleh Herry Arthur Hopf. Kedua tokoh ini menurut sebuah ensiklopedia dianggap sebagai Bapak-bapak Administrasi Perkantoran yang Ilmiah (Fathers of Scientific Office Administration).

William Henry Leffingwell (1876-1934) mengikuti jejak Frederick Winslow Taylor dengan menerapkan asas-asas manajemen ilmiah dalam bidang tata usaha. Beliau merumuskan office management sebagai cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan.

B. Administrasi

1. Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam Kamus Ilmiah Populer, administrasi berarti tata usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penepatan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Unsur-unsur Administrasi

The Liang Gie (2007) mengemukakan bahwa administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur di bawah ini:

a. Pengorganisasian, merupakan rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka organisasi.

b. Manajemen, merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan karyawan dan menggerakkan segenap fasilitas kerja.

c. Tata hubungan, merupakan rangkaian menyampaikan berita dalam usaha kerja sama.

d. Kepegawaian, merupakan rangkaian kegiatan mengatur dan mengurus tenaga kerja.

e. Keuangan, merupakan rangkaian kegiatan mengelola pembelanjaan.

f. Perbekalan, merupakan rangkaian kegiatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan perlengkapan.

g. Tata usaha, merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan.

h. Perwakilan, merupakan rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat.

C. Kantor

1. Pengertian Kantor

Kantor berasal dari bahasa Belanda Kantoor, yang dapat diartikan sebagai ruang kerja atau tulis, tempat pengusaha menjalankan usahanya dan instansi serta badan usaha. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

2. Unsur-unsur Kantor

a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung.

b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.

c. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

3. Fungsi Kantor

a. Menerima informasi, berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, laporan dan lain-lain.

b. Merekam informasi, berfungsi untuk merekam informasi supaya informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya.

c. Mengatur informasi, berfungsi mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis supaya informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal.

d. Memberi informasi, berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan.

e. Melindungi aset/harta, berfungsi melindungi aset/harta, baik fisik (gedung, mesin, dan lain-lain), dan data/informasi.

D. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol dan evaluasi), serta menyelenggarakan secara tertib dan sistematis berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan

E. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1. Perencanaan perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Hal ini meliputi antara lain perencanaan gedung, perlengkapan dan lain-lain.

2. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut. Hal ini meliputi antara lain pembagian tugas dan pekerjaan.

3. Pengarahan perkantoran (office actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini meliputi antara lain penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

4. Pengawasan perkantoran (office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Objek pengawasan antara lain meliputi pelayanan, penggunaan peralatan dan lain-lain.

Uji Kompetensi

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar!

1. Apa yang dimaksud dengan:

a. Administrasi a. Administrasi

c. Administrasi perkantoran

2. Siapakah Bapak Administrasi Perkantoran?

3. Apa isi rumusan office management yang dikemukakan oleh William Henry Leffingwell?

4. Sebutkan unsur-unsur administrasi!

5. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur kantor!

6. Sebutkan fungsi kantor!

7. “Aset/harta yang paling berharga di kantor adalah informasi”. Benarkah demikian? Jelaskan!

8. Secara umum, ada berapakah ruang lingkup administrasi perkantoran? Jelaskan secara singkat!

BAB PEKERJAAN KANTOR

Tujuan Pembelajaran:

1. Peserta didik mampu mendefinisikan pekerjaan kantor

2. Peserta didik mampu mendeskripsikan jenis-jenis pekerjaan kantor

3. Peserta didik mampu menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor

4. Peserta didik mampu mengidentifikasi dan menciptakan hasil pekerjaan kantor

A. Pengertian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi dari mulai pucuk pimpinan hingga tingkatan terendah.

B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

1. Menghimpun

Kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan di mana-mana sehingga siap digunakan.

2. Mencatat

Kegiatan tulis menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang memiliki arti, dapat dikirim, dan disimpan.

3. Mengolah

Kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dann alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim

Kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan

Kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

7. Melakukan komunikasi

Kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung atau menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

8. Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

9. Pekerjaan lainnya, seperti melayani tamu dan kebersihan.

C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan, karena pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan/tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. Bersifat terbuka dan luas

Pekerjaan kantor bersifat terbuka dan luas, artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

D. Hasil Pekerjaan Kantor

1. Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Surat merupakan produk dari kegiatan berkomunikasi, pengetikan, penggandaan dan pengiriman. Kegunaan surat antara lain:

a. Sebagai alat komunikasi tertulis

b. Sebagai alat pengingat

c. Sebagai bukti tertulis yang otentik

d. Dapat menjadi nilai historis

e. Sebagai duta organisasi

f. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.

a. Fungsi laporan

1) Sebagai bahan pertanggungjawaban.

2) Alat menyampaikan informasi.

3) Alat pengawasan.

4) Bahan penilaian.

5) Bahan pengambilan keputusan.

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

1) Laporan harus jelas dan cermat.

2) Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas.

3) Laporan harus lengkap.

4) Laporan harus tegas dan konsisten.

5) Laporan harus langsung mengenai sasaran.

6) Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang

tepat.

7) Laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran.

8) Laporan harus dibuat tepat waktu.

c. Jenis-jenis laporan

1) Laporan berdasarkan waktu

a) Laporan berkala/periodik, yaitu laporan yang disampaikan secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (harian, mingguan, bulanan, atau tahunan), seperti laporan kehadiran karyawan.

b) Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat apabila

diperlukan, seperti laporan pengadaan barang.

2) Laporan berdasarkan penyampaian

a) Laporan lisan, yaitu laporan yang disampaikan secara

langsung.

b) Laporan tertulis, yaitu laporan yang disampaikan secara tertulis.

3) Laporan bedasarkan isi

a) Laporan informatif, yaitu laporan yang hanya berisi informasi

saja.

b) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang isinya penilaian

sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.

c) Laporan kelayakan, yaitu laporan yang berisi tentang hasil

penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang lebih baik.

d) Laporan pertanggungjawaban (LPJ), yaitu laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

d. Langkah-langkah membuat laporan

1) Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.

2) Mengumpulkan bahan, data dan fakta.

3) Mengklasifikasi data.

4) Mengevaluasi dan mengolah data.

5) Membuat kerangka laporan.

3. Formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu ysng di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap. Laporan merupakan produk dari kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

a. Keuntungan membuat formulir

1) Menghemat waktu, tenaga dan biaya.

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan.

3) Adanya keseragaman.

4) Mengurangi kegiatan fotokopi.

b. Fungsi formulir

1) Mencari suatu keterangan tertentu.

2) Menghimpun data yang sama.

3) Menyampaikan informasi yang sama.

4) Sebagai bukti fisik dan dasar petunjuk untuk bekerja

4. Arsip

Arsip adalah data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. Arsip merupakan produk dari kegiatan penyimpanan.

5. Berbagai Macam Dokumen Tertulis Lainnya

Bentuk hasil pekerjaan kantor selain surat, laporan, formulir dan arsip antara lain tabel, peta, grafik, gambar, dan buku atau paper.

Uji Kompetensi

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar!

1. Apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor?

2. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis pekerjaan kantor!

3. Jelaskan pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan!

4. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri pekerjaan kantor!

5. Sebutkan dan jelaskan produk pekerjaan kantor!

6. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan!

7. Sebutkan keuntungan membuat formulir!

8. Sebutkan dan jelaskan tentang jenis-jenis laporan!

9. “Surat dapat dijadikan sebagai duta organisasi”. Jelaskan maksudnya!

10. “Surat dapat menjadi nilai historis”. Jelaskan maksudnya!

Aktivitas

1. Buatlah contoh formulir (format dapat dicari dari berbagai sumber)

2. Buatlah surat niaga dengan tulisan tangan, kemudian lakukan hal-hal berikut:

a. Ketiklah surat tersebut dengan menggunakan komputer.

b. Gandakan hasil ketikan tersebut dengan menggunakan foto kopi.

c. Kirimlah surat tersebut ke e-mail Gurumu.

3. Kumpulkan bukti hasil pekerjaan 1 – 2 kepada Gurumu.

4. Buatlah laporan singkat tentang pelaksanaan upacara di sekolahmu!

BAB ORGANISASI KANTOR

Tujuan Pembelajaran:

1. Peserta didik mampu mendefinisikan organisasi dan personil kantor

2. Peserta didik mampu menyebutkan ciri-ciri organisasi

3. Peserta didik mampu mendeskripsikan prinsip-prinsip dan bentuk- bentuk organisasi

4. Peserta didik mampu mendeskripsikan macam-macam personil kantor

5. Peserta didik mampu mendeskripsikan pengadaan, syarat, pelatihan dan pengembangan personil kantor

6. Peserta didik mampu mendeskripsikan mutasi dan pemberhentian personil kantor

A. Pengertian Organisasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “Organon” atau dalam bahasa Latin “Organum” yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan perkumpulan sekelompok orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

B. Ciri-ciri Organisasi

1. Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).

2. Dalam organisasi ada kerja sama.

3. Dalam organisasi ada tujuan bersama.

C. Prinsip-prinsip Organisasi

Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik, maka dalam pelaksanaannya perlu berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi, yaitu:

1. Prinsip Perumusan Tujuan Kegiatan menentukan tujuan dari terbentuknya organisasi. Tujuan ini harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan.

2. Prinsip Pembagian Kerja Organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih dan penumpukan pekerjaan.

3. Prinsip Pendelegasian Wewenang Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya supaya dapat dimintai pertanggung- jawabannya.

4. Prinsip Tingkat Pengawasan Pembentukan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan, karena tanpa pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.

5. Prinsip Rentang Manajemen Suatu organisasi perlu memperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya.

6. Prinsip Kesatuan Perintah Seorang bawahan dalam organisasi biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan itulah, ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

7. Prinsip Koordinasi Usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi supaya tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

D. Bentuk-bentuk Organisasi

1. Organisasi Garis/Lini

Pada bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan. Wewenang dari

a. Kelebihan bentuk organisasi garis/lini Kesatuan perintah lebih terjamin, proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat dan rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi.

b. Kekurangan bentuk organisasi garis/lini Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang, biasanya pimpinan lebih cenderung bersifat otoriter dan karyawan lebih sulit untuk berkembang.

Perhatikan bagan struktur organisasi garis/lini berikut:

Pimpinan

Kepala Bagian

Kepala Bagian

Kepala Bagian

2. Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk ini, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

a. Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli, cocok digunakan untuk organisasi besar dan lebih mudah menerapkan “the right man on the right place”.

b. Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina dan koordinasi sulit dilakukan.

Perhatikan bagan struktur organisasi garis dan staf berikut:

Pimpinan

Akuntan Penasehat

hukum

Publik

Bag. Produksi

Bag. Keuangan

Bag. SDM

Kepala Kepala

3. Organisasi fungsional

Pada bentuk ini, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.

a. Kelebihan bentuk organisasi fungsional Pembagian tugas menjadi lebih jelas, spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan dan spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal.

b. Kekurangan bentuk organisasi fungsional Sulit untuk melakukan perputaran pekerjaan (tour of duty), karyawan lebih mementingkan spesialisasinya dan tidak ada kesatuan perintah.

Perhatikan bagan struktur organisasi fungsional berikut:

Pimpinan

Kepala Bagian

Kepala Seksi

Kepala Seksi

Kepala Seksi

E. Pengertian Personil Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), personil adalah pegawai, anak buah, awak. Sedangkan personil kantor adalah orang- orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

F. Macam-macam Personil Kantor

1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi

Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Manajer

Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, paralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Staf atau pembantu ahli

Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.

4. Worker atau pegawai/pekerja

Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan- pekerjaan kantor sehari-hari.

G. Pengadaan Personil Kantor

Untuk mendapatkan karyawan atau personil kantor yang handal, diperlukan beberapa tahapan berikut:

1. Analisis jabatan (job analysis), yaitu suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan.

2. Rekrutmen, yaitu suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi.

a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada speseifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut, misalnya tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki.

b. Sumber rekrutmen

1) Sumber intrnal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi

suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan itu sendiri.

2) Sumber eksternal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan/kantor, antara lain melalui pelamar datang sendiri, kantor Dinas Tenaga Kerja, advertising, referensi seseorang/rekanan karyawan.

c. Metode rekrutmen

1) Metode tertutup, yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja sehingga lamaran yang masuk tidak banyak. Dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

2) Metode terbuka, yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan

melalui iklan di media massa atau diumumkan secara luas.

3. Seleksi, yaitu tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memilih karyawan/tenaga kerja yang paling tepat dan jumlah yang tepat pula dari calon-calon tenaga kerja yang ada.

a. Proses seleksi Penyaringan pelamar → tes → wawancara awal → evaluasi latar

belakang dan referensi → wawancara mendalam → tes kesehatan/fisik → pengambilan keputusan

b. Langkah-langkah seleksi personil kantor

1) Seleksi administratif, yaitu seleksi administratif sesuai dengan

kebutuhan.

2) Penarikan tenaga kerja, hal ini untuk mengetahui penawaran dan

permintaan yang dibutuhkan.

3) Klasifikasi jabatan, hal ini merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

4) Tes dan wawancara

a) Tes

i. Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasanya dilakukan dengan praktik.

ii. Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dilakukan dengan praktik atau tertulis.

iii. Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan. iv. Tes minat (interest test), yaitu tes untuk mengetahui minat

pelamar. v. Tes kepribadian (personality test), tes untuk mengetahui

kepribadian pelamar. vi. Tes bakat (aptitude test), yaitu tes untuk mengukur bakat

pelamar.

kesehatan.

b) Wawancara

i. Wawancara subjektif

ii. Wawancara objektif

5) Penempatan personil kantor, apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan seorang pelamar telah diterima, pelamar tersebut memperoleh status sebagai karyawan dan ditempatkan di suatu bagian tertentu.

c. Tujuan seleksi Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang:

1) Qualified dan profesional

2) Jujur dan disiplin

3) Inovatif dan bertanggung jawab

4) Cakap dengan penempatan yang tepat

5) Kreatif dan dinamis

6) Berdedikasi tinggi

7) Dapat bekerja sama

8) Dapat bekerja mandiri

9) Mudah berkembang

d. Cara-cara seleksi

1) Non-ilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, seperti surat lamaran, ijazah terakhir, surat keterangan pengalaman kerja.

2) Ilmiah, yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu, seperti berdasar pada job analysis.

H. Syarat-syarat Personil Kantor

Syarat-syarat personil kantor meliputi persyaratan pengetahuan, persyaratan keterampilan dan persyaratan kepribadian (watak dan sifat) yang harus dimiliki oleh calon personil kantor.

I. Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya. Sedangkan pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas.

1. Jenis pelatihan

a. Supervisory training, yaitu pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, di mana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.

b. Administrative training, yaitu pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktIkkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

c. Office method training, yaitu pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin.

d. Refreshing training, yaitu pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

2. Tujuan pelatihan dan pengembangan

a. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.

b. Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia.

d. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal.

e. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi.

f. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja.

g. Meningkatkan perkembangan karyawan.

h. Menghindarkan keusangan.

J. Mutasi Personil Kantor

1. Pengertian mutasi

Mutasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Dengan demikian, mutasi dapat diartikan sebagai proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi) dalam suatu organisasi.

2. Cara mutasi

a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa) Rotasi kerja/mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu posisi atau jabatan atau tempat atau pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti oleh kenaikan atau penurunan jabatan. Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa, antara lain:

1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga

tidak perlu mengambil tenaga dari luar.

2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, sesuai dengan minat,

keahlian dan bidang tugas dan kemampuannya.

3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap

pekerjaan, jabatan dan susunan tempat kerja.

4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam

mengembangkan kemampuannya.

1) Promosi Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

a) Manfaat promosi

i. Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan.

ii. Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan.

iii. Untuk membina jenjang karir karyawan. iv. Untuk mengembangkan kemampuan karyawan. v. Untuk mengisi formasi

jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan.

vi. Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan

memiliki kesempatan yang sama untuk maju.

b) Syarat-syarat promosi

i. Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia.

ii. Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat dan telah lulus seleksi.

iii. Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif. iv. Karyawan memiliki kemampuan/kecakapan untuk mengisi

posisi/jabatan tersebut. v. Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan

disampaikan kepada seluruh karyawan.

c) Senioritas dalam promosi

Sistem senioritas adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja karyawan. Artinya, dalam pelaksanaan promosi, masa kerja lebih diutamakan atau

2) Demosi Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan statusnya pun lebih rendah. Demosi terjadi disebabkan beberapa hal berikut:

a) Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

b) Karyawan membangkang.

c) Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan, sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan.

d) Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja.

e) Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3. Macam-macam mutasi

a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan

1) Mutasi antarurusan

4) Mutasi antarinstansi

2) Mutasi antarseksi

5) Mutasi antarbiro

3) Mutasi antarbagian

b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama,

disebabkan produksi di tempat yang lama menurun.

2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama

dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain.

3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan.

4) Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama, misalnya

shift malam pindah ke shift siang.

5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja

untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan.

c. Ditinjau dari masa kerja karyawan

1) Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk

mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan.

2) Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap.

K. Pemberhentian Personil Kantor

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajiban antara kedua belah pihak kecuali kalau organisasi menerapkan kebijakan pensiun dan dana hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas karyawannya.

1. Penyebab Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

a. Pemberhentian atas kehendak perusahaan karena karyawan yang bersangkutan melakukan kesalahan fatal.

b. Pemberhatian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan

perusahaan mengalami kerugian secara terus-menerus.

karyawan,

karena

c. Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiataf sendiri.

d. Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.

e. Pemberhentian karena sakit.

f. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.

g. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan.

h. Pemberhentian karena meninggal dunia.

i. Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.

2. Tingkatan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dari perusahaan

a. Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena karyawan mencapai usia pensiun.

3. Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan

Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada juga pemberhentian yang dapat membatalkan hak dan kewajiban tersebut. Misalnya, karyawan yang diberhentikan dengan tidak hormat karena melakukan pelanggaran atau kasalahan fatal.

Uji Kompetensi

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar!

1. Apa yang dimaksud dengan organisasi? Jelaskan secara singkat!

2. Sebutkan ciri-ciri organisasi!

3. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi!

4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi garis/lini!

5. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf!

6. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi fungsional!

7. Apa maksud dari “the right man on the right place”!

8. Apa yang dimaksud “tour of duty”!

9. Apa yang dimaksud dengan:

a. Personil kantor

b. Rekrutmen

c. Seleksi

10. Jelaskan secara singkat proses seleksi penerimaan karyawan baru!

11. Sebutkan dan jelaskan beberapa macam tes yang biasa dilakukan oleh perusahaan/organisasi dalam menjaring karyawan baru!

12. Sebutkan langkah-langkah pengadaan personil kantor!

13. Jelaskan perbedaan antara promosi, rotasi, dan demosi!

14. Apa yang dimaksud dengan PHK? Berikan minimal 5 (lima) penyebab PHK!

15. Di dalam PHK, ada yang dengan hormat dan tidak hormat. Jelaskan masing-masing dari keduanya dan berikan contohnya!

Aktivitas

1. Buatlah kelompok kerja 5 orang. Carilah info lowongan kerja di koran kemudian pelajarilah syarat-syarat dan prosedur penerimaan karyawan baru yang harus dipenuhi oleh pelamar. Kemudian buatlah surat lamaran pekerjaan yang ditujukan pada perusahaan tersebut dilengkapi dengan Daftar Riwayat Hidup!

2. Buatlah kelompok yang terdiri dari 10 (sepuluh) orang. Masing-masing kelompok bertindak sebagai orang-orang yang berencana membangun sebuah organisasi. Kemudian buatlah struktur organisasinya dan presentasikan hasilnya di depan kelas!

3. Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 (lima) orang. Masing-masing kelompok melakukan analisis terhadap beberapa struktur organisasi di lingkungan sekolahmu! Kemudian kumpulkan hasilnya!

Uji Kompetensi Semester 1

1. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Secara etimologi, kata administrasi berasal dari kata Ad dan Ministrare. Istilah ini berasal dari bahasa .......

a. Inggris

d. Italia

b. Latin

e. Belanda

c. Yunani

2. Berikut ini yang termasuk unsur administrasi adalah .......

a. Analisis

d. Manajemen

b. Teknis

e. Rutin

c. Manajerial

3. Berikut ini yang termasuk salah satu ruang lingkup administrasi perkantoran adalah .......

a. Tata hubungan

d. analisis

b. Kepegawaian

e. Tata usaha

c. Perencanaan perkantoran

4. Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut .....

a. Office planning

d. Office management

b. Office administrastive

e. Office organizing

c. Office work

5. Di bawah ini termasuk unsur-unsur kantor .....

a. Gedung

d. a, b dan c benar

b. Personil

e. Semua salah

c. Equipment

6. Di bawah ini termasuk fungsi kantor, kecuali .....

a. Memberi informasi

d. Melindungi aset

b. Menerima informasi

e. Mengatur informasi

c. Menyimpan informasi

7. Fokus dari pekerjaan kantor adalah .....

a. Pekerjaan tulis

d. Memberikan informasi

b. Kegiatan kantor

e. Manajemen

c. Kegiatan tata usaha

8. Pekerjaan kantor dikerjakan oleh .....

a. Pimpinan

d. Karyawan tata usaha

b. Satpam

e. Pesuruh

c. Semua benar

9. Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan .....

a. Kertas

d. Pokok

b. Sampingan

e. Penunjang

c. Objectives

10. Berikut ini yang merupakan jenis-jenis pekerjaan kantor, kecuali .....

a. Menghimpun

d. Menggandakan

b. Kerja sama

e. Mengolah

c. Melakukan komunikasi

11. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalah .....

a. Hiking

d. Mailing

b. Duta organisasi

e. Penunjang

c. Diving

12. Berikut ini yang merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah .....

a. Uang pembayaran

d. Laporan penjualan

b. Calculating

e. Duplicating

c. Typing

13. Salah satu keuntungan membuat formulir, yaitu .....

a. Sebagai bukti fisik

d. Menghimpun data yang sama

b. Sebagai dasar petunjuk

e. Mencari keterangan tertentu

c. Mengurangi kegiatan foto kopi

14. Berikut ini yang termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang terdapat di rumah sakit adalah .....

a. Mencatat resep dokter

c. Memeriksa darah pasien di laboratorium

d. Mencatat daftar menu

e. Memberikan obat kepada pasien

15. Berikut ini merupakan salah satu bentuk produk atau hasil pekerjaan kantor .....

a. CD

d. Kertas

b. Flash disk

e. Grafik

c. Informasi

16. Berikut ini adalah kegunaan surat, kecuali .....

a. Alat komunikasi tertulis d. Duta organisasi

b. Alat pengingat

e. Bukti tertulis yang otentik

c. Menghemat waktu

17. Berikut ini merupakan barbagai macam dokumen tertulis .....

a. Tabel

d. Grafik

b. Gambar

e. Semua benar

c. Peta

18. Fungsi laporan sarana dan prasarana adalah .....

a. Bukti pembelian barang

d. Sbg. pengendali persediaan

b. Bukti penerimaan barang

e. Kartu barang

c. Bukti pengeluaran barang

19. Secara etimologi, organisasi berasal dari kata Organum yang berarti alat, bagian, anggota atau badan, berasal dari bahasa .....

a. Latin

d. Yunani

b. Sansekerta

e. Belanda

c. Inggris

20. Berikut ini yang termasuk salah satu ciri organisasi adalah .....

a. Tujuan individu

d. Rentang organisasi

b. Kerja sama

e. Kesatuan perintah

c. Koordinasi

21. Berikut ini merupakan prinsip-prinsip organisasi, kecuali .....

a. Pendelegasian wewenang

d. Koordinasi

b. Pembagian kerja

e. Tujuan

c. Rentang manajemen

22. Jika dalam sebuah organisasi, seorang bawahan hanya mempunyai satu orang atasan, berarti organisasi tersebut menerapkan prinsip .....

a. Koordinasi

d. Pembagian tugas

b. Kesatuan perintah

e. Rentang manajemen

c. Pendelegasian wewenang

23. Struktur organisasi berikut merupakan bentuk organisasi .....

Pimpinan

Akuntan Penasehat

Publik

hukum

Bag. Keuangan

Bag. SDM

Bag. Produksi

Kepala Kepala

Seksi Seksi

a. Staf

d. Fungsional

b. Fungsional dan garis

e. Garis dan staf

c. Lini

24. Tour of duty disebut juga .....

a. Duta jalan-jalan

d. Perputaran pekerjaan

b. Melayani pekerjaan

e. Bekerja apa adanya

c. Organisasi pekerjaan

25. Bentuk organisasi yang paling ideal digunakan di sekolah adalah ...

a. Fungsional dan garis

d. Lini

b. Staf

e. Garis dan staf

c. Fungsional

26. Suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa harus dikerjakan, disebut .....

a. Analisis tugas

d. Analisis karyawan

b. Analisis pelatihan

e. Analisis jabatan

c. Analisis pekerjaan

27. Seleksi administratif adalah kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa kebenaran informasi pelamar, salah satunya adalah .....

a. Pengetahuan

d. Wawancara

b. Fotokopi ijazah

e. Umur dan foto

c. Tes kesehatan

28. Salah satu keunggulan rekrutmen dari sumber eksternal adalah .....

a. Waktu relatif singkat

b. Kurang ada kesempatan untuk promosi

c. Kewibawaan karyawan yang diterima relatif lebih baik

d. Biaya lebih murah

e. Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

29. Di bawah ini termasuk perangkat kerja personil kantor, kecuali .....

a. Meja

d. Kursi

b. Alat tulis

e. Komputer

c. Palu

30. Secara umum persyaratan personil kantor adalah .....

a. Berpartisipasi aktif

d. Mempunyai motivasi tinggi

b. Bersikap optimis

e. Mempunyai semangat yang tinggi

c. Mempunyai persyaratan keterampilan

31. Di bawah ini termasuk manfaat promosi, kecuali .....

a. Untuk meningkatkan semangat karyawan

b. Untuk menciptakan persaingan yang sehat

c. Untuk membina jenjang karir karyawan

d. Untuk mengembangkan kemampuan karyawan

e. Untuk menyingkirkan karyawan yang tidak disukai

32. Berikut ini yang termasuk tujuan pelatihan dan pengembangan adalah .....

a. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja

b. Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia

c. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

d. Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi

maksimal

e. Benar semua

33. Di bawah ini termasuk macam-macam mutasi, kecuali .....

a. Production transfer

d. Replacement transfer

b. Shift transfer

e. Remedial transfer

c. Good transfer

34. Berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan disebut dengan .....

35. Berikut ini penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja, kecuali

a. Mencapai usia pensiun d. Meninggal dunia

b. Indisipliner

e. Tersangkut partai terlarang

c. Menikah

2. Esai

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar!

1. Apa yang dimaksud dengan:

a. Administrasi

b. Kantor

c. Administrasi perkantoran

2. Sebutkan unsur-unsur administrasi!

3. Sebutkan fungsi kantor!

4. “Aset/harta yang paling berharga di kantor adalah informasi”. Benarkah demikian? Jelaskan!

5. Secara umum, ada berapakah ruang lingkup administrasi perkantoran? Jelaskan!

6. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis pekerjaan kantor!

7. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri pekerjaan kantor!

8. Sebutkan langkah-langkah membuat laporan!

9. Sebutkan keuntungan membuat formulir!

10. “Surat dapat dijadikan sebagai duta organisasi”. Jelaskan maksudnya!

11. “Surat dapat menjadi nilai historis”. Jelaskan maksudnya!

12. Apa yang dimaksud dengan organisasi? Jelaskan secara singkat!

13. Sebutkan ciri-ciri organisasi!

14. Jelaskan kelebihan dan kekurangan dari bentuk organisasi garis/lini!

15. Apa maksud dari “the right man on the right place”!

16. Apa yang dimaksud “tour of duty”!

17. Jelaskan secara singkat proses seleksi penerimaan karyawan baru!

18. Jelaskan perbedaan antara promosi, rotasi, dan demosi!

19. Apa yang dimaksud dengan PHK? Berikan minimal 5 (lima) penyebab PHK!

20. Di dalam PHK, ada yang dengan hormat dan tidak hormat. Jelaskan masing-masing dari keduanya dan berikan contohnya!

BAB KOMUNIKASI KANTOR

Tujuan Pembelajaran:

1. Peserta didik mampu mendefinisikan komunikasi dan lambang komunikasi

2. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur komunikasi

3. Peserta didik mampu mendeskripsikan proses komunikasi

4. Peserta didik mampu menyebutkan jenis-jenis komunikasi

5. Peserta didik mampu mendeskripsikan media komunikasi

6. Peserta didik mampu mendeskripsikan teknik komunikasi

7. Peserta didik mampu mendeskripsikan komunikasi kantor

8. Peserta didik mampu mendeskripsikan komunikasi efektif

9. Peserta didik mampu mendeskripsikan hambatan komunikasi

10. Peserta didik mampu mendeskripsikan komunikasi melalui telepon

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa Latin Communicatio yang berarti sama makna. Komunikasi (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yg dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak; Perhubungan.

Menurut Prof. Onong Uchjana, komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tidak langsung melalui media. Sedangkan menurut Wiliam C. Himstreet dan Wayne M. Batty, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu, baik menggunakan simbol-simbol, maupun perilaku atau tindakan.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses pertukaran informasi antara dua orang atau lebih, menggunakan simbol/lambang komunikasi, dengan mengharap timbal balik.

Dari simpulan di atas, perlu dipahami lebih lanjut tentang lambang. Lambang menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) adalah:

1. Sesuatu seperti tanda (lukisan, lencana, dsb) yang menyatakan suatu hal atau mengandung maksud tertentu; simbol: gambar tunas kelapa -- Pramuka; warna biru ialah -- kesetiaan;

2. Tanda pengenal yang tetap (menyatakan sifat, keadaan, dsb): peci putih dan serban ialah -- haji;

3. Huruf atau tanda yang digunakan untuk menyatakan unsur, senyawa, sifat, atau satuan matematika. Selain itu di dalam Ensiklopedia Indonesia, lambang adalah suatu tanda atas dasar kesepakatan atau persetujuan bersama (meliputi juga semboyan dan kata-kata sandi) serta berbagai tanda umumnya.