Prosedur Layanan Sistem Pengiriman Dan Penerimaan Barang Pada PT. POS Indonesia (Persero) Soreang

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1latar belakang kerja peraktek

Dengan meningkatkan kebutuhan serta kemajuan ilmu dan teknologi menuntut sebuah perusahaan untuk melakukan kegiatan secara cepat dan tepat sesuai dengan tujuanya . salah satu tujuan utama perusahaan dalam menjalankan operasinya adalah memperoleh laba . untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan berpedoman dalam prinsif ekonomi yaitu melakukan pengorbanan sekecil-kecilnya untuk mendapatkan hasil yang maksimal .

Berkembangnya teknologi membawa dampak bagi perekonomian Negara maupun perusahaan .prinsif dengan pengorbanan yang sekecil-kecilnya untuk mendapatkan hasil yang maksimal apabila di terapkan pada satu perusahaan sekarang ini akan menjadi bomerang bagi kelangsungan hidup bagi perusahaan tersebut . faktanya dengan modal yang sangat maksimal saja belum tentu perusahaan tersebut bisa survive . kunci sukses agar perusahaan bisa bertahan dan diminati oleh konsumennya adalah perusahaan tersebut harus pandai-pandai membuat inovasi mengenai prodak tersebut .

Hal ini dirasakan oleh PT . Pos Indonesia (persero) tentang banyaknya prodak yang dikeluarkan tetapi tidak mencapai tujuan perusahaan karena tidak mampu bersaing dengan perusahaan lain seperti halnya bisnis komunikasi

surat menyurat telah disaingi oleh email , sms . jasa pengiriman telah disaingi oleh TIKI , UPS , DHL .jasa pengiriman uang disaingi oleh fasilitas ATM perbangkan . hal tersebut telah membuat PT . Indonesia (Persero ) dituntut agar dapat mengeluarkan prodak denga inovasi terbaru . salah satu inovasi

yang dilakukan oleh PT . Pos Indonesia (Persero) adalah “PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN BARANG ” . bisnis pengiriman dan peneriman

barangbukanlah bisnis baru karena perusahaan-perusahaan perbangkan telah masuk ke perusahaan ini . akan tetapi dengan kelebihan yang dimiliki oleh PT . Pos Indonesia ( Persero ) bisnis ini sangat berprospek dan bagus . disamping mitra kerja yang berkerja sama dengan PT . Pos Indonesia ( Persero ) banyak , jangkauan konsumen yang dimiliki oleh PT . Pos Indonesia ( Persero ) pun sangat banyak .

Untuk menunjang kegiatan operasional PT . Pos Indonesia ( Persero ) perlu mempertahaankan eksitensi perusahaannya dalam member perlayanan yang optima kepada masyarakat dan mewujudkan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan . oleh sebab itu perusahaan harus mampu menciptakan pengawasan intern yang memadai agar dapat menghasilkan pengawasan yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan .

Berdasarkan hal-hal diatas maka para penulis merasa tertarik untuk

mengambil judul laporan kerja peraktek ini adalah “PROSEDUR LAYANAN

SISTEM PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN BARANG PADA PT. POS

1.2Idenfikasi Dan Rumusan Masalah

prosedur layanan system pengiriman dan penerimaan barang kilat merupaka salah satu bagian yang sangat penting dari perusahaan kantor pos ini, oleh karna itu diperlukan kemudahan dalam kinerji kerja pengiriman dan penerimaan barang .

Melihat kinerja dari sistem pengolahan data penjualan yang ada sekarang, masih ditemukan kelemahan yaitu dengan menggunakan sistem pengolahan data penjualan secara manual sehingga sering mengalami hambatan ketika data penjualan yang lama sulit ditemukan ketika diperlukan karena susunan data yang terlalu banyak dan membutuhkan waktu yang lama dalam menemukanya, juga mengurangi efisiensi waktu.

1.3Maksud Dan Tujuan

Maksud dengan adanya kerja praktek ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan kegunaan sebagai berikut.:

1. Bagi penulis

Kegunaan kerja praktek bagi penulis adalah menambah wawasan tentang dunia kerja yang belum didapat diperkuliahan serta memperkaya ilmu pengetahuan yang belum didapat oleh penulis dan memberikan kontribusi bagi perusahaan supaya ada tenaga baru untuk kemajuan perusahaan,dan memberikan inovasi baru untuk pembaharuan system perusahaan demi tercapainya tujuan perusahaan.

2. Untuk Perusahaan

Mendapat tenaga baru yang tidak mengeluarkan biaya untuk tenaga kerja memperoleh ide/masukan baru untuk kemajuan perusahaan yang akan nenambah kinerja karyawan diperusahaan supaya dapat meningkatkan kualitas kerjanya dan mendapatkan ide/masukan baru untuk kemajuan dan tujuan perusahaan.

3. Untuk Masyarakat

Diharapkan laporan kerja praktek ini dapat berguna untuk bahan pertimbangan dan masukan yang akan melakukan penelitian atau membuat karya tulis yang bersifat membangun dan sebagai media komunikasi dan informasi antara perusahaan dan masyarakat.

Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dari kerja praktek ini adalah:

1. Untuk mengetahui prosedur pengiriman dan penerimaan barang

2. Untuk mengetahui prodak-prodak apa saja yang menjadi mitra dari pos

3. Untuk mengetahui manfaat apa saja yang akan didapat oleh pelanggan pos

4. Untuk mengetahui bagaimana tata cara pengiriman dan penerimaan

1.4Batasan Masalah

seperti yang telah dijelaskan pada latar belakang masalah, bagaiman caranya agar yang dihadapi memenuhi kebutuhan masyarakat dalam pengiriman dan penerima barang sesuai dengan yang diharapkan.

1.5 Lokasi Dan Waktu Kerja Praktek

Untuk menunjang laporan ini penulis melakukan kerja praktek dikantor pos cabang soreang,sedangkan waktu yang dipakai untuk melakukan kerja praktek tersebut kurang lebih 1 bulan yaitu mulai tanggal 13 juli 2009 sampai dengan 13 agustus 2009.

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Sejarah penyelenggaraan jasa perposan sudah dikenal sejak zaman kerajaan majapahit , kerajaan Sriwijaya , kerajaan Tarumenegara , mulawarna da kerajaan Mataram, walaupun hanya sebatas diantara kalangan pemerintahan dan lapisan tertentu saja . kedatangan cornelis De Houtman yang membawa surta-surat dari belanda untuk raja-raja Banten danJakarta tahun 1596 mengawali adanya hubungan surat-menyurat dengan negri Belanda .

Pembanguna jalan raya Anyer-Panarukan tahun 1809 atas perintah Gubernur Jendral Herman Willen Deedels sepanjang 1000 km yang merupakan salah satu bukti besar arti hubungan pos gabi pemerintahaan Hindia Belanda agar dapat mempertahankan cengkraman kuku penjajahan di bumi nusantara ini . disepanjang jalan Anyer-Panatukan tersebut didirikanlah kantor-kantor pos yang sampai sekarang masih dioperasikan .

Kantor Pos yang pertama di Indonesia didirikan tanggal 26 agustus 1746 . sementara itu Indonesia silih berganti di bawah penjajahan diantaranya :

1. Masa VOC (1700-1808 )

Kedatangan bangsa Eropa pada akhir 15 Masehi , menandai babak baru sejarah pos di Indonesia .awalny adalah kedatanga kapal-kapal laut Belanda ,pengiriman surat hanya dilakukan melalui jalan laut dengan mengunakan perahu yang jadwal pelayarannya berlangsung tidak pasti . barulah pada tahun 1754 pengiriman surat menjadi teratur , yaitu dua minggu sekali melalui jalan darat . keadaan ini berlangsung selama VOC berkuasa (1700-1808 )

2. Masa Pemerintahaan Deedles (1808-1811)

Pada masa ini , Deedles mengeluarkan peraturan-peraturan tentang Pos dan membagi pulau jawa dalam beberapa distik , yaitu Banten , Batavia ,

Semarang , Surabaya . setiap distik dikepalai oleh Commisaris Der En

Posterrijin yang menepati sebuah general pos kantor ( kantor pos wilayah )

dan membawai beberapa Profektura (kantor pos kecil ). Pengantaran dilakukan oleh seorang Postillons (tukang pos brkuda) .

3. Masa pemerintahan raffles (1811-1816)

Pada masa ini raffles mengeluarkan peraturan , mengenai peraturan biaya porti untuk surat kabar dan barang cetakan ( regulstion for the post eshtablishment on the insland of java )

4. Masa pemerintahan Belanda (1816-1942) dan Masa Pendudukan Jepang (1942-1945)

Pada masa pemerintahaan Belanda , pengakutan pos dimulai dengan mempergunakan kereta api . akspres malam Batavia-Surabaya (1936) . peristiwa penting yang terjadi itu adalah bentuk usaha Dinas Pos menjadai jawatan (1864) . pada tahun 1875 , dinas pos digabungkan dengan dinas telegraf dengan nama poast en telegraf Dienst yang berada dibawah Departemen Pekerjaan Umum . pada tahun 1884 jawatan telepon bergabung dalam jawatan pos . dan telegram yang kemudian dikenal dengan nama Post telegraaf en Telefoondienst (PPT) .

5. Masa Perebutan kekuasaan Jawatan PTT Dari Tentara Jepang Hingga Saat Ini .

Pada tanggal 27 September 1945 sekelompok muda yang bergabung dalam Angkatan Muda PTT dari tangan Jepang . itulah saat berdirinya jawatan PTT Republik Indonesia , yang selanjutnya diperingati sebagai HARI BAKTI PARPPOSEL . sebagai kepala jawatan PTT pertama diangkat lah Ir . Soekarno didampingi R . Djar sebagai wakilnya .

Dalam perkembangan selanjutnya , tanggal 6 juli 1965 PN Postel dipecah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Giro , dan Perusahaan Negara (PN) Telekomunikasi yang diatur oleh peraturan pemerintah no.29 tahun 1965 dan peraturan pemerintahaan No.30 tahun 1965 .

Berdasarkan Undang-undang No.9 Tahun 1969 menetapkan setatus Badan Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Perjan , Perum , Persero maka status Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro dengan peraturan pemerintahan No . 9 Tahun 1978 .

Perum pos dan giro mempunyai tugas pokok , yaitu mengusahaakan dan mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita , informasi tertulis , barang dan uang untuk menunjang kelancaran hubungan masyarakat dan menunjang kelancaran terlaksananya pembangunan nasional . maka pada tanggal 27 februari 1995 perum Pos dan Giro berubah menjadi PT . Pos Indonesia (Persero) berdasarkan peraturan pemerintah No .5 Tahun 1995 dan disyahkan pada tanggal 20 juli 1995 dengan akta notaries Soetjipto, SH NO.117 .

3.2Struktur Organisasi

Gambar 2.1

Struktur Organisasi PT . Pos Indonesia ( Persero ) Cabang Soreang

Kepala Kantor Urusan SDM Urusan

Pemasaran Urusan Teknik

Sistem Informasi Urusan Peralatan SPV Pelayanan SPV Kantor Cabang SPV Keuangan/

Akuntansi SPV Pengolahan

Unti Pensiun Asman Akuntansi Asma Pelayanan II Asman Pelayanan

II Loket BPM

Loket WP Loket Soppos

Asman PKC I Asman PKC II PKK I Purie I Purie II Purie II Sopir I Sopir II Pameungpeuk

Dayeuh Kolot Banjaran Pangalengan Pesawahan Katapang Ciwidey Katapang STT Telkom

3.3 Deskripsi jabatan

1. Kepala kantor

a. Menyusun rencana kerja bagi karyawan menurut baginya

b. Memimpin pelaksanaan kerja

c. Mengesahkan penerimaan dan pengeluaran uang yang berhubungan

d. Memberikan peringantan dan juga tindakan kepada pegawai yang melakukan pelangaran / kesalahan

2. Urusan SDM / administrasi

a. Mengerjakan agenda harian surat masuk dan surat keluar

b. Membuat konsep laporan mingguan / bulanan / triwulan

c. Urusan gaji atau kepegawaian , menyampulkan dan mengirimnya

d. Mengetik konsep-konsep surat NDDP / laporan dari KKP serta

pengawas loket

3. Svp keuangan

a. Melakukan akuntasi dan menyusun laporan keuangan pos

b. Menjamin keakuratan dan ketetapan waktu penyajian ;aporan

keuangan akuntasi Pos

4. Svp pelayanan

a. Memegang panjar kas kecio BPM

b. Meneriman surat kiriman khusus

c. Menerima pengeposan surat pos / dinas /beban porto

d. Melayani , menjual BPm /akte agrarian / sahabat pena pada public

5. Svp pengolahan

a. Bertanggung jawab atas kelancaran atau keamanan pengiriman atau

penerimaan pos atau remise

b. Mengawasi atau memeriksa pekerjaan antaran atau angkot bis surata

c. Mengawasi keamanan dan kebersihan peralatan kantor serta yang dipakai seperti tromopol , WP , Cap tanggal , Meja , Kursi dan lain-lain

BAB IV PEMBAHASAN

ASPEK KEGIATAN PERUSAHAAN

4.1Bisnis Logistik

Yang dimaksud dengan logistic adalah proses pengolahan secara strategis mengenai pemindahan dan penyimpanan barang , komponen dan produk akhir dari pemasok , melalui perusahaan sampai kepada pelanggan . agar penyelenggaraan bisnis logistik tercapai dengan baik mulai dari proses perpindahan dan pengundangan barang harus didukung oleh aliran informasi yang terintergrasi mulai dari awal proses sampai akhir rantai distribusi . dari pengertian tersebut serta dihubungkan dengan penyerderrhanaan produk PT . Pos Indonesia diketahui bahwa cakupan bisnis logistic meliputi :

 Distribusi fisik ( physal distribusition ) yang meliputi pengiriman paketpos , paketpos kilat khusus dan paketpos perlakuaan khusus pada produk inti serta paketpos optima dan paketpos point to point pada produk pengembangan

 Jasa pergudangan dan jasa pengurusan transporting serta

E-Commerce pada produk perluasan .

4.2Batas Dan Ukuran Paket

a. Paketpos ( standar ) batas ukuran maksimumnya , baik yang duangkut melalui darat , laut maupun udara tidak boleh melebihi 150 cm . jumlah

panjang dan kelilingnya yang terbesar yang diukur kearah lain dari panjangnya tidak boled dari 300 cm .

b. Paketpos ( non standar ) tidak mengenal pembatasan ukuran maupun

berat . semua jenis barang dalam ukuran , volume dan tingkat nerta dapat dikirim sebagai kiriman paketpos optima domestic , ekspor , dan import sepanjang :

 Daya angkut , alat serta sarana transportasi memungkinkan

khusus untuk paketpos optima domestic yang dikirim lewat udara agar memperhatika ukuran pintu pesawat udara .

 Dikirim keseluruh Negara yang dapat dilayani oleh mitra usaha .

 Tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan yang

berlaku dalam negri maupun di Negara tujuan .

4.3Aturan Larangan Pengiriman Paket

Dilarang mengirim barang yang dapat membahayakan kiriman pos atau keselamatan orang . pelanggaran ini diancam dengan hukuman pidana selama-lamanya 1 ( satu ) tahun atau denda setinggi-tinginya satu juta rupiah dan wajib mengganti rugi kepada PT . Pos Indonesia ( persero ) atau pihak lain atas kerugian diderita .

Barang – barang yang dilarang dikirimkan atau dipaketkan yaitu :

a. Barang yang sifatnya dapat merusak atau mengotorkan kiriman paket

lain dan membahayakan orang atau pegawai pos.

b. Barang yang mudah meledak , mudah menyala atau dapat terbakar

c. Binatang hidup atau tumbuh-tumbuhan ( kecuali telah memenuhi ketentuan yang berlaku misalnya karantina ) .

d. Barang yang menyinggung kesulilaan .

e. Candu , Morphine , Kokain ,Ganja , Ektasi , dan jenis obat lainya yang

dilarang oleh pemerintah .

f. Barang yang dilarang masuk kesuatu Negara tujuan atau karna

pembatasaan / embargo ni Negara tujuan .

4.4Ketentuan dan syarat-syarat pengiriman lainnya.

1) PT . Pos Indonesia ( persero ) akan bertanggung jawab terhadap paketpos yang dikirim bila pengiriman telah membayar semua biaya pengiriman (kecuali ada kesepakatan tertentu ) dan memiliki bukti tanda terima pengiriman paketpos .

2) Isi paket dan nilai barang harus sesuai dengan pernyataan pengiriman pada halaman muka bukti pengiriman ( model paket-1 ) . bila pernyataan tidak sesuai dengan isi paket , maka pengirim bertanggung jawab atas pelangaran hokum yang dilakukannya .

3) PT . Pos Indonesia ( persero ) tidak bertanggung jawab atas hal-hal

sebagai berikut :

 Resiko teknik apapun yang terjadi selama pengakutan yang

menyebabkan barang yang dikirim tidak berfungsi atau berubah fungsi , hal ini berlaku untuk barang-barang seperti mesin dan sejenisnya termasuk dengan barang-barang elektronik seperti :

TV , Radio , Tape , AC , Kulkas , video , Mesin Cuci , dan barang-barang sejenis lainnya .

 Keterlambatan pengiriman ke tempat tujuan dan kehilangan

atau kerusakan karena keadaan yang memaksa / Force Mejeure misalnya : perang , pembajakan , dan kejadian-kejadian

sejenisnya .

 Semua penahanan dan penyitaan atau pemusnahaan terhadap

suatu jenis barang kiriman oleh pemerintahan yang berwenang seperti : Bea Cukai , Karantina , Kepolisian , Kejaksaan , dan instansi-instansi lainnya .

 Kebicoran , kerusakan atau pembusukan untik jenis kiriman

yang berupa seperti : Barang cair , Pecah belah , makanan dan lain-lainnya .

4) Bila terjadi kerusakan atau kehilangan terhadap isi paket , penggantian

kerugian berdasarkan surat edaran direksi No:116/Dirop/Divket/98

tanggal 09-09-1998 untuk paketpos dalam negeri . dan

No.40/Dirop/Divket/98 tanggal 16-04-1998 untuk paketpos luar negeri . apabila terjadi perubahan ketentuan ganti rugi , maka ganti rugi akan diberlakukan sesuai ketentuan yang berlaku .

5) PT . Pos Indonesia ( persero ) dalam keadaan terpaksa , berhak mengakut kiriman dengan menggunakan sarana angkutan lainnya

sampai ketempat tujuan tanpa pemberitahuan tetlebih dahulu kepada pengiriman .

6) Kiriman telah dianggap diterima dengan baik dan benar bila tidak ada

keluhan saat diserahklan kepada penerima .

7) Khusus untuk paket optima syarat-syarat pengemasan dan penanga

lainnya sebagai berikut :

 Barang pecah belah dan elektronik harus dikemas dengan kayu

dilapisi dengan busa atau penahan lainnya sehingga terhindar dari kerusakan .

 Khusus untuk kiriman sepeda motor :

- Bensin dan oli harus kosong

- Dilampiri dengan foto copy STNK

- Yang diangkut melalui udara dikemas dengan kayu dan

ban harus dalam keadaan dikempeskan .

4.5Operasionalisasi Paketpos Standar

Secara garis besar alur penanganan paketpos terdiri dari rangkaian kegiatan mulai dari collecting ( pengumpulan) , processing ( pengolahan ) ,

transporting ( pengakutan ) serta delivery ( antaran ) .

a. Collection (pengumpulan)

Kegiatan pengumpulan adalah proses penerimaan paketpos dari pengirim yang diterima melalui fasilitas-fasilitas pelayanan pos meliputi loket KPRK ,

loket kp cabang , loket agen pos , dan unit pelayanan pergerakan (PKK , PKD , Possarling) .

 Penerimaan di loket

Petugas loket harus memerikasa apabila kiriman tersebut :

 Telah dikirim dengan baik/kuat .

 Tidak melampaui batas maksimal ukuran dan berat (jika

melampaui akan dialihkan ke layanan paket optima) .

 Tidak berisi barang yang dilarang pengiriman melalui paketpos .

 Apabila terdapat keraguan-keraguan tentang isi paket atau kurang

sempurna poengemasaannya , maka paket tersebut oleh pengawas dapat diminta untuk dibuka atau ditolak .

 Setelah isi loket telah manimbang dan menentukan porto/bea yang

harus dibayar oleh si pengirim kemudian memberikan paket-1 (resi pengiriman) kepada pengiriman untik di isi .

 Penulisan alamat pada resi pengiriman yaitu model paket-1 untuk

PP DN dan model CN 71 untuk PP LN telaj lengkap dan benar kemudian dicocokan dengan penulisan alamat paket yang akan dikirim .

 Petugas paket mengisi register PP-1 dan menempelkan cari nomor

PP-1 tersebut sebagai berikut :

- 1 lembar cari nomor kecil pada lembar asli paket-1 pada

- 1 lembar carik noimor yang besar pada paketpos .

b. Procesing (pengolahan paketpos)

Kegiatan pengolahan secara garis besar dibagi menjadi dua , yaitu pengolahan dikantor asal dan pengolahan dikantor tujuan .

1) Pengolahan Dikantor Asal :

Pengolahan di kantor asal dimulai daei kegiatan penyortiran ,

pencatatan dan penutupan . agar kegiatan tersebut efektip dan

sistematis perlu diatur secara supaya kegiatab penyortingan dan pencatatan (pada adpis PP-8) perlu dilakukan secara berangsur-angsur (tidak sekaligus) selama sama olah , sedangkan kegiatan penutupan dilakukan menjelang akhir masa olah .

2) Pengolahan Dikantor Tujuan

Pengolahan dikantor tujuan dimulai dari pembukaan kantung/kiriman paketpos dikantor tujuan sampai dengan paket tersebut diserahkan ke bagian ekspedisi untuk diolah lebih lanjut .

c. Delevery (pengantaran)

 Semua PP yang akan diantar oleh pengantar PP terlebih dahulu

dicacar pada register PP-22

 PP yang berhasil diserahkan kepada si alamat atau orang yang

serumah dengan si alamat sebagai bukti penerimaannya , sipenerima membubuhkan tanda tangan pada karal/paket-1 .

 PP yang tidak berhasil diserahkan (misalnya karena rumah tertutup) maka petugas pengantar dapat meninggalkan surat panggilan (PP-14) dirumah si alamat yang bersangkutan untuk dating ke kantor untuk mengambil PP tersebut .

 Bila si penerima menolak menerima PP yang diantar untuk menulis

penolakannya pada karal (paket-1) serta membubuhkan tanda tangan .

 Setelah pengantar selesai melaksanakan antaran barang pada

kembali ke kantor harus menyerahkan sbb :

- PP yang tidak berhasil diserahkan berserta paket-1 .

- Paket-1 yang telah ditandatangani si penerima .

4.6 JENIS-JENIS PRODUK BISNIS LOGISTIK A . Klasifikasi Produk

a. Produk Inti

Produk inti bisnis logistic terdiri dari 3 (tiga) tingkat layanan , yaitu :

1. Layanan standar

Layanan standar adalah layanan yang harus ada dan wajib disediakan diseluruh kantor pos , misalnya : paketpos biasa dan luar negeri .

2. Layanan prioritas

Layanan prioritas adalah layanan yang hanya disediakan oleh kantor pos tertentu yang mendapat prioritas penanganan dan atribut-atribut tesebut misalnya : paketpos kilat khusus .

3. Layanan pelakuaan khusus

Layanan pelakuan khusus adalah layanan yang dapat dinegoisasikan dengan pelanggan dan dengan persyaratan-persyaratan tertentu , misalnya : kiriman pemilu .

b. Produk Pengembangan

Produk pengembangan adalah pengembangan dari produk inti dengan criteria . bahwa masih terkait dengan layanan pada produk inti . misalnya :

1. layanan Paketpos Point To Point

2. layanan paketpos Optima/Kargopos dalam dan Luar Negeri

3. layanan Jasa Pergudangan

c. Produk Peluasan

produk peluasan adalah pengembangan dari produk dengan criteria bahwa layanan trsebut terkait maupun tidak terkait dengan kompentesi inti perusahaan, misalnya : Jasa Kepabeanan (PPJK) .

B. Karakteristik Produk

Untuk mengenal lebih jauh tentang cirri-ciri suatu produk , dibahwa ini akan diuraikan karakteristik dari masing-masing produk bisnis logistic .

1. Layanan Paketpos Biasa

Pengertian :

Kemasan berisi barang dengan bentuk dan ukuran tertentu . Spesipikasi

Waktu tempuh : H+4 s.d H+14

Resi : Melekat Pada Layanan Berita Terima : Optimal

Asuransi : Premi asuransi ongkos kirim include dalam harga jual, sedangkan premi asuransi nilai barang merupakan layanan fakultatif bagi pelanggan.

Ukuran : Maksimun 30Kg

Berat : Perhitungan dilakukan dengan dua cara, yaitu :

-Dengan menimbang kiriman

-Berdasarkan volumetric kiriman dengan rumus :

(P(cm) x L(cm) x T(cm) : 6000 x 1kg

Dari hasil hitungan kedua cara tersebut tentukan berat yang terbesar yang akan digunakan untuk menghitung tarif .

Jaringan : jaringan paketpos dalam negeri meliputi semua fasilitas fisik layanan pos seluruh Indonesia

Tarif : - Berdasarkan tarif kilogram pertama ditambah tariff perkilogram berikutnya, dengan ketentuan tariff minimal adalah tariff dengan tingkat berat 3 kilogram. Selebihnya dihitung perkilogram .

-Beratnya tariff sesuai dengan lampiran keputusan direksi Nomor : KD.77/Dirut/1201 tanggal 12 Desember 001 tentang tarif paketpos bias dalam negeri .

2. Layanan Paketpos Kilat Khusus

Pengertian :

Paketpos Kilat Khusus (PPKH) adalah kemasan ukuran standar dengan berat dari 2 kg s.d 30 kg yang diberlakukan secara khusus .

Spesipikasi

Waktu tempuh : maksimum H+4 Resi : Melekat Pada Layanan Berita Terima : Melekat pada layanan

Asuransi : Premi asuransi ongkos kirim include dalam harga jual, sedangkan premi asuransi nilai barang merupakan layanan fakultatif bagi pelanggan.

Ukuran : Isi terpanjang tidak melebihi 1,5 cm dengan jumlah terpanjang dan keliling tidak melibihi 3 m .

Berat : Maksimum 30 kg Jaringan : Nasional

Tarif : Mengacu kepdir Nomor 93/Dirut/2000 tentang tariff PP kilat khusus

3. Layanan Paketpos Pelakuan Khusus

Pengertian

Layanan paketpos yang persuaratan, tariff dan atribut layanannya sesuai kesepekatan dengan pelanggan .

Spesipikasi

Waktu tempuh : Kesepakatan dengan pelanggan Resi : Optimal

Berita Terima : Optimal Asuransi : Optimal

Ukuran : Kesepakatan dengn pelanggan Berat : Kesepakatan dengn pelanggan

Jaringan : Dalam jaringan yang dilayani oleh PP standar (biasa) dan PP kilat khusus

4. Layanan Paketpos Optima

Pengertian

Penyelenggara paketpos optima merupakan layanan kiriman barang yang memiliki salah satu cirri sebagai berikiut :

a. Ukuran berat maksimal adalah sebesar kamampuan/daya muat alat

angkutan dan atau maksimum berat dari isi container (wadah yang digunakan dalam pengiriman PP optima) dan Pallet (jarring pengaman) yang digunakan .

b. Ukuran volume maksimum adalah sepanjang dapat dimuat dalam alat

angkutan atau dapat dimuat dalam container dan Pallet

c. Paket yang karena bentuk dan susunanya memerlukan tindakan purbajaga

atau tidak mudah diangkut bersama paketpos standar .

d. Paket yang berisi barang-barang yang mudah pecah dan harus ditangani

hati-hati .

e. Paket yang harus disampaikan kepada pribadi penerima secara langsung

atas permintaan pemgirim .

f. Paket yang atas permintaan pengirim harus diluar kantor pos atau dikirim

secara kolektif .

5. Layanan Paket Optima Dalam Negeri

Pengertian :

Produk dari paketpos non standar yang diangkut dengan jalan darat/laut dan udara untuk tujuan dalam negeri yang batas berat maupun ukuran diluar ketentuan Akta Pos Internasional .

Spesipikasi

Waktu tempuh : H+9 s.d H+14 Resi : melekat pada layanan

Berita Terima : Optimal (tergantung permintaan pengirim) Asuransi : Dapat diasuransikan berdasarkan penujukan dari

pihak pengirim/shipper ataupun dengan mengunakan layanan asuransi yang telah ditetapkan PT . Pos Indonesia . bagi pengiriman yang tidak diasuransikan maka pengaturan ganti rugu diatur berdasarkan ketentuan yang ada pada PT . Pos Indonesia dan TPK/KTSH/Mitra

Indonesia selama masih menjadi tanggung jawab pihak .

Ukuran : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos Internasional

Berat : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos Internasional

Jaringan : Dipertukarkan antar kota-kota yang diusahakan hanya menggunakan satu kali alat angkutan atau melalui satu kali transit

Tarif : Mengacu kepdir Nomor : 97/Dirut/2000 tanggal 23 Agustus 2000 tentang tariff paketpos optima dalam Negeri

6. Layanan Paketpos Optima Luar Negeri

Pengertian :

Paketpos non standar yang diangkut dengan jalan darat, laut dan udara untuk tujuan dalam Negeri, yang batas ukuran dan berat diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos Internasional .

Spesipikasi

Waktu tempuh : H+9 s.d H+30

Resi : melekat pada layanan

Berita Terima : Optimal (tergantung permintaan pengirim) Asuransi : Dapat diasuransikan berdasarkan penujukan dari

pihak pengirim/shipper ataupun dengan mengunakan layanan asuransi yang telah ditetapkan PT . Pos Indonesia . bagi pengiriman yang tidak diasuransikan maka pengaturan ganti rugu diatur berdasarkan ketentuan yang ada pada PT . Pos Indonesia dan TPK/KTSH/Mitra

Indonesia selama masih menjadi tanggung jawab pihak .

Ukuran : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos Internasional

Berat : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos Internasional

Jaringan : Kota-kota dinegara yang telah ditentukan dan dapat dilakukan penerusan kiriman oleh TPK/KTSH/Mitra Pos Indonesia .

Tarif : - Mengacu kepdir Nomor : 97/Dirut/2000 tanggal 23 Agustus 2000 tentang tariff paketpos optima dalam Negeri

- Tarif Paketpos Optima LN dihitung dari

pelabuhan udara atau laut di Indonesia ke Negara tujuan. Dengan demikian biaya penerusan dari masing-masing kantor pos ke pelabuhan udara atau laut tersebut adar dipungut sesuai dengan tarif paketpos Optima DN.

7. Layanan Paketpos Point To Point

Pengertian :

Kemasan dalam bentuk besar dan dikirim gudang pengirim kegudang penerima dengan persyaratan tertentu .

Spesipikasi

Resi : Optimal Berita Terima : Optimal Asuransi : Optimal

Ukuran : Kesepakatan dengn pelanggan Berat : Kesepakatan dengn pelanggan

Jaringan : Dipertukarkan antar kota-kota di Jawa, Sumatra, Bali dan daerah berpotensi lainya yang

jaringannya telah diintergrasikan dengan alat angkutan.

Tarif : Mengacu kepdir Nomor : 94/Dirut/2000 tanggal 23 Agustus 2000 tentang tarif paketpos point to point .

8. Layanan Paketpos Pabean/Luar Negeri

Pengertian :

Paketpos Pabean/luar Negeri adalah paketpos yang dikirim ke atau dari daerah Pabean/Luar negeri . paketpos yang yang dikirimkan keluar Negeri umumnya dapat diposkan/dikirim dari kantor pos yang merupakan kantor lalu Bea dan yang bukan kantor lalu Bea. Perbedaan keduannya terletak pada cara palalubeaannya. Kalau paketpos diposkan dari kantor pos yang bukan kantor lalu Bea, maka pelalubeaan dilakukan oleh kantor pos, sedangkan jika dipaketpos tersebut diposkan dikantor lalu Bea, maka pelalubaeannya dilakukan oleh pengirim sendiri.

Spesipikasi

Waktu tempuh : H+9 s.d H+30

Resi : melekat pada layanan

Berita Terima : Optimal (tergantung permintaan pengirim) Asuransi : Dapat diasuransikan berdasarkan penujukan dari

pihak pengirim/shipper ataupun dengan mengunakan layanan asuransi yang telah ditetapkan PT . Pos Indonesia . bagi pengiriman yang tidak diasuransikan maka pengaturan ganti rugu diatur berdasarkan ketentuan yang ada pada PT . Pos Indonesia dan TPK/KTSH/Mitra

Indonesia selama masih menjadi tanggung jawab pihak .

Ukuran : Berdasarkan ketentuan yang diatur oleh masing-masing Negara tujuan

Berat : Berdasarkan ketentuan yang diatur oleh masing-masing Negara tujuan.

Jaringan : Kota-kota dinegara yang telah ditentukan dan dapat dilakukan penerusan kiriman oleh Pos Indonesia .

Tarif : Terdiri dari tariff paketpos laut dan udara, yang besarnya ditetapkan melalui kepdir

Nomor:48/Dirut/1998 tanggal 3 April 1995 tentang tarif paket pos Luar Negeri.

C. Bisnis keuangan

Pada kepdir Nomor 96/Dirut/2000 tanggal 23 Agustus 2000 disebutkan bahwa :

1. Pada produk inti bisnis keuangan dikenal:

a. Produk dengan layanan standar, yaitu weselpos yang merupakan hasil

penyederhanaan dari produk lama seperti weselpos biasa, weselpos standar, weselpos berlangganan serta weselpos biasa lainnya.

b. Dipihak lain Giropos tidak mengalami penyerderhanaan produk,

artinya produk ini tetap eksis sebagaimana semula.

c. Produk dengan tingkat layanan prioritas yaitu wesel PK (perlakuan

khusus), Giropos PK serta layanan kemitraan berupa tabungan dan penyaluran dana.

2. Pada poroduk pengembangan dikenal Sistem Pembayaran Nasional (SOPP

Pos), Weselpos bayar ditempat, Weselpos Visa Elektron dan Pos Remmitance.

3. Untuk layanan bisnis keuangan luar Negeri dikenal Weselpos Luar Negeri

Flow map

Data pengiriman barang dan uang Data pengiriman

barang dan uang

Data pengiriman barang dan uang

Data pengiriman barang dan uang

Mencatat pengiriman Uang Catat data pengiriman uang File pengiriman uang Rekap data pengiriman barang dan uang Mengklasifikasika n data pengiriman

barang dan uang

Mengklasifikasi asal pengiriman barang dan uang

Laporan keuangan Laporan keuangan Rangkap pengiriman barang dan uang Laporan pengiriman Laporan pengiriman Kepala Seksi Pengiriman Kepala Bagian Pelayanan Pengiriman

Petugas Pos Penerimaan Barang Petugas

Diagram konteks

Petugas

Sitemm informasi pengolaha data pengiriman dan

penerimaan baang

Dt pengiriman Dt laporan pengiriman Kepala seksi pengiriman

Data flow diagram

DED Level 0

Membuat laporan keuangan

Laporan pengiriman Petugas

Kepala seksi keuangan Data Petugas

DED LEVEL 1

petugas

Memasukan data

Cetak data pengiriman Dt petugas

Dt keuangan

Ke Proses

Kamus data

1. Nama Arus Data : dt_petugas Alias : ---

Aliran : petugas-proses 1 , proses 1-petugas Atribut : Nip_petugas , Nama_petugas, Alamat

2. Nama Arus Data : dt_pengirim Alias : ---

Atribut : kode_pengirim, nama_pengirim, jumlah_pengirim

3. Nama Arus Data : lap_keuangan

Alias : ---

Aliran : poses 1- kepala seksi pengiriman Atribut : lap_keuangan , jumlah pengirim

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari kerja peraktek yang kami lakukan di PT. Pos Indonesia (Persero) Soreang, Dari hasil analisis sistem pada bab yang telah lalu, dapat disimpulkan bahwa sistem pengiriman dan penerimaan barang dinilai kurang efektif dan efisien karena proses yang dilakukan masih menggunakan aplikasi sederhana dan pekerjaan yang ada lebih banyak dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam bekerja. Disamping itu media penyimpanan yang digunakan dalam bentuk buku tulis mengakibatkan proses pencarian data sulit ditemukan, ataupun proses perhitungan yang dilakukan akan mengalami kesalahan apabila bagian penjualan dan bagian pembelian kurang teliti dalam menginput data-data penjualan ataupun pembelian yang terjadi.

Untuk itu dengan adanya proses yang diusulkan membuat proses penginputan data barang, atau pun perhitungan penyusutan barang dapat dilakukan dengan cepat sehingga laporan yang dihasilkan dapat menunjang keputusan bagi manager secara cepat dan tepat.

5.2 Saran

Adapun hal-hal yang disarankan dalam pemeliharaan Sistem Pengolahan Data Penjualan ini adalah sebagai berikut :

1. Diperlukan back up data sebagai cadangan apabila terjadi kerusakkan terhadap media penyimpanan.

2. Perlu perawatan dan pengembangan lebih lanjut agar program ini dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

3. Back up data tidak hanya dilakukan pada waktu terjadi kerusakan pada media penyimpanan saja, tetapi lakukan back up data apabila semua transaksi atau kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan keuangan.

Laporan kerja praktek

Diajukan untuk memenuhi

Syarat mata kuliah kerja praktek program Diploma tiga Manajemen informatika

Oleh :

Iyan nandang K. (10907076)

Luthfi faisal H. (10907065)

Risal Agung N. (10907084)

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iii

KATA PENGANTAR………. ii

DAFTAR ISI……….. iii

DAFTAR LAMPIRAN………. vii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang kerja praktek……….… 1

1.2 Identifikasi an rumusan masalah……… 3

1.3 Maksud dan tujuan……… 3

1.4 Batasan masalah………... 5

1.5 Lokasi dan waktu kerja praktek……….. 5

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian system……….. 6

2.2 Elemen system……….……… 7

2.3 Karakteristik system……….……….. 7

2.4 Klasifikasi system……….………. 9

2.5 Pengertian informasi……….……… 10

iv

2.8 Flowmap (Bagan alir dokumen)……….…… 12

2.9 Diagram konteks……….………. 12

2.1.1 Data flow Diagram……….…………. 12

2.1.2 Kamus data……….……. 13

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah singkat perusahaan………. 14

 Masa VOC (1700-1808 )  Masa Pemerintahaan Deedles (1808-1811)  Masa pemerintahan raffles (1811-1816)  Masa pemerintahan Belanda (1816-1942) dan Masa Pendudukan Jepang (1942-1945)  Masa Perebutan kekuasaan Jawatan PTT Dari Tentara Jepang Hingga Saat Ini 3.2 Struktur organisasi……… 18

3.3 Deskripsi jabatan………... 18

 Kepala kantor

 Urusan SDM / administrasi

v

BAB IV PEMBAHASAN ASPEK KEGIATAN PERUSAHANAN

4.1 Bisnis logistic……….. 21

4.2 Batas dan ukuran paket……….. 21

4.3 Aturan larangan pengiriman paket……….. 22

4.4 Ketentuan dan syarat – syarat pengiriman lainnya.. 23

4.5 Operasionalisasi paketpos standar……….. 25

 Collection (Pengumpulan)

 Procesing (pengolahan paketpos)

 Pengolahan dikantor asal

 Pengolahan dikantor tujuan

 Delevery (Pengantaran)

4.6 Jenis – jenis produk bisnis logistic……….. 28

A. Klasifikasi produk

Produk inti

 Produk pengembangan

vi

 Layanan paketpos kilat khusus

 Layanan paketpos pelakuan khusus

 Layanan paketpos optima

 Layanan paketpos optima dalam negri

 Layanan paketpos optima luar negri

 Layanan paketpos point to point

 Layanan Paketpos Pabean/Luar Negeri

C. Bisnis keuangan

Flowmap……… 40

Diagram konteks……… 41

Data flow diagram

 Level 0……….……… 41

 Level 1……….………. 42

vii

5.1 Kesimpulan……….……… 44

5.2 Saran……….. 44

viii

No Lampiran Judul Lampiran

1 Surat Pengajuan Permohonan Kerja Praktek 2 Surat Balasan Pengajuan Laporan Kerja Praktek 3 Absensi Kehadiran Siswa

i

menyelesaikan kerja praktek dan menyusun laporan kerja praktek ini. Begitu banyak hambatan yang harus penulis lalui tetapio dengan izinnya penulis dapat

menyelesaikannya. Laporan kerja praktek yang penulis beri judul “PROSEDUR

LAYANAN SISTEM PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN BARANG PADA

PT. POS INDONESIA (PERSERO) SOREANG”.

Laporan ini merupakan salah satu syarat kelulusan kuliah kerja praktek. Selain tugas mata kuliah kerja praktek juga merupakan sarana yang tepat untuk mendapatkan ilmu tentang dunia kerja, menambah relasi untuk kesempatan bekerja setelai selesai kuliah nanti. Selama penyusunan laporan ini penulis mendapatkan masukan maupun dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M. Sc. selaku rector Universitas

Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

2. Bapak Dadang Munandar, S. E., M. Si. selaku ketua jurusan Manajemen

Informatika universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

ii

Bandung, Oktober 2009

PROSEDUR LAYANAN SISTEM PENGIRIMAN DAN

PENERIMAAN BARANG PADA PT. POS INDONESIA

(PERSERO) SOREANG

Laporan kerja praktek

Diajukan untuk memenuhi

Syarat mata kuliah kerja praktek program Diploma tige Manajemen informatika

Oleh :

Iyan nandang K. (10907076)

Luthfi faisal H. (10907065)

Risal Agung N. (10907084)

Bandung, Oktober 2009

Pembimbing jurusan Pembimbing lapangan

Citra Noviasari Engkos Kosasih

NIP. 4177. 71. 76. 009 NIPPOS 960204957

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019

vi B. Karakteristik produk

 Layanan paketpos biasa  Layanan paketpos kilat khusus  Layanan paketpos pelakuan khusus  Layanan paketpos optima

 Layanan paketpos optima dalam negri  Layanan paketpos optima luar negri  Layanan paketpos point to point  Layanan Paketpos Pabean/Luar Negeri

C. Bisnis keuangan

Flowmap……… 40

Diagram konteks……… 41

Data flow diagram

 Level 0……….……… 41  Level 1……….………. 42 Kamus data……….………. 42

vii BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan dan saran

5.1 Kesimpulan……….……… 44

5.2 Saran……….. 44

viii

DAFTAR LAMPIRAN

No Lampiran Judul Lampiran

1 Surat Pengajuan Permohonan Kerja Praktek

2 Surat Balasan Pengajuan Laporan Kerja Praktek

3 Absensi Kehadiran Siswa

i

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah dengan rahmat dan hidayahnya akhirnya penulis dapat menyelesaikan kerja praktek dan menyusun laporan kerja praktek ini. Begitu banyak hambatan yang harus penulis lalui tetapio dengan izinnya penulis dapat menyelesaikannya. Laporan kerja praktek yang penulis beri judul “PROSEDUR LAYANAN SISTEM PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN BARANG PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) SOREANG”.

Laporan ini merupakan salah satu syarat kelulusan kuliah kerja praktek. Selain tugas mata kuliah kerja praktek juga merupakan sarana yang tepat untuk mendapatkan ilmu tentang dunia kerja, menambah relasi untuk kesempatan bekerja setelai selesai kuliah nanti. Selama penyusunan laporan ini penulis mendapatkan masukan maupun dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M. Sc. selaku rector Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

2. Bapak Dadang Munandar, S. E., M. Si. selaku ketua jurusan Manajemen Informatika universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung. 3. Buat keluarga kita yang selalu mendukung.

ii

Akhir kata penulis berharap semoga tulisan ini berguna dalam memperluas pengetahuan kita semua, Amien.

Bandung, Oktober 2009

i

PROSEDUR LAYANAN SISTEM PENGIRIMAN DAN

PENERIMAAN BARANG PADA PT. POS INDONESIA

(PERSERO) SOREANG

Laporan kerja praktek

Diajukan untuk memenuhi

Syarat mata kuliah kerja praktek program Diploma tige Manajemen informatika

Oleh :

Iyan nandang K. (10907076) Luthfi faisal H. (10907065) Risal Agung N. (10907084)

Bandung, Oktober 2009

Pembimbing jurusan Pembimbing lapangan

Citra Noviasari Engkos Kosasih NIP. 4177. 71. 76. 009 NIPPOS 960204957

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019