Analisis Sistem Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning Di Pusat Pengembangan Elearning (PPE) Universitas Padjajaran

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Kerja Praktek

E-Learning adalah pembelajaran jarak jauh (distance Learning) yang memanfaatkan teknologi komputer, jaringan komputer dan Internet. E-Learning memungkinkan pembelajar untuk belajar melalui komputer di tempat mereka masing-masing tanpa harus secara fisik pergi mengikuti pelajaran/perkuliahan di kelas. E-Learning sering pula dipahami sebagai suatu bentuk pembelajaran berbasis web yang bisa diakses dari intranet di jaringan lokal atau internet. Sebenarnya materi e-Learning tidak harus didistribusikan secara on-line baik melalui jaringan lokal maupun internet, distribusi secara off-line menggunakan media CD/DVD pun termasuk pola e-Learning. Dalam hal ini aplikasi dan materi belajar dikembangkan sesuai kebutuhan dan didistribusikan melalui media CD/DVD, selanjutnya pembelajar dapat memanfatkan CD/DVD tersebut dan belajar di tempat di mana dia berada. Ada beberapa pengertian berkaitan dengan e-Learning sebagai berikut :

Pembelajaran jarak jauh.

E-Learning memungkinkan pembelajar untuk menimba ilmu tanpa harus secara fisik menghadiri kelas. Pembelajar bisa berada di Semarang, sementara “instruktur” dan pelajaran yang diikuti berada di tempat lain, di kota lain bahkan di negara lain. Interaksi bisa dijalankan secara on-line dan real-time ataupun secara off-line atau archieved.

Pembelajar belajar dari komputer di kantor ataupun di rumah dengan memanfaatkan koneksi jaringan lokal ataupun jaringan Internet ataupun menggunakan media CD/DVD yang telah disiapkan. Materi belajar dikelola oleh sebuah pusat penyedia materi di

sendiri waktu belajar, dan tempat dari mana ia mengakses pelajaran.

Pembelajaran dengan perangkat komputer

E-Learning disampaikan dengan memanfaatkan perangkat komputer. Pada umumnya perangkat dilengkapi perangkat multimedia, dengan cd drive dan koneksi Internet ataupun Intranet lokal. Dengan memiliki komputer yang terkoneksi dengan intranet ataupun Internet, pembelajar dapat berpartisipasi dalam e-Learning. Jumlah pembelajar yang bisa ikut berpartisipasi tidak dibatasi dengan kapasitas kelas. Materi pelajaran dapat diketengahkan dengan kualitas yang lebih standar dibandingkan kelas konvensional yang tergantung pada kondisi dari pengajar.

Pembelajaran formal vs. informal

E-Learning bisa mencakup pembelajaran secara formal maupun informal. E-Learning

secara formal, misalnya adalah pembelajaran dengan kurikulum, silabus, mata pelajaran dan tes yang telah diatur dan disusun berdasarkan jadwal yang telah disepakati pihak-pihak terkait (pengelola e-Learning dan pembelajar sendiri). Pembelajaran seperti ini biasanya tingkat interaksinya tinggi dan diwajibkan oleh perusahaan pada karyawannya, atau pembelajaran jarak jauh yang dikelola oleh universitas dan perusahaan-perusahaan (biasanya perusahan konsultan) yang memang bergerak di bidang penyediaan jasa e-Learning untuk umum. E-Learning bisa juga dilakukan secara informal dengan interaksi yang lebih sederhana, misalnya melalui sarana mailing list, e-newsletter atau website pribadi, organisasi dan perusahaan yang ingin mensosialisasikan jasa, program, pengetahuan atau keterampilan tertentu pada masyarakat luas (biasanya tanpa memungut biaya).

Pembelajaran yang ditunjang oleh para ahli di bidang masing-masing.

Walaupun sepertinya e-Learning diberikan hanya melalui perangkat komputer, e-Learning ternyata disiapkan, ditunjang, dikelola oleh tim yang terdiri dari para ahli di bidang masing-masing, yaitu:

1. Subject Matter Expert (SME) atau nara sumber dari pelatihan yang disampaikan 2. Instructional Designer (ID), bertugas untuk secara sistematis mendesain materi

dari SME menjadi materi e-Learning dengan memasukkan unsur metode pengajaran agar materi menjadi lebih interaktif, lebih mudah dan lebih menarik untuk dipelajari

3. Graphic Designer (GD), mengubah materi text menjadi bentuk grafis dengan gambar, warna, dan layout yang enak dipandang, efektif dan menarik untuk dipelajari

4. Ahli bidang Learning Management System (LMS). Mengelola sistem di website yang mengatur lalu lintas interaksi antara instruktur dengan siswa, antarsiswa dengan siswa lainnya.

Di sini, pembelajar bisa melihat modul-modul yang ditawarkan, bisa mengambil tugas-tugas dan test-test yang harus dikerjakan, serta melihat jadwal diskusi secara maya dengan instruktur, nara sumber lain, dan pembelajar lain. Melalui LMS ini, siswa juga bisa melihat nilai tugas dan test serta peringkatnya berdasarkan nilai (tugas ataupun test) yang diperoleh.

E-Learning tidak diberikan semata-mata oleh mesin, tetapi seperti juga pembelajaran secara konvensional di kelas, e-Learning ditunjang oleh para ahli di berbagai bidang terkaitNamun, seiring perkembangan waktu dan kebutuhan penyajian informasi yang lebih komplit, maka pengembangan sistem pun diperlukan. Hal ini sangat wajar terjadi, karena

perkembangan jaman dan kebutuhan organisasi.

E-learning tidak sekedar menggunakan teknologi untuk mengirimkan pelatihan dan materi pendidikan lainnya. Center of e-Learning Development Universitas Padjadjaran menyediakan layanan sebagai berikut :

 Pelayanan Rutin

1. 24 jam sehari 7 hari seminggu koneksi ke WebCT aplikasi 2. Helpdesk untuk mahasiswa dan dosen

3. Technical Support

 Pelayanan Pelatihan

1. Learning Management System 2. Desktop aplikasi

3. Networking 4. Multimedia

5. ICT training by order

 Pengembangan course online

1. Perancangan course

2. Pengembangan digital content 3. Pengembangan animasi

 Konsultan E-learning

1. Bagaimana merancang course

2. Bagaimana membuat course yang baik 3. Bagaimana merancang content

4. Manajemen course 5. Pengembangan bisnis

 Reseach and Development Online Teaching and Learning 1. Knowledge Management Research Group

2. E-learning software group 3. Content Repository Team

Pengembangan sistem yang diperlukan oleh Pusat Pengembangan E-learning (PPE) adalah penyajian informasi yang lebih komplit terkait sistem informasi Pelatihan di PPE, karena sistem informasi yang sedang berjalan hanya memberikan informasi secara umum. Sedangkan pengolahan data yang lainnya seperti merekap jumlah peserta pelatihan, jumlah pengunjung per bulan dan pengklasifikasian pengunjung masih dilakukan secara semi komputerisasi. Padahal pengolahan data tersebut sangat diperlukan untuk dijadikan bahan pengambilan kebijakan dan strategi organisasi, dalam hal ini PPE.

Dari uraian di atas, penulis cukup tertarik untuk melakukan penelitian dan perancangan sistem mengenai sistem informasi pelatihan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad dan menjadikannya sebagai objek penelitian pada kegiatan kerja praktek yang dilaksanakan oleh penulis. Adapun judul yang diajukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

“ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN PESERTA PELATIHAN ELEARNING DI PUSAT PENGEMBANGAN E-LEARNING (PPE) UNIVERSITAS PADJADJARAN”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a.Identifikasi Masalah

Berdasarkan pemaparan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang terjadi dalam sistem informasi Pelatihan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad, diantaranya yaitu :

pelaksanaan dari setiap pelatihan yang diselenggarakan.

2. Dokumentasi peserta pelatihan berdasarkan statusnya belum terkomputerisasi (belum masuk ke dalam database sistem informasi pendaftaran pelatihan).

b. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari objek penelitian kerja praktek yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pendaftaran pelatihan yang berjalan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pendaftaran pelatihan yang diusulkan untuk Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad.

3. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Pendaftaran Pelatihan yang sudah dirancang

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.

Adapun tujuan dari kerja praktek adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem pendaftaran pelatihan yang sedang berjalan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad.

2. Untuk merancang sistem informasi pendaftaran pelatihan di Pusat Pengembangan E-learning sehingga sesuai dengan kebutuhan instansi tersebut.

3. Untuk mengetahui sejauh mana efektifitas Sistem Informasi Pendaftaran Pelatihan yang dirancang penulis yaitu sistem informasi pendaftaran pelatihan yang diusulkan.

1.4. Batasan Masalah

Penelitian dilakukan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad. Kemudian dari rumusan masalah yang tersebut diatas, penulis membatasi permasalahan pada:

1. Pengolahan data peserta, lengkap dengan identitas yang ada.

2. Pengklasifikasian peserta berdasarkan pelatihan yang sudah diikuti.

3. Penelitian tidak membahas pemodelan grafik dari jumlah peserta yang mengikuti pelatihan.

1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Lokasi dilaksanakannya kerja praktek yaitu di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad, Jl. Dipati Ukur Bandung. Adapun jadwal penelitian adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1.

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

NO AKTIVITAS

WAKTU

April Juli Agustus September 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengajuan Kerja

Praktek

2 Penerimaan Kerja

Praktek

3 Pelaksanaan Kerja

Praktek

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila kita mengetahui terlebih dahulu mengenai sistem. Adapun beberapa definisi sistem antara lain :

Sistem adalah kumpulan/group dari bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem adalah himpunan suatu benda nyata atau abstrak (a set of things) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan dan saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.

Berdasarkan definisi diatas, sistem adalah suatu perangkat dari bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan secara keseluruhan dalam suatu lingkungan yang kompleks.

2.1.1. Elemen Sistem

Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar diperlihatkan dalam gambar 2.1. di bawah :

Gambar 2.1 Elemen Sistem

Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem.

b. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem yang bersifat menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

Penghubung sistem merupakan media penghubung yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan (Input) merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenanceinput) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran (Output) merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau pada supra sistem.

g. Pengolah Sistem (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem

dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

a. Sistem Deterministik dan Probabilistik

Sebuah sistem deterministik beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian-bagian diketahui dengan pasti. Bila seseorang memiliki uraian keadaan sistem pada saat tertentu beserta uraian operasinya, maka keadaan sistem selanjutnya dapat disebutkan secara tepat tanpa kesalahan. Sebagai contoh adalah program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

Sistem probabilistik dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem. Sistem persediaan barang adalah contoh sebuah sistem probabilistik. Kebutuhan rata-rata, waktu rata-rata untuk memulihkan dan sebagainya dapat didefinisikan, tetapi nilai tepat sesaat tidak dapat diketahui.

b. Sistem Tertutup dan Terbuka

Dalam organisasi dan pengolahan informasi, ada sistem yang relatif terisolasi dari lingkungannya tetapi tidak sama sekali tertutup dalam arti fisik. Ini akan disebut sistem tertutup atau sistem yang secara relatif tertutup. Sebagai contoh, sistem dalam manufaktur dirancang untuk mengurangi sedapat mungkin

perubahan yang tak diinginkan dengan lingkungan di luar sistem. Ini berarti sistem dirancang agar se-tertutup mungkin. Sebuah program komputer adalah sistem yang relatif tertutup karena hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya, dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. Karenanya, sistem yang relatif tertutup memiliki hanya masukan dan keluaran yang terkendali dan tertentu. Sistem ini tidak berpengaruh oleh gejolak dari luar sistem.

Sistem terbuka mengadakan pertukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya. Pertukaran dapat meliputi masukan yang acak dan tak tentu. Contoh sistem terbuka adalah sistem biologis (seperti manusia) dan sistem keorganisasian. Sistem terbuka cenderung memiliki sifat adaptasi, berarti sistem dapat menyesuaikan terhadap perubahan dalam lingkungannya sedemikian rupa hingga dapat meneruskan eksistensinya. Sistem ini mengorganisasi diri dan mengubah organisasinya sebagai tanggapan atas perubahan keadaan. Sistem keorganisasian biasanya memiliki kemampuan adaptasi ini. Dalam kenyataan, adaptasi ini diperlukan oleh organisasi bisnis dalam menghadapi persaingan dan pasar yang berubah.

c. Sistem Manusia/Mesin

Dalam bidang sistem informasi, unsur mesin seperti komputer dan program komputer relatif tertutup dan deterministik. Sedang unsur manusia adalah sistem terbuka dan probabilistik. Pemakaian keduanya, mesin dan manusia dalam sistem membentuk sebuah sistem manusia / mesin. Ada berbagai kombinasi manusia dan

mesin yang mungkin. Sistem manusia / mesin dapat mengandalkan mesin dan memakai manusia hanya sebagai suatu monitor atas operasi mesin. Atau, pada ekstrem lain, sebuah sistem dapat menekankan pada manusia sehingga mesin hanya melaksanakan peran pendukung seperti menyediakan perhitungan atau mencari data.

2.2. Pengertian Informasi

Dalam membentuk suatu sistem informasi, diperlukan komponen masukan berupa data-data yang diperlukan sebagai bahan mentah sistem tersebut.

Data dapat didefinisikan sebagai keterangan tertulis mengenai suatu fakta (kenyataan) yang masih berdiri sendiri.

Setelah melalui suatu proses, data diolah menjadi informasi yang bermanfaat bagi pemakainya. Dalam hal ini definisi informasi adalah:

Informasi adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu menjadi bentuk yang sesuai dengan keperluan penggunaan informasi bersangkutan.

Informasi merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan cara tertentu, yang dibutuhkan untuk menambah wawasan pemakainya guna mencapai suatu tujuan.

Berdasarkan definisi diatas, informasi adalah suatu hasil akhir yang diperoleh dari proses pengolahan data yang bermanfaat bagi penerimanya dan dapat dijadikan pedoman dalam membantu pengambilan keputusan.

Informasi merupakan komponen penting dalam suatu sistem. Informasi dibutuhkan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan atau kebijakan.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar tertentu berupa laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling

berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi tersebut untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian.

Berdasarkan definisi diatas, sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk memberikan informasi bagi pengambil keputusan.

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Metode pendekatan sistem yang akan digunakan penulis adalah metode analisis dan perancangan terstruktur. Pendekatan sistem yang penulis ambil adalah berorientasi pada data, dimana pada analisis dan perancangan terdapat :

2.4.1. Flowmap (Bagan Alir Dokumen)

Flow Map (Bagan Alir Dokumen) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir yang termasuk tembusan-tembusannya, juga

merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi serta dapat mengevaluasi suatu permasalahan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dibawah ini adalah simbol-simbol flowmap:

Simbol Pengertian Keterangan

Dokumen (Document)

Menunjukan dokumen sebagai yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi

Operasional Manual Menunjukan proses

yang dikerjakan secara manual

Garis aliran (flow line)

Menunjukan arus data antar

simbol/proses

Decision Menunjukan pilihan yang akan

dikerjakan atau keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data

Conector (On-page connector)

Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman

Conector (Off-page connector)

Digunakan untuk penghubung berbeda halaman

Off line storage Digunakan untuk menyimpan data secara manual dan sementara, jika “A” berarti disimpan menurut abjad, “N” berarti disimpan menurut nomor urut dan jika “T” berarti disimpan menurut kronologis atau menurut tanggal

Keterangan atau

komentar

Deskripsi proses atau komentar, untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir

Pertemuan garis alir Menunjukan dua

garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus Persimpangan garis

alir

Menunjukan arah masing-masing

garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut

Catatan Digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulir

Penyimpanan Menunjukan akses

langsung perangkat

penyimpananpada

disket Operasional

terkomputerisasi

Menjelaskan proses komputerisasi

Diagram konteks merupakan gambaran umum dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem yang digunakan dalam analisis dan pengembangan sistem. Posisi diagram konteks dari sistem ada dalam konteks yang berhubungan dengan lingkungan. Diagram terdiri dari sebuah proses tunggal yang digambarkan seluruh sistem, dan menunjukan data flow utama dari terminator.

Simbol Pengertian Keterangan

Eksternal Entity Menunjukan bagian

luar sistem atau sumber input dan output

Garis aliran Menunjukan arus sata

antar simbol/proses

Sistem Menunjukan sistem

KTM, Sertifikat dan lain-lain

2.4.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi khusus untuk menggambarkan arus data atau aliran data yang terjadi di dalam sistem. Data Flow Diagram (DFD) memproses sistem dalam komponen-komponen beserta seluruh penghubung antar komponen.

Data Flow Diagram (DFD) ini merupakan penurunan atau penjabaran dari diagram konteks.

Simbol Pengertian Keterangan

Sistem Menunjukan sistem

Eksternal entity Menunjukan bagian

luar sistem atau

sumber input dan output data

Garis aliran Menunjukan arus

data antar

Garis aliran Aliran material

Data Storage Digunakan untuk

menyimpan arus data atau arsip seperti file transaksi, file induk atau file referensi dan lain-lain

Proses Suatu proses yang

dipicu atau didukung oleh data.

Conector (On-page connector)

Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman

Conector (Off-page connector)

Digunakan untuk penghubung berbeda halaman

2.4.4. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang datangnya data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan mengunakan kamus data, pemakai dan analis sistem bisa mempunyai pengertian yang sama tentang input dan output. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram (DFD).

BAB III PROFIL INSTANSI

3.1. Profil Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad

E-learning Unpad berdiri atas kerjasama Universitas Padjadjaran dengan Universiteit Utrecht Belanda, mulai berdiri sekitar akhir tahun 2003. E-Learning Unpad ini dibangun dengan tujuan sebagai cara pembelajaran secara online untuk Mahasiswa dan Dosen sebagai alternatif dari pembelajaran secara biasa di bangku kuliah.

Laboratorium elearning bertempat di gedung CISRAL lantai 1 dengan alamat situsnya yaitu http://elearning.mis-unpad.net. Jika pengguna mempunyai permasalahan dengan penggunaan WebCT atau E-Learning Unpad, bisa berinteraksi langsung lewat yahoo messanger dengan id: elearningunpad atau melalu telepon yaitu 022-2533833. Pusat Pengembangan Elearning (PPE) Unpad beralamat di jalan Dipati Ukur No 46.

3.1.1. Sejarah Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad

Sejarah Universitas Padjadjaran

Universitas Padjadjaran didirikan atas prakarsa para pemuka masyarakat Jawa Barat yang menginginkan adanya perguruan tinggi tempat pemuda-pemudi

Jawa Barat memperoleh pendidikan tinggi untuk mempersiapkan pemimpin di masa depan.

Setelah melalui serangkaian proses, maka pada tanggal 11 September 1957 Universitas Padjadjaran secara resmi didirikan melalui Peraturan Pemerintah No. 37 tahun 1957, dan diresmikan oleh Presiden Soekarno pada tanggal 24 September 1957.

Pada awal berdirinya, Unpad hanya mempunyai 4 (empat) fakultas. Saat ini Unpad telah berkembang menjadi salah satu universitas terkemuka di Indonesia dengan 15 fakultas dan 1 Program Pascasarjana. Program pendidikan yang ditawarkan terdiri atas 9 Bidang Ilmu Doktor dan 18 Program Studi Magister, 42 Program Studi Strata I (S1), 4 Program Studi Profesi, 26 Program Studi Spesialis,1 Program Diploma (D-4), dan 27 Program Studi Diploma (D-3). Terdapat Program Pascasarjana Nonreguler, yaitu Doktor (S3) 4 Bidang Ilmu dan Magister (S2) 11 Program Studi yang dikelola oleh masing-masing fakultas dan program kerja sama antar lembaga (Unpad dengan instansi lain).

Dari 15 Program S1, empat di antaranya merupakan fakultas baru, yaitu Fakultas Ilmu Keperawatan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, serta Fakultas Teknologi Industri Pertanian dikembangkan pada tahun akademik 2005/2006. Fakultas baru, yaitu Fakultas Farmasi baru saja dikembangkan dari Jurusan Farmasi pada tahun akademik 2006/2007 berdasarkan atas semakin pentingnya pengembangan ilmu farmasi dan atas semakin tingginya permintaan masyarakat terhadap ahli-ahli farmasi.

3.1.2. Visi Dan Misi

Visi Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad :

“Terwujudnya sumber informasi E-learning untuk civitas akademika Universitas Padjadjaran”.

Misi Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad :

 Memberikan fasilitas Pelatihan E-learning bagi para Dosen maupun civitas akademika di Unpad

 Menyediakan informasi dan materi kuliah E-learning

 Mendokumentasikan dan memantau keberlangsungan E-learning

 Melakukan penelitian E-learning dan pengembangan E-learning

 Melakukan penyuluhan dan sosialisasi E-learning

 Melakukan kerjasama dengan instansi yang bisa mensuport E-learning

 Melakukan pengelolaan E-learning secara professional

 Memberikan pelayanan jasa pelatihan E-learning.

3.1.3. Fungsi dan Operasional Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad

Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad berfungsi sebagai pelatihan bagi Dosen dalam mengaplikasikan e-learning dalam mata kuliah yang diajar oleh dosen yang bersangkutan tersebut dan pemantauan hasil pelatihan sebagai sarana pendidikan, penyedia informasi tentang elearning di Unpad.

 Sebagai langkah awal pembekalan skill terkait implementasi E-learning bagi kegiatan belajar mengajar civitas akademika Unpad

 Sebagai media konsultasi maupun komunikasi civitas akademika dalam ruang lingkup E-learning

 Sebagai penyedia fasilitas pelayanan jasa pelatihan E-learning

Laboratorium Pusat Pengembangan E-learning Unpad terdiri dari : 1. Ruang Front Office

Ruang Front Office terletak di depan pintu masuk E-learning. Ruangan ini dimaksudkan agar pengunjung yang berkepentingan dapat langsung menyampaikan kepentingan dan bertanya kepada petugas yang sedang bertugas terkait E-learning Unpad.

2. Ruang Meeting/ Multifungsi

Ruang Meeting/ Multifungsi terletak di lantai 1 setelah ruang Front Office. Ruangan ini biasa digunakan untuk kegiatan yang fleksibel terkait kinerja E-learning

3. Ruang Laboratorium Komputer

Ruang Laboratorium Komputer terletak di lantai 1, ruangan ini digunakan untuk pengadaan pelatihan bagi civitas akademika Unpad. 4. Ruang Server dan ruang kerja

Ruang Server terletak di lantai 1, ruangan ini berfungsi sebagai tempat untuk memantau keberjalanan network maupun jaringan wireless

E-learning Unpad. Dan juga merupakan ruang kerja yang terdiri dari enam tempat kerja untuk staff.

5. Ruang Mushala

Ruang Mushala terletak di lantai 1 yang berfungsi untuk tempat ibadah bagi muslim yang berada di Lab Pusat Pengembangan E-learning

3.2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad untuk saat ini masih dalam proses rekonstruksi sehingga penulis hanya mendapatkan data para petinggi maupun staff yang ada di Elearning, adapun detailnya bisa dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel 3.2.

Daftar Pengurus Elearning

No Nama NIP Jabatan

1 Prof. Dr. H. Engkus Kuswarno, MS 131 801 324 Petinggi Unpad

2 Prof. Dr. Budi Nurani Ruchjana, MS 131 760 491 Petinggi Unpad

3 Dr. Irwan Ary Dharmawan 132 169 964 Ketua Pelaksanan

4 Dr. rer.nat. Ir. Suseno Amin 131 954 960 Wakil Ketua I

5 Dra. Jenny Ratna Suminar, M.Si 131 760 505 Wakil Ketua II

6 Okki Mahendra D, S.Si., MT Sekretaris

7 Dra. Firdania, M.Si 132 146 257 Anggota Bidang

Penelitian dan Pengembangan konten

8 Nono Carsono, SP., M.Sc., Ph.D 132 172 355 Anggota Bidang

Penelitian dan Pengembangan konten

9 Hana Rizmadewi Agustina, S.Kp.,

MN

132 295 692 Anggota Bidang

Penelitian dan Pengembangan konten

Sosialisasi, Pelatihan dan Kerjasama

11 Yanti Rubiyanti, S.Psi., Psych 132 313 567 Anggota Bidang

Sosialisasi, Pelatihan dan Kerjasama

12 Ari Perdana Anggota Teknis

13 Ricky Fananie Anggota Teknis

14 Aditya Permadi Anggota Teknis

15 Juliandra Anggota Teknis

16 Fitria Kurniasih Anggota Teknis

17 Hesti Risdiany, Amd.Kom Anggota Teknis

3.3. Deskripsi Kerja

Berdasarkan rincian petinggi hingga staff teknis di Elearning, maka rincian deskripsi tugas dari masing-masing jabatan yaitu:

1. Petinggi Unpad

Petinggi Unpad dalam struktur organisasi Elearning memiliki

tanggungjawab untuk menyiapkan rumusan kebijaksanaan di PPE. 2. Ketua Pelaksana

Ketua Pelaksana Elearning memiliki tanggungjawab untuk memberikan bimbingan, pembinaan, pengamanan teknis Elearning, menyiapkan bahan penyusunan rencana kerja berupa program kerja dan laporan pelaksanaannya.

3. Wakil Ketua I dan Wakil Ketua II

Tanggungjawab dari wakil ketua I dan wakil ketua II adalah melaksanakan tugas dari ketua pelaksana Elearning ketika ketua pelaksana Elearning berhalangan hadir.

Sekretaris di Elearning bertanggungjawab untuk mendokumentasikan seluru administrasi yang terkait dengan Elearning

5. Anggota Bidang Penelitian dan Pengembangan konten

Tanggungjawab dari Anggota Bidang Penelitian dan Pengembangan konten yaitu pengembangan maupun meneliti substansi dari Elearning agar selalu berkembang sesuai dengan perkembangan zaman

6. Anggota Bidang Sosialisasi, Pelatihan dan Kerjasama

Tanggungjawab dari bidang sosialisasi, penelitian dan kerjasama di Elearning yaitu melakukan sosialisasi, pelatihan maupun kerjasama dengan instansi lain yang terkait dengan Elearning di Unpad.

7. Anggota Teknis

Anggota Teknis Elearning bertanggungjawab untuk mendukung kegiatan Elearning dalam hal teknis.

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Langkah-langkah analisis sistem antara lain : 1. Identify, yaitu memahami masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

4.1.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Sebelum melakukan perancangan sistem informasi yang baru pada suatu organisasi, maka harus dilakukan analisis sistem terlebih dahulu untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang sedang berjalan.

Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan, kegiatan pengolahan data peserta di Bagian Pusat Pengambangan E-learning terbagi ke dalam dua jenis : untuk pendaftaran pelatihan peserta telah dilakukan secara semi komputerisasi, tapi untuk pengolahan data peserta selanjutnya seperti merekap jumlah peserta dan kegiatan mengklasifikasikan data peserta menurut pelatihan

yang sudah diikuti dan memantau keberlangsungan implementasi E-learning oleh peserta yang dipantau oleh Tim E-learning dilakukan secara manual, sehingga pada pelaksanaannya terjadi berbagai kendala.

4.1.2. Analisis Dokumen

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menguraikan dokumen yang dipakai dalam sistem adalah nama yang digunakan, fungsi-fungsi dan penjelasan dari dokumen tersebut. Penggunaan dokumen secara lengkap dilakukan untuk mengetahui jalur distribusi, fungsi dan frekuensi kedatangan dari dokumen yang terlibat di dalam sistem pengolahan data peserta Pelatihan di Bagian Pusat Pengembangan E-learning Unpad. Berikut adalah dokumen yang digunakan dalam sistem:

Tabel 4.1. Analisis Dokumen

NO NAMA

DOKUMEN DESKRIPSI FUNGSI ELEMEN

1. Dokumen

data Peserta

Peserta melakukan registrasi pendaftaran pelatihan ke E-learning maupun registrasi secara koletif kepada instansi terkait yang akan

mengajukan pelatihan ke E-learning Unpad

menjadi salah satu acuan bagi petugas E-learning dalam merekap jumlah peserta Pelatihan No, nama peserta, alamat, asal Instansi .

2. Daftar hadir peserta

Peserta mengisi identitas diri pada daftar hadir

- Sebagai catatan identitas peserta

No, tanggal, nama peserta,

pelatihan pelatihan yang ada di petugas penerima peserta pelatihan.

yang mengikuti pelatihan - Acuan dalam

pembuatan rekap/ laporan pelatihan dan jumlah peserta yang mengikuti pelatihan alamat, asal instansi, paraf.

3. Draft

klasifikasi Peserta Pelatihan

Petugas penerima peserta pelatihan

mengklasifikasikan peserta berdasarkan pelatihan yang sudah diikuti - Untuk mengetahui jumlah peserta berdasarkan klasifikasi pelatihan yang sudah diikuti peserta. - Pelatihan yang sudah diikuti dan keberhasilan implementasi e-learning oleh peserta pelatihan

4.1.3. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Prosedur pengolahan data peserta pelatihan yang berjalan di Bagian Pusat Pengembangan E-learning Unpad adalah sebagai berikut :

1. Peserta melakukan registrasi pendaftaran pelatihan ke E-learning Unpad melalui telepon atau datang langsung ke E-learning Unpad.

2. Pusat Pengembangan E-learning Unpad akan mencatat registrasi pendaftaran peserta tersebut untuk diagendakan dalam data registrasi peserta pelatihan.

3. Ketika tiba di laboratorium E-learning Unpad, peserta mengisi identitas pada daftar hadir peserta pelatihan yang ada di petugas penerima peserta E-learning.

4. Petugas penerima peserta pelatihan merekap jumlah peserta dan mengklasifikasikannya sesuai dengan pelatihan yang sudah diikuti. 5. Petugas penerima peserta pelatihan menyerahkan laporan daftar hadir

peserta pelatihan tersebut kepada Kepala Bagian Pusat Pengembangan E-learning Unpad untuk direkap menjadi laporan jumlah peserta yang mengikuti pelatihan.

6. Kepala Bagian E-learning menyerahkan laporan kegiatan pelatihan dan jumlah peserta yang mengikuti pelatihan tersebut kepada Pimpinan untuk dijadikan laporan tahunan.

4.1.3.1. Flow Map

Dari prosedur di atas dapat digambarkan flow map sebagai berikut:

Flow Map Sistem Pendaftaran Peserta Pelatihan

Tim E-learning Kepala Bagian

E-learning Pimpinan Peserta Registrasi Peserta Pelatihan Registrasi Peserta Pelatihan Pengaturan jadwal pelatihan

Daftar list peserta

Jadwal Pelatihan Jadwal Pelatihan

Daftar list peserta

Pelaksanaan Pelatihan

Laporan Pelatihan Laporan Pelatihan Laporan Pelatihan

Jika peserta berhasil implementasi e-learning dalam mata kuliahnya Sertifikat Sertifikat A Keterangan : A : Arsip

Gambar 4.1

4.1.3.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut.

1. Sistem Pendaftaran Peserta Pelatihan

E-learning

Peserta Kepala Bagian E-learning registrasi_peserta laporan_pelatihan

Gambar 4.2

Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

4.1.3.3. DFD (Data Flow Diagram)

Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang sedang berjalan saat ini adalah :

- Data Flow Diagram (DFD) Level 0 :

1.0 Pendaftaran Peserta Pelatihan E-learning Peserta Kepala Bagian E-learning data_peserta 2.0 Membuat Jadwal Pelatihan E-learning data_peserta 3.0 Membuat Laporan Pelatihan E-learning jadwal_pelatihan laporan_pelatihan Gambar 4.3

- Data Flow Diagram (DFD) Level 1 untuk proses 1.0 :

1.1 Memasukkan data

peserta Peserta

data_peserta

1.2 Cetak data

peserta data_peserta

data_peserta

Ke Proses 2.0

Gambar 4.4

DFD Level 1 Untuk Proses 1.0 Sistem yang Berjalan

- Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Untuk proses 2.0 :

2.1 Merekap data

peserta data_peserta

2.2 Jadwal pelatihan data_peserta

Jadwal_pelatihan Dari proses 1.0

Ke Proses 3.0

Gambar 4.5

- Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Untuk proses 3.0 :

3.1 Membuat laporan

pelatihan data_pelatihan

3.2 Cetak laporan

pelatihan Laporan_pelatihan

laporan_pelatihan Dari proses 2.0

Kepala Bagian E-learning

Gambar 4.5

4.1.4. Evaluasi Sistem yang Berjalan

Dari deskripsi sistem yang berjalan di atas, terlihat masih adanya proses pengolahan data yang dilakukan secara manual, sehingga sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi kerja pihak-pihak yang terlibat di dalam pengolahan data peserta yang akan mengikuti pelatihan di E-learning Unpad tersebut.

Proses yang masih manual tersebut antara lain: proses pendaftaran peserta pelatihan, perekapan data peserta, pengklasifikasian peserta, pembuatan laporan pelatihan.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang berjalan, di mana sistem pendaftaran peserta pelatihan masih dikerjakan secara manual, maka penulis membuat usulan sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.

Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi diharapkan efektifitas dan efisiensi kerja organisasi, dalam hal ini Pusat Pengembangan E-learning Unpad dapat lebih ditingkatkan.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem adalah untuk melengkapi, memperbaiki atau mengembangkan sistem yang sedang berjalan agar menjadi sistem yang lebih berdaya guna dan sesuai dengan kebutuhan organisasi terkini, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja organisasi.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Pada dasarnya prosedur yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan prosedur yang sedang berjalan, namun pada teknis operasionalnya penulis mengusulkan ada satu yang dirubah, yaitu : pendaftaran peserta pelatihan melalui web secara online dan juga pengklasifikasian data peserta yang sudah mengikuti pelatihan.

Adapun prosedur pengolahan data peserta pelatihan di E-learning yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Peserta melakukan registrasi pendaftaran pelatihan melalui web.

2. E-learning akan mengklasifikasikan peserta yang akan mengikuti pelatihan sesuai kebutuhan peserta dan juga berdasarkan pelatihan yang sudah diikuti.

3. Ketika mengikuti pelatihan, peserta mengisi identitas pada buku tamu yang ada di petugas penerima tamu.

4. Petugas penerima tamu di E-learning merekap jumlah peserta yang mengikuti pelatihan dan mengklasifikasikannya sesuai dengan pelatihan yang sudah diikuti.

5. Petugas penerima tamu menyerahkan laporan pelatihan tersebut kepada Kepala Bagian E-learning untuk direkap menjadi laporan pelatihan. 6. Kepala E-learning menyerahkan laporan pelatihan untuk dijadikan

4.2.2.1. Flow Map

Dari prosedur di atas yang sudah dipaparkan, maka dapat dideskripsikan Flow map yang diusulkan penulis yaitu sebagai berikut :

Flow Map Pendaftaran Peserta Pelatihan E-learning

E-learning Peserta

Pelatihan

Data Peserta Data Peserta

Jadwal Pelatihan

Pelatihan Jadwal Pelatihan

Sertifikat Sertifikat

Data Base Peserta

Gambar 4.6

4.2.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu system secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut.

Peserta Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan E-learning Data Peserta Informasi Pelatihan Gambar 4.7

Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang diusulkan adalah :

- Data Flow Diagram (DFD) Level 0 :

Peserta

1.0 Mengisi formulir pendaftaran

Data Peserta Data Peserta Data Peserta 2.0 Verifikasi pendaftaran Peserta Data Peserta Bagian

Pendaftaran Konfirmasi pendaftaran

3.0 Cetak Hasil konfirmasi dan data peserta Hasil konfirmasi Laporan Data Peserta Laporan data Peserta Gambar 4.8

- Data Flow Diagram (DFD) Level 1 untuk proses 1.0 :

1.1 Mengisi formulir pendaftaran

Data Peserta Data Peserta Data Peserta 1.2 Spesifikasi data Peserta Pelatihan Data Peserta Data Peserta

Ke Proses 2.0

nama_peserta alamat no_telepon email asal_instansi nama_peserta alamat_peserta no_telepon alamat_peserta asal_instansi Peserta Gambar 4.9

DFD Level 1 Untuk Proses 1.0 Sistem yang diusulkan

- Data Flow Diagram (DFD) Level 1 untuk Proses 2.0 :

2.1 Verifikasi pendaftaran

peserta

Data Peserta Data Peserta Data Peserta

2.2 Konfirmasi pendaftaran peserta Data Peserta Data Peserta

Ke Proses 3.0 Dari Proses 1.0

Bagian Pendaftaran

Peserta

Data Peserta

Gambar 4.9

- _{Data Flow Diagram (DFD) Level 1 untuk proses 3.0 :} 3.1

konfirmasi data peserta

Data Peserta Data Peserta Data Peserta

3.2 Tampilan data

pendaftaran peserta

Data Peserta Data Peserta

Dari Proses 2.0

Laporan_data_peserta

Gambar 4.10

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 untuk proses 3.0

4.2.2.4. Kamus Data

1. Nama Arus Data : data_peserta

Alias : -

Aliran : peserta – proses 1, peserta – proses 2.

Atribut : nama_ peserta, alamat, no_telepon, email, asal_instansi.

2. Nama Arus Data : data_verifikasi

Alias : -

Aliran : proses 1 – file verifikasi, file verifikasi – proses 2

Atribut : nama_ peserta, alamat, no_telepon, email, asal_instansi.

3. Nama Arus Data : data_konfirmasi

Alias : -

Aliran : proses 2.0 – data konfirmasi, data konfirmasi - proses 3.0

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan / dirancang

Berdasarkan pemaparan tentang sistem yang diusulkan di atas, dapat terlihat bahwa seluruh proses pengolahan data dilakukan terkomputerisasi, sehingga diharapkan bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di E-learning Unpad.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Sistem pendaftaran peserta pelatihan Elearning yang berjalan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Universitas Padjadjaran masih secara kovensional, yaitu melalui surat rekomendasi dari petinggi yang berkewenangan maupun atas dasar inisiatif institusi di Unpad yang membutuhkan pelatihan elearning.

Meskipun sistem pendaftaran peserta pelatihan elearning masih secara konvensional, namun untuk proses pengolahan data selanjutnya dilakukan secara semi komputer. Adanya proses pengolahan data yang dilakukan secara semi komputerisasi tersebut tentu sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi kerja pihak-pihak yang terlibat di dalam pengolahan data peserta pelatihan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad.

Sistem yang masih konvensional itu antara lain: proses perekapan data peserta, pengklasifikasian peserta, pembuatan laporan harian dan pembuatan laporan bulanan.

Untuk mengatasi permasalahan kurang efektif dan efisiennya sistem yang berjalan tersebut di atas, kemudian penulis merancang sistem usulan, yaitu sistem yang berbasis komputer atau dengan kata lain sistem yang terkomputerisasi.

5.2 Saran

Agar pengolahan data pendaftaran peserta pelatihan di Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad lebih efektif dan efisien, maka alangkah lebih baiknya jika diterapkan sistem informasi yang terkomputerisasi.

Karena dengan menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi diharapkan bisa meningkatkan kinerja para karyawan yang terlibat, sehingga pada akhirnya berimbas pada kualitas pelayanan Elearning yang lebih baik.

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Eli Amhar Rahmah NIM. 10504173

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

[1] Jogiyanto. 1991. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur. Andi Offset, Yogyakarta.

[2] Bernaridho. 2004. Konsep-konsep Pemrograman I: Pendekatan Kompilasi, Penerbit Andi Yogyakarta.

[3] Nazir, Moh., Ph. D. 1983. Metodelogi Penelitian.Ghalia Indonesia, Jakarta Timur. [4] http://massofa.wordpress.com/ Analis-Sistem-Informasi/ 28 Maret 2008

[5] http://unggul.blogdetik.com/Pengembangan-Sistem-Informasi-berbasis-teknologi-informasi/ 5 Maret 2008

Data Pribadi:

Nama Lengkap : Eli Amhar Rahmah

Tempat / tanggal lahir : Bandung, 12 Mei 1986.

Jenis kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Warga Negara : Indonesia

Alamat : Jl. Karyawangi No.73 RT.02 / 06 Ds. Karyawangi

Kec. Parongpong Kab. Bandung 40559

Pendidikan Formal:

Tahun Institusi

1992 – 1998 SDN Harapan Mulya

1998 - 2001 SMPN 1 Parongpong

2001 - 2004 SMKN 3 Pariwisata Cimahi

ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN PESERTA PELATIHAN ELEARNING DI PUSAT PENGEMBANGAN ELEARNING (PPE)

UNIVERSITAS PADJADJARAN

Laporan Kerja Praktek

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Eli Amhar Rahmah NIM. 10504173

Bandung, Oktober 2009

Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,

Wahyuni, S.Si., MT Okki Mahendra D, S.Si., MT

NIP. 4127. 70. 26. 006 NIP. 198007202008101001

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E, M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019

i

ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN PESERTA PELATIHAN ELEARNING DI PUSAT PENGEMBANGAN ELEARNING (PPE)

UNIVERSITAS PADJADJARAN

Laporan Kerja Praktek

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Kerja Praktek Program Starta Satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Eli Amhar Rahmah NIM. 10504173

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

ii

LEMBAR PENGESAHAN

ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN PESERTA PELATIHAN ELEARNING DI PUSAT PENGEMBANGAN ELEARNING (PPE)

UNIVERSITAS PADJADJARAN

Laporan Kerja Praktek

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Eli Amhar Rahmah NIM. 10504173

Bandung, Oktober 2009

Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,

Wahyuni, S.Si., MT Okki Mahendra D, S.Si., MT

NIP. 4127. 70. 26. 006 NIP. 198007202008101001

Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E, M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019

iii ABSTRAK

Pendaftara peserta pelatihan elearning di Pusat Pengembangan Elearning (PPE) Unpad masih secara konvensional seperti merekap jumlah peserta

pelatihan, membuat laporan pelatihan serta mengklasifikasikan peserta pelatihan. Sehingga pada pelaksanaannya tidak efektif dan efisien waktu yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang terlibat.

Dalam meneliti permasalahan di atas, metode yang digunakan penulis adalah metode wawancara dan observasi langsung ke lapangan agar mendapat deskripsi langsung mengenai objek penelitian.

Untuk mengatasi permasalahan ketidakefektifan dan ketidakefisienan waktu pada saat pendaftaran peserta pelatihan Elearning Unpad tersebut, maka diperlukan suatu perubahan sistem yang digunakan, yakni dari sistem

iv

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Alhamdulillahirabbil Alamin, atas kehendak Allah SWT yang telah melimpahkan segala kenikmatan baik nikmat jasmani maupun rohani berupa ilmu, kesehatan, kebahagiaan dan kemampuan kepada penulis untuk

menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini.

Dengan mengambil objek penelitian di Pusat Pengembangan Elearning

(PPE), penulis mengangkat judul : “ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN

PESERTA PELATIHAN ELEARNING DI PUSAT PENGEMBANGAN

ELEARNING (PPE) UNIVERSITAS PADJADJARAN”.

Laporan Kerja Praktek diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek program Strata Satu (S1) Jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM), Bandung.

Dengan terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini, penulis ungkapkan rasa syukur kepada Allah SWT. Dan juga penulis menghaturkan terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

v

3. Bapak Dadang Munandar, SE., M.Si selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

4. Ibu Wahyuni, S.Si., MT, selaku selaku Dosen wali kelas MI-4, sekaligus Dosen Pembimbing.

5. Seluruh staf pengajar di jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

6. Bapak Okki Mahendra D, S.Si., MT, selaku pembimbing lapangan di Elearning Unpad.

7. Kedua Orang tua yang penulis sangat hormati dan sayangi.

8. Rekan-rekan di Unit kegiatan Pers Mahasiswa Birama UNIKOM

9. Rekan-rekan di LDK UMMI UNIKOM.

10.Pihak-pihak lain yang tidak mungkin penulis catat satu persatu.

Semoga Allah SWT. membalas segala kebaikan Anda semua dengan kebaikan yang melimpah baik didunia maupun diakhirat kelak. Amien.

Adapun saran dan kritik konstruktif sangat penulis harapkan demi perbaikan kualitas karya ilmiah dan proses pembelajaran penulis. Semoga laporan ini dapat memberi sedikit sumbangsih bagi perkembangan dunia intelektualitas, khususnya bagi penulis sendiri.

Bandung, Oktober 2009

vi DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul……… i

Lembar Pengesahan………...…ii

Abstrak………...……... iii

Kata Pengantar………... iv

Daftar Isi………... vi

Daftar Tabel………... ix

Daftar Gambar………... x

Daftar Simbol……….….……….... xi

Daftar Lampiran………...………... xvi

BAB I. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Kerja Praktek………... 1

2. Identifikasi dan Rumusan masalah……… 5

3. Maksud dan Tujuan………... 6

4. Batasan Masalah……… 7

5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek………7

BAB II. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem………...……... 8

2.1.1. Elemen Sistem………... 8

2.1.2. Karakteristik Sistem………... 9

2.1.3. Klasifikasi Sistem………... 11

vii

2.3. Pengertian Sistem Informasi………... 14

2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur………... 15

2.4.1. Flow Map………... 15

2.4.2. Diagram Konteks………... 17

2.4.3. Data Flow Diagram (DFD)………... 18

2. Kamus Data………... 20

BAB III. PROFIL INSTANSI 3.1. Profil Elearning………... 23

3.1.1. Sejarah Elearning………... 23

3.1.2. Visi dan Misi………....………... 25

3.1.3. Fungsi dan Operasional Elearning………...25

3.2. Struktur Organisasi………... 27

3.3. Deskripsi Kerja………... 28

BAB IV. ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem………... 30

4.1.1. Analisis Dokumen………... 31

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan………... 32

4.1.2.1. Flow Map………... 34

4.1.2.2. Diagram Konteks………... 35

4.1.2.3. Data Flow Diagram ……….…... 35

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan………... 38

4.2. Usulan Perancangan Sistem………... 31

viii

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan………... 32

4.2.2.1. Flow Map………... 33

4.2.2.2. Diagram Konteks………... 35

4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD)………... 35

4.2.2.4. Kamus Data………... 37

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan / Dirancang…………... 44

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan………... 45

5.2. Saran………...46

Daftar Pustaka

ix

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan Kerja Praktek………... 5

Tabel 3.2. Daftar Pengurus Elearning………... 27

x

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Elemen Sistem………... 9

Gambar 4.1 Flow Map Sistem yang Berjalan...………... 32

Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan………...…35

Gambar 4.3 DFD Level 0 Sistem yang Berjalan……….. 35

Gambar 4.4 DFD Level 1 Untuk Proses 1.0 Sistem yang Berjalan……….... 36

Gambar 4.5 DFD Level 1 Untuk Proses 2.0 Sistem yang Berjalan……... 37

Gambar 4.6 Flow Map Sistem yang Diusulkan... 40

Gambar 4.7 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan………... 41

Gambar 4.8 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Sistem yang Diusulkan….... 41

Gambar 4.9 DFD Level 1 Untuk Proses 1.0 Sistem yang diusulkan... 42

xi

DAFTAR SIMBOL

1. Flowmap

Simbol Pengertian Keterangan

Dokumen (Document)

Menunjukan dokumen sebagai yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi Operasional

Manual

Menunjukan proses yang dikerjakan secara manual

Garis aliran (flow line)

Menunjukan arus data antar

simbol/proses

Decision Menunjukan

pilihan yang akan dikerjakan atau keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data

xii Conector (On-page connector) Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman Conector (Off-page connector) Digunakan untuk penghubung berbeda halaman

Off line storage Digunakan untuk

menyimpan data secara manual dan sementara, jika “A” berarti disimpan menurut abjad, “N” berarti disimpan menurut nomor urut dan jika “T” berarti disimpan menurut kronologis atau menurut tanggal Keterangan atau komentar Deskripsi proses atau komentar, untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir Pertemuan garis

alir

Menunjukan dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus lainnya

xiii

Persimpangan garis alir

Menunjukan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut

Catatan Digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulir

Penyimpanan Menunjukan

akses langsung perangkat penyimpanan pada disket Operasional terkomputerisasi Menjelaskan proses komputerisasi

2. Diagram Konteks

xiv

Eksternal Entity Menunjukan bagian

luar sistem atau sumber input dan output

Garis aliran Menunjukan arus

sata antar simbol/proses

Sistem Menunjukan sistem

KTM, Sertifikat dan lain-lain

Atribut Data-data yang

diolah

3. Data Flow Diagram (DFD) menurut Yourdan dan DeMarco:

Simbol Pengertian Keterangan

Sistem Menunjukan

sistem

Eksternal entity Menunjukan

bagian luar sistem atau sumber input dan output data

Garis aliran Menunjukan arus

data antar simbol/proses

xv

Data Storage Digunakan untuk

menyimpan arus data atau arsip seperti file transaksi, file induk atau file referensi dan lain-lain

Proses Suatu proses yang

dipicu atau didukung oleh data.

Conector (On-page connector)

Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman Conector

(Off-page connector)

Digunakan untuk penghubung berbeda halaman

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran bukti surat pengajuan kerja praktek ke perusahaan 2. Lampiran bukti / sudah melaksanakan kerja praktek dari

perusahaan.

3. Daftar Hadir Kerja Praktek. 4. Penilaian Kerja Praktek 5. Foto tempat kerja praktek

Conector (On-page connector) Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman Conector (Off-page connector) Digunakan untuk penghubung berbeda halaman

Off line storage Digunakan untuk menyimpan data secara manual dan sementara, jika “A” berarti disimpan menurut abjad, “N” berarti disimpan menurut nomor urut dan jika “T” berarti disimpan menurut kronologis atau menurut tanggal Keterangan atau komentar Deskripsi proses atau komentar, untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir Pertemuan garis

alir

Menunjukan dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus lainnya A

Persimpangan garis alir

Menunjukan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut

Catatan Digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulir

Penyimpanan Menunjukan

akses langsung perangkat penyimpanan pada disket Operasional terkomputerisasi Menjelaskan proses komputerisasi

2. Diagram Konteks

Eksternal Entity Menunjukan bagian luar sistem atau sumber input dan output

Garis aliran Menunjukan arus sata antar

simbol/proses

Sistem Menunjukan sistem

KTM, Sertifikat dan lain-lain

Atribut Data-data yang

diolah

3. Data Flow Diagram (DFD) menurut Yourdan dan DeMarco:

Simbol Pengertian Keterangan

Sistem Menunjukan

sistem

Eksternal entity Menunjukan bagian luar sistem atau sumber input dan output data Garis aliran Menunjukan arus

data antar simbol/proses Garis aliran Aliran material

Data Storage Digunakan untuk menyimpan arus data atau arsip seperti file transaksi, file induk atau file referensi dan lain-lain

Proses Suatu proses yang

dipicu atau didukung oleh data.

Conector (On-page connector)

Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman Conector

(Off-page connector)

Digunakan untuk penghubung berbeda halaman

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran bukti surat pengajuan kerja praktek ke perusahaan 2. Lampiran bukti / sudah melaksanakan kerja praktek dari

perusahaan.

3. Daftar Hadir Kerja Praktek. 4. Penilaian Kerja Praktek 5. Foto tempat kerja praktek 6. _{Biodata Penulis}