Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan E-Learning Berbasis Online Di PPE UNPAD

PENGEMBANGAN ELEARNING UNPAD

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

Oleh :

Eli Amhar Rahmah 1.05.04.173

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

Perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi telah merubah sebagian besar cara hidup manusia, salah satu teknologi yang sedang trend saat ini yaitu ICT (Information Communication Teknologi). Kebutuhan terhadap informasi yang cepat dan berkualitas tersebut dirasakan pula oleh Instansi Pusat Pengembangan Elearning (PPE) Unpad dalam mengelola pendaftaran peserta. Sistem pendaftaran peserta pelatihan yang sedang berjalan belum memiliki sistem informasi pendaftaran pelatihan yang terintegrasi sehingga hasil dari pengolahan data peserta menjadi lambat dan tidak akurat. Tujuan penelitian ini untuk mempermudah kinerja PPE dalam mengolah data pendaftaran peserta pelatihan sedangkan kegunaan dari penelitian ini adalah memberikan kontribusi positif pada PPE terkait Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan berbasis online.

Berdasarkan permasalahan diatas, penulis merancang sistem informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning, yang diharapkan dapat mempermudah PPE dalam mengolah data peserta yang akan mengikuti pelatihan. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu model CLC, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yaitu wawancara dan observasi. Alat pengembangan sistemnya yaitu Flowmap, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Normalisasi, Entity Relationship Diagram (ERD). Sistem Informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Wampserver 2.0 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai back end.

Sistem Informasi pendaftaran peserta pelatihan ini sudah diimplementasikan secara online di situs : www.elearningunpad.ac.cc dimana dalam situs ini, peserta yang terdaftar sebagai dosen tetap Unpad dapat memiliki acount peserta, dapat melakukan registrasi untuk mendaftar pelatihan, memiliki akses modul dalam acount peserta yang sudah terintegrasi dengan acount admin.

ii

The development of science and technology has changed the most human way of life, one of the technologies that are the current trends of ICT (Information Communication Technology). The need for fast and high quality information that is perceived also by central institutions eLearning Development (PPE), Padjadjaran University in managing the registration of participants. Trainee registration system that is running does not have registration information system which integrates training so that the results of participant data processing becomes slow and inaccurate. The purpose of this information system built to facilitate the performance of PPE in data processing registration trainees.

Based on the above issues, the author designed the information system, elearning training participant registration, which is expected to facilitate the PPE in processing data that will follow the training participants. System development method used is the CLC model, using the techniques of data collection were interviews and observation. System development tool that is Flowmap, Context Diagram, Data Flow Diagrams (DFD), Normalization, Entity Relationship Diagram (ERD). This information system is built using a programming language Wampserver 2.0 and Microsoft SQL Server 2000 as back end.

Trainee registration Information System has been implemented online at the site: www.elearningunpad.ac.cc where in this site, participants were registered as permanent lecturer Unpad can have a acount participants can register to sign up for training, have access module in the acount participants which are integrated with the admin acount in PPE.

v LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK ... i

ABSTRACT _{... ii}

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR SIMBOL ... xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ………..1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah...………..2

1.3 Maksud dan Tujuan ………..3

1.4 Kegunaan Penelitian ………..………4

1.5 Batasan Masalah ………..5

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ………..5

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem ………..7

2.1.1 Karakteristik Sistem ………..8

2.1.2 Klasifikasi Sistem ………..…...9

2.2. Konsep Dasar Informasi ...11 2.2.1 Kualitas Informasi ………12

vi

………1

2.3.1 Perkembangan Sistem Informasi ………13 2.3.2 Perancangan Sistem Informasi ………14 2.4 Model Pembangunan Sistem ………14

2.5 Konsep Multi Tier Application ………17

2.6 Pengenalan Wamp Server 2.0 …...………18

2.6.1 Mengenal Apache ………19

2.6.2 Mengenal PHP ...19

2.6.3 Mengenal MySQL …...………21

2.6.4. Mengenal PHPMyAdmin ………21

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ………23

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan……..………...……23

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 24

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 25

3.1.4 Deskripsi Tugas ...26

3.2 Metode Penelitian …...………27

3.2.1 Desain Penelitian………...………29

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ...30

3.2.2.1 Sumber Data Primer ...30

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 31

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ……...……31

vii

3.2.4 Pengujian Software ………38

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ...………39

4.1.1 Analisis Dokumen...………40

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ...………42 4.1.2.1 Flow Map... 43

4.1.2.2 Diagram Kontek ... 44

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 44

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 46

4.2 Perancangan Sistem ………46

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ...47

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ...47

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 47

4.2.4 Diagram Kontek ... 49

4.2.5 Data Flow Diagram ... 50

4.2.6 Kamus Data ... 53

4.2.7 Perancangan Basis Data ... 55

4.2.7.1 Normalisasi ... 55

4.2.7.2 Relasi Tabel ... 57

4.2.7.3 Entity Relationship Diagram ... 57

4.2.7.4 Struktur File ... 58

viii

4.2.8.3 Perancangan Output ... 71

BAB V PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Pengujian ...………72 5.1.1. Rencana Pengujian... 76

5.1.2. Kasus dan Hasil Pengujian ... 77

5.1.3. Kesimpulan Hasil Pengujian... 83

5.2 Implementasi ...…...84

5.2.1. Batasan Implementasi... 84

5.2.2. Implementasi Perangkat Lunak ... 84

5.2.3.Implementasi Perangkat Keras ... 84

5.2.4. Implementasi Basis Data ... 85

5.2.5. Implementasi Antar Muka ... 93

5.2.6. Implementasi Instalasi Program... 115

5.2.7. Penggunaan Program ... 120

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ………..122

6.2 Saran ………..123

DAFTAR PUSTAKA ………..124 DAFTAR LAMPIRAN

xvi

Simbol Pengertian Keterangan

Dokumen (Document) Menunjukan

dokumen sebagai yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi

Operasional Manual Menunjukan proses yang dikerjakan secara manual

Garis aliran (flow line) Menunjukan arus data antar simbol/proses

Decision Menunjukan pilihan

yang akan dikerjakan atau keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data

Conector (On-page

connector)

Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman

xvii

Off line storage Digunakan untuk

menyimpan data secara manual dan

sementara, jika “A”

berarti disimpan

menurut abjad, “N”

berarti disimpan menurut nomor urut

dan jika “T” berarti

disimpan menurut kronologis atau menurut tanggal Keterangan atau

komentar

Deskripsi proses atau komentar, untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir Pertemuan garis alir Menunjukan dua garis

alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus lainnya

Persimpangan garis alir

Menunjukan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung

tepat pada

persimpangan kedua garis tersebut

Catatan Digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulir

Penyimpanan/Storage Menunjukan akses langsung perangkat penyimpanan/storage

pada disket [ Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi ] A

xviii

Eksternal Entity Menunjukan bagian luar sistem atau sumber input dan output

Garis aliran Menunjukan arus sata antar simbol/proses

Sistem Menunjukan sistem

Ktp, uang dan lain-lain

Atribut Data-data yang diolah

[ Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi ]

Simbol DFD (Data Flow Diagram)

Simbol Pengertian Keterangan

Sistem Menunjukan sistem

Eksternal entity Menunjukan bagian luar sistem atau sumber input dan output data

Garis aliran Menunjukan arus data antar simbol/proses

xix

Data Storage Digunakan untuk menyimpan arus data atau arsip seperti file transaksi, file induk atau file referensi dan lain-lain

Proses Suatu proses yang

dipicu atau didukung oleh data.

Conector (On-page connector)

Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman

Conector (Off-page connector)

Digunakan untuk penghubung berbeda halaman

[ Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi ]

Simbol ERD (Entity Relation Diagram)

SIMBOL KETERANGAN

ENTITAS

Menunjukan pelaku yang terlibat dalam sistem informasi

GARIS RELASI

Garis yang menghubungkan antara entitas dengan relasi

PENYIMPANAN KOMPUTERISASI

Menunjukan hubungan antara entitas satu dengan entitas lain.

ix

Gambar 2.1 Metode Classic life Cycle ... 15

Gambar 3.1. Struktur Organisasi ... 25

Gambar 3.2 Classic Life Cycle ... 29

Gambar 4.1 Flowmap Sistem Pendaftaran Peserta Pelatihan Yang Sedang Berjalan ... 43

Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan ... 44

Gambar 4.3 DFD Sistem Pendaftaran Pelatihan Yang Sedang Berjalan ... 45

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 ... 45

Gambar 4.5 Diagram Kontek Yang Diusulkan ... 49

Gambar 4.6 DAD Level 1 yang diusulkan ... 50

Gambar 4.7 Diagram Alir Data Level 2 Proses 1 ... 51

Gambar 4.8 DAD Level 2 Proses 2 ... 51

Gambar 4.9 DAD Level 2 Proses 3 ... 52

Gambar 4.10 DAD Level 2 Proses 4 ... 52

Gambar 4.11 Relasi Tabel Yang Diusulkan ... 57

Gambar 4.12 Rancangan Entity Relation Diagram ... 58

Gambar 4.13 DFD Struktur Menu ... 65

Gambar 4.14 Input Cek Status Dosen ... 66

Gambar 4.15 Input Data Registrasi Peserta Pelatihan ... 67

Gambar 4.16 Input Login Peserta ... 68

Gambar 4.17 Input Login Peserta ... 68

x

Gambar 4.21 Input Data Modul ... 70

Gambar 4.22 Output Data Peserta Pelatihan ... 71

Gambar 4.23 Output Laporan Data Instruktur ... 72

Gambar 4.24 Output Cetak Surat Undangan Pelatihan ... 72

Gambar 4.25 Output Daftar Pelatihan Elearning ... 73

Gambar 5.1 Halaman Utama Wamp 5 Homepage ... 86

Gambar 5.2 Halaman Localhost dan PhpMyAdmin ... 86

Gambar 5.3 Halaman Database PhpMyAdmin ... 87

Gambar 5.4 Halaman Input field ... 87

Gambar 5.5 Halaman Tabel peserta ... 88

Gambar 5.6 Halaman Input Data Tabel ... 88

Gambar 5.7 Halaman Browse Tabel Peserta pada PhpMyAdmin ... 89

Gambar 5.8 Halaman Tabel Admin ... 89

Gambar 5.9 Halaman Tabel Berita ... 89

Gambar 5.10 Halaman Tabel Buku Tamu ... 90

Gambar 5.11 Halaman Tabel Counter ... 90

Gambar 5.12 Halaman Tabel Dosen ... 90

Gambar 5.13 Halaman Tabel Instruktur ... 91

Gambar 5.14 Halaman Tabel Pelatihan ... 91

Gambar 5.15 Halaman Tabel Peserta ... 91

Gambar 5.16 Halaman Tabel Relasi Pelatihan ... 92

xi

Gambar 5.20 Halaman Report Cek Status ... 94

Gambar 5.21 Halaman Form Registrasi ... 94

Gambar 5.22 Halaman Login Acount Peserta ... 95

Gambar 5.23 Halaman Info Pelatihan pada Acount Peserta ... 96

Gambar 5.24 Halaman Daftar Pelatihan pada Acount Peserta ... 96

Gambar 5.25 Halaman Cetak Surat Undangan Pelatihan pada Acount Peserta .. 97

Gambar 5.26 Halaman Info Pelatihan pada Acount Peserta ... 98

Gambar 5.27 Halaman Cetak Surat Daftar Pelatihan pada Acount Peserta ... 98

Gambar 5.28 Login Instruktur ... 99

Gambar 5.29 Acount Instruktur ... 99

Gambar 5.30 Cetak Laporan Daftar Pelatihan pada acount instruktur ... 100

Gambar 5.31 Laporan Daftar Pelatihan pada acount instruktur ... 101

Gambar 5.32 Laporan Daftar Peserta Pelatihan pada acount instruktur ... 101

Gambar 5.33 Login Admin ... 102

Gambar 5.34 Halaman Utama Acount Admin ... 102

Gambar 5.35 Halaman Upload Data Berita pada Acount Admin ... 103

Gambar 5.36 Form Input Berita pada Acount Admin ... 104

Gambar 5.37 halaman Tabel Berita pada Acount Admin ... 105

Gambar 5.38 halaman Tabel Pelatihan pada Acount Admin ... 105

Gambar 5.39 Form Input Data Pelatihan pada Acount Admin ... 106

Gambar 5.40 Tabel Instruktur pada Acount Admin ... 107

xii

Gambar 5.44 Tabel Peserta Pelatihan Yang Tidak Mahir Komputer ... 109

Gambar 5.45 Tabel Peserta Pelatihan Yang Mengikuti Pelatihan ... 110

Gambar 5.46 Laporan Peserta Pelatihan ... 111

Gambar 5.47 Menu Utama ... 111

Gambar 5.48 Menu Profile PPE ... 112

Gambar 5.49 Menu Layanan Yang ada di PPE ... 112

Gambar 5.50 Daftar Pelatihan ... 113

Gambar 5.51 Daftar Peserta Pelatihan ... 114

Gambar 5.52 Halaman Buku Tamu ... 114

Gambar 5.53 Halaman Hubungi Kami ... 115

Gambar 5.54 Halaman Drive C ... 116

Gambar 5.54 Halaman Explore Drive C/wamp/www/ ... 116

Gambar 5.55 Halaman localhost di Wamp 5 ... 117

Gambar 5.56 Halaman phpMyAdmin di Wamp 5 ... 118

Gambar 5.57 Halaman Import Database phpMyAdmin di Wamp 5 ... 118

Gambar 5.58 Halaman Menu Utama ... 119

Gambar 5.59 Login Admin ... 120

Gambar 5.60 Login Instruktur ... 121

xiii

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan Penelitian ... 6

Tabel 3.1. Sturktur Nama Pelaksana Elearning ... 25

Tabel 4.1 Analisis Dokumen ... 40

Tabel 4.2 Struktur Data Cek Status ... 53

Tabel 4.3 Struktur Data Registrasi Pendaftaran Peserta ... 53

Tabel 4.4 Struktur Data Jadwal Pelatihan ... 54

Tabel 4.5 Struktur Data Instruktur ... 54

Tabel 4.6 Struktur File Admin ... 59

Tabel 4.7 Struktur File Data Berita ... 59

Tabel 4. 8 Struktur File Data Buku Tamu ... 60

Tabel 4.9 Struktur File Data Counter ... 60

Tabel 4.10 Struktur File Data Dosen ... 61

Tabel 4.11 Struktur File Data Instruktur ... 61

Tabel 4.12 Struktur File Data Pelatihan ... 62

Tabel 4.13 Struktur File Data Peserta ... 62

Tabel 4.14 Struktur File Data Relasi Pelatihan ... 63

Tabel 4.15 Struktur File Data Upload ... 63

Tabel 4.16 Struktur File Data Visits ... 64

Tabel 5.1 Rencana pengujian informasi pendafatarn peserta ... 76

Tabel 5.2 Pengujian Cek Status peserta sebagai Dosen Tetap ... 77

Tabel 5.3 Pengujian Data Registrasi Peserta pelatihan elearning ... 77

xiv

Tabel 5.7 Pengujian Login Instruktur ... 79

Tabel 5.8 Pengujian Acount Instruktur ... 80

Tabel 5.9 Pengujian Data Cetak daftar pelatihan dan daftar peserta yang mengikuti pelatihan ... 81

Tabel 5.10 Pengujian Upload Modul Pelatihan pada acount Instruktur ... 81

Tabel 5.11 Pengujian Login Admin ... 82

Tabel 5.12 Pengujian Acount Instruktur ... 82

Tabel 5.13 Pengujian Cetak data daftar instruktur dan daftar peserta yang mengikuti pelatihan ... 83

1 1.1.Latar Belakang

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sudah menjadi trend setter dalam segala aspek kehidupan yang mengikuti arus perkembangan teknologi informasi kontemporer, mulai dari praktisi bisnis, pendidikan bahkan pemerintahan kita saat ini di Indonesia sudah melakukan transformasi dari aktivitas konvensional menjadi aktifitas digital. Aktivitas digital dalam segala aspek kehidupan kita sekarang ini dapat berupa e-bisnis, e-goverment, e-learning, e-commerce dan lain sebagainya.

Begitu juga dengan program kerja dari Pusat Pengembangan E-learning (PPE) di Universitas Padjadjaran yaitu menyediakan fasilitas pelatihan e-learning bagi para dosen Unpad. Adapun pelatihan elearning yang selama ini berjalan disesuaikan dengan kebutuhan dari user yaitu para dosen Universitas Padjadjaran baik dosen tetap maupun dosen magang. Pelayanan pelatihan yang disediakan PPE bagi civitas akademika Unpad yaitu berupa : Learning Management System, Desktop aplikasi, Networking, Multimedia dan ICT training by order.

Pendaftaran peserta pelatihan elearning selama ini masih bersifat konvensional yaitu melalui telepon, atau peserta datang langsung ke Lab Elearning sehingga data peserta pelatihan tidak bisa langsung diketahui dengan cepat ketika data peserta pelatihan dibutuhkan dalam waktu singkat. Adapun peserta pelatihan tidak bisa langsung mengakses langsung modul pelatihan karena modul akan diberikan ketika pelatihan berlangsung.

Berdasarkan apa yang dipaparkan diatas, maka penelitian pada tugas akhir ini penulis bermaksud merancang Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning di PPE Unpad yaitu mengenai pengolahan manajemen pendaftaran peserta pelatihan elearning, sehingga sistem yang penulis usulkan dapat diterima oleh instansi elearning yang bersangkutan.

Pada kesempatan sekarang, penulis tertarik untuk merancang sistem informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning dengan mengimplementasikan penelitian “Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning Berbasis Online di Pusat Pengembangan Elearning Unpad”

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah

Penjelasan latar belakang di atas, dapat diambil suatu pokok masalah dari sistem informasi pendaftaran pelatihan elearning berbasis Online di Pusat Pengembangan Elearning (PPE) Universitas Padjadjaran adalah sebagai berikut : 1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan pengamatan, penyebab dari semua masalah pada sistem pendaftaran peserta pelatihan elearning di PPE adalah :

1. Sistem pendaftaran peserta pelatihan elearning belum terintegrasi, yaitu data yang ada di bagian Administrasi tidak dapat digunakan dan dilihat langsung oleh Instruktur serta ketua pelaksana pelatihan.

2. Penyimpanan data peserta masih menggunakan arsip yaitu data peserta dicatat di buku baru kemudian diinput kekomputer dengan menggunakan Microsoft Word, sehingga pada saat pengarsipan peserta pelatihan terjadi duplikasi di arsip-arsip tersebut.

3. Peserta tidak bisa mengakses langsung modul pelatihan dari Instruktur karena modul hanya diberikan kepada peserta ketika pelatihan berlangsung, sehingga peserta tidak bisa mempelajari sebelum pelatihan. 4. Instruktur dan peserta tidak bisa mengetahui secara langsung terkait

pelatihan yang akan dan belum dilaksanakan karena belum adanya manajemen sistem informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning berbasis online di PPE Unpad.

1.2.2. Rumusan Masalah

Dari beberapa permasalahan yang penulis temukan dengan keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning yang sedang berjalan di Pusat Pengembangan Elearning (PPE) Unpad

2. Bagaimana rancangan sistem informasi Pendaftaran Peserta pelatihan elearning berbasis online di PPE Unpad

3. Bagaimana pengujian dari Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning berbasis online yang sudah dirancang penulis 4. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Pendaftaran Peserta

Pelatihan Elearning berbasis online di Pusat Pengembangan Elearning (PPE) Unpad yang sudah dirancang penulis.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Peserta Pelatihan Elearning di PPE Unpad dalam aspek pengolahan data peserta pelatihan

menjadi tepat, akurat dan berkualitas dengan waktu yang relatif cepat dengan harapan setiap elemen terkait seperti peserta, tutor, tim elearning dan petinggi Unpad dapat menggunakan sistem informasi peserta pelatihan tersebut serta memperoleh informasi yang dibutuhkan.

Adapun tujuan dari penulisan proposal usulan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem pendaftaran peserta pelatihan elearning yang sedang berjalan di PPE

2. Untuk merancang sistem informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning berbasis online di PPE Unpad

3. Untuk menguji Sistem Informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning berbasis online

4. Untuk mengimplementasikan hasil rancangan penulis terkait sistem informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning berbasis online di Unpad.

1.4.Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian baik secara kegunaan praktis maupun kegunaan akademis, bisa dilihat pada pemaparan dibawah ini :

1.4.1. Kegunaan Praktis

Semoga dengan karya yang sederhana ini bisa memberikan kontribusi yang positif bagi PPE Unpad. Sehingga diharapkan bisa menstimulasi dalam meningkatkan kinerja dari PPE Unpad dalam memberikan pelayanan pelatihan dan informasi eleraning.

1.4.2. Akademis

Semoga penelitian terkait Sistem Informasi Pelatihan Elearning Berbasis online di PPE Unpad ini dapat memberikan kontribusi yaitu :

1. Bagi pengembangan ilmu di jurusan Manajemen Informatika

2. Bagi peneliti lain, semoga penelitian ini bisa menjadi salah satu referensi penelitian selanjutnya

3. Bagi penulis, penelitian ini sebagai lahan pembelajaran dalam mengimplementasikan ilmu yang sudah didapat di kampus Unikom.

1.5. Batasan Masalah

Sistem Informasi Pelatihan Elearning Berbasis Online di PPE Unpad ini, permasalahannya di batasi agar kita terfokus dapat memberikan informasi dengan benar dan tepat sasaran. Ruang lingkup permasalahan ini adalah sebagai berikut :

1. Penulis hanya menganalisis sistem pendaftaran peserta pelatihan elearning yang sedang berjalan di PPE Unpad

2. Merancang sistem informasi Pelatihan pendaftaran peserta Elearning berbasis Online di PPE

3. Mengimplementasikan hasil rancangan sistem informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning berbasis online yang sudah dirancang penulis.

1.6. Lokasi dan Waktu

Lokasi penelitian bertempat di laboratorium PPE Unpad yang beralamat di jalan Dipati Ukur 35 Bandung. Sedangkan waktu penelitian dilaksanakan selama 4 bulan yaitu dimulai dari bulan Mei 2010 sampai bulan Agustus 2010.

Tahapan-tahapan dan jadwal penelitian bisa dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 1.1.

Jadwal Kegiatan Penelitian

NO AKTIVITAS

WAKTU

Mei Juni Juli Agustus

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Sistem

Engineering 2

Analisis sistem yang sedang berjalan di PPE

3

Perancangan sistem informasi pendaftaran elearning di PPE

4

Coding (tahap pembuatan aplikasi program berbasis web)

5

Testing dan up grading aplikasi web (Uji Coba program yang sudah di rancang penulis dan juga pembaharuannya)

Dari definisi sistem yang dipaparkan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau elemen-elemen yang saling terintegrasi satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

2.1.1. Karakteristik Sistem

Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu seperti menurut Atin Hafidiah dan Sumartaya Dasa (2003 : 25), berdasarkan definisinya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan Sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan harus dipelihara agar tidak hilang pengaruhnya, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan agar tidak mengganggu operasi sistem.

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Untuk membentuk kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa Masukan Perawatan (Maintenance Input) adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. Meliputi : Keluaran yang berguna, contohnya Informasi yang dikeluarkan oleh komputer. Dan keluaran yang tidak berguna dikenal sebagai sisa pembuangan, contohnya panas yang dikeluarkan oleh komputer.

7. Pengolah Sistem (Process)

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

8. Tujuan Sistem (Goal)

Suatu sistem akan dikatakan berhasil jika pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya. Sistem yang tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Adapun klasifikasi dari sistem terdapat beberapa macam, yaitu seperti pandangan Atin Hafidiah dan Sumartaya Dasa (2003 : 27), sistem

dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (Abstract System) dan sistem fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran yang tidak nampak secara fisik (Sistem Teologi yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia). Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang dapat dilihat secara fisik, sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem komputer, Sistem Akuntansi, dll).

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dalam artian tidak dibuat manusia (Sistem Tata Surya, Sistem Galaxi dll). Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human machine system (contoh Sistem Informasi).

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh : Sistem Komputer). Sedangkan sistem propabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. (Contoh : Sistem Manusia).

4. Sistem sederhana, kompleks dan sangat kompleks

Klasifikasi ini didasarkan atas banyaknya subsistem dan hubungan yang terjadi diantara subsistem yang ada pada sistem sederhana, memiliki subsistem yang sedikit dengan hubungan yang sederhana. Sedangkan sistem yang kompleks memiliki subsistem dan hubungan yang lebih banyak dibandingkan dengan sistem yang sederhana, begitupun dengan sistem yang sangat kompleks memiliki subsistem dan hubungan yang lebih banyak daripada subsistem kompleks dan sederhana.

5. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Close System)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sedangkan sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya, yang menggambarkan suatu peristiwa (event) yang nyata (fakta) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. sehingga data merupakan dasar pembuatan informasi yaitu bahan mentah yang perlu diolah lebih lanjut.

2.2.1 Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto (2000 : 30) bahwa mutu informasi merupakan salah satu hal yang pokok yang menentukan ketepatan keputusan yang dibuat. Suatu informasi dapat berharga dan berguna jika memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut :

1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.

2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan.

3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan.

4. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

2.2.2 Nilai Informasi

Suatu informasi dapat memiliki nilai jika mengakibatkan perubahan yang positif dalam tindakan yang diambil. Meskipun suatu data atau pernyataan seorang ahli dapat memberikan pengetahuan, namun apabila hal itu tidak mengakibatkan perubahan sikap serta tindakan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi, maka informasi itu hanya berupa pemikiran (filsafat) yang tidak ada realitasnya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Suatu informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga dengan processing system. Sistem informasi didefinisikan sebagai suatu sistem di

dalam organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian –kejadian internal dan eksternal yang penting serta menyediakan suatu dasar informasi dalam pengambilan keputusan yang tepat.

2.3.1Perkembangan Sistem Informasi

Semakin canggihnya teknologi, maka sistem informasi pun ikut berkembang untuk memudahkan user dalam mengelola sistem informasi. Menurut Jogiyanto (2000 : 34) ada beberapa perkembangan Sistem informasi yaitu seperti dibawah ini :

1. Sistem Informasi Tradisional.

SI dioperasikan dan dikelola secara semi-manual. SI seperti ini bersifat

batch processing, dimana data transaksi dikumpul diawal baru diproses untuk dibuat laporannya.

2. Sistem Informasi Berbasis Komputer.

Bersifat batch processing bisa juga Real-Time Process. Pembangunan SI sudah memanfaatkan teknologi komputer, yang dapat mendukung untuk kecepatan proses penciptaan informasi sengan tingkat keakuratan yang tinggi.

3. Sistem Informasi Lintas Platform

Teknologi baru yang merupakan gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi dikenal dengan nama teknologi komunikasi data.

2.3.2 Perancangan Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2000 : 35) bahwa perancangan sistem adalah tahap yang dilakukan setelah melakukan analisis sistem, pendefinisian kebutuhan – kebutuhan sistem yang akan dibangun, dan persiapan untuk merancang bangun implementasi sistem dengan menggambarkan sistem yang akan dibangun. Perancangan sistem dimulai dengan memahami sistem yang sedang berjalan dan kriteria – kriteria sistem yang akan dibangun biasanya menggunakan pemodelan secara terstruktur yang digambarkan oleh grafik atau diagram.

Tahap perancangan disebut juga tahap pemecahan masalah, yaitu dengan menyusun suatu algoritma, alur sistem, masukan, prosedur proses, keluaran, dan database. Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang baik, karena dengan rancangan yang tepat akan menghasilkan sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Berikut ini akan dijelaskan rangkaian atau ruang lingkup sistem yang akan dirancang (software) dengan memanfaatkan alat bantu.

2.4. Model Pembangunan Sistem

Hal mendasar dalam Pengembangan Sistem menurut Jogiyanto (2000 : 37) yaitu penganalisa sistem yang merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal, yaitu :

1. Produktifitas, hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa

mengembangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik.

2. Maintabilitas, perawatan mencakup :

Modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan dimanan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, peningkatan dan pelacakan kesalahan.

Untuk membangun suatu sistem yang kompleks secara sistematis dan terintegrasi, dibutuhkan metode pembangunan sistem agar menghasilkan suatu sistem yang standar. Metode penelitian yang digunakan adalah The Classic Lifecycle dimana pada model ini, setiap tahapan harus diselesaikan terlebih dahulu hingga selesai sebelum melanjutkan ke tahapan berikutnya, untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan tersebut.

Dibawah ini adalah gambar tahapan model waterfall yaitu :

Gambar 2.1 Metode Classic life Cycle Sistem

Engineeri

Analysi s

Desain

Coding

Maintenanc e Testing

Tahapan – tahapan yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut : 1. Sistem engineering

Yaitu bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, kemudian menetukan tujuan pembuatan sistem serta mengidentifikasi kendala – kendalanya.

2. Analisys

Yaitu tahap penganalisisan permasalahan secara lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan untuk mengetahui apakah sistem layak untuk dibangun atau tidak.

3. Design (Desain/Perancangan)

Yaitu merancang sistem sesuai dengan teknik dan metode perancangan sistem yang digunakan dengan mengindahkan pemahaman sistem sebelumnya dan kriteria – kriteria sistem yang akan dibangun. Dengan cara menampilkan kedalam Diagram Kontek, Data Flow iagram (Diagram Aliran Data), Entity Reationship Diagram, Struktur tabel, dan Struktur menu.

4. Coding(Pemrograman)

Yaitu tahap penterjemah data/pemecahan masalah software yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan..

5. Testing (Pengujian)

Yaitu tahap uji coba sistem yang telah disusun untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan – kesalahan yang terkandung didalamnya. Pengujian ini dimulai dengan membuat suatu uji kasus untuk setiap fungsi pada perangkat lunak, kemudian dilanjutkan dengan pengujian terhadap modul-modul dan terakhir

pada tampilan antar muka untuk memastikan tidak ada kesalahan dan semua berjalan dengan baik dan input yang diberikan hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.

6. Maintenance (Pemeliharaan)

Yaitu tahap pemeliharaan sistem secara rutin yang meliputi penataan ulang database, mem - backup dan scanning virus, dan sebagainya. Pemeliharaan dapat dilakukan jika ada permintaan tambahan fungsi sesuai dengan keinginan pemakai ataupun adanya pertumbuhan dan perkembangan baik perangkat lunak maupun perangkat keras.

2.5. Konsep Multi Tier Application

Aplikasi internet berbasis web, yang bisa dikembangkan dalam yaitu penerapan multi tier application. Multi tier application adalah aplikasi yang dibagi menjadi beberapa bagian yang menjalankan fungsi masing-masing. Secara umum, ada tiga bagian utama dari multi tier application: Client side presentation, Server side business logic, dan Backend storage.

2.5.1 Client Side Presentation

Client side presentation mengatur bagaimana aplikasi berinteraksi dengan user. Yang dimaksud dengan interaksi antara lain adalah: bagaimana data ditampilkan, bagaimana fungsi dan fitur aplikasi ditampilkan. Dalam aplikasi berbasis web, client side presentation dibuat dengan bahasa HTML, CSS, dan JavaScript. Beberapa tool yang digunakan untuk membuat client side presentation diantaranya Microsoft Frontpage, Macromedia Dreamweaver, dan sebagainya.

Client side presentation berbasis web contohnya adalah tampilan aplikasi email yang kita buka dengan browser.

2.5.2. Server Side Business Logic

Server side business logic, sering disebut juga middle tier, adalah bagian yang bertanggung jawab atas cara kerja aplikasi. Di dalamnya kita mengatur bagaimana fungsi dan fitur aplikasi dapat bekerja dengan baik. Dalam aplikasi berbasis web, ada beberapa alternatif yang dapat digunakan, ditentukan oleh jenis platiform yang digunakan. Alternatif ini akan dijelaskan lebih detail pada bagian selanjutnya.

2.5.3. Back End Storage

Bagian ini mengatur cara penyimpanan data. Penyimpanan data merupakan materi yang cukup kompleks dalam pembangunan aplikasi. Karena kecepatan, keutuhan, dan keamanan data merupakan faktor kritis dalam aplikasi.

Ada banyak solusi database yang tersedia di pasaran. Pada umumnya, database yang digunakan bertipe relasional (Relational Database Management System – RDBMS). Manajemen data dilakukan dengan bahasa SQL (Standard Query Language).

2.6 Programming

Pemrograman berbasis web, faktor yang menentukan kinerja aplikasi adalah kecepatan akses database dan kecepatan akses jaringan dan internet. Aplikasi berbasis web tidak dapat dijalankan langsung di komputer. Untuk menjalankannya, dibutuhkan engine tertentu, dalam hal ini web server.

2.6.1 Pengenalan WAMP Server 2.0

WAMP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall WAMP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. WAMP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi.

2.6.2 Mengenal APACHE

Apache sudah berkembang sejak versi pertamanya. Sampai saat ditulisnya artikel ini versi terakhirnya yang ada yaitu Apache ver 2.0.54. Apache bersifat open source, artinya setiap orang boleh menggunakannya, mengambil dan bahkan mengubah kode programnya.

Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada peminta, berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web. Jika diperlukan juga berdasarkan kode PHP yang dituliskan, maka dapat saja suatu database diakses terlebih dahulu (misalnya dalam MySQL) untuk mendukung halaman web yang dihasilkan.

2.6.3 Mengenal PHP

PHP dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994, pada awalnya tidak untuk didistribusikan dan hanya digunakan pada homepage pribadinya. Pada tahun 1995 dikeluarkan versi pertama yang dapat digunakan oleh umum dengan nama Personal Home Page Tools. FI berasal dari paket Rasmus yang mana merupakan html interpreter untuk data form. Pada hasil kombinasi tersebut juga ditambah dukungan terhadap mSQL. PHP/FI terus berkembang dan banyak orang mulai memberikan kontribusi dalam pengembangannya.

Pada pertengahan 1997 juga terjadi perubahan pada PHP dimana berubah menjadi proyek yang didukung oleh team yang lebih terorganisasi. Banyak kode utility dari PHP/FI yang di masukkan ke PHP dan banyak diantaranya telah selesai ditulis kembali. Sekarang baik PHP/FI atau PHP telah diikutsertakan dalam sejumlah produk komersil seperti C2's StrongHold web server dan RedHat Linux. Suatu perkiraan yang konservatif didasarkan dari hasil ekstrapolasi terhadap angka yang diperoleh dari NetCraft, PHP diperkirakan telah digunakan oleh lebih dari 150,000 situs diseluruh dunia.

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan kita untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. PHP dapat dijalankan pada berbagai macam Operating System (OS), misalnya Windows, Linux dan Mac OS. Selain Apache, PHP juga mendukung beberapa web server lain, misalnya Microsoft IIS, Caudium, PWS dan lain-lain. PHP dapat memanfaatkan database untuk menghasilkan halaman web yang dinamis. Sistem manajemen database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL. Namun PHP juga mendukung system manajemen Database Oracle, Microsoft Acces, Interbase, d-Base, PostgreSQL dan sebagainya.

Hingga kini PHP sudah berkembang hingga versi ke 5. PHP 5 mendukung penuh Object Oriented Programing(OOP), integrasi XML, mendukung semua ekstensi terbaru MySQL, pengembangan web services dengan SOAP dan REST, serta ratusan peningkatan kemampuan lainnya dibandingkan versi sebelumnya. Sama dengan web server lainnya PHP juga bersifat open source sehingga setiap orang dapat menggunakannya dengan gratis.

2.6.4 Mengenal MySQL

Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. SQL pertama kali didefinisikan oleh American National Standards Institute (ANSI) pada tahun 1986. MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source. MySQL adalah pasangan serasi dari PHP. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB yang berada di Swedia. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengola database beserta isinya. Kita dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database. MySQL merupakan sisitem manajemen database yang bersifat at relational. Artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi jauh lebih cepat.

MySQL dapat digunakan untuk mengelola database mulai dari yang kecil sampai dengan yang sangat besar. MySQL juga dapat menjalankan perintah-perintah Structured Query Language (SQL) untuk mengelola database-database yang ada di dalamnya. Hingga kini, MySQL sudah berkembang hingga versi 5. MySQL 5 sudah mendukung trigger untuk memudahkan pengelolaan tabel dalam database.

2.6.5 Mengenal PHPMyAdmin

Pengelolaan database dengan MYSQL harus dilakukan dengan mengetikkan baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk setiap maksud tertentu. Jika anda ingin membuat database, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk membuat database. Jika kita ingin menghapus tabel, ketikkan baris

perintah yang sesuai untuk menghapus tabel. Hal tersebut tentu cukup menyulitkan karena kita harus hafal dan mengetikkan perintahnya satu persatu. Banyak sekali perangkat lunak yang dapat dimanfaatkan untuk mengelola data base dalam MySQL, salah satunya adalah phpMyAdmin. Dengan phpMyAdmin kita dapat membuat tabel, mengisi data dan lain-lain dengan mudah tanpa harus hafal perintahnya. Untuk mengaktifkan phpMyAdmin langkah-langkahnya adalah : yang pertama setelah WAMP kita terinstall, kita harus mengaktifkan web server Apache dan MySQL dari control panel WAMP. Yang kedua, jalankan browser kesayangan Anda (IE, Mozilla Firefox atau Opera) lalu ketikkan alamat web berikut : http://localhost/phpmyadmin/ pada address bar lalu tekan Enter. Langkah ketiga apabila telah nampak interface (tampilan antar muka) phpMyAdmin anda bisa memulainya dengan mengetikkan nama database, nama tabel dan seterusnya.

Pada tahun 2002 dr. Koeswadji berhasil membuat kerjasama dengan universitas utretch Belanda untuk membuat proyek pengembangan e-Learning, untuk pertama kalinya delegasi utretch dipimpin oleh Mr. Cees de Jong. Pada tahun 2003 Unpad dan Universitas Utretch menandatangai nota kesepahaman (MoU) untuk membangun e-Learning di Universitas Padjadjaran termasuk didalamnya fasilitas dan software aplikasi.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan Misi dari Pusat Pengembangan Elearning Unpad ini bisa dilihat pada pemaparan dibawah ini :

3.1.2.1 Visi Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad :

“Terwujudnya sumber informasi E-learning untuk civitas akademika

Universitas Padjadjaran”.

3.1.2.2Misi Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad :

1. Memberikan fasilitas Pelatihan E-learning bagi para Dosen maupun civitas akademika di Unpad

2. Menyediakan informasi dan materi kuliah E-learning

3. Mendokumentasikan dan memantau keberlangsungan E-learning 4. Melakukan penelitian E-learning dan pengembangan E-learning 5. Melakukan penyuluhan dan sosialisasi E-learning

6. Melakukan kerjasama dengan instansi yang bisa mensuport E-learning 7. Melakukan pengelolaan E-learning secara professional

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi Pusat Pengembangan E-learning (PPE) Unpad bisa dilihat dibawah ini :

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

Detail dari Struktur Organisasi pelaksanaan pelatihan elearning bisa dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 3.1. Sturktur Nama Pelaksana Elearning

No Nama NIP Jabatan

1 Prof. Dr. H. Engkus Kuswarno, MS 131 801 324 Petinggi Unpad 2 Prof. Dr. Budi Nurani Ruchjana, MS 131 760 491 Petinggi Unpad 3 Dr. Irwan Ary Dharmawan 132 169 964 Ketua Pelaksana 4 Dr. rer.nat. Ir. Suseno Amin 131 954 960 Wakil Ketua I 5 Dra. Jenny Ratna Suminar, M.Si 131 760 505 Wakil Ketua II

6 Okki Mahendra D, S.Si., MT Sekretaris

7 Nono Carsono, SP., M.Sc., Ph.D 132 172 355 Anggota Bidang Penelitian dan Pembantu Rektor I

Bidang Akademik

Ketua Pelaksana Pelatihan E-learning

Wakil Ketua I

Wakil Ketua II

Sekretaris _Anggota Bidang

Anggota Teknis Rektor

Pengembangan konten

8 Hana Rizmadewi Agustina, S.Kp.,

MN 132 295 692

Anggota Bidang Penelitian dan

Pengembangan konten

9 Yanti Rubiyanti, S.Psi., Psych 132 313 567

Anggota Bidang Sosialisasi, Pelatihan dan Kerjasama

10 Ari Perdana Anggota Teknis

11 Ricky Fananie Anggota Teknis

12 Aditya Permadi Anggota Teknis

13 Fitria Kurniasih Anggota Teknis

14 Hesti Risdiany, Amd.Kom Anggota Teknis

3.1.4. Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas dari struktur organisasi pelatihan elearning yaitu : 1. Rektor Unpad (Pengarah Elearning) :

Memberi pengarahan baik berupa masukan maupun mensuport berupa kebijakan dan pengambil keputusan tentang Visi, Misi dan memantau keberjalanan pelatihan elearning bagi para dosen Unpad.

2. PR I Bidang Akademik (Penanggung Jawab Elearning) : Bertanggung jawab atas pelaksanaan pelatihan Elearning 3. Ketua Pelaksana :

Bertanggungjawab kepada Petinggi Unpad terkait dengan pelaksanaan dan juga laporan Pelatihan Elearning.

4. Wakil Ketua I & II :

Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana Pelatihan elearning tentang program pelatihan elearning.

5. Sekretaris :

Bertanggungjawab kepada Ketua Pelaksana terkait segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan pelatihan elearning.

6. Anggota Bidang :

Bertanggungjawab kepada ketua pelaksana pelatihan elearning dalam membantu keberlangsungan pelaksanaan elearning sesuai dengan bidangnya masing-masing

7. Anggota Teknis :

Bertanggungjawab kepada ketua pelaksana pelatihan elearning dalam membantu keberlangsungan pelaksanaan elearning dalam bidang teknis pelaksanaannya.

3.2. Metode Penelitian

Dibawah ini merupakan tahap-tahap yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini dimana tahap-tahap tersebut memiliki cara atau metode tertentu yaitu :

1. Tahap pengumpulan data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Observasi.

Observasi ini dilakukan dalam bentuk pengamatan secara langsung terhadap pelaksanaan pelatihan elearning.

Untuk mengumpulkan data, diadakan terlebih dahulu wawancara secara langsung dengan mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan pelatihan elearning.

c. Literatur

mempelajari dan mengumpulkan data dengan cara sebagian mengutip dari buku dan sumber-sumber lain yang bisa dijadikan sebagai referensi

2. Pengembangan sistem

Dalam perancangan sistem, paradigma yang digunakan adalah waterfall

model CLC (Classic Life Cycle). Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada tahap analisis sistem adalah sebagai berikut :

a. System / Information Engineering, adalah tahap rekayasa sistem.

b. Analisis, merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.

c. Design, merupakan tahap penterjemah dan keperluan – keperluan yang telah dianalasis ke dalam bentuk yang lebih mudah dan dimengerti oleh pengguna.

d. Coding, merupakan tahap penterjemah data atau pemecahan masalah

perangkat lunak yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan.

e. Testing, merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.

Sistem Engineering

Analysis

Design

Coding

Testing

Maintenance

f. Maintenance, merupakan tahap akhir dimana perangkat lunak yang telah selesai dibuat, dapat mengalami perubahan sesuai

permintaan pengguna.

Gambar 3.2 Classic Life Cycle

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian Menurut Prof. Dr. Suharsimi Arikunto (2006 : 51) adalah rencana dan struktur penyelidikan yang digunakan untuk memperoleh bukti-bukti empiris dalam menjawab pertanyaan penelitian. Definisi lain mengatakan bahwa desain (design) penelitian adalah rencana atau rancangan yang dibuat oleh peneliti, sebagai ancar – ancar kegiatan yang akan dilaksanakan. Desain penelitian ini merupakan kerangka atau perincian prosedur kerja yang akan dilakukan pada waktu meneliti, sehingga diharapakan dapat memberikan

gambaran dan arah mana yang akan dilakukan dalam melaksanakan penetian tersebut, serta memberikan gambaran jika peneletian itu telah jadi atau selesai penelitian tersebut diberlakukan.

Desain penelitian yang baik dapat memudahkan kita dalam melakukan penelitian. Yang dimaksud rancangan penelitian adalah pokok – pokok atau tiang

– tiang dari suatu usul penelitian yang menggambarkan suatu penelitian itu dilakukan dan bagaimana hasil penelitian itu diperkirakan setelah selesai nanti.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Ada berbagai klasifikasi desain penelitian dalam berbagai perspektif, menurut Prof. Dr. Suharsimi Arikunto (2006 : 53) yaitu

1. Desain penelitian dilihat dari perumusan masalahnya ; a. Penelitian eksploratif

b. Peneltian uji hipotesis

2. Desain penelitian berdasarkan metode pengumpulan data ; a. Penelitian pengamatan

b.Peneltian Survai

3. Desain penelitian menurut tujuannya ; a. Penelitian deskriptif

b. Penelitian komparatif

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Menurut Prof. Dr. Suharsimi Arikunto (2006 : 55) data primer yang dimaksud adalah data yang diperoleh dari responden. Sumber data diperoleh dari responden melalui wawancara dan juga observasi. Wawancara dilakukan untuk

memperoleh data dari instansi yang menjadi objek penelitian dan untuk mendapatkan berbagai informasi menyangkut masalah yang diajukan dalam penelitian.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Menurut Prof. Dr. Suharsimi Arikunto (2006 : 55) data sekunder merupakan data yang diterbitkan oleh Institusi yang bersangkutan. Sumber data yang diperoleh meliputi profil instansi, fasilitas, kegiatan, data instruktur, jadwal pelatihan. Data ini digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai kondisi dan karakteristik sistem yang ada di instansi yang bersangkutan. Data sekunder lainnya berupa referensi atau literatur dari berbagai buku atau media.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Menurut Prof. Dr. Suharsimi Arikunto (2006 : 57) metode pendekatan sistem dalam sebuah ruang lingkup Sistem Informasi di maksudkan untuk mengetahui permasalahan yang ada dalam sebuah sistem yang kemudian dicari alternatif solusi agar sistem informasi dalam sebuah instansi tersebut dapat membuat efektivitas kerja semakin baik dan efektif.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Menurut Prof. Dr. Suharsimi Arikunto (2006 : 57) metode pendekatan perancangan yang digunakan pada penelitian ini yaitu metode pendekatan terstruktur dimana pendekatan ini dimulai dari awal 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknikteknik (techniques) yang dibutuhkan

dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Menurut Prof. Dr. Suharsimi Arikunto (2006 : 57) pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.

Adapun tahapan pengembangan sistem sebagai berikut : 1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning). 2. Pengembangan sistem (system development)

Adapun pengembangan sistem meliputi penjelasan dibawah ini : a. Analisis sistem (system analysis)

Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui

b. Desain sistem secara umum (general system design)

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan baru tersebut.

d. Desain sistem terinci (detailed system design)

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.

e. Implementasi sistem (system implementation)

Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Metode Pendekatan yang digunakan penulis pada penelitian saat ini yaitu metode pendekatan terstruktur yaitu systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Untuk dapat melakukan analisis dan perancangan sistem sesuai dengan yang metode pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik

(nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english, pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data. Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut ini :

1) Flow Map

Flowmap adalah penyajian yang sistematis tentang proses dan logika serta penanganan informasi. Flowmap menggambarkan setiap langkah yang diperlukan dengan mempergunakan simbol-simbol yang melambangkan aktivitas atau langkah-langkah yang diperlukan.

2) Diagram kontek

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dalam diagram konteks, sistem dianggap sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci karena yng ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang akan mengaksesnya.

3) Data Flow Diagram

DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya).

DFD merupakan alat pembuatan model yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD adalah alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur

data dengan konsep dekomposisi (teknik memecah-mecah atau membagi perkiraan proyek ke dalam bagian-bagian yang kecil ) dapat digunakan untuk menggambarkan analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan kepada user. Pada umumnya tahapan dimulai dari level 0, 1, 2, dan seterusnya. Level 0 menggambarkan sistem secara global hanya saja disertai dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun semua proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah, yaitu level 1, 2, dan seterusnya, maka proses – proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas.

4) Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.

5) Perancangan Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Hal – hal yang perlu dilakukan dalam membentuk database adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file

– file yang diperlukan oleh sistem informasi. Pada tahap ini digunakan beberapa peralatan untuk mendukung proses pembentukan database tersebut. Berikut peralatan – peralatan yang digunakan untuk mendukung pembentukan database.

Normalisasi adalah proses memecah suatu file database yang mengandung permasalahan. Dibawah ini merupakan tahapan-tahapan normalisasi :

1. Bentuk Normal I (First Normal Form / 1-NF).

Suatu relasi memenuhi 1-NF jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal dalam satu baris atau

record.

2. Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF). Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika : a. Memenuhi 1-NF.

b. Setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian atribut.

Jika suatu relasi memenuhi 1-NF dan relasi tersebut memiliki tepat satu atribut yang membentuk kunci utama, maka relasi tersebut memenuhi 2-NF. Rasionalisasi 2-NF :

a. Memiliki semantik yang lebih eksplisit dari 1-NF. b. Mencegah beberapa kondisi anomali dalam update data. 3. Bentuk Normal III (Third Normal Form / 3-NF).

Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya jika : a. Relasi tersebut memenuhi 2-NF.

b. Setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut.

Suatu relasi yang memenuhi 2-Nf dan hanya memiliki satu atribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF.

4. Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF). Suatu relasi memenuhi BCNF jika dan hanya jika setiap determinan

yang ada pada relasi tersebut adalah kunci kandidat (candidate keys). Determinan adalah gugus atribut dimanaa satu atau lebih atribut lain tergantung secara fungsional.

b. Tabel Relasi

Proses relasi antar tabel merupakan pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjang entitas dan relasinya,yang berfungsi untuk mengakses data item sedemikian rupa sehingga database menjadi mudah dimodifikasi.

3.2.4. Pengujian Software

Pengujian software adalah satu elemen dari topik yang lebih luas yang sering diacu sebagai verifikasi dan validasi. Verifikasi adalah Kumpulan aktifitas yang menjamin penerapan software benar-benar sesuai dengan fungsinya. sedangkanValidasi adalah kumpulan aktivitas yang berbeda yang memastikan bahwa software yang dibangun dapat memenuhi keperluan pelanggan. Definisi dari verifikasi dan validasi meliputi berbagai aktivitas yang kita rujuk sebagai jaminan kualitas software (SQA). Pengujian merupakan salah satu tugas yang ada dalam arus siklus pengembangan .

Pengujian perangkat lunak yang digunakan peneliti yaitu menggunakan metode pengujian black box karena pengujian ini berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak.

3. Instruktur Pelatihan elearning

a. Menerima Jadwal pelatihan elearning b. Memberikan pelatihan elearning 4. Ketua Pelaksana Pelatihan

a. Menerima data peserta pelatihan elearning

b. Menyerahkan laporan data peserta dan instruktur pelatihan elearning ke Rektor Unpad

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa dokumen-dokumen digunakan dalam Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning. Untuk itu analisis dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan atau di sistem selanjutnya, adapun analisis dokumennya dapat dilihat dari tabel di bawah ini :

Tabel 4.1 Analisis Dokumen

NO

NAMA DOKUMEN

URAIAN

1 Surat

rekomendasi pelatihan elearning

Deskripsi : surat rekomendasi pelatihan elearning yang berisikan tentang pelatihan elearning Fungsi : Mengetahui data peserta pelatihan elearning Rangkap : 1 Rangkap

Sumber Data : Divisi akademik Ke : Beberapa Fakultas di Unpad Atribut : No surat, perihal, lampiran

2 Data Peserta Deskripsi : Dokumen yang berisikan data-data peserta Fungsi : Untuk memudahkan dalam jadwal pelatihan Rangkap : 3 rangkap

Sumber Data : Akademik Ke : -

Atribut : Nama, NIP, Alamat, Fakultas dan Jurusan 3 Laporan Data

Peserta

Deskripsi : Dokumen yang berisikan laporan semua data peserta pelatihan

Fungsi : Mengetahui semua data peserta pelatihan Rangkap : 2 rangkap

Sumber Data : Akademik

Ke : Ketua Pelaksana Pelatihan Elearning

Atribut : Nama, NIP, Fakultas, Jurusan, Alamat, Telepon, 4 Data

Instruktur

Deskripsi : Data seluruh Instruktur

Fungsi : Mengetahui data Instruktur yang terdaftar Rangkap : 3 rangkap

Sumber Data : Akademik Ke : Instruktur

Atribut : NIP, Nama, Alamat, TTD 5 Laporan Data

Instruktur

Deskripsi : Dokumen yang berisikan laporan data Instruktur

Fungsi : Mengetahui Laporan data Instruktur Rangkap : 2 Rangkap

Ke : Ketua Pelaksana Pelatihan Elearning Atribut : NIP, Nama, Alamat, TTD 6 Jadwal

pelatihan

Deskripsi : Dokumen yang berisikan jadwal pelatihan Fungsi : Mengetahui waktu dan pelatihan apa yang akan

dilaksanakan Rangkap 3 Rangkap: Sumber Data : Akademik Ke : Peserta dan Instruktur

Atribut : Instruktur, Materi_Pelatihan, Tahun_Ajaran, Waktu_Pelatihan, Tempat_Pelatihan.

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di proses dalam sistem pendaftaran peserta pelatihan elearning. Dengan adanya analisis prosedur dapat membantu penentuan prosedur apa saja yang terjadi dalam perancangan sistem selanjutnya, adapun analisis prosedur yaitu :

Bagian PPE memberikan surat rekomendasi pelatihan elearning kepada fakultas-fakultas di Unpad, kemudian Fakultas-fakultas tersebut memberikan rekomendasi peserta pelatihan, dan peserta pelatihan yang telah direkomendasi memberikan rekomendasi kehadiran untuk mengikuti pelatihan elearning. Selanjutnya PPE mengecek kelengkapan data peserta dengan melhat di data peserta kemudian pelatihan elearning dilaksanakan.

Instruktur memberikan data Instruktur ke PPE yang kemudian dicatat, setelah itu dibuat laporan data Instruktur oleh PPE bagian administrasi sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diarsipkan dimana arsip lap. Data Instruktur diberikan ke bagian pelaksana pelatihan untuk menentukan jadwal pelatihan dan rangkap 2 diberikan ke Ketua pelaksana pelatihan.

4.1.2.1. Flow Map

Flowmap adalah penyajian yang sistematis tentang proses dan logika serta penanganan informasi. Flowmap menggambarkan setiap langkah yang diperlukan dengan mempergunakan simbol-simbol yang melambangkan aktivitas yang diperlukan. Adapun sistem pendaftaran peserta yang disajikan kedalam bentuk flowmap dibawah ini :

PPE Fakultas Instruktur Peserta Surat Pemberitahuan Pelatihan Elearning Surat Pemberitahuan Pelatihan Elearning Mendata peserta pelatihan Surat rekomendasi peserta Pelatihan Elearning Mencatat peserta pelatihan Jadwal Pelatihan Jadwal Pelatihan Jadwal Pelatihan Jadwal Pelatihan Jadwal Pelatihan Mencatat peserta yang mengikuti pelatihan Data Peserta Surat rekomendasi peserta Pelatihan Elearning Surat rekomendasi peserta Pelatihan Elearning Surat rekomendasi peserta Pelatihan Elearning

Gambar 4.1 Flowmap Sistem Pendaftaran Peserta Pelatihan Yang Sedang Berjalan

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dibawah ini diagram konteks terkait sistem pendaftaran peserta pelatihan yang sedang berjalan di PPE Unpad :

SISTEM PENDAFTARAN PESERTA PELATIHAN

ELEARNING UNPAD Peserta

Pelatihan

Ketua Pelaksana Pelatihan Elearning

PPE

Konfirmasi peserta pelatihan

Surat Undangan Pelatihan Elearning

Jadwal Pelatihan Jadwal Pelatihan

Data Instruktur

Data Instruktur

Laporan Data Peserta Report Laporan Data Peserta Pelatihan

yang di ACC Ketua Pelaksana

Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

DFD merupakan alat bantu yang menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika. Dibawah ini DFD yang sedang berjalan di PPE Unpad yaitu :

DFD Level 1 1.0 Pendaftaran Data Peserta 2.0 Data Instruktur 3.0 Cetak Laporan Data Peserta Peserta Pelatihan Elearning

Konfirmasi mengikuti Pelatihan

PPE Laporan Data Peserta Jadwal Pelatihan Elearning Data Peserta Pelatihan Jadwal Pelatihan Konfirmasi Kesediaan Mengisi Pelatihan Ketua Pelaksana Pelatihan Elearning Laporan Data Instruktur Laporan Data Peserta Laporan Data Instruktur Laporan Data Peserta

Pelatihan Elearning

Gambar 4.3 DFD Sistem Pendaftaran Pelatihan Elearning Yang Sedang Berjalan

DFD Level 1 Proses 1

Peserta Pelatihan Elearning 1.1 Pendaftaran Peserta Pelatihan Konfirmasi mengikuti pelatihan Data Peserta Pelatihan Data Peserta 1.3 Pembagian Jadwal Pelatihan Data Peserta Jadwal Pelatihan Elearning PPE Laporan Data Peserta

Pelatihan . 1.2 Cek Fasilitas peserta Laporan fasilitas Peserta Ketua Pelaksana Pelatihan

Laporan Data Peserta

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Evaluasi sitem yang berjalan terkoordinasi cukup baik, tapi ada beberapa kendala atau kekurangan yang perlu diperbaiki pada sistem yang berjalan antara lain :

1. Sistem Pendafatarn peserta berupa arsip dan dokumen, masih bersifat konvensional sehingga ketika dibutuhkan informasi yang cepat tentang data para peserta membutuhkan waktu yang cukup lama

2. Sistem Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning di PPE belum terintegrasi, yaitu data yang ada di bagian administrasi PPE tidak dapat diakses maupun dilihat langsung oleh ketua Pelaksana maupun instruktur secara online.

3. Peserta tidak dapat mengakses Informasi tentang pelatihan, instruktur dan modul pelatihan secara online karena sistem pendaftaran belum tersedia. 4. Surat Undangan pelatihan bagi peserta pelatihan hanya bisa didapat jika

peserta mengajukan pelatihan ke PPE Unpad.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan syarat mutlak ketika akan membangun sebuah sistem alternatif yang lebih efektif, untuk memperbaiki sistem yang sebelumnya. Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning yang dirancang untuk mempercepat penyebaran informasi dan juga sebagai sarana komunikasi para pengguna sistem informasi yang dibutuhkan. Perbedaan antara sistem yang berjalan dan yang diusulkan terletak pada pengolahan proses pendafataran peserta yang telah terintegrasi dan tersimpan dalam sebuah database.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem memiliki tujuan untuk menghasilkan perancangan pengolahan pendaftaran peserta pelatihan elearning yang berbasis online untuk mempermudah pengguna dengan memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang baru. Perancangan sistem ini meliputi diagram alir dokumen, diagram konteks dan diagram alir data. Pada tahap perancangan ini akan memberikan gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang sedang berjalan dalam sistem.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan dan menyelesaikan suatu tujuan. Adapun rincian dari gambaran umum sistem yang diusulkan penulis akan dipaparkan pada penjelasan dibawah ini :

4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan Prosedur yang diusulkan yaitu :

1. Perancangan Prosedur berupa Proses Pendaftaran yang diusulkan

Bagian IT di PPE menginputkan database dosen tetap Unpad dalam bentuk data base MySQL, database peserta tersebut meliputi : NIP, Nama Lengkap Dosen, Fakultas dan Jurusan. Data tersebut bertujuan untuk verifikasi data bahwa hanya dosen tetap Unpad saja yang bisa mengakses pendaftaran peserta pelatihan elearning.

2. Perancangan Prosedur berupa Proses Acount Peserta yang diusulkan Setelah database Dosen tetap Unpad di inputkan kedalam database, para peserta yaitu dosen tetap Unpad diberikan sandi agar bisa mengakses

sistem informasi pendaftaran peserta pelatihan elearning dan peserta menginputkan data sesuai di form pendaftaran peserta berupa : alamat email, password, alamat, no telepon dan memasukan informasi apakah mahir komputer dan internet atau tidak. Informasi tentang kemahiran komputer dan internet ini akan diintegrasikan kedalam database peserta di bagian Admin yang nantinya daftar para peserta pelatihan yang mahir komputer atau tidak akan dipisahkan dalam pelaksanaan pelatihan elearning. Peserta yang sudah menginputkan data di form registrasi pelatihan bisa langsung memiliki acount Peserta dengan memasukan email dan password yang sudah diinputkan sebagai syarat login untuk mengakses acount peserta. Dalam acount peserta tersebut dapat memperoleh informasi tentang pelatihan, instruktur, modul pelatihan dan juga fasilitas cetak daftar pelatihan dan cetak undangan pelatihan ketika akan mengikuti pelatihan elearning.

3. Perancangan Prosedur berupa Proses Acount Instruktur yang diusulkan Acount instruktur hanya diinputkan oleh Admin dimana data acount instruktur hanya bisa diakses dengan memasukkan email dan password instruktur yang benar. Instruktur yang sudah diinput oleh Admin kedalam database instruktur bisa mengakses acount instruktur dimana fasilitas dalam acount instruktur tersebut yaitu bisa mengetahui jumlah peserta yang mengikuti pelatihannya, jadwal pelatihan dan juga instruktur dapat meng-upload modul pelatihan agar para peserta pelatihan bisa langsung mengakses modul pelatihan tersebut. Kemudian dalam acount instruktur

ini terdapat fasilitas cetak pelatihan dan juga cetak daftar peserta yang mengikuti pelatihan dengan instruktur yang bersangkutan tersebut.

4. Perancangan Prosedur berupa Proses Acount Admin yang diusulkan Admin bertanggungjawab dalam mengolah data baik input, edit maupun menghapus data sesuai prosedur yang sudah ditetapkan PPE berupa tabel berita, tabel buku tamu, tabel pelatihan, tabel instruktur, dan tabel peserta. Dimana dalam tabel instruktur, pelatihan dan daftar peserta terdafat sistem yang bisa langsung diproses untuk cetak laporan baik cetak laporan data instruktur, pelatihan maupun peserta dengan klasifikasi peserta baik yang mahir komputer internet maupun tidak yang bisa diserahkan langsung kepada ketua pelaksana pelatihan elearning di PPE Unpad.

4.2.3.1 Diagram Kontek

Diagram konteks yang diusulkan cukup sederhana, dimana Diagram Konteks yang diusulkan memiliki 2 entitas, yaitu entitas internal dan entitas eksternal. Entitas internal yaitu Admin PPE. Sedangkan untuk entitas eksternal yaitu Peserta, Instruktur dan Ketua Pelaksana Pelatihan. Dibawah ini merupakan Diagram Konteks yang di usulkan :

Peserta Pelatihan

Ketua Pelaksana Pelatihan Elearning

Web Pendaftaran pelatihan Elearning

Daftar Pelatihan

Laporan Data Peserta, Laporan Data Instruktur,

Laporan Pelatihan

Surat undangan Pelatihan, jadwal pelatihan,

Info Pelatihan, Modul Pelatihan Modul Pelatihan Instruktur

list peserta, jadwal pelatihan

Admin

Info Berita Info Buku Tamu

Info Pelatihan Info Instruktur Info Peserta Data Berita

Data Pelatihan Data Instruktur

4.2.5. Data Alir Dokumen (DAD) Yang Diusulkan

DAD yang diusulkan pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file dan laporan sumber dokumen tersebut. Diagram Alir Dokumen termasuk alat komunikasi medium yang baik antara desainer dan pemakai karena mudah dipahami. Tujuan dari Diagram Alir Dokumen (DAD) adalah membuat/ mengetahui aliran data seluruhnya dari sistem. Dibawah ini DAD yang diusulkan untuk sistem baru, dapat dilihat pada gambar berikut :

a. DAD Level 1 Yang Diusulkan

1.0 Pendaftaran peserta 3.0 Inputan Modul Peserta Pelatihan Elearning

Cek status dan Daftar Peserta

Info Modul

Konfirmasi status

Admin

List Data Peserta

2.0 Update konten Konfirmasi login login Instruktur Jadwal Data Instruktur Data Jadwal Info Instruktur Info Jadwal Instruktur login Konfirmasi login Modul _ModulData

Berita _BeritaData Info Berita

b. DAD Level 2 Proses 1

Berikut adalah Diagram Alir data Proses 1 untuk pendaftaran peserta :

Konfirmasi status Input Nip dan Sandi

Pendaftaran Peserta .1.1 Input Data peserta Cek status 1.2 Data Peserta Data Peserta

Email peserta dan password untuk login acount peserta

Gambar 4.7 Diagram Alir Data Level 2 Proses 1

c. DAD Level 2 Proses 2

Berikut adalah Diagram Alir data Level 2 Proses 2 untuk update konten :

Konfirmasi Login Data Login Cek Status Peserta Admin . 2.1 Konfirmasi login Input Data Login 2.2

Data Cek Status

Peserta _{Data cek status} Peserta Admin Data Admin Data Login Input data cek status peserta 2.3 Input data Berita 2.4 Input data Instruktur 2.5 Input data jadwal Pelatihan 2.6 Data Berita Data Instruktur

Data Jadwal Pelatihan

Berita Data Berita Instruktur Data Insturktur Jadwal Pelatihan Data Pelatihan

119

6. Setelah database SI Pendaftaran berhasil diimport, kita masuk jendela “localhost” lagi dan mengklik folder “Elearning-Ref” pada dibawah menu “Your Projects”. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 5.58 Halaman Menu Utama

Jika tampilan diatas sudah berhasil diakses maka program SI Pendaftaran sudah siap digunakan.

120

5.2.7. Penggunaan Program

Program ini bisa digunakan secara localhost maupun secara online sudah bisa diakses di elearningunpad.co.cc. Program ini hanya bisa diakses oleh tiga kategori pengguna yaitu admin, instruktur dan peserta (dosen tetap Unpad yang memiliki NIP dan sandi). Adapun detail penggunaan ketiga acount tersebut yaitu :

1. Login Acount Admin

Login Acount Admin bisa diakses dengan memasukkan email dan password kemudian menekan tombol “Admin” jika email dan password yang diinputkan benar, maka kita bisa mengakses dan mengolah data yang ada di acount Admin seperti yang sudah dijelaskan pada bagian implementasi antar muka.

Gambar 5.59 Login Admin

2. Login Acount Instruktur

Login acount instruktur ini hanya bisa diakses jika email dan password yang diinputkan sesuai dengan data yang ada didatabase SI Pendaftaran dengan mengklik tombol “Instruktur”. Adapun detailnya seperti gambar dibawah ini :

121

Gambar 5.60 Login Instruktur

3. Login Acount Peserta

Login acount peserta ini bisa diakses jika email dan password yang diinputkan sesuai dengan data yang ada di database SI Pendaftaran dana kemudian mengklik tombol “Peserta” . detailnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini :

122 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan apa yang sudah dipaparkan pada bagian pembahasan sebelumnya, penulis mencoba membuat suatu kesimpulan dan mengajukan beberapa saran yang berhubungan dengan pembahasan yang telah dikemukakan di bab-bab sebelumnya.

6.1. Kesimpulan

Pembangunan Sistem Informasi Peserta Pelatihan Elearning merupakan sistem yang berbasis online, adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pembangunan sistem informasi peserta pelatihan elearning ini yaitu :

1. Sistem pendaftaran peserta pelatihan yang sedang berjalan belum terintegrasi karena belum ada Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan berbasis online sehingga para peserta harus menggunakan cara konvensional yaitu melalui telepon ketika akan mendaftarkan diri sebagai peserta pelatihan elearning

2. Berdasarkan permasalahan diatas, maka peneliti merancang Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning berbasis online berupa cek status peserta, registrasi pendaftaran pelatihan berbasis online, info pelatihan, jadwal pelatihan, akses modul, cetak laporan daftar peserta, cetak daftar pelatihan, cetak daftar instruktur yang terkait pelatihan elearning menjadi lebih mudah dan cepat diakses.

123

3. Pengujian dari Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning dengan menggunakan metode Black Box dimana metode ini hanya berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang dibuat.

4. Implementasi Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning berupa web online yang sudah bisa di akses di elearningunpad.co.cc dengan fasilitas acount admin, instruktur dan peserta dimana peserta sebelum melakukan registrasi online terkait pendaftaran mengikuti pelatihan diawali dengan cek status sebagai dosen tetap Unpad. Jika cek status tersebut berhasil maka peserta dapat langsung registrasi untuk memliki acount peserta.

6.2 Saran

Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk PPE UNPAD dalam usaha pengembangan Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan elearning yang baru, yaitu :

1. Sebuah sistem termasuk Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Pelatihan Elearning ini hanya bisa berjalan dengan baik yang baik bila ada kerjasama yang baik antara pengembang dan pemakai, sehingga informasi yang disajikan bisa sesuai dengan kebutuhan pemakai.

2. Sistem informasi pendaftaran berbasis online ini bisa dikembangkan kepada sistem informasi pelatihan elearning.

3. Sistem Informasi Pendaftaran peserta pelatihan elearning berbasis online ini bisa di integrasikan dengan aplikasi untuk implementasi elearning yaitu Moodle Source yang merupakan tools aplikasi alternatif selain WebCT

124

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto HM. 2000. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan praktis aplikasi bisnis. Andi. Yogyakarta. Atin Hafidiah dan Sumartaya Dasa. 2003. Sistem Informasi Manajemen Untuk

Organisasi Bisnis. Kencana Utama. Bandung. Budi Irawan. 2005. Jaringan Komputer. Graha Ilmu.Yogyakarta. Sri Dewi Puspitawati, SE..M,Si. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung. Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. ANDI.Yogyakarta. Ir Fatansyah. 2002. Teks Komputer Basis Data. Informatika. Bandung

Prof. Dr. Suharsimi Arikunto. 2006. Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktik. Penerbit Rineka Cipta. Jakarta

Online :

[Sumber :http://www.elearning.unpad.ac.id] diakses pada tanggal 12 Mei 2010 [Sumber :http://www.webct4.unpad.ac.id] diakses pada tanggal 15 Mei 2010