Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

BAB III TOPIK PENELITIAN

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai Sistem Informasi Akuntansi, maka terlebih dahulu kitab harus memilah ketiga variabel kata diatas menjadi definisi-definisi yang kemudian akan membangun sebuah definisi tentang Sistem Informasi Akuntansi. • Sistem Sistem merupakan gabungan dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan membentuk tata cara atau prosedur melalui tiga tahap, yaitu input, proses, dan output untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart dalam Fitriasari dan Kwary 2006:2 mendefinisikan sistem sebagai berikut : ” Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.” Definisi sistem yang lain, yaitu : ” Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.” Menurut Hall 2005:6. Berbagai macam pendapat para ahli mengenai pengertian sistem, tetapi pada dasarnya sistem adalah: 1. Terdiri dari beberapa sub sistem yang lebih kecil, Universitas Sumatera Utara 2. Mempunyai keterkaitan atau saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, 3. Mempunyai tujuan yang sama, Adapun unsur-unsur yang merupakan bagian dari sebuah sistem yaitu: 1. Komponen Ganda Sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian. 2. Keterkaitan Relatedness Suatu bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem. Walaupun fungsi setiap bagian bersifat independen satu sama lain, semua bagian mendukung tujuan yang sama. Jika suatu komponen tertentu tidak memberikan kontribusi ke tujuan bersama, maka bagian itu bukan dari sistem tersebut. 3. Sistem Versus Subsistem Diantara sistem dan subsistem terdapat perbedaan perspektif, dan demi tercapainya tujuan, keduanya dapat ditukarkan. Sebuah sistem disebut subsistem ketika dilihat kaitannya dalam sistem yang lebih besar di mana sistem tersebut tersebut menjadi bagiannya. Sebaliknya, subsistem dapat menjadi sebuah sistem ketika sistem tersebut menjadi pusat perhatian. 4. Tujuan Setiap sistem harus dapat melayani setidaknya satu tujuan, tetapi sistem tersebut dapat melayani beberapa tujuan. Ketika sebuah Universitas Sumatera Utara sistem tidak lagi dapat memenuhi tujuan, maka saat itu pulalah sistem harus diganti. Hal diatas menjelaskan bahwa sistem itu sendiri bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang saling mengisi satu sama lainnya. Dan sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan sebagai berikut. 1. Masukan atau Input. 2. Pengolahan atau Processing. 3. Hasil dari pengolahan atau Output. Sistem menerima input dari lingkungannya dan juga menghasilkan output untuk lingkungannya. Sistem tertutup tidak menerima input dari lingkungannya dan tidak menghasilkan untuk lingkungannya. Output dari sistem tertutup adalah eksistensi dari sistem itu sendiri. Sistem yang sederhana terdiri dari satu input dan satu output. Sistem yang lebih komplek akan terdiri dari beberapa input dan juga akan menghasilkan beberapa output pula. − Model sistem terbuka sederhana − Model sistem terbuka beraneka Input 1 Output 1 Input 2 Proses Output 2 …….. ………. Input n Output n Output Proses Input Universitas Sumatera Utara − Model sistem tetutup Input Proses Output Gambar 3.2 Model Sistem Sumber: Halim 1994:84 • Informasi Informasi berasal dari data. Sebelum menjelaskan arti dari informasi, kita harus mengetahui arti dari data terlebih dahulu. Data adalah fakta statistik dalam bentuk kumpulan simbol yang tidak mengartikan sesuatu. Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut McLeod 2001:12 ” Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang sudah memiliki arti tertentu bagi kebutuhan penggunanya.” Menurut Bodnar dan Hopwood 2003:1 yaitu: “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Dari definisi tersebut di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa informasi merupakan data yang menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, digunakan untuk pengambilan keputusan. Dalam mentransformasi data menjadi informasi dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara 1. Pengumpulan atau Capturing adalah mengumpulkan data melakukan pemeriksaan keterangan yang ada, apakah itu data atau fakta. 2. Memilah atau verfying adalah memilah data atau fakta yang dikumpulkan tersebut benar atau hanya direka-reka saja. 3. Pengelompokkan atau Pengelompokkan atau Classifying adalah mengelompokkan data yang telah ada sesuai dengan yang dibutuhkan.. 4. Penyeleksian atau Sorting adalah menempatkan unsur data ke dalam urutan data yang disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai. 5. Meringkas atau Summarizing adalah meringkas data yang telah dikelompokkan menjadi laporan data menjadi bentuk matematis atau angka. 6. Perhitungan atau Calculating adakah memberikan nilai kepada data- data yang ada. 7. Penyimpanan atau Storing adalah menempatkan data pada alat-alat penyimpanan yang dapat dilihat kembali pada saat diperlukan. 8. Pengambilan kembali atau Retriving adalah pengambilan keterangan kembali dari arsip bila informasi tersebut masih layak guna untuk dipakai sebagai informasi. 9. Memperbanyak atau Reproducing adalah menciptakan kembali atau memperbanyak informasi yang ada dengan fotocopy atau magnetic disk agar data asli tidak rusak. Universitas Sumatera Utara 10. Mengkomunikasikan atau Communicating adalah menyebarkan informasi yang tersimpan kepada si pemakai informasi tersebut. Menurut Romney dan Steinbart dalam Fitriasari dan Kwary 2006:11 ” Informasi dapat berguna dan memberikan arti bagi pengambilan kepotusan apabila memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Relevan Informasi yang digunakan perusahaan untuk diolah adalah informasi yang relevan dengan tujuan perusahaan. Artinya informasi tersebut mampu mengurangi ketidakpastian dan dapat meningkatkan kualitas keputusan. b. Handal Informasi yang dibutuhkan perusahaan adalah informasi yang bebas dari kesalahan maupun penyimpangan. c. Lengkap Informasi yang disajikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tidak ditambahi atau dikurangi nilainya. d Tepat Waktu Informasi yang digunakan perusahaan adalah informasi yang tersedia pada saat dibutuhkan. e. Dapat dipahami Informasi yang tersedia harus dapat dipahami dan jelas sehingga informasi tersebut dapat digunakan oleh semua pihak yang membutuhkan. Universitas Sumatera Utara f. Dapat diverifikasikan Informasi dapat diverifikasi apabila pihak yang berbeda bekerja secara independen tetapi dapat menghasilkan informasi yang sama. • Akuntansi Pengertian Akuntansi menurut Soemarso, 2003:3 Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang penting sehingga memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien. Akuntansi juga dapat difenisikan sebagai proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Dari definisi tersebut dijelaskan fungsi akuntansi yaitu mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi ekonomi dari keseluruhan operasi kepada kalangan umum yang luas. Pada hakikatnya akuntansi merupakan sistem informasi dikarenakan fungsi dari akuntansi itu sendiri untuk menghasilkan informasi berupa laporan keuangan yang secara akurat, relevan, serta dapat dipercaya oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Jelasnya akuntansi merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasional yang efisien dan ekonomis. Akuntansi juga membentuk sebagian informasi umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam konteks ini akuntansi menjadi bagian dari suatu bidang dasar yang dibatasi oleh konsep informasi. Universitas Sumatera Utara • Sistem Informasi Akuntansi Menurut Widjajanto 2001:4 “ Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.” Menurut Bodnar dan Hopwood 2001:1 ” Sistem informasi akuntansi diartikan sebagai kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi yang dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan.” Menurut Moscove 1991:3 ”Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menglasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak perusahaan seperti kantor pajak, investor dan kreditor dan pihak intern terutama manajemen.” Sistem informasi akuntansi menyiapkan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya. Manajemen organisasi perusahaan atau instansi menerima informasi dan memanfaatkannya sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Keputusan manajemen itulah yang akan mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya. Sistem informasi akuntansi mempunyai sebelas komponen yaitu: 1 komponen sasaran dan tujuan, merefleksikan kekuatan pendorong sistem dan Universitas Sumatera Utara alasan keberadaan suatu sistem, 2 komponen input data, 3 komponen output, informasi untuk pengambilan keputusan, 4 penyimpanan data, 5 pemroses, 6 instruksi dan prosedur, memproses data menjadi informasi, 7 batas sistem, 8 kendala sistem, yaitu keterbatasan intern dan ekstern, 9 komponen pengaman yang berguna dan menjamin informasi yang dihasilkan akurat, 10 komponen interface informasi, berfungsi sebagai penghubung antar pemakai, antara mesin dengan pemakai, antar subsistem dalam sistem informasi akuntansi, 11 subsistem, merupakan bagian sistem informasi akuntansi. • Model – model Sistem Informasi Akuntansi Model umum untuk mengkaji aplikasi Sisitem Informasi Akuntansi biasanya terdiri dari pemakai akhir, sumber data, kumpulan data, pemrosesan data, manajemen data base, penghasil informasi dan umpan balik. Namun, seiring dengan perubahan struktur perusahaan, maka lahirlah model-model baru karena kelemahan dan keterbatasan model sebelumnya. Ada lima model yaitu : 1. Proses Manual Model proses manual adalah bentuk yang paling tua dan tradisional dari sistem akuntansi. Sistem manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis.Kelebihan dari proses manual ini adalah : a Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi akuntansi dan bidang akuntansi lainnya b Logika proses bisnis dapt lebih mudah dimengerti ketika tidak diselubungi oleh teknologi, dan c Memfasilitasi Universitas Sumatera Utara pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, dan kontrol akses. Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen- dokumen yang cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi. 2. Model Flat File File Mendatar Pendekatan flat file sering sekali berkaitan dengan sistem yang disebut sebagai sistem warisan legacy sistem yaitu sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar yang diterapkan pada akhir tahun 1950 sampai 1980-an. Flat file menjelaskan suatu lingkungan dimana file-file yang data individualnya tidak ada berkaitan dengan file-file lainnya. Kelebihannya adalah file-file distrukturisasi, diformat dan diatur sebagai sebuah kebutuhan spesifik dari pemilik atau pemakai data utama. Namun demikian, strukturisasi seperti itu dapat mengesampingkan atribut data yang berguna bagi pemakai lain, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data dalam organisasi. 3. Model Data Base Masalah-masalah yang berkaitan dengan flat files dapat diatasi dengan mengimplementasikan model data base ke manajemen data atau sering disebut sistem manajemen data base Data Base Manajemen System, yaitu merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Universitas Sumatera Utara 4. Model REA REA adalah suatu kerangka akuntansi untuk membuat model Rources Events dan Agents yang kritikal dalam organisasi dan relasi diantara mereka. Model ini mensyaratkan bahwa fenomena-fenomena akuntansi dicirikan dengan cara yang konsisten dengan pengembangan perspektif pemakai majemuk. Data bisnis tidak harus diformat atau secara artifisial dibatasi dan harus mencerminkan semua aspek yang relevan dengan peristiwa-peristiwa ekonomi yang mendasarinya. 5. Model Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning Perencanaan Sumber Daya Perusahaan merupakan sebuah model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.Enterprise Resources Planning memecahkan dua hambatan fungsional tradisional yaitu dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi dan dengan memperkenalkan praktik-praktik yang umum diantara semua pemakai organisasi. Oleh karena kompleksitas dan ukurannya, hanya sedikit organisasi yang ingin ataupun mampu untuk berkomitmen pada sumber daya keuangan dan fisik yang diperlukan dan pada resiko dalam mengembangkan sistem in house. Hall: 2001:31.

B. Informasi Akuntansi Untuk Pengambilan Keputusan