b. Pada penelitian ini wawancara yang dilakukan dengan tidak terstuktur dan penulis dapat berwawancara langsung dengan Bapak Umar selaku
Bendahara Sekolah. Dan wawancara tersebut menghasilkan pokok permasalahan yaitu keterlambatan sistem kerja dalam proses
pendataan pembayaran SPP siswa karena masih menggunakan buku besar sebagai media untuk mencatat pembayaran SPP siswa.
2. Penelitian kepustakaan
Pada penelitian kepustakaan ini penulis mencari sumber yang berkaitan langsung pada judul Tugas Akhir penulis, yaitu di perpustakaan Universitas
Sumatera Utara dan pada penelitian kepustakaan ini penulis memperoleh beberapa buku tentang sistem aplikasi dan database.
3.3 Analisis Sistem Sedang Berjalan
Sistem yang sedang berjalan di SMP Swasta Dharma Pancasila Medan ini masih menggunakan cara manual, dengan buku besar sebagai tempat penyimpanan data
pembayaran dan kemudian dipindahkan ke Microsoft Ecxel. Tetapi disini penulis akan memperbaiki sistem yang lama dengan sistem yang baru yaitu dengan membuat
sistem aplikasi billing yang berfungsi untuk merekam data yang diproses di dalam aplikasi yang penulis buat. Prosuder pembayaran pada sistem aplikasi billing ini
Universitas Sumatera Utara
dapat dilihat sebagai berikut :
Tabel 3.2 Flowmap pembayaran
FlowMap Pembayaran
Siswa Bendahara Keuangan
Bendahara Yayasan
Kartu pembayaran
Melihat Tunggakan
yang dibayar
Mulai
Menulis pembayaran
yang telah dilunasi
Kartu pembayaran
Pengembali an kartu
pembayaran
Menulis jenis pembayaran
ke buku besar
Hasil rekapan
Rekap data
perbulan
Laporan
Selesai
Universitas Sumatera Utara
1. Proses pemasukan data
Proses pemasukan data pada sistem pembayaran SPP di SMP ini yaiu dengan menggunakan kartu pembayaran siswa dan buku besar. Bendahara keuangan
langsung mencatat pembayaran yang dibayar oleh siswa maupun wali siswa kedalam buku besar dan kartu pembayaran dari masing-masing kelas.
2. Proses transaksi data
Dalam proses transaksi data, siswa diharuskan membawa kartu pembayaran agar setelah proses transaksi pembayaran dilakukan, bendahara
keuangan dapat menandatangani pada hitungan perbulan di kartu pembayaran yang telah diberikan oleh pihak sekolah pada awal tahun ajaran, yang
tujuannya untuk menghindari terjadinya kesalahan perhitungan pembayaran yang telah dibayarkan oleh siswa dengan bendahara keuangan.
3. Proses pelaporan
Proses pelaporan pada sistem pembayaran SPP ini dilakukan 4 kali dalam seminggu oleh bendahara keuangan kepada Bendahara Yayasan. Dengan cara
mengetikan ulang data pembayaran melalui software Microsoft excel. 4.
Kelemahan proses sistem sedang berjalan Pada proses sistem pembayaran SPP yang selama ini digunakan oleh SMP
Swasta Dharma Pancasila Medan masih menggunakan cara yang manual. Jadi pada saat Bendahara Yayasan meminta data hasil pembayaran perbulan, maka
prosesnya membutuhkan waktu seharian untuk melihat kembali data pembayaran yang telah dicatat. Setelah itu diketik kembali ke dalam software
microsoft excel
.
Universitas Sumatera Utara
5. Analisisis kebutuhan sistem
Sistem aplikasi billing ini agar dapat digunakan bendahara keuangan untuk mencatat data pembayaran siswa kedalam aplikasi dengan penyimpanan
data yang aman dan perhitungan secara otomatis.
3.4 Rancangan Penelitian
