Pendahuluan. Rekod Elektronik Dan Hukum.

1 REKOD ELEKTRONIK DAN HUKUM 1 Oleh : Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, S.H., M.Hum. 2

A. Pendahuluan.

Pembuktian yuridis arsip elektronik ternyata mengalami perkembangan. Perkembangan dalam tulisan ini diartikan sebagai perubahan-perubahan keadaan antar waktu atau dinamika pasang surut dan pasang naik dalam perspektif sejarah. 3 Sejarah memang selalu mengukir kejadian-kejadian berdasarkan skenario-Nya. Kita akan lebih bijak jika bisa menyelami makna pepatah : in het heden ligt het verleden, in het nu wat komen zal apa yang sekarang terjadi, tidak bisa dilepaskan dari masa yang lalu, dan apa yang terjadi sekarang akan menentukan apa yang akan terjadi. Demikian juga dengan arsip yang nota bene adalah perekam sejarah, juga mengalami perkembangan dalam bentuknya. Seiring dengan perkembangan dalam Ilmu Pengetahuan dan Teknologi terciptalah media arsip-arsip modern seperti photo- copy, faksimile, Microfilm, Microfiche camera-processors, duplicator, microfiche reader, videotron, dan lain-lain. Faksimile adalah photo-copy jarak jauh dengan menggunakan pesawat telepon. Microfilm adalah film yang mengambil gambar atau rekaman foto barang cetakan dalam ukuran sangat kecil. Sedangkan videotron adalah mesin tik IBM dengan menggunakan pita tape. Videotron ini dapat digunakan mengetik dengan kecepatan tinggi beratus-ratus lembar semua asli. Dua buah videotron jenis tertentu bisa digunakan sebagai alat telekomunikasi seolah-olah mesin tik jarak jauh. Menurut Fuad Gani, 4 sebuah model manajemen arsip elektronik yang dikembangkan oleh PBB mendaftar 6 enam jenis rekod elektronik sebagai berikut: 1. Item-item terstruktur : vouchers, pesanan perjalanan, invoice dan pesanan pembelian; 2. Item-item semi terstruktur : surat-surat, memo, telex, fax, e-mail dan laporan; 1 Dibawakan dalam seminar internasional Indonesia-Malaysia di Kampus UGM Jogjakarta, Rabu 28 Mei 2008 di bawah tema : Media dan Kemasyarakatan. 2 Lektor Kepala IVc Pada Jurusan Ilmu Pemerintahan FISIP UNPAD. 3 Moh. Mahfud MD, Perkembangan Politik Hukum Studi Tentang Pengaruh Konfigurasi Politik Terhadap Produk Hukum di Indonesia, Disertasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, 1993, hlm. 74. 4 Fuad gani, Rekod Elektronik Sebagai Alat Bukti Sah dan Masalah Hukum Lainnya, Makalah disampaikan pada Dialog Interaktif Kearsipan Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia Kearsipan, antara UI – UNPAD Tanggal 6 Mei 2000, hlm. 1-2. 2 3. Item-item audio-visual : cetak biru, peta, foto, rekaman suara, video, film dan grafik data; 4. Item-item majemuk : gabungan dari ketiga jenis di atas; 5. Kumpulan item : berkas, rekaman data seri; 6. Item-item saling berhubungan : pangkalan data, salinan-salinan. Hadirnya arsip elektronik tidaklah dapat dihindarkan oleh para staf dan manajer. Keadaan ini menciptakan tantangan baru bagi mereka dalam mendukung keberhasilan aktivitas organisasi dalam mencapai tujuan. Kegagalan untuk menangani arsip elektronik dan sistem yang menghasilkannya akan membuat staf dan manajer menjadi tidak berdaya untuk memelihara dan menjaga kelestarian memori organisasi perusahaan. Menyinggung masalah elektronifikasi kearsipan tidak terlepas dari keberadaan komputer Computer System. Dengan penggunaan computer atau peralatan elektronik modern lainnya, maka terciptalah “arsip elektronik”. Dari beberapa survey para pakar kearsipan, ruang lingkup dari otomatisasi kearsipan antara lain meliputi : 5 1. Sistem Komputer dapat dimanfaatkan dalam manajemen bahan-bahan arsip archival management, terutama dalam hal pengendalian dan penyusunan daftar inventaris dari kelas-kelas arsip dinamis dan daftar arsip-arsip yang sudah saatnya dimusnahkan yang antara lain sudah tercantum perintahijin penghapusannya. Penggunaan komputer dapat memonitormengendalikan pemindahan arsip-arsip dinamis ke tempat penyimpanan-penyimpanan sementara atau dengan kata lain dapat mengendalikan sirkulasi bahan-bahan arsip archival. Di samping itu komputer dapat dimanfaatkan untuk merekam arsip-arsip yang benar-benar bersifat khusus dan spesifik. 2. Dalam archival manajement komputer digunakan pada pengendalian lalu-lintas bahan-bahan arsip dinamis yang terlebih dahulu diproses disortir, direvarasi, dirinci, difumigasi ; di indeks dan dibuat perincian dari bahan-bahan yang ada ; dimanfaatkan sebagai alat pencari finding ; sebagai alat penemuan kembali dari dokumen atau informasi dari bahan-bahan yang ada stock. 3. Proyek bahan-bahan arsip spesifikkhusus seperti : pengendalianpengawasan microform, publikasi, pemanfaatan sumber bahan-bahan arsip dalam penelitian atau kemungkinan dipergunakan dalam pendidikan. 5 Lalang G., Muchsin P., dan Nandang A.D., Pengantar Kearsipan, Bandung : FISIP- UNPAD, 1997, hlm. 283-288. 3 4. Manajemen pelayanan arsip statis dan records centres. Dalam aplikasi ini termasuk penyusunan statistik pemakai jasa informasi arsip, pengawasan, pendeteksian lokasi dan keadaan ruangan penyimpanan. 5. Group khusus dalam monitoring yang ditujukan pada aktivitas manajemen dari mesin pembaca arsip statis dan arsip dinamis. Dengan dikenalnya computer system telah memperluas khasanah kiprah penciptaan dan penerimaan creation and receipt, penelitian editing, pengelolaanpengendalian managing dan penemuan kembali retrieval bidang kearsipan. Beberapa keuntungan dengan dilaksanakannya otomatisasi kearsipan dengan media computer system antara lain : 1. Arsip yang disimpan cukup baik. 2. Waktu penyimpanan sangat cepat dan aman dengan jumlah lembaran arsip yang banyak. 3. Proses penemuan kembali cepat dan tepat. 4. Waktu cetak cepat. 5. Pemakaian informasi arsip dapat dilakukan secara bersamaan baik untuk satu unit pengolah maupun terintegrasi dengan unit pengolah lainnya. 6. Keamanan cukup terjamin dengan kenyamanan yang menyenangkan. Secara sederhana terjamin elektronifikasi kearsipan dengan pemanfaatan computer merupakan suatu kegiatan memproses data data processing sejak penyimpanan input media, data entry dengan standardisasi pirantinya sampai dengan computer output penyajian informasi dengan fasilitas bahasa computer. Pada garis besarnya system kerja computer dalam elektronifikasi kearsipan dibagi ke dalam : 1. Penyimpanan informasi ; 2. Penemuan kembali informasi. Dalam tahap penyimpanan informasi direkam ke dalam memori sekunder computer melalui peralatan tertentu misalnya scanner dalam optical disk yang memiliki ukuran memori tertentu, dengan daya simpan tertentu. Informasi yang disimpan secara elektronis tersebut lajim dinamakan arsip elektronis. Dalam masa kehidupannya arsip elektronis sama dengan arsip konvensional, yaitu mengalami pentahapan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan. 4 Pengertian arsip elektronik menurut Information Resources Management Service of the United States General Services Administration yang dikutip oleh Wallace, Lee, dan Schubert dalam bukunya “Records Management : Intergrated Information System” : “Electronic record are record just as much as paper document, and creation, maintenance, use and disposition must be managed accordingly. Electronically created enformation in electronic mail system, business graphic systems, digitized voice mail systems, office electronic massage and calendaring system, MIS, and Decision Support System must be reviewed”. halaman 37. Dalam buku tersebut juga dijelaskan contoh-contoh dari arsip elektronik tersebut : “The operation of record system in which a computer is required for the user to create, work with, or delete record. Example of electronic records are those resides on magnetic tapes, disk and drums, on video files, and an optical disks”. Pada tahap permulaan penyimpanan arsip jenis ini masih dalam bentuk media cetak kertas, yaitu semacam kartu yang dibentuk sedemikian rupa secara specific dengan pemberian lubang-lubang dengan fungsi tertentu. Untuk selanjutnya menggunakan media magnetis, yang cara kerjanya menggunakan medan magnet dalam bentuk pita dan piringan magnetis seperti disket dan hard disk. Media semacam ini berkembang terus, yaitu dari sejak pemanfaatan computer, audio dan video sampai pada akhirnya mempergunakan sinar laser yang secara umum media ini dapat dipergunakan untuk merekam dan menyimpan data suara atau gambar. Dengan pemanfaatan arsip elektronik tidak berarti tidak menemukan kelemahan-kelemahan, tetapi di samping mempunyai keunggulan-keunggulan yang telah dikenal secara luas, arsip jenis inipun mempunyai cukup kelemahan-kelemana antara lain : 1. Sulitnya pengawasan, hal ini akibat adanya kemudahan untuk memodifikasi dan adanya ketergantungan kepada hardware dan software yang mempunyai keterbatasan daya tahan. 2. Sulitnya standardisasi bentuk file dalam computer, mengingat banyaknya pengguna yang mempunyai kemampuan sama untuk mengoperasikan komputer. Walapun organisasi sudah mempersiapkan prosedur standardisasi, tetapi sulit dilakukan pengawasan dengan baik. 5 3. Mudahnya merubah informasi, menimbulkan sulitnya mendeteksi perubahan yang dilakukan dengan syarat kompetensinya. 4. Sering terjadinya duplikasi informasi dalam bentuk elektronik dan dalam bentuk kertas. 5. Dalam hal ini kerahasiaan memiliki resiko yang sangat tinggi. 6. Daya tahan media penyimpanan arsip elektronik relatif lebih rendah bila dibandingkan dengan media penyimpanan arsip media cetakkertas. Walaupun arsip elektronik cukup banyak memiliki kelemahan, tetapi dengan pesatnya perkembangan dan kemajuan teknologi, maka penggunaannya akan terus meningkat dalam proses pelaksanaan manajemen modern. Bentuk-bentuk file dalam pengelolaan arsip-arsip elektronik terdiri dari tiga bentuk yaitu : 1. File teksdokumen 2. File data 3. File gambar. File teks pada umumnya dihasilkan oleh program pengolah kata seperti Word Star, Word Perpect atau Microsoft Word for Windows dan lain sebagainya. File data pada umumnya terdiri dari arsip yang dibagi dalam satu elemen data atau lebih yang disebut fields yang berisi katagori informasi khusus. File gambar pada umumnya dihasilkan oleh peralatan komputer seperti scaner, Computer Aided Design CAD, program pembuat grafik dan juga pembuat lembar kerja. Selain itu dapat diciptakan gambar-gambar dalam kaset video berisi gambar yang disebut ”frame” atau bingkai, yang merupakan gabungan dari titik-titik sinar yang sangat kecil yang disebut elemen gambar ”Pixel”. Yang menjadi persoalan adalah apakah hukum positif kita mengakui arsip- arsip elektronik ini sebagai alat bukti 6 sah di Pengadilan? Untuk menjawab pertanyaan inilah ternyata akan terlihat bagaimana pengakuan arsip elektronik ini sebagai alat bukti sah di Pengadilan mengalami perkembangan. Seperti yang dikatakan Doktor Eric Caprioli : “keamanan dan kehandalan teknik harus sepadan dengan kepastian hukum, sebab hukum menciptakan kepercayaan para pengguna terhadap teknologi informasi” sebab tanpa kepercayaan 6 Yang dimaksud dengan membuktikan ialah menyatakan untuk meyakinkan hakim tentang kebenaran dalil-dalil yang dikemukakan dalam s uatu persengketaan, lihat Kurd iato, Sistem Pembuktian Hukum Acara Perdata Dalam Teori Dan Praktek, Surabaya : Usaha Nasional,1991, hlm. 11. 6 ini, perdagangan elektronik dan pemerintahan elektronik yang sedang digalakkan Pemerintah Indonesia tidak akan berkembang dan tidak akan memberikan kontribusi yang baik pada pembangunan Indonesia. Kepercayaan ini dapat dicapai dengan memberikan kepastian hukum terhadap tulisan elektronik.

B. Arsip Kertas Sebagai Alat Bukti