TA : Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang Dan Jasa Service Berbasis Desktop Pada PT. AS MOTOR.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN PENJUALAN SUKU CADANG DAN JASA SERVICE BERBASIS DESKTOP PADA PT. AS MOTOR

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

PURWANTO 08.41010.0375

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

x

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR TABEL ... xxii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 5

1.3 Batasan Masalah ... 5

1.4 Tujuan ... 6

1.5 Manfaat ... 6

1.6 Sistematika Penulisan ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 9

2.1 Pengertian Bengkel ... 9

2.2 Penjualan ... 10

2.2.1 Pengertian Penjualan ... 10

2.2.2 Jenis Penjualan ... 11

2.3.3 Sistem Penjualan ... 11

2.3 Pengertian Suku Cadang ... 11

2.4 Metode Pengembangan SDLC (System Development Life Cycle) ... 14

2.5 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 16

xi

2.8 Uji Coba Perangkat Lunak ... 20

BAB III ANALISIS_DAN_PERANCANGAN_SISTEM ... 22

3.1 Analisis Sistem ... 22

3.1.1 Identifikasi Masalah ... 22

3.1.2 Analisa Permasalahan ... 23

3.1.3 Analisis Kebutuhan ... 27

3.2 Perancangan Sistem ... 29

3.2.1 System Flow ... 35

3.2.2 Context Diagram ... 52

3.2.3 Diagram Berjenjang Proses ... 53

3.2.4 Data Flow Diagram ... 55

3.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 60

3.2.6 Struktur Database ... 65

3.3 Desain Antarmuka ... 76

3.3.1 Desain Form Login ... 76

3.3.2 Desain Form Menu Service Advisor ... 76

3.3.3 Desain Form Menu Manager ... 77

3.3.4 Desain Form Master Customer ... 77

3.3.5 Desain Form Master Mekanik ... 78

3.3.6 Desain Form Master Supplier ... 78

3.3.7 Desain Form Master Jenis Suku Cadang ... 79

3.3.8 Desain Form Master Merk Suku Cadang ... 79

3.3.9 Desain Form Master Suku Cadang ... 80

xii

3.3.12 Desain Form Master Motor ... 81

3.3.13 Desain Form Master Tipe Service... 82

3.3.14 Desain Form Master Suku Cadang Service ... 82

3.3.15 Desain Form Master Service ... 83

3.3.16 Desain Form Transaksi perbaikan ... 83

3.3.17 Desain Form Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 84

3.3.18 Desain Form Transaksi Pembelian Suku Cadang ... 85

3.3.19 Desain Form Laporan Penjualan Suku Cadang ... 85

3.3.20 Desain Form Laporan Penjualan Per Periode ... 86

3.3.21 Desain Form Laporan Pembelian Suku cadang ... 86

3.3.21 Desain Form Laporan Pendapatan Mekanik ... 87

3.3.22 Desain Form Laporan Stok Suku Cadang ... 87

3.3.23 Desain Form Laporan Transaksi Service ... 88

3.3.24 Desain Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 88

3.4 Desain Uji Sistem ... 89

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 100

4.1 Implementasi ... 100

4.2 Kebutuhan Sistem ... 100

4.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 100

4.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 101

4.2 Implementasi Sistem ... 102

4.2.1 Form Login ... 102

4.2.2 Form Master Customer ... 102

xiii

4.2.5 Form Master Jenis Motor ... 104

4.2.6 Form Master Merk Motor ... 105

4.2.7 Form Master Motor ... 106

4.2.8 Form Master Jenis Suku Cadang ... 106

4.2.9 Form Master Merk Suku Cadang ... 107

4.2.10 Form Master Suku Cadang ... 108

4.2.11 Form Master Suku Cadang Service... 108

4.2.12 Form Master Service ... 109

4.2.13 Form Master Tipe Service ... 110

4.2.14 Form Perbaikan ... 110

4.2.15 Form Penjualan ... 112

4.2.16 Form Pembelian ... 113

4.2.17 Form Pembayaran ... 113

4.2.18 Form Laporan Penjualan Per Periode ... 114

4.2.19 Form Laporan Penjualan Per Suku Cadang ... 115

4.2.20 Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 116

4.2.21 Form Laporan Stok Suku Cadang ... 117

4.2.22 Form Laporan Pendapatan Mekanik/Transaksi Service ... 117

4.2.23 Form Laporan Pembelian Suku Cadang ... 118

4.3 Uji Coba dan Evaluasi ... 118

4.3.1 Uji Coba ... 119

4.3.2 Evaluasi ... 148

BAB V PENUTUP ... 150

xv

Halaman

Gambar 2.1 Model Pengembangan Waterfall ... 14

Gambar 3.1 Workflow Proses Bisnis Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 25

Gambar 3.2 Document flow Proses Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 26

Gambar 3.3 Desain Arsitektur Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Berbasis Desktop ... 29

Gambar 3.4 Diagram IPO (Input Proses Output) Aplikasi Pencatatan Penjualan dan Jasa Service Motor Berbasis Desktop ... 31

Gambar 3.5 System Flow Proses Pembuatan Customer ... 36

Gambar 3.6 System Flow Proses Pembuatan Master Mekanik ... 37

Gambar 3.7 System Flow Proses Pembuatan Master Supplier ... 38

Gambar 3.8 System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Suku Cadang ... 39

Gambar 3.9 System Flow Proses Pembuatan Master Merk Suku Cadang ... 40

Gambar 3.10 System Flow Proses Pembuatan Master Suku Cadang ... 41

Gambar 3.11 System Flow Proses Pembuatan Master Tipe Service ... 42

Gambar 3.12 System Flow Proses Master Jenis Motor ... 43

Gambar 3.13 System Flow Master Merk Motor ... 44

Gambar 3.14 System Flow Master Motor ... 45

Gambar 3.15 System Flow Master Service ... 46

xvi

Gambar 3.18 System Flow Proses Transaksi Penjualan ... 49

Gambar 3.19 System Flow Proses Transaksi Pembelian ... 50

Gambar 3.20 System Flow Proses Pembayaran Perbaikan ... 51

Gambar 3.21 Context Diagram Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 52

Gambar 3.22 Diagram Berjenjang Sistem Pencatatan Penjualan Suku Cadang .. 54

Gambar 3.23 DFD Level 0 Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 56

Gambar 3.24 DFD Level 1 Mengelola Data Master ... 58

Gambar 3.25 DFD Level 1 Mengelola Data Transaksi ... 60

Gambar 3.26 CDM Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 62

Gambar 3.27 PDM Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 64

Gambar 3.28 Desain Form Login ... 76

Gambar 3.29 Desain Form Menu Service Advisor ... 76

Gambar 3.30 Desain Form Menu Manager ... 77

Gambar 3.31 Desain Form Master Customer ... 77

Gambar 3.32 Desain Form Master Mekanik ... 78

Gambar 3.33 Desain Form Master Supplier ... 78

Gambar 3.34 Desain Form Master Jenis Suku Cadang ... 79

xvii

Gambar 3.37 Desain Form Master Jenis Motor ... 80

Gambar 3.38 Desain Form Master Merk Motor ... 81

Gambar 3.39 Desain Form Master Motor ... 81

Gambar 3.40 Desain Form Master Tipe Service ... 82

Gambar 3.41 Desain Form Master Suku Cadang Service ... 82

Gambar 3.42 Desain Form Master Service ... 83

Gambar 3.43 Desain Form Transaksi Perbaikan ... 84

Gambar 3.44 Desain Form Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 84

Gambar 3.45 Desain Form Transaksi Pembelian Suku Cadang ... 85

Gambar 3.46 Desain Form Laporan Penjualan Suku Cadang ... 85

Gambar 3.47 Desain Form Laporan Penjualan Per Periode ... 86

Gambar 3.48 Desain Form Laporan Pembelian Suku Cadang ... 86

Gambar 3.49 Desain Form Laporan Pendapatan Mekanik ... 87

Gambar 3.50 Desain Form Laporan Stok Suku Cadang ... 87

Gambar 3.51 Desain Form Laporan Transaksi Service ... 88

Gambar 3.52 Desain Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 89

Gambar 4.1 Form Login ... 102

Gambar 4.2 Form Master Customer ... 103

Gambar 4.3 Form Master Mekanik ... 103

Gambar 4.4 Form Master Supplier ... 104

Gambar 4.5 Form Master Jenis Motor ... 105

xviii

Gambar 4.8 Form Master Jenis Jenis Suku Cadang ... 107

Gambar 4.9 Form Master Merk Suku Cadang ... 107

Gambar 4.10 Form Master Suku Cadang ... 108

Gambar 4.11 Form Master Suku Cadang Service ... 109

Gambar 4.12 Form Master Service ... 109

Gambar 4.13 Form Master Tipe Service ... 110

Gambar 4.14 Form Perbaikan ... 111

Gambar 4.15 Surat Perintah Kerja ... 111

Gambar 4.16 Form Penjualan ... 112

Gambar 4.17 Form Bukti Pembayaran Penjualan ... 112

Gambar 4.18 Form Pembelian ... 113

Gambar 4.19 Form Pembayaran ... 114

Gambar 4.20 Form Laporan Bukti Pembayaran ... 114

Gambar 4.21 Form Laporan Penjualan Per Periode ... 115

Gambar 4.22 Form Laporan Penjualan Per Suku Cadang ... 116

Gambar 4.23 Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 116

Gambar 4.24 Form Laporan Stok Suku Cadang ... 117

Gambar 4.25 Form Laporan Pendapatan Mekanik/Transaksi Service ... 118

Gambar 4.26 Form Laporan Pembelian Suku Cadang ... 118

Gambar 4.27 Form Uji Coba Login ... 120

Gambar 4.28 Form Menu Utama ... 120

xix

Gambar 4.31 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 122

Gambar 4.32 Pemberitahuan Nama Customer Belum diisi ... 122

Gambar 4.33 Uji Coba Master Mekanik ... 123

Gambar 4.34 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 123

Gambar 4.35 Pemberitahuan Nama Mekanik Belum diisi ... 123

Gambar 4.36 Uji Coba Master Supplier ... 124

Gambar 4.37 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 124

Gambar 4.38 Pemberitahuan Nama Supplier Belum diisi ... 125

Gambar 4.39 Uji Coba Master Merk Motor ... 126

Gambar 4.40 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 126

Gambar 4.41 Pemberitahuan Nama Merk Motor Belum diisi ... 126

Gambar 4.42 Uji Coba Master Jenis Motor ... 127

Gambar 4.43 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 127

Gambar 4.44 Pemberitahuan Nama Jenis Motor Belum diisi ... 128

Gambar 4.45 Uji Coba Master Motor ... 129

Gambar 4.46 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 129

Gambar 4.47 Pemberitahuan No Polisi Belum diisi ... 129

Gambar 4.48 Uji Coba Master Merk Suku Cadang ... 130

Gambar 4.49 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 130

Gambar 4.50 Pemberitahuan Nama Merk Suku Cadang Belum diisi ... 131

Gambar 4.51 Uji Coba Master Jenis Suku Cadang ... 132

xx

Gambar 4.54 Uji Coba Master Suku Cadang ... 133

Gambar 4.55 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 134

Gambar 4.56 Pemberitahuan Nama Suku Cadang Belum diisi ... 134

Gambar 4.57 Uji Coba Master Suku Cadang Service ... 135

Gambar 4.58 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 135

Gambar 4.59 Pemberitahuan Nama Suku Cadang Service Belum diisi ... 135

Gambar 4.60 Uji Coba Master Service ... 136

Gambar 4.61 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 136

Gambar 4.62 Pemberitahuan Nama Service Belum diisi ... 137

Gambar 4.63 Uji Coba Master Tipe Service ... 138

Gambar 4.64 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 138

Gambar 4.65 Pemberitahuan Nama Jenis Tipe Service Belum diisi ... 138

Gambar 4.66 Uji Coba Transaksi Perbaikan Service ... 140

Gambar 4.67 Uji Coba Transaksi Perbaikan Suku Cadang ... 140

Gambar 4.68 Pemberitahuan Entry Perbaikan Sukses ... 141

Gambar 4.69 Informasi Surat perintah Kerja Mekanik ... 141

Gambar 4.70 Pemberitahuan Customer Belum diisi ... 141

Gambar 4.71 Pemberitahuan Qty tidak Valid ... 142

Gambar 4.72 Pemberitahuan Centang Dulu Sebelum Mengisi ... 142

Gambar 4.73 Uji Coba Browse Transaksi Pembayaran ... 143

Gambar 4.74 Informasi Penambahan Service ... 143

xxi

Gambar 4.77 Informasi Bukti Pembayaran ... 144

Gambar 4.78 Uji Coba Form Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 145

Gambar 4.79 Pemberitahuan Simpan Sukses ... 146

Gambar 4.80 Informasi Bukti Penjualan ... 146

Gambar 4.81 Uji Coba Form Browse Supplier ... 147

Gambar 4.82 Uji Coba Form Transaksi Pembelian ... 147

xxii

Halaman

Tabel 3.1 Struktur Tabel Database Customer ... 65

Tabel 3.2 Struktur Tabel Database Pegawai ... 66

Tabel 3.3 Struktur Tabel Database Supplier ... 66

Tabel 3.4 Struktur Tabel Database Jenis Suku Cadang ... 67

Tabel 3.5 Struktur Tabel Database Merk Suku Cadang ... 67

Tabel 3.6 Struktur Tabel Database Suku Cadang ... 68

Tabel 3.7 Struktur Tabel Database Suku Cadang Service ... 68

Tabel 3.8 Struktur Tabel Database Tipe Service ... 69

Tabel 3.9 Struktur Tabel Database Jenis Motor ... 69

Tabel 3.10 Struktur Tabel Database Merk Motor ... 70

Tabel 3.11 Struktur Tabel Database Motor ... 70

Tabel 3.12 Struktur Tabel Database Service... 71

Tabel 3.13 Struktur Tabel Database Transaksi Perbaikan ... 71

Tabel 3.14 Struktur Tabel Database Transaksi Penjualan ... 72

Tabel 3.15 Struktur Tabel Database Transaksi Pembelian ... 72

Tabel 3.16 Struktur Tabel Database Detail Perbaikan Service... 73

Tabel 3.17 Struktur Tabel Database Detail Perbaikan Suku Cadang ... 74

Tabel 3.18 Struktur Tabel Database Detail Penjualan... 74

Tabel 3.19 Struktur Tabel Database Detail Pembelian ... 75

Tabel 4.1 Test Case Login ... 119

xxiii

Tabel 4.4 Test Case Master Supplier ... 124

Tabel 4.5 Test Case Master Merk Motor ... 125

Tabel 4.6 Test Case Master Jenis Motor ... 127

Tabel 4.7 Test Case Master Motor ... 128

Tabel 4.8 Test Case Master Merk Suku Cadang ... 130

Tabel 4.9 Test Case Master Jenis Suku Cadang ... 131

Tabel 4.10 Test Case Master Suku Cadang ... 133

Tabel 4.11 Test Case Master Suku Cadang Service ... 134

Tabel 4.12 Test Case Master Service ... 136

Tabel 4.13 Test Case Master Tipe Service ... 137

Tabel 4.14 Test Case Transaksi Perbaikan ... 139

Tabel 4.15 Test Case Transaksi Pembayaran ... 142

Tabel 4.16 Test Case Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 145

1

1.1Latar belakang Masalah

PT. As Motor Sidoarjo merupakan dealer service motor di Jawa Timur dengan pengalaman 15 tahun sebagai dealer untuk pelayanan jasa service motor pada area Sidoarjo. Didirikan pada tahun 2000, perusahaan yang semula hanya mempunyai 2 karyawan, karena semakin berkembangnya perusahaan kini telah memiliki kurang lebih 10 karyawan. Dengan visi perusahaan "Menjadi perusahaan jasa service tanpa kembali dengan keluhan", perusahaan PT. As Motor Sidoarjo berupaya menjadi dealer jasa service motor yang terbaik di indonesia.

Adapun pelayanan penjualan suku cadang dan pelayanan jasa service pada PT. As Motor dalam sehari rata-rata sebanyak 15 unit motor yang melakukan perbaikan, dan rata-rata transaksi penjualan suku cadang mencapai 25 kali transaksi dengan satu transaksi minimal 2 suku cadang. Suku cadang yang sering keluar adalah oli, piston dan kampas rem. Penjualan oli dengan harga Rp. 39.000,- untuk 1 liter dan Rp. 33.000,- sampai dengan Rp. 35.000- untuk 800 ml. Rata-rata penjualan oli sekitar 15 item sehingga penjualan oli perhari dapat mencapai Rp. 600.000,-. Apabila dirata-rata sirkulasi perbaikan dan penjualan suku cadang dalam satu bulan bisa mencapai 450 unit motor yang melakukan perbaikan dan penjualan suku cadang mencapai 1.500 suku cadang, rata-rata penjualan oli dalam satu bulan mencapai Rp. 18.000.000,-.

Proses bisnis dalam perusahaan saat ini berjalan manual berawal dari pelanggan datang ke Service Advisor dengan membawa STNK. Service Advisor mencatat identitas kendaraan dan data pribadi pelanggan yang menghasilkan

form service. STNK dikembalikan kepada pelanggan sedangkan form service

diberikan kepada mekanik dan melakukan service sesuai dengan data form

service tersebut. Apabila terdapat pergantian suku cadang mekanik langsung

mencatat suku cadang tersebut ke dalam form service yang telah disediakan kolom suku cadang. Setelah melakukan service mekanik memberikan form

service yang telah terdapat pergantian suku cadang maupun tidak kepada Service

Advisor dan Service Advisor membuat form pembayaran untuk pelanggan.

Jumlah suku cadang yang tersedia lebih dari 100 item dan mencakup berbagai kategori serta merk seperti oli, kampas rem dan piston serta tingkat keramaian pelanggan dapat mengakibatkan penjualan mengalami kesulitan untuk mengolah dan menghitung transaksi penjualan. Terkadang bagian Service Advisor melayani pelanggan dengan kurang teliti maka kemungkinan besar akan terjadi kesalahan dalam pemasukan data kemudian jika data yang ada cukup banyak maka proses pemasukan data akan memerlukan waktu 2-3 hari yang berpengaruh pada keterlambatan pembuatan laporan.

Pihak bengkel masih sering menemui suku cadang hilang karena proses permintaan suku cadang ke Service Advisor secara langsung tanpa adanya bukti dari pihak gudang seperti tanda tangan dari pihak Service Advisor dan tidak adanya bukti secara tertulis bahwa mekanik telah meminta suku cadang dengan proses tersebut mekanik dapat melakukan kecurangan dengan meminta suku cadang tanpa melapor kembali bahwa customer yang ditangani membutuhkan

suku cadang dan pihak perusahaan akan kehilangan suku cadang dalam hal kerja seorang mekanik pihak bengkel belum mempunyai Standart Operasional

Prosedur (SOP) untuk mekanik.

Mekanik yang seharusnya menangani customer berdasarkan antrian

customer. SPK adalah surat perintah kerja yang berfungsi untuk memberikan

wewenang kepada mekanik dalam menjalankan tugas pokonya, dengan tidak adanya Surat perintah kerja mekanik terkadang melayani customer yang sudah dikenal atau sudah berlangganan, dilihat dari sisi customer, customer akan merasa dirugikan karena proses perbaikan tidak sesuai antrian dilihat dari sisi mekanik, mekanik yang tidak memiliki pelanggan akan mendapatkan penghasilan sedikit sedangkan perolehan pendapatan mekanik berasal dari berapa banyak mekanik itu melayani perbaikan sepeda motor dengan pembagian hasil 20 % untuk bengkel dan 80 % untuk mekanik dari pembagian service yang ditentukan tidak termasuk suku cadang. Hal ini menyebabkan mekanik lain mengalami kekosongan waktu dengan tidak meratanya pekerjaan mekanik itu sendiri bisa mempengaruhi kelangsungan jasa service dan perkembangan bengkel, dalam melakukan pengadaan suku cadang, Service Advisor juga mengalami kesulitan untuk mngetahui kapan melakukan pembelian suku cadang berdasarkan kondisi stok yang ada, dampaknya Service Advisor tidak mengetahui secara jelas kapan suku cadang akan di order, hal ini menyebabkan stok suku cadang sering sold out.

Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan diatas, perlu adanya suatu sistem yang dapat memperkecil tingkat kesalahan dalam pemasukan data dan mempercepat proses pembuatan laporan administrasi sehingga tidak menjadi

hambatan dalam pelayanan jasa service dan penjualan suku cadang pada PT. As Motor Sidoarjo. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan bisnis yang semakin maju yang difasilitasi oleh aplikasi berbasis komputer dimana aplikasi berbasis komputer bisa mendukung kinerja dalam proses bisnis perusahaan, maka diperlukan aplikasi berbasis komputer untuk membantu kinerja PT. As Motor dalam proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor dimana aplikasi komputer berbasis desktop dirasa tepat untuk membantu proses bisnis agar menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan menggunakan aplikasi yang dibuat, diharapkan Service Advisor dapat mengetahui secara jelas histori transaksi service motor, histori transaksi penjualan suku cadang, histori transaksi pembelian suku cadang dalam bentuk laporan. Selain itu Service

Advisor juga secara jelas dapat mengetahui informasi pembagian hasil

pendapatan mekanik dan bengkel pada saat ada transaksi service.

Aplikasi yang dibuat juga dapat menyajikan informasi laporan untuk manajer. Oleh karena itu penulis akan membuat penelitian berjudul Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor. Harapan manager dengan adanya aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor bias mengotomasi interaksi internal antara service advisor, mekanik, customer, dimana service advisor bisa langsung mengetahui stok suku cadang yang ada, memudahkan service advisor dalam melakukan identifikasi kerusakan kendaraan customer agar mekanik juga melakukan pekerjaan sesuai identifikasi kerusakan, aplikasi juga bisa membantu service advisor dalam proses perhitungan penjualan serta membantu meminimalisir kehilangan suku cadang akibat dari permintaan mekanik yang tidak adanya bukti pengambilan suku

cadang, serta manager juga bisa memantau hasil pembelian dan penjualan suku cadang yang berupa laporan pembelian, laporan penjualan suku cadang, laporan sirkulasi penjualan suku cadang, laporan stok suku cadang, laporan penjualan per suku cadang.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahan dalam Tugas Akhir ini adalah bagaimana merancang dan membangun aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor pada PT. AS Motor Sidoarjo.

1.3Batasan Masalah

Berdasarkan penyusunan Tugas Akhir ini pembatasan masalah diperlukan guna mencegah tidak melebarnya masalah yang diteliti sehingga fokus penelitian tetap terjaga dan memudahkan dalam perancangan sistem yang dibuat. Batasan masalah tersebut antara lain :

1. Aplikasi yang dibuat hanya membuat sistem manajemen bengkel meliputi

pencatatan penjualan suku cadang, pengelolaan jasa service motor.

2. Aplikasi yang dibuat tidak membahas kepuasan pelanggan.

3. Aplikasi yang dibuat hanya membahas tentang data pengadaan/pembelian

suku cadang.

4. Aplikasi yang dibuat hanya membahas laporan keuangan pendapatan

1.4Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari

penyusunan Tugas Akhir ini adalah merancang aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor pada PT. As Motor Sidoarjo untuk membantu pengendalian penjualan suku cadang dan jasa

service motor berbasis desktop.

1.5Manfaat

Adapun manfaat dari aplikasi yang nantinya dibangun untuk membantu pihak bengkel dalam mengelolah jasa service, pencatatan penjualan suku cadang motor. Sehingga diharapkan nantinya memudahkan proses bisnis yang ada pada PT. As Motor Sidoarjo.

1.6 Sistematika Penulisan

Secara garis besar sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai berikut.

Bab I : Pendahuluan

Pada bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang terjadi, perumusan masalah yang didapat dari latar belakang, batasan masalah, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat yang akan diberikan kepada stakeholder atau perusahaan, serta penjelasan mengenai sistematika penulisan pada penelitian ini.

Bab II : Landasan Teori

Pada bab ini akan menjelaskan mengenai teori yang mendukung sistem penjualan dan metode Systems Development Life Cycle

(SDLC) Waterfall.

Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem

Pada bab ini akan menjelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan sehingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data,

identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi

permasalahan yang diberikan, sampai dengan perancangan sistem, seperti document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik berupa conceptual data model maupun physical data model, struktur basis data, dan interface dari aplikasi yang dirancang dan dibangun.

Bab IV : Implementasi dan Evaluasi

Pada bab akan menjelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang dirancang dan dibangun, berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap aplikasi yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang sudah dilakukan.

Bab V : Penutup

Pada bab terakhir yaitu bab penutup ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan ini, yaitu hasil dari evaluasi, serta saran terkait dengan sistem yang dikembangkan.

9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Bengkel

Sistem manajemen bengkel yang baik diawali dengan pencatatan sederhana yang teratur, rapi, sistematis, serta aktual. Dari pencatatan sederhana tersebut kemudian dilakukan sejumlah analisis yang hasilnya akan mempengaruhi ritme atau proses kerja dari unit yang lain.

Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional dalam bengkel mulai dari sejak konsumen datang membawa kendaraannya, sampai pada selesainya kendaraan dilakukan serah terima kembali ketangan konsumen memuat rangkaian kejadian yang terlupakan oleh konsumen, yang harus dijaga kualitasnya, sehingga kesan puas justru tertanam dalam benak pelanggan anda (Utomo.2010).

Berikut ini adalah contoh alur proses bisnis standar yang ada dibengkel : 1. Proses pelayanan dimulai ketika pelanggan datang ke bengkel dengan

membawa kendaraan miliknya yang ingin diperbaiki.

2. Service Advisor (SA) akan menyambut pelanggan lalu menanyakan dan memeriksa keluhan-keluhan kerusakan dari si pelanggan. SA kemudian memperkirakan apakah itu perlu diperbaiki atau cukup dilakukan pengecekan saja.

3. Jika terdapat kerusakan bodi, SA menanyakan apakah kendaraan pelanggan tersebut diasuransikan atau tidak.

4. Apabila pelanggan sudah setuju dengan estimasi harga yang ditawarkan maka SA akan membuat selembar acuan kerja mekanik bengkel rangkap tiga (satu

untuk pelanggan, satu untuk SA, satu untuk montir) sehingga kendaraan tersebut dapat segera dikerjakan.

5. Setelah acuan kerja tersebut keluar maka tanggung jawab perbaikan kendaraan diserahkan kepada mekanik dan SA.

6. Jika hasil pekerjaan telah selesai maka akan dibuatkan laporan dari perbaikanyang telah dilakukan dan data waktu perbaikan.

7. Apabila proses pekerjaan perbaikan telah selesai maka kendaraaan akan diserahkan kepada SA untuk diinformasikan kepada pelanggan.

Sebuah bengkel melakukan pencatatan berapa jumlah pelanggan perhari dan apa saja transaksi yanng dilakukan. Catatan tersebut dapat menjelaskan seberapa besar potensi pasar yang berhasil dikerjakan per harinya, onderdil apa saja yang serig mereka beli, jasa service apa saja yang sering mereka minta, serta mengapa hanya jasa service tersebut yang meraka minta, hal ini akan berkaitan dengan onderdil apa saja yang sebaiknya dipasok dalam jumlah banyak. Selain itu, apa saja yang boleh dipasok dalam jumlah sedikit dan berapa bulan sekali harus melakukan pengadaan baru sebelum pasokan yang lama benar-benar habis. Hal tersebut dapat dilihat dari pencatatan stok yang baik.

2.2 Penjualan

2.2.1 Pengertian Penjualan

Definisi penjualan menurut Mulyadi (2008:202), “Penjualan merupakan

kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan

sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik konsumen sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan.

2.2.2 Jenis Penjualan

Menurut Martin, dkk (2006), penjualan dapat dibedakan dan diidentifikasikan dari perusahaannya, antara lain:

1. Penjualan Langsung, yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier

dan langsung dikirim ke pelanggan.

2. Penjualan Stok Gudang, yaitu penjualan barang dari stok yang telah tersedia di

gudang.

3. Penjualan Kombinasi, yaitu penjualan dengan mengambil barang yang

sebagian dari supplier dan sebagian dari stok yang tersedia di gudang.

2.2.3 Sistem Penjualan

Sistem Penjualan adalah sekelompok unsur atau bagian yang saling berhubungan dan berfungsi secara bersama-sama sesuai tugas masing-masing untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Mc Leod (2005), sistem penjualan adalah suatu proses yang saling mendukung dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan pembeli dan bersama-sama mendapatkan kepuasan dan keuntungan.

Berikut contoh beberapa unsur atau bagian dalam sistem penjualan barang pada suatu perusahaan:

1. Bagian Penjualan

2. Bagian Gudang

Untuk elemen atau bagian dalam sistem penjualan dari masing perusahaan mungkin tidak akan sama. Hal ini disebabkan karena kebutuhan informasi yang berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya. Tujuan sistem penjualan adalah:

1. Mencatat dan mengkonfirmasi order penjualan dengan cepat dan akurat.

2. Memastikan bahwa perusahaan menjual kepada konsumen yang memang

layak menerima kredit (sehingga tidak ada kredit macet).

3. Memastikan bahwa konsumen menerima kiriman produk dan jasa tepat

waktu, sesuai yang dijanjikan.

4. Menagih tepat waktu dan akurat, sehingga perputaran kas lebih cepat.

5. Mencatat dan mengelompokkan transaksi keuangan secara cepat dan akurat

(ke dalam jurnal maupun ke buku besar).

6. Memastikan keamanan aset perusahaan (barang dagangan maupun kas dari

penjualan).

2.3 Pengertian Suku Cadang

Suku cadang atau yang disebut sparepart biasanya tidak selalu tersedia secara siap ada dipasaran melainkan sangat terbatas keberadaanya. Suku cadang ini merupakan alat penunjang mesin-mesin yang di gunakan untuk memproduksi suatu produk sehingga suku cadang mempunyai peranan yang sangat vital bagi kelangsungan proses produksi disetiap perusahaan manufaktur.

Definisi Suku Cadang (Sparepart) Menurut Indrajit, dkk. (2006), dalam bukunya manajemen persediaan menyatakan definisi suku cadang adalah sebagai

berikut: “Suku cadang atau sparepart adalah suatu alat yang mendukung

produksi”. Berdasarkan definisi diatas, suku cadang merupakan faktor utama yang menentukan jalannya proses produksi dalam suatu perusahaan. Sehingga dapat dikatakan suku cadang ini mempunyai peranan yang cukup besar dalam serangkaian aktivitas perusahaan.

Klasifikasi Suku Cadang (Sparepart) Menurut penggunaanya, suku cadang dapat dibagi menjadi tiga jenis. Menurut Indrajit, dkk. (2006), mengklasifikasikan suku cadang ke dalam beberapa jenis yaitu:

1. Suku cadang habis pakai (consumable parts) Suku cadang jenis ini adalah

suku cadang untuk pemakaian biasa, yaitu yang akan aus dan rusak, kerusakan suku cadang ini dapat terjadi sewaktu-waktu. Oleh karena itu, pengaturan persediaannya haruslah sedemikian rupa sehingga sewaktu-waktu diperlukan haruslah selalu tersedia, atau dapat diadakan dalam waktu singkat sehingga tidak mengganggu jalannya peralatan.

2. Suku cadang pengganti (replacement parts) Suku cadang jenis ini adalah

suku cadang yang penggantiannya biasanya dilakukan pada waktu overhaul, yaitu pada waktu diadakan perbaikan besar-besaran. Waktu overhaul ini biasanya dapat dijadwalkan sesuai dengan rekomondasi pabrik pembuat peralatan tersebut. Selain waktu overhaul yang dapat dijadwalkan, suku cadang yang perlu diganti dapat juga diperkirakan dengan cukup akurat. Oleh karena itu, biasanya jenis suku cadang ini tidak disimpan dalam persediaan, kecuali untuk peralatan vital.

3. Suku cadang jaminan (insurance parts) Suku cadang jenis ini adalah suku

cadang yang biasanya tidak pernah rusak, tetapi dapat rusak, dan apabila rusak dapat menghentikan operasi dan produksi. Suku cadang jaminan ini biasanya bentuknya besar, harganya mahal, dan waktu pembuatannya lama.

2.4 Metode Pengembangan SDLC (Systems Development Life Cycle)

Menurut Pressman (2015), nama lain dari Model Waterfall adalah Model Air Terjun dan kadang dinamakan siklus hidup klasik (classic life cyle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak. Pengembangan perangkat lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan berlanjut melalui tahapan-tahapan perencanaan (planning), pemodelan (modelling), konstruksi (construction), serta penyerahan sistem perangkat lunak ke para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan pada perangkat lunak yang dihasilkan. Communication Project iniiation Requirement gathering Planning Estimating Scheduling Tracking Modeling Analysis Design Deployment Delivery Support Feedback Construction Code Test

Gambar 2.1 Model pengembangan Waterfall (Pressman, 2015)

Gambar 2.1 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall. Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi, Pressman (2015) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.

Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software

dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap Communication, Planning,

Modeling, Construction, dan Deployment.

Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam Model Waterfall menurut Pressman (2015) :

a. Communication

Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna. Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna.

b. Planning

Setelah proses communication ini, kemudian menetapkan rencana untuk pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat, dan jadwal pengerjaan.

c. Modeling

Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.

d. Construction

Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding

atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam

mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan

dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

e. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.

2.5 Kebutuhan Perangkat Lunak

Untuk menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak, adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses. Keseluruhan proses tersebut dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat lunak (Jogiyanto, 2008).

2.6 Analisis dan Desain Perangkat Lunak

Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi (Jogiyanto, 2008).

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya, dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.

2.7 Konstruksi Perangkat Lunak

Pada tahap ini ialah melakukan konversi hasil desain ke sistem informasi yang lengkap melalui tahapan coding atau pengkodean termasuk bagaimana, membuat basis data dan menyiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengodean pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program serta melakukan peminjaman pengujian. Construction ini memiliki beberapa tahapan secara umum.

Desain implementasi yang digunakan, bahasa pemrograman yang digunakan, kualitas dari implementasi yang dilakukan, proses pengetesan dan integritas, dalam proses pengimplementasian penelitian ini, digunakan bahasa pemrograman dan beberapa aplikasi pendukung yaitu:

a. Microsoft Visual Studio

Visual Basic .NET 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman yang tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2010. Visual Studio 2010 yang sering juga disebut dengan VB .Net 2010 selain disebut dengan bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (tools) untuk menghasilkan program-progam aplikasi berbasiskan windows/desktop. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Studio 2010 diantaranya seperti :

1. Untuk membuat program aplikasi berbasiskan windows.

2. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti, misalnya : kontrol

ActiveX, file Help, aplikasi Internet dan sebagainya.

3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program berakhiran EXE

yang bersifat executable atau dapat langsung dijalankan.

Bahasa Visual Studio cukup sederhana dan menggunakan kata-kata bahasa Inggris yang umum digunakan. Jadi kita tidak perlu lagi menghafalkan sintaks-sintaks maupun format-format bahasa yang bermacam-macam, di dalam Visual Basic semuanya sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang tinggal diambil sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sarana pengembangannya yang bersifat visual memudahkan kita untuk mengembangkan aplikasi berbasiskan Windows, bersifat mouse-driven (digerakkan dengan mouse) dan berdaya guna tinggi (Darmayuda, 2009).

b. Sybase Power Designer

Sybase Power Designer adalah sebuah software pemodelan yang memiliki banyak fungsi diantaranya adalah untuk merancang serta memanage database.Sangat cocok untuk database yang berukuran besar serta memiliki tingkat kompleksitas yang cukup rumit.

Sybase Power Designer memiliki beberapa keuntungan sebagai berikut jika dibandingkan dengan menggunakan cara manual atau menggunakan aplikasi pembantu dari vendor, yaitu:

1. Desain database mayoritas menggunakan interface berupa tampilan grafik, hal

ini berarti orang yang tidak mengerti bahasa SQL juga bisa menggunakan software ini untuk membuat database dengan berbagai macam tingkat kesulitan.

2. Database dapat diciptakan independen dari RDBMS, Sybase tidak bergantung

pada vendor tertentu saja untuk mengimplementasikan design database yang telah dibuat pada RDBMS seperti MySQL, Oracle, atau Microsoft SQL Server. Sybase dapat mengkonstruksikan database yang telah kita buat dalam berbagai macam RDBMS, bahkan RDBMS yang jarang kita dengar juga didukung oleh Sybase.

3. Migrasi database menjadi mudah, hal ini dikarenakan Sybase mempunyai fitur

untuk mengkoneksikan diri dengan berbagai macam RDBMS seperti Oracle, MySQL, dan Microsoft SQL Server untuk mengkonstruksikan database yang telah didesain pada Sybase.

4. Hampir tidak memerlukan pengetahuan mengenai bahasa SQL, semuanya

dilakukan dengan klik sana sini di Sybase, namun begitu kita dapat melihat hasil output SQL dari design database yang sudah kita buat

Sybase Power Designer cocok untuk digunakan pada saat kita membutuhkan design database yang kuat dan fleksibel dan membutuhkan waktu yang cepat untuk konstruksi database.

c. Microsoft SQL Server

SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional

(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Query utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Adapun perkembangan SQL Server dimulai dari SQL Server 2000, SQL Server 2005, SQL Server 2008.

Pada tahap ini penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2008 karena selain menjadi pendukung pembuatan database dari aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service. Microsoft SQL Server 2008 juga mempunyai keunggulan sebagai failover, clustering, mirroring database, pengiriman log atau replikasi serta sudah terdapat kompresi dan enkripsi data transparan, sehingga kita tidak perlu lagi untuk memodifikasi program dalam mengenkripsi data. SQL Server 2008 juga memiliki sistem kontrol akses yang lebih efisien. SQL Server 2008 ini sendiri juga terintegrasi dengan beberapa produk Microsoft.

2.8 Uji Coba Perangkat Lunak

Uji coba perangkat lunak meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah laku sebuah perangkat lunak yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba. Kasus uji coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada perangkat lunak agar muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya. Untuk uji coba perangkat lunak, yang pertama kali diperhatikan adalah fundamental dari uji coba perangkat lunak tersebut. Di dalamnya dijelaskan

mengenai terminologi dari uji coba terkait, kunci masalah dari uji coba, dan hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas lainnya di dalam perangkat lunak tersebut. Kedua, yang perlu diperhatikan adalah tingkatan dari uji coba. Di dalamnya dijelaskan tentang target dari uji coba dan tujuan dari uji coba tersebut. Ketiga, yang perlu diperhatikan adalah teknik dari uji coba. Di dalamnya meliputi uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester, diikuti oleh teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik berdasarkan kesalahan, teknik berdasarkan penggunaan, dan teknik dasar yang relatif tergantung dari aplikasi tersebut. Keempat, yang perlu diperhatikan adalah pengukuran dari uji coba terkait. Di dalamnya dijelaskan bahwa pengukuran tersebut dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. Kelima, yang perlu diperhatikan adalah proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang pertimbangan praktis dan aktifitas uji coba.

Untuk penelitian ini, akan dilakukan pengujian black box terhadap perangkat lunak yang dibuat. Menurut Pressman (2002: 532), pengujian black box adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan. Menurut Pressman (2002: 577), teknik pengujian black box adalah yang paling lazim selama integrasi. Pengujian black box digunakan untuk memperlihatkan

bahwa fungsi – fungsi perangkat lunak adalah operasional bahwa input diterima

22

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem bertujuan untuk menganalisis sistem yang ada atau yang berjalan pada PT. As Motor saat ini, meliputi proses penjualan suku cadang, jasa

service, proses pengecekan stok suku cadang di gudang. Hal tersebut bertujuan

untuk memperoleh gambaran proses yang ada pada PT. As Motor dan kelemahan-kelemahan atau kendala-kendala yang ada pada PT. As Motor. Analisis sistem ini akan dilakukan identifikasi masalah dan analisis permasalahan yang ada, kemudian akan dilakukan analisis kebutuhan dan selanjutnya akan dilakukan perancangan sistem sebagai solusi permasalahan tersebut.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Proses bisnis dalam perusahaan sait ini masih berjalan manual berawal dari customer datang dengan memberikan data identitas, STNK, data keluhan kepada service advisor kemudian service advisor mencatat data identitas, STNK, dan data keluhan kedalam form service kemudian form service diberikan kepada mekanik dimana mekanik langsung mengerjakan atau melakukan pengecekan kerusakan motor, setelah itu mekanik akan memberikan informasi apakah suku cadang yang rusak diganti atau tidak jika ya mekanik menginformasikan kepada

service advisor untuk mengambilkan suku cadang dalam waktu bersamaan service

advisor juga menginformasikan terlebih dahulu kepada customer apakah suku

mencatat suku cadang diperlukan dan diberikan kepada mekanik untuk dilakukan kembali proses perbaikan setelah proses perbaikan selesai mekanik memberikan informasi kepada service advisor bahwa perbaikan selesai dengan menyertakan

form service kemudian service advisor membuatkan nota pembayaran perbaikan

yang diberikan kepada customer sampai dengan service advisor menerima pembayaran, setelah proses tersebut service advisor membuat laporan transaksi penjualan suku cadang dan jasa service motor yang diberikan kepada manager.

3.1.2 Analisis Permasalahan

Permasalahan yang terjadi di PT. As Motor terletak pada proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service yang mencakup interaksi antara customer, service advisor, dan mekanik pada saat melakukan perbaikan dan permintaan pergantian suku cadang dan interaksi internal antar bagian pada PT. As Motor saat ini belum terkomputerisasi dengan baik.

Permasalahan pertama, service advisor tidak bisa langsung mengetahui stok suku cadang saat melakukan transaksi penjualan karena service advisor tidak mempunyai petunjuk stok suku cadang yang masih ada atau sudah sold out, hal ini mengakibatkan service advisor harus mengecek terlebih dahulu ke gudang, dampaknya customer juga harus menunggu untuk kepastian ada atau tidaknya stok suku cadang yang ingin dibeli.

Permasalahan kedua, saat service advisor melakukan identifikasi kerusakan yang ada pada kendaraan customer dimana mekanik tidak melakukan

service sesuai dengan identifikasi kerusakan karena mekanik tidak mempunyai

kerusakan, dampaknya kendaraan yang sedang dalam perbaikan tidak dikerjakan dengan baik hal ini bisa mempengaruhi kelangsungan perusahaan.

Permasalahan ketiga, tingkat keramaian pelanggan pada saat service

advisor melakukan transaksi penjualan suku cadang dimana pada saat itu transaksi

penjualan dalam satu kali transaksi lebih dari 5 item, dari transaksi penjualan tersebut service advisor kesulitan untuk mengolah dan menghitung transaksi penjualan dimana jumlah suku cadang yang ada juga lebih dari 100 item, dampaknya kemungkinan besar terjadi kesalahan saat pengolahan data.

Permasalahan keempat, saat mekanik melakukan permintaan suku cadang tanpa adanya bukti dari pihak service advisor, dampaknya suku cadang yang ada pada perusahaan sering hilang hal ini bisa mempengaruhi kelangsungan perusahaan.

Permasalan kelima, dalam menagani customer yang sedang melakukan perbaikan tidak mengacu kepada mekanik yang kosong dan tidak tecatat dengan baik dimana dalam proses tersebut seharusnya mekanik yang sedang mengerjakan perbaikan tidak boleh mengerjakan perbaikan terhadap kendaraan customer lain karena pada saat mekanik melakukan perbaikan disitulah hasil pendapatan mekanik dimana mekanik mendapat 80% sedangkan untuk perusahaan 20%, dampak dari hal tersebut mekanik satu dengan mekanik yang lain pendapatannya tidak merata dan bisa mengakibatkan kecemburuan sosial antar mekanik

Berikut adalah proses bisnis saat ini pada PT. As Motor dapat digambarkan dalam workflow yang ditunjukkan pada Gambar 3.1.

Customer

Servis Advisor

Mekanik Memberikan data identitas

dan keluhan

Form servis

Form servis berisi keluhan dan data customer Kwitansi pembayaran

Laporan Penyelesaian

Gambar 3.1 Workflow Proses Bisnis Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa

service pada PT. As Motor

Customer datang untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu customer

menyerahkan data identitas dan keluhan kepada service advisor kemudian service advisor memberikan data keluhan kepada mekanik dimana mekanik langsung mengerjakan perbaikan tanpa melihat terlebih dahulu petunjuk identifikasi perbaikan.

Document flow proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service

dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Document Flow Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor PT. As Motor

Service Advisor

Customer Mekanik Manager

P h a s e Mulai Memberikan Identitas diri, STNK, Data Keluhan Pergantian Suku Cadang Mencatat Identitas

diri, STNK, Data Keluhan form Service Melakukan Pengecekan Kerusakan Motor Form Service Memberikan Informasi Pergantian Suku Cadang Memberikan Informasi perbaikan Selesai Ya Tidak Menginformasikan Pergantian Suku Cadang ke Customer

Laporan Penjualan Suku Cadang dan Jasa

Service Form Service Konfirmasi Pergantian? Selesai Menginformasikan Pergantian Suku Cadang bahwa Setuju

untuk Diganti Ya Melakukan Pencatatan Pergantian Suku Cadang

Suku cadang yang dibutuhkan Menerima Pembayaran Form Service Perbaikan Motor Suku cadang yang

dibutuhkan Pembuatan Nota Pembayaran Nota Pembayaran Nota Pembayaran Melakukan Pembayaran Pembuatan Laporan Penjualan Suku Cadang dan jasa

Service

Laporan Penjualan Suku Cadang dan

Jasa Service

Gambar 3.2 Document flow Proses Pencatatan Penjualan Suku cadang dan Jasa

Sistem manual yang ada berawal dari customer datang dengan memberikan data identitas, STNK, data keluhan kepada service advisor kemudian

service advisor mencatat data identitas, STNK, dan data keluhan kedalam form

service kemudian form service diberikan kepada mekanik dimana mekanik

langsung mengerjakan atau melakukan pengecekan kerusakan motor, setelah itu mekanik akan memberikan informasi apakah suku cadang yang rusak diganti atau tidak jika ya mekanik menginformasikan kepada service advisor untuk mengambilkan suku cadang dalam waktu bersamaan service advisor juga menginformasikan terlebih dahulu kepada customer apakah suku cadang yang dibutuhkan mekanik diganti yang baru jika ya service advisor akan mencatat suku cadang diperlukan dan diberikan kepada mekanik untuk dilakukan kembali proses perbaikan setelah proses perbaikan selesai mekanik memberikan informasi kepada

service advisor bahwa perbaikan selesai dengan menyertakan form service

kemudian service advisor membuatkan nota pembayaran perbaikan yang diberikan kepada customer sampai dengan service advisor menerima pembayaran, setelah proses tersebut service advisor membuat laporan transaksi penjualan suku cadang dan jasa service motor yang diberikan kepada manager.

3.1.3 Analisis Kebutuhan

Dari uraian identifikasi masalah diatas, PT. As Motor mempunyai masalah pada sistem pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service yang masih berjalan manual. Interaksi antara customer, service advisor, mekanik dan manager perlu di otomasi dengan baik, dalam permasalahan ini, maka perusahaan membutuhkan suatu aplikasi yang dapat:

1. Membantu service advisor dalam proses transaksi penjualan dimana pada saat transaksi penjualan suku cadang service advisor tidak langsung mengetahui keadaan stok yang ada karena service advisor tidak mempunyai petunjuk keadaan stok suku cadang yang ada.

2. Membantu service advisor dalam proses identifikasi kerusakan yang ada pada

kendaraan customer dimana mekanik tidak melakukan service sesuai dengan identifikasi kerusakan karena mekanik tidak mempunyai petunjuk kerja yang diberikan oleh service advisor pada saat identifikasi kerusakan.

3. Membantu service advisor melakukan transaksi penjualan suku cadang

dimana pada saat itu transaksi penjualan dalam satu kali transaksi lebih dari 5 item, dari transaksi penjualan tersebut service advisor kesulitan untuk mengolah dan menghitung transaksi penjualan dimana jumlah suku cadang yang ada juga lebih dari 100 item.

4. Mengotomasi interaksi antara service advisor, mekanik dan manager dalam

melakukan pencatatan penjualan suku cadang dimana pada saat permintaan suku cadang tanpa adanya bukti dari pihak service advisor, serta membantu proses perhitungan pendapatan service untuk mekanik.

5. Membantu menangani customer yang sedang melakukan perbaikan tidak

mengacu pada mekanik yang kosong atau tidak sedang mengerjakan perbaikan dimana mekanik yang sedang mengerjakan proses perbaikan tidak boleh mengerjakan proses perbaikan kendaraan customer lain.

6. Memberikan informasi untuk manager dari data yang berhubungan dengan

proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service berupa laporan transaksi service, laporan penjualan suku cadang, laporan sirkulasi penjualan

suku cadang, laporan stok suku cadang, laporan pendapatan service per-mekanik.

3.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, dapat dirancang sebuah solusi model pengembangan sistem yang akan menjadi dasar dalam perancangan sistem

selanjutnya. Secara umum model pengembangan tersebut digambarkan dalam

desain arsitektur pada Gambar 3.3 dan IPO (Input Proses Output) diagram pada Gambar 3.4.

Customer

Manager

Database Server

Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor Berbasis Desktop

1. Data Keluhan

2. STNK _{1. Lap. Penjualan Per Periode}

2. Lap. Penjualan Per Jenis Suku Cadng 3. Lap. Transaksi Service dan Pendapatan Mekanik

4. Lap. Pembeilan Suku Cadang 5. Lap. Sirkulasi Penjualan Suku Cadang

6. Lap. Stok Suku Cadang

1. Data Customer 2. Data Merk Motor 3. Data Jenis Motor 4. No. Plat 5. Data Keluhan 6. Tipe Service 7. Nama Mekanik 8. Suku cadang Service

Mekanik

Surat Perintah Kerja

Service Advisor

Surat Perintah Kerja Bukti Pembayaran

Service dan Penjualan Suku Cadang

Suku Cadang Tambahan

Gambar 3.3 Desain Arsitektur Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa service Motor Berbasis Desktop

Desain arsitektur pada gambar 3.3 menjelaskan aliran data atau proses yang berhubungan antar aktor dari aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service yang dibuat dimana customer memberikan data keluhan, STNK kemudian service advisor menginputkan data keluhan, data customer, data jenis motor, data merk motor, data tipe service, nama mekanik, suku cadang service, yang kemudian keluar sebuah Surat perintah kerja untuk mekanik, mekanik juga memberikan data suku cadang tambahan apabila ada penambahan suku cadang setelah semua proses selesai service advisor mencetak bukti pembayaran untuk

customer, kemudian manager melihat laporan transaksi service dan pendapatan

mekanik, laporan stok suku cadang, laporan penjualan per periode, laporan penjualan per jenis, laporan sirkulasi penjualan, dan laporan pembelian suku cadang.

Input Proses Output

Pembuatan Data Master oleh Service

Advisor

Pencocokan data

service motor oleh Service Advisor Pembayaran Customer ke Kasir Data Customer Data Suku Cadang Data Tipe Service Data Service Data Karyawan Data Supplier Data Master Surat Perintah Kerja Data Apporove Transaksi Service Bukti Pembayaran Transaksi Service

Pembelian Suku Cadang ke Supplier Faktur

Pembelian

Data Supplier

Laporan Stok Suku Cadang Laporan Transaksi Service Laporan Transaksi Penjualan Suku Cadang Laporan Penjualan Suku Cadang per

Periode Laporan Sirkulasi Suku Cadang Laporan Transaksi Pembelian Suku Cadang Laporan Pendapatan Service Per-Mekanik

Gambar 3.4 Diagram IPO (Input Proses Output) Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Penjualan dan Jasa service Motor pada PT. As Motor.

Berdasarkan gambar diagram IPO tersebut, maka dapat dijelaskan input, proses dan output, untuk jelasnya dapat dilihat pada penjelasan berikut:

a. Input

1. Data Customer

Berisi informasi mengenai data customer. Meliputi nama, alamat, no.telp.

2. Data Suku Cadang

Berisi informasi suku cadang yang ada.

3. Data Tipe service

Berisi informasi mengenai data tipe service. Meliputi ringan, sedang, dan berat.

4. Data service

Berisi informasi mengenai data service. Meliputi nama customer, no. plat, jenis motor, merk motor, nama mekanik, dan tipe service

5. Data Mekanik

Berisi informasi mengenai data karyawan. Meliputi nama mekanik, alamat, no.telp.

6. Data Supplier

Berisi informasi tentang data supplier. Meliputi nama supplier, alamat, no.telp.

b. Proses

1. Proses pembuatan data master oleh Service advisor

Merupakan proses pencatatan data customer, supplier, suku cadang,

service, tipe service, data karyawan.

2. Proses Pembelian Suku cadang

3. Proses Pencocokan Data service Motor

Merupakan proses pencocokan data suku cadang yang keluar pada saat

service.

4. Proses Pembayaran Customer

Merupakan proses pembayaran yang dilakukan oleh customer ke service

advisor.

c. Output

1. Informasi Data Mater Customer

Merupakan informasi data customer.

2. Informasi Data Master Suku Cadang

Merupakan informasi data suku cadang yang ada.

3. Informasi Data Master Tipe service

Merupakan informasi data tipe service yang ada pada bengkel.

4. Informasi Data Master service

Merupakan informasi berupa display yang berisi surat perintah kerja.

5. Informasi Data Master Supplier

Merupakan informasi yang berisi data supplier.

6. Informasi Data Master Mekanik

Merupakan informasi yang berisi data mekanik oleh service advisor.

7. Informasi Transaksi service

Merupakan informasi yang berisi transaksi service dari customer oleh

service advisor.

Merupakan informasi yang berisi transaksi penjualan dari customer oleh

service advisor

9. Informasi Laporan Transaksi Pembelian Suku Cadang

Merupakan informasi yang berisi data pembelian suku cadang oleh manager.

10.Informasi Bukti Pembayaran service

Merupakan informasi yang berisi data penjualan suku cadang dan service yang dilakukan oleh customer.

11.Informasi Laporan Transaksi service

Merupakan informasi transaksi service yang dilakukan oleh customer.

12.Informasi Laporan Transaksi Penjualan Suku Cadang

Merupakan informasi dari transaksi penjualan suku cadang.

13.Informasi Laporan Penjualan Suku Cadang Per Periode

Merupakan informasi dari transaksi penjualan Suku Cadang per periode waktu.

14.Informasi Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang

Merupakan informasi dari transaksi penjualan per periode dan per jenis suku cadang.

15.Informasi Laporan Stok Suku Cadang

Berisi informasi stok suku cadang yang ada.

16.Informasi Laporan Pendapatan service Per Mekanik

Untuk dapat menjalankan sistem yang dibuat diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi tertentu. Adapun kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem ini adalah sebagai berikut.

A. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki spesifikasi minimal:

1. Kapasitas Random Access Memory (RAM) 2024 MB.

2. Processor minimal Intel Core 2 Duo.

3. Harddisk minimal berkapasitas 320 Gb.

4. VGA Card 512 MB On Board.

5. Printer untuk mencetak data yang diperlukan.

B. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki spesifikasi minimal:

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Basic.

2. Visual Basic.

3. Microsoft SQL Server.

3.2.1 System Flow

Merancang aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor, dikumpulkan beberapa informasi yang diperlukan, perancangan sistem yang dilakukan dengan cara merancang sistem dan membuat database, pertama akan dibuat system flow untuk mengetahui alur sistem yang terjadi untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada penjelasan berikut. System flow aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service pada PT. As Motor terdiri dari:

1. System Flow Proses Pembuatan Master Customer

Data Customer

Data Customer

Input Data customer

Simpan Data Customer Start

CUSTOMER

SERVICE ADVISOR

Customer

End System Flow Pembuatan Master Customer

Gambar 3.5 System Flow Data Customer

Service advisor untuk menginputkan nama, alamat, no.telp Customer,

2. System Flow Proses Pembuatan Master Mekanik

MEKANIK

SERVICE ADVISOR

KTP

KTP

Input Data Mekanik

End Start

Simpan Data Mekanik

Pegawai System Flow Pembuatan Master Mekanik

Gambar 3.6 System Flow Proses Pembuatan Master Mekanik

Manager akan menginputkan data mekanik yang berupa nama mekanik, alamat mekanik, no.telp mekanik. Sistem akan menyimpan data mekanik ke tabel pegawai.

3. System Flow Proses Pembuatan Master Supplier

SUPPLIER

SERVICE ADVISOR

Data Supplier

Data Supplier

Input Data Supplier Start

Simpan Data Supplier

Supplier

End System Flow Master Supplier

Gambar 3.7 System Flow Proses Pembuatan Master Supplier

Service advisor akan menginputkan data Supplier yang mencakup nama

supplier, alamat supplier, dan nomor telepon supplier. Sistem akan menyimpan

4. System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Suku Cadang

Jenis Suku Cad ang

Jenis Suku Cad ang

Input Data Jenis Suku Cad ang Start

MANAGER

SERVICE ADVISOR

Jenis Suku Cad ang

End System Flow Form Master Jenis Suku Cadang

Simpan data Jenis Suku

Cad ang

Gambar 3.8 System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Suku Cadang

Jenis suku cadang akan diinputkan oleh service advisor. Sistem akan menyimpan data jenis suku cadang ke tabel jenis suku cadang.

5. System Flow Proses Pembuatan Master Merk Suku Cadang

Merk Suku Cadang

Merk Suku Cadang

Input Data Merk Suku Cadang Start

MANAGER

SERVICE ADVISOR

Merk Suku Cadang

End System Flow Form Master Merk Suku Cadang

Simpan data Merk Suku

Cadang

Gambar 3.9 System Flow Proses Pembuatan Master Merk Suku Cadang Manager memberikan data merk suku cadang kepada service advisor untuk diinputkan. Sistem akan menyimpan data merk suku cadang ke tabel merk suku cadang.

6. System Flow Proses Pembuatan Master Suku Cadang

Data Suku Cadang

Data Suku Cadang

Input Data Suku Cadang Start

MANAGER

SERVICE ADVISOR

Suku Cadang

End

System Flow Form Master Suku Cadang

Simpan Data Suku cadang

Jenis Suku Cadang Merk Suku

Cadang Supplier

Gambar 3.10 System Flow Proses Pembuatan Master Suku Cadang

Manager memberikan data suku cadang kepada service advisor untuk diinputkan. Meliputi nama suku cadang, nomor part, harga beli, harga jual, stok. Sistem akan menyimpan data suku cadang ke tabel suku cadang.

7. System Flow Proses Pembuatan Master Tipe Service

Data Tipe Service

Data Tipe Service

Input Data Tipe Service Start

MANAGER

SERVICE ADVISOR

Tipe Service

End

System Flow Form Master Tipe Service

Simpan Data

Tipe Service

Gambar 3.11 System Flow Master Tipe Service

Manager memberikan data tipe service kepada service advisor, kemudian

service advisor akan memasukkan data tipe service. Sistem akan menyimpan data

8. System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Motor

Data Jenis Motor

Data Jenis Motor

Input Data Jenis Motor Start

MANAGER

SERVICE ADVISOR

Jenis Motor

End

System Flow Form Master Jenis Motor

Simpan Jenis Motor

Gambar 3.12 System Flow Proses Master Jenis Motor

Service advisor akan menginputkan data jenis motor. Sistem akan

9. System Flow Proses Pembuatan Master Merk Motor

Data Merk Motor

Data Merk Motor

Input Data Merk Motor Start

MANAGER SERVICE ADVISOR

Merk Motor

End

System Flow Form Master Merk Motor

Simpan Merk Motor

Gambar 3.13 System Flow Master Merk Motor

Service advisor menginputkan data merk motor. Sistem akan menyimpan

10.System Flow Proses Pembuatan Master Motor

Data Nomor Polisi

Data Nomor Polisi

Input Data Data Motor

Start

CUSTOMER SERVICE ADVISOR

Motor

End

System Flow Form Master Motor

Simpan Data Motor

Customer Jenis Motor Merk Motor

Gambar 3.14 System Flow Master Motor

Service advisor akan menginputkan data motor customer. Meliputi

nomor polisi, jenis motor, merk motor. Sistem akan menyimpan data motor ke tabel Motor.

11. System Flow Proses Pembuatan Master Service

Data Service

Data Service

Input Data Service Start

MANAGER

SERVICE ADVISOR

Service

End

System Flow Form Master Service

Simpan Data Service

Tipe Service

Gambar 3.15 System Flow Master Service

Service advisor akan menginputkan data service dari manager. Sistem

12. System Flow Master Suku Cadang Service

Data Suku Cadang Service

Data Suku Cadang Service

Input Data Suku Cadang Service Start

MANAGER

SERVICE ADVISOR

Suku Cadang Service

End

System Flow Form Master Suku Cadang Service

Simpan Data Suku cadang

Service

Tipe Service

Suku Cadang

Gambar 3.16 System Flow Master Suku Cadang Service

Service advisor akan menginputkan data Suku Cadang service dari

manager. Sistem akan menyimpan data Suku Cadang service ke tabel Suku Cadang service.

13.System Flow Proses Perbaikan

Start

CUSTOMER SERVICE ADVISOR

System Flow Form Transaksi Perbaikan

Input data Keluhan, Service, Suku

Cadang

Simpan Data Transaksi

Perbaikan Perbaikan Detail Perbaikan Suku Cadang Detail Perbaikan Service Motor Jenis Motor Merk Motor Pegawai Tipe Service SPK dan STNK MEKANIK SPK 1 1 STNK End Customer Service Suku Cadang Service STNK dan Keluhan STNK dan Keluhan

Gambar 3.17 System Flow Proses Transaksi Perbaikan

Service advisor mengecek data customer apakah customer sudah terdaftar

atau belum, jika belum service advisor menginputkan customer baru dan motor baru meliputi nama, alamat, no.telp, no.polisi, jenis motor, dan merk motor. Sistem akan menyimpan data customer baru dan motor baru kedalam tabel

customer dan tabel motor. Jika customer sudah terdaftar service advisor akan

menginputkan data keluhan, service, suku cadang, setelah itu sistem menyimpan kedalam tabel detail perbaikan service, tabel detail perbaikan suku cadang dan tabel perbaikan. Sistem akan mencetak surat perintah kerja yang diserahkan kepada mekanik dan STNK dikembalikan kepada customer.

14.System Flow Proses Penjualan Suku Cadang

Input Data Penjualan

Start

CUSTOMER SERVICE ADVISOR

System Flow Form Transaksi Penjualan

Hitung Jumlah dan Harga

Suku Cadang

Bukti Penjualan Customer

Suku Cadang Penjualan

Detil Penjualan

Bukti Penjualan Customer End

Gambar 3.18 System Flow Proses Transaksi Penjualan

Service advisor menginputkan data penjualan. Sistem akan secara

langsung menyimpan dan menghitung jumlah dan harga dari suku cadang dan masuk kedalam tabel penjualan, suku cadang, dan tabel detail penjualan. Sistem juga akan mencetak bukti penjualan customer yang diserahkan kepada customer.

15.System Flow Proses Pembelian

Data Pembelian Start

SUPPLIER SERVICE ADVISOR

System Flow Form Transaksi Pembelian Suku Cadang

Simpan Data Pembelian

Suku Cadang Suku Cadang

Pembelian

Detil Pembelian Faktur

Pembelian

Faktur Pembelian

Supplier Pegawai

End

Gambar 3.19 System Flow Proses Transaksi Pembelian

Service advisor menginputkan data pembelian yang didapat dari supplier

berupa faktur pembelian. Sistem akan menyimpan data pembelian kedalam tabel pembelian, suku cadang, detail pembelian.

16.System Flow Proses Pembayaran Perbaikan

Start

CUSTOMER SERVICE ADVISOR

System Flow Form Pembayaran

Hitung pembayaran Bukti Pembayaran

Customer

Detil Perbaikan Suku Cadang Detil Perbaikan

Service

Perbaikan

Bukti Pembayaran

Customer End

No.Polisi dan Data Suku Cadang

Gambar 3.20 System Flow Proses Pembayaran Perbaikan

Setelah proses perbaikan selesai service advisor menginputkan id perbaikan. Sistem akan menghitung secara otomatis total biaya perbaikan dan sistem akan mengupdate status perbaikan beserta status dari mekanik, setelah proses pembayaran sistem akan mencetak bukit pembayaran customer.

3.2.2 Context Diagram

Context diagram aplikasi pencatatan penjualan dan jasa service motor

berbasis desktop mempunyai empat entitas luar yang memberi masukan kepada sistem dan menerima keluaran dari sistem. Keempat entitas tersebut antara lain

customer, service advisor, pegawai, supplier, dan manager. Context diagram

aplikasi pencatatan penjualan dan jasa service motor berbasis desktop dapat dilihat pada Gambar 3.21.

Gambar 3.21 Context Diagram Aplikasi Pencatatan Penjualan dan Jasa service Motor

3.2.3 Diagram Berjenjang Proses

Diagram berjenjang proses berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuan dari diagram jenjang proses adalah dapat memberikan informasi mengenai fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Aplikasi pencatatan penjualan dan jasa service motor berbasis desktop memiliki tiga sub proses yang meliputi mengelola master, mengelola data transaksi, dan membuat laporan. Untuk lebih jelasnya, diagram berjenjang proses pencatatan penjualan dan jasa service motor dapat dilihat pada Gambar 3. 22.

0 Sistem Pencatatan Penjualan Suku Cadang

dan Jasa Servis Motor

1 Mengelola Master 2 Mengelola Data Transaksi 1.2 Memasukkan Data Mekanik 1.1 Memasukkan Data Customer 1.3 Memasukkan Data Supplier 1.4 Memasukkan Data Jenis Suku Cadang

2.1 Menyimpan Data Perbaikan 2.2 Menyimpan Data Penjualan 2.3 Menyimpan Data Pembelian Suku Cadang 1.5 Memasukkan Data Merk Suku Cadang

1.6 Memasukkan Data Suku Cadang 1.7 Memasukkan Data Jenis Motor 1.8 Memasukkan Data Merk Motor 1.9 Memasukkan Data Motor 1.10 Memasukkan Data Suku Cadang Service 1.11 Memasukkan Data Tipe Service 1.12 Memasukkan Data Service 2.4 Menyimpan Data Pembayaran

Gambar 3. 22 Diagram Berjenjang Sistem Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa service Motor

3.2.4 Data Flow Diagram

Penggambaran sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dimulai dari context diagram seperti dapat dilihat pada Gambar 3.9. Dari context diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah (lowest level) untuk menggambarkan sistem lebih rinci.

1. DFD Level 0 Aplikasi Pencatatan Penjualan dan Jasa service Motor

Pada DFD level 0 aplikasi pencatatan penjualan dan jasa service motor terdapat tiga proses utama yaitu mengelola master, mengelola data transaksi, dan membuat laporan. DFD level 0 pada aplikasi pencatatan penjualan dan jasa

2. DFD Level 1 Mengelola Data Master

DFD level 1 mengelola data master memiliki dua belas proses untuk mengolah data customer, mengolah data pegawai, mengolah data supplier, mengolah data jenis suku cadang, mengolah data merk suku cadang, mengolah data suku cadang, mengolah data jenis motor, mengolah data merk motor, mengolah data motor, mengolah data tipe service, mengolah data suku cadang

service, dan mengolah data service. Pada proses mengolah data customer, data

pegawai, data supplier, data jenis motor, data motor, data jenis suku cadang, data

merk suku cadang, data suku cadang, data suku cadang service, data tipe service,

data service yang memasukkan data adalah service advisor. DFD level 1 mengolah data master dapat dilihat pada Gambar 3.24.

3. DFD Level 1 Mengelola Transaksi

DFD level 1 mengelola transaksi memiliki empat proses untuk menyimpan data perbaikan, menyimpan data penjualan, menyimpan data pembelian suku cadang dan menyimpan data pembayaran. Pada proses menyimpan data perbaikan, yang memasukkan data adalah service advisor. Yang dimaksud perbaikan disini adalah perbaikan dari customer ke service advisor. Pada proses menyimpan data penjualan yang memasukkan data adalah service

advisor. Proses penjualan yang dimaksud disini adalah penjualan dari service

Gambar 3.25 DFD Level 1 Mengelola Data Transaksi

3.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram digunakan untuk menggambarkan pemrosesan

dan hubungan data yang digunakan dalam sistem. Perancangan aplikasi ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

147

Tabel 4.17 Test Case Transaksi Pembelian Test

Case ID Tujuan Input Output Status

31. Menyimpan data pembelian. Memilih supplier, “PT. Jaya Abadi”memilih suku cadang”Dop Helogen”, memasukkan jumlah pembelian “15” kemudian menekan menekan button simpan dan pilih Ok. Sistem akan menampilkan informasi supplier yang dimasukkan atau disimpan sukses. Sukses (Gambar 4.81, Gambar 4.82, dan Gambar 4.83).

Gambar 4.81 Uji Coba Form Browse Supplier

Gambar 4.82 Uji Coba Form Transaksi Pembelian

4.3.2 Evaluasi

Pada bagian sub bab ini, akan dijelaskan tentang evaluasi pada rancang bangun aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor berbasis desktop yang dibuat, apakah sesuai dengan tujuan awal atau belum. Tujuan awal merancang bangun aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor berbasis desktop ini adalah untuk mendukung interaksi antara customer, service advisor, manager, dan mekanik sehingga antar bagian yang terkait akan mengetahui data dan informasi yang berhubungan dengan proses aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor pada PT. As Motor. Hal ini sangat diharapkan untuk membantu PT. As Motor dalam melakukan proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor.

Setelah dilakukan uji coba pada pembahasan sebelumnya, aplikasi dapat menyimpan data dan menampilkan informasi transaksi penjualan suku cadang, informasi transaksi service motor atau perbaikan motor, pembelian suku cadang, informasi status perbaikan yang dilakukan oleh mekanik, informasi pembayaran penjualan suku cadang, informasi pembayaran perbaikan motor, informasi pendapatan mekanik, informasi stok suku cadang, informasi penjualan per suku cadang, informasi sirkulasi penjualan per suku cadang, informasi penjualan suku cadang per periode, informasi pembelian suku cadang.

Dari evaluasi yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa rancang bangun aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor berbasis desktop yang dibuat telah memenuhi kebutuhan yang diinginkan untuk menunjang proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor pada PT. As Motor.

149

Aplikasi pencatatan penjualan dan jasa service motor berbasis desktop yang dibuat juga dapat menghasilkan laporan penjualan suku cadang per periode, laporan penjualan suku cadang, laporan sirkulasi perjualan suku cadang, laporan stok suku cadang, laporan pendapatan service per mekanik. Akan tetapi, apabila akan dilakukan pengembangan aplikasi alangkah baiknya dapat ditambahkan beberapa fitur atau menu yang diperlukan agar dapat mendukung proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor yang lebih baik.

150 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan implementasi terhadap aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan tujuan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut.

1. Rancang bangun aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service pada PT. As Motor dapat mengotomasi interaksi antara perusahaan ke customer dan interaksi antar bagian dalam melakukan proses penjualan suku cadang dan jasa service.

2. Sistem yang telah dibuat dapat memfasilitasi service advisor dalam melakukan proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor. 3. Sistem yang telah dibuat dapat membantu pengendalian pencatatan penjualan

dan jasa service motor. Adapun pengendalian yang bisa dilakukan oleh aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor yaitu: a. Pengendalian pada saat transaksi perbaikan dimana transaksi perbaikan

bisa menampilkan nama customer dari form master customer beserta jenis motor, merk motor dan nomor plat motor, selain itu aplikasi juga bisa menampilkan nama mekanik, tipe service, suku cadang service, dan nama service. Transaksi perbaikan juga bisa menghitung secara otomatis jumlah suku cadang service dan service berdasarkan quantity. Transaksi perbaikan juga bisa menampilkan output berupa surat perintah kerja yang digunakan sebagai acuan kerja mekanik.

151

b. Pengendalian pada saat transaksi penjualan dimana transaksi penjualan bisa menampilkan data suku cadang yang sudah dimasukkan dari master suku cadang, pada saat penjualan sedang berlangsung form transaksi penjualan bisa menghitung secara otomatis jumlah penjualan suku cadang dan bisa menampilkan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh customer.

c. Pengendalian pada saat transaksi pembelian dimana transaksi pembelian bisa menampilkan nama admin dan nama suku cadang dari supplier, transaksi pembelian juga bisa secara otomatis menghitung pembelian suku cadang berdasarkan jumlah suku cadang yang dibeli.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk mengembangkan sistem ini sebagai berikut.

1. Tampilan form informasi dari data yang berhubungan dengan proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor yang berjalan masih sederhana sehingga perlu diperbagus perlu dipercantik dengan dashboard. 2. Sistem dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur dan menu untuk

mendukung proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor yang lebih baik.

152

DAFTAR PUSTAKA

Darmayuda, Ketut. 2009. Pemrograman Aplikasi Database dengan Microsoft Visual Basic. Net 2010. Bandung: Informatika.

Indrajit, R.E., Djokopranoto, R. 2006. Manajemen Persediaan. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.

Jogiyanto, H.M. 2008. Analisis Desain dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset.

Martin, S., Garry Colleran. 2006. Sold! Bagaimana Memudahkan Konsumen Membeli dari Anda. Jakarta: Erlangga.

Mc. Leod, Raymond. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Prehallindo.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi_{. Jakarta: Salemba Empat.}

Pressman, R. S. 2015. Software Engineering: A Practitioner Approach, 8th Edition. New York: McGraw-Hill Higher Education.