Kebutuhan manajemen data keuangan

3.1.1 Kebutuhan manajemen data keuangan

Kebutuhan manajemen data keuangan meliputi 5 aspek, antara lain sebagai berikut: 1. Manajemen Daftar Akun Pada dasarnya tidak ada aturan baku dalam penyusunan daftar akun. Seorang akuntan bebas menyusun daftar akun sesuai dengan kebutuhan organisasi. Seorang akuntan juga bebas menentukan apakah daftar akun yang akan dibuat adalah daftar akun yang rinci ataupun sederhana. Semakin detil atau rinci daftar akun, semakin baik pencatatan akuntansi yang akan dilakukan. Dalam sebuah periode akuntansi, akun memiliki peranan penting untuk mewakili dan menyimpan nilai riil dari suatu kondisi aktiva, kewajiban, modal, pendapatan, dan beban. Sebagai contoh akun hutang bank BCL mencerminkan besar hutang suatu organisasi terhadap bank BCL. Sehingga dapat dikatakan akun merupakan bagian paling penting dalam transaksi akuntansi. Dengan demikian perlu adanya sebuah fitur yang dapat memungkinkan pengguna untuk menyusun daftar akun Chart Of Account. Sedangkan bersesuaian dengan sub bab 2.2.2, dan praktek penggunaan akun dalam transaksi penjurnalan, maka diperlukan fitur manajemen akun yang memungkinkan pengguna untuk dapat melakukan pemilihan tipe dari suatu akun. Oleh karena adanya kebutuhan di atas, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mampu memberikan solusi dalam pengelolaan daftar akun. Sistem komputasi akuntansi keuangan memiliki fitur manajemen daftar akun yang mampu menyediakan media bagi akuntan untuk menyusun, dan mengatur akun- akun yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan. Termasuk di dalamnya menentukan nama akun, saldo normal akun, kelompok akun, dan tipe akun. 2. Manajemen Periode Buku Sebuah siklus akuntansi dimulai dengan tahap pembukaan buku, dan diakhiri dengan tahap penutupan buku. Periode buku merupakan jangka waktu dari sebuah siklus akuntansi. Panjang periode buku pada tiap-tiap organisasi berbeda sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pernyataan tersebut dibutuhkan sebuah fitur yang mampu melakukan manajemen periode buku. Melalui fitur manajemen periode buku, pengguna dapat menentukan panjang periode sesuai dengan kebutuhan periode akuntansi yang sebenarnya. Pengguna juga dapat menentukan awal dari periode akuntansi berjalan hingga akhir dari sebuah periode akuntansi. Sedangkan melalui fitur penutupan buku pengguna dapat melakukan penutupan dari periode yang berjalan, menutup akun- akun prive, beban, pendapatan, dan mengaktifkan fitur penyusunan laporan keuangan. 3. Penjurnalan Transaksi Proses penjurnalan merupakan proses utama yang ada dalam sebuah siklus akuntansi, semua data transaksi yang ada akan dijurnalkan terlebih dahulu agar dapat digunakan sebagai sumber data laporan keuangan. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah fitur yang dapat membantu pengguna untuk melakukan penjurnalan. Dalam melakukan penjurnalan pengguna harus terlebih dahulu memilah jurnal berdasarkan transaksinya, di mana tiap jurnal yang tersebut lihat pada sub bab 2.2.4 hanya melibatkan akun-akun tertentu sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Sebagai contoh jurnal penerimaan kas pada sebelah debet ditempati oleh akun-akun yang bersifat dapat diterima secara tunai seperti akun kas maupun bank. Berdasarkan kebutuhan tersebut fitur input jurnal yang akan dibuat harus dapat melakukan pemilahan akun yang akan digunakan dalam transaksi penjurnalan sesuai dengan tipe jurnal. Beberapa transaksi yang dilakukan oleh pengguna dapat merupakan transaksi yang sifatnya periodik. Transaksi yang bersifat periodik adalah transaksi yang selalu dilakukan pada tiap periode. Sebagai contoh, transaksi pembayaran gaji pegawai dimana setiap periode pembayaran gaji pegawai selalu dilakukan. Untuk membantu pengguna dalam mempercepat penginputan transaksi yang bersifat periodik maka diperlukan sebuah fitur pembuatan template jurnal, di mana melalui fitur pembuatan template jurnal, pengguna dapat menentukan akun- akun yang akan ditransaksikan secara periodik dan dapat langsung menggunakan template tersebut pada transaksi. Melalui fitur input jurnal, akun-akun yang dapat digunakan dalam sebuah transaksi akan dipilah berdasarkan jenis transaksinya. Sehingga pengguna dapat terbantu dalam hal pemilahan akun-akun yang ada. Sedangkan melalui fitur template jurnal pengguna dapat menyimpan template jurnal yang dibutuhkan dan dapat menggunakan template jurnal tersebut ke dalam fitur input jurnal. 4. Ayat Jurnal Penyesuaian Pada akhir periode dari sebuah siklus akuntansi beberapa akun yang ada harus disesuaikan. Sehingga akun-akun yang ada pada neraca saldo mencerminkan saldo sebenarnya. Berdasarkan pernyataan tersebut terdapat kebutuhan fitur inputan jurnal penyesuaian yang dapat membantu pengguna dalam melakukan penyesuaian. Tidak hanya itu untuk dapat membatu pengguna mempercepat penginputan transaksi penyesuaian yang bersifat periodik maka fitur inputan jurnal penyesuaian juga harus dapat mengaplikasikan fitur template jurnal yang ada. Melalui sistem komputasi akuntansi keuangan, pengguna dapat melakukan penyesuaian terhadap akun-akun yang perlu disesuaikan dan pengguna dapat mengaplikasikan template jurnal yang telah dibuat ke dalam fitur inputan jurnal penyesuaian. 5. Penyusunan Laporan Penyusunan laporan keuangan merupakan tahap terakhir dari siklus akuntansi. Melalui laporan keuangan yang dihasilkan tiap periode, pihak manajemen sebuah organisasi dapat menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil berdasarkan kondisi keuangan sebuah organisasi. Selain melakukan pencetakan laporan keuangan standar Laporan Rugi Laba, Laporan Perubahan Modal, Neraca, Laporan Arus Kas, dan Catatan Atas Laporan Keuangan terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan yaitu, 1 penguna dapat melakukan pencetakan jurnal dan buku besar sebagai dasar pengecekan apakah suatu transaksi pernah dijurnal sebelumnya atau tidak, 2 penggguna dapat melakukan pencetakan neraca saldo percobaan sebagai bahan pertimbangan pengguna untuk melakukan transaksi penyesuaian pada periode tersebut, 3 pengguna dapat melakukan pencetakan neraca lajur sebagai dasar pengecekan laporan keuangan standar yang akan dicetak. Adanya kebutuhan pencetakan data laporan keuangan standar dan pencetakan data transaksi keuangan, mengakibatkan adanya kebutuhan akan sebuah sistem komputasi yang mampu memberikan layanan pencetakan data informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna. Sistem komputasi akuntansi keuangan memiliki fitur-fitur yang dapat digunakan untuk melakukan pencetakan data informasi keuangan seperti, cetak jurnal, cetak buku besar, cetak neraca saldo percobaan, cetak neraca saldo, cetak laporan laba rugi, cetak laporan perubahan modal, cetak neraca, cetak laporan arus kas dan cetak catatan atas laporan keuangan.

3.1.2 Kebutuhan keamanan informasi keuangan