Sistem Akuntansi dan Keuangan
Seri Modul Pelatihan
PENGELOLAAN KEUANGAN ORGANISASI NIRLABA
Chapter 2
Sistem Akuntansi dan Keuangan
Pendahuluan .......................................................... 2
Menggambarkan Struktur Organisasi .......................... 4
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan ........ 5
1. Memetakan prosedur ................................................................. 5
2. Menguraikan prosedur ............................................................... 6
3. Uraian tugas ............................................................................ 13
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 1
Pendahuluan
Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan
kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut
pandang tujuan, proses dan struktur. Dengan memehami struktur sistem dan
proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem
tidak tercapai.
Dalam beberapa kamus, kata sistem berasal dari dari kata systema, dari bahasa
Yunani, yang artinya himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan
secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Atau juga bisa diartikan:
sekelompok elemen yang independen namun saling terkait sebagai satu
kesatuan.
Mulyadi, dalam bukunya Sistem Akuntansi, 2001, menggambarkan bahwa
tubuh kita terdiri dari berbagai sistem untuk mengantar kita kepada tujuan hidup
kita. Contoh sistem dalam tubuh kita adalah sistem pernafasan, yang berfungsi
untuk menyediakan oksigen bagi tubuh dan untuk mengeluarkan zat asam arang
yang merupakan sampah hasil pembakaran di dalam tubuh.
Sistem pernafasan terdiri dari unsur-unsur yang membentuk struktur sistem
pernafasan. Tiap-tiap unsur struktur tersebut bekerja dengan suatu pola tertentu
untuk memenuhi tujuan sistem pernapasan seperti yang telah disebutkan di atas.
Struktur pernafasan kita terdiri dari hidung, tenggorok, paru-paru, pembuluh
darah, dan darah. Tiap-tiap unsur struktur sistem pernafasan tersebut memiliki
fungsi tertentu dan bekerja dengan proses tertentu dalam mencapai tujuan sistem
pernafasan. Sistem pernafasan merupakan salah satu sistem yang terdapat dalam
tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sistem
pernafasan ini terdiri dari berbagai unsur yang merupakan subsistem yang lebih
kecil yang membentuk sistem tersebut.
Dari contoh ini dapat diambil kesimpulan bahwa setiap sistem pasti terdiri dari
struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk
sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur
sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem.
Subsistem
Setiap sistem
merupakan bagian
dari sistem lain yang
lebih besar dan
terdiri dari berbagai
sistem yang lebih
kecil, yang disebut
subsistem
“Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Definisi ini dapat terinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai
berikut:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
Sistem pernafasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yaitu hidung, saluran
pernafasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari
subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang
membentuk subsistem tersebut.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 2
b. Unsur-unsur sistem tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan
Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya sifat serta
kinerja sama antarunsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
c. Unsur-unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernafasan kita bertujuan
menyediakan oksigen, dan pembuangan carbon dioksida dari tubuh kita bagi
kepentingan kelangsungan hidup kita. Unsur sistem tersebut yang berupa
hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah bekerja sama satu dengan
lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut di atas.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sistem pernafasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita,
yang merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh. Contoh sistem lain
adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, sistem
pertahanan tubuh.
Sistem akuntansi dan keuangan adalah dua sistem yang terpisah terkait dengan
tugas dan peran bagian keuangan dan pembukuan. Sistem keuangan sangat
terkait dengan tugas dan peran bagian keuangan/cashier. Sedangkan sistem
akuntansi sangat terkait dengan tugas dan peran bagian pembukuan/bookkeeper.
Untuk membangun sistem akuntansi dan keuangan di organisasi, langkahlangkah yang bisa dilakukan antara lain:
a. Menggambarkan struktur organisasi.
b. Memetakan prosedur sistem keuangan dan sistem akuntansi.
c. Menguraikan masing-masing prosedur dalam bentuk matrik kegiatan,
pelaksana dan media/hasil.
d. Menguraikan tugas para pelaksana khususnya bagian keuangan dan bagian
pembukuan.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 3
Menggambarkan Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok individu yang bekerjasama untuk mencapai
suatu tujuan yang sama. Tujuan dari organisasi dapat dibedakan menjadi tujuan
jangka panjang (non-operasional goals) dan tujuan jangka pendek (operasional
goals).
Untuk mencapai tujuan tersebut, suatu organisasi akan membentuk berbagai unit
dengan kewenangan terbatas yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan
suatu tugas atau fungsi. Dengan demikian suatu unit akan menerima beban
pekerjaan tertentu dan juga harus mempertanggungjawabkan kepada unit lain
yang lebih tinggi levelnya dalam pengambilan keputusan. Karena itu, maka akan
terbentuk jalur perintah dan pertanggungjawaban, dari unit tertinggi yaitu
Pimpinan/Ketua/Direktur hingga unit terendah yang bertugas menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan teknis.
Dalam pelaksanaannya, suatu unit tidak mungkin bekerja sendiri dengan
mengabaikan keberadaan yang lain. Setiap unit akan selalu berhubungan dan
bekerjasama dengan unit lainnya. Hubungan antar unit tercipta bukan semata
karena faktor perintah dan pertanggungjawaban, tetapi juga karena hasil kerja
suatu unit dibutuhkan oleh unit lain atau setidaknya akan memberikan pengaruh.
Dari pola hubungan ini, maka dalam organisasi akan terjadi pula hubungan
koordinasi.
Menggambarkan struktur organisasi pada dasarnya menggambarkan unit-unit
yang terdapat dalam organisasi dan menarik hubungan antar unit tersebut.
Struktur organisasi yang baik tentu harus mendukung pencapaian tujuan dan
juga terjadi pemisahan fungsi perencanaan (planning) dan pengawasan kegiatan
(controlling).
Contoh:
Dalam sebuah organisasi umumnya terdiri dari:
Direktur Eksekutif
Kepala Bidang Umum
Manajer Program
Staf Program
Manajer Keuangan
Kasir
Staf Pembukuan
Maka gambar struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut::
Direktur Eksekutif
Manajer Program
Staf Program
Staf Program
Kepala Bidang Umum
Manajer Keuangan
Kasir
Staf
Pembukuan
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 4
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan
Keuangan
Setelah mendapatkan gambaran struktur organisasi yang berlaku, maka langkah
selanjutnya adalah merinci berbagai kegiatan yang akan dilakukan oleh
organisasi. Kegiatan yang dilakukan harus mengarah kepada pencapaian tujuan
organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada umumnya semua kegiatan
tersebut secara fungsional akan digambarkan sebagai berikut :
a. Kegiatan menggalang dana untuk merealisasikan semua kegiatan yang
dirancang dalam rangka mencapai tujuan.
b. Setelah ada hasil dari kegiatan penggalangan dana, maka kegiatan
dilaksanakan dan dikelola sesuai dengan rencana baik program maupun
keuangan.
c. Pengelolaan kegiatan organisasi baik program dan keuangan setelah selesai
harus dipertanggungjawabkan baik kepada pihak pemberi dana maupun
pihak yang berkepentingan terhadap organisasi. Pertanggungjawaban harus
dilaporkan secara periodik.
Dari gambaran ketiga fungsi yang akan dilaksanakan oleh organisasi nirlaba,
maka organisasi harus merancang sistem dan prosedur terkait serta
menggambarkan hubungan antar sistem dan prosedur tersebut.
1. Memetakan prosedur
Sistem akuntansi dan keuangan terdiri dari beberapa prosedur di dalamnya.
Setiap prosedur akan mengatur rangkaian kegiatan untuk satu tujuan. Masingmasing prosedur akan berisi kebijakan prosedur, alur dokumen dan uraian
kegiatan.
Setiap prosedur di dalam sebuah sistem disusun saling terkait sesuai tujuan
utama sistem. Maka dalam sistem akuntansi dan keuangan akan terdiri dari
beberapa prosedur, sebagai contoh seperti berikut:
1. Prosedur Penerimaan Melalui Kas
2. Prosedur Penerimaan Melalui Bank
3. Prosedur Pengelolaan Uang Muka
4. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa
5. Prosedur Pembayaran Biaya Personil
6. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Tujuan Sistem
Setiap sistem
dibuat untuk
menangani sesuatu
yang berulangkali
atau yang secara
rutin terjadi.
7. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
8. Prosedur Penyajian Informasi Keuangan
9. Prosedur Pelaporan Akuntansi
Maka jika sembilan prosedur dalam sistem akuntansi keuangan tersebut
dirangkai dalam sebauah alur, akan tergambar peta prosedur dalam sistem
tersebut.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 5
2. Menguraikan prosedur
Menguraikan prosedur dilakukan dengan menjabarkan aktivitas apa saja yang
dilakukan dalam prosedur tersebut, siapa pelaksananya, dan apa hasilnya.
Contoh:
a. Prosedur Penerimaan Melalui Kas
DONATUR/KONTRIBUTOR
KASIR
MANAJER KEUANGAN
1. Memberikan dana secara
tunai
2. Menerbitkan Bukti Kas
Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Kas
3. Melakukan review dan
menandatangani Bukti Kas
Masuk
4. Memberikan Bukti Kas
Masuk lembar pertama
kepada Donatur
5. Menyetorkan dana ke
bank
b. Prosedur Penerimaan Melalui Bank
DONATUR/KONTRIBUTOR
KASIR
MANAJER KEUANGAN
1. Pemberian dana melalui
bank
2. Meminta Credit Advice
dan Rekening Koran dari
bank terkait
3. Menerbitkan Bukti Bank
Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Bank
4. Mengarsip Rekening Koran
dan Credit Advice
berdasarkan tanggal
5. Menandatangani Bukti
Bank Masuk dan
menerbitkan Surat
Konfirmasi Penerimaan
Dana, dan memberikan
Bukti Bank Masuk kepada
Kasir dan Surat Konfirmasi
Penerimaan Dana kepada
Donatur / Kontributor
c. Prosedur Pembayaran Biaya Personil
PERSONIL
KEPALA BIDANG
UMUM
KASIR
MANAJER
KEUANGAN
1. Menyusun Daftar
Perhitungan Gaji
dan Surat
Permohonan Dana
2. Melakukan review
dan otorisasi
Daftar
Perhitungan Gaji
dan Surat
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 6
PERSONIL
KEPALA BIDANG
UMUM
KASIR
MANAJER
KEUANGAN
Permohonan Dana
3. Memberikan
Daftar
Perhitungan Gaji
dan Surat
Perrmohonan
Dana yang sudah
disetujui
Bendahara kepada
Kasir untuk
dilakukan
pembayaran
4. Menyusun dan
memberikan Slip
Gaji serta uang
tunai
5. Menerima uang
tunai dan
menandatangani
slip gaji
6. Memberikan Slip
Gaji lembar kedua
kepada Kasir
7. Mengarsip Slip
Gaji lembar kedua
serta Daftar
Perhitungan Gaji
berdasarkan
tanggaL
Setelah diuraikan secara naratif, ada baiknya jika digambarkan arus dokumen
dari setiap prosedur atau yang biasa di sebut flowchart. Berikut arti simbol
dalam penggambaran flowchart.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 7
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 8
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 9
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 10
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 11
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 12
3. Uraian tugas
Setelah uraian dari setiap prosedur terpetakan, maka akan diperoleh uraian tugas
dari setiap bagian. Berikut merupakan uraian tugas dari Manajer Keuangan,
Kasir dan Staf Pembukuan berdasarkan uraian prosedur:
a. Manajer Keuangan
URAIAN TUGAS
PROSEDUR
Melakukan review dan otorisasi Bukti Kas Masuk
Melakukan review otorisasi Bukti Bank Masuk
Menerbitkan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana,
memberikan Bukti Bank Masuk kepada Kasir dan Surat
Konfirmasi Penerimaan Dana kepada Donatur/
Kontributor
Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang
Muka yang sesuai dengan anggaran
Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan
Dana
Penerimaan Melalui Kas
Penerimaan Melalui Bank
Pengelolaan Uang Muka
Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa dengan Anggaran
Memberikan paraf pada Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa yang sesuai dengan Anggaran
Menyusun Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil
Melakukan koreksi Surat Keputusan Pembentukan Kas
Kecil
Menugaskan Kasir untuk menerbitkan Surat
Permohonan Dana
Melakukan review dan otorisasi Daftar Perhitungan
Gaji
Melakukan review kesesuaian cek dengan permohonan
Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan
dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan
Laporan Status Anggaran
Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi
Bank, Jurnal Koreksi dan Laporan Keuangan
Pengadaan Barang/Jasa
Pengelolaan Kas Kecil
Pembayaran Biaya Personil
Pengeluaran Melalui Bank
Penyajian Informasi
Keuangan
Pelaporan Akuntansi
b. Kasir
URAIAN TUGAS
Menerbitkan Bukti Kas Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Kas
Memberikan Bukti Kas Masuk lembar pertama kepada
Donatur/Kontributor
Menyetorkan dana ke bank
Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank
terkait
Menerbitkan Bukti Bank Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Bank
Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan
Anggaran
Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti
Transfer Bank kepada Pemohon
Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang
Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung
Memberikan dana tunai, Bukti Setor Bank/Bukti
Transfer Bank kepada Kepala Bidang Administrasi/
Umum
Menyusun Surat Permohonan Dana
PROSEDUR
Penerimaan Melalui Kas
Penerimaan Melalui Bank
Pengelolaan Uang Muka
Pengadaan Barang/Jasa
Pengelolaan Kas Kecil
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 13
URAIAN TUGAS
Mencatat pengeluaran ke Buku Bank dan penerimaan
ke Buku Kas
Menyimpan Uang Kas Kecil ke dalam Cash Box dan
mengarsip Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil
berdasarkan tanggal
Melakukan review kesesuaian Surat Permohonan Dana
dengan Anggaran
Menerbitkan Bukti Kas Keluar dan memberikan uang
tunai kepada pemohon
Mencatat pengeluaran ke Buku Kas
PROSEDUR
Pengelolaan Kas Kecil
Memberikan Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank
kepada Kepala Bidang Administrasi/ Umum
Menyusun Slip Gaji, memberikan dokumen Slip Gaji
lembar pertama kepada Personil dan mengarsip Slip
Gaji lembar kedua serta Daftar Perhitungan Gaji
berdasarkan tanggal
Pembayaran Biaya Personil
Menyiapkan cek
Mencairkan cek dan menerbitkan Bukti Bank Keluar
Mencatat pengeluaran ke Buku Bank
Pengeluaran Melalui Bank
Mencatat penerimaan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian
Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank
Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran
Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status
Anggaran
Penyajian Informasi
Keuangan
c. Staf Pembukuan
URAIAN TUGAS
Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan
Buku Besar
Meminta Rekening Koran bulanan dari bank yang
bersangkutan
Melakukan rekonsiliasi bank, dan menyusun Laporan
Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi
Menyusun Draft Laporan Keuangan, yang terdiri dari :
Laporan Posisi Keuangan, Laporan Aktivitas, Laporan
Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan
Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan
Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan
Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan
menyusun Jurnal Koreksi
Menyusun Laporan Keuangan, yang terdiri dari :
Laporan Posisi Keuangan, Laporan Aktivitas, Laporan
Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan
PROSEDUR
Pelaporan Akuntansi
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 14
PENGELOLAAN KEUANGAN ORGANISASI NIRLABA
Chapter 2
Sistem Akuntansi dan Keuangan
Pendahuluan .......................................................... 2
Menggambarkan Struktur Organisasi .......................... 4
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan ........ 5
1. Memetakan prosedur ................................................................. 5
2. Menguraikan prosedur ............................................................... 6
3. Uraian tugas ............................................................................ 13
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 1
Pendahuluan
Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan
kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut
pandang tujuan, proses dan struktur. Dengan memehami struktur sistem dan
proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem
tidak tercapai.
Dalam beberapa kamus, kata sistem berasal dari dari kata systema, dari bahasa
Yunani, yang artinya himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan
secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Atau juga bisa diartikan:
sekelompok elemen yang independen namun saling terkait sebagai satu
kesatuan.
Mulyadi, dalam bukunya Sistem Akuntansi, 2001, menggambarkan bahwa
tubuh kita terdiri dari berbagai sistem untuk mengantar kita kepada tujuan hidup
kita. Contoh sistem dalam tubuh kita adalah sistem pernafasan, yang berfungsi
untuk menyediakan oksigen bagi tubuh dan untuk mengeluarkan zat asam arang
yang merupakan sampah hasil pembakaran di dalam tubuh.
Sistem pernafasan terdiri dari unsur-unsur yang membentuk struktur sistem
pernafasan. Tiap-tiap unsur struktur tersebut bekerja dengan suatu pola tertentu
untuk memenuhi tujuan sistem pernapasan seperti yang telah disebutkan di atas.
Struktur pernafasan kita terdiri dari hidung, tenggorok, paru-paru, pembuluh
darah, dan darah. Tiap-tiap unsur struktur sistem pernafasan tersebut memiliki
fungsi tertentu dan bekerja dengan proses tertentu dalam mencapai tujuan sistem
pernafasan. Sistem pernafasan merupakan salah satu sistem yang terdapat dalam
tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sistem
pernafasan ini terdiri dari berbagai unsur yang merupakan subsistem yang lebih
kecil yang membentuk sistem tersebut.
Dari contoh ini dapat diambil kesimpulan bahwa setiap sistem pasti terdiri dari
struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk
sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur
sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem.
Subsistem
Setiap sistem
merupakan bagian
dari sistem lain yang
lebih besar dan
terdiri dari berbagai
sistem yang lebih
kecil, yang disebut
subsistem
“Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Definisi ini dapat terinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai
berikut:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
Sistem pernafasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yaitu hidung, saluran
pernafasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari
subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang
membentuk subsistem tersebut.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 2
b. Unsur-unsur sistem tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan
Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya sifat serta
kinerja sama antarunsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
c. Unsur-unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernafasan kita bertujuan
menyediakan oksigen, dan pembuangan carbon dioksida dari tubuh kita bagi
kepentingan kelangsungan hidup kita. Unsur sistem tersebut yang berupa
hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah bekerja sama satu dengan
lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut di atas.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sistem pernafasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita,
yang merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh. Contoh sistem lain
adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, sistem
pertahanan tubuh.
Sistem akuntansi dan keuangan adalah dua sistem yang terpisah terkait dengan
tugas dan peran bagian keuangan dan pembukuan. Sistem keuangan sangat
terkait dengan tugas dan peran bagian keuangan/cashier. Sedangkan sistem
akuntansi sangat terkait dengan tugas dan peran bagian pembukuan/bookkeeper.
Untuk membangun sistem akuntansi dan keuangan di organisasi, langkahlangkah yang bisa dilakukan antara lain:
a. Menggambarkan struktur organisasi.
b. Memetakan prosedur sistem keuangan dan sistem akuntansi.
c. Menguraikan masing-masing prosedur dalam bentuk matrik kegiatan,
pelaksana dan media/hasil.
d. Menguraikan tugas para pelaksana khususnya bagian keuangan dan bagian
pembukuan.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 3
Menggambarkan Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok individu yang bekerjasama untuk mencapai
suatu tujuan yang sama. Tujuan dari organisasi dapat dibedakan menjadi tujuan
jangka panjang (non-operasional goals) dan tujuan jangka pendek (operasional
goals).
Untuk mencapai tujuan tersebut, suatu organisasi akan membentuk berbagai unit
dengan kewenangan terbatas yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan
suatu tugas atau fungsi. Dengan demikian suatu unit akan menerima beban
pekerjaan tertentu dan juga harus mempertanggungjawabkan kepada unit lain
yang lebih tinggi levelnya dalam pengambilan keputusan. Karena itu, maka akan
terbentuk jalur perintah dan pertanggungjawaban, dari unit tertinggi yaitu
Pimpinan/Ketua/Direktur hingga unit terendah yang bertugas menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan teknis.
Dalam pelaksanaannya, suatu unit tidak mungkin bekerja sendiri dengan
mengabaikan keberadaan yang lain. Setiap unit akan selalu berhubungan dan
bekerjasama dengan unit lainnya. Hubungan antar unit tercipta bukan semata
karena faktor perintah dan pertanggungjawaban, tetapi juga karena hasil kerja
suatu unit dibutuhkan oleh unit lain atau setidaknya akan memberikan pengaruh.
Dari pola hubungan ini, maka dalam organisasi akan terjadi pula hubungan
koordinasi.
Menggambarkan struktur organisasi pada dasarnya menggambarkan unit-unit
yang terdapat dalam organisasi dan menarik hubungan antar unit tersebut.
Struktur organisasi yang baik tentu harus mendukung pencapaian tujuan dan
juga terjadi pemisahan fungsi perencanaan (planning) dan pengawasan kegiatan
(controlling).
Contoh:
Dalam sebuah organisasi umumnya terdiri dari:
Direktur Eksekutif
Kepala Bidang Umum
Manajer Program
Staf Program
Manajer Keuangan
Kasir
Staf Pembukuan
Maka gambar struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut::
Direktur Eksekutif
Manajer Program
Staf Program
Staf Program
Kepala Bidang Umum
Manajer Keuangan
Kasir
Staf
Pembukuan
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 4
Menggambarkan Sistem Akuntansi dan
Keuangan
Setelah mendapatkan gambaran struktur organisasi yang berlaku, maka langkah
selanjutnya adalah merinci berbagai kegiatan yang akan dilakukan oleh
organisasi. Kegiatan yang dilakukan harus mengarah kepada pencapaian tujuan
organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada umumnya semua kegiatan
tersebut secara fungsional akan digambarkan sebagai berikut :
a. Kegiatan menggalang dana untuk merealisasikan semua kegiatan yang
dirancang dalam rangka mencapai tujuan.
b. Setelah ada hasil dari kegiatan penggalangan dana, maka kegiatan
dilaksanakan dan dikelola sesuai dengan rencana baik program maupun
keuangan.
c. Pengelolaan kegiatan organisasi baik program dan keuangan setelah selesai
harus dipertanggungjawabkan baik kepada pihak pemberi dana maupun
pihak yang berkepentingan terhadap organisasi. Pertanggungjawaban harus
dilaporkan secara periodik.
Dari gambaran ketiga fungsi yang akan dilaksanakan oleh organisasi nirlaba,
maka organisasi harus merancang sistem dan prosedur terkait serta
menggambarkan hubungan antar sistem dan prosedur tersebut.
1. Memetakan prosedur
Sistem akuntansi dan keuangan terdiri dari beberapa prosedur di dalamnya.
Setiap prosedur akan mengatur rangkaian kegiatan untuk satu tujuan. Masingmasing prosedur akan berisi kebijakan prosedur, alur dokumen dan uraian
kegiatan.
Setiap prosedur di dalam sebuah sistem disusun saling terkait sesuai tujuan
utama sistem. Maka dalam sistem akuntansi dan keuangan akan terdiri dari
beberapa prosedur, sebagai contoh seperti berikut:
1. Prosedur Penerimaan Melalui Kas
2. Prosedur Penerimaan Melalui Bank
3. Prosedur Pengelolaan Uang Muka
4. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa
5. Prosedur Pembayaran Biaya Personil
6. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Tujuan Sistem
Setiap sistem
dibuat untuk
menangani sesuatu
yang berulangkali
atau yang secara
rutin terjadi.
7. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
8. Prosedur Penyajian Informasi Keuangan
9. Prosedur Pelaporan Akuntansi
Maka jika sembilan prosedur dalam sistem akuntansi keuangan tersebut
dirangkai dalam sebauah alur, akan tergambar peta prosedur dalam sistem
tersebut.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 5
2. Menguraikan prosedur
Menguraikan prosedur dilakukan dengan menjabarkan aktivitas apa saja yang
dilakukan dalam prosedur tersebut, siapa pelaksananya, dan apa hasilnya.
Contoh:
a. Prosedur Penerimaan Melalui Kas
DONATUR/KONTRIBUTOR
KASIR
MANAJER KEUANGAN
1. Memberikan dana secara
tunai
2. Menerbitkan Bukti Kas
Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Kas
3. Melakukan review dan
menandatangani Bukti Kas
Masuk
4. Memberikan Bukti Kas
Masuk lembar pertama
kepada Donatur
5. Menyetorkan dana ke
bank
b. Prosedur Penerimaan Melalui Bank
DONATUR/KONTRIBUTOR
KASIR
MANAJER KEUANGAN
1. Pemberian dana melalui
bank
2. Meminta Credit Advice
dan Rekening Koran dari
bank terkait
3. Menerbitkan Bukti Bank
Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Bank
4. Mengarsip Rekening Koran
dan Credit Advice
berdasarkan tanggal
5. Menandatangani Bukti
Bank Masuk dan
menerbitkan Surat
Konfirmasi Penerimaan
Dana, dan memberikan
Bukti Bank Masuk kepada
Kasir dan Surat Konfirmasi
Penerimaan Dana kepada
Donatur / Kontributor
c. Prosedur Pembayaran Biaya Personil
PERSONIL
KEPALA BIDANG
UMUM
KASIR
MANAJER
KEUANGAN
1. Menyusun Daftar
Perhitungan Gaji
dan Surat
Permohonan Dana
2. Melakukan review
dan otorisasi
Daftar
Perhitungan Gaji
dan Surat
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 6
PERSONIL
KEPALA BIDANG
UMUM
KASIR
MANAJER
KEUANGAN
Permohonan Dana
3. Memberikan
Daftar
Perhitungan Gaji
dan Surat
Perrmohonan
Dana yang sudah
disetujui
Bendahara kepada
Kasir untuk
dilakukan
pembayaran
4. Menyusun dan
memberikan Slip
Gaji serta uang
tunai
5. Menerima uang
tunai dan
menandatangani
slip gaji
6. Memberikan Slip
Gaji lembar kedua
kepada Kasir
7. Mengarsip Slip
Gaji lembar kedua
serta Daftar
Perhitungan Gaji
berdasarkan
tanggaL
Setelah diuraikan secara naratif, ada baiknya jika digambarkan arus dokumen
dari setiap prosedur atau yang biasa di sebut flowchart. Berikut arti simbol
dalam penggambaran flowchart.
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 7
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 8
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 9
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 10
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 11
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 12
3. Uraian tugas
Setelah uraian dari setiap prosedur terpetakan, maka akan diperoleh uraian tugas
dari setiap bagian. Berikut merupakan uraian tugas dari Manajer Keuangan,
Kasir dan Staf Pembukuan berdasarkan uraian prosedur:
a. Manajer Keuangan
URAIAN TUGAS
PROSEDUR
Melakukan review dan otorisasi Bukti Kas Masuk
Melakukan review otorisasi Bukti Bank Masuk
Menerbitkan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana,
memberikan Bukti Bank Masuk kepada Kasir dan Surat
Konfirmasi Penerimaan Dana kepada Donatur/
Kontributor
Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang
Muka yang sesuai dengan anggaran
Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan
Dana
Penerimaan Melalui Kas
Penerimaan Melalui Bank
Pengelolaan Uang Muka
Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa dengan Anggaran
Memberikan paraf pada Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa yang sesuai dengan Anggaran
Menyusun Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil
Melakukan koreksi Surat Keputusan Pembentukan Kas
Kecil
Menugaskan Kasir untuk menerbitkan Surat
Permohonan Dana
Melakukan review dan otorisasi Daftar Perhitungan
Gaji
Melakukan review kesesuaian cek dengan permohonan
Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan
dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan
Laporan Status Anggaran
Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi
Bank, Jurnal Koreksi dan Laporan Keuangan
Pengadaan Barang/Jasa
Pengelolaan Kas Kecil
Pembayaran Biaya Personil
Pengeluaran Melalui Bank
Penyajian Informasi
Keuangan
Pelaporan Akuntansi
b. Kasir
URAIAN TUGAS
Menerbitkan Bukti Kas Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Kas
Memberikan Bukti Kas Masuk lembar pertama kepada
Donatur/Kontributor
Menyetorkan dana ke bank
Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank
terkait
Menerbitkan Bukti Bank Masuk dan mencatat
penerimaan ke Buku Bank
Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan
Anggaran
Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti
Transfer Bank kepada Pemohon
Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang
Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung
Memberikan dana tunai, Bukti Setor Bank/Bukti
Transfer Bank kepada Kepala Bidang Administrasi/
Umum
Menyusun Surat Permohonan Dana
PROSEDUR
Penerimaan Melalui Kas
Penerimaan Melalui Bank
Pengelolaan Uang Muka
Pengadaan Barang/Jasa
Pengelolaan Kas Kecil
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 13
URAIAN TUGAS
Mencatat pengeluaran ke Buku Bank dan penerimaan
ke Buku Kas
Menyimpan Uang Kas Kecil ke dalam Cash Box dan
mengarsip Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil
berdasarkan tanggal
Melakukan review kesesuaian Surat Permohonan Dana
dengan Anggaran
Menerbitkan Bukti Kas Keluar dan memberikan uang
tunai kepada pemohon
Mencatat pengeluaran ke Buku Kas
PROSEDUR
Pengelolaan Kas Kecil
Memberikan Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank
kepada Kepala Bidang Administrasi/ Umum
Menyusun Slip Gaji, memberikan dokumen Slip Gaji
lembar pertama kepada Personil dan mengarsip Slip
Gaji lembar kedua serta Daftar Perhitungan Gaji
berdasarkan tanggal
Pembayaran Biaya Personil
Menyiapkan cek
Mencairkan cek dan menerbitkan Bukti Bank Keluar
Mencatat pengeluaran ke Buku Bank
Pengeluaran Melalui Bank
Mencatat penerimaan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian
Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank
Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran
Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status
Anggaran
Penyajian Informasi
Keuangan
c. Staf Pembukuan
URAIAN TUGAS
Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan
Buku Besar
Meminta Rekening Koran bulanan dari bank yang
bersangkutan
Melakukan rekonsiliasi bank, dan menyusun Laporan
Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi
Menyusun Draft Laporan Keuangan, yang terdiri dari :
Laporan Posisi Keuangan, Laporan Aktivitas, Laporan
Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan
Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan
Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan
Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan
menyusun Jurnal Koreksi
Menyusun Laporan Keuangan, yang terdiri dari :
Laporan Posisi Keuangan, Laporan Aktivitas, Laporan
Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan
PROSEDUR
Pelaporan Akuntansi
Ch. 2 Sistem Akuntansi dan Keuangan | 14