Setiap bulan dibuat neraca rugilaba untuk unit cost sehingga dapat dievaluasi secara berkala dan dapat segera disesuaikan jika terdapat perubahan
yang signifikan. Contoh biaya unit cost dapat dilihat pada Tabel 3.1 berikut:
Tabel 3.1
Perhitungan Unit cost partus normal pasien Jamkesmas Medan Sehat
No Nama
Perbekalan Farmasi
Kemasan Harga
Satuan Pemakaia
n Harga
Pemakaian 1
Lidokain Amp
Rp 863,- 2 amp
Rp 1.726,- 2
Kapas 1 kg
Rp 31.460,-
1 ons Rp 3.146,-
3 Iodin Povidon 60
cc Botol
Rp 3.500,- ΒΌ botol
Rp 875,- 4
Chromic 20 Sachet
Rp 11.477,-
2 sachet Rp 22.954,-
5 Gelang bayi dan
Ibu Pasang
Rp 2.200 1 pasang
Rp 2.200,-
Jumlah Rp 30.901,-
3.3.2 Subinstalasi perlengkapan
Subinstalasi perlengkapan farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan bertugas untuk membantu dan menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit
dalam hal perencanaan, pemilihan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan dan administrasi perbekalan farmasi
sesuai kebutuhan rumah sakit.
3.3.2.1 perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk
menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan
Universitas Sumatera Utara
antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
3.3.2.2 pemilihan
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan
kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan
peran aktif apoteker dalam KFT untuk menetapkan kualitas dan efektifitas serta jaminan purna transaksi pembelian.
3.3.2.2 pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian secara langsung dari
pabrikdistributorpedagang besar farmasirekanan berdasarkan kebutuhan obat yang diperlukan.
3.3.2.3 penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian dan melalui pembelian langsung.
3.3.2.4 penyimpanan
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan
yang telah ditetapkan.
3.3.2.5 pendistribusian
Universitas Sumatera Utara
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
3.3.2.6 pengendalian
Merupakan suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangankekosongan obat di unit-unit pelayanan.
3.3.2.7 penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi syarat dengan cara
membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi
yang tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Subinstalasi perlengkapan farmasi dibagi atas dua bagian, yaitu:
1. Unit perencanaan dan pengadaan Unit perencanaan dan pengadaan mempunyai tugas sebagai berikut:
a Merencanakan seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dan alat kesehatan di dalam rumah sakit. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan data pemakaian
periode yang lalu, sisa stok, dan pola penyakit b Memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk
kebutuhan rumah sakit.
Universitas Sumatera Utara
Bagian perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan bahan-bahan obat dan alat kesehatan untuk kebutuhan selama satu bulan berdasarkan
permintaan dari gudang kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak. Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh
kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai sesuai dengan formularium yang berlaku di rumah sakit tersebut.
Proses pengadaan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut:
a. Subinstalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 Daftar permintaan dan pengeluaran farmasi yang dapat dilihat
pada Lampiran 3, halaman 74. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang maka gudang akan membuat permohonan pembelian
barang dengan menggunakan formulir P1Permohonan pembelian barang medis, yang dapat dilihat pada Lampiran 9, halaman 80 dan menyerahkannya
pada unit pengadaan. b. Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat
pesananorder pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi PBF setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Untuk pemesanan
obat-obat Askes harus sesuai dengan DPHO Daftar Plafon Harga Obat dan disetujui oleh petugas Askes.
c. Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti: kodein, pethidin, fentanyl, dan morfin sulfat dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat
pesanan form N-9 kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada di tempat. Contoh formulir
Universitas Sumatera Utara
pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 10, halaman 81. Sedangkan obat psikotropika seperti diazepam dan luminal dapat dipesan dari
PBF lainnya selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 11, halaman 82.
d. Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur penjualan dan diperiksa oleh petugas gudang. Sebelum jatuh tempo
pihak PBF akan datang untuk penagihan. Pada saat penagihan PBF membawa faktur asli beserta kuitansi, surat pesanan dapat dilihat pada Lampiran 12,
halaman 83, SSP PPh dapat dilihat pada Lampiran 17, halaman 88 dan SSP PPN dapat dilihat pada Lampiran 18, halaman 89. Pembayaran dilakukan
apabila berkas penagihan telah disetujui oleh direktur. 2. Unit Gudang
Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi ke seluruh unit pelayanan yang ada di rumah sakit. Apabila ada
perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis, pihak gudang akan mencatat dan memintanya ke unit pengadaan sebulan sekali yang ditulis dalam
lembar Permohonan Pembelian Barang Medis Formulir P1. Permintaan perbekalan farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam
sebulan jika kebutuhan rumah sakit meningkat dibandingkan biasanya. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan
akan membuat order pembelian dan memesannya ke Pedagang Besar Farmasi PBF.
Perbekalan farmasi yang telah dipesan diantar oleh PBF ke bagian gudang. Petugas unit gudang memeriksa kesesuaian barang dengan faktur dan surat
Universitas Sumatera Utara
pesanan yang meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku
barang masuk disertai potongan harganya, lalu dicatat di kartu stok gudang. Kemudian faktur ditandatangani oleh penerima barang di unit gudang. Barang
yang diterima disesuaikan dengan faktur. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur dan surat pesanan maka barang akan dikembalikan.
Perbekalan farmasi yang masuk ke gudang harus dicatat dalam buku barang masuk dan barang yang keluar dicatat dalam kartu stok gudang. Gudang
mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari subinstalasi distribusi dengan menggunakan formulir B2 daftar permintaan dan pengeluaran farmasi.
Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan prinsip FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat
narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat- obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan
supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan
farmasi dan alat kesehatan di gudang. Unit gudang dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
a Gudang obat-obatan
Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Gudang obat terbagi
dua yaitu gudang obat Askes dan gudang obat swakelola. Gudang obat Askes khusus mengelola obat-obatan yang termasuk dalam DPHO Daftar Plafon dan
Harga Obat Askes, sedangkan gudang swakelola mengelola obat-obatan selain
Universitas Sumatera Utara
obat yang termasuk dalam DPHO Askes dan obat-obat yang sesuai dengan formularium rumah sakit.
b Gudang alat kesehatan
Bertugas membuat permohonan pembelian alat kesehatan, menerima, menyimpan, dan menyalurkan alat kesehatan habis pakai seperti kapas, infus
set, adult diapers, plester, dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh
gudang alat kesehatan habis pakai. Setiap akhir bulan petugas melakukan stock opname yaitu menghitung
jumlah dan kondisi kadaluarsa perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang dan membuat laporan sisa stok.
3.3.3 Subinstalasi distribusi
