Sistem Informasi Pengelolaan Data Persediaan Barang Pada Divisi Gudang PT.Mitra Solusindo

(1)

iii

terkontrolnya persediaan barang yang ada. selain itu pada bagian gudang sering kali mengalami kesulitan dalam pencarian data barang yang masuk dan keluar.

Adapun perancangan sistem yang digunakan menggunakan metode waterfall dengan metode pendekatan sistem berupa pendekatan analisis dan pemrograman terstruktur sebagai alat bantu proses, sedangkan alat pengembangan aplikasi database menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access sebagai basis data.

Dari hasil pengembangan sistem ini maka pengelolaan data persediaan barang bisa lebih cepat dan mengurangi kesalahan dalam proses pencatatan data, dan mengurangi keterlambatan dalam penyampaian laporan.

(2)

than that in the warehouse often experience difficulties in searching data in and out. Now system design that is used waterfall method with method approach of system analysis and structured programming approach as a tool in the process, while the appliance database application development using Visual Basic 6.0 programming language and Microsoft Access as the database.

From the development of this system, management of inventory data can be more quickly and reduce errors in data recording process, and reduce delays in submission of reports.the report.

(3)

BAB I. PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Penelitian

Berkembangnya Informasi dan Komputer saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat, sehingga banyak badan usaha bersaing untuk meningkatkan pengetahuan dibidang teknologi informasi. Sistem lama yang dilakukan secara manual mulai ditinggalkan dan beralih ke sistem komputerisasi, yang dirasa lebih cepat dan akurat dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan.

Oleh karena itu kegiatan bisnis saat ini diharuskan dapat mengolah data dengan tepat sekaligus mampu menghemat waktu pada saat proses transaksi berlangsung. Pemanfaatan sistem informasi berbasis komputer diharapkan untuk mengurangi tingkat kesalahan, mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan, mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi), meningkatkan kepuasaan pemakai.

PT. Mitra Solusindo adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang Instalasi dan IT Profesional Service. Dengan tingginya persaingan usaha pada saat ini maka PT. Mitra Sulusindo memerlukan sebuah sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan supaya dapat terus bersaing dengan perusahaan lain. Karena pada saat ini kinerja perusahaan dirasa masih kurang memuaskan, seperti pencatatan data barang masuk yang masih dilakukan secara manual, lamanya proses inventarisasi barang, tidak terkontrolnya persediaan brg yang ada.

(4)

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk membuat sebuah system informasi sebagai bahan tugas akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PERSEDIAAN BARANG PADA DIVISI GUDANG PT. MITRA SOLUSINDO”

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan identifikasi masalah sebagai berikut:

1. Proses pencatatan data barang masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yg cukup lama dan rentan menimbulkan kesalahan pencatatan. 2. Penyimpanan data barang masih dalam bentuk dokumen sehingga rawan hilang atau rusak.

3. Pencarian data dilakukan secara manual dengan cara memeriksa satu-persatu dokumen yang ada dan disimpan tidak tersusun berdasarkan kode tertentu, sehingga mempersulit pencarian data/dokumen.

(5)

1.2.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah diatas, maka dalam penelitian ini masalah yang ada dapat memunculkan rumusan masalah, adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi pengelolaan data persediaan barang yang sedang berjalan pada PT. Mitra Solusindo.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

3. Bagaimana pengujian sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

4. Bagaimana implementasi sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud Penelitian

Maksud pelaksanaan penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo, khususnya pada divisi gudang. Guna meningkatakan kinerja perusahaan

(6)

1.3.2 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan data persediaan barang yang sedang berjalan pada PT. Mitra Solusindo.

2. Untuk merancang sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

3. Untuk melakukan pengujian terhadap sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

4. Untuk melakukan implementasi sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Praktis

Untuk PT. Mitra Solusindo, dapat mengembangkan sistem informasi pengelolaan data persediaan barang yang lebih baik sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

1.4.2 Kegunaan Akademis

Bagi ilmu pengetahuan, diharapkan penelitian ini dapat memberikan kontribusi terhadap perkembangan sistem informasi, dan dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian yang sama.

(7)

1.5 Batasan Masalah

Pembatasan masalah ini dilakukan agar dalam mengolah sistem dapat lebih tearah. Dari permasalahan yang timbul, penulisan membatasi beberapa permasalahan sebagai berikut :

1. Sistem yang dibangun hanya diperuntukan bagi Divisi gudang pada PT. Mitra Solusindo.

2. Perancangan yang dilakukan hanya menangani pada bagian laporan barang masuk dan keluar serta laporan stok barang.

(8)

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi yang menjadi objek penelitian berada pada PT. Mitra Solusindo Jln.Soekarno - Hatta No. 685 Bandung

Tabel 1.1 Jadwal / waktu Penelitian

Tahap

2010

Februari Maret April Mei Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Pengumpulan data

Identifikasi kebutuhan

Analisis

Perancangan

Coding

Pengujian

(9)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Dalam Pembangunan suatu system informasi, terdapat dua kelompok dalam pendekatan mendefinisikan system, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada elemen atau komponen sistemnya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai berikut Jogiyanto (2005:1) :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Sedangkan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem yaitu Jogiyanto (2005:2) :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Dari pengertian di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

(10)

2.1.1 Karakteristik Sistem

Dalam suatu system memiliki suatu karakteristik yang tidak terpisahkan antara satu karakteristik dengan karakteristik lainya. Beberapa karakteristik tersebut antara lain:

1. Komponen (Components)

Suatu sistem memiliki sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dimana setiap komponen akan membentuk satu kesatuan yang saling bekerja sama. Komponen sistem dapat berupa suatu yang merupakan bagian dari sistem yang lebih besar.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

(11)

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung ini akan mengalir data-data antara subsistem dimana keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lain, sehingga antara satu subsistem dengan subsistem lainnya dapat berintegrasi membentuk satu kesatuan.

5. Masukan (Input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dimana masukan ini dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat

beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan mampu menjadi masukan baru/informasi yang dibutuhkan.

7. Pengolah (Process)

Pengolah sistem merupakan suatu bagian yang mengolah masukan (input) dan memprosesnya agar menjadi output informasi yang berguna.

8. Sasaran Sistem (Objectives)

Merupakan penentu dari tujuan untuk menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan sebuah sistem

(12)

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut Jogiyanto (2005:6):

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik

(phisical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya : sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan sebagainya .

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, misalnya : perputaran bumi mengelilingi matahari. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human

machine system, misalnya : sistem informasi.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministik system) dan sistem tak tertentu (probabilistik system).

(13)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misalnya : sistem komputer. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka

(open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi tidak dapat dipisahkan dari pengertian data. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah pernyataan, simbol maupun bahasa yang disepakati secara umum dalam mempresentasikan suatu objek, kegiatan, konsep kesatuan nyata yang menggambarkan suatu kejadian. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut Jogiyanto (2005:8):

“Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

(14)

2.2.1 Kualitas Informasi

Adapun kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu :

Kualitas Informasi

rat

ele

Gambar 2.1 Kualitas Informasi

[Sumber : Jogiyanto, H.M., MBA,Ph.D., 2001, Analisis & Desain Sistem, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.]

1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat waktu (Time Lines), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.

(15)

2.2.2 Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkandengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

2.2.3 Hirarki Informasi

Informasi memiliki urutan atau tingkatan yang disebut sebagai hirarki makna informasi, yaitu tingkatan informasi dilihat dari kegunaan atau asas manfaatnya.

Data

Informasi

Pengetahuan

Gambar 2.2 Hirarki Informasi (Sumber: Jogiyanto, 2005:9)

Dari gambar diatas, menurut Jogiyanto (2005:9) terjadi 3 (tiga) bagian utama, yaitu:

1. Data, yaitu gambaran dari suatu kejadian nyata.

2. Informasi, yaitu suatu hasil dari pengolahan data yang memiliki nilai guna bagi penerima yang membutuhkan.

(16)

2.2.4 Siklus Informasi

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi.

Proses (Model)

Output (Information)

Penerima

Keputusan tindakan Input

(Data)

Data (Ditangkap)

Hasil Tindakan

Dasar Data

Gambar 2.3 Siklus Informasi

[Sumber : Jogiyanto, H.M., MBA,Ph.D., 2001, Analisis & Desain Sistem, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.]

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem Informasi dalam sebuah sistem meliputi pemasukan data (input) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus

(17)

dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut. Sistem informasi didefinisikan sebagai Jogiyanto (2005:11) :

“Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang

diperlukan”.

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), meliputi Jogiyanto(2005:12):

1. Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2. Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tungkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

(18)

4. Blok teknologi (technology block)

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box), yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.

5. Blok basis data (database block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok kendali (controls block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri , kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, dan sabotase. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

(19)

Gambar 2.4 Blok sistem informasi yang berinteraksi [Sumber : http://www.dwiantoro.com/documents/Modul_2_PTI.pdf]

2.4 Pengertian Gudang

Gudang adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpang berbagai macam barang. [Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Gudang]

Disamping itu gudang mempunyai peran sebagai tempat yang mana banyak terjadi proses-proses yang berupa, proses penerimaan barang, pemasukan barang dan pembuatan laporan.

2.4.1 Pengertian Persediaan

Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal. Jadi persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. [Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/persediaan]

(20)

2.4.2 Pengertian Barang

Barang atau komoditas dalam pengertian ekonomi adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai. Nilai suatu barang akan ditentukan karena barang itu mempunyai kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan.

[Sumber:http://id.wikipedia.org/wiki/Barang]

2.4.3 Pengertian Divisi

Divisi adalah sub – sub bagian di dalam suatu organisasi yang menangani suatu bidang tertentu. [Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/divisi]

2.5Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 dan menngunakan Microsoft Acces sebagai software untuk mengelola database.

2.5.1 Sekilas Tentang Visual Basic

[http://www.ideelok.com/ilmu-komputer/pengenalan-pemrograman-visual-basic]Visual Basic (VB) merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan

berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur. Keunggulan lain dari Visual Basic ini adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis Windows. Khusus untuk pemrograman database, Visual Basic

(21)

dalam membuat program. Bentuk database yang dimiliki Visual Basic adalah bentuk

database Paradox, dBase, MS.Access, ODBC, SyBASE, Oracle dan lain-lain.

Lingkungan pengembangan terpadu atau Integrated Development

Environment (IDE) dalam program Visual Basic terbagi menjadi sembilan bagian

yaitu :

a. Control Menu

Control Menu adalah menu yang digunakan terutama untuk memanipulasi jendela

Visual Basic. Dari menu ini kita bisa mengubah ukuran, memindahkan atau

menutup jendela Visual Basic atau jendela Windows lainnya

b. Menu

Menu Visual Basic berisi semua perintah Visual Basic yang dapat kita pilih untuk melakukan tugas tertentu. Isi dari menu ini sebagian hampir sama dengan program-program Windows pada umumnya.

c. Toolbar

Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari Visual

Basic. Setiap tombol tersebut dapat langsung diklik untuk melakukan perintah tertentu. Biasanya tombol-tombol ini merupakan perintah-perintah yang sering digunakan dan terdapat pula pada menu Visual Basic.

d. Form Windows

Form Windows atau jendela form adalah daerah kerja utama, dimana kita akan memuat program-program aplikasi Visual Basic. Pada form ini, kita akan meletakkan berbagai macam objek interaktif seperti misalnya teks, gambar,

(22)

tombol-tombol perintah, scrollbar, dan sebagainya. Jendela form ini pada awalnya kelihatannya kecil, tetapi ukurannya bisa diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan aplikasi kita.

e. Toolbox

Toolbox adalah “kotak peranti” yang mengandung semua objek atau kontrol yang

dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi. Control adalah suatu objek yang akan menjadi interface (penghubung) anatara program aplikasi dan user -nya, dan kesemuanya harus diletakkan didalam jendela form.

f. Project Explorer

Jendela Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file di dalam aplikasi Visula Basc. Setiap aplikasi dalam Visula Basic disebut dengan istilah

project (proyek), dan setiap proyek bisa mengandung lebih dari satu file. Pada

Project Explorer ditampilkan semua file yang terdapat pada aplikasi kita,

misalnya form, modul, clas, dan sebagainya.

g. Jendela Properties

Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic. Property adalah sifat dari sebuah objek, misalnya seperti namanya, warna, ukuran, posisi, dan sebagainya. Setiap objek sebagian besar memiliki jenis property yang sama, tetapi ada pula yang berbeda.

(23)

h. Form Layout Windows

Form Layout Windows adalah jendela yang menggambarkan posisi dari form

yang ditampilkan pada layer monitor. Posisi form pada form layout windows

inilah yang merupakan petunjuk dimana aplikasi kita akan ditampilkan pada layer monitor saat menjalankan program aplikasi nanti.

i. Jendela Code

Jendela Code adalah suatu jendela yang penting didalam Visual Basic. Jendela ini

berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi

Visual Basic. Setiap objek pada Visual Basic dapat kita tambah dengan kode-kode

program untuk melakukan tugas-tugas tertentu, misalnya menutup aplikasi, membatalkan perintah, dan sebagainya.

2.5.2 Sekilas Tentang Microsoft Acces

Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program

aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan

Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet

Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga

memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

(24)

Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle

Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para

pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah

Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual

Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan

dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer

adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language

(SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan

(25)

untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro)

untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan

(pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored

procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya).

Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL

Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan

(26)

server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan

constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang

disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang

membelakangi program tersebut. [Sumber: http:/ /www.gealgeol.com/2008/02/08/ sedikit-tentang:-microsoft-access.html]

(27)

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1Objek Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada PT.Mitra Solusindo yang bertempat di Jl. Soekarno - Hatta No.685 Bandung.

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT.Mitra Solusindo merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi dan IT service. PT.Mitra Solusindo didirikan pada tahun 2000. Pada awal berdirinya PT.Miktra Solusindo hanya memberikan pelayanan service IT dan mengerjakan proyek-proyek yang berskala kecil. Dalam perkembanganya PT.Mitra Solusindo banyak melakukan kerja sama dengan perusahaan lain untuk melakukan pelatihan teknisi-teknisinya sehingga memiliki kemampuan yang cukup baik. PT.Mitra Solusindo juga melakukan pembuatan komponen-komponen yang dibutuhkan untuk instalasi sehingga biaya perusahaan dapat dikurangi, dan berusaha menarik investor agar perusahaan dapat mengembangkan usahanya. Usaha tersebut cukup berhasil dilakukan.

Saat ini PT.Mitra Solusindo telah mengalami perkembangan yang cukup pesat. Dapat dilihat dari banyaknya proyek berskala besar yang dikerjakan, keuntungan perusahaan yang meningkat, kemampuan teknisi yang baik, Dan sering memenangkan tender yang diadakan oleh perusahaan–perusahaan besar. Sehingga PT.Mitra Solusindo mulai dikenal dalam dunia telekomunikasi.

(28)

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi atau stategi adalah ungkapan atau aspirasi mengenai perwujudan dan kinerja perusahaan yang diinginkan diwaktu yang akan datang.

a) Visi

Berusaha membangun perusahaan telekomunikasi yang baik dengan terus meningkatkan kemampuan sumber daya manusia yang dimiliki sehingga dapat terus meningkatkan kinerja perusahaan.

b) Misi

Berusaha untuk dapat memberikan pelayanan yang semaksimal mungkin untuk kepuasan para konsumen dari PT. Mitra Solusindo agar perusahaan kami dapat menjadi salah satu perusahaan yang terbaik.

(29)

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini adalah struktur organisasi yang terdaat pada PT. Mitra Solusindo Bandung:

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR OPERASIONAL DIREKTUR

KEUANGAN DAN SDM

SEKRETARIS PERUSAHAAN

MANAJER

KEUANGAN MANAJER SDM OPERASIONALMANAJER PEMASARANMANAJER

DIVISI INSTALASI

DIVISI JASA PERBAIKAN

DIVISI PROMOSI

DIVISI GUDANG

DIVISI FINANCE AND COST

CONTROL DIVISI SDM

DIVISI AKUNTANSI

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Mitra Solusindo [Sumber: PT. Mitra Solusindo]

(30)

3.1.4 Deskripsi Kerja 1. Direktur Utama

Berikut adalah tugas-tugas dari seorang direktur utama:

a) Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO).

b) Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.

c) Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar, memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.

d) Mengambil keputusan, menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sebagai referensi dalam standar dokumen kebijakan direktur yang digunakan.

(31)

2. Direktur Keuangan dan SDM

Berikut adalah tugas-tugas dari seorang direktur keuangan dan SDM:

a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan bidang keuangan, dan kepegawaian.

b) Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

c) Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan. d) Menjalankan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur Utama

e) Dalam menjalankan tugas Direktur Bidang Keuangan dan SDM bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

3. Direktur Operasional

Berikut adalah tugas-tugas dari seorang direktur operasional:

a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan.

b) Merencanakan, melaksanakan dan mengatur strategi operasional perusahaan.

c) Menjalankan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur Utama

d) Dalam menjalankan tugas Direktur Operasional bertanggung jawab kepada Direktur Utama

(32)

4. Manajer Keuangan

Tugas-tugas seorang manajer keuangan adalah:

a) Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen,Keuangan, dan Sistem Informasi Keuangan.

b) Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusahaan.

c) Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.

d) Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan dan bentuk-bentuk pelaporan.

e) Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporanlaba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi kepada Direksi.

f) Melaporkan kinerja manajemen unit operasi terhadap anggaran dan standar biaya dan memberikan penjelasan disertai rekomendasi perbaikan yang diperlukan.

g) Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan,triwulanan dan tahunan.

h) Memberikan pertimbangan mengenai kebutuhan dana yang tidak tersedia alokasi anggarannya dan kebutuhan dana lain di luar anggaran.

(33)

i) Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja serta rencana penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.

j) Dalam melaksanakan tugasnya Manajer keuangan bertanggung jawab pada Direktur Keuangan dan SDM.

5. Manajer Sumber Daya Manusia

Berikut adalah tugas-tugas dari seorang manajer SDM:

a) Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu,

b) Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari pengembangan. mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya).

c) Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui, bertindak sebagai penghubung dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah mendapatkan informasi yang tepat dan

(34)

mencukupi tentang sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.

d) Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi

e) Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.

f) Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.

g) Dalam melaksanakan tugasnya Manajer SDM bertanggung jawab pada Direktur Keuangan dan SDM.

(35)

6. Manajer Operasional

Berikut adalah tugas-tugas seorang Manajer Operasional :

a) Mengawasi jalur proses produksi, instalasi dan perbaikan agar terjamin

kelancaran kerja.

b) Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang operasional perusahaan.

c) Membantu direksi dalam merumuskan kebijakan-kebijakan bidang produksi, persediaan dan pembelian.

d) Membuat laporan kepada direksi mengenai proses produksi, instalasi, dan perbaikan.

e) Dalam melaksanakan tugasnya Manajer Operasional Bertanggung jawab pada Direktur Operasional.

7. Manajer Pemasaran

Berikut adalah tugas-tugas dari seorang Manajer Pemasaran :

a) Bekerja sama dengan staff dan direksi untuk menghasilkan strategi pemasaran yang efektif yang mendukung misi dan tujuan dari perusahaan.

b) Mengawasi staff pemasaran, mengevaluasi kinerja staff bagian pemasaran, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

(36)

d) Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Operasional.

8. Sekretaris Perusahaan

Berikut ini adalah tugas dari seorang sekretaris perusahaan :

a) Mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh direktur. b) Mengatur jadwal rapat direktur.

c) Menyusun dokumen administrasi dan pembukuan perusahaan. d) Mengatur daftar kegiatan pimpinan.

e) Dalam melaksdanakan tugasnya Sekretaris bertanggung jawab pada Direktur Utama.

9. Divisi Finance and Cost Control

Berikut tugas dari Divisi Finance and Cost Control:

a) Mengatur Pendanaan pada proyek-proyek yang dikerjakan perusahaan. b) Membuat lapora biaya perusahaan.

c) Bertanggung jawab pada Manajer Keuangan. 10. Divisi Akuntansi

Berikut tugas-tugas divisi akuntansi:

a) Mengusulkan perubahan/pergeseran anggaran pada manajer keuangan. b) Melakukan perubahan bentuk laporan keuangan.

c) Mengkoordinasikan penyusunan laporan manajemen perusahaan. d) Bertanggung jawab pada Manajer Keuangan.

(37)

11. Divisi SDM

Berikut tugas-tugas dari divisi SDM:

a) Merumuskan perencanaan pemberdayaan pegawai sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

b) Merumuskan sistem pengadaan, penempatan, p[engembangan pegawai.

c) Merumuskan pola pengembangan organisasi perusahaan.Mengevaluasi hasil kerja para pegawai.

d) Bertanggung jawab kepada Manajer SDM dan Hukum 12. Divisi Instalasi

Berikut tugas-tugas divisi instalasi :

a) Melakukan instalasi pada customer perusahaan. b) Membuat BAP penginstalasian.

c) Membuat laporan instalasi yang sudah selesai dikerjakan. d) Bertanggung jawab kepada Manajer Operasional.

13. Divisi Jasa Perbaikan

Berikut tugas-tugas Divisi Jasa Perbaikan :

a) Melakukan perbaikan/service dan maintenance. b) Bertanggung jawab kepada Manajer Operasional.

(38)

14. Divisi Promosi

Berikut tugas-tugas Divisi Promosi :

a) Pelaksanaan pengembangan promotion kits.

b) Melakukan strategi pemasaran yang sudah dirumuskan oleh Manajer Pemasaran.

c) Mengumpulkan dan mengarsipkan bahan promosi. d) Bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran. 15. Divisi Gudang

Berikut tugas-tugas Divisi Gudang :

a) Melakukan inventartisasi stock barang yang ada di gudang b) Bertanggung jawab akan ketersediaan stock barang.

c) Membuat laporan inventaris barang kepada Manajer Operasional. d) Bertanggung jawab kepada Manajer Operasional.

3.2 Metode Penelitian 3.2.1 Desain Penelitian

Dalam membangun sistem informasi yang kompleks membutuh metode – metode atau paradigma pengembangan yang mampu membantu menganalisis dan smendisain secara lebih detail sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat. Penyusunan usulan penelitian ini menggunakan metode pendekatan kualitatif deskriptif, yaitu mengumpulkan data kemudian menganalisanya serta memaparkan hasil pengamatan dilapangan.

(39)

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data dalam penelitian ini, peneliti melakukan pengumpulan data, dimana jenis data terbagi menjadi dua bagian yaitu data primer dan data sekunder.

3.2.2.1 Sumber Data Primer

Sumber data informasi dalam penelitian ini berdasarkan kepada jenis data yang diperlukan. Data primer yaitu data yang diperoleh dari responden secara langsung yang dikumpulkan melalui survey lapangan dengan teknik pengumpulan data.

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder

Sedangkan sumber data sekunder adalah data yang diperoleh dengan cara melakukan kajian kepustakaan, yaitu secara literature (buku-buku, karangan-karangan, kumpulan-kumpulan buku kuliah, infromasi melalui internet yang relevan dengan variabel yang diteliti dan dari para narasumber yang berhubungan langsung dengan masalah dan objek yang diteliti).

3.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.3.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode Pendekatan sistem yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode terstuktur yaitu suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program.

Pemrograman Terstruktur adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program. Pendekatan

(40)

terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.3.2 Metode Pengembangan Sistem

Metode Pengembangan Sistem yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi ini menggunakan Model Waterfall. penelitian ini menggunakan metode Waterfall dikarenakan metode ini mempunyai tahapan-tahapan yang jelas, nyata dan praktis. Apabila terjadi kesalahan, tahapan Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah terdahulu.

dengan langkah-langkah sebagai berikut : a) Pengumpulan data.

Pada tahap ini dilakukan pencarian dan pengumpulan data-data dan informasi secara lengkap dan akurat.

b) Analisis Sistem

Pada tahap ini dilakukan pengamatan secara langsung sistem yang berjalan mengenai pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

c) Perancangan Sistem

Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem yang diusulkan mengenai pengelolaan data persediaan barang pada PT. Mitra Solusindo.

(41)

d) Pembuatan Sistem

Pada tahap ini dilakukan pembuatan suatu aplikasi berdasarkan perancangan sistem yang diusulkan.

e) Pengujian Sistem

Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. f) Implementasi dan Pemeliharaan

Penelitian ini menggunakan metode Waterfall dikarenakan metode ini mempunyai tahapan-tahapan yang jelas, nyata dan praktis. Apabila terjadi kesalahan, tahapan Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah terdahulu.

Langkah-langkah penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.2. Model Waterfall

(42)

Metode pengembangan sistem yang digunakan memiliki kelebihan dan kekurangan, berikut kelebihan-kelebihan dan kekurangan kekurangan yang dimiliki oleh model waterfall:

a) Kelebihan:

1. Software yang dikembangkan dengan metode ini biasanya menghasilkan kualitas yang baik.

2. Document pengembangan sistem sangat terorganisir, karena setiap

fase harus terselesaikan dengan lengkap sebelum melangkah ke fase berikutnya.

b) Kekurangan:

1. Membutuhkan keahlian yang baik atau yang telah berpengalaman dalam mengembangkan perangkat lunak, dalam arti metode ini kurang cocok bagi pemula.

2. Diperlukan majaemen yang baik, karena proses pengembangan tidak dapat berulang sebelum menghasilkan suatu produk, yaitu aplikasi. Jadi apabila dalam suatu proses seperti perancangan tidak selesai tepat waktu, maka akan mempengaruhi keseluruhan proses pengembangan perangkat lunak.

3. Client kesulitan untuk menyatakan semua ke inginannya secara eksplisit diawal tahap pengembangan

(43)

3.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat bantu digunakan pada analisis dan pengembangan sistem dengan tujuan untuk mempermudah dalam pengembangan suatu sistem, adapun alat bantu yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Flow Map

Flow Map adalah peta (map) yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Peta alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Peta alir merupakan bagian dari informasi yang menerangkan proses-proses sistem informasi tersebut.

2. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Untuk menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumbernya, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan.

Diagram konteks adalah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

3. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram DFD)

DFD (Data Flow Diagram) merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan

(44)

menggunakan diagram alir data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.

4. Kamus Data

Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu informasi.untuk dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada perancanagan sistem digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD dan hanya ditunjukan nama arus datanya saja.

5. Perancangan Basis Data

Basis Data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa dan sebagainya.

Basis data merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait dan saling berhubungan satu dengan lainnya. Basis data adalah kumpulan-kumpulan file yang saling berkaitan.

Merancang data base merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang data base adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Pada langkah ini terdapat empat bagian, yaitu Nomalisasi, ERD, Struktur File dan Relasi tabel.

(45)

A.Normalisasi

Normalisasi merupakan pengelopokan data elemen menjadi table-table yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat tambah/insert, menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrive pada suatu database, bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal, walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi dasar normalisasi sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, dan bentuk normal kedua.

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)

Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah table tidak boleh mengandung kelompok yang terulang.

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/ Second Normal Form)

Aturan kedua berbunyi bahwa bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ke table lain.

(46)

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)

Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan tidak boleh ada kebergantungan antara field-field non-kunci (kebergantungan transitif).

B. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD ( Entity Relationship Diagram ) [Alb05] adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Jadi, jelaslah bahwa ERD ini berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jatingan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data.

Dalam ERD hubungan (relasi) dapat terdiri dari sejumlah entitas yang disebut dengan derajad relasi. Derajad relasi maksimum disebut dengan kardinalitas sedangkan derajad minimum disebut dengan modalitas. Jadi kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas lain. Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dapat berupa :

1. Satu ke satu (one to one/ 1-1)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya.

(47)

2. Satu ke banyak (one to many/ 1- N)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya.

3. Banyak ke banyak (many to many/ N –N)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya.

C. Struktur File

Struktur file merupakan struktur dari perancangan database yang akan digunakan, file-file disusun berdasarkan kelas datanya agar dapat memudahkan dalam penyimpanan data.

D. Relasi Tabel

Tabel relasi dalam database menunjukkan relasi antar tabel-tabel. Dengan adanya relasi data dari beberapa tabel dapat ditampilkan sebagai satu kasatuan informasi dalam bentuk query, form atau report.

3.4 Faktor Pengujian Software

Perangkat lunak dapat diuji dengan dua cara yaitu :

1. Pengujian dengan menggunakan data uji untuk menguji semua elmen program (data internet, loop, logoka, keputusan dan jarur). Data uji dibangkitkan dengan mengetahui stuktur internet (kode sumber) dari perangkat lunak. 2. Pengujian dilakukan dengan mengeksekusi data uji dan mengecek apakah

pungsional perangkat lunak bekerja dengan baik. Data uji dibangkitkan dari spesifikasi perangkat lunak.

(48)

3.4.1 Black Box Testing

Pengujian Blacx box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan stuktur logoka internal perangkal lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berpungsi dengan benar. Pengujian black bok

merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dieksekusi pada perangkat lunak. Data uji dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluar dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai yang diharapkan.

Penguji Black bok berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi – fungsi yang tidak benar atau hilang.

2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja.

(49)

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis terhadap sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah apa sedang yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis yang berjalan dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian, dari urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap), diagram konteks (context

diagram), maupun diagram alir data (data flow diagram).

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisa ini akan menganalisa data dari beberapa dokumen yang digunakan dalam melakukan proses pengeluaran dan pemasukan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo. Adapun data data tersebut terdiri dari:

Tabel 4.1 Tabel Analisis Dokumen

No. Nama Dokumen Uraian

1 Surat Keluar Barang

Fungsi : Bukti Pengeluaran Barang dari gudang Rangkap : 3 (tiga)

Atribut : NoSuratKeluar ,NamaBarang ,Jumlah , S/N ,Keterangan

Aliran data : Dari bagian Gudang kepada Bagian Instalasi.

(50)

2 Form Barang Masuk

Fungsi : Bukti penerimaan barang dari Bagian instalasi/konsumen

Rangkap : 2 (dua)

Atribut : No,Tanggal, NamaBarang, S/N, Jumlah, Paraf, Keterangan

Aliran data : Dari Bagian instalasi kepada bagian Gudang

Stock Barang Fungsi : Sebagai catatan data barang. Rangkap : 1 (satu)

Atribut : KdBarang,NmBarang,NoFaktur,Satuan, HrgBeli, HrgJual, JmlStok

Aliran data : Disimpan di bagian gudang.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui prosedur – prosedur kerja pada system yang sedang berjalan.dan hasil dari kegiatan ini adalah gambaran nyata dari urutan kegiatan yang dilakukan unit – unit organisasi khususnya kegiatan yang berhubungan dengan mengolah data.

Prosedur prosedur sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo adalah sebagai berikut:

1. Bagian Instalasi menyerahkan list barang yang dibutuhkan pada bagian gudang.

(51)

2. Kemudian bagian gudang mencatat order tersebut, dan setelah malakukan pencatatan maka bagian gudang melakukan pengecekan barang.

3. setelah di periksa order pemesanan barang tadi kemudian bagian gudang membuat surat barang keluar untuk diberikan kepada bagian Instalasi. Jika barang yang diminta tidak ada maka bagian gudang akan membuat list barang yang tidak ada dan diberikan kepada bagian administrasi untuk selanjutnya melakukan pemesanan kepada supplier.

4. Setelah di buat surat barang keluar oleh bagian gudang rangkap tiga, lembar ke 1 di serahkan ke bagian instalasi, lembar kedua oleh bagian gudang diarsipkan, lembar ke 3 di serahkan ke bagian administrasi untuk di buatkan laporan barang keluar, laporan tersebut di buat rangkap 2 lembar ke 1 di arsipkan oleh bagian administrasi dan lembar ke 2 di serahkan ke pimpinan. 5. Bagian gudang membuat daftar stok barang berdasarkan persediaan barang di

gudang kemudian berikan kepada bagian administrasi, untuk di buatkan Laporan Stok barang untuk diberikan pada pimpinan.

6. setelah data barang yang di pesan di supplier tersedia kemudian Suplier membuat data barang yang di pesan sebanyak 2 rangkap, lembar ke 1 untuk supplier itu sendiri sedangkan lembar ke 2 di serahkan ke bagian administrasi untuk di catat dan di buatkan data barang masuk apabila barang sudah tersedia.bagian administrasi membuat laporan barang masuk. Laporan tersebut diiberikan kepada bagian gudang.

(52)

4.1.2.1. Flowmap sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang sedang berjalan

Untuk Diagram Alir Dokumen (Flowmap) yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1. di bawah ini :

Flowmap sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo Bagian Gudang Bagian Administrasi Gudang Suplier Pimpinan Bagian Instalasi LB LB CATAT LB CEK STOCK BARANG 1 2 3 SURAT B.KELUAR SURAT BARANG KELUAR 1 SURAT B.KELUAR 3 BUAT LBK 1 2 LBK LBK LIST BARANG tidak LIST BARANG BUAT SURAT PEMES ANAN SURAT PEMESANA N SURAT PEMESANA N KARTU STOCK BARANG UPDATE STOCK BARANG KARTU STOCK BARANG BUAT LAP STOCK BRG LAP STOCK BARANG LAP STOCK BARANG 1 DATA BRG DIPESAN BUAT LAP BRG MASUK LAP BRG MASUK LAP BRG MASUK DATA BRG DPESAN 2

L B K

B K

B _P

Gambar 4.1 Flowmap sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang sedang berjalan

(53)

Keterangan:

LB : List Barang

SBK : Surat Barang Keluar LBK : List Barang Keluar DBP : Data Barang Dipesan 4.1.2.2 Diagram Konteks

Dari diagram konteks dapat diketahui entitas luar yang berhubungan dengan system tersebut. Diagram konteks untuk system informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo adalah sebagai berikut:

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA

BARANG BAGIAN INSTALASI

PIMPINAN

SUPLIER

List Barang

Surat Barang Keluar

Data Barang Dipesan

Surat Pemesanan

Laporan Barang Keluar LaporanStock Barang

Gambar 4.2 Diagram Konteks sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang sedang berjalan

(54)

4.1.2.3 Data Flow Diagram Level 0

Berdasarkan flowmap dan diagram konteks diatas maka dapat dibuat data Flow diagram sebagai berikut:

BAGIAN INSTALASI

Catat List Barang 1.0 List Barang

Cek Stock Barang 2.0 Surat Barang Keluar

Buat Laporan Barang Keluar

3.0

Surat Barang Keluar

PIMPINAN Laporan Barang Keluar

Update Stock Barang 4.0 Data Barang

Buat Laporan Stock Barang

5.0

Kartu Stock Barang Laporan Stock Barang

SUPLIER

Buat Laporan Barang Masuk

6.0

Data Barang Dipesan Data Barang Masuk

Gambar 4.3 Data Flow Diagram sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang sedang berjalan Level 0

(55)

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Setelah analisa yang dilakukan pada system yang sedang berjalan maka dapat disimpulkan masih terdapat beberapa kelemahan yaitu:

3. Pencarian data dilakukan secara manual dengan cara memeriksa satu-persatu dokumen yang ada dan disimpan tidak tersusun berdasarkan kode tertentu, sehingga mempersulit pencarian data/dokumen.

4. Belum efektifnya dalam pembuatan laporan. 4.2 Perancangan Sistem yang Diusulkan

Setelah melakukan analisa dan mengetahui kelemahan – kelemahan pada sistem yang sedang berjalan, maka dapat dibuat sebuah sistem baru yang dapat memperbaiki kekurangan – kekurangan yang terdapat pada sistem yang lama sehingga dapat membantu untuk memproses informasi dengan lebih cepat.

(56)

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dilakukanya perancangan sistem ini adalah:

1. Untuk membangun perangkat lunak yang terintegrasi sehingga dapat mengatasi masalah-masalah yang terdapat pada sistem yang lama.

2. Menyediakan informasi yang tepat dan akurat bagi pihak yang memerlukanya. 3. Proses pembuatan laporan yang lebih cepat dan akurat.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Dalam tahap ini gambaran umum sistem yang diusulkan bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi yang terkomputerisasi. Usulan perancangan yang dilakukan adalah merubah sistem informasi Pengelolaan data barang yang belum terkomputerisasi menjadi terkomputerisasi.

Adapun gambaran umum sistem ini mencakup flowmap, diagram konteks sistem, diagram alir data sistem yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

(57)

4.2.3 Perancangan Prosedure yang Diusulkan

Berikut ini adalah prosedur – prosedur dari sistem yang diusulkan:

1. Bagian Instalasi menyerahkan list barang yang dibutuhkan pada bagian gudang.bagian gudang melakukan input barang yang diminta ke dalam

database.

2. Bagian gudang mengecek stok barang apakah barang yang di minta ada atau tidak, apabila barang yang di minta ada maka bagian gudang akan membuat surat barang keluar dan diberikan pada bagian instalasi.

3. Jika barang yang diminta tidak ada maka bagian gudang akan membuat list barang yang tidak ada dan diberikan kepada bagian administrasi untuk selanjutnya melakukan pemesanan kepada supplier.

4. Bagian administrasi membuat surat order beli barang untuk di berikan ke supplier, kemudian bagian gudang menerima faktur beli dari supplier, setelah itu bagian gudang mengecek data barang yang di beli dan mengupdate data stok barang.

5. Setelah proses selesai maka bagian gudang membuat laporan barang keluar, laporan barang masuk, dan laporan stock barang untuk diberikan kepada pimpinan.

(58)

4.2.3.1. Flowmap sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang diusulkan.

Untuk Diagram Alir Dokumen (Flowmap) yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.4. di bawah ini :

Flowmap Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Data Barang yang diusulkan pada PT. Mitra Solusindo

Bagian Gudang Bagian

Administrasi Suplier Pimpinan Bagian Instalasi LB LB DB.Sistem Informasi Pengelolaan Data Barang Input LB SBK SBK Buat SBK Buat Order Pesan Barang Order Pesan Barang

LB tidak ada

Buat Surat Pemesanan Surat Pemesanan Surat Pemesanan Data Barang Dipesan Data Barang Dipesan Cek data barang dipesan Daftar Barang Dipesan Update stok barang Laporan barang keluar Laporan barang masuk Laporan stok barang Cetak laporan barang masuk, laporan barang keluar, laporan stok barang

Laporan barang keluar Laporan barang masuk Laporan stok barang Stok ada

Stok tidak ada

Gambar 4.4 Flowmap sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang diusulkan

(59)

4.2.3.2 Diagram Konteks

Untuk diagram kontek yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.5 di bawah ini :

SistemInformasi Pengelolaan Data Persediaan Barang Bagian Instalasi

Pimpinan

Suplier List Barang

Surat Barang Keluar Daftar Barang Dipesan

Surat Pemesanan

Laporan Barang Masuk Laporan Barang Keluar Laporan Stock Barang

Gambar 4.5 Diagram Konteks sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang diusulkan

(60)

4.2.3.3 Data Flow Diagram Level 0

Untuk DFD Level 0 yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 4.7 di Bawah ini:

Bagian Instalasi

Input List Barang 1.0 List Barang

Cek Stok Barang 2.0 Buat SBK 3.0 Data Barang SBK Stok Barang List Barang Barang Keluar

Buat Order Pemesanan Barang

4.0 Data barang

Buat Surat Pemesanan Barang

5.0 Order Pesan Barang

Suplier

Surat Pemesanan Barang

Cek Daftar Barang Dipesan

6.0

Daftar Barang Dipesan

Update Stok Barang

7.0 Data barang masuk

Data barang

Pimpinan Cetak Laporan Stok

Barang 8.0

Cetak Laporan Barang Keluar

9.0 Cetak Laporan Barang

Masuk 10.0 Data barang

Lap Stok Barang

Lap Barang Masuk

Data barang keluar

Lap Barang Keluar Data barang masuk

Gambar 4.6 Data Flow Diagram sistem informasi pengelolaan data persediaan barang pada divisi gudang PT. Mitra Solusindo yang diusulkan

(61)

4.2.3.4 Kamus Data

Kamus data atau systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow Diagram). Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat pada kamus data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini :

Tabel 4.2. Kamus Data Barang Nama Data Barang

Alias -