4.2. Pokja Perbekalan 4.2.1. Sumber Daya Manusia SDM
Pokja perbekalan dipimpin oleh seorang apoteker selaku kepala pokja yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada kepala Instalasi
Farmasi RSUP. H. Adam Malik Medan.
4.2.2. Sarana Prasarana
Pokja perbekalan memiliki 7 ruangan yang berfungsi sebagai gudang untuk menyimpan perbekalan farmasi, yaitu:
1. Ruang produksi
2. Gudang bahan berbahaya dan mudah terbakar
3. Gudang jamkesmas
4. Gudang askes tablet dan cairan
5. Gudang umum
6. Gudang floorstock
7. Gudang floorstock Cathlab jantungbedah jantung
Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan dengan menggunakan prinsip First In First Out FIFO dan First Expired First Out FEFO. Pendistribusian
perbekalan farmasi berjalan sesuai dengan jadwal pengamprahan dimana setiap depo farmasi diberi waktu mengamprah dua kali seminggu. Penyimpanan barang
dibedakan berdasarkan status, yaitu jamkesmas, askes dan umum. Selain itu juga dibedakan berdasarkan stabilitas sediaan, yaitu sediaan stabil disimpan pada suhu
kamar 25 °C -30C dan sediaan termolabil disimpan di kulkas yang sudah
dilengkapi dengan alat pengatur suhu pada suhu 2 °C -8C. Untuk bahan mudah
Universitas Sumatera Utara
terbakar disimpan di ruangan khusus yang dilapisi alumunium, juga dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
4.2.3. Pelayanan
Instalasi Farmasi bertanggung jawab terhadap pengelolaan perbekalan farmasi yang berupa pengelolaan alat kesehatan, sediaan farmasi, dan bahan habis
pakai dimana harus dilakukan dengan sistem satu pintu. Instalasi farmasi adalah regulator bagi semua unit di lingkungan rumah sakit untuk pelayanan rawat jalan
maupun rawat inap. Sistem informasi ini sangat menguntungkan bagi Instalasi Farmasi untuk melaksanakan fungsinya dengan lebih cepat, akurat dan efisien.
Setiap data mengenai kebutuhan obat-obatan langsung di entry ke bagian Instalasi Farmasi secara on line, sehingga kebutuhan obat-obatan dapat langsung
disediakan untuk depo yang bersangkutan. Hal ini dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan setiap SDM yang bertugas dalam pengelolaan perbekalan
farmasi. Pokja perbekalan mempunyai tugas membantu kepala Instalasi Farmasi
dalam hal mengkoordinasikan, membina, melaksanakan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian perbekalan farmasi alat kesehatan
habis pakai AKHP, instrumen dasar, reagensia, radio farmasi, obat, dan cairan, memproduksi obat-obatan dan pengujian mutu sesuai dengan kebutuhan rumah
sakit serta melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi dari setiap pelaksanaan tugas di lingkungan pokja perbekalan.
Pembelian langsung dilakukan oleh IFRS dengan mengeluarkan surat pesanan SP ke distributor, perbekalan farmasi yang masuk diantar ke IFRS,
Universitas Sumatera Utara
untuk diterima, diperiksa, dan diteliti keadaannya, disesuaikan dengan surat pengantar barang SPB dan SP oleh pokja perbekalan, kemudian di-entry data
perbekalan farmasi yang masuk ke SIRS, dan disimpan. Untuk memudahkan pengendalian stok, maka penyusunan stok perbekalan
farmasi digudang mengguunakan prinsip first expired first out FEFO dan first in first out FIFO. Penyusunan perbekalan farmasi dalam kemasan besar disusun di
atas rak atau pallet secara rapi dan teratur, menggunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotik, menyimpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi
oleh temperatur, udara dan cahaya pada tempat yang sesuai. Pembelian dengan nilai diatas 200 juta dilakukan oleh panitia pengadaan
melalui tender kepada rekanan. Perbekalan farmasi yang masuk diterima oleh panitia penerima barang bersama-sama dengan bendaharawan barang untuk
menerima, memeriksa dan meneliti keadaan perbekalan farmasi, disesuaikan dengan SPB dan SP, bila sesuai maka perbekalan farmasi diserahkan ke instalasi
farmasi melalui pokja perbekalan, kemudian dibuat berita acara. Petugas pokja perbekalan menerima dan meng-entry ke SIRS, dan disimpan sesuai dengan
sifatnya. Administrasi yang dilakukan oleh pokja perbekalan meliputi membuat
laporan distribusi barang dan laporan narkotik. SIRS yang telah diterapkan sejak januari 2009, mempermudah kegiatan pencatatan perbekalan farmasi yang masuk
dan keluar ke buku penerimaan dan pengeluaran barang serta ke kartu stok serta pencatatan stok opname setiap bulan dan diakhir tahunnya.
Pokja perbekalan melakukan kegiatan produksi sediaan farmasi. Menurut Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit tahun 2004, yang dimaksud dengan
Universitas Sumatera Utara
produksi adalah kegiatan membuat, merubah bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Kegiatan produksi yang dilakukan adalah pembuatan, pengenceran dan pengemasan ulang. Kegiatan pembuatan, antara lain : akuades, kegiatan
pengenceran antara lain pengenceran H
2
O
2
. Kegiatan pengemasan ulang re- packing ke dalam kemasan yang lebih kecil antara lain alkohol 96 dan 70,
isodin povidon iodium, dan H
2
O
2
Pendistribusian perbekalan farmasi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan seperti:
.
a. rawat inap terpadu Rindu, CMU lantai tiga IPI dan COT, instalasi gawat
darurat IGD dan Apotek I dan Apotek II. b.
instalasi seperti instalasi diagnostik terpadu IDT, instalasi hemodialisa IHD, instalasi patologi anatomi IPA, instalasi patologi klinik IPK, dan
instalasi radiologi. IPK telah memiliki kerja sama operasional KSO dengan pihak lain untuk reagen tertentu, namun untuk pengadaan reagen lain yang
tidak termasuk KSO tetap dilakukan oleh instalasi farmasi. c.
user lainnya seperti poli-poli rawat jalan.
4.3. Pokja Farmasi Klinis 4.3.1. Sumber Daya Manusia
