LKP : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis WEB Pada PT. Boma Bisma Indra.

(1)

STIKOM

SURABAYA

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN DOKUMEN

BERBASIS WEB PADA PT. BOMA BISMA INDRA

KERJA PRAKTEK

Nama

:

Sulistia Nofentri Utami

NIM

:

10.41010.0122

Program

: S1 (Strata Satu)

Jurusan

:

Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

(2)

STIKOM

SURABAYA

ABSTRAK

PT. Boma Bisma Indra (Persero) atau PT. BBI adalah sebuah perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), yang berlokasi di Jalan KHM. Mansyur No. 229 Surabaya. PT. Boma Bisma Indra (Persero) bergerak di bidang manufaktur dan peralatan industri. Dalam melaksanakan proyeknya PT. Boma Bisma Indra memiliki banyak divisi dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Masing-masing divisi harus membuat dokumen proyek sebagai sumber data tertulis dan acuan akan kebutuhan proyek yang dikerjakan. Dokumen yang telah dibuat tersebut akan didistribusikan kepada divisi lain yang bersangkutan.

Salah satu permasalahan yang terjadi pada proses pendistribusian dokumen PT. BBI adalah lamanya proses pendistribusian dokumen dan risiko hilangnya dokumen yang didistribusikan.

Dengan adanya Aplikasi Manajemen Dokumen pada PT. Boma Bisma Indra, diharapkan dapat mempermudah proses pendistribusian dokumen, pencatatan revisi edisi, dan membuat laporan distribusi dokumen sehingga proses pendistribusian dokumen bisa lebih efektif dan efisien.

Kata kunci: Sistem Informasi, Aplikasi Manajemen Dokumen, Pendistribusian

(3)

STIKOM

SURABAYA

vii

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Permasalahan ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah PT. BOMA BISMA INDRA ... 6

2.2 Visi dan Misi ... 7

2.2.1 Visi PT. BOMA BISMA INDRA ... 7

2.2.2 Misi PT. BOMA BISMA INDRA ... 7

2.3 Kegiatan PT. BOMA BISMA INDRA ... 8

2.4 Struktur Organisasi PT. BOMA BISMA INDRA ... 9

BAB III LANDASAN TEORI ... 10

3.1 Aplikasi ... 10

3.2 Informasi ... 10

3.3 Manajemen ... 10

(4)

STIKOM

SURABAYA

viii

3.5 Website ... 12

3.5.1 Visual Studio ... 12

3.6 ASP.Net ... 12

3.7 Database ... 12

3.8 SQL Server ... 13

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 15

4.1 Analisis Sistem ... 15

4.2 Perancangan Sistem ... 15

4.2.1 Document Flow Pengiriman Dokumen ... 16

4.2.2 System flow ... 17

4.2.3 Data Flow Diagram ... 20

E. DFD Level 1 Pelaporan ... 25

4.2.4 Perancangan Database ... 26

4.2.5 Struktur Tabel... 28

4.2.6 Desain Input/Output ... 33

4.3 Implementasi Input Output ... 37

4.3.1 Sistem yang Digunakan... 37

BAB V PENUTUP ... 46

5.1 Kesimpulan ... 46

5.2 Saran ... 46

DAFTAR PUSTAKA ... 48

LAMPIRAN ... 49

Lampiran 1 Kartu Bimbingan ... 49

(5)

STIKOM

SURABAYA

Lampiran 3 Garis Besar Acuan ... 52

Lampiran 4 Log Harian Kerja Praktek ... 53

Lampiran 5 Kehadiran Kerja Praktek ... 55

Lampiran 6 Surat Balasan ... 57

(6)

STIKOM

SURABAYA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Permasalahan

Perkembangan teknologi informasi dalam dunia bisnis semakin berkembang pesat dari waktu ke waktu, sehingga mampu merubah berbagai aspek kehidupan dan sudut pandang masyarakat tentang bisnis. Dampak positif yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi informasi yaitu bisa merubah proses bisnis perusahaan menjadi lebih mudah, cepat, tepat, dan akurat. Bukan hanya itu, perkembangan teknologi juga memungkinkan manusia untuk bertransaksi data dari jarak jauh sehingga bisa menjadi lebih efektif dan efisien. Maka dari itu banyak perusahaan yang ingin melakukan komputerisasi dalam melakukan proses bisnisnya, salah satunya yaitu proses pendistribusian dokumen. Perusahaan ingin mengalihkan proses distribusi dokumen secara manual menjadi sistem terkomputerisasi agar bisa lebih cepat sampai dan hemat biaya, karena dokumen merupakan aset perusahaan yang menyediakan berbagai informasi penting yang dibutuhkan dalam bisnis. Semakin cepat penyampaian dokumen maka semakin cepat pula informasi yang diperoleh perusahaan.

(7)

STIKOM

SURABAYA

terdiri atas Divisi Manajemen Proyek dan Jasa, Divisi Pengadaan, Divisi Sumber

Daya Manusia (SDM), Divisi Akuntansi, Divisi Keuangan, dan masih banyak divisi-divisi lainnya. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mengerjakan proyek, masing-masing divisi harus membuat dokumen proyek sebagai sumber data tertulis dan acuan akan kebutuhan proyek tersebut. Dokumen yang telah dibuat tersebut akan didistribusikan kepada divisi lain yang bersangkutan. Pada saat ini pendistribusian dokumen proyek yang ada pada PT. Boma Bisma Indra masih dilakukan secara manual. Dokumen proyek yang ingin di distribusikan harus melalui proses scanning dan fotocopy sebelum akhirnya didistribusikan. Selain rumit, cara ini juga dianggap kurang efektif dan efisien. Bukan hanya itu, penyebaran dokumen yang manual membuat perusahaan harus menyediakan biaya tersendiri untuk membeli kertas, biaya pengiriman dokumen, dan pendistribusian dokumen yang bisa memakan banyak waktu karena perusahaan tidak hanya berada pada kota Surabaya saja.

Oleh karena itu, akan dibuat suatu aplikasi yang bisa mendistribusikan dokumen proyek yang sesuai dengan permasalahan pada PT. Boma Bisma Indra. Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis Web merupakan alternatif yang bisa digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Aplikasi Manajemen Dokumen adalah sebuah aplikasi yang mengubah data ke dalam bentuk digital, mendistribusikan dokumen, menyimpan histori revisi edisi, serta membuat laporan pendistribusian dokumen proyek. Dibuat berbasis web agar pengguna dapat mengakses dari komputer manapun yang terhubung ke internet menggunakan

browser, daripada harus menggunakan aplikasi yang telah terinstall di komputer

(8)

STIKOM

SURABAYA

merubah proses bisnis yang rumit menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu,

penyampaian informasi yang cepat, tepat, dan akurat juga bisa membantu perusahaan untuk meningkatkan profit perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari penjelasan latar belakang di atas, dapat dihasilkan suatu perumusan masalah yaitu bagaimana membuat Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis Web Pada PT. Boma Bisma Indra Surabaya.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam pembuatan Aplikasi Manajemen Dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi Manajemen Dokumen dibuat berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman ASP.Net dan database SQL Server.

2. Pembuatan Aplikasi Manajemen Dokumen ini mencakup pendistribusian dokumen, histori revisi edisi, dan laporan distribusi dokumen.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan Aplikasi Manajemen Dokumen adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi Manajemen Dokumen digunakan untuk mempermudah proses pendistribusian dokumen sehingga bisa lebih cepat.

2. Aplikasi Manajemen Dokumen digunakan untuk mencatat histori revisi edisi dokumen.

(9)

STIKOM

SURABAYA

3. Aplikasi Manajemen Dokumen digunakan untuk membuat laporan distribusi

dokumen.

1.5 Manfaat

Manfaat dari pembuatan Aplikasi Manajemen Dokumen ini dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat membantu user mendistribusikan dokumen dengan efektif, efisien, cepat, dan hemat biaya.

2. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat membantu user membuat laporan pendistribusian dokumen proyek sesuai dengan data pendistribusian dokumen. 3. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat membantu user melakukan pengecekan

histori revisi dengan cara menginputkan nomor dokumen proyek.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar ini setiap bab-bab yang dibahas didalamnya sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang garis besar pembuatan laporan yang berisikan tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan laporan. BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum yang berhubungan dengan perusahaan mulai dari profil, struktur organisasi, hingga visi dan misi, yang ada pada instansi.

(10)

STIKOM

SURABAYA

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan untuk mendukung pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis

Web pada PT. Boma Bisma Indra.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Berisi penjelasan mengenai perancangan sistem yang akan digunakan, implemantasi dari rancangan sistem yang telah dibuat, dan evaluasi terhadap sistem yang telah diuji coba.

BAB V PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini di masa yang akan datang.

LAMPIRAN

Dalam bagian ini penulis menyertakan beberapa lampiran yang menunjang kerja praktek ini.

(11)

STIKOM

SURABAYA

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah PT. BOMA BISMA INDRA

PT Boma Bisma Indra (Persero) adalah Perseroan Terbatas Milik Negara (BUMN) Industri Strategis. Sebagai BUMN Industri Strategis PT Boma Bisma Indra (Persero) mendukung Kebijakan dan Program Pemerintah di bidang Ekonomi dan Pembangunan Nasional khususnya dalam bidang Industri Konversi energi, Industri Permesinan , Sarana dan Prasarana Industri dan Agro Industri, Jasa dan Perdagangan.

PT Boma Bisma Indra (Persero) didirikan pada tahun 1971 yang berkantor pusat di Jl. KHM. Mansyur 229 Surabaya, merupakan merger dari tiga Perusahaan Negara (PN), yaitu PN Boma, PN Bisma dan PN Indra. Berdasarkan keputusan presiden nomor 44 tahun 1989, PT Boma Bisma Indra (Persero) ditetapkan sebagai salah satu industri strategis di bawah pengelolaan, pembinaan dan pengawasan Badan Pengelola Industri Strategis (BPIS), yang mendapat misi tambahan untuk berperan sebagai wahana transformasi industri melalui tahapan alih teknologi yang telah menjadi kebijakan nasional. Tahun 1998 Pemerintah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 35/1998 dan Instruksi Presiden nomor 15/1998 tentang pembentukan Perusahaan PT Pakarya Industri (Persero), sehingga PT Boma Bisma Indra (Persero) mulai tahun 1998 berubah status menjadi anak perusahaan PT Pakarya Industri (Persero).

Pada tahun 1999 terbit keputusan menteri Hukum dan Perundang-undangan RI nomor C-18.884 HT 01.04 tahun 1999 tanggal 17 November 1999 mengenai

(12)

STIKOM

SURABAYA

pengesahan atas perubahan Anggaran Dasar PT Pakarya Industri (Persero), secara

resmi telah berubah menjadi PT Bahana Pakarya Industri Strategis (Perero) atau BPIS (Persero).

Pada tahun 2002 terbit Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 52 tahun 2002 tanggal 23 September 2002 tentang penyertaan Modal Negara Republik Indonesia ke dalam modal saham PT Boma Bisma Indra dan pembubaran perusahaan PT Bahana Pakarya Industri Strategis (Persero), yang menetapkan Negara Republik Indonesia mengambil alih seluruh penyertaan modal BPIS pada PT Boma Bisma Indra sehingga saham yang diambil alih menjadi kekayaan negara, yang dikelola oleh Menteri Keuangan, serta menghapus Peraturan Pemerintah Nomor 35 tahun 1998, sehingga sejak saat itu PT Boma Bisma Indra menjadi PERSERO, dan di bawah koordinasi Kementerian Negara Badan Usaha Milik Negara.

2.2 Visi dan Misi

2.2.1 Visi PT. BOMA BISMA INDRA

Visi dari PT. Boma Bisma Indra, yaitu menjadi perusahaan sehat dan berdaya saing yang bergerak di bidang manufacture, peralatan industri, dan manajemen proyek di kawasan Regional.

2.2.2 Misi PT. BOMA BISMA INDRA

Misi dari PT. Boma Bisma Indra, yaitu sebagai masyarakat industri bertekat membangun kepercayaan dan kesejahteraan stakeholder.

(13)

STIKOM

SURABAYA

2.3 Kegiatan PT. BOMA BISMA INDRA

Kegiatan usaha PT Boma Bisma Indra (Persero) meliputi:

1. Pembuatan motor diesel dan bensin, alat-alat pertanian, mesin mekanis dan peralatan pabrik, mesin dan peralatan listrik, alat angkut, alat konstruksi, dan peralatan lainnya yang berkaitan dengan bidang energi dan migas.

2. Pembuatan desain dan pelaksanaan pekerjaan konstruksi baja, plat pengecoran logam, dan konstruksi bangunan (baik kering maupun basah) yang berkaitan dengan kegiatan tersebut.

3. Jasa perakitan dan pemasangan (montage) dari barang-barang produksi sendiri maupun pihak lain.

4. Jasa kerekayasaan meliputi penelitian, perencanaan desain dan konstruksi. 5. Jasa manajemen dan konsultasi pembangunan proyek.

(14)

STIKOM

SURABAYA

2.4 Struktur Organisasi PT. BOMA BISMA INDRA

Direktur Utama

SPI dan Manajemen

Risiko

QA dan K3LH

Sekretariat Perusahaan Direktur Operasi Divisi P2 Operasi Project Manager (PM) Divisi Pemasaran & Penjualan MPI Divisi Pemasaran & Penjualan MPJ Divisi Pengadaan Divisi Mesin dan Peralatan Industri (MPI) Divisi Manajemen Proyek dan Jasa

(MPJ) Divisi SDM Divisi Akuntansi Divisi Keuangan

(15)

STIKOM

SURABAYA

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Aplikasi

Aplikasi (application) adalah software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel (Dhanta, 2009:32). Aplikasi adalah penerapan, penggunaan atau penambahan. Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan

software yang berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk pekerjaan atau tugas-tugas

tertentu seperti penerapan, penggunaan dan penambahan data (Anisyah, 2000:30).

3.2 Informasi

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi (Jogiyanto HM, 1999:692).

3.3 Manajemen

Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. (Georgy R. Terry, 1986:4)

(16)

STIKOM

SURABAYA

3.4 Dokumen

1.4.1. Pengertian Dokumen

Pengertian dari kata dokumen ini menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu :

1. Sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis.

2. Diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya.

Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

1.4.2. Jenis Dokumen

Menurut E. Kosim (1988; 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi dan tidak resmi

1. Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat atau dikeluarkan oleh lembaga atau perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.

2. Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat atau dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.

(17)

STIKOM

SURABAYA

3.5 Website

Web adalah suatu metode untuk menampilan informasi di internet, baik

berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser. (Yuhefizar,2013)

3.5.1 Visual Studio

Microsoft Visual Studio 2010 merupakan sebuah IDE (Integrated

Development Environment) yang dikembangkan oleh microsoft. IDE ini mencakup

semua bahasa pemrograman berbasis .NET framework yang dikembangkan oleh Microsoft. Keunggulan Microsoft Visual Studio 2010 ini antara lain adalah support untuk Windows 8, editor baru dengan WPF (Windows Presentation Foundation), dan banyak peningkatan fitur lainya.

3.6 ASP.Net

ASP.NET adalah teknologi untuk mengembangkan, menyebarkan, dan menjalankan aplikasi web. ASP.NET merupakan bagian dari Microsoft NET

Framework. Sehingga semua Fitur NET Framework tersedia untuk aplikasi

ASP.NET.

3.7 Database

Database adalah kumpulan seluruh sumber daya berbasis komputer milik

(18)

STIKOM

SURABAYA

adalah satu set catatan data yang berhubungan dan saling menjelaskan. (Raymond

McLeod, 2004).

3.8 SQL Server

Microsoft SQL Server merupakan produk Relational Database Management

System (RDBMS) yang dibuat oleh Microsoft. Orang sering menyebutnya dengan

SQL Server saja. Microsoft SQL Server juga mendukung SQL sebagai bahasa untuk memproses query ke dalam database. Microsoft SQL Server Mirosoft SQL Server banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan atau juga pemerintahan sebagai solusi database atau penyimpanan data. Pada tahun 2008 Microsoft mengeluarkan SQL Server 2008 yang merupakan versi yang banyak digunakan. Berikut ini adalah beberapa fitur yang dari sekian banyak fitur yang ada pada SQL Server 2008 :

1. XML Support. Dengan fitur ini, Anda bisa menyimpan dokumen XML dalam suatu tabel, meng-query data ke dalam format XML melalui Transact-SQL dan lain sebagainya.

2. Multi-Instance Support. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menjalankan

beberapa database engine SQL Server pada mesin yang sama.

3. Data Warehousing and Business Intelligence (BI) Improvements. SQL Server

dilengkapi dengan fungsi-fungsi untuk keperluan Business Intelligence melalui

Analysis Services. Selain itu, SQL Server 2000 juga ditambahi dengan tools

untuk keperluan data mining.

4. Performance and Scalability Improvements. SQL Server menerapkan distributed partitioned views yang memungkinkan untuk membagi workload ke beberapa

(19)

STIKOM

SURABAYA

server sekaligus. Peningkatan lainnya juga dicapai di sisi DBCC, indexed view,

dan index reorganization.

5. Query Analyzer Improvements. Fitur yang dihadirkan antara lain: integrated debugger, object browser, dan fasilitas object search.

6. DTS Enhancement. Fasilitas ini sekarang sudah mampu untuk memperhatikan primary key dan foreign key constraints. Ini berguna pada saat migrasi tabel dari

RDBMS lain.

7. Transact-SQL Enhancements. Salah satu peningkatan disini adalah T-SQL sudah

mendukung UDF (User-Definable Function). Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan rutin-rutin ke dalam database enginen.

(20)

STIKOM

SURABAYA

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Menganalisis sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Langkah pertama adalah melakukan wawancara dan pengamatan pada PT. Boma Bisma Indra Surabaya. Wawancara dilakukan terhadap bagian-bagian yang berkaitan langsung dengan proses yaitu bagian Information Communication

Technology (ICT). Pengamatan dilakukan dengan cara observasi langsung ke

lapangan untuk melihat proses yang ada, dengan mengetahui proses yang ada diharapkan dapat membangun sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan

user.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem adalah meliputi :

1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System flow)

2. Pembuatan DFD (Context Diagram, Level 0 dan Level 1)

3. Pembuatan diagram berjenjang / hierarchical input process output (HIPO) 4. Entity Relasionship Diagram (ERD) yaitu Conceptual Data Model (CDM)

(21)

STIKOM

SURABAYA

4.2.1 Document Flow Pengiriman Dokumen

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian Information Communication Technology (ICT), didapatkan informasi tentang proses-proses

yang terjadi pada saat pengiriman dokumen proyek. Proses-proses tersebut digambarkan melalui document flow berikut:

Gambar 4. 1 Document Flow Pengiriman Dokumen

Document Flow Pengiriman Dokumen

Penerima Dokumen Pemilik Dokumen

Start Dokumen Proyek

Dokumen Proyek

Catat revisi edisi

Catat bukti pengiriman

Bukti pengiriman

(22)

STIKOM

SURABAYA

4.2.2 System flow

System flow merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara

keseluruhan dari sistem. System flow menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur dan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Pada perancangan Aplikasi Manajemen Dokumen dihasilkan dua system flow yaitu system flow pengiriman dokumen dan

(23)

STIKOM

SURABAYA

A. System flow Pengiriman Dokumen

Pada system flow pengiriman dokumen dijelaskan bagaimana alur proses pengiriman dokumen oleh pemilik dokumen secara terkomputerisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2

Gambar 4. 2 System flow Pengiriman Dokumen

Sysflow Pengiriman Dokumen

Pemilik Dokumen Penerima Dokumen

Start

Input data dokumen, data penerima dokumen

Pilih penerima dokumen Data dokumen, Data penerima

dokumen

Proyek

Kirim dokumen Upload file dokumen

Sukses

Pengiriman Sukses

Ya Gagal

Detil SP Header SP

File dokumen

(24)

STIKOM

SURABAYA

B. System flow Pencatatan Revisi Edisi

Pada system flow pencatatan revisi edisi dijelaskan bagaimana alur proses pencatatan revisi edisi dokumen proyek oleh pemilik dokumen secara terkomputerisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3

Gambar 4. 3 System flow Pencatatan Revisi Edisi Sysflow Pencatatan Revisi Edisi

Pemilik Dokumen

Start

Input data revisi edisi

Data dokumen, data revisi edisi

Simpan revisi edisi Sesuai

end Tidak

(25)

STIKOM

SURABAYA

4.2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data

melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem (Whitten, 2004:326). DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pembuat program.

A. Context Diagram

Context Diagram pada Aplikasi Manajemen Dokumen pada PT. Boma

Bisma Indra terdiri atas dua external entity yaitu pemilik dokumen dan penerima dokumen. External entity tersebut memberikan suatu informasi kepada sistem yang terlihat pada gambar 4.4.

Gambar 4. 4 Context Diagram Aplikasi Manajemen Dokumen File Dokumen Laporan Peng iriman Dokumen

Laporan His tori Revisi

Data Penerima Dokumen Data Histori Revis i

Data Dokumen Pass word

Username

Aplikasi M anajemen Dokumen

Pemilik Dokumen

Penerima Dokumen

(26)

STIKOM

SURABAYA

B. Diagram Jenjang/Hierarchical Input Process Output (HIPO)

Diagram Jenjang atau HIPO berfungsi sebagai alat bantu dan teknik dokumentasi fungsi program dengan tujuan untuk menghasilkan output yang benar dan dapat memenuhi kebutuhan user. Diagram jenjang Aplikasi Manajemen Dokumen dapat dilihat pada gambar 4.5

Gambar 4. 5 Diagram Jenjang (HIPO) Aplikasi Manajemen Dokumen 0 Aplikasi Manajemen Dokumen 1 Autentikasi Password 2 Pengiriman Dokumen 3 Pencatatan Revisi Edisi 4 Pelaporan 1.1 Mengecek Username dan Password 2.1

Input Data Dokumen

2.2

Input Data Penerima Dokumen

3.1

Input Data Revisi Edisi 2.3 Mengirim Dokumen 3.2 Menampilkan Data Revisi Edisi 4.1 Menampilkan Laporan Pengiriman Dokumen 4.2 Menampilkan Laporan Histori Revisi

(27)

STIKOM

SURABAYA

C. DFD Level 0

DFD Level 0 pada Aplikasi Manajemen Dokumen pada PT. Boma Bisma Indra memiliki empat proses utama yaitu autentikasi password, pengiriman dokumen, pencatatan revisi edisi, dan pelaporan. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.6.

Gambar 4. 6 DFD Level 0 Aplikasi Manajemen Dokumen Menampilkan M enu Pengiriman

Data Penerima Dokumen Data Histori Revis i

Data Histori Revis i

Data Dokumen

Data Penerima Dokumen

Data Email Penerima Dokumen Data Proyek

Data Login Divis i

[Data Penerima Dokumen] [Laporan Histori Revisi]

[Data His tori Revisi]

[Data Dokumen]

[Password] [Username]

[Laporan Pengiriman Dokumen]

[File Dokumen] Penerima Dokumen Pemilik Dokumen 1 Autentikasi Password + 2

Peng iriman Dokumen 3

Penc atatan Histori Revis i 4

Pelaporan

1 Login

2 Distribusi Dokumen 3 Detil SP

4 Email 5 Proyek

(28)

STIKOM

SURABAYA

B. DFD Level 1 Autentikasi Password

Pada proses autentikasi password terdapat dua proses yaitu mengecek

username dan password serta menampilkan menu utama, dengan satu entity yaitu

pemilik dokumen. Proses dimulai dengan pengecekan username dan password yang diinputkan, dimana data login divisi dicek berdasarkan data login yang telah tersimpan dalam tabel login. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.7

Gambar 4. 7DFD Level 1 Autentikasi Password

C. DFD Level 1 Pengiriman Dokumen

Pada DFD Level 1 Pengiriman Dokumen terdapat tiga proses yaitu input data dokumen, input data penerima dokumen, dan mengirim dokumen. Sedangkan untuk entity, DFD Level 1 Pengiriman Dokumen ini memiliki dua entity yaitu pemilik dokumen dan penerima dokumen. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.8

[Menampilkan Menu Utama] [Password]

Username dan Password

[Data Log in Divisi] [Username]

Pemilik

Dokumen 1 Login

1.1

Meng ecek Username dan

Password

1.2

Menampilkan Menu Utama

(29)

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4. 8 DFD Level 1 Pengiriman Dokumen

D. DFD Level 1 Pencatatan Revisi Edisi

Pada DFD Level 1 Pencatatan Revisi Edisi terdapat dua proses yaitu input data revisi edisi dan menampilkan data revisi edisi, dengan entity pemilik dokumen. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.9

Data Penerima Dokumen Data Dokumen

[Data Penerima Dokumen]

[File Dokumen] [Data Email Penerima Dokumen]

[Data Proyek]

[Data Dokumen]

[Data Penerima Dokumen] [Data Dokumen]

Penerima Dokumen Pemilik

Dokumen

5 Proyek

4 Email

2 Distribusi Dokumen

3 Detil SP

2.1

Input Data Dokumen

2.2

Input Data Penerima Dokumen

2.3

(30)

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4. 9 DFD Level 1 Pencatatan Revisi Edisi

E. DFD Level 1 Pelaporan

Pada DFD Level 1 Pelaporan terdapat dua proses yaitu menampilkan laporan pengiriman dan menampilkan laporan histori revisi, dengan satu entity yaitu pemilik dokumen. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.10

Gambar 4. 10 DFD Level 1 Pelaporan Data Revisi Edisi

[Data Revisi Edisi] _{[Data Revisi Edisi]} Pemilik

Dokumen 3 Detil SP

3.1

Input Data Revisi Edisi

3.2

Menampilkan Data Revisi Edisi

[Laporan Histori Revisi] [Data Revisi Edisi]

[Data Penerima Dokumen]

[Laporan Pengiriman Dokumen]

Pemilik Dokumen 2 Distribusi

Dokumen

3 Detil SP

4.1

Menampilkan Laporan Peng iriman

Dokumen

4.2

Menampilkan Laporan His tori Revisi

(31)

STIKOM

SURABAYA

4.2.4 Perancangan Database

Entity Reltionship Diagram melukiskan data sebagai entitas, relasi dan attribute dari database yang telah dibuat. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

A. Conceptual Data Model (CDM)

CDM merupakan gambaran struktur tabel yang menunjukkan relasi antar tabel dalam database. CDM pada Aplikasi Manajemen Dokumen dapat digambarkan seperti berikut:

Gambar 4. 11 CDM Aplikasi Manajemen Dokumen memiliki mengelola melakukan mengakses berada mempunyai Distribusi Dokumen id_dokumen ppc qc eng proc fab qa prod mm finance hr_ga sales div_mpi approval review information final quotation confirmation action

<pi> Variable characters (50) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1) Variable characters (1)

<M> Identifier_1 <pi> Header SP no_sp ukuran_dokumen Status

<pi> Variable characters (50) Variable characters (15) Variable characters (50)

<M>

Identifier_1 <pi>

Divisi id_divisi

nama_divisi

<pi> Variable characters (15) Variable characters (25)

<M> Identifier_1 <pi>

Variable characters (15) Variable characters (15)

Email pic

Variable characters (25) Variable characters (50)

Proyek nama_proyek

order po customer

<pi> Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50)

<M> Identifier_1 <pi> Histori revisi_lama edisi_lama revisi_baru edisi_baru

Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (10)

(32)

STIKOM

SURABAYA

B. Physical Data Model (PDM )

PDM hampir sama dengan CDM namun dalam PDM diberikan keterangan tipe data masing-masing atribut serta dijelaskan pula primary key atau foreign key. PDM pada Aplikasi Manajemen Dokumen dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4. 12 PDM Aplikasi Manajemen Dokumen

FK_DETIL_SP_MEMILIKI_HEADER_S FK_DETIL_SP_MEMILIKI2_DISTRIBU FK_HEADER_S_MENGELOLA_DIVISI FK_LOGIN_MELAKUKAN_DIVISI FK_EMAIL_MENGAKSES_DIVISI FK_HEADER_S_BERADA_PROYEK FK_HISTORI_MEMPUNYAI_DISTRIBU Distribusi Dokumen id_dokumen ppc qc eng proc fab qa prod mm finance hr_ga sales div_mpi approval review information final quotation confirmation action varchar(50) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) varchar(1) <pk> Header SP no_sp id_divisi nama_proyek ukuran_dokumen Status varchar(50) varchar(15) varchar(50) varchar(15) varchar(50) <pk> <fk1> <fk2> Divisi id_divisi nama_divisi varchar(15) varchar(25) <pk> Login id_divisi username password varchar(15) varchar(15) varchar(15) <fk> Email id_divisi pic email varchar(15) varchar(25) varchar(50) <fk> Proyek nama_proyek order po customer varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> Histori id_dokumen revisi_lama edisi_lama revisi_baru edisi_baru varchar(50) varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) <fk> Detil SP no_sp id_dokumen nama_dokumen varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk,fk1> <pk,fk2>

(33)

STIKOM

SURABAYA

4.2.5 Struktur Tabel

Dalam pembuatan rancangan database harus sesuai dengan kebutuhan data dan informasi yang digunakan oleh user. Dalam suatu tabel database tentunya ada atribut-atribut yang dibutuhkan seperti yang dijelaskan pada tabel-tabel sebagai berikut:

A. Tabel Proyek

Nama Tabel : Proyek Primary Key : nama_proyek Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data proyek

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. Nama_proyek VARCHAR 50 PK 2. order VARCHAR 50

3. po VARCHAR 50 4. customer VARCHAR 50

Tabel 4. 1 Tabel Proyek

B. Tabel Header SP

Nama Tabel : Header SP Primary Key : no_sp

Foreign Key : nama_proyek, id_divisi

(34)

STIKOM

SURABAYA

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. no_sp VARCHAR 50 PK

2. Nama_proyek VARCHAR 50 FK Proyek 3. Id_divisi VARCHAR 15 FK Divisi 4. Ukuran_dokumen VARCHAR 15

Tabel 4. 2 Tabel Header SP

C. Tabel Distribusi Dokumen

Nama Tabel : Distribusi Dokumen Primary Key : id_dokumen

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data penerima dokumen

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. Id_dokumen VARCHAR 50 PK

2. ppc VARCHAR 1

3. qc VARCHAR 1

4. eng VARCHAR 1

5 proc VARCHAR 1

6 fab VARCHAR 1

7 qa VARCHAR 1

8 prod VARCHAR 1

(35)

STIKOM

SURABAYA

10 finance VARCHAR 1

11 hr_ga VARCHAR 1

12 sales VARCHAR 1

13 div_mpi VARCHAR 1

14 approval VARCHAR 1

15 review VARCHAR 1

16 information VARCHAR 1

17 final VARCHAR 1

18 quotation VARCHAR 1

19 confirmation VARCHAR 1

20 action VARCHAR 1

Tabel 4. 3 Tabel Distribusi Dokumen

D. Tabel Histori

Nama Tabel : Histori Primary Key : -

Foreign Key : id_dokumen

Fungsi : Menyimpan data revisi edisi dokumen proyek

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. Id_dokumen VARCHAR 50 FK Distribusi

Dokumen 2. Revisi_lama VARCHAR 10

(36)

STIKOM

SURABAYA

3. Edisi_lama VARCHAR 10

4. Revisi_baru VARCHAR 10

5 Edisi_baru VARCHAR 10

Tabel 4. 4 Tabel Histori

E. Tabel Detil SP

Nama Tabel : Detil SP

Primary Key : no_sp, id_dokumen Foreign Key : no_sp, id_dokumen

Fungsi : Menyimpan data pengiriman dokumen

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. No_sp VARCHAR 50 PK,FK Header SP

2. Id_dokumen VARCHAR 50 PK,FK Distribusi

Dokumen 3. Nama_dokumen VARCHAR 50

Tabel 4. 5 Tabel Detil SP

F. Tabel Divisi

Nama Tabel : Divisi Primary Key : -

Foreign Key : id_dokumen

(37)

STIKOM

SURABAYA

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. Id_divisi VARCHAR 50 PK Distribusi

Dokumen

2. Nama_divisi VARCHAR 25

Tabel 4. 6 Tabel Divisi

G. Tabel Login

Nama Tabel : Login Primary Key : - Foreign Key : Divisi

Fungsi : Menyimpan data login divisi

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. Id_dokumen VARCHAR 15 FK Divisi

2. username VARCHAR 15

3. password VARCHAR 15

Tabel 4. 7 Tabel Login

H. Tabel E-mail

Nama Tabel : Email Primary Key : -

Foreign Key : id_dokumen

(38)

STIKOM

SURABAYA

No. Field Type Data Length Constraint Table (FK)

1. Id_divisi VARCHAR 15 FK Divisi

2. pic VARCHAR 25

3. email VARCHAR 50

Tabel 4. 8 Tabel Email

4.2.6 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

1. Desain Input

Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna kepada sistem yang kemudian akan disimpan dalam database.

A. Desain Form Login

Desain input ini digunakan sebagai pintu masuk ke aplikasi Manajemen Dokumen. Pengguna harus memasukan username dan password yang dimilikinya.

Gambar 4. 13 Form Login

(39)

STIKOM

SURABAYA

B. Desain Form Input Data Dokumen

Desain input ini digunakan untuk menginputkan data dokumen proyek yang baru sebelum dikirimkan. Pemilik dokumen harus memasukan No. SP, No. Dokumen, dan Nama Proyek. Button [SIMPAN] digunakan untuk menyimpan data dokumen ke dalam database.

Gambar 4. 14 Input Data Dokumen

C. Desain Form Pengiriman Dokumen

Desain input ini digunakan untuk mengirim dokumen, di dalam halaman ini terdapat combobox untuk memilih ukuran dokumen, check box untuk memilih penerima dan tujuan pengiriman dokumen, dan button [Kirim Dokumen] berfungsi untuk mengirim dokumen.

INPUT DATA DOKUMEN

Input Data Dokumen Pengiriman Dokumen Pencatatan Revisi Edisi Detil Histori Revisi Laporan Pengiriman

(40)

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4. 15 Form Pengiriman Dokumen

D. Desain Form Pencatatan Revisi Edisi Dokumen

Desain input ini digunakan untuk mencatat revisi edisi dokumen yang telah dikirimkan. Button [Simpan] digunakan untuk menyimpan data revisi edisi yang telah diinputkan.

PENGIRIMAN DOKUMEN

Input Data Dokumen

Pengiriman Dokumen

Pencatatan Revisi Edisi

Detil Histori Revisi

Laporan Pengiriman

No. Sp No. Dokumen Nama Dokumen Ukuran Dokumen

Penerima Dokumen

Tujuan Pengiriman

Subjek Keterangan Upload Dokumen

(41)

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4. 16 Form Pencatatan Revisi Edisi

E. Desain Form Detil Histori Revisi

Desain input ini digunakan untuk melihat rincian histori revisi edisi dokumen proyek dengan cara menginputkan No. Dokumen. Button [Lihat Detil Histori] digunakan untuk melihat detil histori dokumen sesuai dengan No.SP yang telah diinputkan.

PENCATATAN REVISI EDISI

Input Data Dokumen

Pengiriman Dokumen

Pencatatan Revisi Edisi

Detil Histori Revisi

Laporan Pengiriman

No. Sp

No. Dokumen

Nama Dokumen

Revisi / Edisi Lama

Revisi / Edisi Baru

Simpan / /

(42)

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4. 17 Form Detil Histori Revisi

2. Desain Output

Desain output merupakan perancangan desain laporan dari sistem kepada pengguna yang diambil dari database.

A. Desain Form Laporan Pengiriman Dokumen

Desain output ini berguna untuk melihat laporan pengiriman dokumen proyek. Laporan tersebut terdiri atas No. SP, No. Dokumen, dan Penerima Dokumen Proyek.

Gambar 4. 18 Laporan Pengiriman Dokumen

DETIL HISTORI REVISI

Input Data Dokumen Pengiriman Dokumen Pencatatan Revisi Edisi Detil Histori Revisi Laporan Pengiriman

No. Dokumen

Lihat Detil Histori

LAPORAN PENGIRIMAN DOKUMEN

No. Sp No. Dokumen Penerima Dokumen

123 123 A B B

(43)

STIKOM

SURABAYA

4.3 Implementasi Input Output

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil Aplikasi Manajemen Dokumen pada PT. Boma Bisma Indra. Penjelasan Hardware atau Software pendukung dan

feature yang ada pada aplikasi ini.

4.3.1 Sistem yang Digunakan

Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form pada Aplikasi.

A. Form Login

Form Login ini berfungsi sebagai pembatas pemberian hak akses

penggunaan dari aplikasi ini, sehingga hanya pegawai tertentu saja yang dapat mengakses aplikasi ini melalui input username dan password

(44)

STIKOM

SURABAYA

B. Form Input Data Dokumen

Form input data dokumen berfungsi untuk menyimpan data dokumen yang

baru. Untuk menyimpan data dokumen pemilik dokumen harus menginputkan No. SP, No. Dokumen, dan Nama Proyek. Button [Simpan] digunakan untuk menyimpan data dokumen. Bila dokumen berhasil disimpan maka akan muncul pesan seperti gambar 4.20

(45)

STIKOM

SURABAYA

C. Form Pengiriman Dokumen

Form pengiriman dokumen berfungsi untuk membantu pemilik dokumen

mengirimkan file dokumen kepada penerima dokumen. Dalam form ini pemilik dokumen harus menginputkan data dokumen, memilih penerima dan tujuan pengiriman dokumen. Setelah itu pemilik dokumen bisa mengklik button [Choose

File] untuk memilih file yang akan dikirimkan. Setelah file terpilih klik button [Kirim

Dokumen] untuk mengirimnya. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.21

(46)

STIKOM

SURABAYA

D. Form Pencatatan Revisi Edisi

Form pencatatan revisi edisi berfungsi untuk mencatat data revisi edisi

dokumen proyek yang telah dikirimkan. Form revisi edisi ini muncul setelah terjadi transaksi pengiriman dokumen di form sebelumnya. Button [Simpan Histori] digunakan untuk menyimpan data revisi edisi. Bila data tersimpan akan muncul pesan seperti gambar di bawah ini:

(47)

STIKOM

SURABAYA

E. Form Detil Histori Revisi

Form detil histori revisi berfungsi untuk mengetahui histori dari revisi edisi

dokumen proyek. Pada form ini pemilik dokumen harus menginputkan No. Dokumen yang ingin dilihat historinya. Button [Lihat Detil Histori] berfungsi untuk menampilkan detil histori dari No. Dokumen yang telah diinputkan. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.23

(48)

STIKOM

SURABAYA

F. Laporan Pengiriman Dokumen

Laporan pengiriman dokumen merupakan laporan dari olahan dari data pengiriman dokumen. Pada laporan ini tercantum tanggal, No. SP, No. Dokumen, Penerima Dokumen, dan Tujuan Pengiriman Dokumen. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.24

(49)

STIKOM

SURABAYA

4.4. Testing dan Implementasi Sistem

Tahapan ini merupakan tahapan dimana akan dilakukan uji coba pada sistem sehingga siap untuk diimplementasikan. Proses pengujian menggunakan Black Box

Testing dimana aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk

membuktikan apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

4.4.1. Hasil Testing dan Implementasi Sistem

Proses pengujian sistem menggunakan Black Box Testing dimana aplikasi diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Berikut ini adalah tabel hasil testing yang dilakukan pada aplikasi.

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output Sistem

1 Mengecek validasi proses login jika menggunakan

Username dan

Password yang salah

Username : abc

(acak)

Password : 12345

(acak)

Gagal masuk ke dalam sistem

Gagal masuk ke dalam sistem dengan pesan

“maaf, username

atau password

(50)

STIKOM

SURABAYA

2 Mengecek validasi

proses login jika menggunakan Username dan Password yang benar Username : (username yang valid) Password: PPC (Password yang valid) Berhasil masuk dalam sistem Berhasil masuk ke dalam aplikasi manajemen dokumen, form input data dokumen

3 Mengecek dokumen bila dokumen gagal dikirimkan

Data dokumen, data penerima dokumen Gagal melakukan pengiriman Gagal melakukan pengiriman dengan pesan “maaf, dokumen tidak terkirim”

4 Mengecek dokumen telah berhasil dikirimkan

Data dokumen, data penerima dokumen Berhasil melakukan pengiriman dokumen Berhasil mengirim

dengan pesan

“mail sent.

Silahkan catat revisi edisi

dokumen” dan

(51)

STIKOM

SURABAYA

halaman

pencatatan revisi edisi

5 Mengecek data revisi edisi berhasil disimpan

No SP, No Dokumen, dan data revisi edisi dokumen

Berhasil menyimpan revisi edisi

Berhasil menyimpan revisi edisi dengan pesan

“data revisi edisi

berhasil

disimpan!”

(52)

STIKOM

SURABAYA

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis Web pada PT. Boma Bisma Indra adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat mempermudah proses pendistribusian dokumen sehingga bisa lebih cepat.

2. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat berfungsi untuk mencatat histori revisi edisi dokumen proyek.

3. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat berfungsi untuk membuat laporan pendistribusian dokumen proyek.

5.2 Saran

Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis Web pada PT. Boma Bisma Indra ini dapat dikembangkan lebih lanjut, antara lain:

1. Aplikasi Manajemen Dokumen perlu adanya penambahan form untuk pengecekan file pendistribusian dokumen bagi penerima dokumen, karena Aplikasi Manajemen Dokumen saat ini hanya mencakup pengiriman dokumen oleh pemilik dokumen saja.

2. Aplikasi Manajemen Dokumen perlu adanya penambahan form update status dokumen, agar status dokumen yang dikirimkan bisa langsung terupdate secara otomatis.

(53)

STIKOM

SURABAYA

3. Aplikasi Manajemen Dokumen perlu adanya pengaturan hak akses untuk tujuan

pengiriman dokumen. Karena Aplikasi Manajemen Dokumen saat ini tidak membatasi akses user yang ingin melakukan approval dokumen.

(54)

STIKOM

SURABAYA

DAFTAR PUSTAKA

Dasari, Suresh. http://www.aspdotnet-suresh.com/. Februari 27, 2012. http://www.aspdotnet-suresh.com/2012/02/saveupload-files-in-folder-and-download.html (accessed Juli 10, 2013).

Desy. http://desy-bpad.blogspot.com/. Mei 19, 2012. http://desy-bpad.blogspot.com/2012/05/jenis-arsip-dan-jenis-dokumen.html (accessed September 27, 2013).

H, M Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI OFFSET, 1990.

—. Sistem Teknologi Informasi:Pendekatan Integrasi:Konsep Dasar, Teknologi,

Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan Edisi-2. Yogyakarta: Andi Offset,

2005.

Herman. http://hemantrautela.blogspot.com/. September 3, 2012. http://hemantrautela.blogspot.com/2012/09/advance-email-sending-codecnet-with.html (accessed Juli 15, 2013).

Jain, Amit. http://csharpdotnetfreak.blogspot.com/. Oktober 10, 2010. http://csharpdotnetfreak.blogspot.com/2009/10/send-email-with-attachment-in-aspnet.html (accessed Agustus 31, 2013).

Junaidi, Wawan. http://wawan-junaidi.blogspot.com/. Februari 05, 2011.

http://wawan-junaidi.blogspot.com/2011/02/arti-dokumen.html (accessed Agustus 25, 2013).

(1)

STIKOM

SURABAYA

4.4. Testing dan Implementasi Sistem

Tahapan ini merupakan tahapan dimana akan dilakukan uji coba pada sistem sehingga siap untuk diimplementasikan. Proses pengujian menggunakan Black Box

Testing dimana aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk

membuktikan apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.

4.4.1. Hasil Testing dan Implementasi Sistem

No Tujuan Input Hasil yang

diharapkan

Output Sistem

1 Mengecek validasi proses login jika menggunakan

Username dan

Password yang salah

Username : abc

(acak)

Password : 12345

(acak)

Gagal masuk ke dalam sistem

Gagal masuk ke dalam sistem dengan pesan

“maaf, username

atau password

(2)

STIKOM

SURABAYA

2 Mengecek validasi proses login jika menggunakan Username dan Password yang benar Username : (username yang valid) Password: PPC (Password yang valid) Berhasil masuk dalam sistem Berhasil masuk ke dalam aplikasi manajemen dokumen, form input data dokumen 3 Mengecek dokumen

bila dokumen gagal dikirimkan

Data dokumen, data penerima dokumen Gagal melakukan pengiriman Gagal melakukan pengiriman dengan pesan “maaf, dokumen tidak terkirim”

4 Mengecek dokumen telah berhasil dikirimkan

Data dokumen, data penerima dokumen Berhasil melakukan pengiriman dokumen Berhasil mengirim

dengan pesan

“mail sent.

Silahkan catat revisi edisi

dokumen” dan

(3)

STIKOM

SURABAYA

halaman

pencatatan revisi edisi

5 Mengecek data revisi edisi berhasil disimpan

No SP, No Dokumen, dan data revisi edisi dokumen

Berhasil menyimpan revisi edisi

Berhasil menyimpan revisi edisi dengan pesan

“data revisi edisi

berhasil

disimpan!”

(4)

STIKOM

SURABAYA

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis Web pada PT. Boma Bisma Indra adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat mempermudah proses pendistribusian dokumen sehingga bisa lebih cepat.

2. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat berfungsi untuk mencatat histori revisi edisi dokumen proyek.

3. Aplikasi Manajemen Dokumen dapat berfungsi untuk membuat laporan pendistribusian dokumen proyek.

5.2 Saran

Aplikasi Manajemen Dokumen Berbasis Web pada PT. Boma Bisma Indra ini dapat dikembangkan lebih lanjut, antara lain:

2. Aplikasi Manajemen Dokumen perlu adanya penambahan form update status dokumen, agar status dokumen yang dikirimkan bisa langsung terupdate secara otomatis.

(5)

STIKOM

SURABAYA

3. Aplikasi Manajemen Dokumen perlu adanya pengaturan hak akses untuk tujuan pengiriman dokumen. Karena Aplikasi Manajemen Dokumen saat ini tidak membatasi akses user yang ingin melakukan approval dokumen.

(6)

STIKOM

SURABAYA

DAFTAR PUSTAKA

Dasari, Suresh. http://www.aspdotnet-suresh.com/. Februari 27, 2012. http://www.aspdotnet-suresh.com/2012/02/saveupload-files-in-folder-and-download.html (accessed Juli 10, 2013).

Desy. http://desy-bpad.blogspot.com/. Mei 19, 2012. http://desy-bpad.blogspot.com/2012/05/jenis-arsip-dan-jenis-dokumen.html (accessed September 27, 2013).

H, M Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI OFFSET, 1990.

—. Sistem Teknologi Informasi:Pendekatan Integrasi:Konsep Dasar, Teknologi,

Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan Edisi-2. Yogyakarta: Andi Offset,

2005.

Herman. http://hemantrautela.blogspot.com/. September 3, 2012. http://hemantrautela.blogspot.com/2012/09/advance-email-sending-codecnet-with.html (accessed Juli 15, 2013).

Jain, Amit. http://csharpdotnetfreak.blogspot.com/. Oktober 10, 2010. http://csharpdotnetfreak.blogspot.com/2009/10/send-email-with-attachment-in-aspnet.html (accessed Agustus 31, 2013).

Junaidi, Wawan. http://wawan-junaidi.blogspot.com/. Februari 05, 2011.

http://wawan-junaidi.blogspot.com/2011/02/arti-dokumen.html (accessed Agustus 25, 2013).