Analisis Penataan Arsip Dengan Sistem Geografis Guna Menunjang Efisiensi Kerja Pada Bagian Administrasi Di PT POS Indonesia Unit Karangampel-Indramayu

ANALYSIS SYSTEM WITH GEOGRAPHIC ARCHIVES ARRANGEMENT TO SUPPORT EFFICIENCY IN WORK ON THE ADMINISTRATIVE UNIT

KARANGAMPEL PT POS INDONESIA – INDRAMAYU

Laporan Tugas Akhir

Diajukan untuk memenuhi syarat Ujian Sidang Akhir Guna memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Sekretaris Eksekutif

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia

ATIENA SARI WULANDARI 43408002

PROGRAM STUDI SEKRETARIS EKSEKUTIF

FAKULAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iii Indramayu“.

Pengarsipan merupakan salah satu sistem manajemen pengelolaan terkontrol dalam penanganan surat – surat yang masuk dan keluar ( arsip ). Sesuai teori yang diuraikan oleh Sedarmayanti bahwa arsip merupakan catatan tertulis atau gambar yang memuat suatu hal atau peristiwa. Hambatan yang terjadi pada PT. POS INDONESIA (Persero) adalah terdapatnya sistem penataan arsip berupa geografis dan masalah yang sering menyulitkan baik dalam penyimpanan maupun dalam penemuan arsip kembali, serta peralatan penunjang yang tidak lengkap.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisa prosedur penataan arsip yang terdapat pada PT. POS ( Persero ) unit Karangampel – Indramayu.

Untuk penelitian ini metode yang digunakan dalam prosedur penataan arsip pada PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu menggunakan metode deskriptif, dan tehnik pengumpulan datanya melalui observasi participant, wawancara, studi pustaka dan dokumenter.

Adapun hasil penelitian dari analisis penataan arsip di PT. POS ( Persero ) unit Karangampel – Indramayu dalam tahap penyimpanan arsip adalah : memeriksa, mengkode, menyortir, menempatkan. Dan surat – surat yang diarsipkan yaitu surat edaran, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat keputusan. Dari hasil pengamatan langsung penulis menemukan hambatan yaitu dalam penerapan yang dilakukan bagian administrasi yang belum optimal. Sedangkan sistem yang digunakan di PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu yaitu menggunakan sistem geografis atau wilayah.

Kata kunci : Penataan Arsip, Sistem Wilayah

iv

SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan penulis Tugas Akhir yang berjudul “ Analisis Penataan Arsip Dengan Sistem Geografis Guna Menunjang Efisiensi Di PT. POS INDONESIA (Persero) Unit Karangampel –Indramayu “. Tak lupa Sholawat serta salam semoga tetap tercurah limpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW, Penulisan tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Program Sekretaris Fakultas Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia.

Dalam penulisan tugas akhir ini banyak kekurangannya baik dari segi penyampaian maupun pembahasannya dan masih banyak memerlukan kritik dan saran yang membangun demi kemajuan bersama. Penulis berharap semoga dengan penulisan tugas akhir ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan para pembaca umumnya.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis mendapatkan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.SC, selaku Rektor UNIKOM Bandung.

2. Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., MA, selaku dekan Fisip UNIKOM Bandung.

v

4. Ibu Poni Sukaesih Kurniati, S.ip, M.Si, selaku Dosen kemahasiswaan Program Studi Sekretaris Eksekutif Fakultas Ilmu Sosial Politik UNIKOM Bandung.

5. Seluruh Staf Dosen dan Sekretariat Sekretaris Eksekutif Fakultas Ilmu Sosial Politik UNIKOM Bandung.

6. Seluruh Staf PT. POS INDONESIA unit Karangampel – Indramayu. 7. Kedua orang tua baik ibu maupun ayah yang selalu memberikan dukungan

baik berupa materi maupun moril sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan lancar.

8. Seluruh keluarga besar yang selalu memberikan dukungan dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengecam pendidikan perguruan tinggi.

9. Teman terdekat Alfa Andromeda yang selalu memberikan dukungan dan semangat sehingga dapat terselesaikan tugas akhir ini dengan lancar. 10. Sahabat – sahabat angkatan 2008 di jurusan Sekretaris Eksekutif Nurma

dan Teh Isni atas saran dan dukungannya selama ini.

Bandung, Juli 2011

1

1.1 Latar Belakang Penelitian

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar isitilah “ arsip “, otomatis timbul bayangan/citra tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Hal tersebut tidak hanya dapat merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk dirubah dengan cepat.

Beberapa informasi setelah digunakan langsung ‘ dibuang ‘, namun ada juga informasi yang harus disimpan untuk digunakan di kemudian hari. Pengaturan keluar, masuk, penyimpanan dan penemuan kembali informasi tersebut menggunakan suatu sistem yang disebut sistem kearsipan. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan organisasi, mengakibatkan arsip perlu dikelola dengan baik, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip, maka arsip akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif, antara lain adalah kerapihan penyimpanan, kebersihan tempat penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.

Berdasarkan hal tersebut, maka dirasakan sudah waktunya bagi kita untuk turut berusaha memperbaiki atau meningkatkan citra kearsipan. Hal tersebut perlu dilakukan dalam rangka mempersiapkan suatu pusat ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi. Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat pula, terutama karena manfaatnya.

Manfaat arsip menurut Basir Barthos ( 2005:12 ) itu sendiri adalah untuk menjamin keselamatan bahan tanggung jawab nasional tentang perencanaan, pelaksaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk mrnyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Sistem penataan arsip sendiri menurut sedarmayanti (2003 : 68) adalah kegiatan mengatur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.

Penataan arsip di PT. Pos Indonesia yaitu menggunakan sistem wilayah atau geografis. Menurut Sedarmayanti (2003 : 75) yang dimaksud sistem wilayah atau geografis adalah pembagian wilayah administrasi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi tertentu.

Berdasarkan wawancara dengan kepala bagian administrasi di PT. POS (Persero) yang dilakukan oleh penulis, sistem pengarsipan yang dipergunakan adalah sistem geografis atau wilayah. Namun berdasarkan keterangan bahwa menemukan terdapat permasalahn di PT. POS (Persero) unit Karangampel, di antaranya :

1. Penataan arsip di PT. POS ( Persero ) yang kurang rapih. Walaupun pada dasarnya sudah menggunakan sistem geografis. Hal ini mengakibatkan seringnya terjadi kesulitan dalam menemukan dokumen atau arsip kembali, karena tidak tertata dengan benar.

2. Selain itu peralatan pendukung yang kurang lengkap untuk proses pengarsipan juga ikut berpengaruh, peralatan yang dipergunakan dalam proses pengarsipan ini hanya menggunakan ordner sehingga dalam penunjang efisiensi kerja ikut terhambat.

Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengambil judul laporan tugas akhir, yaitu : “ ANALISIS PENATAAN ARSIP DENGAN SISTEM GEOGRAFIS GUNA MENUNJANG EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN ADMINISTRASI DI PT. POS INDONESIA “.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, penulis mencoba mengidentifikasi yang merupakan dasar bagi pembahasan dari praktek kerja. Adapun pokok bahasan yang ingin penulis ketahui dalam pengadministrasian surat bagian administrasi :

1. Surat – surat apa saja yang di arsipkan pada bagian administrasi di PT. POS ( Persero ) unit Karangampel - Indramayu.

2. Bagaimana penataan arsip pada bagian administrasi di PT. POS (Persero ) unit Karangampel – Indramayu.

3. Bagaimana sistem geografis dalam penataan arsip di PT. POS ( Persero ) unit Karangampel – Indramayu.

4. Bagaimana analisis penataan arsip dengan menggunakan sistem geografis guna menunjang efisiensi pada bagian administrasi di PT. POS ( Persero ) unit Karangampel – Indramayu.

1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui surat – surat apa saja yang diarsipkan pada bagian administrasi di PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu.

2. Untuk mengetahui bagaimana penataan arsip pada bagian administrasi di PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu.

3. Untuk mengetahui sistem geografis dalam penataan arsip di PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu.

4. Untuk mengetahui penatanaan arsip dengan menggunakan sistem geografis guna menunjang efisiensi pada bagian administrasi di PT. POS ( Persero ) unit Karangampel – Indramayu.

1.4 Kegunaan Tugas Akhir 1. Perusahaan

Untuk mempermudah dan membantu perusahaan dalam menentukan efisiensi kerja para karyawan dalam pelaksanaan kegiatan usahanya. 2. Lembaga Pendidikan

Bagi universitas tempat penulis menimba ilmu semoga dapat menjadi referensi dan menambah acuan dalam membuat laporan kerja di perusahaan.

3. Penulis

Untuk menambah wawasan, pengetahuan, serta pengalaman kerja untuk menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.

1.5 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penusunan laporan tugas akhir ini menggunakan metode penelitian deskriptif. Menurut madira ( 1996:126 ) penelitian deskriptif adalah melukiskan apa yang terlihat atau tertangkap di depan mata atau panca indera.

Sedangkan dalam mengadakan penelitian ini penulis menggunakan beberapa tehnik – tehnik dalam pengumpulan data yaitu :

a. Studi pustaka

Yaitu metode yang dilakukan dengan cara membaca buku – buku yang dijadikan sebagai bahan referensi yang berhubungan dengan permasalahan tersebut (Ridwan, 2002 : 35).

b. Observasi Participant

Menurut ridwan (2002 : 30) observasi participant adalah melakukan pengamatan secara langsung ke subjek penelitian untuk melihat dari dekat kegiatan yang sedang dilakukan.

c. Wawancara

Suatu cara pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh informasi langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini penulis melakukan kegiatan wawancara.

1.6 Lokasi dan waktu penelitian

Penulis melakukan kerja praktek di PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu dengan alamat di Jln. Raya selatan no.19 Karangampel 45283.

Adapun waktu penelitian selama 5 bulan terhitung sejak bulan Maret – Juli 2011, sesuai dengan time schedule pada atbel berikut ini :

Tabel 1.1

Time Schedule Penelitian

NO URAIAN

TAHUN 2011

Maret April Mei Juni Juli 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Pengajuan

judul penelitian 2 Studi pustaka 3 Penelitian

Pendahuluan 4 Pengumpulan

Data

5 Pengolahan dan Analisa Data

6 Penulisan Laporan Tugas Akhir 7 Sidang Tugas

8

Bahasan mengenai kearsipan memiliki banyak macam definisi dari berbagai sumber. Namun penulis hanya membahas tentang penataan kearsipan. Untuk itu penulis akan menjelaskan lebih jelas tentang kearsipan.

2.1.1 Pengertian Penataan Arsip

Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip atau biasa disebut dengan filing system (bahasa inggris) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang. Tujuan penataan arsip ( berkas ) adalah :

1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

Penataan untuk menata arsip :

Arsip yang akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah dan mempercepat pelaksanaan. Persiapan untuk menata arsip terdiri dari :

1. Memisah – misahkan ( Segregating )

Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.

2. Meneliti disposisi

Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya, perlu mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwenang. 3. Memadukan ( assembling )

Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang saling berkaitan.

4. Mengklasifikasi

Yaitu menentukan klasifikasi arsip. 5. Mengindeks

Yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya. 6. Mempersiapkan Tunjuk Silang ( cross reference )

Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk mempermudahkan pencarian kembali arsip ( bila perlu ).

7. Menyusun arsip

Yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.

8. Menyimpan arsip

Secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing – masing. 2.1.2 Sarana penataan arsip

Sebelum mengadakan penataan arsip, maka terlebih dahulu perlu dipersiapkan/dipahami tentang istilah serta sarana yang berkaitan, dalam rangka memperlancar pelaksanaan penataan arsip. Disamping peralatan dan perlengkapan penataan arsip yang harus dipersiapkan, maka berikut ini sarana penataan arsip yang perlu dipersiapkan/dipahami :

A. Indeks

Syarat – syarat mengindeks :

a. Singkat, jelas dan mudah diingat.

b. Berorienstasi kepada kebutuhan pemakai. c. Merupakan kata yang mudah dimengerti. d. Diambil atau ditentukan dari isi surat.

Bentuk indeks dapat berupa kartu, daftar atau buku yang perlu disusun sebaik – baiknya, agar tidak mendapat kesulitan dalam penmuan kembali arsip yang akan digunakan. Kadang – kadang, sukarnya atau terlalu lamanya menemukan kembali surat/arsip disebabkan karena tidak seragamnya indeks atau penentuan indeks yang telah dibuat seseorang petugas atau unit. Untuk mengatasi hal tersebut di atas, maka petugas arsip atau pegawai yang

tugasnya erat kaitannya dengan arsip, perlu memahami syarat atau ketentuan pelaksanaan mengindeks.

Guna menunjang hal tersebut, maka perlu dipahami tentang peraturan mengindeks, supaya dapat diketahui tanda pengenal pertama.

Indeks dalam kearsipan lebih sering digunakan indeks masalah kecuali arsip kepegawaian yang sudah tentu tanda pengenalnya pakai nama – nama orang langsung. Di dalam kearsipan, masalah yang tersimpul di dalam surat atau naskah adalah berupa persoalan, perihal, gagasan, atau kegiatan. Menentukan tanda pengenal masalah memerlukan pengelolaan analitis untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pasti atas amanat surat yang bersangkutan. Kata sifat dan kata keterangan lainnya di dalam indeks tidak dipakai sebagai kata tangkap melainkan sebagai keterangan yang memperjelas arti dan maksud untuk menyatakan adanya perbedaan dengan kata tangkap.

Kata tangkap untuk nama organisasi perlu diperhatikan atas nama organisasi itu dikenal masyarakat. Dengan demikian yang diambil adalah nama organisasi itu sendiri, sedangkan wadah dan fungsinya kegiatan hanya sebagai penjelas untuk membedakan dengan kata tangkap lainnya.

B. Mengabjad

Mengabjad adalah mengatur susunan kata pengenal pertama berdasarkan urutan abjad a sampai dengan z, terdapat tiga cara mengabjad diantaranya huruf demi huruf maksudnya meneliti setiap hurufnya karena setiap huruf menentukan letak dalam urutan. Kata demi kata maksudnya di

dalam kata pengenal dianggap satu kata berdiri sendiri dan menentukan letak urutan indeks.

C. Tunjuk silang

Tunjuk silang adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda tetapi kesemuanya mengenai satu hal yang sama. Petunjuk silang ada 2 macam yaitu petunjuk langsung dan tidak langsung, petunjuk langsung adalah menunjukan tentang satu nama ( seseorang memiliki lebih dari satu nama, dokumen yang berisi lebih dari satu masalah ). D. Pola klarifikasi arsip

Klarifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang mencipatakn atau menghimpunnya. Pola klarifikasi menurut Boedi Martono (1997 : 96) adalah penggolongan arsip berdasarkan atas isi keterangan yang terkandung didalam arsip.

Jika disimpulkan maka klarifikasi arsip adalah menghimpun dan mengelompokkan arsip – arsip secara sistematis berdasarkan berdasarkan isi keterangan yang terkadung dalam arsip tersebut. Tujuan pola klarifikasi arsip adalah sebagai dasar penataan arsip secara sistematis, sedangkan guna klarifikasi arsip adalah :

1. Untuk mengelompokan arsip yang urusan atau masalahnya sama kedalam satu berkas.

3. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip, sehingga dapat dicapai penghematan waktu dan tenaga.

2.1.3 Sistem Penataan Arsip (Filling System)

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memelihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu – waktu diperlukan, merupakan suatu hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi, maupun untuk membantu tugas pimpinan.

Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu – waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharap agar stafnya dapat benar – benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Berdasarkan hal tersebut di atas, seseorang harus mempunyai keterampilan dan ketelitian, agar apabila sewaktu – waktu pimpinan memerlukan arsipnya, maka arsip tersebut dapat disajikan dengan cepat dan tepat.

Bagi kehidupan suatu organisasi, informasi memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan dapat juga berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan. Karena informasi lisan mempunyai kelemahan, yaitu

mudah terlupakan, tidak ada bukti yang kuat walaupun ada juga kebaikannya. Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna harus mendapat perhatian dan perlu dikelola/ditata dengan baik.

Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Dewasa ini, dikenal 5 ( lima ) macam penataan arsip yaitu : 1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filling System 3. Sistem Nomor/Numerical Filling System

4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Chronological Filling System 5. Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filling System

1. Sistem Abjad / Alphabetical Filling System

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

Peraturan penataan arsip berdasarkan abjad a. Faham peraturan mengindeks

b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu c. Menyiapkan penataan arsip

Gambar 2.1

Sistem Abjad / Alphabetical Filling System

2. Sistem Masalah / Perihal / Subject Filling System

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan – kegiatan yang berkenaan dengan masalah – masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.

Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah – masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat – surat setiap harinya.

Masalah – masalah tersebut dikelompokan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama dokter indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, perlu dipersiapkan lebih dulu daftar indeks.

Daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah – masalah yang terdapat di dalam kantor / organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.

Contoh :

Masalah – masalah yang berkenaan dengan “ kepegawaian “ dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subyek ) di dalam kelompok ( masalah ) “ kepegawaian “.

Contoh Daftar Indeks Tabel 2.1 Daftar Indeks

Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah : a. Menyusun daftar indeks

b. Menyiapkan kartu indeks c. Menyiapkan peralatan indeks

Gambar 2.2

Sistem masalah / perihal / subject filling system

3. Sistem Nomor / Numerical Filling System

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing – masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.

Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor : 1. Menyusun pola klasifikasi arsip

Contoh : Pola klasifikasi arsip

Tabel 2.2 Pola Klarifikasi Arsip

Nomor – nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah – masalah.

Gambar 2.3

4. Sistem Tanggal / Urutan Waktu / Chronological Filling System

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat.

Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan – bulan setiap tahunnya.

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal : 1. Menetukan pembagian tanggal, bulan, dan tahun 2. Menyiapkan peralatan arsip

Gambar 2.4

5. Sistem Wilayah / Daerah / Geographical Filling System

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah – masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat ( lokasi ) daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut, misalnya dikembangkan untuk nama – nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing – masing tempat (lokasi) tersebut dan seterusnya (tergantung atau sesuai kebutuhan ).

Persiapan penataan arsip berdasarkan wilayah : 1. Menentukan pengelompokan daerah / wilayah 2. Menyiapkan peralatan arsip

Gambar 2.5

2.1.4 Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :

1. Alat bantu ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian ( bukti otentik )

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

2.1.5 Tujuan Kearsipan Dan Tugas Pokok Unit Kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut : 1. Menerima warkat

2. Mencatat warkat

3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu

6. Mengadakan perawatan / pemeliharaan arsip

7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain – lain.

2.1.6 Masalah Dalam Pengelolaan Arsip

Kendala dalam pengelolaan arsip yang ada pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain :

1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas – tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.

2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai yang berpendidikan sekolah dasar.

3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi. 4. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan

secara baku di suatu organisasi/kantor, sehingga masing – masing petugas melaksanakan pekerjaanya idak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.

5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing – masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.

6. Penggunaan arsip oleh pengolah atau pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang – kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.

7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum/kurang terampil

8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat tertampung lagi.

9. Adanya arsip yang diterima dan di kirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya)

2.1.7 Upaya Untuk Menanggulangi Masalah Kearsipan

Beberapa cara yang perlu dilakukan dalam upaya untuk menanggulangi masalah kearsipan yang dihadapi, antara lain :

1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantor/organisasi untuk memberikan pengertian dan meningkat kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan.

2. Dalam rangka menambah kecakapan/keterampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tersebut.

3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat.

4. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana.

5. Penggunaan arsip oleh pihak atau unit lain, menuntut adanya koordinasi antar unit dalam suatu kantor. Hal tersebut turut mempengaruhi faktor disiplin, mengingat aktivitas bidang kearsipan tidak dapat terlepas dari faktor hubungan kerja dengan unit – unit atau pihak lainnya.

6. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya.

2.2 Arti dan Pentingnya Efisiensi Kerja

Menggunakan cara kerja yang sederhana dibantu oleh penggunaan alat – alat yang dapat mempercepat penyelesaian tugas demi memperoleh hasil yang memuaskan itu semua dapat dikatakan bekerja dengan efisiensi. Seperti yang dikemukakan oleh Sedarmayanti ( 2005:150 ) bekerja efisiensi adalah “bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan yang sedikit mungkin.” Sedangkan efisiensi kerja menurut The Liang Gie ( 1996:173 ) adalah “perbandingan antara suatu kerja keras dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.”

Efisiensi menurut The Liang Gie ( 1996:171 ) adalah “suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.” Lain halnya dengan pendapat yang diutarakan oleh Sedarmayanti ( 2005:150 )

“Efisiensi merupakan pelaksanaan cara – cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang :

Termudah – mengerjakan Termurah – biayanya Tersingkat – waktunya Teringan – bebannya Terpendek – jaraknya

Keseluruhan pendapat yang telah dikemukakan dia atas penulis dapat menarik kesimpulan efisiensi adalah bagaimana kita dapat melakukan dan menyelesaikan pekerjaan dengan mudah, murah, singkat, dan singkat sehingga mendapat hasil yang maksimal dari usaha yang telah dilakukan.

2.3 Hubungan Antara Efisiensi Dengan Sistem Penataan arsip

Sesuai dengan pengertian kearsipan, dimana arsip merupakan warkat – warkat yang disimpan sesuai dengan sistem tertentu guna mempermudah jika

sewaktu – waktu arsip tersebut di butuhkan kembali. Sedangkan efisiensi mengandung arti bagaimana kita dapat menyelesaikan pekerjaan dengan waktu, tenaga, biaya sesedikit mungkin dengan hasil yang maksimal.

Penulis mengangkat judul mengenai analisa sistem pengertian ini berharap dan menganalisa bahwa sistem penataan arsip yang dilakukan pada PT. POS ( Persero) telah bekerja seefisien mungkin sehingga tidak banyak tenaga, waktu, biaya yang terbuang secara sia – sia. Dalam penelitian ini penulis menjabarkan mengenai sistem penataan arsip sesuai dengan teori – teori pendukung yang ada, dalam teori – teori tersebut dijelaskan mengenai sistem penataan arsip yang dapat memudahkan dalam penemuan kembali, penyusutan, dan penghapusan arsip sehingga dapat membantu dalam tugas penataan arsip agar lebih efisien.

2.4 Kerangka Pemikiran

Dalam penelitian ini penulis menjelaskan mengenai Analisi Penataan Arsip Dengan Sistem Geografis Guna Menunjang Efisiensi kerja serta hubungan antara efisiensi dengan sistem penataan arsip itu sendiri. Analisis adalah sesuatu yang dilakukan seseorang untuk menyelidiki sebuah peristiwa demi mengumpulkan data – data yang kongkrit dan nantinya dapat menjadi ilmu pengetahuan baru. Sedangkan sistem sendiri bilang disangkutkan dengan penataan arsip maka dapat diartikan sebagai unsur yang saling berkaitan dalam proses menyusun suatu berkas – berkas atau warkat sehingga dapat tersusun dengan rapi dan baik.

Pengarsipan menurut Sedarmayanti (2003:40) yaitu

“pengurusan arsip – arsip atau warkat – warkat yang berisi mengenai informasi aik berupa tulisan maupun gambar yang diterima dan disimpan dengan baik, karena jika sewaktu – waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.”

Arsip menurut sedarmayanti ( 2005:43 ) warkat atau arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk suatu keperluan. Dari pendapat sedarmayanti di atas arsip merupakan catatan – catatan atau gambar yang berupan rekaman atas informasi berdasarkan peritiwa tertentu. Dari pengertian di atas dapat diketahui tujuan dari arsip adalah untuk disimpan dan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna.

Sistem menata arsip menurut Sedarmayanti ( 2005:61 ) perlu dikatakan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip ( filling sistem )

Filling sistem menurut Sedarmayanti ( 2005:61 ) adalah pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, termasuk penyimpanan dan perawatan untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dari kedua definisi menurut Sedarmayanti diatas dapat disimpulkan bahwa filling sistem merupakan syarat penting bagi seorang sekretaris untuk dapat memudahkan dalam penemuan arsip karena setiap arsip yang masuk dapat disimpan sesuai dengan sistem yang ada dan sistematis.

Dalam sistem penataan arsip terdapat jenis sistem penataan arsip, yang akan penulis dikemukakan adalah sistem geografis atau wilayah yaitu :

1. Sistem wilayah

Sistem wilayah adalah salah satu sitem penataan arsip yang didasarkan pada daerah atau wilayah tertentu, yang mana bisa dijadikan sub asalah dan dapat dikembangkan lebih lanjut dengan nama – nama dari pelanggan atau kebutuhan yang ada di masing – masing daerah termaksud.

Menurut Sedarmayanti ( 2005:150 ) bekerja efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan yang sesedikit mungkin. Sedangkan pengertian efisien kerja menurut Sedarmayanti ( 2005:150 ) adalah

“Merupakan pelaksanaan cara – cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang :

1. Termudah – mengerjakannya 2. Termurah – biayanya

3. Tersingkat – waktunya 4. Teringan – bebannya 5. Terpendek – jaraknya

Sesuai dengan pengertian kearsipan, dimana arsip merupakan warkat – warkat yang disimpan sesuai dengan sistem tertentu guna mempermudah jika sewaktu – waktu arsip tersebut di butuhkan kembali. sedangkan efisiensi mengandung arti bagaimana kita dapat menyelesaikan pekerjaan dengan waktu, tenaga, biaya, sesedikit mungkin dengan hasil maksimal.

Maka jika dihubungkan antara sistem penataan arsip dengan efisiensi kerja ialah dengan kita mempergunakan sistem penataan arsip yang sesuai

dengan kebutuhan arsip tersebut maka hasil yang kita kerjakan dapat lebih maksimal karena waktu, biaya, dan tenaga yang kita keluarkan sedikit.

Tabel 2.3

Model Kerangka Pemikiran

Sistem penataan arsip

Sistem penataan arsip dengan Sistem Geografis

Efisiensi 1. Termudah 2. Termurah 3. Tersingkat 4. Teringan 5. Terpendek

30

3.1 Sejarah Singkat PT. Pos Indonesia ( Persero )

Perposan “modem” di indonesia sejak tahun 1602 di jaman V.O.C (Verenigde oost indische compagnie). Perhubungan pos pada waktu itu dilakukan terbatas diantara kota – kota tertentu di Pulau Jawa dan luar Pulau Jawa dengan menggunakan alat angkut kereta kuda dan kapal layar pacalang. Pada waktu itu surat pos ditempatkan pada stadsherbrg (gedung penginapan kota) dan belum dilakukan pengantaran surat pos, sehingga tiap orang dapat memeriksa apakah ada surat pos baginya. Sebuah kantor pos pertama kali didirikan di jakarta pada tahun 1746 oleh Gubernur Jendral G.W Baron Van Imhoff dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat pos. Beberapa tahun kemudian didirikan kantor pos di kota – kota lainnya. Pada 1809 dibangun Jalan Raya Pos ( Groote Postweg ) oleh Gubernur Jendral Daendels yang membentang sepanjang 1000 km dari anyer ke panarukan. Pembangunan jalan raya pos membawa perubahan luar biasa dalam pehubungan pos. Waktu tempuh dari jawa barat ke jawa timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari dapat diperpendek menjadi 6 hari. Hingga saat ini perjalanan pos indonesia memang sudah berlangsung selama empat abad, tetapi sejarah pos indonesia dimulai pada 27 september 1945, ketika sekelompok angkatan muda PTT merebut gedung pusat PTT di bandung dari kekuasaan Jepang. Fase ini merupakan tonggak dimulainya pengelolaan dan pelayanan pos oleh bangsa indonesia. Peristiwa 27 September 1945 lebih dikenal sebagai “ Hari

Bhakti Postel “. Pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1978 dikeluarkan untuk mengubah lagi bentuk badan usaha dari pelayanan pos di Indonesia ini (melalui PN Pos dan Giro). Dengan dikeluarkannya peraturan tersebut, Perusahaan Negara Pos dan Giro berubah menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro). Hal ini bertujuan untuk semakin mempermudah keleluasaan pelayanan pos bagi masyarakat Indonesia. Perubahan bentuk usaha dari sebuah perusahaan negara menjadi perusahaan umum ini pun disempurnakan lagi supaya bisa mengikuti iklim usaha yang sedang berkembang melalui keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 1984 mengenai tata cara pembinaan dan pengawasan. Setelah beberapa tahun memberikan pelayanan dengan statusnya sebagai perusahaan umum, Pos Indonesia mengalami perubahan status atau bentuk usaha lagi. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1995, Perum Pos dan Giro berubah menjadi PT. Pos Indonesia (Persero). Hal ini bertujuan untuk memberikan fleksibilitas dan kedinamisan untuk PT. Pos Indonesia (Persero) sehingga bisa lebih baik dalam melayani masyarakat dan menghadapi perkembangan dunia bisnis yang semakin ketat persaingannya.

3.1.1 Logo PT. Pos Indonesia

Logo merupakan sebuah simbol yang menunjukkan citra, visi, dan misi dari pemilik logo tersebut. Apabila logo tersebut adalah milik sebuah perusahaan, logo tersebut akan merefleksikan jati diri perusahaan tersebut. Logo juga merupakan identitas suatu perusahaan yang menggambarkan tujuan – tujuan, prinsip – prinsip, serta ideologi yang dimiliki oleh

perusahaan tersebut. Logo suatu perusahaan bisa saja berubah seiring dengan perubahan diri dari perusahaan itu sendiri.

Gambar 3.1

Logo PT. Pos Indonesia ( Persero )

Dalam perkembangan PT. Pos Indonesia (persero), logo yang mewakili diri Pos Indonesia pun berubah mengikuti perubahan yang terjadi di dalam tubuh PT. Pos Indonesia itu sendiri. Perubahan logo yang mencerminkan hal – hal yang baru dan berubah dari tubuh PT. Pos Indonesia (Persero) ini dapat kita telaah dan kita analisa. Secara semantik, logo ini menunjukkan profesionalitas pos yang diwakili oleh merpati dan bola dunia namun terkurung oleh segilima yang mewakili pancasila dan juga oleh lingkaran padi dan kapas yang menggambarkan tujuan BUMN. Hal ini menunjukkan bahwa pos indonesia bekerja secara profesional di dalam memberikan pelayanan berskala internasional untuk pelanggan – pelangganya dengan tetap memegang teguh nasionalisme dan tujuan BUMN untuk menunjang keadilan dan kesejahteraan sosial masyarakat indonesia. Logo ini juga melambangkan keteguhan dalam memegang ideologi negara dengan adanya dua simbol yang mewakili pancasila.

3.2 Struktur Organisasi

PT. Pos Indonesia (Persero) Karangampel mempunyai struktur organisasi yang menerangkan hubungan kerja antar bagian yang satu dengan bagian yang lainnya dan juga mengatur hak dan kewajiban masing – masing bagian. Tujuan dibuatnya struktur organisasi adalah untuk memperjelas dan mempertegas kedudukan suatu bagian dalam menjalankan tugas yang sesuai sehingga akan mempermudah untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

3.2.1 Pengertian organisasi dalam arti formal

Adalah merupakan pola hubungan yang diciptakan berdasarkan hirarki atau jenjang secara resmi yang menghubungkan manusia yang satu dengan manusia yang lain dalam organisasi tersebut. Hubungan ini bisa dalam bentuk vertical ( dari atasan dengan bawahan ) dan horizontal ( antar sejawat ).

3.2.2 Pengertian organisasi dalam arti informal

Adalah merupakan pola hubungan yang terjadi atau berlangsung antara manusia yang berada di dalam organisasi itu disebabkan karena adanya kesamaan seperti kepentingan, perasaan, tugas dan pekerjaan, kegemaran. Dengan demikian dapatlah disimpulkan bahwa pola hubungan dalam organisasi, baik secara formal maupun informal adalah merupakan suatu sistem fisik, biologi, personal, an sosial yang kompleks sifatnya, tetapi mempunyai pola hubungan yang sistematis.

3.2.3 Tipe Organisasi yang digunakan dalam struktur organisasi di PT. POS Indonesia unit Karangampel – Indramayu.

Menggunakan Tipe Organisasi Lini dan staf karena mereka yang terlibat secara langsung pada pelaksanaan tugas – tugas pokok yang bersifat operasional dari organisasi tersebut. Mereka berada di garis komando atau hirarki untuk menerima perintah dan menjalankan tugas serta tanggung jawabnya masing – masing. Orang – orang dalam kelompok staf ini adalah mereka yang melaksanakan tugas penunjang berarti membantu tugas pokok berupa nasihat atau saran, pemberiann konsep atau disebut dengan tugas auxiliary ( untuk memberikan kepuasan, jasa/pelayanan ).

Kebaikannya :

a. Dalam organisasi lini dan staf terdapat pembagian tugas yang jelas di antara para anggotanya, yaitu tugas pokok dan tugas penunjang.

b. Spesialisasi disini di kembangkan sampai pada tingkat yang maksimum.

c. Promosi jabatan dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan.

d. Pengambilan keputusan berdasarkan perencanaan yang matang dapat dilakukan.

Kelemahannya :

Sering manusia – manusia yang ada di dalamnya sukar membedakan nama yang dimaksudkan hanya sebagai nasihat dan mana yang sudah berwujud perintah harus diekrjakan, tidak bisa tidak.

Pembagian tugas dan wewenang serta mekanisme kerja yang jelas merupakan hal yang terpenting dalam suatu organisasi. Tujuan dari semua itu adalah untuk memperoleh kemudahan, sumber daya manusia yang berpotensi, kelancaran dan ketertiban dalam menjalankan pola organisasi yang teratur dan sistematik guna memberikan kejelasan dalam melaksanakan pemberian tugas, juga untuk memudahkan dalam pengaturan data manajemen perusahaan.

Kantor pos Indramayu memiliki struktur organisasi tersendiri dengan maksud untuk memberikan gambaran tentang tanggung jawab dan wewenang tiap bagian dalam melaksanakan aktifitas di kantor pos ini. Sehingga diharapkan pelayanan Pos dapat lebih di tingkatkan dan pada akhinya dapat mencapai tujuan, yaitu tercapai nya kepuasan pemakai jasa Pos dan Giro.

Adapun struktur organisasi dapat dilihat sebagai berikut :

Sumber : PT POS ( Persero ) Unit Karangampel – Indramayu

Gambar 3.2

Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Unit Katangampel Pimpinan Kantor POS

Loket 1 Loket 2 Loket 3

Administrasi

sekretaris

Antaran Pos Keliling

3.3 Job Description

1. Kepala Kantor Pos Cabang

Memimpin pegawai Pengambil keputusan

Mengontrol pegawai

Mengarahkan 2. Loket 1

Melayani konsumen

Penanganan atau pengaduan complain para konsumen Loket pembayaran

3. Antaran

Kantor Cabang Antaran Pembinaan

4. Pos Keliling Desa

Melayani konsumen di desa – desa terpencil

Penanganan atau pengaduan complain para konsumen 5. Loket 2

Melayani konsumen

Penanganan atau pengaduan complain para konsumen Loket pembayaran

6. Administrasi

Mencatat surat masuk Mencatat buku agenda

Membantu pelaksanaan dana pensiun, PKH, dan dana bos 7. Sekretaris

Menyusun/membuat surat untuk kepentingan pimpinan Mengerjakan filling ( berkas )

Mengelola kas kecil

39

4.1 Surat-surat Yang Diarsipkan Pada Bagian Administrasi PT. POS (Persero)

Surat – Surat yang diarsipkan di PT. POS ( Persero ) antara lain : 1. Surat Edaran

Yaitu surat pernyataan yang isinya mengundang kehadiran seseorang dalam suatu acara.

Contoh : Surat undangan rapat, seminar, dll. 2. Surat Pemberitahuan

Yaitu surat yang berisikan informasi atau menginformasikan sesuatu. Contoh : Surat pemberitahuan pemindahan alamat kantor.

3. Surat Keputusan

Yaitu surat pernyataan yang berisikan tentang suatu keputusan atau pengambilan keputusan.

Contoh : Surat keputusan kenaikan gaji. 4. Surat Pernyataan

Yaitu surat yang menyatakan kebenaran suatu data/fakta. Contoh : Surat pernyataan penerimaan pegawai.

4.2 Analisis Penataan Arsip Pada Bagian Administrasi PT. POS ( Persero ) Sistem penataan arsip pada hakikatnya dimulai sejak arsip tersebut diterbitkan, dilakukan secara teru – menerus dimaksudkan untuk penyajian yang secara tepat, lengkap, dan menyeluruh berdasarkan kaidah penataan arsip, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi. Penggolongan arsip pada PT. POS ( Persero ) terdiri dari 2 macam yaitu :

1. Berdasarkan fisik

Berdasarkan fisik digolongkan menjadi :

a. Arsip konvensional yaitu arsip yang ditulis/ dicetak/ digambarkan di atas kertas baik yang dibuat maupun yang diterima. Dalam arsip konvensional terdapat beberapa jenis surat dilihat dari pengamanan informasinya, yang dibedakan menjadi :

1. Surat biasa, surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. 2. Surat terbatas, informasinya membutuhkan pengamanan.

3. Surat rahasia, surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan tinggi dan jangan sembarangan untuk dibaca atau dibuka.

4. Surat sangat rahasia, surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan tertinggi.

2. Berdasarkan Fungsi

Berdasarkan fungsi digolongkan menjadi :

a. Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas di lingkungan PT. POS (Persero)

b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dan terus dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas di lingkungan PT. POS (Persero) dan mempunyai jangka waktu yang cukup lama.

Berdasarkan 2 macam penggolongan arsip tersebut, arsip konvensional yang sering diterima pada PT. POS ( Persero ) adalah arsip biasa yaitu surat yang memerlukan pengamanan khusus, sehingga dapat dibaca oleh siapapun, arsip biasa ini sering disebut juga arsip rutin. Untuk memenuhi kebutuhan dalam penataan arsip maka penympanan arsip secara logis dan sistematis di dasarkan pada sistem penyimpanan geografis atau wilayah. Sistem geografis atau wilayah adalah pembagian wilayah administrasi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi tertentu. Kode wilayah menunjukkan informasi tentang arsip, sedangkan sistem penyimpanan berdasarkan masalah adalah sistem penyimpanan arsip yang ditata sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip dengan menggunakan kode masalah.

4.3 Sistem Geografis Dalam Penataan Arsip Di PT. POS (Persero)

Sistem geografis atau wilayah pada hakikatnya dimulai sejak arsip tersebut diterbitkan, dilakukan secara terus – menerus dimaksudkan untuk penyajian yang cepat, tepat, lengkap dan menyeluruh berdasarkan kaidah – kaidahnya.

Pelaksanaan penataan arsip di PT. POS (Persero) menggunakan sistem geografis atau wilayah. Prosedur penyimpanan sistem wilayah tersebut adalah sebagai berikut :

1. Memeriksa

Tahap awal yang dapat ditempuh dalam melakukan penataan arsip adalah melakukan pengecekan terhadap kebenaran dan kelengkapan berkas seperti misalnya lampiran. Dalam setiap arsip yang masuk selalu di sertai lembar disposisi hal ini untuk membubuhkan tanda paraf sebagai bukti bahwa arsip telah dibaca dan untuk memberikan perintah agar arsip tersebut ditindak lanjuti. Tahap pengecekan ini juga tahap dimana memastikan bahwa arsip tersebut telah ditindak lanjuti.

2. Mengkode

Tahap kedua dalam prosedur penyimpanan arsip adalah tahap mengkode. Surat yang sudah diperiksa tadi lalu diberi tanda atau kode untuk mempermudah pengecekan.

3. Menyortir

Tahap ketiga dalam prosedur penyimpanan arsip adalah tahap menyortir. Setelah mengkode surat atau dokumen yang akan disimpan, tahap

menyortir dilakukan bagian administrasi apabila surat atau dokumen sudah berjumlah cukup banyak.

4. Menempatkan

Tahap akhir dalam prosedur penyimpanan arsip adalah tahap menempatkan. Dalam tahap menempatkan ini bagian administrasi di PT. POS ( Persero ) belum optimal. Karena bagian administrasi tersebut kurang teliti dalam menempatkan surat atau dokumen.

B. Penyediaan Peralatan

Peralatan penataan arsip yang diperlukan antara lain, agenda, boks, dan ordner.

Ordner dipergunakan sebagai wadah berkas arsip, sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu wadah.

Boks dipergunakan untuk penyimpanan berkas arsip.

C. Penyusunan berkas

Berdasarkan wilayah

Setelah dilakukan pengecekan berkas – berkas disusun berdasarkan kelompok jenis surat menurut wilayah.

D. Lokasi penyimpanan

Berkas arsip yang telah diberi kode, lalu dimasukkan dalam ordner yang telah diberi label sesuai dengan kode penyimpanannya. Setiap ordner atau box diberi label keterangan nama wilayah atau daerah agar mudah dalam pencariannya.

Berdasarkan penjelasan diatas penulis menemukan beberapa hambatan yang terjadi di lapangan pada saat penulis melakukan penelitian pada PT POS (Persero) diantaranya yaitu penempatan arsip yang salah, yang penulis anggap tidak sesuai dengan nama wilayah atau daerah yang tertera di ordner yang tersedia. Selain itu juga kurang lengkapnya peralatan penunjang untuk proses pengarsipan pada PT POS (Persero) turut menjadi penghambat jalannya pengarsipan di PT POS (Persero), untuk itu pihak POS mengupayakan dengan maksimal peralatan yang ada untuk proses pengarsipan meski terkadang masih terjadi kesulitan dalam penemuan arsip kembali. dengan memaksimalkan peralatan yang ada pada pihak POS masih tetap dapat menjalankan tugasnya untuk menata arsip-arsip yang masuk.

4.4 Analisis Penataan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Geografis Pada Bagian Administrasi Di PT. POS (Persero)

Sebelum penulis menguraikan hasil dari analisis selama melakukan penelitian pada PT. POS (Persero) mengenai penataan arsip guna mencapai efisiensi kerja, penulis akan memaparkan terlebih dahulu arti analisis, analisis adalah sesuatu yang dilakukan seseorang untuk menyelidiki suatu peristiwa demi mengumpulkan data – data demi memperoleh pengertian tepat dan pemahaman mengenai arti keseluruhan. Setelah penulis menjelaskan pengertian analisis, maka penulis dapat menjabarkan hasil penelitian pada PT. POS (Persero) mengenai penataan arsip dengan menggunakan sistem geografis guna mencapai efisiensi kerja.

Sistem penataan arsip yang digunakan oleh PT. POS (Persero) unit Karangampel adalah menggunakan sisem geografis atau wilayah. Sistem geografis adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), pada PT. POS (Persero) unit Karangampel, sistem penataan arsip yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhannya. Berdasarkan penelitian tersebut penulis menemukan sistem penataan arsip yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan, namun dalam penerapan yang dilakukan bagian administrasi PT. POS (Persero) belum optimal. Jika dilihat berdasarkan prosedur penyimpanan penataan arsip dimana tahapan – tahapan dalam penyimpanan arsip, sudah dilaksanakan dari tahap memeriksa, mengkode, menyortir, dan menempatkan. Dalam tahap menempatkan dapat dikatakan masalahnya karena belum melakukan nya dengan optimal. Di bawah ini contoh penataan arsip dengan sistem wilayah :

Sindang Laut Indramayu Balongan Sukaurip Karangampel

Karangampel Kedokan Bunder Kedokan Agung Kaplongan Mundu Krangkeng

Gambar 4.1

Penataan arsip dengan sistem geografis wilayah Indramayu

KARANGAMPEL

SUKAURIP

BALONGAN

SINDANG LAUT

Gambar 4.2

Penataan arsip dengan sistem wilayah Karangampel

KRANGKENG

MUNDU

KAPLONGAN

KEDOKAN BUNDER

KEDOKAN AGUNG

Sistem masalah penyimpanan arsip berdasarkan siste masalah menurut wursanto (1991 : 101) adalah suatu anak kalimat yang dijadikan sebagai tanda penyebutan sesuatu hal dalam surat untuk keperlukan penyimpanan surat tersebut menurut pokok masalah.

Kesimpulan sistem masalah adalah sistem berdasarkan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip, jika dilihat berdasarkan prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan bahwa dalam tahap menempatkan menunjukkan masalah utama.

Berdasarkan penelitian penulis arsip sudah cocok dengan menggunakan sistem geografis atau wilayah. Karena dilihat dari jenis surat yang sering masuk berdasarkan kebutuhannya adalah sistem penataan arsip berdasarkan geografis, hal ini dikarenakan pada PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu menggunakan berdasarkan ama tempat atau wilayah.

49 5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang penulis lakukan serta pembahasan yang sudah dipaparkan sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan :

1. Surat – surat yang diarsipkan pada bagian administrasi antara lain : Surat edaran, surat keputusan, surat pernyataan, surat pemberitahuan.

2. Penataan arsip pada bagian administrasi terdiri atas 2 jenis yaitu arsip berdasarkan fisik dan arsip berdasarkan fungsi. Berdasarkan fisik yaitu arsip konvensional sedangkan berdasarkan fungsi yaitu arsip dinamis dan statis. Namun arsip yang sering diterima di PT. POS (Persero) adalah arsip konvensional, yaitu arsip biasa yang tidak memerlukan pengamanan khusus. Prosedur pengarsipan yang digunakan pada bagian administrasi PT. POS (Persero) adalah dengan menggunakan sistem georafis atau wilayah.

3. Sistem geografis dalam penataan arsip di PT. POS (Persero) menggunakan prosedur penyimpanan sistem geografis antara lain : Memeriksa, Mengkode, Menyortir, Menempatkan. Berdasarkan hasil penelitian dan analisis penataan arsip dalam proses menempatkan yang terdapat masalah, karena bagian administrasi nya kurang teliti dalam menjalankan tugasnya.

4. Berdasarkan hasil analisis penulis selama mengadakan penelitian pada PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu, menggunakan sistem geografis atau wilayah.

5.2 Saran

Sesuai dengan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis maka penulis dapat memberi saran diantara lain :

1. Diperlukannya pegawai yang mampu dalam bidang kearsipan sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penataan arsip yang keluar dan masuk pada PT. POS (Persero) unit Karangampel. Atau dapat juga dilakukan pelatihan yang dapat membantu pegawai dalam mengetahui penataan arsip yang baik dan benar. 2. Pergunakan sistem penataan arsip berdasarkan kebutuhan, jangan sampai

sistem penataan arsip yang digunakan malah membuat tidak efisien karena tidak sesuai dengan kebutuhan arsip yang sering ditangani pada PT. POS (Persero ) unit Karangampel.

3. Upaya – upaya yang dilakukan oleh PT. POS (Persero) unit Karangampel sudahlah baik tapi lebih baik lagi jika penataan arsip yang ada dapat dimaksimalkan dengan baik dan tetap menata arsip sesuai dengan jenis atau penggolongannya sehingga tidak sukar dalam pencarian arsip kembali. 4. Prosedur penyimpanan arsip yang digunakan PT POS (Persero) sudah cocok,

tinggal bagaimana karyawan tersebut melaksanakan tugasnya dengan baik dan optimal. Maka tidak akan terjadi lagi permasalahan yang akan mucul di dalam penyimpanan arsip.

51

Bhartos. Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Ernawati, Ursula.2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris. Yogyakarta : Graham Ilmu

Sedarmayanti.1990.Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Ilham Jaya

________ . 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi. Bandung

Wursanto,Ig,1991,Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius

DAFTAR PRIBADI

Nama : Atiena Sari Wulandari Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Tempat & Tanggal lahir : Medan, 03 Juli 1990

Alamat : Jln Dipatiukur No.57D Bandung 40135

Status : Belum Kawin

No Telepon : 085724744477

Email : Atinasariwulandari@yahoo.co.id Anak ke - : 2 dari 2 bersaudara

OBJEK PEKERJAAN

Sekretaris, SPG, Administrasi Perkantoran

Kualifikasi

Percaya diri, tidak mudah putus asa, mudah beradaptasi dengan lingkungan baru.

Mau belajar terus – menerus dan pantang menyerah. Dapat berkomunikasi di depan umum.

Mampu belajar hal – hal baru.

Pendidikan Kota Tahun

SD 1 Karangampel Indramayu 1996 – 2002

SMPN 1 Karangampel Indramayu 2002 – 2005

SMAN 1 Krangkeng Indramayu 2005 – 2008

UNIKOM

Jurusan Sekretaris Eksekutif

Bandung 2008 – sampai sekarang ( semester 5 )

Nama Status di Keluarga Pekerjaan

Al Amien Saputra Ayah Wiraswasta PT. Teras

Tehnik Perdana

Titin Suhartini Ibu Ibu Rumah Tangga

49

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang penulis lakukan serta pembahasan yang sudah dipaparkan sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan :

1. Surat – surat yang diarsipkan pada bagian administrasi antara lain : Surat edaran, surat keputusan, surat pernyataan, surat pemberitahuan.

2. Penataan arsip pada bagian administrasi terdiri atas 2 jenis yaitu arsip berdasarkan fisik dan arsip berdasarkan fungsi. Berdasarkan fisik yaitu arsip konvensional sedangkan berdasarkan fungsi yaitu arsip dinamis dan statis. Namun arsip yang sering diterima di PT. POS (Persero) adalah arsip konvensional, yaitu arsip biasa yang tidak memerlukan pengamanan khusus. Prosedur pengarsipan yang digunakan pada bagian administrasi PT. POS (Persero) adalah dengan menggunakan sistem georafis atau wilayah.

3. Sistem geografis dalam penataan arsip di PT. POS (Persero) menggunakan prosedur penyimpanan sistem geografis antara lain : Memeriksa, Mengkode, Menyortir, Menempatkan. Berdasarkan hasil penelitian dan analisis penataan arsip dalam proses menempatkan yang terdapat masalah, karena bagian administrasi nya kurang teliti dalam menjalankan tugasnya.

4. Berdasarkan hasil analisis penulis selama mengadakan penelitian pada PT. POS (Persero) unit Karangampel – Indramayu, menggunakan sistem geografis atau wilayah.

50

5.2 Saran

Sesuai dengan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis maka penulis dapat memberi saran diantara lain :

1. Diperlukannya pegawai yang mampu dalam bidang kearsipan sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penataan arsip yang keluar dan masuk pada PT. POS (Persero) unit Karangampel. Atau dapat juga dilakukan pelatihan yang dapat membantu pegawai dalam mengetahui penataan arsip yang baik dan benar. 2. Pergunakan sistem penataan arsip berdasarkan kebutuhan, jangan sampai

sistem penataan arsip yang digunakan malah membuat tidak efisien karena tidak sesuai dengan kebutuhan arsip yang sering ditangani pada PT. POS (Persero ) unit Karangampel.

3. Upaya – upaya yang dilakukan oleh PT. POS (Persero) unit Karangampel sudahlah baik tapi lebih baik lagi jika penataan arsip yang ada dapat dimaksimalkan dengan baik dan tetap menata arsip sesuai dengan jenis atau penggolongannya sehingga tidak sukar dalam pencarian arsip kembali. 4. Prosedur penyimpanan arsip yang digunakan PT POS (Persero) sudah cocok,

tinggal bagaimana karyawan tersebut melaksanakan tugasnya dengan baik dan optimal. Maka tidak akan terjadi lagi permasalahan yang akan mucul di dalam penyimpanan arsip.

51

DAFTAR PUSTAKA

Bhartos. Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Ernawati, Ursula.2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris. Yogyakarta : Graham Ilmu

Sedarmayanti.1990.Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Ilham Jaya ________ . 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi. Bandung Wursanto,Ig,1991,Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius

DAFTAR PRIBADI

Nama : Atiena Sari Wulandari Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Tempat & Tanggal lahir : Medan, 03 Juli 1990

Alamat : Jln Dipatiukur No.57D Bandung 40135

Status : Belum Kawin

No Telepon : 085724744477

Email : Atinasariwulandari@yahoo.co.id Anak ke - : 2 dari 2 bersaudara

OBJEK PEKERJAAN

Sekretaris, SPG, Administrasi Perkantoran

Kerja praktek PT. POS ( Persero ) Unit Karangampel – Indramayu ( 1 Bulan ) sebagai Sekretaris.

Kualifikasi

Percaya diri, tidak mudah putus asa, mudah beradaptasi dengan lingkungan baru.

Mau belajar terus – menerus dan pantang menyerah. Dapat berkomunikasi di depan umum.

Mampu belajar hal – hal baru.

Pendidikan Kota Tahun

SD 1 Karangampel Indramayu 1996 – 2002

SMPN 1 Karangampel Indramayu 2002 – 2005

SMAN 1 Krangkeng Indramayu 2005 – 2008

UNIKOM

Jurusan Sekretaris Eksekutif

Bandung 2008 – sampai sekarang ( semester 5 )

Nama Status di Keluarga Pekerjaan

Al Amien Saputra Ayah Wiraswasta PT. Teras

Tehnik Perdana

Titin Suhartini Ibu Ibu Rumah Tangga