Sistem Pengadaan Raskin Perum Bulog Daerah Provinsi Jawa Barat

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kuliah Praktek Kerja Lapangan

Akhir-akhir ini orang mulai memikirkan cara untuk memanfaatkan ilmu pengetahuan khususnya teknologi informasi yang ada pada saat ini. Dalam sistem pemerintahan yang baru yaitu system tentang pengolahan data dalam suatu program di suatu jaringan perusahaan. Di Indonesia hal ini bukan sesuatu yang baru lagi. Tetapi merupakan suatu langkah pembaharuan sistem lama ke system yang baru. Yang lebih efektif dan efisien dalam cara menggunakanya.

Yang dimaksud dengan SIL adalah Sistem Informasi Logistik yang digunakan diperusahaan BULOG di daerah masing-masing dengan menggunakan jaringan intranet yang berpusat di DKI Jakarta.

Penulis mengambil objek Pengadaan dan Penyaluran raskin, karena proses utama dari BULOG adalah Pengadaan dan Penyaluran raskin kepada masyarakat, selain itu Sistem Informasi yang di gunakan BULOG yaitu SIL (Sistem Informasi Bulog) bersangkutan dengan kegiatan Pengadaan dan Penyaluran raskin.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi

Identifikasi masalah yang akan dibahas dalam pembuatan Kerja peraktek ini :

Prosedur sistem informasi di gudang belum efektif, karena input data mengenai alur barang masih manual dikarenakan data yang di input harus melalui Sub-Divre Pengadaan dan

Penyaluran. hal ini menyebabkan proses pembuatan laporan ke divre kurang efektif dan efisien.

1.2.2 Rumusan Masalah

Sistem Informasi yang berjalan di BULOG terbilang tertutup, karena hanya beberapa bagian yang bisa mengakses secara bebas Sistem Informasi tersebut. SIL mencakup semua proses yang penting di BULOG, dari mulai Pengadaan barang, Stock di gudang, Penyaluran, dan untuk di jadikan laporan.

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Maksud dari laporan yang berjudul sistem informasi Perum BULOG ini, untuk melakukan analisis sistem informasi yang berjalan dan mengimplementasikan sistem informasi yang lebih efektif dan efisien terutama dalam pengadaan beras RASKIN.

1.3.2 Tujuan

Memperpendek proses suatu sistem yang berjalan sehingga data input di SIL tidak hanya digunakan oleh pihak Divre maupun Sub-Divre.

1.4 Batasan masalah

Mengingatnya sangat luasnya masalah, maka penulis perlu memberikan batasan masalah yang akan dibahas dalam laporan kerja praktek, diantaranya:

Laporan kerja praktek ini hanya menganalisis sistem informasi pada bagian sistem informasi RASKIN.

Lapran ini membahas tentang pengadaan barang sampai penyaluran barang dapat diterima oleh masyarakat.

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Lokasi yang ditentukan oleh penyusun untuk melakukan kerja praktek ini yaitu di badan urusan logistik (BULOG) Propinsi Jawa Barat, yang bertempat di Jl.Soekarno-hatta Bandung.

Kegiatan kerja praktek ini telah dilaksanakan di bagian IT. Adapun waktu pelaksanaanya berlangsung selama 20 hari mulai dari tanggal 12 juli s/d 6 agustus 2010.

Di Perum BULOG Provinsi Jawa Barat ini memberikan lima hari kerja, yaitu dimulai hari senin sampai jumat dalam 1 minggu dengan jam kerja dari pukul. 08.00 WIB sampai dengan 16.00 WIB dan waktu istirahat dari jam 12.00 WIB sampai dengan pukul 13.00 WIB.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

NO KEGIATAN

JULI 2010

AGUSTUS 2010

SEPTEMBER 2010 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Survey

2 Wawancara

3 Pengenalan Sistem 4 Monitoring

5 Analisis Sistem

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Istilah sistem berasal dari bahasa yunani, yaitu sistema yang berarti keseluruhan yang terdiri dari bermacam-macam bagian.

Di dalam definisi sistem juga terdapat dua kelompok yang mendefinisikan, yaitu menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemen. Menurut [Edd03], “sistem merupakan jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja di prosedur lebih ditekankan pada urutan-urutan operasi di dalam suatu sistem. “sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu “.

Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen, adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian.

Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran sistem dapat tercapai.

Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sana untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) seperti yang diinginkan.

1.2.1 Element Sistem

1. Perangkat Keras (Hardware)

Hardware/Perangkat keras adalah peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dipegang.

2. Perangkat Lunak (Software)

Software/Perangkat lunak adalah program yang berisi perintahperintah untuk melakukan pengolahan data.

3. Teknisi (Brainware)

Manusia yang terlibat di dalam mengoprasikan serta mengatur sistem komputer. 4. Basis Data (DataBase)

Basis Data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

1.2.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem.

b. Batas sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga

dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintanance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer,sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

g. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Jika sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem

sangat menentukan sekali, masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, yaitu:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ideide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik misalnya skstem komputer, sistem akutansi, dan sistem produksi.

2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut juga dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan computer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu(probabilistic system). Sistem

tertentu beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campu sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar tertutup yang ada hanyalah tertutup, tidak benar yang berhubungan dan terpengaruh oleh menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem yang lainnya, karena sistem sifatnya terbuka dan tepengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem pengendalian yang sedemikian rupa, sehingga secara akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk pengaruh campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoristis relatively closed system (secara relatif benar-benar tertutup), sedang sistem terbuka adalah si lingkungan luarnya. Sistem ini lingkungan luar atau harus mempunyai sistem baik. Sistem-sistem yang baik harus dirancang relatif tertutup karena sistem tertutup yang baik saja.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi pada saat ini sangatlah penting dan dibutuhkan sekali oleh manusia. informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Biasanya dalam pemakaian istilah data dan informasi sering tertukar, namun terdapat perbedaan yang mendasar antar keduanya, yaitu data adalah bahan baku yang diolah untuk mendapatkan informasi sedangkan informasi merupakan acuan dalam pengambilan suatu keputusan yang berarti derajat informasi lebih tinggi dari data. Masih menurut, informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan

bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Istilah sistem informasi menyiratkan suatu pengumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaanya yang mencakup lebih jauh daripada sekadar penyajian. Istilah tersebut menyiratkan suatu maksud yang ingin dicapai dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tatacara penggunaannya. Keberhasilan suatu siatem informasi yang diukur berdasarkan maksud pembuatannya tentu bergantung pada tiga faktor utama, yaitu keserasian dan mutu data, pengorganisasian data, dan tatacara penggunaannya. Setiap sistem informasi menyajikan tiga gatra pokok diantaranya pengumpulan dan pemasukan data, penyimpanan dan pengambilan kembali (retrieval) data, dan penerapan data, yang dalam hal sistem informasi terkomputer termasuk penayangan (display). Suatu sistem informasi terkomputer pada asasnya terdiri atas lima komponen yang menjadi sub-sistemnya, yaitu pelambangan (encoding) data dan pemprosesan masukan, pengolahan data, pengambilan kembali data, pengolahan dan analisis data, dan penayangan data. Suatu sistem informasi dibuat untuk suatu keperluan tertentu atau untuk memenuhi permintaan penggunaan tertentu, maka struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda- beda bergantung pada macam keperluan atau macam permintaan yang harus dipenuhi. Oleh karena kepentingan yang harus dilayani sangat beraneka, mak macam sistem informasi pun sangat beraneka. Namundemikian, sistem informasi mempunyai banyak tampakan (features) umum dan menghadapi banyak persoalan yang mirip. Jadi, disamping perbedaan yang jelas terdapat banyak persamaan antar berbagai sistem informasi. Suatu persamman yang menonjol ialah semua sistem informasi menggabungkan berbagai ragam data yang dikumpulkan dari

berbagai sumber. Untuk dapat menggabungkan data yang berasal dari berbagai sumber diperlukan suatu sistem alih rupa (transformation) data sehingga menjadi tergabungkan

(compatible). Berapa pun ukurannya dan apa pun ruang lingkupnya, suatu sistem informasi perlu memiliki ketergabungan (compatibility) data yang disimpannya.

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Karena banyak terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan klasik, maka kebutuhan akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidakmenyadari bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja tidak akan membuat pengembangan sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu diperlukan suatu pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi dengan beberapa alat dan teknik supaya membuatnya berhasil. Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan terstruktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh dari konsep ini yang banyak digunakan di industriindustri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai

dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan). Salah satu tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur adalah menggunakan DFD (Data Flow Diagram Diagram Arus Data, DAD).

2.4.1 Flow Map

Flowmap merupakan prosedur kerja atau Functional Flowchart (Diagram Alir Fungsional). Flow Map/Functional FlowChart merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi.

Simbol-simbol yang digunakan dalam Flow Map : 1. Dokumen

Dokumen adalah data-data yang mengalir di dalam sistem informasi. Dokumen dengan dokumen dalam satu kolom, tidak dihubungkan secara langsung.

2. Proses pengolahan data (komputerisasi)

Proses yang terjadi dengan menggunakan perangkat komputer (komputerisasi) 3. Disk atau database

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

2.4.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan langkah awal dari analisis struktur dan level teratas dari diagram arus data dan merupakan penggambaran sistem secara garis besar. Diagram konteks menggambarkan hubungan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem atau entitas-entitas yang

terletak diluar sistem (output) atau menerima data dari sistem tersebut (input). Satu hal yang perlu diperhatikan, diagram konteks hanya menggunakan satu lingkungan proses yang mewakili proses dari semua sistem.

2.4.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagaisuatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program

Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD : 1. Kesatuan Luar (External Entity)

Merupakan kesatuan luar (external entity) dilingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang menerima input atau memberi input dari sistem kesatuan luar digambarkan dalam bentuk kotak.

2. Arus Data (Data Flow)

Menuju dari data yang dapat berupa input bagi sistem disimbolkan dalam bentuk panah. 3. Proses (Process)

Kegiatan yang dilakukan oleh sistem dari arus data yang masuk untuk menghasilkan arus data keluaran, proses disimbolkan dengan bentuk lingkaran.

4. Data Simpanan (Data Store)

Data simpanan merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer, simpanan data dapat disimbolkan dengan garis horizontal paralel yang ditutup salah satu ujungnya.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

1.1 Perum Bulog

Jika telusuri, sejarah Bulog tidak dapat terlepas dari sejarah lembaga pangan di Indonesia sejak zaman sebelum kemerdekaan sampai pemerintahan sekarang ini. Secara umum tugas lembaga pangan tersebut adalah untuk menyediakan pangan bagi masyarakat pada harga yang terjangkau diseluruh daerah serta mengendalikan harga pangan di tingkat produsen dan konsumen. Instrumen untuk mencapai tujuan tersebut dapat berubah sesuai kondisi yang berkembang.

Campur tangan pemerintah dalam komoditas beras diawali sejak Maret 1933 yaitu di zaman pemerintahan Belanda. Saat itu, untuk pertama kalinya pemerintah Belanda mengatur kebijakan perberasan, yaitu dengan menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor melalui sistem lisensi.

Latar belakang ikut campurnya pemerintah Belanda dalam perberasan waktu itu adalah karena terjadinya fluktuasi harga beras yang cukup tajam (tahun 1919/1920) dan sempat merosot tajam pada tahun 1930, sehingga petani mengalami kesulitan untuk membayar pajak. Menjelang pecahnya Perang Dunia II, pemerintah Belanda memandang perlu untuk secara resmi dan permanen mendirikan suatu lembaga pangan. Tanggal 25 April 1939, lahirlah suatu lembaga pangan yang disebut Voeding Middelen Fonds (VMF). Lembaga pangan ini banyak mengalami perubahan nama maupun fungsi. Secara ringkas, perkembangannya sebagai berikut: Tugas BULOG semakin bertambah. Komoditi yang dikelola bertambah menjadi gula pasir (1971), terigu (1971), daging (1974), jagung (1978), kedelai (1977), kacang tanah (1979), kacang hijau

(1979), telur dan daging ayam pada Hari Raya, Natal/Tahun Baru. Kebijaksanaan Stabilisasi Harga Beras yang berorientasi pada operasi bufferstock dimulai tahun 1970. Stabilisasi harga bahan pangan terutama yang dikelola BULOG masih tetap menjadi tugas utama di era 1980-an. Orientasi bufferstock bahkan ditunjang dengan dibangunnya gudang-gudang yang tersebar di wilayah Indonesia. Struktur organisasi BULOG diubah sesuai Keppres No. 39/1978 tanggal 6 Nopember 1978 dengan tugas membantu persediaan dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan petani maupun konsumen sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah.

Penyempurnaan organisasi terus dilakukan. Melalui Keppres RI No. 50/1995 BULOG ditugaskan mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula,kedelai, pakan, dan bahan pangan lainnya. Namun, seiring dengan perkembangan ekonomi global, tugas pokok BULOG dipersempit melalui Keppres No. 45 / 1997 tanggal 1 Nopember 1997 yaitu hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, Bulog hanya memonopoli beras saja. Liberalisasi beras mulai dilaksanakan sesuai Keppres RI no. 19/1998 tanggal 21 Januari 1998 dan tugas pokok BULOG hanya mengelola beras saja. Tugas pokok BULOG diperbaharui kembali melalui Keppres no. 29/2000 tanggal 26 Pebruari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas tersebut tidak berjalan lama karena mulai 23 Nopember 2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana tugas pokoknya melaksanakan tugas pemerintah bidang manajemen logistik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Akhirnya, Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001 mengatur kembali tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan tugas pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.

3.1.1 Peralihan Menuju Perum

Selama lebih dari 30 tahun Bulog telah melaksanakan penugasan dari pemerintah untuk menangani bahan pangan pokok khususnya beras dalam rangka memperkuat ketahanan pangan nasional. Manajemen Bulog tidak banyak berubah dari waktu ke waktu, meskipun ada perbedaan tugas dan fungsi dalam berbagai periode. Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya, status hukum Bulog adalah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) berdasarkan Keppres RI No. 39 tahun 1978. Namun, sejak krisis ekonomi yang melanda Indonesia pada tahun 1997 timbul tekanan yang sangat kuat agar peran pemerintah dipangkas secara drastis sehingga semua kepentingan nasional termasuk pangan harus diserahkan sepenuhnya kepada mekanisme pasar. Tekanan tersebut terutama mucul dari negara-negara maju pemberi pinjaman khususnya AS dan lembaga keuangan internasional seperti IMF dan World Bank.

Konsekuensi logis yang harus diterima dari tekanan tersebut adalah Bulog harus berubah secara total. Dorongan untuk melakukan perubahan datangnya tidak hanya dari luar negeri, namun juga dari dalam negeri. Pertama , perubahan kebijakan pangan pemerintah dan pemangkasan tugas dan fungsi Bulog sehingga hanya diperbolehkan menangani komoditas beras, penghapusan monopoli impor seperti yang tertuang dalam beberapa Keppres dan SK Menperindag sejak tahun 1998. Keppres RI terakhir tentang Bulog, yakni Keppres RI No. 103 tahun 2001 menegaskan bahwa Bulog harus beralih status menjadi BUMN selambat-lambatnya Mei 2003. Kedua , berlakunya beberapa UU baru, khususnya UU No. 5 Tahun 1999 tentang larangan praktek monopoli, dan UU No. 22 Tahun 2000 tentang Otonomi Daerah yang membatasi kewenangan Pemerintah Pusat dan dihapusnya instansi vertikal. Ketiga , masyarakat

luas menghendaki agar Bulog terbebas dari unsur-unsur yang bertentangan dengan tuntutan reformasi, bebas dari KKN dan bebas dari pengaruh partai politik tertentu, sehingga Bulog mampu menjadi lembaga yang efisien, efektif, transparan dan mampu melayani kepentingan publik secara memuaskan. Keempat , perubahan ekonomi global yang mengarah pada liberalisasi pasar, khususnya dengan adanya WTO yang mengharuskan penghapusan non-tariff barrier seperti monopoli menjadi tariff barrier serta pembukaan pasar dalam negeri. Dalam LoI yang ditandatangani oleh pemerintah Indonesia dan IMF pada tahun 1998, secara khusus ditekankan perlunya perubahan status hukum Bulog agar menjadi lembaga yang lebih efisien, transparan dan akuntabel.

Sehubungan dengan adanya tuntutan untuk melakukan perubahan, Bulog telah melakukan berbagai kajian-kajian baik oleh intern Bulog maupun pihak ekstern. Pertama , tim intern Bulog pada tahun 1998 telah mengkaji ulang peran Bulog sekarang dan perubahan lembaganya di masa mendatang. Hal ini dilanjutkan dengan kegiatan sarasehan pada bulan Januari 2000 yang melibatkan Bulog dan Dolog selindo dalam rangka menetapkan arahan untuk penyesuaian tugas dan fungsi yang kemudian disebut sebagai "Paradigma Baru Bulog". Kedua, kajian ahli dari Universitas Indonesia (UI) pada tahun 1999 yang menganalisa berbagai bentuk badan hukum yang dapat dipilih oleh Bulog, yakni LPND seperti sekarang, atau berubah menjadi Persero, Badan Hukum Milik Negara (BHMN), Perjan atau Perum. Hasil kajian tersebut menyarankan agar Bulog memilih Perum sebagai bentuk badan hukum untuk menjalankan dua fungsi bersamaan, yaitu fungsi publik dan komersial. Ketiga , kajian auditor internasional Arthur Andersen pada tahun 1999 yang telah mengaudit tingkat efisiensi operasional Bulog. Secara khusus, Bulog disarankan agar menyempurnakan struktur organisasi, dan memperbaiki kebijakan internal, sistim, proses dan pengawasan sehingga dapat memperbaiki efisiensi dan memperkecil

terjadinya KKN di masa mendatang. Keempat , kajian bersama dengan Bernas Malaysia pada tahun 2000 untuk melihat berbagai perubahan yang dilakukan oleh Malaysia dan merancang kemungkinan penerapannya di Indonesia. Kelima , kajian konsultan internasional Price Waterhouse Coopers (PWC) pada tahun 2001 yang telah menyusun perencanaan korporasi termasuk perumusan visi dan misi serta strategi Bulog, menganalisa core business dan tahapan transformasi lembaga Bulog untuk berubah menjadi lembaga Perum. Keenam , dukungan politik yang cukup kuat dari anggota DPR RI, khususnya Komisi III dalam berbagai hearing antara Bulog dengan Komisi III DPR RI selama periode 2000-2002.

Berdasarkan hasil kajian, ketentuan dan dukungan politik DPR RI, disimpulkan bahwa status hukum yang paling sesuai bagi Bulog adalah Perum. Dengan bentuk Perum, Bulog tetap dapat melaksanakan tugas publik yang dibebankan oleh pemerintah terutama dalam pengamanan harga dasar pembelian gabah, pendistribusian beras untuk masyarakat miskin yang rawan pangan, pemupukan stok nasional untuk berbagai keperluan publik menghadapi keadaan darurat dan kepentingan publik lainnya dalam upaya mengendalikan gejolak harga. Disamping itu, Bulog dapat memberikan kontribusi operasionalnya kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi dengan melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan hukum dan kaidah transparansi. Dengan kondisi ini gerak lembaga Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang. Dengan kondisi tersebut diharapkan perubahan status Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat luas.

Dan pada akhirnya era baru itu datang juga, sejak tanggal 20 Januari 2003 LPND Bulog secara resmi berubah menjadi Perum Bulog berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun

2003 yang kemudian direvisi menjadi PP RI No. 61 Tahun 2003. Peluncuran Perum Bulog ini dilakukan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003.

3.1.2 Pengadaan

Sesuai dengan Instruksi Presiden Nomor 7 tahun 2009 tentang Kebijakan Perberasan, tugas publik BULOG pertama adalah melakukan pembelian gabah dan beras dalam negeri pada Harga Pembelian Pemerintah (HPP). Tugas pengamanan HPP (sebelumnya menggunakan Harga Dasar) terus dilakukan sejak BULOG berdiri tahun 1967 sampai dengan saat ini BULOG menjadi seuah Perusahaan Umum. Pembelian gabah dan beras dalam negeri yang disebut sebagai PENGADAAN DALAM NEGERI merupakan satu bukti keberpihakan Pemerintah (Perum BULOG) pada petani produsen melalu jaminan harga dan jaminan pasar atas hasil produksinya.

Produksi Gabah Kering Giling (GKG) telah mengalami kenaikan yang cukup tinggi dalam lima tahun terakhir yaitu dari 54 juta ton pada tahun 2005 menjadi 63,8 juta ton pada tahun 2009 (Angka Ramalan III 2009 - BPS). Dengan kenaikan hampir 10 juta ton selama lima tahun, menjadikan Indonesia kembali swasembada pangan. Peningkatan produksi selama tiga tahun terakhir menjadi semakin pesat dengan kisaran 5%/tahun. Sejak itulah (tahun 2008), Indonesia mengalami swasembada beras dan mampu mencukupi kebutuhan konsumsi beras nasional. Dengan keberhasilan dalam peningkatan produksi GKG ini, mengakibatkan Pemerintah (BULOG) sejak tahun 2008 tidak lagi mengimpor beras.

Produksi yang terus meningkat merupakan sebuah prestasi yang luar biasa bagi bangsa Indonesia. Akan tetapi di sisi lain, meningkatnya produksi dalam negeri akan menjadi sebuah masalah sendiri bagi harga di tingkat produsen. Permintaan gabah/beras yang inelastis, keterbatasan gudang swasta, relatif lemahnya industri penggilingan padi dan iklim yang basah

terutama saat panen raya, menjadi faktor yang juga berpengaruh terhadap harga di tingkat produsen. Jika hal ini tidak ditangani dengan baik maka stabilitas produksi gabah/beras dalam negeri di masa selanjutnya akan terganggu. Jaminan harga di tingkat produsen memiliki posisi yang sangat penting dalam menjaga keberlanjutan produksi karena sangat berkaitan langsung dengan kesejahteraan petani. Jaminan harga ini diberikan pemerintah melalui kebijakan Harga Pembelian Pemerintah yang dicantumkan pada Inpres Kebijakan Perberasan.

Inpres tersebut dengan jelas menugaskan BULOG untuk menjaga harga di tingkat produsen melalui pengadaan dalam negeri dengan menyerap surplus yang dipasarkan petani selama periode panen berdasarkan Harga Pembelian Pemerintah (HPP). Disamping untuk melindungi petani, pengadaan dalam negeri juga berperan sebagai jaminan pasar atas produksi petani. Jumlah pengadaan DN setiap tahunnya berkisar antara 1,5 – 2 juta ton setara beras, sekitar 5 – 7% dari total produksi/tahun atau sekitar 20-25% dari surplus yang dipasarkan petani selama bulan Maret – Mei. Dengan karakterisik produksi gabah yang tidak sama antar waktu dan antar tempat, maka pengadaan gabah BULOG mengikuti pola produksi tersebut.

Jumlah pengadaan BULOG sebagian besar (70%) dilakukan di daerah produsen (Jawa dan Sulsel) dan sebagian besar (60%) dilakukan selama panen raya (Januari - Mei).

Rata-rata dana pengadaan DN dalam 4-5 Bulan periode pengadaan setiap tahunnya mencapai 5-7 triliun yang mengalir langsung ke petani di pedesaan, dan bahkan selama satu tahun bisa mencapai lebih dari 11 triliun. Dana tersebut semakin meningkat seiring dengan

besarnya serapan pengadaan DN sehingga memberikan multiplier effects yang mendorong pembangunan pedesaan dengan peningkatan pendapatan dan perluasan lapangan kerja.

Selama 2005 – 2009 dari tahun ke tahun pengadaan BULOG mengikuti kecenderungan yang terus naik dan sebagian besar berasal dari produksi dalam negeri. Pada tahun 2005 BULOG menyerap 4,47% dari total produksi/tahun dalam negeri dan tahun 2009 BULOG mampu menyerap hingga 9,05% dari total produksi/tahun dalam negeri atau meningkat 2 kali lipat dari persentase penyerapan dalam negeri tahun 2005.

Sejak tahun 2008, produksi dalam negeri meningkat tajam. BULOG berhasil mengoptimalkan pengadaan dalam negeri untuk memenuhi kebutuhan stoknya melalui produksi dalam negeri yang melimpah. Produksi tahun 2008 mencapai 60,3 juta ton GKG atau sekitar 38 juta ton setara beras. Dari total tersebut, sekitar 8,41% dari total produksi tersebut berhasil diserap BULOG. Realisasi pengadaan BULOG mencapai 3,2 juta ton naik secara signifikan sebesar 81% dibandingkan pengadaan tahun 2007, sehingga kebutuhan untuk stok dalam negeri tahun 2008 sepenuhnya dapat dipenuhi dari pengadaan dalam negeri. Jumlah pengadaan 3,2 juta ton tersebut diperoleh BULOG di tengah lonjakan harga beras dunia dan diakui mampu menstabilkan harga beras domestik. Selama tahun 2008 harga beras domestik relatif stabil dari harga beras dunia. Pelaku beras dunia yang memperkirakan Indonesia akan mengimpor sebanyak 1 juta ton pada tahun 2008, memberikan apresiasi atas keberhasilan produksi dan stabilitas harga beras. Sukses pencapaian kuantitas pengadaan 2008 yang besar terus dipertahankan hingga 2009 dengan kemampuan BULOG menyerap hingga 9,05% dari total produksi/tahun dalam negeri.

3.1.3 Perdagangan

Fungsi komersial merupakan pengalaman pertama Bulog yang mulai dijalankan sejak 2003. Berdasarkan tahapan strategi bisnis perusahaan, fungsi komersial Bulog pada tahun ini

memasuki tahap pertumbuhan sebagai tindak lanjut proses peletakan dasar-dasar kaidah bisnis telah dilakukan tiga tahun lalu. Berdasarkan cakupan kegiatannya usaha Komersial dibagi menjadi 3, yaitu : Industri, Perdagangan, dan Jasa. Untuk mempermudah pencarian, detail setiap usaha akan dibagi menurut wilayah Divre berdasarkan RKAP 2006 yang telah ditetapkan sebelumnya.

Indonesia sebagai negara berkembang dengan jumlah penduduk yang besar membutuhkan berbagai komoditi pangan, yang tidak semuanya dapat dipenuhi dari produk-produk dalam negeri. Disisi lain, potensi sumberdaya komoditi yang dihasilkan oleh daerah, maupun kebutuhan daerah akan komoditi yang harus dipasok dari luar merupakan peluang usaha perdagangan yang dapat dikembangkan pada tingkat Divisi Regional maupun Sub Divisi Regional.

Tidak dapat dipungkiri, bahwa perdagangan komoditi merupakan aktifitas bisnis dengan daya tarik pasar yang tinggi. Hal ini tergambar dalam banyaknya jumlah pemain dalam bisnis ini. Bagi Perum BULOG, kompetensi dasar pedagangan dikuasai dari pengalaman dalam menangani komoditi beras, kedele, jagung yang dijalankan pada masa LPND. Secara signifikan yang membedakan adalah aktifitas perdagangan saat ini harus dapat menghasilkan keuntungan dan nilai tambah bagi perusahaan. Selain hal tersebut, karakteristik bisnis perdagangan akan berbeda untuk setiap jenis komoditi perdagangan. Untuk itulah perdagangan menjadi fokus utama implementasi usaha bisnis jangka pendek perusahaan.

Mulai tahun 2007, untuk memberikan nilai tambah yang lebih bagi perusahaan, aktifitas perdagangan komoditi dilakukan adalah secara terpadu. Divisi Regional yang memiliki potensi sumber daya komoditi yang sama melakukan kegiatan perdagangan terpadu. Dan mulai tahun

2007 ini pula, Perum BULOG memfokuskan diri pada beberapa jenis komoditi unggulan. Adapun komoditi unggulan yang difokuskan dalam kegiatan perdagangan ada 5 jenis, yaitu :

Jagung . Gula Pasir. Coklat. Mete. Pinang

Jenis komoditi perdagangan Jagung dan Gula Pasir difokuskan untuk kegiatan perdagangan Dalam Negeri, sedangkan untuk komoditi Coklat, Mete dan Pinang difokuskan untuk kegiatan perdagangan Luar Negeri.

3.2 Struktur Organisasi Perum Bulog

Berikut ini adalah struktur organisasi Perum Bulog Divre JABAR yang terdiri kadivre yaitu sebagai kepala divisi regional dengan dibantu oleh 3 kabid yaitu kabid pelayanan publik,kabid administrasi, kabid perencanaan dan pengembangan usaha.Diantara kabid-kabid juga terdapat kasi yaitu kepala seksi

KADIVRE KASI PENYALURAN KASI PENGADAAN KABID PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN USAHA KABID ADMINISTRASI KABID PELAYANAN PUBLIK KASI PERSEDIAAN DAN ANGKUTAN KASI PERAWATAN KUALITAS KASI KEUANGAN KASI TATA USAHA KASI HUMAS KASI IT KASI

AKUNTANSI KASI JASA

KASI PERDAGANGAN

Gambar 3.1 struktur organisasi Perum BULOG

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

1.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Untuk Sistem yang sedang berjalan di Bulog DIVRE JABAR terhitung cukup mudah, karena Divre JABAR hanya melakukan monitoring penyaluran barang dari pusat ke 7 Sub – Divre Bulog, Oleh karena itu Divre JABAR hanya memproses permintaan Raskin yang akan di salurkan ke 7 Sub-Divre dan penyaluran atau pembagain akan di lakukan oleh Sub-Divre itu sendiri.

1.1.1 Analisis Dokumen

Nama Dokumen : SPA (Surat Permintaan Alokasi)

Deskripsi : surat yang diajukan kepada bulog divre tertentu melalui bulog pusat

Fungsi : untuk melakukan permintaan raskin Sumber : Divre Bulog

Item Data : Nomor Surat, tanggal, Nama Barang, jumlah barang, harga

Jenis : Dokumen

Nama Dokumen : SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang)

Deskripsi : Surat yang diajukan kepada divre untuk pengeluaran barang.

Fungsi : untuk menyalurkan barang ke daerah yang dialokasikan oleh subdivre.

Item Data : Jenis_barang, Asal_Barang, Kuantum, No_SPPB, Jam_Pengeluaran Berat, Penerima_Barang.

Jenis : Dokumen

Nama Dokumen : GD1 (Barang Di Gudang)

Deskripsi : laporan tertulis tentang apa dan berapa jumlah barang yang masuk dan keluar untuk Divre dan Subdivre untuk pengalokasian.

Fungsi : Sebagai laporan data pengambilan barang dari gudang. Sumber : Divre Bulog

Item data : Tanggal_awal, Tanggal_akhir, komoditi, tanggal_GD1, No_GD1, No_SPTB,No_DO, Kontraktor,No_Gudang, Kuantum, Ukuran, Tumpukan, Keterangan

Jenis : laporan

Nama Dokumen : SPTB (Surat Perintah Terima Barang)

Deskripsi : Untuk laporan stok beras/gabah yang masuk ke gudang Fungsi : Sebagai surat perintah untuk diproses ke subdivre Sumber : Divre Bulog

Item Data : Jenis_barang, Asal_Barang, Tanggal_Penerimaan, Kontraktor, Kuantum, No_SPTB, No_Kontrak, No_Tumpukan,

Jenis : Laporan

1.1.2 Analisis Prosedur yang Berjalan

Untuk melakukan pengadaan atau penyaluran di Perum BULOG tidak dapat langsung melakukan begitu saja akan tetapi harus melewati beberapa prosedur yang telah ditetapkan oleh

peraturan pemerintah untuk instansi pemerintahan. Ada 3 bagian langkah- langkah yang penting dalam pengadaan RASKIN di Perum BULOG, 3 langkah tersebut adalah:

1. Kontraktor memasok barang ke gudang dan meminta SPTB ke Sub-Divre yang kemudian diproses oleh Sub-Divre untuk membuat laporan kepada Divre.

2. Masyarakat mengajukan usulan RASKIN kepada Pemerintah melalui SPA yang diterima oleh Divre.

3. Divre mengeluarkan SPPB yang diajukan kepada Sub-Divre untuk melakukan penyaluran barang dari gudang.

1.1.3 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 1.1.3.1Flow MAP

SPTB/SPPB Raskin

KONTRAKTOR SUB-DIVRE _GUDANG DIVRE _PEMERINTAH

Desa

Pengajuan beras Data & Barang Data & Barang

SPTB, Data & Barang

Pengece kan

Data & barang Lengkap

Pembuatan tanda terima barang

Tanda terima

barang Tanda terima

barang Tanda terima barang Pengajuan beras Proses pengajuan SPA B SPPB SPPB Pembuatan Laporan GD1K Data dan barang Data dan Barang Proses pengirim an Pembuatan SPTB SPTB Laporan GD1M A SPA B Pembuatan SPPB SPPB Laporan GD1K C Pembuatan laporan GD1M Laporan GD1M Da ta b ase Pembuatan laporan GD1M A Laporan GD1M Laporan GD1K Laporan GD1K Pembuatan laporan GD1K Da ta ba se C

Ket :

PENGADAAN:

1. Kontraktor memberikan data dan barang kepada Sub-Divre. 2. Sub-Divre membuat SPTB untuk diberikan ke gudang.

3. Gudang melakukan pengecekan kualitas barang berdasarkan SPTB yang diberikan Sub-Divre.

4. Data dan barang yang sudah sesuai dengan SPTB maka gudang membuat surat tanda terima barang untuk kontraktor.

5. Gudang memberikan laporan GD1M kepada Sub-Divre untuk diberikan kepada Divre. PENYALURAN:

1. Desa melakukan pengajuan kepada pemerintah untuk penyaluran Raskin. 2. Pemerintah membuat SPA yang diajukan kepada BULOG.

3. Divre membuat SPPB dan diberikan kepada Sub-Divre.

4. Sub-Divre meminta gudang untuk melakukan penyaluran kepada masyarakat sesuai SPPB.

1.1.3.2Diagram Kontek SPTB/SPPB Raskin

Kontraktor Pemerintah Masyarakat

Divre Sub-Divre Gudang

Sistem Informasi Bulog Data

Barang

Surat Tanda Terima

SPA

Usulan Barang Usulan

SPTB,SPPB Surat tanda terima GD1M,GD1K

barang Data barang

GD1M,SPP B,GD1K SPTB

GD1M,SPPB SPPB GD1M,SPA,GD1K

Gambar 4.2 proses pengadaan RASKIN d perum bulog

Ket :

PENGADAAN:

1. Kontraktor memberikan data dan barang kepada Sub-Divre. 2. Sub-Divre membuat SPTB untuk diberikan ke gudang.

3. Gudang melakukan pengecekan kualitas barang berdasarkan SPTB yang diberikan Sub-Divre.

4. Data dan barang yang sudah sesuai dengan SPTB maka gudang membuat surat tanda terima barang untuk kontraktor.

5. Gudang memberikan laporan GD1M kepada Sub-Divre untuk diberikan kepada Divre. PENYALURAN:

1. Desa melakukan pengajuan kepada pemerintah untuk penyaluran Raskin. 2. Pemerintah membuat SPA yang diajukan kepada BULOG.

3. Divre membuat SPPB dan diberikan kepada Sub-Divre.

4. Sub-Divre meminta gudang untuk melakukan penyaluran kepada masyarakat sesuai SPPB.

1.1.3.3DFD 1 SPTB/SPPB Raskin Kontraktor Sub-Divre Berikan data dan barang Pemberian tanda terima Buat Gd1K GD1K Pembuatan SPTB SPTB Pengiriman Ke gudang Pemberi SPPB Gudang Pengecekan Barang Tanda Terima Masyarakat Pengiriman Barang Pencetakan GD1M GD1M

Ajuan Pemerintah Pembuatan _SPA SPA

Pemberian SPA Divre Pemberian GD1M Cetak SPPB SPPB Pemberian SPPB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Pemberian GD1K 18

Gambar 4.3 Proses pengadaan RASKIN di perum bulog

Ket:

1. Kontraktor memberikan barang dan data 2. Data dan barang diterima oleh Sub-Divre 3. Sub-Divre memberikan SPPB kepada gudang

4. Gudang melakukan pengecekan barang dari kontraktor 5. Gudang mencetak tanda terima kepada konterktor 6. Gudang melakukan pencetakan GD1M

8. Sub-Divre memberikan GD1M dari gudang ke Divre 9. Masyarakat memberikan pengajuan kepada pemerintah 10.Pemerintah mengeluarkan SPA

11.SPA dari pemerintah diberikan kepada Divre untuk di proses 12.Divre mencetak SPPB yang ditukan kepada Sub-Divre 13.Sub-Divre menerima SPPB dari Divre

14.Sub-Divre mencetak SPTB

15.SPTB dari Sub-divre diberikan kepada gudang

16.Gudang melakukan pengiriman barang kepada masyarakat 17.Gudang membuat laporan GD1K di tujukan kepada Sub-Divre 18.GD1K dari gudang di berikan kepada Divre melalui Sub-Divre.

1.1.4 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang

Dengan perancangan ini kami mengusulkan suatu sistem informasi di dalam suatu gudang untuk mengetahui berapa stock barang yang ada dan pengiriman lapran langsung dari gudang ke Divre tanpa harus dilakukan manual.

1.1.4.1 Flow map

SPTB/SPPB Raskin

KONTRAKTOR SUB-DIVRE GUDANG DIVRE _PEMERINTAH

Desa

Pengajuan beras Data & Barang Data & Barang SPTB, Data &

Barang

Pengece kan

Data & barang Lengkap

Pembuatan tanda terima barang

Tanda terima

barang Tanda terima barang

Input data stock barang Da ta ba se Pembuatan laporan GD1M Laporan GD1M Tanda terima barang A Pengajuan beras Proses pengajuan SPA B SPPB SPPB Input data pengiriman Data dan barang Data dan Barang Proses pengirim an D at a b ase Pembuatan GD1K Laporan GD1K C Start Pembuatan SPTB SPTB end Laporan GD1M A SPA B Pembuatan SPPB SPPB Laporan GD1K C

Ket

PENGADAAN:

1. Kontraktor memberikan data dan barang kepada Sub-Divre. 2. Sub-Divre membuat SPTB untuk diberikan ke gudang.

3. Gudang melakukan pengecekan kualitas barang berdasarkan SPTB yang diberikan Sub-Divre.

4. Data dan barang yang sudah sesuai dengan SPTB maka gudang membuat surat tanda terima barang untuk kontraktor.

5. Gudang memberikan laporan GD1M kepada Divre. PENYALURAN:

1. Desa melakukan pengajuan kepada pemerintah untuk penyaluran Raskin. 2. Pemerintah membuat SPA yang diajukan kepada BULOG.

3. Divre membuat SPPB dan diberikan kepada Sub-Divre.

4. Sub-Divre meminta gudang untuk melakukan penyaluran kepada masyarakat sesuai SPPB.

1.1.4.2 Diagram Kontek

SPTB/SPPB Raskin

Kontraktor Pemerintah Masyarakat

Divre Sub-Divre Gudang

Sistem Informasi Bulog Data

Barang

Surat Tanda Terima

SPA

Usulan Barang Usulan

SPTB,SPPB Surat tanda terima GD1M,GD1K,

barang Data barang

,SPPB, SPTB ,SPPB

SPPB GD1M,SPA,GD1K

Gambar 4.5 Rancangan usulan penulis tentang pengadaan RASKIN

PENGADAAN:

1. Kontraktor memberikan data dan barang kepada Sub-Divre. 2. Sub-Divre membuat SPTB untuk diberikan ke gudang.

3. Gudang melakukan pengecekan kualitas barang berdasarkan SPTB yang diberikan Sub-Divre.

4. Data dan barang yang sudah sesuai dengan SPTB maka gudang membuat surat tanda terima barang untuk kontraktor.

PENYALURAN:

1. Desa melakukan pengajuan kepada pemerintah untuk penyaluran Raskin. 2. Pemerintah membuat SPA yang diajukan kepada BULOG.

3. Divre membuat SPPB dan diberikan kepada Sub-Divre.

4. Sub-Divre meminta gudang untuk melakukan penyaluran kepada masyarakat sesuai SPPB.

1.1.4.3 DFD level 1 SPTB/SPPB Raskin Kontraktor Sub-Divre Berikan data dan barang Pemberian tanda terima Input GD1K Pembuatan SPTB SPTB Pengiriman Ke gudang Pemberi SPPB Gudang Pengecekan Barang Tanda Terima Masyarakat Pengiriman Barang Input GD1M

Ajuan Pemerintah Pembuatan

SPA SPA Pemberian SPA Divre Cetak SPPB SPPB Pemberian SPPB 1 2 3 4 5 6 7 8 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Gambar 4.6 Rancangan usulan penulis tentang pengadaan RASKIN

Ket:

1. Kontraktor memberikan barang dan data 2. Data dan barang diterima oleh Sub-Divre 3. Sub-Divre memberikan SPPB kepada gudang

4. Gudang melakukan pengecekan barang dari kontraktor 5. Gudang mencetak tanda terima kepada kontraktor 6. Gudang melakukan penginputan GD1M

8. Masyarakat memberikan pengajuan kepada pemerintah 9. Pemerintah mengeluarkan SPA

10.SPA dari pemerintah diberikan kepada Divre untuk di proses 11.Divre mencetak SPPB yang ditukan kepada Sub-Divre 12.Sub-Divre menerima SPPB dari Divre

13.Sub-Divre mencetak SPTB

14.SPTB dari Sub-divre diberikan kepada gudang

15.Gudang melakukan pengiriman barang kepada masyarakat 16.Gudang membuat penginputan GD1K

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan Perancangan dan Analisis yang kami buat maka dapat disimpulkan bahwa dalam bagian sistem informasi gudang mash banyak kekurangan diantranya :

1. Masih manualnya pemberian surat perintah dari divre ke subdivre dan ke gudang.

2. Dan informasi yang didapat oleh pegawai belum maksimal dikarenakan sistem sering terjadi masalah.

3. Dalam pembuatan laporan gudang untuk membuat GD1K atau GD1M sering terjadinya error pada sistem informasi tersebut sehingga input tidak bisa berjalan dengan baik.

5.2 Saran

Adapun saran yang ingin disampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Agar memaksimalkan database dalam system informasi agar dapat menapung data dengan lebih banyak dan pengaksesan lebih maksimal.

2. Disarankan agar seringnya merawat hardware dan software agar performa dapat lebih nyaman digunakan oleh user.

3. Meningkatkan system informasi agar pegawai dapat mengetahui informasi yang lebih efisien dan efektif.

SISTEM INFORMASI PENGADAAN RASKIN PERUM BULOG DAERAH

PROVINSI JAWA BARAT

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Ilham Pramudyo 10507390 Hendri Sutisna 10507411 Rizky Putra P 10507380

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI... iii

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR SIMBOL (FLOW MAP) ... ix

DAFTAR SIMBOL (DFD) ... x

DAFTAR SIMBOL (DIAGRAM KONTEKS) ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kuliah Praktek Kerja Lapangan ... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 1

1.2.1 Identifikasi... 1

1.2.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan... 2

1.3.1 Maksud ... 2

1.3.2 Tujuan ... 2

1.4 Batasan masalah ... 3

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem... 5

2.1.1 Element Sistem... 6

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 7

2.1.3 Klasifikasi Sistem... 9

2.2 Pengertian Informasi ... 11

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 12

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur ... 13

2.4.1 Flow Map ... 14

2.4.2 Diagram Konteks ... 15

2.4.3 Data Flow Diagram ... 15

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Perum Bulog ... 17

3.1.1 Peralihan Menuju Perum ... 19

3.1.2 Pengadaan ... 23

3.1.3 Perdagangan ... 26

3.2 Struktur Organisasi Perum Bulog ... 28

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 29

4.1.1 Analisis Dokumen ... 29

4.1.3 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 32

4.1.3.1 Flow Map ... 32

4.1.3.2 Diagram Kontek ... 34

4.1.3.3 DFD ... 136

4.1.4 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/ dirancang ... 37

4.1.4.1 Flow map ... 38

4.1.4.2 Diagram Kontek ... 40

4.1.4.3 DFD level 1 ... 42

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 44

5.2 Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45 LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

http://www.bulog.co.id/sejarah_v2.php 14-08-2010

http://www.bulog.co.id/sekilasada_v2.php 14-08-2010

KATA PENGANTAR

Assalamuala’ikum wr. Wb

Alhamdulillah, dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas Laporan Hasil Praktek Kerja Lapangan ini. Shalawat serta Salam penulis junjungkan kepada Nabi kita Nabi Muhammad SAW, atas kesuriteladanan yang telah Beliau berikan kepada para pengikutnya dan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Peraktek Kerja Lapangan yang berjudul “Sistem Informasi Perum Bulog”

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini merupakan salah satu program studi yang terdapat pada kurikulum Universitas komputer Indonesia yang wajib dilaksanakan oleh semua mahasiswa Universitas komputer Indonesia termasuk mahasiswa Manajemen Informatika.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, mengingat keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan tanggapannya yang bersifat membangun untuk penyempurnaan laporan ini.

Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Laporan.

Rasa terimakasih ini penulis sampaikan kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. _{selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika} Universitas Komputer Indonesia.

3. Ibu Diana Effendi, MT selaku dosen wali kelas MI-9 angkatan 2007 yang telah membimbing kami.

4. Seluruh dosen beserta staf yang berada di lingkungan UNIKOM, terutama dosen dan staf di lingkungan fakultas teknik dan ilmu komputer jurusan Manajemen Informatika, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

5. Ibu Emlya Kaynama, B.Sc., S.E, selaku kepala Sub Bidang IT di Perum Bulog jawa barat. Yang telah meluangkan waktunya untuk membantu, membimbing penulisan dalam melaksanakan Praktek kerja lapangan.

6. Seganap staff dan karyawan di Perum Bulog jawa barat, yang telah memberikan waktu, tenaga dan bantuannya kepada penulis dalam melaksanakan kerja praktek

7. Kedua Orangtua yang tanpa hentinya selalu memberikan bantuan moril dan materil, serta do’a yang sangat besar manfaatnya demi tercapainya laporan kerja praktek ini.

8. Kepada semua teman-teman yang memberikan motivasi kepada penulis.

Dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan dan semua pihak

Wassaalamuala’ikum wr.wb

Bandung, September 2010

CURICULUM VITAE

Nama : Hendri Sutisna

Tempat, Tanggal Lahir : Ciamis, 10 Oktober 1989 Jenis Kelamin : Laki-laki

Golongan Darah : B

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : Jl.Kubang Beurem No.58 Bandung

Data Pendidikan :

No Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus

1 TK TK Dwi Karya, Bandung 1995

2 SD SDN Muararajeun, Bandung 2001

3 SMP SMPN 2 Cipaku 2004

4 SMA SMAN 2 Ciamis 2007

5 Perguruan Tinggi

Universitas Komputer Indonesia Bandung

Masih Kuliah

CURICULUM VITAE

Nama : Ilham Pramudyo

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 5 juni 1989 Jenis Kelamin : Laki-laki

Golongan Darah : B

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : Jl.atput II No. 4 Bandung

Data Pendidikan :

No Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus

1 TK TK Al-Amanah, Jakarta 1995

2 SD SDN 01 sukabumi selatan, Jakarta

2001

3 SMP SMPN 1 Ponorogo 2004

4 SMA SMAN 14 Bandung 2007

5 Perguruan Tinggi

Universitas Komputer Indonesia Bandung

Masih Kuliah

CURICULUM VITAE

Nama : Rizky Putra Pratama

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 16 November 1989 Jenis Kelamin : Laki-laki

Golongan Darah : AB

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : JL. Muararajeun 3 No. 40 Bandung

Data Pendidikan :

No Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus

1 TK TK Yayasan Kartini 1995

2 SD SD Regol 2 2001

3 SMP SMPN 6 Garut 2004

4 SMA SMA 1 Garut 2007

5 Perguruan

Tinggi

Universitas Komputer Indonesia Bandung

3. Ibu Diana Effendi, MT selaku dosen wali kelas MI-9 angkatan 2007 yang telah membimbing kami.

4. Seluruh dosen beserta staf yang berada di lingkungan UNIKOM, terutama dosen dan staf di lingkungan fakultas teknik dan ilmu komputer jurusan Manajemen Informatika, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

5. Ibu Emlya Kaynama, B.Sc., S.E, selaku kepala Sub Bidang IT di Perum Bulog jawa barat. Yang telah meluangkan waktunya untuk membantu, membimbing penulisan dalam melaksanakan Praktek kerja lapangan.

6. Seganap staff dan karyawan di Perum Bulog jawa barat, yang telah memberikan waktu, tenaga dan bantuannya kepada penulis dalam melaksanakan kerja praktek

7. Kedua Orangtua yang tanpa hentinya selalu memberikan bantuan moril dan materil, serta do’a yang sangat besar manfaatnya demi tercapainya laporan kerja praktek ini.

8. Kepada semua teman-teman yang memberikan motivasi kepada penulis.

Dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan dan semua pihak

Wassaalamuala’ikum wr.wb

Bandung, September 2010

CURICULUM VITAE

Nama : Hendri Sutisna

Tempat, Tanggal Lahir : Ciamis, 10 Oktober 1989 Jenis Kelamin : Laki-laki

Golongan Darah : B

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : Jl.Kubang Beurem No.58 Bandung

Data Pendidikan :

No Keterangan Nama Sekolah Tahun

Lulus

1 TK TK Dwi Karya, Bandung 1995

2 SD SDN Muararajeun, Bandung 2001

3 SMP SMPN 2 Cipaku 2004

4 SMA SMAN 2 Ciamis 2007

5 Perguruan Tinggi

Universitas Komputer Indonesia Bandung

Masih Kuliah

CURICULUM VITAE

Nama : Ilham Pramudyo

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 5 juni 1989 Jenis Kelamin : Laki-laki

Golongan Darah : B

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : Jl.atput II No. 4 Bandung

Data Pendidikan :

No Keterangan Nama Sekolah Tahun

Lulus

1 TK TK Al-Amanah, Jakarta 1995

2 SD SDN 01 sukabumi selatan, Jakarta

2001

3 SMP SMPN 1 Ponorogo 2004

4 SMA SMAN 14 Bandung 2007

5 Perguruan Tinggi

Universitas Komputer Indonesia Bandung

Masih Kuliah

CURICULUM VITAE

Nama : Rizky Putra Pratama

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 16 November 1989 Jenis Kelamin : Laki-laki

Golongan Darah : AB

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kebangsaan : Indonesia

Alamat Tinggal : JL. Muararajeun 3 No. 40 Bandung

Data Pendidikan :

No Keterangan Nama Sekolah Tahun Lulus

1 TK TK Yayasan Kartini 1995

2 SD SD Regol 2 2001

3 SMP SMPN 6 Garut 2004

4 SMA SMA 1 Garut 2007

5 Perguruan

Tinggi

Universitas Komputer Indonesia Bandung