16 Pengeluaran gaji merupakan hal yang penting karena karyawan sangat
sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau terhadap hal lainnya yang bersifat tidak wajar dan juga penting untuk menjaga suasana
kerja yang baik. Keterlambatan atau kesalahan yang terjadi dalam sistem penggajian
dapat menyebabkan para karyawan tidak dapat menerima penghasilannya sedangkan di lain pihak kebutuhan hidupnya harus tetap terpenuhi.
a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan gaji maka perlu dibuat suatu sistem penggajian. Sistem
akuntansi gaji juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami
dan mudah digunakan. Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji menurut
beberapa ahli. Neunar 1997:210 mengemukakan bahwa: sistem akuntansi gaji untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu
sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa
jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan
potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Sedangkan menurut Badriwan 1999:102, sistem akuntansi gaji adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai
dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan. Selanjutnya menurut Mulyadi 2008:17, sistem
17 akuntansi penggajian dirancang untuk menangani perhitungan gaji
karyawan dan pembayarannya. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi
gaji merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji secara menyeluruh bagi karyawan secara efektif dan efisien. Tentunya
dengan sistem akuntansi gaji yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan
mempertahankan karyawan yang produktif sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang
tinggi.
b. Dokumen yang Digunakan dalam Akuntansi Penggajian
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan ke dalam catatan. Dokumen
sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen. Menurut
Mulyadi 2008:374 dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah:
1 Dokumen Pendukung Perubahan Gaji.
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan
18 pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan skorsing,
pemindahan, dan lain sebagainya.
2 Kartu Jam Hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3 Kartu Jam Kerja.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
tersebut. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan
kartu jam hadir.
4 Daftar Gaji.
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5 Rekap Daftar Gaji.
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dibuat untuk membebankan gaji langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan
yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji.
19
6 Surat Pernyataan Gaji.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7 Amplop Gaji.
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini
berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam
bulan tertentu.
8 Bukti Kas Keluar.
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
