Keterangan: A1: Arsip daftar jenis villa dan fasilitas
A2: Arsip daftar jenis catering A3: Arsip data reservasi
A4: Arsip kuitansi pembayaran untuk bagian pemasaran A5: Arsip kuitansi pembayaran unuk bagian keuangan
2. Prosedur Reservasi melalui Telepon
Prosedur kedua yaitu reservasi melalui telepon. Prosedur yang dilakukan memiliki alur sebagai berikut:
1. Pemesan memberikan data reservasi seperti jenis villa serta fasilitas yang dipilih, waktu pelaksanaan dan jumlah penginap kepada pegawai.
2. Bagian pemasaran memeriksa data reservasi apakah disetujui atau tidak. Pertimbangan ini berdasarkan jadwal dan kesiapan lokasi villa.
3. Apabila disetujui, bagian pemasaran akan mencatat data pemesan dan data reservasi yang dipilih seperti jenis villa dan fasilitasnya serta jadwal
pesanan untuk selanjutnya diarsipkan kembali. Apabila reservasi tidak disetujui, maka bagian pemasaran akan memberikan konfirmasi kepada
pemesan. 4. Bagian pemasaran menawarkan layanan catering kepada pemesan, apabila
pemesan akan mengunakan layanan catering tersebut maka pemesan
memilih jenis catering akan dipesan kemudian data reservasi catering yang dipesan diberikan kepada bagian pemasaran.
5. Selanjutnya bagian pemasaran akan menghitung biaya reservasi yaitu 50 dari total biaya menginap dan 50 dari total biaya catering, kemudian
bagian pemasaran memberikan konfirmasi permintaan pembayaran melalui transfer ke rekening pemilik villa kepada pemesan.
6. Selanjutnya pemesan melakukan pembayaran sesuai biaya reservasi kemudian pemesan memberikan konfirmasi kepada bagian pemasaran.
7. Kemudian bagian pemasaran akan meminta bagian keuangan untuk memeriksa rekening villa melalui sms banking. Apabila sesuai maka
bagian keuangan akan mengkonfirmasikan kepada bagian pemasaran untuk selanjutnya dibuatkan kuitansi pembayaran reservasi sebanyak dua
rangkap,satu rangkap untuk arsip bagian pemasaran, satu rangkap lagi untuk bagian keuangan sebagai bahan pembuatan laporan transaksi
sedangkan bukti untuk pemesan berupa struk yang didapat ketika mentranfer biaya reservasi kepada rekening villa.
Adapun bentuk dari prosedur reservasi melalui telepon dapat dilihat pada gambar III.2 berikut:
Prodedur Reservasi melalui Telepon
Bagian Keuangan Bagian Pemasaran
Pemesan
Daftar Villa yang dipilih
Daftar Villa yang dipilih
Data jadwal penginapan
Cek jadwal penginapan
setujui Data jadwal
penginapan
Daftar Villa yang dipilih
Ya Konfirmasi Daftar
Villa tidak disetujui Data jadwal
penginapan Daftar Villa tidak
di setujui Tidak
Pemilihan daftar villa
Daftar catering Daftar catering
Memesan Catering
Daftar catering Ya
Catering tidak dipesan
Tidak
Pemilihan Catering
Daftar catering yang dipilih
Daftar catering yang dipilih
Catering tidak dipesan
Pencatatan Reservasi
Data jadwal penginapan
Daftar Villa yang dipilih
Daftar catering yang dipilih
Data Reservasi
A A2
A1
A3 Tidak
Data jadwal penginapan
Ya
Prodedur Reservasi melalui Telepon
Bagian Keuangan Bagian Pemasaran
Pemesan
A Daftar
Reservasi
Perhitungan biaya
reservasi Daftar
Reservasi
Permintaan biaya reservasi yang
harus dibayar Daftar
Reservasi Permintaan biaya
reservasi yang harus dibayar
Pembayaran biaya
reservasi Bukti transaksi
Daftar Reservasi
Konfirmasi pembayaran
reservasi Konfirmasi
pembayaran reservasi
Daftar Reservasi
Konfirmasi pembayaran
reservasi Daftar
Reservasi
Cek pengiriman
biaya reservasi
Bukti pengiriman
sesuai?
Daftar Reservasi
Konfirmasi pembayaran
reservasi sesuai Ya
Daftar Reservasi
Konfirmasi pembayaran
reservasi tidak sesuai
Tidak
Daftar Reservasi
Konfirmasi pembayaran
reservasi tidak sesuai
Daftar Reservasi
Konfirmasi pembayaran
reservasi tidak sesuai
Tidak Daftar
Reservasi Konfirmasi
pembayaran reservasi sesuai
Pembuatan Kuitansi
1 Kuitansi
2 Kuitansi
Konfirmasi pembayaran
reservasi sesuai Daftar
Reservasi 1
Kuitansi A3
A4 A5
Tidak
Tidak Ya
Gambar III.2 Flowmap Reservasi melalui Telepon
Keterangan: A2 : Arsip daftar jenis catering
A3 : Arsip data reservasi A4 : Arsip kuitansi pembayaran reservasi untuk bagian pemasaran
A5: Arsip kuitansi pembayaran reservasi untuk bagian keuangan A6 : Arsip bukti transaksi untuk pemesan
3. Prosedur Laporan Transaksi Pemesanan
