23
jumlah barang yang dipesan terlalu banyak, PT. XYZ akan mendapat beban biaya penyimpanan yang cukup besar selain kerugian karena kerusakan barang.
3.2. Desain Sistem yang Baru
Dalam sistem persediaan barang ini akan dibuat beberapa kemudahan yang dapat membantu PT. XYZ dalam memecahkan masalah yang dihadapi. Pada sistem
yang baru ini, seluruh transaksi yang dilakukan PT. XYZ akan dicatat dalam sebuah basis data. Data-data tersebut dapat diolah menjadi informasi sesuai kebutuhan pihak
manajemen. Proses yang terjadi dalam sistem persediaan barang PT. XYZ ini antara lain
menentukan kapan perusahaan harus melakukan pemesanan kembali suatu barang. Selain itu juga menentukan jumlah barang ekonomis yang akan dipesan oleh
perusahaan untuk mencegah kerugian karena biaya penyimpanan yang besar.
3.3. Analisa Permasalahan
Karena perusahaan ini masih menggunakan sistem pengarsipan secara manual dengan melakukan pencatatan pada file-file tertentu, maka seringkali timbul kesulitan
untuk menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Maka diharapkan dengan adanya sistem informasi terkomputerisasi akan membantu mengatasi
persoalan yang ada. Permasalahan yang dihadapi oleh PT. XYZ adalah :
1. Kelambatan penyajian informasi tentang jumlah stok barang yang tersedia di gudang yang siap dijual.
24
2. Kelambatan penyajian informasi tentang transaksi-transaksi penjualan dan pembelian.
3. Kebutuhan untuk mengetahui kapan dan barang mana yang harus diorder kembali.
4. Kebutuhan untuk menentukan berapa jumlah barang yang harus dipesan.
3.4. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang disebut di atas, maka perusahaan ini memerlukan sebuah sistem informasi persediaan barang terkomputerisasi yang dapat
mengontrol transaksi-transaksi perusahaan tersebut. Sistem informasi persediaan barang terkomputerisasi ini harus dapat digunakan secara multiuser serta mendukung
kegiatan pelaporan untuk seluruh transaksi sehingga mengurangi keterlambatan penyajian informasi transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
2 5
Gambar 3.1. Sistem PT. XYZ
26
BAB IV DESAIN DAN IMPLEMENTASI
4.1. Sistem Flow
Sistem flow sistem persediaan barang pada PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 4.2.
4.2. Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan perangkat yang dipakai pada metodologi pengembangan sistem terstruktur yang menggambarkan kegiatan-kegiatan dalam
sistem secara jelas, disamping merupakan dokumentasi yang baik.
4.2.1. Konteks diagram
Konteks diagram dari sistem persediaan barang ini adalah sebagai berikut:
Gambar 4.1. Konteks diagram
Retur barang Data barang
Pesanan barang Barang
Barang Utang yang dibayar
Order pembelian Daftar kebutuhan barang
Sistem persediaan
barang
+
Supplier Customer
Perusahaan
2 7
Gambar 4.2. Sistem flow
28
4.2.2. Data flow diagram level 1: sistem persediaan barang
Dari konteks diagram yang sudah tersusun dapat diturunkan di dalam empat proses seperti tampak pada Gambar 4.3. Keempat proses itu adalah
1. Permintaan pembelian. 2. Penerimaan barang.
3. Pembayaran utang pembelian. 4. Penjualan.
Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 1: Sistem Persediaan Barang
[Utang yang dibayar] [Retur barang]
[Barang] [Order pembelian]
[Barang] [Pemesanan barang]
[Data barang] [Daftar kebutuhan barang]
Utang pembelian Jenis barang
Perusahaan
Customer Supplier
1 Permintaan
pembelian
+
2 Penerimaan
barang
+
3 Pembayaran
utang pembelian
+
4 Penjualan
+
29
4.2.3. Data flow diagram level 2: permintaan pembelian
Seperti tampak pada Gambar 4.4., proses permintaan pembelian mempunyai tiga tahapan proses, yaitu:
1. Membuat daftar barang. 2. Memilih supplier.
3. Membuat order pembelian.
Gambar 4.4. Data Flow Diagram level 2: Permintaan pembelian
[Order pembelian] [Daftar kebutuhan barang]
[Data supplier baru]
[Jenis barang] [Data pembelian]
Data supplier [Data supplier]
Daftar barang [Data barang]
Penerimaan barang 2
Master barang
3 Pembelian
1 Supplier
1.1 Membuat
daftar barang
1.2 Memilih
supplier
+
1.3 Membuat
order pembelian
Perusahaan
Supplier
30
4.2.4. Data flow diagram level 2: penerimaan barang
Gambar 4.5. Data Flow Diagram level 2: Penerimaan barang Seperti tampak pada Gambar 4.5., Proses penerimaan barang mempunyai tiga
proses, yaitu: 1. Penerimaan barang.
2. Entri penerimaan barang.
[Retur barang] [Barang]
[Jumlah retur barang] [Jumlah barang]
[Jumlah penerimaan barang]
[Utang pembelian] Barang rusak
Barang yang diterima [Jenis barang]
Permintaan pembelian
Pembayaran utang pembelian 2.1
Penerimaan barang
2.2 Entri
penerimaan barang
2.3 Pengembalian
barang 2
Master barang 4
Penerimaan barang
5 Retur barang
Supplier
31
3. Pengembalian barang.
4.2.5. Data flow diagram level 2: pembayaran utang pembelian
Seperti tampak pada Gambar 4.6., proses pembayaran utang pembelian mempunyai tiga proses, yaitu:
1. Memilih order pembelian. 2. Menghitung nilai pembelian.
3. Entri nilai pembayaran utang.
Gambar 4.6. Data Flow Diagram level 2: Pembayaran utang pembelian
[Jenis harga barang]
[Utang yang dibayar] [Jumlah pembayaran]
[Jumlah retur barang] [Jumlah penerimaan barang]
[Data order pembelian]
Jumlah pembayaran Order pembelian
[Utang pembelian] Penerimaan barang
3.1 Memilih order
pembelian
3.2 Menghitung
nilai pembelian
+
3.3 Entri nilai
pebayaran utang
4 Penerimaan
barang 5
Retur barang 3
Pembelian
8 Transaksi
pembayaran Supplier
32
4.2.6. Data flow diagram level 2: penjualan
Seperti tampak pada Gambar 4.7., proses penjualan mempunyai dua proses, yaitu:
1. Penerimaan pesanan barang. 2. Entri data penjualan.
Gambar 4.7. Data Flow Diagram level 2: Penjualan
4.2.7. Data flow diagram level 3: memilih supplier
Seperti tampak pada Gambar 4.8., proses memilih supplier mempunyai dua proses, yaitu:
1. Mencari data supplier. 2. Entri data supplier baru.
[Data barang]
[Data customer baru] [Data customer]
Pesanan barang [Data barang]
[Barang] [Pesanan barang]
[Jumlah barang keluar] [Data penjualan]
2 Master barang
7 Penjualan
6 Customer
4.1 Penerimaan
pesanan barang
4.2 Entri data
penjualan
+
Perusahaan
Customer
33
Gambar 4.8. Data Flow Diagram level 3: Memilih supplier
4.2.8. Data flow diagram level 3: menghitung nilai pembelian
Seperti tampak pada Gambar 4.9., proses menghitung nilai pembelian mempunyai dua proses, yaitu:
[Data supplier baru]
[Data supplier] [Data supplier]
[Daftar barang]
Data supplier baru Membuat daftar barang
1 Supplier
Membuat order pembelian 1.2.1
Mencari data supplier
1.2.2 Entri data
supplier baru
34
1. Mengambil jenis dan harga barang. 2. Menghitung jumlah pembayaran.
Gambar 4.9. Data Flow Diagram level 3: Menghitung nilai pembelian
4.2.9. Data flow diagram level 3: entri data penjualan
Seperti tampak pada Gambar 4.10., proses entri data penjualan mempunyai empat proses, yaitu:
1. Mencari data customer. 2. Entri data customer baru.Mencari data barang.
3. Entri jumlah penjualan.
[Jenis harga barang]
[Jumlah pembayaran] [Jumlah retur barang]
[Jumlah penerimaan barang] Jenis harga barang
[Order pembelian] Memilih order pembelian
Entri nilai pebayaran utang 4
Penerimaan barang
5 Retur barang
3.2.1 Mengambil
jenis harga barang
3.2.2 Menghitung
jumlah pembayaran
3 Pembelian
35
Gambar 4.10. Data Flow Diagram level 3: Entri data penjualan
4.3. E-R Diagram
E-R diagram menggambarkan hubungan antar entitas dalam perancagan sebuah basis data. E-R diagram terdiri atas dua jenis model data, yaitu :
a. Model data conceptual.
[Barang]
[Data penjualan] [Jumlah barang keluar]
Data barang
[Data barang] Pesanan barang
[Data customer baru] [Data customer]
[Pesanan barang]
Data customer baru
2 Master barang
7 Penjualan
Customer Penerimaan pesanan barang
6 Customer
4.2.1 Mencari data
customer
4.2.2 Entri data
customer baru
4.2.3 Mencari data
barang 4.2.4
Entri jumlah penjualan
36
b. Model data physical.
4.3.1. Model data conceptual
Model data sistem persediaan barang PT. XYZ adalah seperti digambarkan pada Gambar 4.11.
Gambar 4.11. Model data conceptual
4.3.2. Model data physical
Dari model data conceptual dapat dikembangkan menjadi model data physical seperti digambarkan pada Gambar 4.12.
NO_LABEL NO_BAYAR
Mempunyai
NO_PO NO_LABEL
Mempunyai
NO_LPB NO_BAYAR
Mempunyai NO_SUPPLIER
NO_BAYAR Mempunyai
NO_BAYAR NO_BAYAR
Mempunyai
NO_LPB NO_RETUR
Mempunyai NO_RETUR
NO_LABEL Mempunyai
NO_LABEL NO_RETUR
Mempunyai NO_LPB
NO_LPB Mempunyai
NO_PO NO_LPB
Mempunyai NO_LABEL
NO_PO Mempunyai
NO_LPB NO_LABEL
Mempunyai KD_SATUAN
NO_LABEL Mempunyai
KD_GROUP NO_LABEL
Mempunyai KD_MERK
NO_LABEL Mempunyai
NO_LABEL NO_SO
Mempunyai NO_CUSTOMER
NO_SO Mempunyai
NO_SO NO_LABEL
Mempunyai
KD_SUPPLIER
NO_PO Mempunyai
M_CUSTOMER KD_CUSTOM
NM_CUSTOM AL_CUSTOM
KT_CUSTOM PHONE_CUSTOM
FAX_CUSTOM CONTACT_CUSTOM
KETERANGAN
M_SUPPLIER KD_SUPPLIER
NM_SUPPLIER AL_SUPPLIER
KT_SUPPLIER TELPON
FAX CONTACT
KETERANGAN M_MERK
KD_MERK NM_MERK
M_GROUPART KD_GROUPART
NM_GROUPART
M_STOCK NO_LABEL
NM_PART KETERANGAN
QTY_SAWAL QTY_MASUK
QTY_KELUAR QTY_BARANG
ROP QTY_SAFETY
EOQ
TM_PO NO_PO
TANGGAL KETERANGAN
RP_PO TD_PO
HARGA QTY_PO
TM_LPB NO_LPB
TANGGAL TGL_TEMPO
NO_FAKTUR LEADTIME
TD_LPB QTY_LPB
HARGA TM_SO
NO_SO TANGGAL
TD_SO QTY_SO
HARGA M_SATUAN
KD_SATUAN SATUAN
TM_RETURBELI NO_RETUR
TANGGAL TD_RETURBELI
QTY_RETUR HARGA
TM_BAYAR NO_BAYAR
TANGGAL NILAI_BAYAR
TD_BAYAR QTY_TERIMA
QTY_KEMBALI HARGA
JUMLAH
37
NO_LABEL = NO_LABEL NO_PO = NO_PO
NO_LPB = NO_LPB KD_SUPPLIER = KD_SUPPLIER
NO_BAYAR = NO_BAYAR
NO_LPB = NO_LPB NO_RETUR = NO_RETUR
NO_LABEL = NO_LABEL NO_LABEL = NO_LABEL
NO_PO = NO_PO NO_LABEL = NO_LABEL
NO_LPB = NO_LPB KD_SATUAN = KD_SATUAN
KD_GROUPART = KD_GROUPART KD_MERK = KD_MERK
NO_LABEL = NO_LABEL KD_CUSTOM = KD_CUSTOM
NO_SO = NO_SO
KD_SUPPLIER = KD_SUPPLIER
M_CUSTOMER KD_CUSTOM
VARCHAR25 NM_CUSTOM
VARCHAR230 AL_CUSTOM
VARCHAR240 KT_CUSTOM
VARCHAR220 PHONE_CUSTOM
VARCHAR215 FAX_CUSTOM
VARCHAR215 CONTACT_CUSTOM
VARCHAR220 KETERANGAN
VARCHAR2100 M_SUPPLIER
KD_SUPPLIER VARCHAR25
NM_SUPPLIER VARCHAR240
AL_SUPPLIER VARCHAR240
KT_SUPPLIER VARCHAR220
TELPON VARCHAR215
FAX VARCHAR215
CONTACT VARCHAR230
KETERANGAN VARCHAR2100
M_MERK KD_MERK
VARCHAR23 NM_MERK
VARCHAR230 M_GROUPART
KD_GROUPART VARCHAR23
NM_GROUPART VARCHAR230
M_STOCK NO_LABEL
VARCHAR220 KD_MERK
VARCHAR23 KD_GROUPART
VARCHAR23 KD_SATUAN
VARCHAR25 NM_PART
VARCHAR240 KETERANGAN
VARCHAR2100 QTY_SAWAL
NUMBER6 QTY_MASUK
NUMBER6 QTY_KELUAR
NUMBER6 QTY_BARANG
NUMBER6 ROP
NUMBER6 QTY_SAFETY
NUMBER6 EOQ
NUMBER6
TM_PO NO_PO
VARCHAR210 KD_SUPPLIER
VARCHAR25 TANGGAL
DATE KETERANGAN
VARCHAR2100 RP_PO
NUMBER15,2 TD_PO
NO_LABEL VARCHAR220
NO_PO VARCHAR210
HARGA NUMBER15,2
QTY_PO NUMBER12
TM_LPB NO_LPB
VARCHAR210 NO_PO
VARCHAR210 TANGGAL
DATE TGL_TEMPO
DATE NO_FAKTUR
VARCHAR210 LEADTIME
NUMBER9 TD_LPB
NO_LPB VARCHAR210
NO_LABEL VARCHAR220
QTY_LPB NUMBER12
HARGA NUMBER15,2
TM_SO NO_SO
VARCHAR210 KD_CUSTOM
VARCHAR25 TANGGAL
DATE TD_SO
NO_SO VARCHAR210
NO_LABEL VARCHAR220
QTY_SO NUMBER12
HARGA NUMBER15,2
M_SATUAN KD_SATUAN
VARCHAR25 SATUAN
VARCHAR25
TM_RETURBELI NO_RETUR
VARCHAR210 NO_LPB
VARCHAR210 TANGGAL
DATE TD_RETURBELI
NO_LABEL VARCHAR220
NO_RETUR VARCHAR210
QTY_RETUR NUMBER12
HARGA NUMBER15,2
TM_BAYAR NO_BAYAR
VARCHAR210 KD_SUPPLIER
VARCHAR25 NO_LPB
VARCHAR210 TANGGAL
DATE NILAI_BAYAR
NUMBER15,2 TD_BAYAR
NO_BAYAR VARCHAR210
NO_LABEL VARCHAR220
QTY_TERIMA NUMBER12
QTY_KEMBALI NUMBER12
HARGA NUMBER15,2
JUMLAH NUMBER15,2
Gambar 4.12. Model data physical
4.4. Struktur Tabel
Setelah pembuatan Entity Relationship ER diagram, dilanjutkan dengan pembuatan spesifikasi basis data. Maksud dari pembuatan spesifikasi basis data ini
adalah untuk memperoleh tabel-tabel yang sudah dinormalisasi. Spesifikasi basis data tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tabel Customer M_CUSTOMER Fungsi : untuk menyimpan data-data customer.
38
Tabel 4.1. Tabel customer Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
KD_CUSTOM VC2
5 Kode customer
NM_CUSTOM VC2
30 Nama customer
AL_CUSTOM VC2
40 Alamat
KD_CUSTOM VC2
20 Kota
PHONE_CUSTOM VC2
15 Telpon
FAX_CUSTOM VC2
15 Fax
CONTACT_CUSTOM VC2
20 Nama contact personal
KETERANGAN VC2
100 Keterangan
2. Tabel Supplier M_SUPPLIER Fungsi : untuk menyimpan data-data supplier
Tabel 4.2. Tabel supplier Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
KD_SUPPLIER VC2
5 Kode supplier
NM_ SUPPLIER VC2
30 Nama supplier
AL_ SUPPLIER VC2
40 Alamat
KD_ SUPPLIER VC2
20 Kota
PHONE_ SUPPLIER VC2
15 Telpon
FAX VC2
15 Fax
CONTACT VC2
20 Nama contact personal
KETERANGAN VC2
100 Keterangan
3. Table merk barang M_MERK Fungsi : untuk menyimpan data merk barang.
Tabel 4.3. Tabel merk Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
KD_MERK VC2
3 Kode merk
NM_ MERK VC2
30 Nama merk
39
4. Tabel group barang M_GROUPART Fungsi : untuk menyimpan data group barang.
Tabel 4.4. Tabel merk Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
KD_ GROUPART VC2
3 Kode group
NM_ GROUPART VC2
30 Nama group
5. Tabel satuan M_SATUAN Fungsi : untuk menyimpan data satuan.
Tabel 4.5. Tabel merk Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
KD_ SATUAN VC2
5 Kode satuan
NM_ SATUAN VC2
5 Nama satuan
6. Tabel master penjualan TM_SO Fungsi : untuk menyimpan header transaksi penjualan.
Tabel 4.6. Tabel master penjualan Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_SO VC2
10 Nomor penjualan
KD_CUSTOM VC2
5 Kode customer
TANGGAL DATE
Tanggal penjualan
7. Tabel detail penjualan TD_SO Fungsi : untuk menyimpan detail transaksi penjualan.
40
Tabel 4.7. Tabel detail penjualan Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_SO VC2
10 Nomor penjualan
PK NO_LABEL
VC2 50
Kode barang QTY_SO
N 10
Jumlah barang HARGA
N 15,2
Harga barang
8. Tabel master pembelian TM_PO Fungsi : untuk menyimpan header transaksi pembelian.
Tabel 4.8. Tabel master pembelian Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_PO VC2
10 Nomor pembelian
KD_SUPPLIER VC2
5 Kode supplier
TANGGAL DATE
Tanggal pembelian KETERANGAN
VC2 100
Keterangan RP_PO
N 15,2
Total pembelian
9. Tabel detail pembelian TD_PO Fungsi : untuk menyimpan detail transaksi pembelian.
Tabel 4.9. Tabel detail pembelian Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_PO VC2
10 Nomor pembelian
PK NO_LABEL
VC2 50
Kode barang QTY_PO
N 10
Jumlah barang HARGA
N 15,2
Harga barang
10. Tabel master penerimaan barang TM_LPB Fungsi : untuk menyimpan header transaksi penerimaan barang.
41
Tabel 4.10. Tabel master penerimaan barang Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_LPB VC2
10 Nomor penerimaan
KD_SUPPLIER VC2
5 Kode supplier
TANGGAL DATE
Tanggal pembelian NO_PO
VC2 10
Nomor pembelian TGL_TEMPO
DATE Tanggal jatuh tempo
NO_FAKTUR VC2
10 Nomor faktur
LEADTIME N
9 Lead time
11. Tabel detail penerimaan barang TD_LPB Fungsi : untuk menyimpan detail transaksi penerimaan barang.
Tabel 4.11. Tabel detail penerimaan barang Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_LPB VC2
10 Nomor penerimaan
PK NO_LABEL
VC2 50
Kode barang QTY_LPB
N 10
Jumlah barang HARGA
N 15,2
Harga barang
12. Tabel master retur pembelian TM_RETURBELI Fungsi : untuk menyimpan header transaksi retur pembelian.
Tabel 4.12. Tabel master retur barang Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_RETUR VC2
10 Nomor retur
KD_SUPPLIER VC2
5 Kode supplier
TANGGAL DATE
Tanggal retur NO_LPB
VC2 10
Nomor penerimaan
13. Tabel detail retur pembelian TD_RETURBELI Fungsi : untuk menyimpan detail transaksi retur pembelian.
42
Tabel 4.13. Tabel detail retur pembelian Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_RETUR VC2
10 Nomor retur
PK NO_LABEL
VC2 50
Kode barang QTY_RETUR
N 10
Jumlah barang HARGA
N 15,2
Harga barang
14. Tabel master pembayaran utang TM_BAYAR Fungsi : untuk menyimpan header transaksi pembayaran utang.
Tabel 4.14. Tabel master pembayaran utang Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_BAYAR VC2
10 Nomor pembayaran
KD_SUPPLIER VC2
5 Kode supplier
TANGGAL DATE
Tanggal retur NO_LPB
VC2 10
Nomor penerimaan NILAI_BAYAR
N 9
Nilai pembayarn
15. Tabel detail transaksi pembayaran utang TD_BAYAR Fungsi : untuk menyimpan detail transaksi pembayaran utang.
Tabel 4.15. Tabel detail transaksi pembayaran utang Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_BAYAR VC2
10 Nomor pembayaran
PK NO_LABEL
VC2 50
Kode barang QTY_TERIMA
N 10
Qty. penerimaan barang QTY_KEMBALI
N 10
Qty. retur barang HARGA
N 15,2
Harga barang JUMLAH
N 15,2
Total utang
43
16. Tabel master stok M_STOCK Fungsi : untuk menyimpan data stok barang.
Tabel 4.16. Tabel master stok Key
Nama Kolom Tipe
Panjang Keterangan PK
NO_LABEL VC2
50 Kode barang
KD_GROUPART VC2
5 Kode group
KD_MERK VC2
5 Kode merk
NM_PART VC2
50 Nama barang
KETERANGAN VC2
100 Keterangan
KD_SATUAN VC2
5 Satuan
QTY_SAWAL N
6 Jumlah awal
QTY_MASUK N
6 Jumlah barang masuk
QTY_KELUAR N
6 Jumlah barang keluar
QTY_BARANG N
6 Jumlah akhir barang
ROP N
6 Reorder point
QTY_SAFETY N
6 Jumlah pengaman barang
EOQ N
6 Pemesanan ekonomis
HARGA N
15,2 Harga barang
4.5. Desain Input
