Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang Kabupaten Semarang T1 162010021 BAB I
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penelitian
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Kantor juga dapat diartikan
sebagai tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha
(pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apa pun juga tempat
tersebut mungkin diberikan (Moekijat, 1997: 3). Kegiatan kantor juga tidak bisa
terlepas dari kegiatan administrasi perkantoran.
Aktivitas administrasi
meliputi
pembuatan surat, menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan kantor. Bila administrasi kantor
kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada kantor tersebut. Salah
satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan.
Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan
menguntungkan administrasi itu sendiri, sehingga dapat
membantu tercapainya
aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan.
Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang
berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan
sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu
yang dilakukan di dalam organisasi harus berhubungan dengan administrasi.
Administrasi kantor yang baik memegang peranan dalam menentukan arah maupun
1
ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang dilaksanakan maupun yang
sudah berhasil. Jadi tanpa dukungan administrasi nmyang baik, aktivitas suatu
organisasi akan terganggu.
Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktivitas pekerjaan. Otomatisasi kantor adalah penggunaan mesin unntuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal
dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari
orang yang berada didalam maupun di luar perusahaan. Tujuan daripada otomatisasi
bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Melalui otomatisasi kantor fungsi
fungsi kantor menjadi lebih efektif dan efisien.
Sistem otomatisasi kantor dengan kegiatan administrasi kantor adalah dua hal
yang saling berhubungan. Kegiatan administratif kantor yang begitu banyak
mengeluarkan biaya seperti mengirim surat dengan jumlah kertas yang begitu
banyak, menyiapkan memo, pemberitahuan rapat, penyimpanan dokumen yang
membutuhkan tempat yang besar, dengan penggunaan otomatisasi kantor semua
kegiatan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tidak memakan biaya besar dan tidak
memerlukan space yang besar. Otomatisasi kantor adalah salah satu cara untuk
meningkatkan efisiensi kerja kantor bagi eksekutif, bagi staf pegawai, dan bagi staf
profesional lainnya.
2
Sehingga sistem otomatisasi kantor ini dapat melancarkan kegiatan administrasi
kantor menjadi lebih efektif, efisien dan produktif.
UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas) Pendidikan Kecamatan Tuntang
adalah Dinas Pendidikan yang menaungi kegiatan administrasi seluruh sekolah
yang meliputi SD,SMP dan SMA yang berada di Kecamatan Tuntang seperti:
administrasi gaji guru, akreditasi sekolah dan pemberkasan sertifikasi guru.
UPTD Pendidikan memiliki 11 pegawai yang terdiri dari 2 pegawai wiyata dan
9 pegawai negeri sipil.
Peneliti melakukan pengamatan pendahuluan terhadap beberapa pegawai.
Fenomena yang ditemui selama pengamatan pendahuluan sebagai berikut:
1. Pegawai menggunakan 2 komputer yang ada dari 5 komputer yang
disediakan.
2. UPTD Pendidikan memiliki 11 pegawai, hanya beberapa pegawai yang
terampil dalam mengoperasikan alat kantor yaitu komputer.
3. Pembagian job description yang masih kacau dalam penyelesaian
pekerjaan administratif, sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat
pada waktunya.
Berdasarkan fenomena tersebut, penulis akan meneliti tentang “Otomatisasi
Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang”
3
1.2.Fokus Penelitian
Aktivitas keseharian UPTD Pendidikan adalah melaksanakan dan
mengurus tugas yang berupa administratif, dalam pelaksanaanya dibutuhkan
sarana dan prasarana yang memadai khususnya dalam penggunaan komputer
karena masih terbatasnya kemampuan individu pegawai dalam mengoperasikan
komputer dan belum ada pembagian job description yang jelas dalam
menyelesaikan pekerjaan administratif sehingga pekerjaan kantor belum dapat
terpenuhi secara efisien.
Melihat fenomena yang terjadi pada UPTD Pendidikan Kecamatan
Tuntang, penelitian ini hendak menjawab pertanyaan sebagai berikut:
1. Bagaimana otomatisasi kantor yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan
Tuntang dalam menunjang efisiensi kerja?
2. Apa sajakah kendala yang ada dalam otomatisasi kantor di UPTD
Pendidikan Kecamatan Tuntang?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah:
1. Mengetahui otomatisasi yang digunakan dalam menunjang efisiensi kerja
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang.
4
2. Mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dalam otomatisasi kantor di
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang.
1.4.
Signifikansi Penelitian
1.4.1. Signifikansi Teoritis
Hasil penelitian ini untuk mendukung teori Dwi Eko Wahyu (1996: 86) :
“ Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah
efisiensi
dan
efektifitas
kerja
dengan
memanfaatkan teknologi informasi, efisiensi dan
efektifitas berujung pada penghematan”.
1.4.2. Signifikansi Praktis
a. Umum
Diharapkan penelitian ini dapat memberikan kegunaan bagi kantor- kantor
yang ingin mengkaji permasalahan otomatisasi kantor penunjang efisiensi
kerja secara mendalam.
b. Khusus
Penelitian ini diharapkan mempunyai kegunaan bagi seluruh karyawan
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Dengan menggunakan penelitian
ini karyawan dapat mengetahui penggunaan otomatisasi kantor untuk
menunjang efisiensi kerja dengan memperhatikan prosedur kerja dan
mesin-mesin kantor yang baik.
5
1.5. Keterbatasan Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti mempunyai keterbatasan kemampuan,
tenaga,
waktu dan biaya untuk itu hanya membatasi penelitian pada:
1.
Objek Penelitian
Objek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada UPTD
Pendidikan Kecamatan Tuntang.
2.
Subjek Penelitian
Subjek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada ruang
lingkup otomatisasi kantor yang meliputi tenaga kerja, prosedur kerja,
hasil kerja dalam pencapaian efisiensi kerja.
6
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penelitian
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Kantor juga dapat diartikan
sebagai tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha
(pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apa pun juga tempat
tersebut mungkin diberikan (Moekijat, 1997: 3). Kegiatan kantor juga tidak bisa
terlepas dari kegiatan administrasi perkantoran.
Aktivitas administrasi
meliputi
pembuatan surat, menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan kantor. Bila administrasi kantor
kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada kantor tersebut. Salah
satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan.
Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan
menguntungkan administrasi itu sendiri, sehingga dapat
membantu tercapainya
aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan.
Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang
berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan
sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu
yang dilakukan di dalam organisasi harus berhubungan dengan administrasi.
Administrasi kantor yang baik memegang peranan dalam menentukan arah maupun
1
ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang dilaksanakan maupun yang
sudah berhasil. Jadi tanpa dukungan administrasi nmyang baik, aktivitas suatu
organisasi akan terganggu.
Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktivitas pekerjaan. Otomatisasi kantor adalah penggunaan mesin unntuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal
dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari
orang yang berada didalam maupun di luar perusahaan. Tujuan daripada otomatisasi
bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Melalui otomatisasi kantor fungsi
fungsi kantor menjadi lebih efektif dan efisien.
Sistem otomatisasi kantor dengan kegiatan administrasi kantor adalah dua hal
yang saling berhubungan. Kegiatan administratif kantor yang begitu banyak
mengeluarkan biaya seperti mengirim surat dengan jumlah kertas yang begitu
banyak, menyiapkan memo, pemberitahuan rapat, penyimpanan dokumen yang
membutuhkan tempat yang besar, dengan penggunaan otomatisasi kantor semua
kegiatan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tidak memakan biaya besar dan tidak
memerlukan space yang besar. Otomatisasi kantor adalah salah satu cara untuk
meningkatkan efisiensi kerja kantor bagi eksekutif, bagi staf pegawai, dan bagi staf
profesional lainnya.
2
Sehingga sistem otomatisasi kantor ini dapat melancarkan kegiatan administrasi
kantor menjadi lebih efektif, efisien dan produktif.
UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas) Pendidikan Kecamatan Tuntang
adalah Dinas Pendidikan yang menaungi kegiatan administrasi seluruh sekolah
yang meliputi SD,SMP dan SMA yang berada di Kecamatan Tuntang seperti:
administrasi gaji guru, akreditasi sekolah dan pemberkasan sertifikasi guru.
UPTD Pendidikan memiliki 11 pegawai yang terdiri dari 2 pegawai wiyata dan
9 pegawai negeri sipil.
Peneliti melakukan pengamatan pendahuluan terhadap beberapa pegawai.
Fenomena yang ditemui selama pengamatan pendahuluan sebagai berikut:
1. Pegawai menggunakan 2 komputer yang ada dari 5 komputer yang
disediakan.
2. UPTD Pendidikan memiliki 11 pegawai, hanya beberapa pegawai yang
terampil dalam mengoperasikan alat kantor yaitu komputer.
3. Pembagian job description yang masih kacau dalam penyelesaian
pekerjaan administratif, sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat
pada waktunya.
Berdasarkan fenomena tersebut, penulis akan meneliti tentang “Otomatisasi
Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang”
3
1.2.Fokus Penelitian
Aktivitas keseharian UPTD Pendidikan adalah melaksanakan dan
mengurus tugas yang berupa administratif, dalam pelaksanaanya dibutuhkan
sarana dan prasarana yang memadai khususnya dalam penggunaan komputer
karena masih terbatasnya kemampuan individu pegawai dalam mengoperasikan
komputer dan belum ada pembagian job description yang jelas dalam
menyelesaikan pekerjaan administratif sehingga pekerjaan kantor belum dapat
terpenuhi secara efisien.
Melihat fenomena yang terjadi pada UPTD Pendidikan Kecamatan
Tuntang, penelitian ini hendak menjawab pertanyaan sebagai berikut:
1. Bagaimana otomatisasi kantor yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan
Tuntang dalam menunjang efisiensi kerja?
2. Apa sajakah kendala yang ada dalam otomatisasi kantor di UPTD
Pendidikan Kecamatan Tuntang?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah:
1. Mengetahui otomatisasi yang digunakan dalam menunjang efisiensi kerja
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang.
4
2. Mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dalam otomatisasi kantor di
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang.
1.4.
Signifikansi Penelitian
1.4.1. Signifikansi Teoritis
Hasil penelitian ini untuk mendukung teori Dwi Eko Wahyu (1996: 86) :
“ Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah
efisiensi
dan
efektifitas
kerja
dengan
memanfaatkan teknologi informasi, efisiensi dan
efektifitas berujung pada penghematan”.
1.4.2. Signifikansi Praktis
a. Umum
Diharapkan penelitian ini dapat memberikan kegunaan bagi kantor- kantor
yang ingin mengkaji permasalahan otomatisasi kantor penunjang efisiensi
kerja secara mendalam.
b. Khusus
Penelitian ini diharapkan mempunyai kegunaan bagi seluruh karyawan
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Dengan menggunakan penelitian
ini karyawan dapat mengetahui penggunaan otomatisasi kantor untuk
menunjang efisiensi kerja dengan memperhatikan prosedur kerja dan
mesin-mesin kantor yang baik.
5
1.5. Keterbatasan Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti mempunyai keterbatasan kemampuan,
tenaga,
waktu dan biaya untuk itu hanya membatasi penelitian pada:
1.
Objek Penelitian
Objek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada UPTD
Pendidikan Kecamatan Tuntang.
2.
Subjek Penelitian
Subjek penelitian yang dimaksud dalam penelitian ini hanya pada ruang
lingkup otomatisasi kantor yang meliputi tenaga kerja, prosedur kerja,
hasil kerja dalam pencapaian efisiensi kerja.
6