makalah mandok pemeliharaan kelompok 8
MAKALAH
MANAJEMEN PEMELIHARAAN
Disusun Oleh :
1.
2.
3.
4.
5.
Emma Sherlyana Agustin
Yessi Mey Widianti
Septia Rizky Widya Lestari
Robiandi Anggi Fanca
Ayu Kemalia Try Derayati
15080314020
15080314050
15080314054
15080314060
15080314074
S1 PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2017/2018
1
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
...................................................................................................
1
Rumusan Masalah ...................................................................................................
1
BAB 2 PEMBAHASAN
Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen................................................
2
Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen..........................................................
3
Tujuan Pemeliharaan Dokumen ................................................................................
5
BAB 3 PENUTUP
Kesimpulan
...................................................................................................
7
Saran
...................................................................................................
7
Lampiran
...................................................................................................
8
2
BAB 1
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang
Dokumen yang penting biasanya pemeliharaannya sangatlah dijaga baik dari segi
keamanan dan ruang penyimpanannya. Pada saaat ini banyak sekali perusahaan yang
membuka jasa pemeliharaan dokumen mulai dari yang ukuran kecil hingga yang berukuran
A0.
Hal ini dapat dilakukan karena di dukung dengan kecanggihan alat yang dimilikinya
yang dapat digunkan untuk menjadikan berkas dokumen menjadi bentuk digital, memang
pada dasarnya pemeliharaan dokumen harus sering mendapatkan perhatian yang kusus, agar
mempermudah dalam mencarinya ketika sedang dibutuhkan, mengingat sifat lupa dari
manusia yang tidak dapat di tinggalkan.
1.2
Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen ?
2. Bagaimana Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen ?
3. Apa Tujuan dari Pemeliharaan Dokumen ?
3
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen
2.1.1
Pengertian Penanganan
Penanganan adalah menyentuh, mengendalikan, mengelola, menggunakan, dll
dengan tangan atau tangan, atau dengan tangan.
2.1.2
Pengertian Pemeliharaan
Pemeliharaan (maintenance) adalah kombinasi dari berbagai kegiatan yang
dilakukan untuk memelihara fasilitas Produksi termasuk mesin dan alat-alat produksi
lainnya atau untuk memperbaikinya sampai pada suatu kondisi yang dapat diterima.
2.1.3
Pengertian Dokumen
Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata ”document”, yaitu
semua informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan
pembuktian kegiatan-kegiatan dimasa lampau.
Menurut beberapa ahli dan beberapa sumber, pengertian dokumen adalah sebagai
berikut :
a.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan
sebagai bukti atau keterangan.
b.
Menurut Kamus Kepegawaian dokumen adalah :
1)
Semua catatatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
2)
Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk
dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
c.
Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster
1)
Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan
dengan fakta-fakta.
2)
Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan,
pernyataan, lampirang-lampiran, seperti untuk mlengkapi sebuah buku atau thesis.
4
d.
Menurut Ensiklopedia Indonesia
Dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau
tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti
luas.
2.2
Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen
2.2.1
Penanganan dokumen dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Menghimpun
Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan
penghimpunannya.
2. Mencatat
Mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada
dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.
3. Mengolah
Mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4. Menggandakan
Menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
6. Menyimpan
Kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan
agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat
jika diperlukan.
2.2.2
Pemeliharaan Dokumen
a.
Data Fisik
5
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen
atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan
dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b.
Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Kelebihan Sistem Data Digital
1.
Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari
sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat
dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2.
Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat,
karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk
Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya
maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3.
Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up
yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional
jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat
penyimpanan data.
4.
Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada
penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada
proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan
dibangun.
5.
Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible
dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai
kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak
cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi
bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan
pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap
penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data
digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi).
Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk
menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak
merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk
menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal
6
ciptaan,
dan
lainlain.
Steganografi
adalah
suatu
cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
2.2.3
Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen
1.
Biasakan menyimpan dokumen mengenai hal yang diperlukan dalam tempat
2.
khusus.
Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai
3.
4.
5.
6.
7.
masalahnya.
Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.
Pastikan dokumen ada ditempat aman.
Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalam rak/lemari.
Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
8.
lembab/lengket.
Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur
9.
dokumen
Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan
10.
memberi penanda ditempatnya.
Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan
menggunakan scanner.
2.3
Tujuan Pemeliharaan Dokumen
1. Menghindari dari kehilangan
Kehilangan sendiri merupakan hal yang tidak terduga yang biasa menimpa siapa
saja, akan tetapi hal ini dapat diminimalisir dengan cara melakukan pemeliharaan
dokumen secara rutin.
2. Terhindar dari bencana alam
Bencana alam merupakan suatu bencana yang bisa datang secara tiba-tiba, seperti
halnya kebakaran dan banjir bandang yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
3. Memudahkan dalam mencarinya
4. Hal ini merupaka hal yang sangat di butuhkan ketika suatu dokumen sangat di
butuhkan dengan cepat , dengan pemeliharaan dokumen yang baik kita bisa
dengan mudah menemukannya, tanpa harus repot-repot mencarinya.
5. Mengindarkan dari penipuan dokumen
7
6. Pemeliharaan dokumen sendiri bukan hanya digunakan untuk menjaganya dari
segala macam bencana yang dapat terjadi sewaktu-waktu, namun manfaat besar
dari pemeliharaan dokumen adalah menghindari dari pemalsuan dokumen.
8
BAB 3
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Penanganan dan pemeliharaan dokumen sangatlah penting bagi sebuah
organisasi,instansi maupun perusahaan. Maka, dengan adanya peraturan penanganan
pemeliharaan dokumen dan cara penanganan dan pemeliharaan dokumen ini dapat
3.2
meningkatkan mutu suatu instansi, organisasi maupun perusahaan.
Saran
Dalam menangani dan memelihara dokumen kita harus memahami bagaimana
cara memelihara dan penanganan dokumen dan harus tau peraturan pemeliharaan dan
penanganan dokumen karena itu sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu
organisasi,instansi maupun perusahaan.
9
10
MANAJEMEN PEMELIHARAAN
Disusun Oleh :
1.
2.
3.
4.
5.
Emma Sherlyana Agustin
Yessi Mey Widianti
Septia Rizky Widya Lestari
Robiandi Anggi Fanca
Ayu Kemalia Try Derayati
15080314020
15080314050
15080314054
15080314060
15080314074
S1 PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2017/2018
1
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
...................................................................................................
1
Rumusan Masalah ...................................................................................................
1
BAB 2 PEMBAHASAN
Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen................................................
2
Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen..........................................................
3
Tujuan Pemeliharaan Dokumen ................................................................................
5
BAB 3 PENUTUP
Kesimpulan
...................................................................................................
7
Saran
...................................................................................................
7
Lampiran
...................................................................................................
8
2
BAB 1
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang
Dokumen yang penting biasanya pemeliharaannya sangatlah dijaga baik dari segi
keamanan dan ruang penyimpanannya. Pada saaat ini banyak sekali perusahaan yang
membuka jasa pemeliharaan dokumen mulai dari yang ukuran kecil hingga yang berukuran
A0.
Hal ini dapat dilakukan karena di dukung dengan kecanggihan alat yang dimilikinya
yang dapat digunkan untuk menjadikan berkas dokumen menjadi bentuk digital, memang
pada dasarnya pemeliharaan dokumen harus sering mendapatkan perhatian yang kusus, agar
mempermudah dalam mencarinya ketika sedang dibutuhkan, mengingat sifat lupa dari
manusia yang tidak dapat di tinggalkan.
1.2
Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen ?
2. Bagaimana Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen ?
3. Apa Tujuan dari Pemeliharaan Dokumen ?
3
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen
2.1.1
Pengertian Penanganan
Penanganan adalah menyentuh, mengendalikan, mengelola, menggunakan, dll
dengan tangan atau tangan, atau dengan tangan.
2.1.2
Pengertian Pemeliharaan
Pemeliharaan (maintenance) adalah kombinasi dari berbagai kegiatan yang
dilakukan untuk memelihara fasilitas Produksi termasuk mesin dan alat-alat produksi
lainnya atau untuk memperbaikinya sampai pada suatu kondisi yang dapat diterima.
2.1.3
Pengertian Dokumen
Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata ”document”, yaitu
semua informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan
pembuktian kegiatan-kegiatan dimasa lampau.
Menurut beberapa ahli dan beberapa sumber, pengertian dokumen adalah sebagai
berikut :
a.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan
sebagai bukti atau keterangan.
b.
Menurut Kamus Kepegawaian dokumen adalah :
1)
Semua catatatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
2)
Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk
dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
c.
Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster
1)
Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan
dengan fakta-fakta.
2)
Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan,
pernyataan, lampirang-lampiran, seperti untuk mlengkapi sebuah buku atau thesis.
4
d.
Menurut Ensiklopedia Indonesia
Dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau
tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti
luas.
2.2
Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen
2.2.1
Penanganan dokumen dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Menghimpun
Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan
penghimpunannya.
2. Mencatat
Mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada
dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.
3. Mengolah
Mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4. Menggandakan
Menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
6. Menyimpan
Kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan
agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat
jika diperlukan.
2.2.2
Pemeliharaan Dokumen
a.
Data Fisik
5
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen
atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan
dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b.
Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen
atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Kelebihan Sistem Data Digital
1.
Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari
sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat
dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2.
Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat,
karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk
Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya
maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3.
Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up
yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional
jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat
penyimpanan data.
4.
Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada
penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada
proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan
dibangun.
5.
Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible
dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai
kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak
cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi
bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan
pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap
penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data
digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi).
Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk
menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak
merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk
menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal
6
ciptaan,
dan
lainlain.
Steganografi
adalah
suatu
cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
2.2.3
Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen
1.
Biasakan menyimpan dokumen mengenai hal yang diperlukan dalam tempat
2.
khusus.
Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai
3.
4.
5.
6.
7.
masalahnya.
Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.
Pastikan dokumen ada ditempat aman.
Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalam rak/lemari.
Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
8.
lembab/lengket.
Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur
9.
dokumen
Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan
10.
memberi penanda ditempatnya.
Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan
menggunakan scanner.
2.3
Tujuan Pemeliharaan Dokumen
1. Menghindari dari kehilangan
Kehilangan sendiri merupakan hal yang tidak terduga yang biasa menimpa siapa
saja, akan tetapi hal ini dapat diminimalisir dengan cara melakukan pemeliharaan
dokumen secara rutin.
2. Terhindar dari bencana alam
Bencana alam merupakan suatu bencana yang bisa datang secara tiba-tiba, seperti
halnya kebakaran dan banjir bandang yang sewaktu-waktu dapat terjadi.
3. Memudahkan dalam mencarinya
4. Hal ini merupaka hal yang sangat di butuhkan ketika suatu dokumen sangat di
butuhkan dengan cepat , dengan pemeliharaan dokumen yang baik kita bisa
dengan mudah menemukannya, tanpa harus repot-repot mencarinya.
5. Mengindarkan dari penipuan dokumen
7
6. Pemeliharaan dokumen sendiri bukan hanya digunakan untuk menjaganya dari
segala macam bencana yang dapat terjadi sewaktu-waktu, namun manfaat besar
dari pemeliharaan dokumen adalah menghindari dari pemalsuan dokumen.
8
BAB 3
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Penanganan dan pemeliharaan dokumen sangatlah penting bagi sebuah
organisasi,instansi maupun perusahaan. Maka, dengan adanya peraturan penanganan
pemeliharaan dokumen dan cara penanganan dan pemeliharaan dokumen ini dapat
3.2
meningkatkan mutu suatu instansi, organisasi maupun perusahaan.
Saran
Dalam menangani dan memelihara dokumen kita harus memahami bagaimana
cara memelihara dan penanganan dokumen dan harus tau peraturan pemeliharaan dan
penanganan dokumen karena itu sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu
organisasi,instansi maupun perusahaan.
9
10