Studi Kelayakan dan Proposal Sistem Kelo
STUDI KELAYAKAN PROPOSAL SISTEM
DEWI RAHMAWATI (12650054)
FITHROTIN MAULIDIYAH (12650059)
SOFIATUSSOLIHA (12650124)
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG
ANALISIS KELAYAKAN DAN PROPOSAL SISTEM
Dalam dunia bisnis saat ini, tampak semakin jelas bahwa analis harus belajar untuk berfikir sepert
halnya manajer bisnis. Aplikasi computer dikembangkan pada tahap record. Lebih dari pada sebelumnya,
manajemen mengharapkan sistem informasi menghasilkan manfaat lebih. Informasi adalah modal utama
yang harus ditetapkan, sebagaimana halnya pemasaran harus menetapkan produk baru dan bagian
produksi menetapkan gedung atau peralatan baru. Analis sistem semakin diharapkan untuk membantu
menjawab pertanyaan berikut:
1. Apakah investasi akan menghasilkan keuntungan?
2. Apakah ada investasi lain yang menghasilkan lebih besar daripada pengeluaran?
ANALISIS KELAYAKAN-PENDEKATAN CREEPING COMMITMENT
Kelayakan adalah: ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa prakts pengembangan sistem
informasi terhadap organisasi. Kelayakan analis atau analisis kelayakan adalah proses pengukuran
kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur di sepanjang siklus hidup. Lingkup dan kompleksitas proyek yang
tampaknya dapat dikerjakan dengan mudah, dapat berubah setelah persoalan dan kesempatan awal
dianalisis secara lengkap atau setelah sistem di desain. Jadi, proyek yang layak dikerjakan di satu ttk
dapat menjadi tdak layak pada saat selanjutnya.
Gambar diatas menunjukkan ttk periksa kelayakan selama fase analisis sistem pada siklus hidup kita.
Titk periksa tersebut ditampilkan dengan bentuk berlian. Berlian tersebut mengindikasikan bahwa
penilaian ulang kelayakan dan tnjauan manajemen sebaiknya dilakukan pada akhir fase sebelumnya
(sebelum fase berikutnya). Proyek dapat dibatalkan atau direvisi pada setap ttk periksa, dengan
mengabaikan sumber daya yang telah digunakan.
Ide untuk pembatalan proyek seringkali sulit untuk dilakukan. Biasanya untuk melakukan pembenaran
dilakukan dengan cara melanjutkan proyek berdasarkan waktu dan uang yang telah dipergunakan.
Namun dalam prinsip dasar manajemen adalah jangan pernah menghambur-hamburkan uang untuk
sesuatu yang merugikan. Memutuskan untuk membatalkan tdak berart menganggap biaya yang telah
dikeluarkan tdak pentng. Biaya pada akhirnya harus direkoveri jika investasi tersebut dianggap berhasil.
ANALISIS SISTEM-TITIK PERIKSA DEFINISI LINGKUP
Analisis kelayakan pertama dilakukan pada fase definisi lingkup. Pada tahap awal proyek, kelayakan tdak
lebih dari pengukuran tngkat kepentngan persoalan dan perkiraan bagian pertama dari biaya
pengembangan. Secara realists, kelayakan tdak dapat diukur secara akurat, sampai persoalan dan
persyaratan difahami dengan lebih baik. Setelah memperkirakan keuntungan penyelesaian persoalan
dan kesempatan, analis memperkirakan biaya pengembangan sistem sebesar 50 sampai 100 persen.
ANALISIS SISTEM - TITIK PERIKSA ANALISIS MASALAH
Titk periksa selanjutnya terjadi setelah studi dan analisis persoalan yang lebih detail pada sistem
terbaru. Analis dapat membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya pengembangan dan keuntungan
yang akan diperoleh dari sistem baru. Nilai minimum pemecahan masalah setara dengan biaya persoalan
tersebut. Diharapkan sistem yang lebih baik akaan dapat melakukan hal yang lebih baik daripada itu.
Akan tetapi sistem tersebut harus mengembalikan nilai minimum ini.
Biaya pengembangan pada ttk ini hanyalah angka perkiraan. Analis belum mendefinisikan seluruh
persyaratan pengguna atau menetapkan solusi desain untuk persyaratan tersebut. Jika biaya yang
diperkirakan meningkat secara signifikan dari fase penyelidikan awal ke fase analisis persoalan, aka
kemungkinan penyebabnya adalah lingkup. Lingkup memiliki kecenderungan untuk meningkat dalam
banyak proyek.
DESAIN SISTEM-TITIK PERIKSA ANALISIS KEPUTUSAN
Fase analisis keputusan menyatakan aktfitas analisis kelayakan utaman karena fase tersebut memetakan
salah satu dari banyak kemungkinan implementasi sebagai target untuk desain sistem. Persoalan dan
persyaratan sebaiknya dikenali mulai sekarang. Selama fase analisis keputusan, solusi alternatve
didefinisikan dalam konteks metode input/output, metode penyimpanan data, persyaratan perangkat
keras dan lunak, metode pengolahan, dan implikasi orangnya.
Daftar berikut menyatakan rentang pilihan umum yang dapat dievaluasi oleh analis:
1. Membiarkan sistem yang sudah ada.
2. Atur kembali proses bisnis (manual), bukan proses yang berbasis computer.
3. Meningkatkan proses computer yang telah ada.
4. Membeli aplikasi terpaket.
5. Mendesain dan membangun sistem berbasis computer yang baru.
Sesudah menentukan pilihan-pilihan ini, masing-masing dianalisis untuk mengetahui kelayakan
operasional, teknis, jadwal, dan ekonomisnya. Suatu alternatve direkomendasikan pada pemilik sistem
untuk mendapat persetujuan dan sebagai desain umum dan detail.
EMPAT PENGUJIAN KELAYAKAN
Sebagian besar analis setuju bahwa ada empat kategori pengujian kelayakan:
1. Operatonal feasibility/kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan
bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut.
2. Technical feasibility/kelayakan teknis adalah ukuran kepraktsan solusi teknis tertentu dan
kesediaan sumber dan pakar teknis.
3. Schedule feasibility/kelayakan jadwal adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek
tersebut.
4. Economic feasibility/kelayakan ekonomis adalah ukuran efektvitas biaya sebuah proyek atau
solusinya.
Kriteria kelayakan teknis dan operasional mengukur kelayakan persoalan atau solusinya. Kelayakan
operasional adalah people-oriented sedangkan kelayakan teknis adalah computer-oriented
KELAYAKAN OPERASIONAL
Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus dipertmbangkan, yaitu:
1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat
untuk menyelesaikan suatu masalah?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen mengenai maslaah (solusi) itu?
APAKAH MASALAH ITU CUKUP BERHARGA UNTUK DISELESAIKAN, ATAU AKANKAH SOLUSI ITU
BERMANFAAT UNTUK MENYELESAIKAN SUATU MASALAH?
PIECES dapat digunakan sebagai dasar analisis tngkat kepentngan suatu masalah atau efektvitas suatu
solusi. Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang ditujukan pada persoalan ini:
1. Performance (Apakah sistem itu menyediakan throughput dan waktu respon yang cukup)
2. Informaton (Apakah sistem menyediakan informasi terhormat yang tepat waktu, saling
berkaitan, akurat, dan berguna bagi pengguna akhir dan manajer)
3. Economy (Apakah sistem itu menawarkan tngkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk
mengurangi biaya bisnis atau meningkatkan keuntungan bisnis)
4. Control (Apakah sistem itu menawarkan control yang memadai untuk mengatasi penipuan dan
penggelapan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data dan informasi
5. Efficiency (Apakah sistem itu menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk
orang, waktu, aliran form, meminimalkan penundaan proses, dan semacamnya?)
6. Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang diinginkan dan andal pada siapa saja
yang menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan dapat dikembangkan?)
BAGAIMANA PENDAPAT PENGGUNA AKHIR DARI MANAJEMEN MENGENAI MASALAH (SOLUSI) ITU?
Sangat pentng untuk tdak hanya mengevaluasi apakah sistem itu dapaat bekerja tetapi juga
mengevaluasi apakah sistem itu akan bekerja. Solusi yang dapat dikerjakan mungkin bisa gagal karena
adanya perlawanan pengguna akhir atau manajemen. Pertanyaan berikut ditujukan pada hal tersebut:
1. Apakah manajemen mendukung sistem tersebut?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir tentang peranannya dalam sistem yang baru?
3. Pengguna akhir atau manajer bagaimana yang menentang atau tdak bersedia menggunakan
sistem tersebut?
4. Bagaimana perubahan lingkungan kerja pengguna akhir? Dapatkah atau akankah pengguna akhir
dan manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan itu?
Pada dasarnya, pertanyaan ini ditujukan pada penerimaan polits terhadap penyelesaian persoalan atau
solusinya.
ANALISIS KEGUNAAN
Dalam menentukan kelayakan operasional pada tahap siklus hidup selanjutnya, usability analys/analisis
kegunaan sering dilakukan dengan prototype sistem yang dapat bekerja dari sistem yang diajukan. Ini
merupakan pengujian antar muka pengguna sistem.
Ada tujuan atau kriteria tertentu yang disepakat para pakar untuk mengukur kegunaan antar muka,
antar lain :
1. Kemudahan untuk dipelajari – berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melath seseorang
agar dapat bekerja pada level yang diinginkan.
2. Kemudahan untuk digunakan – seberapa mudah seorang pengguna dapat melakukan suatu
aktfitas dengan cepat dan akurat.
3. Kepuasan – seberapa puas seorang pengguna terhadap suatu antarmuka dan apakah pengguna
lebih menyukai nya dari pada tpe yang telah ada.
KELAYAKAN TEKNIS
Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tdak mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada
hal yang prakts dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan pada tga maslaah pokok.
a. Apakah teknologi atau solusi yag diajukan cukup prakts?
b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
APAKAH TEKNOLOGI ATAU SOLUSI YANG DIAJUKAN CUKUP PRAKTIS?
Teknologi untuk tap solusi yang terdefinisi biasanya tersedia. Beberapa perusahaan suka menggunakan
teknologi state-of-the-art, tetapi sebagian besar perusahaan lebih suka menggunakan teknologi yang
matang dan teruji. Teknologi yang matang memiliki dasar pengguna yang lebih besar sehingga kita dapat
memperoleh nasihat yang berkaitan dengan persoalan dan peningkatan.
APAKAH SAAT INI KITA TELAH MEMPUNYAI TEKNOLOGI YANG MEMADAI?
Dengan mengansumsikan solusi pada teknologi yang yang diperlukan adalah prakts, maka kita
selanjutnya harus bertanya pada diri kita, apakah teknologi ini tersedia pada toko sistem informasi kita?
Jika teknologi itu tersedia, maka kita bertanya apakah kita memenuhi kapasitas yang diperlukan. Jika
jawaban pada kedua pertanyaan tersebut tdak, maka selanjutnya kita harus bertanya pada diri kita,
bisakah kita mendapatkan teknologi tersebut? Teknologi itu mungkin prakts dan tersedia dan kita
membutuhkannya. Tetapi mungkin kita tdak mampu untuk menjangkaunya. Sekalipun argumentasi ini
terbentur pada kelayakan ekonomis, hal ini sebenarnya merupakan kelayakan teknis. Jika kita tdak dapat
menjangkau teknologi tersebut, maka alternatve yang membutuhkan teknologi itu tdak prakts dan
secara teknis tdak layak.
APAKAH KITA MEMPUNYAI PAKAR TEKNIS YANG MEMADAI?
Pertmbangan kelayakaan teknis ini sering dilupakan selama analisis kelayakan. Sekalipun sebuah
perusahaan memiliki teknologinya, tdak berart ia memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk
mengaplikasikan teknologi itu secara tepat. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki DBMS. Akan
tetapi, analis dan programmer yang tersedia untuk proyek tersebut mungkin tdak cukup mengenal
DBMS untuk dapat mengaplikasikannya dengan tepat. Kurva pembelajaran ini akan mempengaruhi
kelayakan teknis suatu proyek, khususnya mempengaruhi jadwal.
KELAYAKAN JADWAL
Beberapa proyek diawali denga tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah
tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan
daripada perintah, maka analis dapat mengajuka jadwal alternatve. Lebih baik (kecuali jika tenggat
waktu sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih
lambat, dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tdak berguna yang penuh kesalahan.
Melewat tenggat waktu merupakan hal yang problemats, namun mengembangkan sistem yang tdak
memadai dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan pilihan maana yang lebih baik dari dua hal yang
buruk.
KELAYAKAN EKONOMIS
Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis. Selama fase awal proyek, analisis
kelayakan ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari menyelesaikan
persoalan tersebut cukup berharga. Biaya secara prakts tdak mungkin diperkirakan pada tahap itu,
karna persyaratan pengguna akhir dan solusi teknis alternatve belum diidentfikasi. Akan tetapi, segera
setelah persyaratan dan solusi spesifik diidentfikasi, analis dapat memperkirakan biaya dan keuntungan
tap alternatve tersebut. Ini disebut analis cost-benefit.
TEKNIK ANALISIS COST BENEFIT
Kelayakan ekonomis telah didefinisikan sebagai analisis cost-benefit. Bagaimana biaya dan keuntungan
diperkirakan? Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan ekonomis?
Subjek ini membahas tentang manajemen keuangan, analisis keputusan keuangan, ekonomi, dan analisis
teknis.
BERAPA BANYAK BIAYA YANG DIBUTUHKAN SISTEM TERSEBUT?
Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori. Ada biaya yang dihubungkan dengan pengembangkan sistem,
dan ada biaya yang digabungkan dengan pengoperasian sistem. Biaya pertama dapat diperkirakan dari
permulaan proyekdan seharusnya diperbaiki pada akhir tap fase proyek. Biaya kedua dapat diperkirakan
hanya sesudah solusi berbasis computer yang spesifik telah didefinisikan.
Biaya pengembangan sistem informasi dapat digolongkan menurut fase terjadinya. Biaya pengembangan
sistem biasanya merupakan biaya satu kali, yang tdak akan berulang sesudah proyek selesai. Banyak
organisasi memiliki kategori biaya standar yang harus dievaluasi. Jika kategori tersebut tdak tersedia,
maka daftar berikut ini bisa membantu:
1. Biaya personil – gaji analis sistem, programmer, konsultan, personil entri data, operator
computer, sekretaris, dan semacamnya.
2. Penggunaan computer – pemrograman, pengujian, konversi, word processing, pemeliharaaan
kamus proyek, dan semacamnya.
3. Pelathan – jika personil computer atau pengguna akhir harus dilath, maka pelathan
memerlukan pengeluaran.
4. Biaya persediaa, duplikasi, dan perlengkapan.
5. Biaya tap peralatan dan perangkat lunak computer baru.
Biaya operasi sistem sepanjang sistem tersebut berfungsi dapat digolongkan sebagai biaya tetap dan
biaya tdak tetap.
Fixed Cost/biaya tetap terjadi pada jarak waktu teratur tetapi pada tarif yang relatve tetap. Contoh biaya
operasi tetap antara lain:
1. Pembayaran sewa dan pembayaran lisensi perangkat lunak.
2. Gaji rata-rata operator sistem operasi dan personil pendukung.
Variable Cost/biaya variable terjadi sesuai dengan porsi beberapa factor kegunaan. Contoh nya antara
lain:
1. Biaya pemakaian computer
2. Persedian
3. Biaya overhead rata-rata
APA MANFAAT YANG DISEDIAKAN SISTEM?
Tangible Benefit/Keuntungan Nyata adalah keuntungan yang dapat dengan mudah diukur. Keuntungan
nyata biasanya diukur dalam konteks penyimpanan bulanan atau tahunan atau berdasarkan profit bagi
perusahaan. Sebagai kemungkinan lain, keuntungan nyata dapat diukur dalam konteks penghematan
atau profit unit biaya.
Intangible Benefit/Keuntungan Tidak Nyata adalah keuntungan yang sulit atau tdak mungkin diukur.
Kecuali jika keuntungan ini merupakan yang paling sedikit diidentfikasi, maka mungkin banyak proyek
akan menjadi tdak layak. Jika keuntungan tdak dapat diukur, maka sangat sulit untuk menerima validitas
analisis cost-benefit yang didasarkan pada data yang tdak lengkap. Beberapa analis memperdebatkan
eksistensi keuntungan tak nyata ini. Mereka memperdebatkan bahwa semua keuntungan dapat diukur;
beberapa keuntungan lebih sulit diukur dari pada yang lainnya. Contoh dari keuntungan tdak nyata
adalah peningkatan niat baik pelanggan.
APAKAH SISTEM YANG DIUSULKAN COST-EFFECTIVE?
Ada tga teknik popular untuk memperkirakan kelayakan ekonomis, disebut juga cost-effectveness:
analisis payback, return on investment, dan net present value.
Pilihan teknis seharusnya mempertmbangkan audiens yang akan menggunakannya. Sebenarnya, semua
manajer yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis sangat mengenal ketga teknik tersebut. Sebuah
konsep yang seharusnya dapat diaplikasikan pada tap teknik tersebut adalah penyesuaian biaya dan
keuntungan untuk merefleksikan nilai waktu terhadap uang.
NILAI WAKTU TERHADAP UANG
Sebuah konsep yang digunakan oleh ketga teknik tersebut adalaah nilai waktu terhadap uang. Satu dolar
saat ini bernilai lebih dari satu dolar pada satu tahun mendatang. Anda dapat menanamkan dolar saat
ini, dan dengan bunga yang ters meningkat, anda akan memiliki lebih dari satu dolar setahun
mendatang.
Beberapa biaya sistem akan berkembang sesudah implementasi. Selain itu, semua keuntungan sistem
baru akan berkembang di masa depan. Sebelum analisis cost- benefit, biaya tersebut harus dikonversi ke
nilai dolar saat ini.
Misalkan kita akan merealisasikan keuntungan $20.000 dua tahun mendatang. Berapakah nilai dolar saat
ini untuk keuntungan $20.000 itu? Jika return on investments saat ini sekitar 10 % maka investasi
$16.528 saat ini akan kembali pada kita $20.000 dalam dua tahun.
Karena suatu proyek lebih sering dibandingkan dengan proyeek lain yang memiliki waktu hidup berbeda,
maka teknik analisis tme-value telah menjadi metode cost-benefit yang lebih disukai bagi sebagian besar
manajer. Dengan biaya dan keuntungan tme-adjustng, anda dapat meningkatkan teknik cost-benefit
berikut.
PAYBACK ANALYS
Payback analys merupakan metode yang sederhana dan popular dalam menentukan bagaimana dan
kapan sebuah investasi akan balik modal. Karena biaya pengembangan sistem telah ada jauh sebelum
keuntungan mulai bertambah, maka akan membutuhkan waktu lama bagi keuntungan untuk melampaui
biaya. Sesudah implementasi, anda akan mengeluarkan ongkos operasi tambahan yang harus diperoleh
kembali.
Payback analys menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan sebelum keuntungan yang meningkat
dan berkelanjutan. Periode waktu itu disebut payback period.
Pada gambar diatas kita melihat sebuah sistem informasi yang akan dikembangkan dengan biaya
$418.040. biaya operasi bersih yang diperkirakan untuk tap enam tahun mendatang juga ditunjukkan
dalam table. Juga ditunjukkan keuntungan bersih yang diperkirakan selama enam tahun operasi yang
sama. Berapa payback period-nya?
Pertama, kita menentukan biaya dan keuntungan untuk nilai waktu terhadap uang (yaitu, menetapkan
nilai tersebut ke nilai dolar saat ini). Dengan cara: nilai dolar saat ini pada tahun n tergantung pada
discount rate. Discount rate adalah presentase serupa dengan tngkat suku bunga yang anda peroleh
pada tabungan anda. Pada banyak kasus discount rate untuk bisnis adalah opportunity cost untuk
menanamkan modal pada proyek lain, termasuk kemungkinan berinvestasi di pasar saham, dll.
Kemungkinan lain, discount rate dapat menggambarkan apa yang dianggap oleh perusahaan sebagai
return on investment yang dapat diterima.
Misalkan discount rate untuk perusahaan contoh kita adalah 12 persen. Nilai saat ini disebut present
value, untuk dolar di masa mendatang dapat dihitung dengan rumus berikut:
PVn=1/(1+i)n
PVn merupakan present value $1.00 n tahun dari saat ini dan I adalah discount rate. Oleh karena itu,
present value dolar dua tahun dari sekarang adalah:
PV2=1/(1+0,12)2=0.797
Pada gambar sebelumnya, perhatkan bahwa kita telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada
contoh ke present value. Perhatkan pula bahwa discount rate pada tahun 0 adalah 1.000. present value
dolar oada tahun 0 adalah $1. Dengan kata lain, jika anda memiliki satu dolar saat ini, maka dolar
tersebut bernilai tepat $1.
Perhatkan biaya dan keuntungan seumur hidup kumulatf. Biaya seumur hidup secara berangsur-angsur
meningkat dalam periode 6 tahun karena muncul biaya operasi. Tetapi perhatkan juga keuntungan
seumur hidup bertambaah pada tngkat yang lebih cepat. Keuntungan seumur hidup akan melampaui
biaya seumur hidup antara tahun 3 dan 4. Dengan membuat grafik membuat biaya dan keuntungan
tme-adjusted seumur hidup kumulatf, kita dapat memperkirakan bahwa break-even point akan menjadi
kira-kira 3,5 tahun sesudah sistem mulai dioperasikan.
Perlu diperhatkan bahwa anda dapat melakukan payback analysis tanpa melakukan tme-adjustng pada
biaya dan keuntungan. Hasilnya adalah 2,8 tahun payback yang tampak lebih menarik dari pada 3,5
tahun yang kita hitung.
ANALISIS RETURN-ON-INVESTMENT
Teknik analisis return-on-investment (ROI) membandingkan keuntungan seumur hidup pada solusi atau
proyek otomats. ROI untuk solusi atau proyek adalah tngkat prosentase yang mengukur hubungan
antara jumlah yang di dapat kembali bisnis tersebut dari sebuah investasi dan jumlah yang
diinvestasikan. ROI seumur hidup untuk solusi atau proyek potensial dihitung sbb:
ROI Seumur hidup=(Keuntungan seumur hidup terestimasi-Biaya seumur hidup terestimasi)/Biaya
seumur hidup terestimasi
Solusi yang menawarkan ROI tertnggi merupakan solusi yang terbaik. Akan tetapi sebagaimana halnya
dengan analisis payback, bisnis dapat menetapkan ROI minimum yang dapat diterima untuk semua
investasi. Jika tdak ada solusi alternatve yang memenuhi standar minimum maka tdak ada alternatve
yang layak secara ekonomis. Sebagaimana analisis payback, kita dapat menghitung ROI tanpa melakukan
tme-adjustng.
NET PRESENT VALUE
Net Present Value pada alernatf investasi dianggap sebagai teknik cost-benefit yang lebih disukai oleh
banyak manager terutama yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis. Pada awalnya pebisnis
menentukan biaya dan keuntungan tap tahun pada umur-hidup sistem. Pebisnis juga perlu menetapkan
semua biaya dan keuntungan ke nilai dolar.
Gambar diatas mengilustrasikan teknik net present value. Biaya digambarkan sebagai aliran kas negatve,
sedangkan keuntungan digambarkan dengan aliran kas positf. Kitaa telah menetapkan semua biaya dan
keuntungan pada contoh kita ke present value. Perlu diingat lagi bahwa discount rate pada tahun 0
adalah 1.000 atau $1.
Sesudah memotong semua biaya dan keuntungan, kurangi jumlah biaya yang telah dipotong dengan
jumlah yang telah dipotong untuk menentukan net present value. Jika hasilnya positf, maka investasi
tersebut bagus. Jika negtf, maka investasi tersebut buruk. Pada saat membandingkan banyak solusi
ataau proyek, maka satu pilihan dengan net present value positf tertnggi adalah investasi terbaik. Hal
ini daapat dilakukan bahkan jika alternatve tersebut memiliki umur-hidup berbeda.
ANALISIS KELAYAKAN SISTEM KANDIDAT
Selama fase analisis keputusan dalam analisis sistem, analisis sistem mengidentfikasikan solusi sistem
kandidat kemudian menganalisis solusi itu untuk mengetahui kelayakannya. Kita telah membahas kriteria
dan teknik analisis. Pada bagian ini, kita mengevaluasi sepasang teknik dokumentasi yang dapat sangat
meningkatkan perbandingan dan perbedaan solusi sistem kandidat. Keduanya menggunakan format
matriks. Kegunaan matriks ini adalah untuk menggambarkan kandidat dan rekomendasi pada
manajemen.
MATRIKS SISTEM KANDIDAT
Matriks pertama memungkinkan kita membandingkan sistem kandidat pada basis beberapa
karakteristk. Candidate Systems Matrix atau Matriks Sistem Kandidat mendokumentasikan kemiripan
dan perbedaan antara sistem kandidat; akan tetapi tdak menawarkan analisis.
Kolom matriks menggambarkan solusi kandidat. Analis yang berpengalaman selalu mempertmbangkan
banyak pilihan implementasi. Paling tdak satu diantara pilihan tersebut adalah sistem yang sudah ada
karena berfungsi sebagai dasar untuk membandingkan alternatve tersebut.
Baris pada matriks menggambarkan karakteristk yang membedakan kandidat. Untuk memenuhi
kebutuhan buku ini, kita mendasarkan beberapa karakteristk pada blok pembangun sistem informasi.
Pembagian nya adalah sebagai berikut:
1. Stakeholder – mengidentfikasi bagaimana sistem berinteraksi dengan orang lain dan sistem yang
lain
2. Pengetahuan – mengidentfikasi bagaimana penyimpanan data akan diimplementasikan dan
bagaimana output akan dihasilkan.
3. Proses – mengidentfikasi bagaimana proses bisnis manual akan dimodifikasi, bagaimana proses
computer akan diimplementasikan. Untuk selanjutnya, kita memiliki sejumlah pilihan, termasuk
proses online versus batch dan perangkat lunak terpaket versus built-in-house.
4. Komunikasi – mengidentfikasi bagaimana proses dan data akan disalurkan. Kita dapat
mempertmbaangkan beberapa alternatve – misalnya, solusi sentralisasi versus desentralisasi
versus terdistribusi versus kerjasama (client/server).
TEMPLATE MATRIKS SISTEM KANDIDAT
Nama Kandidat 1
Stakeholder
Pengetahuan
Nama Kandidat 2
Nama Kandidat 3
Proses
Komunikasi
Sel pada dokumen matriks apapun karakteristknya membantu pembaca untuk memahami perbedaan
antara pilihan-pilihan itu. Gambar diatas mengilustrasikan struktur dasar matriks itu.
Sebelum mempertmbangkan beberapa solusi, kita harus mempertmbangkan beberapa batasan pada
solusi tersebut. Batasan solusi menyesuaikan dengan bentuk keputusan arsitektural untuk menyertakan
urutan dan konsistensi pada aplikasi. Misalnya, arsitektur teknologi mungkin membatasi solusi pada
relatonal database atau jaringan client/server.
Ada beberapa pendekatan untuk mengidentfikasi solusi kandidat, antara lain:
1. Mengenali ide dan opini pengguna – di seluruh proyek sistem, pengguna daapat menyarankan
solusi yang manual atau technology-related. Saran mereka perlu dipertmbangkan.
2. Mengkonsultasikan standar metodologi dan arsitektur – banyak metodologi organisasi dan
standar arsitektur yang menunjukkan bagaimana pemilihan solusi teknologi dan teknologi apa
yang digunakan.
3. Brainstorming solusi yang mungkin – brainstorming merupakan teknik yang efektf untuk
mengidentfikasi solusi yang mungkin. Terutama jika dikerjakan menggunakan pendekatan atau
kerangka kerja terorganisisr sepert blok pembangun IS atau karakteristk IS lain.
4. Mencari referensi – analis seharusnya mengumpulkan ide dan opini dari orang lain dan
organisasi lain yang telah mengimplementasikan sistem serupa.
5. Membaca jurnal dan majalah yang sesuai – semua literatr dapaat menampilkan iklan dan artkel
yang berhubungan dengan strategi otomats, keberhasilan, kegagaln, dan teknologi.
Kombinasi pendekatan di atas dapat digunakan secara mandiri oleh anggota tm pengembang untuk
mendapatkan sejumlah solusi siste alternatve.
Karakteristik
Kandidat 1
Kandidat2
Kandidat 3
Bagian sistem yang
dikomputerisasi
COTS package platnum
Plus yang berasal dari
Entertainment Software
Soluton akan dibeli dan
dikustomisasi untuk
memuaskan kebutuhan
fungsional Member
Service
Member Service dan
operasi gudang
sehubungan dengan
pemenuhan pemesanan.
Sama dengan kandidat 2
Deskripsi ringkas bagian
sistem yang akan
dikomputerisasi dalam
kandidat ini
Keuntungan
Deskripsi ringkas
keuntungan bisnis yang
aakaan direalisasikan
paada kandidat ini.
Solusi ini dapat
diimplementasikan secara
cepat karena merupakan
solusi pembelian
Dukungan penuh
pengguna yang
membutuhkan proses
bisnis untuk Sound Stage
Inc. Ditambah interaksi
yang lebih efisien dengan
rekening anggota.
Sama dengan kandidat 2
BEBERAPA CONTOH MATRIKS SISTEM KANDIDAT
MATRIKS ANALISIS KELAYAKAN
Matriks kedua ini melengkaapi matriks sistem kandidat dengan sebuah anaalisis dan peringkat sistem
kandidat. Ini dinamakan feasibility aanaalysis matrix/matriks analisis kelayakan. Kolom matriks yang
berhubungan dengan solusi kandidat sama dengan yang ditunjukkan dalam matriks sistem kandidat.
Baris ditambahkan untuk mendeskripsikan solusi umum dan peringkat kaandidat. Format umumnya
adalah sebagai berikut:
Deskripsi
Nama Kandidat 1
Nama Kandidat 2
Nama Kandidat 3
Kelayakan Operasional
Kelayakan teknis
Kelayakan Jadwal
Kelayakan ekonomis
Peringkat
Sel yang berisi penilaian kelayakan dituliskan untuk tap kandidat. Tiap baris dapat diberi peringkat atau
nilai untuk tap standar (misalnya, untuk kelayakan operasional, kandidat dapat dirangking 1, 2, 3, dst.)
Setelah penetapan peringkat atau penilaian semua kandidat pada tap standar, maka peringkat atau nilai
akhir dicatat pada baris terakhir. Tidak semua kriteria kelayakan setara tngkat kepentngannya. Sehingga,
sebelum menetapkan peringkat terakhir, kandidat yang tdak layak menurut salah satu standar tersebut
dapat dihapus. Pada kenyataannya hal ini tdak sering terjadi.
PROPOSAL SISTEM
Merekomendasikan sebuah solusi termasuk membuat system proposal/proposal sistem.
Penyampaiannya biasanya berupa laporan tertulis resmi atau disampaikan melalui presentasi lisan
kepada pemilik dan pengguna sistem. Oleh karena itu, analisis sistem harus mampu menulis laporan
bisnis resmi dan membuat presentasi bisnis tanpa terjebak dalam pembahasan teknis maupun
alternatfnya.
LAPORAN TERTULIS
Laporan tertulis merupakan metode yang sering disalahgunakan oleh analis untuk berkomunikasi dengan
pengguna sistem. Ada kecenderungan untuk membuat laporan yang tebal agar tampak menarik. Kadangkadang laporan sepert itu diperlukan, tapi lebih sering tdak. Jika seorang manager menerima laporan
teknis setebal 300 halaman, manajer mungkin membacanya secara sabil lalu tetapi tdak membaca
keseluruhan. Dan anda dapat memastkan bahwa laporan ini tda akan dipelajari secara mendetail.
PANJANG LAPORAN TERTULIS
Berikut ini dasar- dasar umum bagaimana membatasi ukuran laporan:
1. Untuk level eksekutf manajer – satu atau dua halaman
2. Untuk level manajer menengah – tga sampai lima halaman
3. Untuk level manajer supervisor – kurang dari 10 halaman
4. Untuk level personil level pegawai – kurag dari 50 halaman
Dimungkinkan untuk mengelola laporan yang lebih besar dengan menyertakan sub laporan untuk
manajer yang berada pada level yang berbeda. Sub laporan ini biasanya termasuk bagian awal dalam
suatu laporan dan meringkas laporan itu dengan memusatkan pada hal-hal yang digaris bawahi.
SUSUNAN LAPORAN TERTULIS
Ada sebuah pola umum untuk mengelola beberapa laporan. Tiap laporan terdiri dari laporan utama dan
tambahan. Elemen utama menggaambarkan informasi actual yang akan disampaikan dalam laporan
tersebut. Karena elemen utama menyertakan informasi actual, maka semua laporan juga terdiri dari
elemen tambahan. Elemen tambahan mengemas laporan itu sehingga pembaca dapat dengan mudah
mengidentfikasi laporan dan elemen utamanya. Elemen tambahan juga menambahkan polesan
professional pada laporan tersebut.
Elemen utama laporan tertulis dapat diatur dalam salah satu dari dua format, yaitu factual dan
administratve. Format factual adalah format tradisional yang paling cocok untuk pembaca yang tertarik
pada fakta, detail dan kesimpulan. Format ini tdak sesuai bagi sebagian besar manajer dan eksekutf.
Format administratve merupakan format modern dan beroientasi hasil, yang disukai oleh sebagian
besar manajer dan eksekutf. Format ini dirancang bagi pembaca yang menyukai hasil, bukan fakta.
Format ini pada awalnya menggambarkan kesimpulan atau rekomendasi.
Format Faktual
I.
Pengenalan
Format Administratif
VII.
Pengenalan
II.
Metode Dan Prosedur
VIII.
III.
Fakta Dan Rinciannya
IX.
Ringkasan Diskusi Fakta Dan Rinciannya
IV.
Diskusi Analisis Fakta Dan Rinciannya
X.
Metode Dan Prosedur
V.
Rekomendasi
XI.
Kesimpulan Akhir
Kesimpulan
XII.
Lampiran Dengan Fakta Dan Detail
VI.
Kesimpulan Dan Rekomendasi
Kedua format menyatakan beberapa elemen umum. Pendahuluan harus menyertakan empat komponen,
tujuan laporan, keterangan masalah, lingkup proyek dan narasi penjelasan isi laporan. Bagian Metode
dan Prosedur memberi penjelasan singkat bagaimana informasi itu disajikan dalam sebuah laporan yang
sedang dikembangkan. Bagian fakta mendeskripsikan tpe data factual yang disajikan. Kesimpulan
seharusnya meringkas secara singkat laporan itu, menguji keterangan masalahnya, menelusuri, dan
merekomendasikan.
ELEMEN TAMBAHAN LAPORAN TERTULIS
Surat Pengiriman
Jenis Halaman
Daftar Isi
Daftar Gambar, Islustrasi, dan Tabel
Abstrak Ringkasan Khusus
(Elemen utaman-tubuh laporan dalam format factual maupun administratve-digambarkan pada
bagian laporan ini)
Lampiran
Diatas menunjukkan elemen tambahan atau paket padaa laporan dan hubungannya dengan elemen
utama. Sebagian dari elemen ini adalah self-explanatory. Tidak ada laporan yang didistribusikan tanpa
surat pengiriman pada penerima. Surat pengiriman memberi keterangan mengenai tpe kegiatan apa
yang dibutuhkan dalam laporan tersebut.
Abstrak atau ringkasan eksekutf merupakan ringkasan satu ataau dua halaman dari keseluruhan
laporan. Hal ini membantu pembaca untuk memutuskan apakaah laporan itu berisi informasi yang
mereka ketahui. Sebagian besar manajer akan membacanya, kemungkinan melewatkan fakta dan detail
lampiran.
MENULIS LAPORAN
Berikut ini merupakan beberapa petunjuk yang harus diperhatkan untuk menulis laporan resmi:
1. Paragraf seharusnya menyampaikan ide tunggal. Paragraf seharusnya mengalir secara lancer dari
satu paragraph ke paragraph selanjutnya. Struktur paragraph yang lemah biasanya dapat dilacak
dengan melihaat kekuraangan pada uraaiannya.
2. Kalimat seharusnya tdak terlalu kompleks. Rata-rata panjang kalimat seharusnya tdak lebih dari
20 kata.
3. Tuliskan dalam tata bahasa aktf. Tata bahasa pasif menggunakan terlalu banyak kata dan
membosankan jika digunakan terus-menerus.
4. Hilangkan jargon, kata-kata besar, dan tdak berguna.
PRESENTASI FORMAL
Untuk mengkomunikasikan informasi kepada banyak orang yang berbeda yang terlibat dalam proyek
pengembangan sistem, seorang analis sistem sering membutuhkan presentasi formal. Presentasi formal
merupakan presentasi khusus yang digunakan untuk menjual gagassan baru dan memperoleh
persetujuan daari adanya sistem baru. Presentasi ini mungkin juga digunakan untuk salah satu tujuan
berikut: menjual sistem baru, menjual ide baru, menjual perubahan, menyampaikan kritk, menetapkan
tujuan, menguji kesimpulan, menjelaskan fakta, dan laporan pengembangan. Dalam banyak kasus,
presentasi resmi mungkin menetapkan atau menambahkan lebih banyak detail pada laporan tertulis.
Presentasi menawarkan keuntungan pengaruh melalui umpan balik yang cepat dan respon yang spontan.
Audiens dapat merespon presenter, yang dapat menggunakan penekanan, jeda waktu, dan bahasa
tubuh untuk menyampaikan pesan yang tdak mungkin disajikan dalam bentuk tertulis. Kelemahan
presentasi adalah materi yang dipresentasikan biasanya mudah untuk dilupakan karena terlalu banyak
kata yang diucapkan dan panduan visual nya bersifat sementara.
PERSIAPAN UNTUK PRESENTASI FORMAL
Garis besar dan alokasi waktu untuk presentasi lisan adalah sebagai berikut:
I.
Pengenalan (seperenam dari total waktu yang tersedia)
A. Keterangan Masalah.
B. Pekerjaan yang diselesaikan sampai dengan saat itu.
II.
Bagian Presentasi (dua-pertga dari total waktu yang tersedia)
A. Ringkasan masalah dan baatasan yang ada
B. Deskripsi ringkasan dari sistem yang diajukan
C. Analisis kelayakan
D. Jadwal yang diajukan untuk menyelesaikan proyek.
III.
IV.
Pertanyaan dan kekhawatran audiens (waktu disini tdak termasuk dalam waktu yang dialokasikan
untuk presentasi dan kesimpulan; tergantung pada siapa saja yang mengajukan pertanyaan dan
menyuarakan kepentngannya.)
Kesimpulan (seperenam total waktu yang tersedia)
A. Ringkasan Proposal
B. Ajakan untuk tndakan (permintaaan otoritas yang anda butuhkan untuk melanjutkan
pengembangan sistem.
PETUNJUK UNTUK BANTUAN VISUAL
MELAKSANAKAN PRESENTASI FORMAL
Untuk meningkatkan presentasi actual anda dapat melakukan haal-hal berikut:
a. Berpakaian secara professional
b. Hindari penggunaan kata “saya” saat membuat presentasi, gunakan kata “kami/kita”
c. Jagalah kontak mata dengan kelompok dan rasa percaya diri
d. Waspada dengan sikap anda, jangan terlalu banyak gerak tangan, melangkah, dll.
Kadang-kadang saat anda presentasi, beberapa audiens mungkin tdak mendengarkan. Saran berikut ini
mungkin berguna agar orang tetap mau memperhatkan:
a. Berhent berbicara sejenak.
b. Ajukan beberapa pertanyaan kepada audiens.
c. Cobaalah sedikit humor
d. Gunakan alat bantu
e. Ubah nada suara anda
f.
Lakukan sesuatu yang tdak terduga.
Biasanya presentasi resmi akan menyediakan waktu bertanya bagi audiens. Kami menyarankan beberapa
petunjuk berikut pada saat anda menjawab pertanyaan:
a. Biasakan menjawab suatu pertanyaan dengan serius
b. Berilah jawaban pada individu yang mengajukan pertanyaan dan juga pada seluruh audiens
c. Ringkaskan jawaban anda
d. Batasi waktu yang anda gunakan untuk menjawan tap pertanyaan
e. Jujur, jika anda tdak tahu jawaban suatu pertanyaaan jangan pernah mengada-ada maupun
berbohong.
MENINDAKLANJUTI PRESENTASI FORMAL
Sangat pentng untuk menindaklanjut presentasi formal karena kata-kata yang diucapkan dan bantuan
visual yang mengesankan dalam suatu presentasi tdak akan diingat selamanya. Karena alas an ini,
sebagian besar presentasi diikut dengan laporan tertulis sehingga audiens maendapatkan salinan
informasi yang telak dikomunikasikan secara lebih permanen.
DAFTAR PUSTAKA
Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman. 2004. Systems Analysis and Design Methods
(Diterjemahkan oleh Tim Penerjemah ANDI dengan judul Metode Desain dan Analisis
Sistem).
Yogyakarta: ANDI.
DEWI RAHMAWATI (12650054)
FITHROTIN MAULIDIYAH (12650059)
SOFIATUSSOLIHA (12650124)
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG
ANALISIS KELAYAKAN DAN PROPOSAL SISTEM
Dalam dunia bisnis saat ini, tampak semakin jelas bahwa analis harus belajar untuk berfikir sepert
halnya manajer bisnis. Aplikasi computer dikembangkan pada tahap record. Lebih dari pada sebelumnya,
manajemen mengharapkan sistem informasi menghasilkan manfaat lebih. Informasi adalah modal utama
yang harus ditetapkan, sebagaimana halnya pemasaran harus menetapkan produk baru dan bagian
produksi menetapkan gedung atau peralatan baru. Analis sistem semakin diharapkan untuk membantu
menjawab pertanyaan berikut:
1. Apakah investasi akan menghasilkan keuntungan?
2. Apakah ada investasi lain yang menghasilkan lebih besar daripada pengeluaran?
ANALISIS KELAYAKAN-PENDEKATAN CREEPING COMMITMENT
Kelayakan adalah: ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa prakts pengembangan sistem
informasi terhadap organisasi. Kelayakan analis atau analisis kelayakan adalah proses pengukuran
kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur di sepanjang siklus hidup. Lingkup dan kompleksitas proyek yang
tampaknya dapat dikerjakan dengan mudah, dapat berubah setelah persoalan dan kesempatan awal
dianalisis secara lengkap atau setelah sistem di desain. Jadi, proyek yang layak dikerjakan di satu ttk
dapat menjadi tdak layak pada saat selanjutnya.
Gambar diatas menunjukkan ttk periksa kelayakan selama fase analisis sistem pada siklus hidup kita.
Titk periksa tersebut ditampilkan dengan bentuk berlian. Berlian tersebut mengindikasikan bahwa
penilaian ulang kelayakan dan tnjauan manajemen sebaiknya dilakukan pada akhir fase sebelumnya
(sebelum fase berikutnya). Proyek dapat dibatalkan atau direvisi pada setap ttk periksa, dengan
mengabaikan sumber daya yang telah digunakan.
Ide untuk pembatalan proyek seringkali sulit untuk dilakukan. Biasanya untuk melakukan pembenaran
dilakukan dengan cara melanjutkan proyek berdasarkan waktu dan uang yang telah dipergunakan.
Namun dalam prinsip dasar manajemen adalah jangan pernah menghambur-hamburkan uang untuk
sesuatu yang merugikan. Memutuskan untuk membatalkan tdak berart menganggap biaya yang telah
dikeluarkan tdak pentng. Biaya pada akhirnya harus direkoveri jika investasi tersebut dianggap berhasil.
ANALISIS SISTEM-TITIK PERIKSA DEFINISI LINGKUP
Analisis kelayakan pertama dilakukan pada fase definisi lingkup. Pada tahap awal proyek, kelayakan tdak
lebih dari pengukuran tngkat kepentngan persoalan dan perkiraan bagian pertama dari biaya
pengembangan. Secara realists, kelayakan tdak dapat diukur secara akurat, sampai persoalan dan
persyaratan difahami dengan lebih baik. Setelah memperkirakan keuntungan penyelesaian persoalan
dan kesempatan, analis memperkirakan biaya pengembangan sistem sebesar 50 sampai 100 persen.
ANALISIS SISTEM - TITIK PERIKSA ANALISIS MASALAH
Titk periksa selanjutnya terjadi setelah studi dan analisis persoalan yang lebih detail pada sistem
terbaru. Analis dapat membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya pengembangan dan keuntungan
yang akan diperoleh dari sistem baru. Nilai minimum pemecahan masalah setara dengan biaya persoalan
tersebut. Diharapkan sistem yang lebih baik akaan dapat melakukan hal yang lebih baik daripada itu.
Akan tetapi sistem tersebut harus mengembalikan nilai minimum ini.
Biaya pengembangan pada ttk ini hanyalah angka perkiraan. Analis belum mendefinisikan seluruh
persyaratan pengguna atau menetapkan solusi desain untuk persyaratan tersebut. Jika biaya yang
diperkirakan meningkat secara signifikan dari fase penyelidikan awal ke fase analisis persoalan, aka
kemungkinan penyebabnya adalah lingkup. Lingkup memiliki kecenderungan untuk meningkat dalam
banyak proyek.
DESAIN SISTEM-TITIK PERIKSA ANALISIS KEPUTUSAN
Fase analisis keputusan menyatakan aktfitas analisis kelayakan utaman karena fase tersebut memetakan
salah satu dari banyak kemungkinan implementasi sebagai target untuk desain sistem. Persoalan dan
persyaratan sebaiknya dikenali mulai sekarang. Selama fase analisis keputusan, solusi alternatve
didefinisikan dalam konteks metode input/output, metode penyimpanan data, persyaratan perangkat
keras dan lunak, metode pengolahan, dan implikasi orangnya.
Daftar berikut menyatakan rentang pilihan umum yang dapat dievaluasi oleh analis:
1. Membiarkan sistem yang sudah ada.
2. Atur kembali proses bisnis (manual), bukan proses yang berbasis computer.
3. Meningkatkan proses computer yang telah ada.
4. Membeli aplikasi terpaket.
5. Mendesain dan membangun sistem berbasis computer yang baru.
Sesudah menentukan pilihan-pilihan ini, masing-masing dianalisis untuk mengetahui kelayakan
operasional, teknis, jadwal, dan ekonomisnya. Suatu alternatve direkomendasikan pada pemilik sistem
untuk mendapat persetujuan dan sebagai desain umum dan detail.
EMPAT PENGUJIAN KELAYAKAN
Sebagian besar analis setuju bahwa ada empat kategori pengujian kelayakan:
1. Operatonal feasibility/kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan
bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut.
2. Technical feasibility/kelayakan teknis adalah ukuran kepraktsan solusi teknis tertentu dan
kesediaan sumber dan pakar teknis.
3. Schedule feasibility/kelayakan jadwal adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek
tersebut.
4. Economic feasibility/kelayakan ekonomis adalah ukuran efektvitas biaya sebuah proyek atau
solusinya.
Kriteria kelayakan teknis dan operasional mengukur kelayakan persoalan atau solusinya. Kelayakan
operasional adalah people-oriented sedangkan kelayakan teknis adalah computer-oriented
KELAYAKAN OPERASIONAL
Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus dipertmbangkan, yaitu:
1. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat
untuk menyelesaikan suatu masalah?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen mengenai maslaah (solusi) itu?
APAKAH MASALAH ITU CUKUP BERHARGA UNTUK DISELESAIKAN, ATAU AKANKAH SOLUSI ITU
BERMANFAAT UNTUK MENYELESAIKAN SUATU MASALAH?
PIECES dapat digunakan sebagai dasar analisis tngkat kepentngan suatu masalah atau efektvitas suatu
solusi. Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang ditujukan pada persoalan ini:
1. Performance (Apakah sistem itu menyediakan throughput dan waktu respon yang cukup)
2. Informaton (Apakah sistem menyediakan informasi terhormat yang tepat waktu, saling
berkaitan, akurat, dan berguna bagi pengguna akhir dan manajer)
3. Economy (Apakah sistem itu menawarkan tngkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk
mengurangi biaya bisnis atau meningkatkan keuntungan bisnis)
4. Control (Apakah sistem itu menawarkan control yang memadai untuk mengatasi penipuan dan
penggelapan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data dan informasi
5. Efficiency (Apakah sistem itu menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk
orang, waktu, aliran form, meminimalkan penundaan proses, dan semacamnya?)
6. Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang diinginkan dan andal pada siapa saja
yang menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan dapat dikembangkan?)
BAGAIMANA PENDAPAT PENGGUNA AKHIR DARI MANAJEMEN MENGENAI MASALAH (SOLUSI) ITU?
Sangat pentng untuk tdak hanya mengevaluasi apakah sistem itu dapaat bekerja tetapi juga
mengevaluasi apakah sistem itu akan bekerja. Solusi yang dapat dikerjakan mungkin bisa gagal karena
adanya perlawanan pengguna akhir atau manajemen. Pertanyaan berikut ditujukan pada hal tersebut:
1. Apakah manajemen mendukung sistem tersebut?
2. Bagaimana pendapat pengguna akhir tentang peranannya dalam sistem yang baru?
3. Pengguna akhir atau manajer bagaimana yang menentang atau tdak bersedia menggunakan
sistem tersebut?
4. Bagaimana perubahan lingkungan kerja pengguna akhir? Dapatkah atau akankah pengguna akhir
dan manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan itu?
Pada dasarnya, pertanyaan ini ditujukan pada penerimaan polits terhadap penyelesaian persoalan atau
solusinya.
ANALISIS KEGUNAAN
Dalam menentukan kelayakan operasional pada tahap siklus hidup selanjutnya, usability analys/analisis
kegunaan sering dilakukan dengan prototype sistem yang dapat bekerja dari sistem yang diajukan. Ini
merupakan pengujian antar muka pengguna sistem.
Ada tujuan atau kriteria tertentu yang disepakat para pakar untuk mengukur kegunaan antar muka,
antar lain :
1. Kemudahan untuk dipelajari – berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melath seseorang
agar dapat bekerja pada level yang diinginkan.
2. Kemudahan untuk digunakan – seberapa mudah seorang pengguna dapat melakukan suatu
aktfitas dengan cepat dan akurat.
3. Kepuasan – seberapa puas seorang pengguna terhadap suatu antarmuka dan apakah pengguna
lebih menyukai nya dari pada tpe yang telah ada.
KELAYAKAN TEKNIS
Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tdak mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada
hal yang prakts dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan pada tga maslaah pokok.
a. Apakah teknologi atau solusi yag diajukan cukup prakts?
b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
c. Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
APAKAH TEKNOLOGI ATAU SOLUSI YANG DIAJUKAN CUKUP PRAKTIS?
Teknologi untuk tap solusi yang terdefinisi biasanya tersedia. Beberapa perusahaan suka menggunakan
teknologi state-of-the-art, tetapi sebagian besar perusahaan lebih suka menggunakan teknologi yang
matang dan teruji. Teknologi yang matang memiliki dasar pengguna yang lebih besar sehingga kita dapat
memperoleh nasihat yang berkaitan dengan persoalan dan peningkatan.
APAKAH SAAT INI KITA TELAH MEMPUNYAI TEKNOLOGI YANG MEMADAI?
Dengan mengansumsikan solusi pada teknologi yang yang diperlukan adalah prakts, maka kita
selanjutnya harus bertanya pada diri kita, apakah teknologi ini tersedia pada toko sistem informasi kita?
Jika teknologi itu tersedia, maka kita bertanya apakah kita memenuhi kapasitas yang diperlukan. Jika
jawaban pada kedua pertanyaan tersebut tdak, maka selanjutnya kita harus bertanya pada diri kita,
bisakah kita mendapatkan teknologi tersebut? Teknologi itu mungkin prakts dan tersedia dan kita
membutuhkannya. Tetapi mungkin kita tdak mampu untuk menjangkaunya. Sekalipun argumentasi ini
terbentur pada kelayakan ekonomis, hal ini sebenarnya merupakan kelayakan teknis. Jika kita tdak dapat
menjangkau teknologi tersebut, maka alternatve yang membutuhkan teknologi itu tdak prakts dan
secara teknis tdak layak.
APAKAH KITA MEMPUNYAI PAKAR TEKNIS YANG MEMADAI?
Pertmbangan kelayakaan teknis ini sering dilupakan selama analisis kelayakan. Sekalipun sebuah
perusahaan memiliki teknologinya, tdak berart ia memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk
mengaplikasikan teknologi itu secara tepat. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki DBMS. Akan
tetapi, analis dan programmer yang tersedia untuk proyek tersebut mungkin tdak cukup mengenal
DBMS untuk dapat mengaplikasikannya dengan tepat. Kurva pembelajaran ini akan mempengaruhi
kelayakan teknis suatu proyek, khususnya mempengaruhi jadwal.
KELAYAKAN JADWAL
Beberapa proyek diawali denga tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah
tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan
daripada perintah, maka analis dapat mengajuka jadwal alternatve. Lebih baik (kecuali jika tenggat
waktu sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih
lambat, dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tdak berguna yang penuh kesalahan.
Melewat tenggat waktu merupakan hal yang problemats, namun mengembangkan sistem yang tdak
memadai dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan pilihan maana yang lebih baik dari dua hal yang
buruk.
KELAYAKAN EKONOMIS
Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis. Selama fase awal proyek, analisis
kelayakan ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari menyelesaikan
persoalan tersebut cukup berharga. Biaya secara prakts tdak mungkin diperkirakan pada tahap itu,
karna persyaratan pengguna akhir dan solusi teknis alternatve belum diidentfikasi. Akan tetapi, segera
setelah persyaratan dan solusi spesifik diidentfikasi, analis dapat memperkirakan biaya dan keuntungan
tap alternatve tersebut. Ini disebut analis cost-benefit.
TEKNIK ANALISIS COST BENEFIT
Kelayakan ekonomis telah didefinisikan sebagai analisis cost-benefit. Bagaimana biaya dan keuntungan
diperkirakan? Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan ekonomis?
Subjek ini membahas tentang manajemen keuangan, analisis keputusan keuangan, ekonomi, dan analisis
teknis.
BERAPA BANYAK BIAYA YANG DIBUTUHKAN SISTEM TERSEBUT?
Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori. Ada biaya yang dihubungkan dengan pengembangkan sistem,
dan ada biaya yang digabungkan dengan pengoperasian sistem. Biaya pertama dapat diperkirakan dari
permulaan proyekdan seharusnya diperbaiki pada akhir tap fase proyek. Biaya kedua dapat diperkirakan
hanya sesudah solusi berbasis computer yang spesifik telah didefinisikan.
Biaya pengembangan sistem informasi dapat digolongkan menurut fase terjadinya. Biaya pengembangan
sistem biasanya merupakan biaya satu kali, yang tdak akan berulang sesudah proyek selesai. Banyak
organisasi memiliki kategori biaya standar yang harus dievaluasi. Jika kategori tersebut tdak tersedia,
maka daftar berikut ini bisa membantu:
1. Biaya personil – gaji analis sistem, programmer, konsultan, personil entri data, operator
computer, sekretaris, dan semacamnya.
2. Penggunaan computer – pemrograman, pengujian, konversi, word processing, pemeliharaaan
kamus proyek, dan semacamnya.
3. Pelathan – jika personil computer atau pengguna akhir harus dilath, maka pelathan
memerlukan pengeluaran.
4. Biaya persediaa, duplikasi, dan perlengkapan.
5. Biaya tap peralatan dan perangkat lunak computer baru.
Biaya operasi sistem sepanjang sistem tersebut berfungsi dapat digolongkan sebagai biaya tetap dan
biaya tdak tetap.
Fixed Cost/biaya tetap terjadi pada jarak waktu teratur tetapi pada tarif yang relatve tetap. Contoh biaya
operasi tetap antara lain:
1. Pembayaran sewa dan pembayaran lisensi perangkat lunak.
2. Gaji rata-rata operator sistem operasi dan personil pendukung.
Variable Cost/biaya variable terjadi sesuai dengan porsi beberapa factor kegunaan. Contoh nya antara
lain:
1. Biaya pemakaian computer
2. Persedian
3. Biaya overhead rata-rata
APA MANFAAT YANG DISEDIAKAN SISTEM?
Tangible Benefit/Keuntungan Nyata adalah keuntungan yang dapat dengan mudah diukur. Keuntungan
nyata biasanya diukur dalam konteks penyimpanan bulanan atau tahunan atau berdasarkan profit bagi
perusahaan. Sebagai kemungkinan lain, keuntungan nyata dapat diukur dalam konteks penghematan
atau profit unit biaya.
Intangible Benefit/Keuntungan Tidak Nyata adalah keuntungan yang sulit atau tdak mungkin diukur.
Kecuali jika keuntungan ini merupakan yang paling sedikit diidentfikasi, maka mungkin banyak proyek
akan menjadi tdak layak. Jika keuntungan tdak dapat diukur, maka sangat sulit untuk menerima validitas
analisis cost-benefit yang didasarkan pada data yang tdak lengkap. Beberapa analis memperdebatkan
eksistensi keuntungan tak nyata ini. Mereka memperdebatkan bahwa semua keuntungan dapat diukur;
beberapa keuntungan lebih sulit diukur dari pada yang lainnya. Contoh dari keuntungan tdak nyata
adalah peningkatan niat baik pelanggan.
APAKAH SISTEM YANG DIUSULKAN COST-EFFECTIVE?
Ada tga teknik popular untuk memperkirakan kelayakan ekonomis, disebut juga cost-effectveness:
analisis payback, return on investment, dan net present value.
Pilihan teknis seharusnya mempertmbangkan audiens yang akan menggunakannya. Sebenarnya, semua
manajer yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis sangat mengenal ketga teknik tersebut. Sebuah
konsep yang seharusnya dapat diaplikasikan pada tap teknik tersebut adalah penyesuaian biaya dan
keuntungan untuk merefleksikan nilai waktu terhadap uang.
NILAI WAKTU TERHADAP UANG
Sebuah konsep yang digunakan oleh ketga teknik tersebut adalaah nilai waktu terhadap uang. Satu dolar
saat ini bernilai lebih dari satu dolar pada satu tahun mendatang. Anda dapat menanamkan dolar saat
ini, dan dengan bunga yang ters meningkat, anda akan memiliki lebih dari satu dolar setahun
mendatang.
Beberapa biaya sistem akan berkembang sesudah implementasi. Selain itu, semua keuntungan sistem
baru akan berkembang di masa depan. Sebelum analisis cost- benefit, biaya tersebut harus dikonversi ke
nilai dolar saat ini.
Misalkan kita akan merealisasikan keuntungan $20.000 dua tahun mendatang. Berapakah nilai dolar saat
ini untuk keuntungan $20.000 itu? Jika return on investments saat ini sekitar 10 % maka investasi
$16.528 saat ini akan kembali pada kita $20.000 dalam dua tahun.
Karena suatu proyek lebih sering dibandingkan dengan proyeek lain yang memiliki waktu hidup berbeda,
maka teknik analisis tme-value telah menjadi metode cost-benefit yang lebih disukai bagi sebagian besar
manajer. Dengan biaya dan keuntungan tme-adjustng, anda dapat meningkatkan teknik cost-benefit
berikut.
PAYBACK ANALYS
Payback analys merupakan metode yang sederhana dan popular dalam menentukan bagaimana dan
kapan sebuah investasi akan balik modal. Karena biaya pengembangan sistem telah ada jauh sebelum
keuntungan mulai bertambah, maka akan membutuhkan waktu lama bagi keuntungan untuk melampaui
biaya. Sesudah implementasi, anda akan mengeluarkan ongkos operasi tambahan yang harus diperoleh
kembali.
Payback analys menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan sebelum keuntungan yang meningkat
dan berkelanjutan. Periode waktu itu disebut payback period.
Pada gambar diatas kita melihat sebuah sistem informasi yang akan dikembangkan dengan biaya
$418.040. biaya operasi bersih yang diperkirakan untuk tap enam tahun mendatang juga ditunjukkan
dalam table. Juga ditunjukkan keuntungan bersih yang diperkirakan selama enam tahun operasi yang
sama. Berapa payback period-nya?
Pertama, kita menentukan biaya dan keuntungan untuk nilai waktu terhadap uang (yaitu, menetapkan
nilai tersebut ke nilai dolar saat ini). Dengan cara: nilai dolar saat ini pada tahun n tergantung pada
discount rate. Discount rate adalah presentase serupa dengan tngkat suku bunga yang anda peroleh
pada tabungan anda. Pada banyak kasus discount rate untuk bisnis adalah opportunity cost untuk
menanamkan modal pada proyek lain, termasuk kemungkinan berinvestasi di pasar saham, dll.
Kemungkinan lain, discount rate dapat menggambarkan apa yang dianggap oleh perusahaan sebagai
return on investment yang dapat diterima.
Misalkan discount rate untuk perusahaan contoh kita adalah 12 persen. Nilai saat ini disebut present
value, untuk dolar di masa mendatang dapat dihitung dengan rumus berikut:
PVn=1/(1+i)n
PVn merupakan present value $1.00 n tahun dari saat ini dan I adalah discount rate. Oleh karena itu,
present value dolar dua tahun dari sekarang adalah:
PV2=1/(1+0,12)2=0.797
Pada gambar sebelumnya, perhatkan bahwa kita telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada
contoh ke present value. Perhatkan pula bahwa discount rate pada tahun 0 adalah 1.000. present value
dolar oada tahun 0 adalah $1. Dengan kata lain, jika anda memiliki satu dolar saat ini, maka dolar
tersebut bernilai tepat $1.
Perhatkan biaya dan keuntungan seumur hidup kumulatf. Biaya seumur hidup secara berangsur-angsur
meningkat dalam periode 6 tahun karena muncul biaya operasi. Tetapi perhatkan juga keuntungan
seumur hidup bertambaah pada tngkat yang lebih cepat. Keuntungan seumur hidup akan melampaui
biaya seumur hidup antara tahun 3 dan 4. Dengan membuat grafik membuat biaya dan keuntungan
tme-adjusted seumur hidup kumulatf, kita dapat memperkirakan bahwa break-even point akan menjadi
kira-kira 3,5 tahun sesudah sistem mulai dioperasikan.
Perlu diperhatkan bahwa anda dapat melakukan payback analysis tanpa melakukan tme-adjustng pada
biaya dan keuntungan. Hasilnya adalah 2,8 tahun payback yang tampak lebih menarik dari pada 3,5
tahun yang kita hitung.
ANALISIS RETURN-ON-INVESTMENT
Teknik analisis return-on-investment (ROI) membandingkan keuntungan seumur hidup pada solusi atau
proyek otomats. ROI untuk solusi atau proyek adalah tngkat prosentase yang mengukur hubungan
antara jumlah yang di dapat kembali bisnis tersebut dari sebuah investasi dan jumlah yang
diinvestasikan. ROI seumur hidup untuk solusi atau proyek potensial dihitung sbb:
ROI Seumur hidup=(Keuntungan seumur hidup terestimasi-Biaya seumur hidup terestimasi)/Biaya
seumur hidup terestimasi
Solusi yang menawarkan ROI tertnggi merupakan solusi yang terbaik. Akan tetapi sebagaimana halnya
dengan analisis payback, bisnis dapat menetapkan ROI minimum yang dapat diterima untuk semua
investasi. Jika tdak ada solusi alternatve yang memenuhi standar minimum maka tdak ada alternatve
yang layak secara ekonomis. Sebagaimana analisis payback, kita dapat menghitung ROI tanpa melakukan
tme-adjustng.
NET PRESENT VALUE
Net Present Value pada alernatf investasi dianggap sebagai teknik cost-benefit yang lebih disukai oleh
banyak manager terutama yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis. Pada awalnya pebisnis
menentukan biaya dan keuntungan tap tahun pada umur-hidup sistem. Pebisnis juga perlu menetapkan
semua biaya dan keuntungan ke nilai dolar.
Gambar diatas mengilustrasikan teknik net present value. Biaya digambarkan sebagai aliran kas negatve,
sedangkan keuntungan digambarkan dengan aliran kas positf. Kitaa telah menetapkan semua biaya dan
keuntungan pada contoh kita ke present value. Perlu diingat lagi bahwa discount rate pada tahun 0
adalah 1.000 atau $1.
Sesudah memotong semua biaya dan keuntungan, kurangi jumlah biaya yang telah dipotong dengan
jumlah yang telah dipotong untuk menentukan net present value. Jika hasilnya positf, maka investasi
tersebut bagus. Jika negtf, maka investasi tersebut buruk. Pada saat membandingkan banyak solusi
ataau proyek, maka satu pilihan dengan net present value positf tertnggi adalah investasi terbaik. Hal
ini daapat dilakukan bahkan jika alternatve tersebut memiliki umur-hidup berbeda.
ANALISIS KELAYAKAN SISTEM KANDIDAT
Selama fase analisis keputusan dalam analisis sistem, analisis sistem mengidentfikasikan solusi sistem
kandidat kemudian menganalisis solusi itu untuk mengetahui kelayakannya. Kita telah membahas kriteria
dan teknik analisis. Pada bagian ini, kita mengevaluasi sepasang teknik dokumentasi yang dapat sangat
meningkatkan perbandingan dan perbedaan solusi sistem kandidat. Keduanya menggunakan format
matriks. Kegunaan matriks ini adalah untuk menggambarkan kandidat dan rekomendasi pada
manajemen.
MATRIKS SISTEM KANDIDAT
Matriks pertama memungkinkan kita membandingkan sistem kandidat pada basis beberapa
karakteristk. Candidate Systems Matrix atau Matriks Sistem Kandidat mendokumentasikan kemiripan
dan perbedaan antara sistem kandidat; akan tetapi tdak menawarkan analisis.
Kolom matriks menggambarkan solusi kandidat. Analis yang berpengalaman selalu mempertmbangkan
banyak pilihan implementasi. Paling tdak satu diantara pilihan tersebut adalah sistem yang sudah ada
karena berfungsi sebagai dasar untuk membandingkan alternatve tersebut.
Baris pada matriks menggambarkan karakteristk yang membedakan kandidat. Untuk memenuhi
kebutuhan buku ini, kita mendasarkan beberapa karakteristk pada blok pembangun sistem informasi.
Pembagian nya adalah sebagai berikut:
1. Stakeholder – mengidentfikasi bagaimana sistem berinteraksi dengan orang lain dan sistem yang
lain
2. Pengetahuan – mengidentfikasi bagaimana penyimpanan data akan diimplementasikan dan
bagaimana output akan dihasilkan.
3. Proses – mengidentfikasi bagaimana proses bisnis manual akan dimodifikasi, bagaimana proses
computer akan diimplementasikan. Untuk selanjutnya, kita memiliki sejumlah pilihan, termasuk
proses online versus batch dan perangkat lunak terpaket versus built-in-house.
4. Komunikasi – mengidentfikasi bagaimana proses dan data akan disalurkan. Kita dapat
mempertmbaangkan beberapa alternatve – misalnya, solusi sentralisasi versus desentralisasi
versus terdistribusi versus kerjasama (client/server).
TEMPLATE MATRIKS SISTEM KANDIDAT
Nama Kandidat 1
Stakeholder
Pengetahuan
Nama Kandidat 2
Nama Kandidat 3
Proses
Komunikasi
Sel pada dokumen matriks apapun karakteristknya membantu pembaca untuk memahami perbedaan
antara pilihan-pilihan itu. Gambar diatas mengilustrasikan struktur dasar matriks itu.
Sebelum mempertmbangkan beberapa solusi, kita harus mempertmbangkan beberapa batasan pada
solusi tersebut. Batasan solusi menyesuaikan dengan bentuk keputusan arsitektural untuk menyertakan
urutan dan konsistensi pada aplikasi. Misalnya, arsitektur teknologi mungkin membatasi solusi pada
relatonal database atau jaringan client/server.
Ada beberapa pendekatan untuk mengidentfikasi solusi kandidat, antara lain:
1. Mengenali ide dan opini pengguna – di seluruh proyek sistem, pengguna daapat menyarankan
solusi yang manual atau technology-related. Saran mereka perlu dipertmbangkan.
2. Mengkonsultasikan standar metodologi dan arsitektur – banyak metodologi organisasi dan
standar arsitektur yang menunjukkan bagaimana pemilihan solusi teknologi dan teknologi apa
yang digunakan.
3. Brainstorming solusi yang mungkin – brainstorming merupakan teknik yang efektf untuk
mengidentfikasi solusi yang mungkin. Terutama jika dikerjakan menggunakan pendekatan atau
kerangka kerja terorganisisr sepert blok pembangun IS atau karakteristk IS lain.
4. Mencari referensi – analis seharusnya mengumpulkan ide dan opini dari orang lain dan
organisasi lain yang telah mengimplementasikan sistem serupa.
5. Membaca jurnal dan majalah yang sesuai – semua literatr dapaat menampilkan iklan dan artkel
yang berhubungan dengan strategi otomats, keberhasilan, kegagaln, dan teknologi.
Kombinasi pendekatan di atas dapat digunakan secara mandiri oleh anggota tm pengembang untuk
mendapatkan sejumlah solusi siste alternatve.
Karakteristik
Kandidat 1
Kandidat2
Kandidat 3
Bagian sistem yang
dikomputerisasi
COTS package platnum
Plus yang berasal dari
Entertainment Software
Soluton akan dibeli dan
dikustomisasi untuk
memuaskan kebutuhan
fungsional Member
Service
Member Service dan
operasi gudang
sehubungan dengan
pemenuhan pemesanan.
Sama dengan kandidat 2
Deskripsi ringkas bagian
sistem yang akan
dikomputerisasi dalam
kandidat ini
Keuntungan
Deskripsi ringkas
keuntungan bisnis yang
aakaan direalisasikan
paada kandidat ini.
Solusi ini dapat
diimplementasikan secara
cepat karena merupakan
solusi pembelian
Dukungan penuh
pengguna yang
membutuhkan proses
bisnis untuk Sound Stage
Inc. Ditambah interaksi
yang lebih efisien dengan
rekening anggota.
Sama dengan kandidat 2
BEBERAPA CONTOH MATRIKS SISTEM KANDIDAT
MATRIKS ANALISIS KELAYAKAN
Matriks kedua ini melengkaapi matriks sistem kandidat dengan sebuah anaalisis dan peringkat sistem
kandidat. Ini dinamakan feasibility aanaalysis matrix/matriks analisis kelayakan. Kolom matriks yang
berhubungan dengan solusi kandidat sama dengan yang ditunjukkan dalam matriks sistem kandidat.
Baris ditambahkan untuk mendeskripsikan solusi umum dan peringkat kaandidat. Format umumnya
adalah sebagai berikut:
Deskripsi
Nama Kandidat 1
Nama Kandidat 2
Nama Kandidat 3
Kelayakan Operasional
Kelayakan teknis
Kelayakan Jadwal
Kelayakan ekonomis
Peringkat
Sel yang berisi penilaian kelayakan dituliskan untuk tap kandidat. Tiap baris dapat diberi peringkat atau
nilai untuk tap standar (misalnya, untuk kelayakan operasional, kandidat dapat dirangking 1, 2, 3, dst.)
Setelah penetapan peringkat atau penilaian semua kandidat pada tap standar, maka peringkat atau nilai
akhir dicatat pada baris terakhir. Tidak semua kriteria kelayakan setara tngkat kepentngannya. Sehingga,
sebelum menetapkan peringkat terakhir, kandidat yang tdak layak menurut salah satu standar tersebut
dapat dihapus. Pada kenyataannya hal ini tdak sering terjadi.
PROPOSAL SISTEM
Merekomendasikan sebuah solusi termasuk membuat system proposal/proposal sistem.
Penyampaiannya biasanya berupa laporan tertulis resmi atau disampaikan melalui presentasi lisan
kepada pemilik dan pengguna sistem. Oleh karena itu, analisis sistem harus mampu menulis laporan
bisnis resmi dan membuat presentasi bisnis tanpa terjebak dalam pembahasan teknis maupun
alternatfnya.
LAPORAN TERTULIS
Laporan tertulis merupakan metode yang sering disalahgunakan oleh analis untuk berkomunikasi dengan
pengguna sistem. Ada kecenderungan untuk membuat laporan yang tebal agar tampak menarik. Kadangkadang laporan sepert itu diperlukan, tapi lebih sering tdak. Jika seorang manager menerima laporan
teknis setebal 300 halaman, manajer mungkin membacanya secara sabil lalu tetapi tdak membaca
keseluruhan. Dan anda dapat memastkan bahwa laporan ini tda akan dipelajari secara mendetail.
PANJANG LAPORAN TERTULIS
Berikut ini dasar- dasar umum bagaimana membatasi ukuran laporan:
1. Untuk level eksekutf manajer – satu atau dua halaman
2. Untuk level manajer menengah – tga sampai lima halaman
3. Untuk level manajer supervisor – kurang dari 10 halaman
4. Untuk level personil level pegawai – kurag dari 50 halaman
Dimungkinkan untuk mengelola laporan yang lebih besar dengan menyertakan sub laporan untuk
manajer yang berada pada level yang berbeda. Sub laporan ini biasanya termasuk bagian awal dalam
suatu laporan dan meringkas laporan itu dengan memusatkan pada hal-hal yang digaris bawahi.
SUSUNAN LAPORAN TERTULIS
Ada sebuah pola umum untuk mengelola beberapa laporan. Tiap laporan terdiri dari laporan utama dan
tambahan. Elemen utama menggaambarkan informasi actual yang akan disampaikan dalam laporan
tersebut. Karena elemen utama menyertakan informasi actual, maka semua laporan juga terdiri dari
elemen tambahan. Elemen tambahan mengemas laporan itu sehingga pembaca dapat dengan mudah
mengidentfikasi laporan dan elemen utamanya. Elemen tambahan juga menambahkan polesan
professional pada laporan tersebut.
Elemen utama laporan tertulis dapat diatur dalam salah satu dari dua format, yaitu factual dan
administratve. Format factual adalah format tradisional yang paling cocok untuk pembaca yang tertarik
pada fakta, detail dan kesimpulan. Format ini tdak sesuai bagi sebagian besar manajer dan eksekutf.
Format administratve merupakan format modern dan beroientasi hasil, yang disukai oleh sebagian
besar manajer dan eksekutf. Format ini dirancang bagi pembaca yang menyukai hasil, bukan fakta.
Format ini pada awalnya menggambarkan kesimpulan atau rekomendasi.
Format Faktual
I.
Pengenalan
Format Administratif
VII.
Pengenalan
II.
Metode Dan Prosedur
VIII.
III.
Fakta Dan Rinciannya
IX.
Ringkasan Diskusi Fakta Dan Rinciannya
IV.
Diskusi Analisis Fakta Dan Rinciannya
X.
Metode Dan Prosedur
V.
Rekomendasi
XI.
Kesimpulan Akhir
Kesimpulan
XII.
Lampiran Dengan Fakta Dan Detail
VI.
Kesimpulan Dan Rekomendasi
Kedua format menyatakan beberapa elemen umum. Pendahuluan harus menyertakan empat komponen,
tujuan laporan, keterangan masalah, lingkup proyek dan narasi penjelasan isi laporan. Bagian Metode
dan Prosedur memberi penjelasan singkat bagaimana informasi itu disajikan dalam sebuah laporan yang
sedang dikembangkan. Bagian fakta mendeskripsikan tpe data factual yang disajikan. Kesimpulan
seharusnya meringkas secara singkat laporan itu, menguji keterangan masalahnya, menelusuri, dan
merekomendasikan.
ELEMEN TAMBAHAN LAPORAN TERTULIS
Surat Pengiriman
Jenis Halaman
Daftar Isi
Daftar Gambar, Islustrasi, dan Tabel
Abstrak Ringkasan Khusus
(Elemen utaman-tubuh laporan dalam format factual maupun administratve-digambarkan pada
bagian laporan ini)
Lampiran
Diatas menunjukkan elemen tambahan atau paket padaa laporan dan hubungannya dengan elemen
utama. Sebagian dari elemen ini adalah self-explanatory. Tidak ada laporan yang didistribusikan tanpa
surat pengiriman pada penerima. Surat pengiriman memberi keterangan mengenai tpe kegiatan apa
yang dibutuhkan dalam laporan tersebut.
Abstrak atau ringkasan eksekutf merupakan ringkasan satu ataau dua halaman dari keseluruhan
laporan. Hal ini membantu pembaca untuk memutuskan apakaah laporan itu berisi informasi yang
mereka ketahui. Sebagian besar manajer akan membacanya, kemungkinan melewatkan fakta dan detail
lampiran.
MENULIS LAPORAN
Berikut ini merupakan beberapa petunjuk yang harus diperhatkan untuk menulis laporan resmi:
1. Paragraf seharusnya menyampaikan ide tunggal. Paragraf seharusnya mengalir secara lancer dari
satu paragraph ke paragraph selanjutnya. Struktur paragraph yang lemah biasanya dapat dilacak
dengan melihaat kekuraangan pada uraaiannya.
2. Kalimat seharusnya tdak terlalu kompleks. Rata-rata panjang kalimat seharusnya tdak lebih dari
20 kata.
3. Tuliskan dalam tata bahasa aktf. Tata bahasa pasif menggunakan terlalu banyak kata dan
membosankan jika digunakan terus-menerus.
4. Hilangkan jargon, kata-kata besar, dan tdak berguna.
PRESENTASI FORMAL
Untuk mengkomunikasikan informasi kepada banyak orang yang berbeda yang terlibat dalam proyek
pengembangan sistem, seorang analis sistem sering membutuhkan presentasi formal. Presentasi formal
merupakan presentasi khusus yang digunakan untuk menjual gagassan baru dan memperoleh
persetujuan daari adanya sistem baru. Presentasi ini mungkin juga digunakan untuk salah satu tujuan
berikut: menjual sistem baru, menjual ide baru, menjual perubahan, menyampaikan kritk, menetapkan
tujuan, menguji kesimpulan, menjelaskan fakta, dan laporan pengembangan. Dalam banyak kasus,
presentasi resmi mungkin menetapkan atau menambahkan lebih banyak detail pada laporan tertulis.
Presentasi menawarkan keuntungan pengaruh melalui umpan balik yang cepat dan respon yang spontan.
Audiens dapat merespon presenter, yang dapat menggunakan penekanan, jeda waktu, dan bahasa
tubuh untuk menyampaikan pesan yang tdak mungkin disajikan dalam bentuk tertulis. Kelemahan
presentasi adalah materi yang dipresentasikan biasanya mudah untuk dilupakan karena terlalu banyak
kata yang diucapkan dan panduan visual nya bersifat sementara.
PERSIAPAN UNTUK PRESENTASI FORMAL
Garis besar dan alokasi waktu untuk presentasi lisan adalah sebagai berikut:
I.
Pengenalan (seperenam dari total waktu yang tersedia)
A. Keterangan Masalah.
B. Pekerjaan yang diselesaikan sampai dengan saat itu.
II.
Bagian Presentasi (dua-pertga dari total waktu yang tersedia)
A. Ringkasan masalah dan baatasan yang ada
B. Deskripsi ringkasan dari sistem yang diajukan
C. Analisis kelayakan
D. Jadwal yang diajukan untuk menyelesaikan proyek.
III.
IV.
Pertanyaan dan kekhawatran audiens (waktu disini tdak termasuk dalam waktu yang dialokasikan
untuk presentasi dan kesimpulan; tergantung pada siapa saja yang mengajukan pertanyaan dan
menyuarakan kepentngannya.)
Kesimpulan (seperenam total waktu yang tersedia)
A. Ringkasan Proposal
B. Ajakan untuk tndakan (permintaaan otoritas yang anda butuhkan untuk melanjutkan
pengembangan sistem.
PETUNJUK UNTUK BANTUAN VISUAL
MELAKSANAKAN PRESENTASI FORMAL
Untuk meningkatkan presentasi actual anda dapat melakukan haal-hal berikut:
a. Berpakaian secara professional
b. Hindari penggunaan kata “saya” saat membuat presentasi, gunakan kata “kami/kita”
c. Jagalah kontak mata dengan kelompok dan rasa percaya diri
d. Waspada dengan sikap anda, jangan terlalu banyak gerak tangan, melangkah, dll.
Kadang-kadang saat anda presentasi, beberapa audiens mungkin tdak mendengarkan. Saran berikut ini
mungkin berguna agar orang tetap mau memperhatkan:
a. Berhent berbicara sejenak.
b. Ajukan beberapa pertanyaan kepada audiens.
c. Cobaalah sedikit humor
d. Gunakan alat bantu
e. Ubah nada suara anda
f.
Lakukan sesuatu yang tdak terduga.
Biasanya presentasi resmi akan menyediakan waktu bertanya bagi audiens. Kami menyarankan beberapa
petunjuk berikut pada saat anda menjawab pertanyaan:
a. Biasakan menjawab suatu pertanyaan dengan serius
b. Berilah jawaban pada individu yang mengajukan pertanyaan dan juga pada seluruh audiens
c. Ringkaskan jawaban anda
d. Batasi waktu yang anda gunakan untuk menjawan tap pertanyaan
e. Jujur, jika anda tdak tahu jawaban suatu pertanyaaan jangan pernah mengada-ada maupun
berbohong.
MENINDAKLANJUTI PRESENTASI FORMAL
Sangat pentng untuk menindaklanjut presentasi formal karena kata-kata yang diucapkan dan bantuan
visual yang mengesankan dalam suatu presentasi tdak akan diingat selamanya. Karena alas an ini,
sebagian besar presentasi diikut dengan laporan tertulis sehingga audiens maendapatkan salinan
informasi yang telak dikomunikasikan secara lebih permanen.
DAFTAR PUSTAKA
Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman. 2004. Systems Analysis and Design Methods
(Diterjemahkan oleh Tim Penerjemah ANDI dengan judul Metode Desain dan Analisis
Sistem).
Yogyakarta: ANDI.