SELEKSI SISTEM - Peretmuan 7.docx (31Kb)

SELEKSI SISTEM

I. Pendahuluan

  Tahap seleksi sistem adalah tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Pekerjaan ini tidak mudah dan memerlukan pengetahuan yang cukup tinggi tentang pengetahuan perangkat keras dan perangkat lunak sistem computer. Hasil dari desain sistem adalah sistem diatas kertas. Hasil desain sistem ini belum dapat diimplementasikan. Untuk dapat di implementasikan, maka komponen-komponen sistem secara fisik perlu dimiliki. Komponen fisik sistem adalah komponen teknologi yang dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak.

  Menyeleksi atau memilih teknologi untuk sistem informasi merupakan tugas yang juga tidak mudah. Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang bangun yang telah dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem (analis sistem dapat bertindak sebagai pemilih sistem) diantaranya adalah pengetahuan tentang siapa-siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dan sebagainya. Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem.

II. Penyedia Teknologi

  Terdapat beberapa macam penyedia teknologi ini, diantaranya adalah :

  1. Pabrik Perangkat Keras Merupakan perusahaan yang memproduksi perangkat keras sendiri.

  Contoh perusahaan ini adalah IBM Corporation. Perangkat keras yang diproduksi dapat berupa perangkat keras komputer atau hanya perangkat keras peripheral, seperti misalnya printer, hard disk, plotter, mouse dan lain sebagainya.

  2. Perusahaan Perangkat Lunak Merupakan perusahaan yang khusus memproduksi perangkat lunak dan dapat berupa perangkat lunak sistem (sistem operasi atau perangkat lunak bahasa) atau perangkat lunak paket aplikasi. Microsoft Inc, Borland International, Ashton – Tate merupakan contoh dari perusahaan perangkat lunak yang terkenal untuk komputer mikro.

  3. Original Equipment Manufacturer (OEM), Value Added Remarketer (VAR) dan Independent Sales Organization (ISO)

  OEM adalah penjual yang membeli dari perusahaan lain dengan volume yang besar, kemudian menambah nilai gunanya dan menjual kembali secara eceran. Didalam industri komputer, istilah OEM ini digunakan untuk penjual yang membeli komputer dari pabrik perangkat keras lainnya, menambah program – program didalamnya supaya lebih berdaya guna untuk aplikasi – aplikasi tertentu dan menjual kembali perangkat keras ini bersama dengan perangkat lunaknya sebagai satu ksatuan kepada pembeli. Istilah lain dari OEM adalah VAR. hampir sama dengan OEM dan VAR adalah ISO. OEM dan VAR biasanya hanya menambah nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibuat sendiri, sedangkan ISO mmeminenambahkan nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibeli dari perusahaan perangkat lunak lainnya.

  4. Rumah Sistem (system house) dan Turnkey System Merupakan perusahaan yang bertindak seperti taylor atau tukang jahit. Rumah sistem dapat menerima pesanan berupa sistem total atau sebagian potongan sistem. Rumah sistem dapat hanya membuat perangkat lunak aplikasi saja untuk pemesan atau bersama-sama dengan perangkat kerasnya, sehingga pemesan dapat langsung menggunakan sistem yang diinginkan.

  Sistem putar-kunci (turnkey system) adalah sistem yang lengkap. Dengan sistem yang lengkap, pemesan sistem dapat berlangsung memutar kuncinya dan sistem kaan langsung bekerja

  5. Kontraktor Program Mandiri (independent program contractor) Kontraktor program mandiri (independent program counter) merupakan orang yang akan menuliskan program komputer sesuai dengan pesanan. Kontraktor program mandiri ini akan membuat perangkat lunak aplikasi yang telah dianalisis dan didesain oleh analisis sistem. Kontraktor program mandiri berfungsi sebagai programmer di luar perusahaan pemakai program.

  6. Konsultan (consultant) Konsultan (consultant) merupakan seorang khusus yang ahli di bidang tertentu. Karena konsultan ahli dalam bidang tertentu, maka dapat dimintai pendapatnya tentang bidang yang dikuasainya tersebut. Konsultan yang bergerak di bidang industri komputer dapat dimintai pendapatnya tentang baik dan buruk dari produk yang akan dibeli. Jadi, konsultan bukan penyedia produk, tetapi penyedia jasa berupa pendapat untuk menentukan produk yang akan dibeli.

  7. Biro Jasa (service bureaus) Biro jasa (service bureaus) adalah perusahaan jasa yang menyediakan jasa pengolahan data untuk beberapa perusahaan langganannya. Langganan akan mengirimkan data yang ingin diproses ke tempat biro jasa. Data yang diterima oleh biro jasa akan diolah dan hasilnya akan dikirimkan balik ke langganan. Proses pengiriman data dan hasil pengolahan dilakukan secara off-line tidak on-line.

  Disamping itu, terdapat biro jasa time-share service. Biro jasa ini menyediakan jasa pengolahan data secara on-line.

  8. Dealer Dealer merupakan penyedia jasa dan produk yang biasanya hanya menawarkan satu macam merk tertentu saja. Produk yang dijual oleh dealer dapat berupa produk perangkat keras atau perangkat lunak sistem atau perangkat lunak aplikasi

  9. Toko Komputer Toko komputer (computer store) biasanya hanya menyediakan produk komputer mikro atau mini saja. Walaupun demikian, toko komputer yang besar akan lebih lengkap menyediakan peralatan dan alternatif untuk komputer mikro dan mini. Toko komputer yang besar biasanya juga bertindak sebagai dealer dari satu atau lebih merk.

III. Keputusan Membeli, Menyewa, atau Sewa Beli

  Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli (leasing) untuk mendapatkan perangkat keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan dan pertimbangan-pertimbangan pajak. Jika membeli, maka akan dikeluarkan dana yang besar pada awal pertama kalinya, tetapi sedikit atau tidak akan dikeluarkan dana lagi untuk pembayaran berikutnya. Jika menyewa atau sewa beli akan dikeluarkan dana yang tidak terlalu besar pada awalnya, tetapi akan tetap dikeluarkan dana untuk mengangsur pembayaran berikutnya. Dengan menyewa, hak pemilikan barang masih tetap ada di pihak pemilik barang, sedang untuk sewa beli, hak pemilikan barang akan menjadi milik penyewa pada akhir periode sewa. Jika membeli, maka hak pemilikan barang sudah menjadi hak pembeli dari awal mulanya.

  Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli untuk mendapatkan perangkat keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan dan pertimbangan – pertimbangan pajak.

  1. Keuntungan sewa: a. Membantu pemakai yang mengetahui peralatan aplikasinya tepat.

  b. Lebih diterima manajemen

  c. Menawarkan fleksibilitas tinggi

  d. Metode yang aman bagi organisasi yang tidak memiliki pengalaman tentang komputer.

  e. Biaya perawatan sudah termasuk dalam biaya sewa.

  f. Memiliki hubungan yang lebih baik dengan vendor.

  2. Kerugian sewa: a. Pemakaian sekitar 5 tahun, merupakan metode yang mahal. b. Biaya sewa cenderung naik untuk membayaran per periode.

  c. Komputer atau program baru mungkin tidak sesuai

IV. Langkah-Langkah Menyeleksi dan Memilih Sistem

  Langkah – langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem dapat dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :

  1. Memilih penyedia teknologi Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokan dalam empat kategori sebagai berikut : a. Perangkat keras yang sifatnya umum

  b. Perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi

  c. Perangkat lunak yang sifatnya umum

  d. Perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi Tidak semua penyedia produk dapat memenuhi kebutuhan ini. Tabel berikut ini dapat digunakan sebagai pedoman untuk menentukan jenis penyedia produk mana yang tepat untuk masing-masing kategori kebutuhan teknologi ini.

  Perangkat keras Perangkat lunak Umum Spesifik Umum Spesifik

  Pabrik perangkat Ya Ya Ya Tidak keras

  Perusahaan Tidak Tidak Ya Tidak

  Perangkat lunak OEM, VAR, ISO Ya Mungkin Ya Tidak

  Rumah Sistem dan Ya Ya Ya Ya

  turnkey system

  Kontraktor Tidak Tidak Ya Ya program mandiri

  Biro jasa Ya Tidak Ya Tidak pengolahan

  Dealer Ya Ya Ya Tidak Toko komputer Ya Ya Ya Tidak

  2. Meminta proposal dari penjual Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilh, maka analis sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih ini. Proposal ini nantinya akan digunakan sebagai suatu dasar penilaian untuk penyedia teknologi yang paling tepat. Calon pembeli meminta proposal kepada calon penjual dengan mengirimkan surat permintaan proposal (request for proposal atau RFP) atau surat permintaan lelang (request for bid).

  3. Menyaring penjual Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat adalah proposal yang tidak sesuai dengan yang diinginkan di RFP. Oleh karena itu, semua proposal yang masuk perlu diperiksa terlebih dahulu untuk menentukan penjual mana yang memenuhi syarat. Demo ini disebut juga dengan istilah benchmark.

  Kinerja dari benchmark menunjukan indikasi sejauh mana perangkat keras atau perangkat lunak telah berfungsi sesuai dengan yang dibutuhkan. Benchmark merupakan teknik pengetesan yang terbatas. Teknik ini tidak mencerminkan semua kebutuhan yang diinginkan, hanya terbatas pada pengetesan kecepatan saja. Faktor-faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah ujud dari perangkat kerasnya, modelnya, ujud tampilan perangkat lunak, kemudahan operasi perangkat lunak, dukungan purna jual dan lain sebagainya.

  4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum melakukan ini, perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan dan cara pemberian nilainya, supaya evaluasi ini tidak bias. Analis tingkat tertimbang merupakan teknik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal.

  Teknik ini menggunakan penimbang atau bobot untuk masing-masing faktor yang akan dinilai. Misalnya :

  Daya tahan merupakan faktor yang paling anda anggap penting, maka faktor daya tahan dapat diberi bobot 50%, faktor kecepatan 30%, faktor bentuk 15% dan faktor harga 5/%. Jika terdapat dua buah produk, komputer A dan komputer B, produk mana yang akan dipilih ? Penyelesaian:

  Kita dapat menggunakan nilai 0 sampai dengan 10 untuk nilai 0 yang terjelek dan nilai 10 yang terbaik. Cara yang lain adalah dapat dengan memberi nilai 1 untuk sangat jelek, 2 untuk jelek, 3 untuk sedang, 4 untuk baik dan 5 untuk sangat baik. Dari hasil pemberian nilai masing-masing faktor yang dikalikan dengan bobotnya, maka masing- masing faktor dapat mempunyai nilai tertimbang. Total nilai tertimbang yang paling besar untuk suatu produk merupakan produk yang dipilih sebagai berikut :

  Produk A Produk B Nilai Nilai

  Faktor Bobot Nilai Tertimban Nilai Tertimban g g tahan Kecepata

  30 4 120

  3

  90 n Bentuk

  15

  5

  75

  5

  75 Harga

  5

  4

  20

  2

  10 TOTAL 100 315 375 Dari hasil analisis ini tampak bahwa produk B mempunyai ranking yang lebih tinggi dari produk A, sehingga produk B merupakan produk yang dipilih, walaupun harganya lebih mahal dibandingkan dengan produk A. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan di dalam mengevaluasi perangkat keras yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut : a. Ketahanan

  Penilaian terhadap ketahanan suatu produk dapat dilakukan dengan cara mengetesnya dengan suatu program iterasi dalam jangka waktu proses tertentu.

  b. Kecepatan proses Penilaian ini dapat dilakukan dengan benchmark test.

  c. Bentuk Cara penilaian ini adalah dengan melihat secara langsung ujud dari perangkat kerasnya.

  d. Harga Cara penilaian ini adalah dengan melihat harga yang ditawarkan dalam proposal.

  e. Kompatibilitas Merupakan kesesuaian dengan perangkat keras pembanding lainnya.

  Perangkat keras pembanding ini dapat berupa perangkat keras tertentu yang dijadikan sebagai standar atau perangkat keras yang sudah dimliki oleh perusahaan yang akan tetap digunakan. Cara penilaian ini adalah dengan menjalankan program aplikasi yang beroperasi dengan baik diperangkat pembanding keperangkat keras yang akan di uji.

  f. Modularitas

  Merupakan kemudahan dari perangkat keras untuk dikembangkan dikemudian hari. Cara penilaian ini dengan melihat dan meminta pendapat dari oranglain yang sudah menggunakan perangkat keras tersebut.

  g. Pengendalian perangkat keras Merupakan pengendalian yang sudah terpasang (built in) didalam perangkat kerasnya. Cara penilaian ini adalah dengan mencoba langsung perangkat keras untuk pengendalian yang diinginkan.

  h. Skedul pengiriman Penilaian ini merupakan penilaian terhadap ketepatan pengiriman sesuai dengan skedul yang telah ditetapkan. Cara penilaian ini adalah dengan melihat pengalaman dari orang lain yang pernah membeli perangkat keras dari penjual yang sama. i. Pendukung dan jaminan purna jual

  Yang termasuk dari faktor – faktor ini sebagai berikut :

• Pelatihan - Dokumentasi manual yang lengkap
• Bantuan instalasi dan operasi
• Pengetesan - Garansi - Fasilitas penggantian selama perbaikan dan jaminan suku cadang
• Perawatan dan reparasi
• Reputasi penjual
• Pengalaman penjual Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan didalam mengevaluasi perangkat lunak paket aplikasi yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut :

  a. Kemudahan digunakan b. Modularitas dan kemudahan dimodifikasi

  c. Kecepatan proses

  d. Kelengkapannya

  e. Pengendalian terprogram yang ada

  f. Dukungan – dukungan

  5. Membuat kontrak Setelah semua yang memenuhi syarat telah dievaluasi dan telah didapatkan rankingnya untuk tiap-tiap proposal,maka rekomendasi perlu diberikan kepada manjemen. Setelah manjemen memutuskan penjual mana yang menjadi pemenang, maka kontrak pengadaan perangkat keras atau perangkat lunak atau pembuatan perangkat lunak perlu dibuat. Tujuan kontrak untuk membuktikan siapa yang bersalah jika terjadi perselisihan atau beda pendapat dikemudian hari dan tindakan- tindakan apa saja yang harus dilakukan.

  Hal-hal utama yang perlu dicantumkan dalam dokumentasi dalam kontrak adalah sebagai berikut: a. Jaminan garansi kerja

  Merupakan jaminan bahwa sistem akan bekerja sesuai dengan yang dijanjikan. Garansi ini dapat berupa warranties of

  chantability atau fitness for a particular purpose. Istilah jaminan

  dari kemampuan barang dagangan merupakan bentuk jaminan hanya terbatas pada item yang dibeli dengan kualitas umum dengan melakukan operasi fungsi-fungsi normal saja. Jaminan ini terhadap produk kompoter misalnya aladalah komputer harus dapat melakukan operasi umum seprti menambah, mengurangi, melakukan fungsi logika, dsb.

  b. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak Jika kontrak dibuat oleh pembeli, maka isi kontrak biasanya cenderung menguntungkan pembeli. Begitu pun sebaliknya.

  Penjual biasanya akan mencantumkan pasal-pasal didalam kontrak yang menguntungkan jika terjadi hal-hal yang mengakibatkan putus kontrak. Pasal-pasal yang mengatur kegagalan kontrak memang perlu dicantumkan dalam kontrak.

  Beberapa alternatif dapat terjadi yaitu:

• penjual dibebaskan dari segala kewajiabannya
• penjual mengembalikan 100% uang yang telah dibayarkan oleh pembeli dengan pembeli mengembalikan semua milik penjual
• pembeli menerima pengembalian kurang dari100% yang sudah dibayarkan dengan biaya-biaya yang sudah dikeluarkan oleh penjual dalam rangka kontrak kerja, seperti biaya perjalanan, akomodasi, instalsi, dan sebagainya yang telah diatur dalam kontrak.

  c. Penalti jika terjadi kegagalan Putus kontrak merupakan langkah yang drastis dan dapat merugikan penjual maupun pembeli atau kedua-duanya. Oleh karena itu putus kontrak biasanya sangat dihindari oleh pihak yang akan rugi. Kontrak umum mengatur ketentuan-ketentuan penalti terlebih dahulu untuk kegagalan-kegagalan sementara yang belum mengakibatkan putus kontrak. Kegagalan itu biasanya berupa keterlambatan pengiriman atau keterlambatan instalasi. Penalti-penalti yang dapat diterapkan jika terjadi kegagalan adalah:

• denda sebesar prosentase nilai kontrak
• denda sebesar nilai absolut - pembebasan dari biaya perawatan dan lain sebagainya.

  d. Cara pembayaran

  Ketentuan ini juga merupakan aspek yang penting dan perlu dicantumkan dalam kontrak. Semakin besar uang yang masih dipegang oleh pembeli dan belum dibayarkan kepada penjual maka penjual akan semakin bertanggung jawab. Pembeli yang hati-hati biasanya tidak setuju jika bayar harus membayar dimuka seluruh nilai kontrak barang sebelum barang diserahkan dan dapat digunakan. Biasanya cara pembayaran ini diatur dalam bentuk termin pembayaran. Termain pertama adalah pembayaran 5% saat kontrak ditandatangani. Termin kedua sebesar 25% untuk penyerahan pertama. Termin ketiga sebesar 30% setelah instalasi selesai dilakukan san termin terakhir sebesar 40% setelah sistem dapat beroperasi sesuai dengan yang dijanjikan.

  e. Pengaturan-pengaturan lain Terdapat beberapa pengaturan lain yang perlu dicantumakan dalam pasal-pasal kontrak. Pengaturan ini diantaranya adalah sebagai berikut:

• garansi purna jual
• pelatihan
• implementasi
• hak pemilikan untuk perangkat lunak
• hak menjual kepada pihak lain untuk perngkat lunak

  

KESIMPULAN

  Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang bangun yang telah dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem (analis sistem dapat bertindak sebagai pemilih sistem) diantaranya adalah pengetahuan tentang siapa-siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dan sebagainya. Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik- teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem. Untuk menyeleksi sistem terdapat 9 macam penyedia sistem. Dan juga terdapat keputusan dalam membeli, menyewa, atau sewa beli. Hal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

  cicilia_el.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/45953/Seleksi+Sistem.pdf parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/19462/H_SELECTION-x.ppt http://www.academia.edu/11346097/SELEKSI_SISTEM