Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Tata Usaha Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan
TUGAS AKHIR
PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA
KOTA MEDAN
Oleh:
YOSI JELITA
122103057
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM
Asslamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt atas limpahan rahmat
hidayah dan karunia-Nya, yang telah memberikan hikmah kesempatan, kesehatan
serta hikmah pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan. Salawat dan salam
juga semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW
beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya.
Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul
‘’PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN
TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’, yang merupakan salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam
menyelasaikan
Tugas
Akhir
ini,
penulis
telah
banyak
mendapatkan bimbingan, bantuan, arahan, serta dorongan dari brbagai pihak.
Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
i
1.
Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D, selaku Plt Rektor Universitas
Sumatera Utara.
2.
Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3.
Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu
Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Sumatera Utara.
4.
Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
5.
Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Sumatera Utara.
6.
Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si, selaku
Sekretaris
Program
Studi
Diploma
III
Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7.
Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang
telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk
membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas
Akhir ini.
8.
Bapak S. Armansyah Lubis, SH, selaku Kepala Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.
9.
Bapak Drs. Alexander, M.AP, selaku Sekretaris Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.
ii
10.
Seluruh Staf Tata Usaha serta Pegawai Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja
Kota
Medan
lainnya
yang
telah
membantu
dan
mengarahkan penulis selama proses Kegiatan Praktik Kerja
Lapangan berlangsung.
11.
Bapak dan Ibu Dosen Pengajar serta seluruh Pegawai Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
12.
Secara khusus dan teristimewa kepada Kedua Orangtua tercinta,
Ayahanda Sujeli A.Md, dan Ibunda Rosmiati Bangun S.Pd. yang
telah mengasuh, mengasihi, membimbing, memberikan dukungan
dan kasih sayang serta do’a yang tulus untuk kebaikan anakanaknya. Terimakasih untuk segala pengorbanan yang tidak
ternilai. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan kalian.
Amin ya Robbal’alamin.
13.
Saudara kandung Penulis, abang tercinta Rolly Hadinata, kakak
tercinta Utari Sulistya, dan adik tercinta Ade Melinda, yang selalu
mensuport dan membahagiakan penulis.
14.
Untuk teman magang Penulis Azlina, Mazaya Achalili dan Cindy
Febrina Sihombing, terimakasih atas kerjasama yang baik kepada
kalian selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
15.
Teman seperjuangan stambuk 2012 yang tak bisa penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih buat kalian semua.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat
banyak kekurangan
dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki
penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis
iii
iv
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR .............................................................................
DAFTAR IS .............................................................................................
DAFTAR TABEL ...................................................................................
DAFTAR GAMBAR ...............................................................................
BAB 1
PENDAHULUAN .................................................................
A. Latar Belakang ..................................................................
B. Perumusan Masalah ...........................................................
C. Tujuan Penelitian ...............................................................
D. Manfaat Penelitian.............................................................
E. Jadwal Kegiatan .................................................................
F. Sistematika Penelitian ........................................................
BAB 1I
BAB 1II
i
v
vii
viii
1
1
4
5
5
5
6
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ..............................
A. Sejarah ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
Kota Medan .......................................................................
B. Struktur Organisasi ............................................................
C. Job Description .................................................................
D. Kinerja Usaha Terkini .......................................................
E. Rencana Kegiatan ..............................................................
8
11
14
21
22
PEMBAHASAN ...................................................................
A. Sekretaris dan Surat Menyurat ..........................................
1. Pengertian Surat dan Sekretaris ............. .......................
2. Bahasa Surat .................................................................
3. Kegiatan Surat Menyurat...............................................
B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar .....................
1. Pengelolaan Surat Masuk ..............................................
2. Pengelolaan Surat Keluar .............................................
C. Syarat-syarat Surat yang Baik ..........................................
D. Fungsi dan Aneka Surat ... ................................................
E. Jenis-Jenis Surat ................................................................
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ......................
1. Penanganan Surat . ........................................................
2. Penanganan Surat Keluar ..............................................
G. Bentuk-bentuk Surat .........................................................
H. Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya ... .......................
24
24
25
27
29
35
35
40
42
43
45
46
46
47
49
49
v
8
I. Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar.
1. Prosedur Mengarsip ......................................................
2. Proses Mengarsipkan Surat ...........................................
3. Sistem Penataan Arsip ..................................................
4. Penyimpanan Arsip ......................................................
J. Analisis dan Evaluasi ........................................................
52
52
54
55
57
59
KESIMPULAN DAN SARAN ..........................................
A. Kesimpulan .......................................................................
B. Saran ..................................................................................
61
61
62
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................
63
BAB 1V
vi
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Tabel 1.1 Pelaksanaan Kegiatan Tugas Akhir ....................................
vii
Halaman
6
DAFTAR GAMBAR
No.
Gambar 2.1
Gambar 3.1
Judul
Struktur Organisasi Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ...........................................
Proses Surat menyurat Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ...........................................
viii
Halaman
13
32
PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA
KOTA MEDAN
Oleh:
YOSI JELITA
122103057
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM
Asslamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt atas limpahan rahmat
hidayah dan karunia-Nya, yang telah memberikan hikmah kesempatan, kesehatan
serta hikmah pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan. Salawat dan salam
juga semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW
beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya.
Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul
‘’PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN
TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’, yang merupakan salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam
menyelasaikan
Tugas
Akhir
ini,
penulis
telah
banyak
mendapatkan bimbingan, bantuan, arahan, serta dorongan dari brbagai pihak.
Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
i
1.
Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D, selaku Plt Rektor Universitas
Sumatera Utara.
2.
Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3.
Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu
Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Sumatera Utara.
4.
Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
5.
Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Sumatera Utara.
6.
Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si, selaku
Sekretaris
Program
Studi
Diploma
III
Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7.
Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang
telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk
membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas
Akhir ini.
8.
Bapak S. Armansyah Lubis, SH, selaku Kepala Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.
9.
Bapak Drs. Alexander, M.AP, selaku Sekretaris Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.
ii
10.
Seluruh Staf Tata Usaha serta Pegawai Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja
Kota
Medan
lainnya
yang
telah
membantu
dan
mengarahkan penulis selama proses Kegiatan Praktik Kerja
Lapangan berlangsung.
11.
Bapak dan Ibu Dosen Pengajar serta seluruh Pegawai Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
12.
Secara khusus dan teristimewa kepada Kedua Orangtua tercinta,
Ayahanda Sujeli A.Md, dan Ibunda Rosmiati Bangun S.Pd. yang
telah mengasuh, mengasihi, membimbing, memberikan dukungan
dan kasih sayang serta do’a yang tulus untuk kebaikan anakanaknya. Terimakasih untuk segala pengorbanan yang tidak
ternilai. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan kalian.
Amin ya Robbal’alamin.
13.
Saudara kandung Penulis, abang tercinta Rolly Hadinata, kakak
tercinta Utari Sulistya, dan adik tercinta Ade Melinda, yang selalu
mensuport dan membahagiakan penulis.
14.
Untuk teman magang Penulis Azlina, Mazaya Achalili dan Cindy
Febrina Sihombing, terimakasih atas kerjasama yang baik kepada
kalian selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
15.
Teman seperjuangan stambuk 2012 yang tak bisa penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih buat kalian semua.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat
banyak kekurangan
dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki
penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis
iii
iv
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR .............................................................................
DAFTAR IS .............................................................................................
DAFTAR TABEL ...................................................................................
DAFTAR GAMBAR ...............................................................................
BAB 1
PENDAHULUAN .................................................................
A. Latar Belakang ..................................................................
B. Perumusan Masalah ...........................................................
C. Tujuan Penelitian ...............................................................
D. Manfaat Penelitian.............................................................
E. Jadwal Kegiatan .................................................................
F. Sistematika Penelitian ........................................................
BAB 1I
BAB 1II
i
v
vii
viii
1
1
4
5
5
5
6
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ..............................
A. Sejarah ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
Kota Medan .......................................................................
B. Struktur Organisasi ............................................................
C. Job Description .................................................................
D. Kinerja Usaha Terkini .......................................................
E. Rencana Kegiatan ..............................................................
8
11
14
21
22
PEMBAHASAN ...................................................................
A. Sekretaris dan Surat Menyurat ..........................................
1. Pengertian Surat dan Sekretaris ............. .......................
2. Bahasa Surat .................................................................
3. Kegiatan Surat Menyurat...............................................
B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar .....................
1. Pengelolaan Surat Masuk ..............................................
2. Pengelolaan Surat Keluar .............................................
C. Syarat-syarat Surat yang Baik ..........................................
D. Fungsi dan Aneka Surat ... ................................................
E. Jenis-Jenis Surat ................................................................
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ......................
1. Penanganan Surat . ........................................................
2. Penanganan Surat Keluar ..............................................
G. Bentuk-bentuk Surat .........................................................
H. Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya ... .......................
24
24
25
27
29
35
35
40
42
43
45
46
46
47
49
49
v
8
I. Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar.
1. Prosedur Mengarsip ......................................................
2. Proses Mengarsipkan Surat ...........................................
3. Sistem Penataan Arsip ..................................................
4. Penyimpanan Arsip ......................................................
J. Analisis dan Evaluasi ........................................................
52
52
54
55
57
59
KESIMPULAN DAN SARAN ..........................................
A. Kesimpulan .......................................................................
B. Saran ..................................................................................
61
61
62
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................
63
BAB 1V
vi
DAFTAR TABEL
No.
Judul
Tabel 1.1 Pelaksanaan Kegiatan Tugas Akhir ....................................
vii
Halaman
6
DAFTAR GAMBAR
No.
Gambar 2.1
Gambar 3.1
Judul
Struktur Organisasi Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ...........................................
Proses Surat menyurat Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ...........................................
viii
Halaman
13
32