Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Tata Usaha Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan

PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA

DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN

Oleh: YOSI JELITA

122103057

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

i BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM

Asslamu’alaikum Wr. Wb

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt atas limpahan rahmat hidayah dan karunia-Nya, yang telah memberikan hikmah kesempatan, kesehatan serta hikmah pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan. Salawat dan salam juga semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya.

Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul ‘’PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’, yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan bimbingan, bantuan, arahan, serta dorongan dari brbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

ii Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu

Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.

4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua

Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.

6. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si, selaku

Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

7. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang

telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

8. Bapak S. Armansyah Lubis, SH, selaku Kepala Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Medan.

9. Bapak Drs. Alexander, M.AP, selaku Sekretaris Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

iii

mengarahkan penulis selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan berlangsung.

11. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar serta seluruh Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

12. Secara khusus dan teristimewa kepada Kedua Orangtua tercinta, Ayahanda Sujeli A.Md, dan Ibunda Rosmiati Bangun S.Pd. yang telah mengasuh, mengasihi, membimbing, memberikan dukungan dan kasih sayang serta do’a yang tulus untuk kebaikan anak-anaknya. Terimakasih untuk segala pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan kalian. Amin ya Robbal’alamin.

13. Saudara kandung Penulis, abang tercinta Rolly Hadinata, kakak tercinta Utari Sulistya, dan adik tercinta Ade Melinda, yang selalu mensuport dan membahagiakan penulis.

14. Untuk teman magang Penulis Azlina, Mazaya Achalili dan Cindy

Febrina Sihombing, terimakasih atas kerjasama yang baik kepada kalian selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.

15. Teman seperjuangan stambuk 2012 yang tak bisa penulis

sebutkan satu persatu, terima kasih buat kalian semua.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis

iv

v

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR IS ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penelitian ... 6

BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 8

A. Sejarah ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ... 8

B. Struktur Organisasi ... 11

C. Job Description ... 14

D. Kinerja Usaha Terkini ... 21

E. Rencana Kegiatan ... 22

BAB 1II PEMBAHASAN ... 24

A. Sekretaris dan Surat Menyurat ... 24

1. Pengertian Surat dan Sekretaris ... ... 25

2. Bahasa Surat ... 27

3. Kegiatan Surat Menyurat ... 29

B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 35

1. Pengelolaan Surat Masuk ... 35

2. Pengelolaan Surat Keluar ... 40

C. Syarat-syarat Surat yang Baik ... 42

D. Fungsi dan Aneka Surat ... ... 43

E. Jenis-Jenis Surat ... 45

F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 46

1. Penanganan Surat . ... 46

2. Penanganan Surat Keluar ... 47

G. Bentuk-bentuk Surat ... 49

vi

2. Proses Mengarsipkan Surat ... 54

3. Sistem Penataan Arsip ... 55

4. Penyimpanan Arsip ... 57

J. Analisis dan Evaluasi ... ... 59

BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN ... 61

A. Kesimpulan ... 61

B. Saran ... 62

vii

No. Judul Halaman

viii

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Medan ... 13 Gambar 3.1 Proses Surat menyurat Dinas Sosial dan

1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti: e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan). Informasi yang disampaikan dapat berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud lainnya. Jika ditinjau dari cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan atas dua macam, yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulis. Istilah komunikasi lisan dan komunikasi tulis, sebenarnya tidak lain karena jasa bahasa sebagai alat komunikasi terpenting sehingga bahasa dan komunikasi menjadi pasangan yang demikian padu dan tidak terpisahkan (Finoza, 2009:1).

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, unsur kerja sama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama dapat dilaksanakan dengan baik, perlu ada komunikasi. Salah satu bentuk komunikasi yang digunakan oleh suatu organisasi dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat. Dengan demikian, jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam

membantu memperlancar tercapainya tujun organisasi. Oleh karena itu, merupakan keharusan untuk daoat membuat surat dengan baik. Sebab, penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif kepada penulis maupun organisasinya.

Menurut Djuharie,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian, surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat. Menurut Caroline (2012:157), surat adalah alat komunikasi atau tertulis berisi pernyataan penulisan dan dibuat dengan tujuan menyampaikan pesan atau informasi kepada pihak lain, baik organisasi, perushaan, instansi, maupun perorangan.

Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Mengingat pentingnya peranan surat, maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar.

Menurut Wursanto (2004:108 dan 144), Pengertian surat masuk dan surat keluar, surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari

instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengirim (ekspedisi). Sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, bertempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor, atau lembaga lain.

Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatun perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Berdasarkan fakta atau fenomena yang ada, bahwa surat sekretaris pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja saat ini berfungsi untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada pihak yang bersangkutan. Informasi tersebut berupa surat permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya. Untuk menangani surat masuk dan surat keluar, sekretaris melakukan dengan baik benar sesuai dengan kaidah dan ketentuan/peraturan yang ada pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Peraturan/ketentuan tersebut dapat berupa; sekretaris

harus menyortir surat, memilah-milah surat (mengelompokkan surat berdasarkan jenis surat), sekretaris harus membaca dan memahami surat dan mendisposisikannya, pemberian nomor dan kode surat, mengagendakan surat, mengklasifikasikan surat, mengekspedisikan surat, mendistribusikan surat, pengesahan surat serta mengirim surat. Surat-surat tersebut merupakan surat masuk dan surat keluar. Dalam menangani surat menyurat pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, harus dilakukan sesuai dengan proses kegiatan surat menyurat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah dijelaskan pada Gambar 3.1 halaman 31.

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncakan.

Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan”?.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain : 1. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar dimasa yang akan datang.

2. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek.

3. Bagi Peneliti selanjutnya

Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Jl. K.H. Wahid Hasyim No. 14 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiataan

Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan

2

Pengumpulan Data

3

Penulisan Laporan Sumber: Penulis (2015)

Persiapan Tugas Akhir ini dimulai dalam waktu dua minggu, pada tanggal 16 sampai dengan 31 Maret 2015. Pada tahap pengumpulan data, dilaksanakan pada minggu keempat bulan Maret sampai bulan April 2015. Pada tahap ini, penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mengenai topik yang akan dibahas, serta mencari dan mengumpulkan bahan sebanyak mugkin dari berbagai pengarang buku demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan setiap babnya dibagi atas beberapa Sub Bab, antara lain:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II: PROFIL DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Tata Uasaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

8

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

Kota Medan sebagai ibukota Provinsi Sumatera Utara merupakan pusat pemerintahan, pendidikan, kebudayaan dan perdagangan yang terletak di Pantai Timur Sumatera dengan batas-batas wilayah, sebagai berikut :

a. Sebelah Utara berbatasan dengan Selat Malaka,

b. Sebelah Selatan, Timur dan Barat berbatasan dengan Kabupaten Deli

Serdang.

Luas wilayah kota Medan adalah 265,10 km2, yang terdiri dari kecamatan dan 151 kelurahan dengan jumlah penduduk Kota Medan tahun 2012 berdasarkan data dari Kantor Badan Pusat Statistik Kota Medan adalah 2.132.061 jiwa dengan jumlah rumah tangga (Kepala Keluarga) sebanyak 472.202 Kepala Keluarga.

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Medan yang merupakan tindak lanjut dari peraturan pemerintah nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Medan yang melaksanakan kewenangan pemerintahan dibidang sosial dan ketenagakerjaan di kota Medan sesuai dengan peraturan daerah kota Medan Nomor 2 Tahun 2009 tentang urusan pemerintah Kota Medan.

Pelaksanaan kewenangan pemerintahan dibidang sosial dan ketenagakerjaan sebelumnya ditangani oleh 2 (dua) Satuan Kerja Perangkat Daerah yaitu : Kantor Sosial Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah dibidang sosial, dan Dinas Tenaga Kerja Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah di bidang ketenagakerjaan. Sebagaimana tugas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja yang melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah di bidang sosial dan ketenagakerjaan dalam rangka kewenangan desentralisasi san dekonsentralisasi, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja mempunyai fungsi SKPD yang melakukan Perencanaan, Pelaksanaan, Monitoring, dan Evaluasi Program dan Kegiatan yang berkaitan dengan urusan sosial dan urusan ketenagakerjaan di Kota Medan.

Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tahun 2012 merupakan pertanggungjawaban atas pencapaian sasaran tahun 2012 dan langkah strategis, sebagai amanat dalam instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kenerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.

1. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

Visi adalah cara pandang kedepan kearah mana Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Tenaga Kota Medan harus dibawa agar dapat eksis, antisipasif, dan inovatif. Jadi visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan Instansi Pemerintah. Pernyataan Visi ini merupakan gambaran yang menantang tentang

keadaan masa depan yang ingin dicapai oleh Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai berikut :

“PERLUASAN, PERLINDUNGAN KERJA DAN PENGENTASAN KEMISKINAN DALAM MAASYARAKAT MENUJU MEDAN KOTA

SEJAHTERA”

2. Misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas

kesempatan kerja

b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal

c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan

d. Meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia

e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial

3. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

1) Kedudukan

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

2) Tugas Pokok

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang sosial dan ketenagakerjaan berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.

3) Fungsi

Dalam melaksanakan tugas, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja menyelenggarakan fungsi :

a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan

b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang

sosial dan ketenagakerjaan

c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan

ketenagakerjaan dan

d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan

tugas dan fungsinya. B. Struktur Organisasi

Organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang mempunyai peranan penting yang langsung berinteraksi dengan sosial. Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan dan instansi pemerintah disesuaikan dengan struktur yang ada. Fungsi dan struktur organisasi adalah untuk menentukan aktivitas–aktivitas dan memberikan wewenang kepada masing bagian untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab terhadap masing-masing perusahaan dan instansi pemerintah.

Struktur organisasi dapat mencegah terjadinya penyimpangan yang akan terjadi di dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat di terapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Struktur Organisasi pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kota Medan jo. Peraturan Walikota Medan Nomor 12 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok dan fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

Suatu perusahaan dan instansi dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Sumber : Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan (2015) Gambar 2.1

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas yang melaksanakan penyelenggaraan pelayanan bidang sosial dan ketenagakerjaan Dinas Sosial dan Teneaga Kerja Kota Medan yang terdiri dari :

1. Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menyelenggarakan tugas:

a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan

b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang

sosial dan ketenagakerjaan

c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan ketenagakerjaan dan

d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

2. Sekretariat menyelenggarakan tugas:

a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan

b) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Dinas

c) Pelaksanaan dan penyeleggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumahtanggaan Dinas

d) Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan

organisasi, dan ketataklasanaan

e) Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Dinas

f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja terdiri dari 6 (enam) bidang, yaitu : 3.1 Bidang Bina Sosial

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Bina Sosial

b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial, bimbingan sosial, kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial

c) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan bina sosial sesuai standar yang ditetapkan

d) Fasilitasi bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS)

e) Pelaksanaan pembinaan dan pelesterikan nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan, dan kesetiakawana sosial

f) Pemberdayaan Organisasi Sosial, Karang Taruna, Pekerja Sosial, Taruna Siaga Bencana, dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial lainnya

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang bina sosial

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.2 Bidang Pelayanan Sosial

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Sosial

b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang,

c) Pelaksanaan rehabilitasi sosial bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS), penanggulangan bencana dan penanganan daerah kumuh

d) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan

pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana sesuai dengan urusan pemerintah kota

e) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan kegiatan undian dan

pengumpulan dana sosial

f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang bina sosial

g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.3 Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga kerja

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pembinaan dan

Penempatan Kerja

b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup penempatan kerja dalam negeri,

luar negeri, dan informasi pasar kerja c) Pemberian informasi ketenagakerjaan

d) Pemberian pengurusan penyaluran dan penempatan tenaga kerja serta

perkuasan tenaga kerja dalam dan luar negeri

e) Pelaksnaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup

penggunaan tenaga kerja asing sesuai dengan urusan pemerintah kota

f) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian lingkup

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pembinaan dan penempatan tenaga kerja

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.4 Bidang Hubungan Industrial Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Hubungan Industrial

Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja

b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup hubungan industrial, syarat-syarat kerja dan purna kerja

c) Pelaksanaan pembinaann hubungna industrial, persyaratan kerja,

organisasi pekerja, dan pengusahaan

d) Pemerantaraan dalam hal penyelesaian Perselisiha Hubungan Industrial dan Pemutusan Hubungan kerja (PHK)

e) Penelitian, pengesahan, pendaftaran, Kesepakatan Kerja Waktu tertentu (PKWT), Perjanjian, Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Bersama (PKB), Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja (PPJP), Pengerahan Pelaksana Pekerja kepada perusahaan lain

f) Pelaksanaan proses penetapan Upah Minimum Kota (UMK) dan Upah

Maksimum Sektor Kota (UMSK)

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang

hubungan industrial syarat-syarat kerja dan purna kerja

i) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.5 Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pengawasan

Ketenagakerjaan

b) Penyusuna petunjuk teknis lingkup pengawasan ketenagakerjaan

c) Pelaksanaan pengawasan dan penyidikan terhadap

pelanggaran Norma Kerja Kesehatan dan Keselamatan Kerja, Lingkungan Kerja, Perlindubgan terhadap Jaminan Sosial Tenaga Kerja

d) Pelaksanaan pengawasan dan penggunaan tenaga kerja asing dengan

berkoordinasi kepada instansi terkait

e) Pelaksanaan pengawasan atas perusahaan-perusahaan penyedia jasa

tenaga kerja buruh

f) Pelaksanaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup

penggunaan alat-alat K-3 antara lain sesuai dengan urusan pemerintah kota.

g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang

pengawasan ketenagakerjaan

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3.6 Bidang Pelatihan dan Produktivitas

a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelatihan dan

Produktivitas

c) Penyelenggaraan pelatihan terhadap pencari kerja dan menyiapkan standarisasi, test kualifikasi dan memberikan perjanjian kepada Lembaga Pelatihan Kerja Swasta

d) Penyelenggaraan kegiatan pemagangan, pelatihan terhadap instruktur

e) Pelaksanaan pembinaan terhadap pelaksanaan latihan/kursus yang

dilakukan oleh Lembaga Latihan Swasta, Pemerintah dan Perusahaan dibidang ketenagakerjaan

f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang

pengawasan ketenagakerjaan

g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

4. Sub Bagian Umum

a) Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Umum

b) Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum c) Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah

dinas, penataan kearsipan, perlengkapan dan penyelenggaraan kerumahtanggaan dinas

d) Pengelolaan administrasi kepegawaian

e) Penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,

ketataklasanaan, dan kepegawaian

f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan Dn pengendalian

g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas h) Pelaksanaan tuga lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan

5. Sub Bagian Keuangan

a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan

b) Penyususnan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan c) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan

penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi

d) Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan

e) Penyususnan laporan keuangan Dinas

f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian

g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan tugas

h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

6. Sub Bagian Penyusunan Program

a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program

b) Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Dinas

c) Penyiapan bahan penyususnan rencana dan program Dinas

d) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian

e) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan tugas

f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

D. Kinerja Usaha Terkini

Dalam upaya mewujudkan visi dan misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dan dalam urusan kurun waktu 2011-2015, tahun anggaran 2012 adalah tahun kedua dalam priode tersebut. Namun, sangat didasari berbagai keterbatasan termasuk anggaran yang tersebut pada tahun 2012 yang relatif kurang dibandingkan dengan tugas dan target/tujuan dari kewenangan dan tanggung jawab Dinas Sosial dan Tenaga Kerja khususnya menangani urusan sosial dan urusan ketenagakerjaan.

Adapun yang menjadi sasaran, indikator kinerja dan terget yang ditetapkan dapat diuraikan sebagai berikut:

a. Sasaran Strategis (1) : Penanggulangan Kemiskinan Indikator kerjanya adalah:

1) Meningkatnya penanganan penyandang masalah kesejahteraan sosial

(PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 13%.

2) Meningkatnya penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) yang

memperoleh bantuan sosial, dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2011 adalah 13%.

3) Menigkatnya jumlah sarana sosial sebagai tempat perlindungan dan

pembinaan penyandang masalah kesejahteraan masalah kesejahteraan sosial (PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 105 unit sarana sosial.

b. Sasaran Strategis (2) : peningkatan Kesempatan Kerja dan Lapangan Kerja Baru

Indikator kinerjanya adalah:

1) Meningkatnya partisipasi angkatan kerja, dengan target yang ingin

dicapai pada tahun 2012 adalah 61%.

2) Menigkatnya pekerja yang ditempatkan, dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 35%.

3) Menigkatnya rasio daya serap tenaga kerja, dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 35%.

4) Menurunnya angka sengketa pengusaha pekerja, dengan target yang

ingin docapai pada tahun 2012 adalah 200 kasus.

5) Menurunnya persentase jumlah tenaga kerja dibawah umur, target yang ingin dicapai adalah 30% realisasi yang dicapai pada tahun 2012 adalah tidak ada Dinas memberikan izin kepada anak yang dibawah umur untuk bekerja sehingga tercapai 100% dari target yang hendak dicapai.

6) Meningkatnya kebutuhan hidup layak minimum dan meningkatnya upah

minimum regional (UMR), dengan target yang ingin docapai pada tahun 2012 adalah Rp.1.300.000.

E. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan / rencana strategis Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai berikut:

a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas

kesempatan kerja

b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal

c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan

e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial

24

PEMBAHASAN

A. Sekretaris dan Surat Menyurat

Sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan

berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical

(ketatausahaan) dan administrasi perkantoran, agar perusahaan atau instansi dapat menjalankan perusahaannya dengan efisien dan lancar demi mencapai tujuan perusahaan atau instansi itu dengan baik (Caroline, 2012:2). Tugas dan pekerjaan sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus pekerjaan-pekerjaan administrasi perkantoran dan clerical (tata usaha) saja melainkan menjadi pusat informasi perusahaan dalam bentuk pekerjaan pengetahuan (knowlage worker). Sekretaris harus melaksanakan tugas-tugas rutin, khusus, serta tugas kreatif. Salah satunya adalah menuyusun dan membuat surat menyurat (korespondensi).

Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian, kegiatan surat menyurat mempunyai peranan sebagai alat komunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga komponen, yaitu penulis, pesan, dan pembaca surat. Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana konunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Menurut Djuharie (2009:10), Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a) Biaya relatif murah

b) Tidak terikat waktu dan tempat c) Jangkauannya lebih luas

d) Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti

e) Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya f) Pesan dapat dibaca berulang-ulang.

Bagi perusahaan/instansi, surat memegang peranan penting sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihal internal dan eksternal perusahaan diakukan dengan surat menyurat. Dalam organisasi bisnis, surat menyurat terbagi menjadi:

1. Surat menyurat eksternal, yaitu surat menyurat yang ditujukan kepada

organisasi diluar organisasi itu sendiri.

2. Surat menyurat internal, yaitu surat menyurat yang digunakan antar unit kerja dalam suatu organisasi bisnis, termasuk organisasi tertulis antara kantor pusat dengan kantor cabang.

1. Pengertian Surat dan Sekretaris

Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang artinya

something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang

rahasia disebut dengan secretarium atau secreterius, dalam bahasa Prancis disebut secretari, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia pimpinan maupun perusahaan/instansi, serta membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi

sangat penting artinya. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya melalui surat.

Menurut Djuharie,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.

Menurut Barthos (2007:36), Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Menurut Finoza (2009:4), Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

Menurut Barus,dkk (2015:5), Surat adalah alat komunikasi tulis yang berisi berita/kabar, pernyataan, permohonan, keputusan, pengakuan, intruksi, ataupun sikap dan sebagainya yang diperlukan oleh seseorang, instansi atau organisasi.

Menurut Caroline (2012:157), Surat adalah alat komunikasi administrasi atau tertulis yang berisi persyaratan penulisannya dan dibuat dengan tujuan penyampaian pesan atau informasi kepada pihak lain, baik organisasi, perusahaan, instansi, maupun perorangan.

Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, pengertian surat sekretaris yaitu sebagai alat komunikasi tulis yang berfungsi untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada perusahaan, organisasi, instansi maupun kepada orang-orang yang mempunyai maksud dan tujuan tertentu. Komunikasi tulis itu berupa berita yang

akan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan tersebut, berupa surat permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya.

2. Bahasa Surat

Seperti dimuka dijelaskan bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, (Barthos, 2007:39). Hal itu akan dapat dipacai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Yang dimaksud dengan bahasa praktis, yaitu kalau :

a. Menggunakan kata-kata, yang minimum, dapat dimerngi artinya oleh penulis surat.

b. Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut. c. Kata-kata yang digunakan :

1. Sederhana

2. Umum

3. Bukan kata-kata daerah, asing dan lain-lain.

Pada bagian awal bagian buku ini sudah penulis utarakan bahwa surat merupakan salah satu produk komunikasi tulis yang penting (Finoza, 2009:53). Adapun ciri-ciri bahasa surat sebagai berikut:

1) Bahasa yang Jelas

Agar informasi yang disampaiakan dapat dipahami dengan tepat, bahasa yang dipakai harus jelas. Jelas tidak hanya berarti mudah dipahami, tetapi juga bebas dari kemungkinan salah tefsir. Bahasa yang jelas tidak tidak taksa, tidak samar, tidak meragukan sehingga dapat menempatkan gagasan dalam pikiran pembaca yang ketepatannya sama dengan yang dimaksud oleh penulis (Barus, 2015:9).

Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahsa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud (Finoza, 2009:54).

2) Bahasa yang Lugas

Kata Lugas dapat diartikan dengan ‘’polos, sederhana, bersahaja, langsung pada pokok atau penting’’. Kata Lugas dapat disejajarkan denga kata businesslike dalam bahasa Inggris, yang berarti praktis, cekatan, dan cepat (Barus,

2015:10 dan Finoza, 2009:55). Konsep yang didukung oleh lata Lugas itu

merupakan salah satu unsur atau ciri bahasa surat. 3) Bahasa yang Umum

Menurut Barus (2015:11), bahasa umum adalah bahasa yang berstruktur baku dan menggunakan kata atuapun ungkapan yang konvensional dalam korespondensi.

Kata Umum berarti ‘’untuk orang banyak atau untuk siapa saja’’. Yang dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah ‘bahasa resmi yang bermasyarakat, bahasa baku yang dipakai didepan umum, bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat’ (Barus, 2015:10 dan Finoza, 2009:58).

4) Kata yang Baku

Menurut Finoza (2009:61), yang dimaksud dengan kata baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.

Menurut Barus (2015:11), Kata Sopan barati ‘horamta denga takzim atau tertib menurut adat yang baik’. Bahasa yang sopan adalah bahasa yang menunjukkan sikap hormat kepada seseorang atau pihak tertentu. Bahasa yang sopan biasa disebut bahasa yang santun.

6) Ungkapan Tetap

Menurut Finoza (2009:63), Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih ynag berpola tetap (konstruksinya berbentuk frasa, yaitu kelompok kata nonpredikatif yang membentuk kesatuan arti).

7) Pemakaian Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)

Menurut Finoza (2009:64), Ejaan adalah seperangkat kaidah yang mengatur cara penulisan bahasa dengan menggunakan huruf, kata, dan tanda baca sebagai sarananya.

Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, bahasa surat yang baik itu harus jelas. Maksudnya, tujuan atau maksud yang disampaiakan dalam isi surat itu semua harus jelas dan tidak bertele-tele, menggunakan kata-kata yang baku, maksudnya kata-kata yang umum/biasa digunakan oleh masyarakat dan dapat dipahami, bahasa yang digunakannya dengan kata-kata yang sopan, baik dan benar, dan tidak menggunakan kata-kata mencela.

3. Kegiatan Surat Menyurat

Dalam kegiatan surat menyurat, terdapat beberapa kegiatan yakni:

Keterampilan menulis singkat (stenografi) sesuai dengan kecepatan pendiktean, pelu dimiliki oleh sekretaris. Agar apa yang didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan cepat dan tepat.

b. Pelatihan

Pelatihan adalah keterampilan untuk mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa. Baik dengan menggunakan mesin ketik atau tulisan tangan, agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain dengan mudah.

c. Transkripsi

Transkripsi adalah keterampilan unutk memindahkan arti suara yang keluar dari tape recorder kedalam bentuk tertulis. Dalam hal tidak menggunaka cara pendiktean, maka tape recorder sering digunakan untuk merekam pesan atau merekan isi surat yang akan dikirim oleh pimpinan.

d. Mengetik

Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa materi yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca/yang akan dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta pikiran. Surat akan dapat dibaca dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam suatu bentuk ketikan yang baik.

e. Mengoreksi

Konsep surat dibuat tidak berulang kali. Sekretaris harus dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atau pengetikan dalam arti bentuk suratnya.

f. Penandatanganan

Langkah terakhir dari menyiapkan surat adalah menendatangankan surat yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinan akan bersedia menandatangani surat yang telah sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan.

g. Penggandaan

Yaitu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi naskah. Untuk melaksanakan tugas ini, sekretaris perlu mengetahui cara pengoperasian mesin stensil, photo copy, komputer, dan lain-lain.

h. Penghitungan

Yaitu kegiatan penunjang yang berupa penghitungan yang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan bermacam-macam kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yang saling menunjang dan tidak berdiri sendiri.

Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, kegiatan surat menyurat dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut:

Sumber : Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan (2015) Gambar 3.1

Proses Surat Menyurat Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan

Berikut penjelasan dari proses kegiatan surat menyurat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja yang tertera pada gambar diatas.

Tahap awal pada kegiatan surat menyurat dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar ini, datang dari berbagai lembaga, instansi, masyarakat, dan lain-lain. Beberapa surat-surat masuk yang telah ditemukan, terdapat berbagai ragam

masalah dengan berbeda kasus, seperti tidak menerima gaji/upah kerja, serikat buruh, PHK, kecelakaan dan sebagainya.

a. Kasubbag Umum

Surat-surat tersebut diserahkan ke Kasubbag Umum. Disini para pegawai yang menangani bagian surat menyurat dan akan mengangendakan surat-surat yang telah masuk dan surat keluar dengan memberikan nomor surat dan stempel guna menandakan bahwa surat tersebut telah masuk dan siap diperiksa ulang oleh sekretaris dan kadis.

b. Sekretaris

Surat yang telah selesai di agendakan kemudian diteruskan/diajukan kepada Kepala Dinas melalui sekretaris, guna pengecekan ulang dan pemberian stempel dari sekretaris.

c. Kadis (Kepala Dinas)

Surat masuk dan surat keluar akan dicek kembali oleh Kepala Dinas, kemudian diserahkan ke sekretaris untuk didisposisi, dan akan disalurkan kebidang. Setelah itu diserahkan lagi ke Sub Bagian Umum. Surat-surat yang dicek tersebut akan disesuaikan, masuk dalam bagian bidang apa surat-surat tersebut nantinya untuk ditangani.

d. Kasubbag Umum

Surat yang telah didisposisi oleh sekretaris kemudian dicatat kedalam buku agenda kemudian dikembalikan lagi ke Sub Bagian Umum untuk didistribusikan dan akan diserahkan lagi ke sekretaris dan ke bidang yang bersangkutan. Setelah didistribusi kemudian dicatat ke dalam buku ekspedisi dan di antar ke bidang masing-masing. Selanjutnya akan dikelolah dengan

menggunakan database computer untuk mempermudah jalanya proses pendistribusian bagian bidang. Selanjutnya sekrataris memberikan tanda centang pada buku agenda bahwa surat tersebut sudah keluar. Bidang-bidang yang terdapat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah Bidang Pengawasan, Bidang Pentaker (Penempatan Tenaga Kerja Asing), Bidang Binsos (Bina Sosial), Bidang Pelsos (Pelayanan Sosial), dan Bidang Syaker. Diberbagai bidang inilah surat-surat tersebut yang nantinya akan diserahkan dan ditangani.

e. Kabid dan Sekretaris

Proses selanjutnya surat-surat tesebut yang ditangani oleh masing-masing Kepala Bidang (Kabid), didisposisikan lagi ke Kasie (Kepala Seksi). Kemudian Sekretaris juga mendisposisikannya ke Sub Bagian (Subbag).

f. Kasie dan Subbag

Setelah selesai maka surat akan diperiksa, diproses dan diteliti oleh masing-masing Kepala Seksi dan Sub Bagian.

g. Paraf

Setelah surat telah diproses dan diteliti oleh Kasie dan Subbag, kemudian surat tersebut diparaf oleh Kepala Seksi, Kepala Bidang, Sub Bagian, dan Seketearis.

h. Kadis

Setelah semua surat diparaf, kemudian surat diserahkan kepada Kepala Dinas untuk ditandatangani.

i. Kasubbag Umum

Setelah ditandatangani oleh Kepala Dinas, kemudian diserahkan lagi ke Kepala Sub Bagian Umum (Kasubbag Umum) untuk diberi penomoran surat,

cap/stempel Dinas, untuk di arsipkan. Setelah semua selesai, surat akan di distribusikan kebidang yang bersangkutan kemudian akan disampaikan kepada lembaga, instansi atau pikhak yang bersangkutan/pengguna yang memiliki surat tersebut.

B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Thomas (2003:1), Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Setiap ada surat masuk, sekretaris harus segera meneliti dengan cermat dan secepatnya disampaikan kepada pimpinan. Surat-surat yang diteliti, segera disampaikan setelah keadaan pimpinan tidak dalam keadaan sibuk atau masih menerima tamu.

Tugas-tugas sekretaris dalam pengelolaan surat-surat masuk adalah sebagai berikut:

a. Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan. b. Mendistribusikan surat-surat masuk yang telah diberi disposisi oleh pimpinan

kepada para pejabat atau unit kerja yang tercantum dalam disposisi.

c. Menyampaiakan dan meneruskan surat-surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan ke bagian arsip atau ekspedisi ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut.

a. Pengelolaan Surat Penting Masuk 1) Penerima Surat, bertugas:

i. Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya

ii. Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/nama pejabat).

iii. Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.

iv. Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya).

Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.

v. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat

atau pada sampul surat untuk surat tertutup. 2) Pencatat Surat, bertugas:

Pada dasarnya surat, baik surat masuk ataupun surat keluar, perlu dicatat. Pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Cara pencatatan dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat surat, yaitu surat penting dan surat biasa juga surat rahasia.

3) Pengarah/Pengendali surat, bertugas:

i. Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.

ii. Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.

iii. Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan.

iv. Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:

a. Pimpinan unit pengolah, bertugas:

i. Menulis disposisi/intruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas tata usaha unit pengolah.

ii. Mengembalikan surat serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke tata usaha unit pengolah.

b. Tata unit pengola, bertugas: i. Menerima surat

ii. Menyimpan surat untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah,

kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.

c. Pengolah surat/pelaksana, bertugas:

i. Menerima surat beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada

disposisi pimpinan, dari tata usaha pengelola, kemudian

memproses/melaksanakan tugasnya sesuai intruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.

ii. Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke tata usaha unit pengolah.

iii. Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan. 5) Penata Arsip/Penyimpanan Arsip/Arsiparis, bertugas:

i. Menerima surat yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya.

iii. Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode. b. Penngelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk

1) Pencatat, bertugas:

a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam lembar pengantar rangkap dua.

b) Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah. c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.

2) Unit pengolah, bertugas:

a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua. b) Menyimpan lembar pengantar II

c) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan. d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat

kepada pengolah/pelaksanaan. c. Pengelolaan Surat Rahasia Masuk

Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.

Pengelolaan surat-surat masuk pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, yaitu:

1) Surat diterima di Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.

2) Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampirkan)

3) Kemudian surat ditulis kedalam buku Agenda lalu klasifikasikan (tergolong surat masuk dan surat keluar). Hal-hal yamg ditulis kedalam Buku Agenda adalah nomor urut surat, nomor surat, tujuan (kepada siapa surat tersebut ditujukan),

nama pengirim (nama perusahaan/instansi/lembaga/organisasi, dan nama orang/masrakat), perihal (isi surat), dan keterangan (siapa yang akan menindaklanjuti surat tersebut).

4) Sekretariat/Tata Usaha membuat lembar disposisi yang nantinya akan

diajukan kepada Kepala Dinas. Hal-hal yang harus diisi Sekretariat/Tata Usaha ke dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nomor urut surat yang di Buku Agenda, kode, nama pihak yang bersangkutan, perihal dan disarankan kebidang mana surat tersebut ditujukan.

5) Surat-surat masuk beserta lembar disposisi diantarkan keruang Sekretariat untuk diperiksa kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas. Kemudian Kepala Dinas akan memerikasa dan membaca surat, serta mengisi lembar disposisi tersebut. Tujuan pengisian lembar disposisi tersebut adalah untuk mengetahui bagaimana tindak lanjut dari Kepala Dinas terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Kepala Dinas yaitu tanggal (tanggal penyelesaian surat), kepada siapa (kebidang apa yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya Kasubbag Umum, Kasubbag Program, Kabid Syaker dan sebagainya), setelah semuanya ditindaklanjuti dan diproses, kemudian di paraf oleh Kepala Dinas.

6) Lembar disposisi yang telah diisi oleh Kepala Dinas diserahkan kembali

kepada Sekretariat/Tata Usaha kemudian melaksanakan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.

7) Surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada petugas atau pegawai dari pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi.

2. Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Thomas (2003:17), Langkah-langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam mengelola surat keluar adalah pertama-tama surat yang akan dikirim ke luar terlebih dahulu diletakkan diatas meja pimpinan unutk ditandatangani pimpinan. Setelah syrat-surat itu ditandatangani, diambil kembali oleh sekretaris untuk meneliti kembali, yaitu:

a. Apakah surat-surat tersebut telah ditandatangani semua?

b. Apakah semua sutrat telah diberi nomor surat, tanggal surat, dan lampiran yang diperlukan?

c. Apakah penulisan alamat sudah lengkap?

d. Apakah semua surat sudah distempel dengan betul? a. Pengelolaan Surat Penting Keluar

1) Unit Pengolah, bertugas:

i. Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan dapat pula dilakukan oleh unit pengelolah.

ii. Diserahkan ke unit kearsipan. iii. Diproses di unit pengolah. 2) Pencatat, bertugas:

i. Meneliti kelengkapan surat dan pengisian surat.

ii. Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul

amplopnya.

iii. Surat dicap tanggal pengirim surat, kemudian diparaf dan dikembalikan ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.

iv. Diserahkan ke panata arsip untuk disimpan. b. Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar 1) Unit Pengolah, bertugas:

a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar

b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit

kearsipan. 2) Pencatat, bertugas:

a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.

b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II.

c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatatan sebagai bukti penyampaian. Pengelolaan surat-surat keluar pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, yaitu:

1) Surat yang akan dikirim diterima di bagian Tata Usaha/Sekretariat. Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian Sekretaris Kepala Dinas. Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Kepala Dinas, maka sekretaris terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan dikirim lalu mengetiknya.

2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas untuk disetujui. Bila Kepala Dinas merasa surat tersebut masih butuh perbaikan/revisi, maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan perintah Kadis.

3) Setelah surat disetujui, maka Sekretaris Kadis akan memberi nomor surat keluar dan membubuhkan stempel tanggal.

4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam map (untuk semua surat

yang ditandatangani oleh Kepala Dinas). Untuk surat yang tidak perlu ditandatangani oleh Kepala Dinas, tetapi perlu tindak lanjut dari Kepala Dinas. Untuk surat-surat biasa/rutin dan rahasia, harus ditandatangani langsung oleh Kepala Dinas.

5) Setelah ditandatangani Kepala Dinas, maka selanjutnya membubuhkan

stempel Dinas Sosial dan Tenaga Kerja pada tandatangan Kepala Dinas.

6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu dicatat ke dalam Buku Agenda.

7) Setelah dicatat kedalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah

mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju melalui kurir atau kantor pos. C. Syarat-Syarat Surat yang Baik

Menurut Barthos (2007:37), Syarat-syarat surat yang baik harus: a. Obyektif dan bukan subyektif.

b. Sistimatis susunan isi surat c. Singkat, tidak bertele-tele

d. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa e. Lengkap isinya

f. Sopan

g. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan

Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti diatas maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu:

1) Menguasai permasalahannya 2) Menguasai bahasa tertulis

3) Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

Syarat-syarat surat yang baik pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan antara lain harus :

1. Jelas, (jelas kapada siapa surat itu dituju, darimana asal surat itu, dan isi surat itu mengatakan tentang apa)

2. Isi surat harus lengkap, singkat dan tidak bertele-tele

3. Bahasa surat yang digunakan harus sopan dan menggunakan kata-kata yang

umum agar mudah dimengerti

4. Susunan isi suratnya yang sistematis dan penulisan huruf atau kata-katanya dengan benar dan sesuai EYD

5. Bentuk surat dan kualitas kertas surat harus yang baik, ketikan isi surat harus rapi dan tidak berantakan.

D. Fungsi dan Aneka Surat Sekretaris 1. Fungsi Surat

Menurut Djuharie,dkk (2009:12), Surat merupakan salah satu serana komunikasi berbahasa tulisan. Menurut Djuharie dan Finoza, didalam bukunya terdapat beberapa fungsi surat sebagai berikut:

1. Sebagai alat komunikasi 2. Sebagai duta/wakil penulis 3. Sebagai alat pengingat

4. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan 5. Sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan

6. Sebagai tanda bukti tertulis 7. Sebagai tanda keamanan

8. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga.

Fungsi surat pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan tenaga Kerja merupakan sebagai alat komunikasi tulis dan alat pengingat bagi Sekretariat, sebagai alat bukti tertulis dan menjadi pedoman yang baik dalam melaksanakan tugas kerja, serta sebagai alat bantu untuk mempermudah berkomunikasi yang baik.

2. Aneka Surat Sekretaris

Surat-surat resmi yang akan diuraikan pada bagian ini, antara lain: Surat undangan, surat keterangan, surat kuasa, surat tugas, surat pengantar, pengumuman, surat permohonan, surat edaran, surat siaga, surat lamaran pekerjaan, surat perjanjian, Surat Keputusan, surat kawat/telegram, berita acara, intruksi, surat pemberitahuan, surat pertanyaan, memorandum dan nota, surat janji temu, surat ucapan, lembar disposisi.

Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, adapun surat sekretaris beraneka ragam, seperti surat permohonan, surat panggilan, surat lamaran kerja, surat perintah, surat tugas, surat izin dinas/pelatihan, surat keputusan, surat pernyataan, surat pemberitahuan, surat resmi, surat dinas, surat pribadi, surat undangan, memo dan nota, surat ucapan, lembar disposisi, dan surat segera.

E. Jenis-jenis Surat

Menurut Barthos (2007:37), Surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Menurut wujudnya: Kartu pos, surat bersampul, memorandum dan nota, dan

surat pengantar.

2. Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan,

surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, surat pesanan, dan lain-lain.

3. Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. 5. Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa. 6. Menurut Urgancy penyelesaianya: Surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa.

7. Menurut prodesur pengurusanya: Surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya: Surat intern dan surat ekstern.

Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, Jenis-jenis surat sekretaris antara lain:

1. Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat peringatan,

surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat permintaan dan penawaran, dan lain-lain.

2. Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa. 3. Menurut prodesur pengurusanya: Surat masuk dan surat keluar.

4. Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat yang isinya masalah sosial.

5. Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Adapun cara penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan :

1. Penanganan Surat Masuk

Proses penanganan surat masuk dimulai dari berikut ini: a. Tahap Penyortiran

Sekretaris melakukan penyortiran surat terlebih dahulu dengan mengelompokkan surat berdasarkan surat dinas, surat pribadi pimpinan, atau surat iklan.

b. Tahap Pencacatan Surat

Tahap selanjutnya sekretaris harus melakukan pencacatan surat masuk ke buku agenda dengan memanfaatkan buku pencatatan.

c. Tahap membuka dan Membaca Surat

Sekretaris dapat melakukan dengan membuka pembukaan sampul (amplop), kemudian mengeluarkan surat dari sampul, meneliti surat, dan membaca isi surat secara cepat dengan teliti serta memahami isi surat.

d. Tahap Disposisi Surat

Setelah surat dibuka dan dibaca, sekretaris melakukan mencatat kode surat, nomor surat, nama/dari mana asal surat tersebut berasal, tujuan/kepada siapa surat tersebut di tujukan, dicatat dalam lembar disposisi, kemudian dicatat pula kedalam buku agenda.

Penanganan surat masuk pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang pertama terlebih dahulu melakukan penyortiran surat-surat masuk (dilihat kemudian dikelompokkan surat-surat tersebut), selanjutnya sekretaris melakukan pencatatan surat yang ditulis kedalam buku agenda, kemudian membuka dan membaca isi surat (meneliti dan memahami isi surat agar sekretaris tau apa masalah dan tujuan dari isi surat tersebut). Apabila sudah mengetahuinya, disitulah sekretaris tau bahwa surat tersebut masuk kebidang apa dan akan mencataatnya nanti di lembar disposisi, langkah terakhir adalah mencatatnya ke lembar disposisi dan ke buku agenda kemudian diantarkan kepada Kepala Dinas untuk diperiksa dan dicek.

2. Penanganan Surat Keluar

Proses penanganan surat keluar dimulai dari berikut ini: a. Tahap Instruksi atau Peruntah Pembuatan Surat

Atasan/kepala dinas memberikan instruksi atau perintah kepada sekretaris untuk membuat surat. Kemudian sekretaris dengan segera membuat surat tersebut dengan mengindahkan penerapan prinsip pembuatan surat yang baik.

b. Tahap Pembuatan Konsep Surat

Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan atasan/kepala dinas. Kemudian surat yang telah selesai dikonsep tersebut, diketik dan diserahkan kembali kepada pimpinan/kepala dinas untuk diperiksa.

Konsep surat yang telah disetujui oleh atasan/kepala dinas dan diperbaiki oleh sekretaris, selanjutnya diketik dengan menggunakan kepala surat insntansi (kop surat), dan diserahkan kembali kepada atasan/kepala dinas untuk ditandatangani dan diberikan stempel instansi.

d. Tahap Pengiriman Surat

Sebelum dikirim, sekretaris melakukan pengecekan kembali surat-surat yang ingin dikirim dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

• Surat-surat yang akan dikirim tersebut sebelum dimasukkan kedalam

amplop atau sampul surat, sebaiknya dicek dahulu dan diperiksa kelengkapan surat seperti alamat surat, alamat pengirim, nomor surat, tanda tangan, cap atau stempel instansi, jumlah lampiran yang bersamaan dengan surat tersebut.

• Surat yang sudah lengkap dan siap dikirim, kemudian dibuat copy surat terlebih dahulu sebelum dikirim untuk pertinggal sebagai arsip instansi.

• Selanjutnya sekretaris dapat menyerahkannya kepada ekspeditor atau

private courier service untuk dikirim. Sekretaris meminta instansi

ekspeditor tersebut untuk menginformasikan data penerima surat pada instansi yang dituju.

Penanganan surat keluar pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang pertama melakukan pembuatan surat sesuai dengan yang diperintahkan oleh Kepala Dinas, kemudian membuat konsep surat sesuai dengan permintaan/diperintahkan dan disetujui oleh Kepala Dinas lalu surat dapat dibuat dan diketik. Untuk mengetik suratnya, harus menggunakan kop surat/kepala surat instansi, dan diberikan lagi kepada Kepala Dinas untuk

ditandatangani dan distempel. Langkah terakhir selanjutnya mengecek kembali apakah surat sudah lengkap atau tidak (seperti alamat surat,nomor surat,alamat pengirim,tandatangan,cap/stempel), kemudian memasukkan surat kedalam amplop yang tersedia kemudian menyerahkan surat tersebut kepada ekspeditor untuk dikirim.

G. Bentuk-bentuk Surat

Menurut Finoza, Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia, secara umum bentuk surat dibagi menjadi tujuh bentuk, sebagai berikut:

1. Bentuk lurus penuh (full block style) 2. Bentuk lurus (block style).

3. Bentuk setengah lurus (semi block style). 4. Bentuk lekuk (indented style).

5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragrafh style). 6. Bentuk resmi Indonesia lama (old official style).

7. Bentuk resmi Indonesia baru (new official style) H. Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya 1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat/kop surat berfungsi sebagai alat pengenal untuk memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi atau organisasi yang mengirim surat, sebagai alat pemberian informasi, sebagai iklan pada kantor-kantor tertentu.

2. Nomor Surat

Nomor surat adalah nomor urut surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Fungsi nomor surat untuk mengetahui banyaknya surat

yang keluar, memudahkan pengarsipan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika dibutuhkan, dan memudahkan petugas pengarsipan.

3. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis untuk menunjukkan kapan surat itu dikirim, bukan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat berfungsi untuk mengetahui waktu yang diberikan untuk menyelesaikan sebuah surat, sebagai referensi, pemberian informasi, serta sebagai petunjuk dalam proses pengarsipan surat.

4. Lampiran

Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan tentang dokumen/adanya sesuatu yang disertakan bersama surat yang bersangkutan.

5. Hal / Perihal

Bagian surat ini berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah pada surat yaang dikirim, tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan, dan sebagai petunjuk bagi petugas filling.

6. Alamat Surat

Alamat surat berfungsi sebagai alat petunjuk langsung bagi penerima surat, petunjuk arsiparis dalam menyimpan surat, mempermudah petugas pos, sebagai alamat luar jika menggunakan amplop/sampul berjendela.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka suatu surat digunakan sebagai kesatuan berbahsa tulis, digunakan sesuai dengan keperluan penulisan surat, sebagai tanda pembicaraan akan dimulai, dan tidk digunakan dalam surat resmi.

8. Isi Surat

Isi surat digunakan untuk menyatakan berita dan memberikan materi pokok dan subyek-subyek lainnya.

9. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai, salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat keakraban pengirim surat terhadap penerima surat.

10. Nama Organisasi

Nama organisasi digunakan sebagai pertanda bahwa surat yang dimaksud hanya mewakili organisasi/unit tertentu saja, bukan mewakili pribadi.

11. Nama Jabatan Penanda Tanganan

Nama jabatan berfungsi sebagai identitas penganggung jawab dan sebagai petunjuk bagi petugas filling.

12. Tanda Tangan

Nama jabatan dicantumkan agar diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.

13. Tembusan

Digunakan apabila ada hak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.

14. Inisial

Inisial adalah singatan nama pembuatan konsep dan pengetikan surat. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

I. Penyimpanan/Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Prosedur Mengarsip

Menurut Barthos (2007:49), Untuk dapat melaksanakan tugas kearsipan, maka juru arsip harus mengikuti prosedur mengarsip sebagai berikut:

1) Pembuatan tanda pelepas

2) Pembinaan kode

3) Pembuatan kartu petunjuk silang

4) Menggolong-golongkan

5) Penyimpanan

Mennurut Caroline (2012:142), prosedur penyimpanan arsip (filing) delakukan dengan beberapa tahapan, sebagai berikut:

1) Penerimaan dokumen

Tahap pertama dimulai dengan penerimaan dokumen, file, atau surat. Setelah menerima dokumen, file, atau surat sekretaris harus mencatatnya pada

catatan/buku surat masuk (incoming letter form), berikan catatan tanggal

penerimaan pada dokumen, file, atau surat tersebut dengan menggunakan stempel penanggalan (date stamp).

2) Tindakan

Tahap kedua adalah tahap pendistribusian. Sekretaris harus mendistribusikan dokumen, file, atau surat kepada pihak tertuju atau pimpinan. 3) Menindaklanjuti (follow Up)

Tahap ketiga adalah pengecekan. Sekretris harus memastikan bahwasanya pimpinan telah menerima dan membaca dokumen, file, atau surat tersebut. Bila memungkinkan sekretaris dapat juga mengingatkan pimpinan untuk

memberikan respons terhadap dokumen, file, atau surat yang masuk tersebut dan memastikan apakah surat tersebut telah siap untuk disimpan dan diarsip.

4) Mengumpulkan dokumen yang akan diarsipkan

Tahap keempat adalah mengumpulkan dokumen, file, atau surat. Setelah sekretaris memastikan surat tersebut telah dibaca dan direspon oleh pimpinan, sekretaris harus menaruhnya ke dalam filing tray.

5) Melakukan pengarsian (filing)

Tahap terakhir adalah melakukan penyimpanan dokumen, file, atau surat (filing). Sekretaris hendaknya meluangkan waktu untuk melakukan penyimpanan surat di tengah-tengah kesibukannya agar terhindar dari tumpukan dokumen atau surat di meja kerjanya.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya di halaman 33 dalam proses kegiatan surat menyurat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Setelah proses surat menyurat itu dilakukan, maka mengarsipkan surat itu pun dilakukan. Prosedur dalam mengarsipkan surat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja dengan berdasarkan alur kerja. Dengan adanya penyimpanan penataan arsip dapat mempermudah pencarian surat. Adapun prosedur kearsipan pada bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai berikut:

a. Terlebih dahulu menerima surat atau dokumen kemudian membacanya

dengan teliti dan seksama.

b. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan. c. Membuat petunjuk silang.

e. Menyortir, atau disebut dengan memilah-memilah atau mengelompokkan surat atau dokumen agar menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

f. Langkah terakhir selanjutnya menyimpan surat dan menyusun sesuai dengan susunan abjad kemudian diarsipkan.

2. Proses Mengarsipkan Surat

Menurut Thomas (2003:89), Proses mengarsipkan surat melalui beberapa tahap, yaitu:

1) Penerimaan surat

Petugas menerima surat yang disampaiakan oleh pengantr surat, kemudian diteliti kebenaran alamat dan selanjutnya dibubuhi paraf pada buku ekspedisi.

2) Penyortiran surat

Yaitu yang mengadakan klasifikasi surat, antara lain: a. Surat dinas dengan surat pribadi

b. Surat biasa dengan surat penting

c. Surat-surat yang sifatnya rahasia, sangant rahasia dan konfidensial. 3) Penelitian surat

Yaitu meneliti kelengkapan surat antara lain alamat surat, isi surat, lampiran surat dan yang mennandatangani surat.

4) Pencatatan surat

Yaitu mencatat surat penting pada kartu kendali dan surat biasa pada lembar pengantar.

5) Penyimpanan arsip, bertugas:

a. Menerima surat inaktif dari unit pengolah b. Menyimpan kartu kendali yang diterima c. Menata dan menyimpan surat

d. Memelihara keselamatan surat

e. Mencari kembali surat yang diperlukan.

Pada bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan tenaga Kerja Kota Medan, proses mengarsipkan surat dilakukan sama seperti menurut Thomas yang telah dijelaskan diatas. Bahwa proses mengarsipkan surat dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu penerimaan surat, penyortiran surat, penelitian surat, pencatatan surat, serta penyimpanan arsip.

3. Sistem Penataan Arsip

Menurut Caroline (2012:137), Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilaman dokumen tersebut dibutuhkan. Sistem penataan/penyimpanan surat yang dapat digunakan sebagai berikut:

a. Berdasarkan Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem abjad adalah penyelnggaraan sistem menggunakan abjad, disusun mulai dari abjad A samapai dengan Z sebagai kode.

b. Berdasarkan Sistem Subjek atau Kategori (Subject Filling System)

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, atau subjek.

c. Berdasarkan Sistem Nomor atau Bilangan (Numbers or Numerical Filing System)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai oengganti dari nama-nama orang atau badan. Pada sistem nomor terdapat tiga unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor atau buku registrasi. d. Berdasarkan Sistem Tanggal atau Kronologis (Chronological Filing System)

Sistem tanggal atau kronologis merupakan sistem penyimpana yang didasarkan pada urutan waktu, yaitu tanggal, bulan, dekade, atau abad. Biasanya digunakan untuk kantor berskala kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

e. Berdasarkan Sistem Tempat/Wilayah Geografis (Geographical Filing System) Sistem georafis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat.

f. Berdasarkan Warna (Colour Filing System)

Sistem warna digunakan sebagai simbol atau tanda saja. Sistem ini jarang sekali digunakan tetapi ada beberapa instansi yang menggunakannya sebagai identitas atau ciri khas tertentu.

Sistem penataan/penyimpanan arsip yang saat ini masih digunakan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan pada bagian Tata Usaha/Sekretariat yaitu sistem berdasarkan abjad, berdasarkan kode dan nomor/bilangan, berdasarkan tanggal atau tahun, serta berdasarkan tempat/wilayah.

4. Penyimpanan Arsip

Menurut Wursanto (2004:87), Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu

diperlukan.

b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Menurut Caroline (2012:134), Penyimpanan arsip dilakukan sebagai berikut:

1) Penyimpanan Arsip Secara Manual

a) Klasifikasi arsip, yaitu pngelompokan arsip menurut masalahnya secara sistematis dan logos berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi atau perusahaan.

b) Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip. Kode yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.

c) Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan menemukan

kembali arsip dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya.

d) Date stamp, yaitu stempel tanggal yang digunakan untuk menandai setiap dokumen yang diterima sesuai dengan tanggal pada waktu diterima dokumen tersebut.

e) Filing cabinet, yaitu lemari tempat penyimpanan surat atau arsip, biasanya arsip disimpan secara vertikal.

f) Guide, yaitu petunjuk atau pembatas arsip yang fungsinya sebagai

petunjuk atau pembatas arsip yang ada dibelakangnya.

g) Folder, yaitu map arsip yang terbuat dari plastik atau kertas tebal.

h) Clip folders, yaitu penjepit file untuk menjept dokumen agar tidak tercecer.

i) Rak arsip, yaitu rak yang fungsinya menyimpan map-map arsip atau

folder.

j) Rak sortir, yaitu rak yang fungsinya menyortir surat-surat yang akan

disimpan.

2) Penyimpanan Arsip Secara Elektronik

Beberapa media penyimpanan arsip secara elektronik yang dapa dipergunakan adalah sebagai berikut:

a) Software database atau bisnis data seperti Microsoft Access, MySQL,

Oracle, dan sebagainya.

b) USB flash disc, yaitu peranti oenyimpanan data yang berbentuk seperti pena dimana cara pemakaiannya dihubungkan ke port USB.

c) Memory card, yaitu jenis penyimpanan data seperti plastik tipis yang

biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, dan sebagainya. Penyimpanan arsip yang digunakan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan pada bagian Tata Usaha/Sekretariat yaitu:

58

e) Filing cabinet, yaitu lemari tempat penyimpanan surat atau arsip, biasanya arsip disimpan secara vertikal.

f) Guide, yaitu petunjuk atau pembatas arsip yang fungsinya sebagai petunjuk atau pembatas arsip yang ada dibelakangnya.

g) Folder, yaitu map arsip yang terbuat dari plastik atau kertas tebal.

h) Clip folders, yaitu penjepit file untuk menjept dokumen agar tidak tercecer.

i) Rak arsip, yaitu rak yang fungsinya menyimpan map-map arsip atau folder.

j) Rak sortir, yaitu rak yang fungsinya menyortir surat-surat yang akan disimpan.

2) Penyimpanan Arsip Secara Elektronik

Beberapa media penyimpanan arsip secara elektronik yang dapa dipergunakan adalah sebagai berikut:

a) Software database atau bisnis data seperti Microsoft Access, MySQL, Oracle, dan sebagainya.

b) USB flash disc, yaitu peranti oenyimpanan data yang berbentuk seperti pena dimana cara pemakaiannya dihubungkan ke port USB.

c) Memory card, yaitu jenis penyimpanan data seperti plastik tipis yang biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, dan sebagainya. Penyimpanan arsip yang digunakan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan pada bagian Tata Usaha/Sekretariat yaitu:

1. Sistem Manual

Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan penyimpanan arsip menggunakan sisteem secara manual yaitu kode arsip, Filing cabinet, Guide, Clip folders, rak arsip, dan rak sortir.

2. Sistem Kearsipan Elektronik

Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan penyimpanan arsip secara elektronik berupa Software database dan USB flash disc.

J. Analisis dan Evaluasi

1. Analisis

Menurut pendapat penulis, surat merupakan alat komunikasi atau alat bantu untuk mempermudah kita untuk berkomunikasi kepada orang lain. Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, surat dapat diartikan sebagai alat komunikasi tetulis yang sangat penting bagi berbagai pihak seperti organisasi, perusahaan, instansi, lembaga, maupun perorangan. Secara keseluruhan, penulis menyimpulkan bahwa penangnanan dan kegiatan dalam surat menyurat (surat masuk dan surat keluar) pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, harus dilakukan sesuai dengan kaidah dan peraturan yang telah ditentukan oleh instansi. Seperti mengklasifikasikan surat, mengirim surat, membuat penomoran dan kode surat, mendisposisikan dan mengagendakan surat, penyortiran surat serta pengesahan surat dan lain-lain. Dalam kegiatan surat menyurat itu, diperlukan sistem penyimpanan arsip untuk mengarsip surat. Menyimpan dan mengarsipkan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja tersebut, dilakukan berdasarkan abjad, nomor dan kode, tanggal/tahun, serta tempat atau

60

wilayah. Setiap surat harus menggunakan kata-kata yang sopan dan bahasa yang baik dan benar. Agar isi surat tersebut tampak baik, jelas, mudah dibaca dan dapat dipahami oleh pembaca surat.

2. Evaluasi

Dengan berkembangnya zaman suatu informasi atau komunikasi, masyarakat banyak menggunakan komunikasi yang canggih, seperti e-mail, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang sangat pesat digunakan, salah satunya surat menyurat. Kegiatan surat menyurat tentunya sebagai salah satu sarana konunikasi tertulis yang dipergunakan oleh berbagai pihak. Salah satunya pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Sampai sejauh ini, kegiatan surat menyurat (surat masuk dan surat keluar) pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sangat berkembang. Perkembangan dalam kegiatan surat menyurat tersebut datang dari berbagai lembaga, instansi, masyarakat, dan lain-lain. Beberapa surat-surat masuk yang telah diterima, terdapat berbagai ragam masalah dengan berbeda kasus, seperti surat pengaduan, tidak menerima gaji/upah kerja, serikat buruh, Pemutusan Hak Kerja (PHK), kecelakaan dan sebagainya.

Dari berbagai pihak ini, melaporkan agar kasus tersebut dapat segera terselesaikan, mereka meminta agar surat-surat mereka segera diproses dan diurus agar surat keluarnya cepat disiapkan. Peran sekretaris dalam menangani surat masuk dan surat keluar pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai ketentuan instansi, sebagai pelaksanaan tugas dari Kepala Dinas untuk mencapai sasaran atau tujuan instansi.

61 1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat/Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja meliputi penerimaan surat di bagian Sekretariat, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Sekretariat (bila ada lampiran), pencatatatan ke dalam buku Agenda, pengisian lembar disposisi, dan pendistribusian surat.

2. Penanganan surat keluar pada bagian Sekretariat/Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja meliputi pengkonsepan surat, pengetikan surat, perbaikan surat/ revisi surat bila perlu, pemberian nomor surat, stempel tanggal, penanada tanganan oleh Kepala Dinas pembuat komitmen, pemberian stempel Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, pencatatan ke dalam buku Agenda, dan terakhir penerimaan surat kepada alamat yang dituju. 3. Penanganan surat masuk dan surat keluar di Sekretariat/Tata Usaha

tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti, karena menggunakan peralatan yang cukup memadai (misalnya komputer, printer, yang dapat digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner, mesin fax, filling cabinet (lemari arsip), dan stempel tandatangan Kepala Dinas pembuat komitmen.

62

2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Diharapkan Sekretariat/Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota

Medan dapat mempertahankan penyelenggaraan surat-menyurat yang sudah berjalan dengan cukup baik. Dan bila perlu dapat ditingkatkan lagi. 2. Diharapkan Bagian Sekretariat/Tata Usaha dapat terus mengembangkan

keterampilan dalam pengurusan surat-menyurat agar dapat lebih terampil, teliti,dan cekatan.

3. Diharapkan Bagian Sekretariat/Tata Usaha dapat terus mempertahankan hubungan kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam hal pengurusan surat-menyurat.

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Drs. Basir. 2007. Manajeman Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Cetakan VI. Jakarta: PT Bumi Aksara. Barus, Drs. Sanggup,dkk. 2015. Korespondensi Indonesia. Medan: Universitas

Negeri Medan.

Djuhari, Setiawan,dkk. 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Bandung: CV Yrama Widya.

Finoza, Lamuddin. 2009. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Edisi XVI Revisi (3). Jakarta: Diksi Insan Mulia.

Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Penduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Akademi Permata.

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Cetakan IV. Bandung: Mandar Maju.

Wiyasa, Drs. Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Cetakan I. Jakarta: PT Pradnya Paramita.