Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Tata Usaha Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring
dengan
berkembangnya
zaman,
teknologi
komunikasi
berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang
canggih, seperti: e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram,
faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat
dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis
tersebut adalah surat.
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan). Informasi yang disampaikan dapat
berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud lainnya. Jika ditinjau dari
cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan atas dua macam, yaitu
komunikasi lisan dan komunikasi tulis. Istilah komunikasi lisan dan komunikasi
tulis, sebenarnya tidak lain karena jasa bahasa sebagai alat komunikasi terpenting
sehingga bahasa dan komunikasi menjadi pasangan yang demikian padu dan tidak
terpisahkan (Finoza, 2009:1).
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, unsur kerja sama baik kedalam
maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama dapat
dilaksanakan dengan baik, perlu ada komunikasi. Salah satu bentuk komunikasi
yang digunakan oleh suatu organisasi dengan cara tertulis, misalnya dengan
melalui surat. Dengan demikian, jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam
1
2
membantu memperlancar tercapainya tujun organisasi. Oleh karena itu,
merupakan keharusan untuk daoat membuat surat dengan baik. Sebab, penilaian
negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif kepada
penulis maupun organisasinya.
Menurut Djuharie,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian,
surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu
akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat. Menurut Caroline
(2012:157), surat adalah alat komunikasi atau tertulis berisi pernyataan penulisan
dan dibuat dengan tujuan menyampaikan pesan atau informasi kepada pihak lain,
baik organisasi, perushaan, instansi, maupun perorangan.
Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut
sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di
tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi
sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti
hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat,
jaminan, wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau
kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Mengingat pentingnya peranan surat,
maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi atau
perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu
surat masuk dan surat keluar.
Menurut Wursanto (2004:108 dan 144), Pengertian surat masuk dan surat
keluar, surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari
3
instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengirim
(ekspedisi). Sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, bertempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang)
yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim
kepada instansi, kantor, atau lembaga lain.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi,
sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan
surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan
korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam
mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi
kelancaran suatun perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan fakta atau fenomena yang ada, bahwa surat sekretaris pada
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja saat ini berfungsi untuk menyampaikan informasi
atau pesan kepada pihak yang bersangkutan. Informasi tersebut berupa surat
permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya. Untuk menangani
surat masuk dan surat keluar, sekretaris melakukan dengan baik benar sesuai
dengan kaidah dan ketentuan/peraturan yang ada pada kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan. Peraturan/ketentuan tersebut dapat berupa; sekretaris
4
harus menyortir surat, memilah-milah surat (mengelompokkan surat berdasarkan
jenis
surat),
sekretaris
harus
membaca
dan
memahami
surat
dan
mendisposisikannya, pemberian nomor dan kode surat, mengagendakan surat,
mengklasifikasikan surat, mengekspedisikan surat, mendistribusikan surat,
pengesahan surat serta mengirim surat. Surat-surat tersebut merupakan surat
masuk dan surat keluar. Dalam menangani surat menyurat pada kantor Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, harus dilakukan sesuai dengan proses
kegiatan surat menyurat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah
dijelaskan pada Gambar 3.1 halaman 31.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai
dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka
penulis memilih judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana
Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
Bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan”?.
5
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian
Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain :
1.
Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk
penyempurnaan dalam peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan
surat keluar dimasa yang akan datang.
2.
Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal
penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori
maupun praktek.
3.
Bagi Peneliti selanjutnya
Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai peranan sekretaris dalam
penanganan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Jl. K.H. Wahid
Hasyim No. 14 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat
pada Tabel 1.1
6
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Maret
No.
1
1
April
Juni
Mei
Kegiataan
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
Persiapan
Pengumpulan
2
Data
Penulisan
3
Laporan
Sumber: Penulis (2015)
Persiapan Tugas Akhir ini dimulai dalam waktu dua minggu, pada
tanggal 16 sampai dengan 31 Maret 2015. Pada tahap pengumpulan data,
dilaksanakan pada minggu keempat bulan Maret sampai bulan April 2015. Pada
tahap ini, penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan mengenai topik yang akan dibahas, serta mencari dan
mengumpulkan bahan sebanyak mugkin dari berbagai pengarang buku demi
menunjang penulisan Tugas Akhir ini.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan setiap babnya dibagi atas
beberapa Sub Bab, antara lain:
3
4
7
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur
organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan peranan
sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Tata Usaha Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam
penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Tata Uasaha Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring
dengan
berkembangnya
zaman,
teknologi
komunikasi
berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang
canggih, seperti: e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram,
faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat
dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis
tersebut adalah surat.
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan). Informasi yang disampaikan dapat
berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud lainnya. Jika ditinjau dari
cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan atas dua macam, yaitu
komunikasi lisan dan komunikasi tulis. Istilah komunikasi lisan dan komunikasi
tulis, sebenarnya tidak lain karena jasa bahasa sebagai alat komunikasi terpenting
sehingga bahasa dan komunikasi menjadi pasangan yang demikian padu dan tidak
terpisahkan (Finoza, 2009:1).
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, unsur kerja sama baik kedalam
maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama dapat
dilaksanakan dengan baik, perlu ada komunikasi. Salah satu bentuk komunikasi
yang digunakan oleh suatu organisasi dengan cara tertulis, misalnya dengan
melalui surat. Dengan demikian, jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam
1
2
membantu memperlancar tercapainya tujun organisasi. Oleh karena itu,
merupakan keharusan untuk daoat membuat surat dengan baik. Sebab, penilaian
negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif kepada
penulis maupun organisasinya.
Menurut Djuharie,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian,
surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu
akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat. Menurut Caroline
(2012:157), surat adalah alat komunikasi atau tertulis berisi pernyataan penulisan
dan dibuat dengan tujuan menyampaikan pesan atau informasi kepada pihak lain,
baik organisasi, perushaan, instansi, maupun perorangan.
Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut
sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di
tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi
sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti
hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat,
jaminan, wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau
kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Mengingat pentingnya peranan surat,
maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi atau
perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu
surat masuk dan surat keluar.
Menurut Wursanto (2004:108 dan 144), Pengertian surat masuk dan surat
keluar, surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari
3
instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengirim
(ekspedisi). Sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, bertempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang)
yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim
kepada instansi, kantor, atau lembaga lain.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi,
sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan
surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan
korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam
mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi
kelancaran suatun perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan fakta atau fenomena yang ada, bahwa surat sekretaris pada
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja saat ini berfungsi untuk menyampaikan informasi
atau pesan kepada pihak yang bersangkutan. Informasi tersebut berupa surat
permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya. Untuk menangani
surat masuk dan surat keluar, sekretaris melakukan dengan baik benar sesuai
dengan kaidah dan ketentuan/peraturan yang ada pada kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan. Peraturan/ketentuan tersebut dapat berupa; sekretaris
4
harus menyortir surat, memilah-milah surat (mengelompokkan surat berdasarkan
jenis
surat),
sekretaris
harus
membaca
dan
memahami
surat
dan
mendisposisikannya, pemberian nomor dan kode surat, mengagendakan surat,
mengklasifikasikan surat, mengekspedisikan surat, mendistribusikan surat,
pengesahan surat serta mengirim surat. Surat-surat tersebut merupakan surat
masuk dan surat keluar. Dalam menangani surat menyurat pada kantor Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, harus dilakukan sesuai dengan proses
kegiatan surat menyurat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah
dijelaskan pada Gambar 3.1 halaman 31.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai
dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka
penulis memilih judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana
Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
Bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan”?.
5
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian
Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain :
1.
Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk
penyempurnaan dalam peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan
surat keluar dimasa yang akan datang.
2.
Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal
penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori
maupun praktek.
3.
Bagi Peneliti selanjutnya
Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai peranan sekretaris dalam
penanganan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Jl. K.H. Wahid
Hasyim No. 14 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat
pada Tabel 1.1
6
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Maret
No.
1
1
April
Juni
Mei
Kegiataan
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
Persiapan
Pengumpulan
2
Data
Penulisan
3
Laporan
Sumber: Penulis (2015)
Persiapan Tugas Akhir ini dimulai dalam waktu dua minggu, pada
tanggal 16 sampai dengan 31 Maret 2015. Pada tahap pengumpulan data,
dilaksanakan pada minggu keempat bulan Maret sampai bulan April 2015. Pada
tahap ini, penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan mengenai topik yang akan dibahas, serta mencari dan
mengumpulkan bahan sebanyak mugkin dari berbagai pengarang buku demi
menunjang penulisan Tugas Akhir ini.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan setiap babnya dibagi atas
beberapa Sub Bab, antara lain:
3
4
7
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur
organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan peranan
sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Tata Usaha Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam
penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Tata Uasaha Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.