Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat saat ini,
berpengaruh sekali terhadap perkembangan bisnis disektor pemerintah maupun
swasta. Kemajuan yang dicapai dalam ilmu pengetahuan dan teknologi
mengakibatkan banyaknya perubahan untuk masa sekarang dan untuk masa yang
akan datang.Semua bersaing untuk meningkatkan profesionalisme baik di bidang
pendidikan, perkantoran, industri, perbankan, dan lain-lain.
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil
tidaknya tujuan perusahaan.Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan
sekretaris secara umum antara lain: Sebagai perantara saluran komunikasi dan
pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan
pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas, sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan
dalam ide-ide, dan sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan dan bawahan.
Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan
pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan.Dengan
demikian sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat
memegang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari, berperan
1
2
sebagai pembantu pimpinan. Dan sekretaris dapat diartikan juga seorang
pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat
menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang
kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya
yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan dan sekretaris
selalu menjadi brand disuatu perusahaan.
Tugas Sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu
guna mempermudah dalam memproses surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Sekretaris harus teliti dan cermat terhadap setiap lembar surat yang masuk dan
harus dapat membedakan antara surat penting dan tidak penting, surat rahasia,
surat sangat rahasia, konfidensial, surat biasa dan surat pribadi.
Informasi yang sangat penting bagi dunia usaha adalah rekaman dari seluruh
kegiatan bisnis itu sendiri dimulai dari awal sampai dengan akhir rekaman
kegiatan bisnis tersebut terdapat didalam arsip.Diperkantoran arsip diperlukan
untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi intern.Pengambilan
keputusan tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi
yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.
Era global ini membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa
sekretaris yang lebih professional, dengan
tingkat
kompetensi
berstandar
internasional, dalam bersaing dalam tenaga-tenaga sekretaris yang didatangkan
dari luar negeri seperti singapura dan Malaysia. Untuk itulah sekretaris di
Indonesia perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya
3
sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam proses penyusunan
arsip.
Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimiliki, memperluas
cakrawala pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan dalam
bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi mutakhir
serta harus mampu bertindak proaktif, misalnya merencanakan dan melakukan
tugas-tugasnya tanpa harus menunggu perintah pimpinan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Liang, arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Dengan
demikian arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.Kearsipan merupakan
bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus
tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip
merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip
tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola
kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan
organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Dinas
Perhubungan
Provinsi
Sumatera
Utara
merupakan
instansi
pemerintahan yang beroperasi untuk kepentingan masyarakat dan membangun
provinsi Sumatera Utara menjadi lebih baik.Oleh karena itu sistem kearsipan
sangat diperlukan guna mendukung kelancaran administrasi didalam perusahaan.
4
Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang
cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas perusahaan. Sebaliknya
administrasi yang kurang baik dan kurang mendapat perhatian akan mengganggu
aktivitas perusahaan, baik ini yang dilakukan didalam kantor maupun kegiatan
dilapangan. Maka jika hal itu terjadi akan mengakibatkan kerugian pada
organisasi atau perusahan tersebut.
Arsip perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan
dan proses pekerjaan kantor yang berdaya guna. Untuk dapat melaksanakan tugas
ini, pegawai yang bekerja di unit atau bagian kearsipan bukan hanya ditunjang
oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan
khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana
dengan baik.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam sutau perusahaan, tetapi masih
banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan
baik, dalam pelaksanaanya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan
didalam lemari yang tidak bersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali.
Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap, maka berdasarkan alasan tersebut
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan mutlak harus dilaksanakan oleh
seorang pengarsip.
Dari Uraian diatas maka dapat diketahui bahwa peranan sekretaris sangat
penting, khususnya dalam menangani arsip. Oleh karena itu, peneliti merasa
tertarik untuk menguraikannya dalam bentuk Tugas Akhir yang berjudul “Peranan
5
Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian
Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas
Akhir ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris dalam mengelola, menyusun dan
menyimpan arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui peran sekretaris dalammengelola,
menyusun dan menyimpan arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan melakukan perbaikan atau penyimpanan arsip yang
lebih baik lagi dari sebelumnya, sehingga sistem kearsipan dapat
memperlancar pekerjaan kantor.
2. Bagi Penulis
Memperdalam pengetahuan tentang pengelolaan, menyusun dan menyimpan
arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara.
6
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian
sesuai dengan judul laporan Tugas Akhir ini.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan Provinsi sumatera Utara Jl.
Imam Bonjol No. 61 Kota Medan Suamtera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal
kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel I.I
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
NO
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Februari
Maret
April
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan survey mulai pada tanggal
16 februari sampai dengan 31 Maret 2015 di Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penulisan
7
Dalam penulisan tugas akhir ini pembatasan ruang lingkup yaitu sesuai
dengan judul dan diuraikan dengan saling berhubungan satu dengan yang lain.
Agar diperoleh hasil yang memuaskan maka pembahasan isi Tugas akhir ini,
penulis bagi menjadi 4 (empat) bab, dan setiap bab mempunyai sub-sub bab yang
dilengkapi dengan uraiannya masing-masing.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Dinas Perhubungan
Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan Personalia, Job Description,
jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
Tugas Akhir. Menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, peranan
dan tujuan arsip, sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan tentang kesimpulan dan saran keterampilan
sekretaris dalam mengelola, menyusun, dan menyimpan arsip pada Bagian
Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat saat ini,
berpengaruh sekali terhadap perkembangan bisnis disektor pemerintah maupun
swasta. Kemajuan yang dicapai dalam ilmu pengetahuan dan teknologi
mengakibatkan banyaknya perubahan untuk masa sekarang dan untuk masa yang
akan datang.Semua bersaing untuk meningkatkan profesionalisme baik di bidang
pendidikan, perkantoran, industri, perbankan, dan lain-lain.
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil
tidaknya tujuan perusahaan.Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan
sekretaris secara umum antara lain: Sebagai perantara saluran komunikasi dan
pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan
pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas, sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan
dalam ide-ide, dan sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan dan bawahan.
Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan
pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan.Dengan
demikian sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat
memegang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari, berperan
1
2
sebagai pembantu pimpinan. Dan sekretaris dapat diartikan juga seorang
pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat
menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang
kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya
yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan dan sekretaris
selalu menjadi brand disuatu perusahaan.
Tugas Sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu
guna mempermudah dalam memproses surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Sekretaris harus teliti dan cermat terhadap setiap lembar surat yang masuk dan
harus dapat membedakan antara surat penting dan tidak penting, surat rahasia,
surat sangat rahasia, konfidensial, surat biasa dan surat pribadi.
Informasi yang sangat penting bagi dunia usaha adalah rekaman dari seluruh
kegiatan bisnis itu sendiri dimulai dari awal sampai dengan akhir rekaman
kegiatan bisnis tersebut terdapat didalam arsip.Diperkantoran arsip diperlukan
untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi intern.Pengambilan
keputusan tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi
yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.
Era global ini membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa
sekretaris yang lebih professional, dengan
tingkat
kompetensi
berstandar
internasional, dalam bersaing dalam tenaga-tenaga sekretaris yang didatangkan
dari luar negeri seperti singapura dan Malaysia. Untuk itulah sekretaris di
Indonesia perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya
3
sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam proses penyusunan
arsip.
Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimiliki, memperluas
cakrawala pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan dalam
bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi mutakhir
serta harus mampu bertindak proaktif, misalnya merencanakan dan melakukan
tugas-tugasnya tanpa harus menunggu perintah pimpinan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Liang, arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Dengan
demikian arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.Kearsipan merupakan
bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus
tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip
merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip
tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola
kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan
organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Dinas
Perhubungan
Provinsi
Sumatera
Utara
merupakan
instansi
pemerintahan yang beroperasi untuk kepentingan masyarakat dan membangun
provinsi Sumatera Utara menjadi lebih baik.Oleh karena itu sistem kearsipan
sangat diperlukan guna mendukung kelancaran administrasi didalam perusahaan.
4
Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang
cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas perusahaan. Sebaliknya
administrasi yang kurang baik dan kurang mendapat perhatian akan mengganggu
aktivitas perusahaan, baik ini yang dilakukan didalam kantor maupun kegiatan
dilapangan. Maka jika hal itu terjadi akan mengakibatkan kerugian pada
organisasi atau perusahan tersebut.
Arsip perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan
dan proses pekerjaan kantor yang berdaya guna. Untuk dapat melaksanakan tugas
ini, pegawai yang bekerja di unit atau bagian kearsipan bukan hanya ditunjang
oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan
khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana
dengan baik.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam sutau perusahaan, tetapi masih
banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan
baik, dalam pelaksanaanya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan
didalam lemari yang tidak bersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali.
Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap, maka berdasarkan alasan tersebut
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan mutlak harus dilaksanakan oleh
seorang pengarsip.
Dari Uraian diatas maka dapat diketahui bahwa peranan sekretaris sangat
penting, khususnya dalam menangani arsip. Oleh karena itu, peneliti merasa
tertarik untuk menguraikannya dalam bentuk Tugas Akhir yang berjudul “Peranan
5
Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian
Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas
Akhir ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris dalam mengelola, menyusun dan
menyimpan arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui peran sekretaris dalammengelola,
menyusun dan menyimpan arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan melakukan perbaikan atau penyimpanan arsip yang
lebih baik lagi dari sebelumnya, sehingga sistem kearsipan dapat
memperlancar pekerjaan kantor.
2. Bagi Penulis
Memperdalam pengetahuan tentang pengelolaan, menyusun dan menyimpan
arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara.
6
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian
sesuai dengan judul laporan Tugas Akhir ini.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan Provinsi sumatera Utara Jl.
Imam Bonjol No. 61 Kota Medan Suamtera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal
kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Tabel I.I
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
NO
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Februari
Maret
April
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan survey mulai pada tanggal
16 februari sampai dengan 31 Maret 2015 di Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penulisan
7
Dalam penulisan tugas akhir ini pembatasan ruang lingkup yaitu sesuai
dengan judul dan diuraikan dengan saling berhubungan satu dengan yang lain.
Agar diperoleh hasil yang memuaskan maka pembahasan isi Tugas akhir ini,
penulis bagi menjadi 4 (empat) bab, dan setiap bab mempunyai sub-sub bab yang
dilengkapi dengan uraiannya masing-masing.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Dinas Perhubungan
Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan Personalia, Job Description,
jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
Tugas Akhir. Menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, peranan
dan tujuan arsip, sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, penulis menjelaskan tentang kesimpulan dan saran keterampilan
sekretaris dalam mengelola, menyusun, dan menyimpan arsip pada Bagian
Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.