Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA, MENYUSUN DAN MENYIMPAN ARSIP PADA BAGIAN PROGRAM DINAS

PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA

Oleh :

ERIKA SUCI NASUTION 122103033

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

i

Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara”.

Tugas akhir ini disusun sebagai persyaratan kelulusan pada program Studi Kesekretariatan Diploma III Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis dapat mendapatkan saran, dorongan, bimbingan serta keterangan-keterangan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang tidak dapat diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut tersebut adalah Berkat doa dan bimbingan serta dukungan dari orang tua, dosen pembimbing, teman-teman maupun dari pihak Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara, sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi DII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selalu mendidik Mahasiswanya untuk selalu menjadi yang terbaik. 3. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE, Msi, selaku sekretaris program

studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 4. Ibu Frida Ramadhini Harahap, SE, MM, selaku dosen pembinmbing yang

membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

5. Bapak Rustam Effendi Harahap, pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan data-data selama penulis melakukan riset.

dan ibu Erna Sari Hasibuan, Spd, serta kedua adik tersayang Rini Astuti Nasution dan Mhd. Fauzi Nasution yang selalu memberikan dukungan moril dan material serta doa kepada penulis.

7. Untuk sahabat-sahabat saya Riska Aulia Siregar, Derlina Afriani Ritonga, Ria Fadillah, Khairunnisa wahyuni Lubis dan farah Nazlika yang selalu saling mendoakan satu sama lain agar terselesaikannya Tugas Akhir ini dengan baik.

8. Semua teman-teman seperjuangan penulis di DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Stambuk 2012 Selamat Berjuang semoga kita mendapat yang terbaik untuk ke depannya.

9. Seluruh rekan dan staff pengajar di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Medan, 16 April 2015 Penulis

(Erika Suci Nasution)

iii

Halaman LEMBAR PENGESAHAN

KAT PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... 6

DAFTAR GAMBAR ... 11

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan Penelitian ... 6

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFILE PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ... 8

B. Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ... 11

C. Job Description ... 12

D. Jenis Usaha / Kegiatan ... 32

E. Kinerja Usaha Terkini... 32

F. Rencana Kegiatan ... 34

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip ... 35

B. Syarat-Syarat Arsip ... 36

C. Jenis-Jenis Arsip ... 36

D. Fungsi Arsip ... 38

G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip ... 42 H. Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan

Provinsi Sumatera Utara ... 45 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 51 B. Saran ... 52 DAFTAR PUSTAKA ... 54

1

PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat saat ini, berpengaruh sekali terhadap perkembangan bisnis disektor pemerintah maupun swasta. Kemajuan yang dicapai dalam ilmu pengetahuan dan teknologi mengakibatkan banyaknya perubahan untuk masa sekarang dan untuk masa yang akan datang.Semua bersaing untuk meningkatkan profesionalisme baik di bidang pendidikan, perkantoran, industri, perbankan, dan lain-lain.

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan.Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum antara lain: Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas, sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide, dan sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan.Dengan demikian sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari, berperan

sebagai pembantu pimpinan. Dan sekretaris dapat diartikan juga seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan dan sekretaris selalu menjadi brand disuatu perusahaan.

Tugas Sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah dalam memproses surat perlu ada perencanaan yang mantap. Sekretaris harus teliti dan cermat terhadap setiap lembar surat yang masuk dan harus dapat membedakan antara surat penting dan tidak penting, surat rahasia, surat sangat rahasia, konfidensial, surat biasa dan surat pribadi.

Informasi yang sangat penting bagi dunia usaha adalah rekaman dari seluruh kegiatan bisnis itu sendiri dimulai dari awal sampai dengan akhir rekaman kegiatan bisnis tersebut terdapat didalam arsip.Diperkantoran arsip diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi intern.Pengambilan keputusan tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.

Era global ini membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih professional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam bersaing dalam tenaga-tenaga sekretaris yang didatangkan dari luar negeri seperti singapura dan Malaysia. Untuk itulah sekretaris di Indonesia perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya

sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam proses penyusunan arsip.

Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimiliki, memperluas cakrawala pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan dalam bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi mutakhir serta harus mampu bertindak proaktif, misalnya merencanakan dan melakukan tugas-tugasnya tanpa harus menunggu perintah pimpinan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Liang, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Dengan demikian arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.

Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara merupakan instansi pemerintahan yang beroperasi untuk kepentingan masyarakat dan membangun provinsi Sumatera Utara menjadi lebih baik.Oleh karena itu sistem kearsipan sangat diperlukan guna mendukung kelancaran administrasi didalam perusahaan.

Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas perusahaan. Sebaliknya administrasi yang kurang baik dan kurang mendapat perhatian akan mengganggu aktivitas perusahaan, baik ini yang dilakukan didalam kantor maupun kegiatan dilapangan. Maka jika hal itu terjadi akan mengakibatkan kerugian pada organisasi atau perusahan tersebut.

Arsip perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berdaya guna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja di unit atau bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.

Meskipun kearsipan berperan penting dalam sutau perusahaan, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik, dalam pelaksanaanya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan didalam lemari yang tidak bersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap, maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan mutlak harus dilaksanakan oleh seorang pengarsip.

Dari Uraian diatas maka dapat diketahui bahwa peranan sekretaris sangat penting, khususnya dalam menangani arsip. Oleh karena itu, peneliti merasa tertarik untuk menguraikannya dalam bentuk Tugas Akhir yang berjudul “Peranan

Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris dalam mengelola, menyusun dan menyimpan arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui peran sekretaris dalammengelola, menyusun dan menyimpan arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukan melakukan perbaikan atau penyimpanan arsip yang lebih baik lagi dari sebelumnya, sehingga sistem kearsipan dapat memperlancar pekerjaan kantor.

2. Bagi Penulis

Memperdalam pengetahuan tentang pengelolaan, menyusun dan menyimpan arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

3. Bagi Pihak Lain

Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian sesuai dengan judul laporan Tugas Akhir ini.

E. Jadwal Kegiatan Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan Provinsi sumatera Utara Jl. Imam Bonjol No. 61 Kota Medan Suamtera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel I.I

Jadwal Penulisan Tugas Akhir

NO Kegiatan Februari Maret April

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

Sumber : Penulis (2015)

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan survey mulai pada tanggal 16 februari sampai dengan 31 Maret 2015 di Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

Dalam penulisan tugas akhir ini pembatasan ruang lingkup yaitu sesuai dengan judul dan diuraikan dengan saling berhubungan satu dengan yang lain. Agar diperoleh hasil yang memuaskan maka pembahasan isi Tugas akhir ini, penulis bagi menjadi 4 (empat) bab, dan setiap bab mempunyai sub-sub bab yang dilengkapi dengan uraiannya masing-masing.

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan Personalia, Job Description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Tugas Akhir. Menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, peranan dan tujuan arsip, sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan tentang kesimpulan dan saran keterampilan sekretaris dalam mengelola, menyusun, dan menyimpan arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Ringkas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara berada di Jalan Imam Bonjol No. 61 Kecamatan Medan Polonia Sumatera Utara.Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara didirikan agar dapat mengenai masalah perhubungan di Sumatera Utara, baik masalah fasilitas perhubungan maupun keamanan perhubungan di Sumatera Utara.Sumatera Utara merupakan provinsi yang cepat berkembang dalam perdagangan, maka arus perhubungan di Sumatera Utara tentu sangat padat.Mengenai hal tersebut, Pemerintah mendirikan Dinas Perhubungan di tiap Provinsi, termasuk Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara mencakup pada perhubungan darat, laut, udara, dan sarana dan prasarana.Dinas perhubungan di Sumatera Utara memiliki informasi bersistem biografis atau peta diberbagai daerah di Sumatera Utara. Adapun daerah-daerah tersebut yaitu:

1. Tanjung Pura 7.Indrapura 13. Balige

2. Belawan 8. Pematang Siantar 14. Rantau Prapat 3. Medan 9. Tanjung Balai 15. Kota Pinang 4. Lubuk Pakam 10.Sidikalang 16. Sibolga

5. Tebing Tinggi 11.Parapat 17. Padang sidempuan 6. Sibolangit 12.Aek kanopan

Visi dan Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara 1. Visi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Sitem transportasi yang terintegrasi, berkualitas, ramah lingkungan dan berkelanjutan serta mampu melayani kebutuhan masyarakat serta mampu berdaya asing dan memberikan nilai tambah dalam upaya menciptakan masyarakat Sumatera Utara yang beriman, maju, mandiri, mapan dan berkeadilan di dalam kebhinnekaan yang didukung tata pemerintahan yang baik.

2. Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

a. Mewujudkan sistem transportasi yang handal guna mendukung pembangunan dan pengembangan wilayah dengan berwawasan nusantara. b. Mengembangkan sistem jaringan transportasi yang representatif.

c. Meningkatkan pelayanan jasa perhubungan

d. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana perhubungan e. Meningkatkan kualitas SDM insan perhubungan

f. Mengintegrasikan dan memadukan sistem teknologi

g. Manajemen dan operasi untuk menghasilkan efisiensi dan efektifitas transportasi.

Makna Logo Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Sumber : Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara (2015) Gambar 2.1 Logo Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Logo Departemen Perhubungan adalah suatu bentuk simbolis yang menggambarkan keluarga besar Perhubungan.Logo terdiri dari bentuk lingkaran mempunyai unsur-unsur roda bergigi, jangkar, burung Garuda, dan bulatan bumi. Arti dari unsur Logo ialah :

a. Roda bergigi berarti matra Perhubungan Darat

b. Jangkar berarti matra Perhubungan Laut

c. Burung Garuda berarti matra Perhubungan Udara

d. Bulatan bumi berarti lingkup pelayanan jasa Perhubungan

e. Warna logo terdiri dari warna biru langit (cerulean blue) berarti kedamaian dan kuning berarti keagungan.

Sumber : Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara (2015) Gambar 2.2. Struktur Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

KEPALA DINAS SEKRETARIS SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN UMUM KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SEKSI ANGKUTAN UDARA BIDANG UDARA SUB BAGIAN PROGRAM BIDANG SARANA DAN PRASARANA SEKSI KEBANDARU-DARAAN SEKSI KESELAMAT-AN PENERBANGAN SEKSI PENGEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA SEKSI JARINGAN MULTI MODA SEKSI KEMITRAAN DAN PENYULUHAN BIDANG LAUT SEKSI PELABUHAN DAN PENGERUKAN SEKSI PERKAPALAN DAN KEPELAUTAN SEKSI KESELAMATAN DAN LALU LINTAS ANGKUTAN BIDANG DARAT SEKSI MANAJEMEN DAN REKAYASA LALU LINTAS SEKSI ANGKUTAN DARAT DAN PERKERETA APIAN SEKSI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN UPT

C. Job Description

1. Kepala Dinas Mempunyai Tugas :

a. Menyelenggarakan pembinaan pegawai dilingkungan Dinas;

b. Menyelenggarakan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada Dinas;

c. Menyelenggarakan instruksi pelaksanaan tugas Dinas;

d. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana kegiatan dinas, sesuai arahan dengan arahan pembangunan nasional dan pembangunan daerah;

e. Menyelengarakan pengkajian dan menetapkan pemberian dukungan dengan kebijakan umum dan kebijakan Pemerintah Daerah;

f. Menyelenggarakan pengkajian dan menetapkan pemberian dukungan tugas atas penyelenggarakan Pemerintah Daerah di bidang Perhubungan;

g. Menyelenggarakan fasilitas yang berkaitan dengan penyelenggaraan program perhub ungan darat, laut, udara, dan sarana prasarana;

h. Menyelenggarakan pemberian saran pertimbangan dan rekomondasi mengenai perhubungan sebagai bahan penetapan kebijakan umum pemerintah daerah.

i. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan sebagai pengambilan kebijakan, dan menyelenggarakan penyusunan program dinas;

j. Menyelenggarakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi/lembaga terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dinas;

k. Menyelenggarakan koordinasi penyusunan tugas-tugas teknis serta evaluasi dan pelaporan yang meliputi kesekretariatan, perhubungan darat, luat, udara, dan sarana prasarana;

l. Menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis dalam rangka penyelenggaraan dibidang perhubungan;

m. Menyelenggarak dengan dinas/lembaga perhubungan lintas Kabupaten/ Kota;

n. Menyelenggarakan koordinasi dan membina unit pelaksana teknis Dinas;

o. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit Kerja lain;

p. Menyelenggarakan tugas lain, sesuai dengan Tugas dan fungsinya. 2. Sekretariat Dinas mempunyai tugas :

a. Penyelenggaraan pembiayaan pegawai pada lingkungan sekretariat; b. Penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada

lingkup secretariat, keuangan, umum, dan kepegawaian, serta Pelayanan Umum;

c. Penyelenggaraan instruksi pelaksanaan tugas lingkup Sekretariat; d. Penyelenggaraan penyususnan program kegiatan lingkup Sekretariat; e. Penyelenggaraan standar pelaksanaa administrasi perancanaan,

keuangan umum, kepegawaian, serta pelayanan umum;

f. Penyelenggaraan administrasi perencanaan, keuangan, umum, kepegawaian, dan pelayanan umum, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;

g. Penyelenggaraan penyusunan rencana pembangunan jangka menengah dan tahunan dinas sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;

h. Penyelenggaraan tugas lain yang diberikan kepala Dinas, sesuai bidang tugas dan fungsinya;

i. Menyelenggarakan penyusunan koordinasi rencana program Kerja Sekretariat, Bidang-Bidang dan Unit pelaksanaan Teknis Dinas;

j. Menyelenggarakan pengkajian dan koordinasi perencanaan dan program Dinas, dan menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja; k. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program

kesekretariatan;

l. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan;

m. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja;

n. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan;

o. Menyelenggarakan penyusunan rencana strategi, laporan akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) LKPJ dan LPPD Dinas;

p. Menyelenggarakan penata usahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan; q. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah dinas,

kearsipan, pertelekomunikasian dan persandian;

r. Menyelenggarakan fasilitas pelayanan umum dan pelayanan minimal; s. Menyelenggarakan pengadaan, pemeliharaan, penataan, pembinaan,

dan pengelolaan urusan rumah tangga dan peralatan/perlengkapan kantor;

t. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian peraturan perundang-undangan, pengelolaan perpustakaan,

keprotokolan, dan hubnungan masyarakat;

u. Menyelenggarakn fasilitas dan pengaturan keamanan kantor; v. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan

fungsional;

w. Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring atas kegiatan bidang-bidang lingkup Dinas dan Unit Pelaksana Teknis Dinas;

x. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengam bilan kebijakan;

y. Menyelenggarakan koordinasian dengan Unit kerja terkait; z. Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat Internal Dinas; aa. Menyelenggarakan tugas lain, sesuai dengan tugas dan fungsinya; 3. Sub Bagian Umum mempunyai tugas :

a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi sekretariat;

b. Melaksanakan penyususnan perencanaan/program Kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum;

c. Melaksanakan penyusunan dan pengelolaan data kepegawaian;

d. Melaksanakan penyiapan dan penyusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja dan pemberian penghargaan, serta tugas/ijin belajar, pendididikan dan pelatihan kepemimpinan/struktural, fungsional dan teknis;

e. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai;

f. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karier dan mutasi serta pemberhentian pegawai;

g. Melaksanakan penyusulan gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai dan jabatan dilingkungan Dinas;

h. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan Dinas;

i. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian Peraturan perundang-Undangan;

j. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip;

k. Melaksanakan urusan-urusan keprotokolan dan penyiapan rapat; l. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum,

pelayanan minimal, dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak, dan melaksanakan pengandalan naskah Dinas;

m. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasarana pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan asset lainnya serta ketertiban, keindahn keamanan dan layanan kantor;

n. Melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian umum;

o. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan, dan melaksanakan penyerasian ketikan naskah dinas;

p. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan perpustakaan Dinas;

q. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian pada unit Pelaksana teknis Dinas;

r. Melaksanakan pembinaan kearsipan Dinas dan Unit Pelaksana Teknis Dinas

s. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; t. Melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya. 4. Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas ;

a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi secretariat;

b. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Keuangan;

c. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran Dinas; d. Melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan Dinas; e. Melaksanakan penyusunan daftar gaji dan tunjangan Daerah;

f. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan;

g. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis administrasi keuangan;

h. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan lainnya;

j. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung pada Dinas dan Unit pelaksanaan Teknis;

k. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan pertanggungjawaban keuangan;

l. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan administrasi keuangan;

m. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan Dinas pegawai; n. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan; o. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai sebagai bahan

pertibmbangan pengambilan kebijakan, dan melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya;

p. Melaksanakan koordinasi dengan Unit Kerja terkait. 5. Kepala Sub Bagian Program mempunyai tugas :

a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuha n pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.

b. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program;

c. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program yang meliputi pengembangan perhubungan;

d. Melaksanakan penyusunan bahan rencana strategis, Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), LKPJ dan LPPD Dinas;

f. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan system informasi perhubungan;

g. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data base perhubungan darat, laut maupun udara;

h. Melaksanakan penyusunan dokumen Tataran Transportasi Wilayah (Tatrawil) Sumatera Utara dan evaluasi terhadap pelaksanaannya; i. Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi terhadap penyusunan

Dokumen Tataran Transportasi Lokal (Tatralok) yang disusun oleh kabupaten/kota;

j. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;

k. Melaksanakan koordinasi dengan Unit Kerja terkait; l. Melaksanakan tugas lain, sesuai dengan tugasnya. 6. Bidang Darat

a. Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan (LLAJ)

1) Penyusunan dan penetapan rencana umum jaringan transportasi jalan provinsi

2) Pengawasan dan pengendalian operasional terhadap

penggunaan jalan selain untuk kepentingan lalu lintas di jalan nasional dan jalan provinsi

3) Penetapan lokasi terminal penumpang tipe B

4) Pengesahan rancang bangun terminal penumpang tipe B 5) Persetujuan pengoperasian terminal B

6) Penyusunan jaringan trayek dan penetapan kebutuhan kendaraan untuk angkutan wilayah pelayanannya melebihi wilayah kabupaten/kota dalam satu provinsi

7) Penyusunan dan penetapan kelas jalan pada jaringan jalan provinsi

8) Pemberian izin trayek angkutan antar kota dan provinsi

9) Penyusunan dan menetapan jaringan lintas angkutan barang pada jaringan jalan provinsi

10)Pemberian izin trayek angkutan perkotaan yang wilayah pelayanannya melebihi wilayah kabupaten/kota dalam satu provinsi

11) Penetapan wilayah operasi dan kebutuhan kendaraan untuk angkutan taksi yang wilayah pelayanannya melebihi kebutuhan kabupaten/kota dalam satu provinsi,

12)Pemberian izin operasi angkutan taksi yang melayani khusus untuk pelayanan keadaan dari tempat tertentu yang memerlukan tingkat pelayanan tinggi/wilayah operasi nya melebihi wilayah kabupaten/kota dalam satu provinsi,

13)Pemberian izin operasi angkutan sewa,

14)Pemberian rekomendasi izin operasi angkutan pariwisata

15)Penetapan tariff penumpang kelas ekonomi antar kota dan provinsi

16)Penentuan lokasi, pengadaan, pemasangan, pemeliharaan, dan penghapusan rambu lalu lintas, maka jalan dan alat pemberi

isyarat lalu lintas, alat pengendali dan pengamanan pemakai jalan serta fasilitas pendukung di jalan provinsi,

17)Pengoperasian dan pemeliharaan unit penimbangan kendaraan bermotor,

18)Penyelenggaraan manajemen dan rekayasa lalu lintas di jalan provinsi,

19)Penyelenggaraan andalalin di jalan provinsi,

20)Penyelenggaraan pencegahan dan penanggulangan kecelakaan lalu lintas di jalan provinsi,

21)Penelitian dan pelaporan kecelakaan lalu lintas di jalan provinsi,

22)Pemeriksaan kendaraan di jalan sesuai kewenangannya,

23)Pemberian izin operasi angkutan sewa berdasarkan kuota yang di teteapkan pemerintah,

24)Pengoperasian alat penimbang kendaraan bermotor di jalan, 25)Perizinan penggunaan jalan selain untuk kepentingan lalu

lintas di jalan provinsi,

26)Pelaksaan penyidikan pelanggaran : a. Perda provinsi Bidang LLAJ

b. Pemunahan persyaratan teknis dan laik jalan c. Pelanggaran ketentuan pengujian berkala d. Perizinan angkutan umum

27)Pengumpulan, pengolahan data, dan analisis kecelakaan lalu lintas di wilayah provinsi.

b. Lalu Lintas Angkutan Sungai, Danau, Dan Penyebarangan (LLASDP)

1) Penyusunan dan penetapan rencana umum jaringan sungai dan danau antar kabupaten/kota dalam provinsi,

2) Penyusunan dan penetapan rencana umum lintas penyeberangan antar kabupaten/kota dalam provinsi yang terletak pada jaringan jalan provinsi,

3) Penetapan lintas penyeberangan antarkabupaten/kota dalam provinsi yang terletak pada jaringan jalan provinsi,

4) Pengawasan terhadap pemberian surat ukur, surat tanda pendaftaran dan tanda pendaftaran, sertifikat kenaikan kapal, sertifikat pengawakan kapal, dan surat tanda kebangsaan kapal sungai dan danau < 7 GT,

5) Rekomendasi lokasi pelabuhan penyeberangan,

6) Pembangunan pelabuhan SDP, dan Pengadaan kapal SDP,

7) Pemberian rekomendasi rencana induk pelabuhan penyeberangan, DL.Kr/DLKp yang terletak pada jaringan jalan nasional dan antarNegara serta jaringan jalur Kereta Api,

8) Penetapan rencana induk, DLKr/DLKp pelabuhan penyeberangan yang terletak pada jaringan jalan provinsi,

9) Pengadaan, pemasangan dan pemeliharaan rambu penyeberangan,

10)Pemeliharaan alur sungai lintas kabupaten/kota dalam provinsi untuk kebutuhan transportasi, dan penetapan kelas alur jalan sungai,

11)Pembangunan, pemeliharaan, pengerukan alur pelayaran sungai dan danau,

12)Izin pembangunan prasarana yang melintas alur sungai dan danau

13)Penetapan tarif angkutan penyeberangan kelas ekonomi pada lintas penyeberangan yang terletak pada jaringan jalan provinsi, 14)Penetapan tarif angkutan sungai dan danau kelas ekonomi

antarkabupaten/kota dalam provinsi,

15)Pengawasan pelaksanaan tariff angkutan SDP

antarkabupaten/kota dalam provinsi yang terletak pada jaringan jalan provinsi,

16)Pemberian persetujuan pengoperasian kapal untuk lintas penyeberangan antarkabupaten/kota dalam provinsi pada jaringan jalan provinsi

17)Pengawasan pengoperasian penyelenggaraan angkutan sungai dan danau,

18)Pengawasan pengoperasian penyelenggaraan angkutan

penyeberangan antar kabupaten/kota dalam provinsi pada jaringan jalan provinsi,

19)Pengawasan angkutan barang berbahaya dan khusus melalui angkutan ASDP

c. Perkretaapian

1) Penetapan rencana induk perkretaapian provinsi,

2) Pembinaan yang dilakukan oleh pemerintah provinsi meliputi : a. Penetapan sasaran dan arah kebijakan pengembangan

system perkretaapian provinsi dan perkretaapian kabupaten/kota yang jaringannya melebihi wilayah kabupaten/kota

b. Pemberian arahan, bimbingan, pelatihan, dan bantuan teknis kepada kabupaten/kota, penggunaan dan penyedia jasa

c. Pengawasan terhadap pelaksanaan perkretaapian provinsi

3) Pengusahaan prasarana kereta api umum yang tidak dilaksanak an oleh badan usaha prasarana kereta api

4) Penetapan izin penyelenggaraan perkretaapian khusus yang jaringan jalurnya melebihi wilayah satu kabupaten/kota dalam satu provinsi,

5) Penetapan jalur kereta api khusus yang jaringan melebihi satu wilayah kabupaten/kota dalam provinsi

6) Penutupan perlintasan untuk keselamatan perjalanan kereta api dan pemakaian jalan perlintasan sebidang yang tidak

mempunyai izin dan tidak ada penanggungjawaban, dilakukan oleh pemilik dan pemerintah Daerah,

7) Penetapan jaringan pelayanan kereta api antarkota melebihi satu kabupaten/kota dalam satu provinsi

8) Penetapan jaringan pelayanan kereta api perkotaan melampaui satu kabupaten/kota dalam satu provinsi,

9) Penetapan persetujuan angkutan orang dengan menggunakan gerbong kereta api dalam kondisi tertentu yang pengoperasian nya di dalam wilayah kabupaten/kota dalam satu provinsi, 10)Izin operasi kegiatan angkutan orang dan atau barang dengan

kereta api umum untuk pelayanan angkutan antarkota dan perkotaan yang melintas pelayanannya melebihi satu kabupaten/kota dalam satu provinsi,

11)Penetapan tarif penumpang kereta api dalam hal pelayanan angkutan yang merupakan kebutuhan pokok msyarakat dan pelayanan angkutan antarkota dan perkotaan yang lintas pelayanannya melebihi satu kabupaten/kota dalam satu

12)Provinsi.

7. Bidang Laut

a. Seksi Pelabuhan Dan Pengerukan

1. Kapal berukuran tonase kotor sama dengan atau lebih dari 7 (GT≥7) yang berlayar hanya di perairan daratan (sungai dan danau) :

a) Pemberian izin pembangunan dan pengadaan kapal sampai dengan GT 30 ditugas pembantuan kepada provinsi.

b) Pelaksanaan pengukuran kapal sampai dengan GT300 ditugaskan pembantuankan kepada provinsi.

c) Pelaksanaan pengawasaan keselamatan kapal. d) Pelaksanaan pemeriksaan radio/elektronika kapal. e) Pelaksanaan pengukuran kapal.

f) Penertiban pas perairan kapal.

g) Pencatatan kapal dalam buku registrasi pas perairan daratan. h) Pelaksanaan pemeriksaan konstruksi.

i) Pelaksanaan pemeriksaan pemesanan kapal. j) Penertiban sertifikasi keselamatan kapal. k) Pelaksanaan pemeriksaan perlengkapan kapal. l) Penertiban dokumen pengawakan kapal.

2. Kapal berukuran tonase kotor kurang dari 7 (GT<7) yang berlayar hanya di perairan daratan (sungai dan danau) : pemberian izin pembangunan dan pengadaan kapal;

3. Kapal berukuran tonase kotor lebih dari atau sama dengan GT 7 (GT ≥ 7) yang berlayar di laut;

4. Kapal berukuran tonase kotor kurang dari GT 7 (GT<7) yang berlayar di laut;

5. Pengelolaan pelabuhan regional lama;

6. Pengelolaan pelabuhan baru yang dibangun oleh provinsi;

7. Rekomendasi penetapan rencana induk Pelabuhan Internasional Hub, Internasional dan Nasional;

9. Rekomendasi penetapan lokasi pelabuhan umum; 10.Rekomendasi penetapan lokasi pelabuhan khusus;

11.Penerapan keputusan pelaksanaan pembangunan pelabuhan laut regional; 12.Penetapan pelaksanaan pembangunan pelabuhan khusus regional;

13.Penetapan keputusan pelaksanaan pengoperasian pelabuhan laut regional; 14.Penetapan izin pegoperasian pelabuhan khusus regional;

15.Rekomendasi penetapan DLKr/DLKp pelabuhan laut Internasional Hub; 16.Rekomendasi penetapan DLKr/DLKp pelabuhan laut Internasional; 17.Rekomendasi penetapan DLKr/DLKp pelabuhan laut Nasional; 18.Penetapan DLKr/DLKp pelabuhan laut regional;

19.Izin kegiatan pengerukan di dalam DLKr/DLKp pelabuhan laut regional; 20.Izin reklamasi di dalam DLKr/DLKp pelabuhan laut regional;

21.Pertimbangan teknis terhadap penambahan dan atau pengembangan fasilitas pokok pelabuhan laut regional;

22.Penetapan pelayanan operasional 24 jam pelabuhan laut regional;

23.Izin kegiatan pengerukan di wilayah perairan pelabuhan khusus regional; 24.Izin kegiatan reklamasi di wilayah perairan pelabuhan khusus regional; 25.Penetapan pelayanan operasional 24 jam pelabuhan khusus regional; 26.Penetapan DUKS di pelabuhan regional;

27.Rekomendasi penetapan pelabuhan yang terbuka bagi perdagangan luar negeri;

28.Izin usaha dinas perhubungan angkutan laut bagi dinas perhubungan yang berdomosili dan beroperasi dalam lintas pelabuhan antar kabupaten/kota dalam wilayah provinsi setempat;

29.Izin usaha pelayaran rakyat bagi Dinas Perhubungan yang berdomosili dan beroperasi pada lintas pelabuhan antarkabupaten/kota dalam wilayah provinsi setempat, pelabuhan antarprovinsi dan Internasional (Lintas batas),

30.Pemberitahuan pembukaan kantor cabang Dinas Perhubungan angkutan laut Nasional yang dilingkup kegiatannya melayani lintas pelabuhan antarkabupaten/kota dalam satu provinsi,

31.Pemberitahuan pembukaan kantor cabang Dinas Perhubungan pelayaran rakyat yang lingkup kegiatannya melayani lintas pelabuhan antarprovinsi serta lintas pelabuhan Internasional (lintas batas)

32.Pelaporan pengoperasian kapal secara tidak tetap dan tidak teratur (tramper) bagi Dinas Perhubungan angkutan laut yang berdomisili dan beroperasi pada lintas pelabuhan antarkabupaten/kota dalam satu provinsi, 33.Pelaporan penempatan kapal dalam trayek tetap dan teratur (liner)dan

pengoperasian kapal secara tidak tetap dan tidak teratur (tramper) bagi Dinas Perhubungan pelayaran rakyat yang berdomisili dan beroperasi pada lintas pelabuhan antar kabupaten/kota dalam wilayah provinsi setempat, pelabuhan antar Provinsi dan Internasional (lintas batas);

34.Izin usaha talli di pelabuhan;

35.Izin usaha bongkar muat barang dari dan ke kapal; 36.Izin usaha Ekspedisi/Freight Forwarder;

37.Izin usaha angkutan perairan pelabuhan;

38.Izin usaha penyewaan peralatan angkutan laut/peralatan penunjang angkutan laut;

39.Izin usaha depo peti kemas; 8. Bidang Udara

a. Angkutan Udara

1. Pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan izin usaha angkutan udara niaga dan melaporkan kepemerintahan;

2. Pemantaun terhadap pelaksanna kegiatan izin kegiatan angkutan udara dan melaporkan ke pemerintah;

3. Pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan izin jaringan dan penerbangan dan melaporkan ke pemerintah;

4. Mengusulkan rute penerbangan baru ke daerah dari yang bersangkutan; 5. Pemantauan pelaksanaan persetujuan rute penerbangan dan melaporkan

ke pemerintah;

6. Pemantauan terhadap pelaksanaan persetujuan penambahan atau pengurangan kapasitas angkutan udara dan melaporkan ke pemerintah; 7. Pemantauan terhadap pelaksanaan persetujuan izin terbang/FA yang

dikeluarkan oleh pemerintah dan melaporkan ke pemerintah;

8. Persetujuan izin terbang/FA Dinas Perhubungan angkutan udara tidak berjadwal antara kabupaten/kota dalam 1 (satu) provinsi dengan pesawat udara diatar 30tempat duduk dan melaporkan ke pemerintah;

9. Pemantauan terhadap pelaksanaan persetujuan izin terbang, FA Dinas Perhubungan angkutan udara non berjadwal antara kabupaten/kota dalam 1 (satu) provinsi dengan pesawat udara diantara 30 tempat duduk dan melaporkan ke pemerintah;

10.Pemantauan terhadap pelaksanaan tarif angkutan udara (batas atas) dan tarif referensi angkutan udara dan melaporkan ke pemerintah;

11.Pemantauan terhadap personil petugas pengaman operator penerbangan dan personil petugas pasasi dan melaporkan ke pemerintah;

12.Pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan general sales agen dan melaporkan ke pemerintah;

13.Pemberian izin Ekspedisi Muatan Pesawat Udara (EMPU) pemberian arahan dan petunjuk terhadap kegiatan Eksedisi Muatan Pesawat Udara (EMPU)

14.Pemantauan, penilaian dan tindakan koreksi terhadap pelaksanaan kegiatan EMPU dan melaporkan kepada pemerintah;

15.Pengawasan dan pengendalian izin EMPU

16.Pengusulan Bandar udara yang terbuka untuk melayani angkutan udara ke/dari luar negeri;

17.Pengusulan bandar udara diwilayah kerjanya yang terbuka untuk angkutan udara ke/dari luar negeri disertai alasan dan data dukungan yang memadai, mengusulkan penetapan tersebut kepada pemerintah.

b. Bandar Udara

1. Pemberian rekomendasi penetapan lokasi Bandar Udara Umum;

2. Pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan lokasi Bandar udara umum dan melaporkan ke pemerintah, pada bandar udara yang belum terhadap kantor di bandara;

3. Pemberian rekomendasi penetapan izin pembangunan Bandar udara umum yang melayani pesawat udara ≥ 30 tempat duduk;

4. Pemantauan terhadap penetapan/izin pembangunan Bandar udara umum yang melayani pesawat udara ≥ 30 tempat duduk dan melaporkan ke pemerintah pada bandar udara yang belum belum terdapat kantor adbandara;

5. Pemantauan terhadap pelaksanaan penetapan/izin pembangunan bandar udara khusus yang melayani pesawat udara ≥ 30 tempat duduk dan melaporkan kepada pemerintah;

6. Pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan pengatur pesawat udara di apron, pertolongan Kecelakaan Penerbangan-Pemadam Kebakaran (PKPPK), salvage, pengamanan bandar udara dan GSE, pada bandar udara yang belum terdapat kantor adbandara;

7. Pemantauan terhadap pelaksanaan persetujuan izin terbang atau FA yang dikeluarkan oleh pemerintah dan melaporkan ke pemerintah;

8. Persetujuan izin terbang/FA Dinas Perhubungan angkutan udara tidak terjadwal antara kabupaten/kota dalam 1 (satu) provinsi dengan pesawat udara diatas 30 tempat duduk dan melaporkan ke pemerintah;

9. Pemantauan terhadap pelaksanaan persetujuan izin terbang/FA Dinas Perhubungan angkutan udara diatas 30 tempat duduk melaporkan ke pemerintah;

10.Pemantauan terhadap pelaksanaan tarif angkuatn udara (batas atas) dan tarif referensi angkutan udara dan melaporkan ke pemerintah;

11.Pemantauan terhadap personil petugas pengaman operator penerbangan dan personil petugas pasasi dan melaporkan ke pemerintah;

12.Pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan general sales agen dan melaporkan ke pemerintah;

13.Pemberian izin dan Ekspedisi Muatan Pesawat Udara (EMPU), Pemberian arahan dan petunjuk terhadap kegiatan Ekspedisi Muatan Pesawat Udara (EMPU);

14.Pemantauan, penilaian dan tindakan korektif terhadap pelaksanaan kegiatan EMPU dan melaporkan kepada pemerintah;

15.Pengawasan dan pengendalian izin EMPU;

16.Pengusulan bandar udara yang terbuka untuk melayani angkutan udara ke/dari luar negeri;

17.Pengusulan bandar udara diwilayah kerjanya yang terbuka untuk angkutan udara ke/dari luar negeri disertai alasan dan data dukung yang memadai mengusulkan penetapan tersebut kepada pemerintah;

D. Jaringan Usaha/Kegiatan

Dinas perhubungan adalah instansi pemerintah yang bergerak di pelayanan transportasi darat, laut dan udara. Instansi ini juga menyediakann sarana dan prasarana yang mendukung transportasi. Dinas perhubungan juga mengadakan kegitan pembagunan di bidang perhubungan pos dan telekomunikasi.

E. Kinerja Usaha Terkini

Secara umum hasil pembangunan perhubungan tahun 2014 telahmengalami beberapa kemajuan, sedangkan target utama dari Rencana Kerja Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah pengembangan fasilitaskeselamatan

lalu lintas jalan dengan pengadaan dan pemasangan rambu lalulintas jalan, guard rail, marka jalan, delineator dan RPPJ, Pembangunan dermaga laut dan dermaga sungai serta Peningkatan dan pembangunanbandara – bandara. Alokasi dan realisasi anggaran tahun 2014 dapat dilihat pada Tabel 2.1 sebagai berikut.

Tabel 2.1

Alokasi dan Realisasi Anggaran 2014 No Program / Kegitan Jumlah Biaya

1 Tahun Menurut DPA SKPD

(Rp)

Realisasi (Rp) % (Rp)

Sisa Anggaran

(Rp)

1 PELAYANAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN 4,533,098,100 3,825,789,858 84.40 707,308,242

2 PENINGKATAN SARANA DAN

PRASARANA APARATUR 1,536,233,800 1,500,469,700 97.67 35,764,100

3 PENINGKATAN DISIPLIN

APARATUR 611,450,000 590,131,000 96.51 21,319,000

4 PENINGKATAN KAPASITAS

SUMBER DAYA APARATUR

1,062,000,000 965,293,100 90.89 96,706,900

5 PENINGKATAN

PENGEMBANGAN SISTEM PELAPORAN CAPAIAN KINERJA DAN KEUANGAN 218,450,000 87,056,000 39.85 131,394,000

6 PROGRAM PEMBANGUNAN

PRASARANA DAN FASILITAS PERHUBUNGAN 5,796,541,000 2,652,439,158 45.76 3,144,101,842

7 PROGRAM REHABILITASI DAN

PEMELIHARAAN PRASARANA DAN FASILITAS LALU LINTAS ANGKUTAN JALAN (LLAJ)

2,100,150,000 2,031,038,000 96.71 69,112,000

8 PROGRAM PENINGKATAN

PELAYANAN ANGKUTAN 4,242,725,000 1,452,402,370 34.23 2,790,322,630

9 PROGRAM PEMBANGUNAN

SARANA DAN PRASARANA PERHUBUNGAN 20,729,900,000 3,579,231,200 17.27 17,150,668,800

10 PROGRAM PENGENDALIAN

DAN PENGAMANAN LALU LINTAS 12,299,698,100 11,030,879,700 89.68 1,268,818,400

11 PROGRAM PENINGKATAN

KELAIKAN PENGOPERASIAN KENDERAAN BERMOTOR 857,375,000 740,540,000 86.37 116,835,000

JUMLAH _{53,987,621,000 28,455,270,086 52.71 25,532,350,914}

Alokasi anggaran tahun 2014 mencapai Rp. 53,987,621,00, sedangkan realisasi anggaran hanya menggunakan Rp.28,455,270,086 dari dana yang dianggarkan. Dari data alokasi dan dibandingkan dengan realisasi pelaksanaan kegiatan, ternyata realisasi anggaran tahun 2014 pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara secara keseluruhan adalah ±52 %.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kerja Dinas Perhubungan Tahun 2015 merupakan rencana tahun ketiga pelaksana pembangunan Rencana Strategis Dinas PerhubunganProvinsi Sumatera Utara Tahun 2014 - 2018.Rencana Kerja Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Tahun 2015 disusun berdasarkanRencana Kerja Pemerintah (RKP) Provinsi Sumatera Utara,dimaksudkan untuk menjadi acuan dalam pelaksaanaan tugas Dinas PerhubunganProvinsi Sumatera Utara Tahun 2015.

Rencana Kerja Dinas Perhubungan Tahun 2015 berisi kebijakan pembangunan perhubungan, yaitu transportasi dan kegiatan pendukungnya, yang akan dibiayai baik melalui APBD dan APBN. Uraian ini akan diawali dengan kondisi umum yang secara singkat menguraikan pencapaian kinerja sampai dengan tahun 2013 dan perkiraan tahun 2015, masalah dan tantangan yang harus dihadapi pada tahun 2015. Dari perkembangan keadaan tersebut kemudian dirumuskan prioritas-prioritas pembangunan tahun 2015 dan sasaran pembangunan yang hendak dicapai pada masing-masing prioritas dengan mengacu kepada agenda pembangunan.

35 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip

Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni “archief”. Menurut Atmosudirdjo, (2003, 157-158), archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:

a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

b. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam Bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah “file”, yang berasal dari bahasa latin “filum”, yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Barthos, (2003:43), filling atau kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan tersebut dengan mudah ditemukan kembali bila diperlukan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Gie, (2013), Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Dengan demikian arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.

B. Syarat- syarat Arsip

Adapun syarat-syarat arsip menurut Anggraeni Dian (2013) : 1. Merupakan kumpulan warkat

2. Disimpan menurut system tertentu 3. Mempunyai nilai kegunaan

4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan C. Jenis- Jenis Arsip

Adapun jenis-jenis arsip menurut aggrawati Dewi (2010) : 1. Berdasarkan Fungsi

a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

b. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

2. Berdasarkan Nilai Guna

a. Nilai guna primer meliputi: nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan teknologi.

b. Nilai guna sekunder meliputi: nilai guna pembiktian dan nilai guna informasi.

3. Berdasarkan Sifat

Arsip tertutup, arsip terbuka, arsip sentral, arsip pemerintah, arsip unit. 4. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan.

5. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyeknya atau isinya, arsip dapata dibedakan atas berbagai macam, misalnya: arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya.

6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk dan wujudnya arsip terbagi berbagai macam, misalnya: surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebgai setiap lembaran kertas yang berisi informasi arau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Menurut sifat kepentingannya arsip dibedakan menjadi dua yaitu: arsip penting dan arsip vital.

D. Fungsi Arsip

Adapun arsip itu memiliki fungsi menurut Messferawati (2014) : a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

E. Peranan Kearsipan

Adapun peranan kearsipan menurut Messferawati (2014) : 1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umunya menghasilkan arsip

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

6. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancer 7. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah 8. Dapat dijadika sebagai sarana komunikasi secara tertulis

9. Dapat dijadikan bahan dokumentasi 10.Sebagai alat penyimpanan warkat

11.Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.

12.Bantuan bagi pimpinan dalam menentukan kebijakan organisasi.

F. Peralatan Kearsipan

Adapun peralatan kearsipan yang digunakan menurut Anggraeni Dian (2013):

1. Map yaitu, lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip, pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan file yang bersangkutan, sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya mam dapat dibedakan menjadi:

a. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau lebih lengkap disebut stopmap folio. Disebut stopmap folio karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang paling luas ukuran folio (21 X 34 cm). gunanya untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip.

b. Stopmap tali, adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya.

c. Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip di dalamnya tidak mudah terlepas.

d. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak.

2. Folder, yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat pajamg untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file/filing cabinet.

3. Sekat (Guide), yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

4. Filling Cabinet, yaitu perabot kantor berbentuk segi empat yang diletakkan secara vertical/berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Lemari Arsip, yaitu tempat penyimpanan yang terbuat dari aluminium dan baja yang dapat mengamankan arsip dari api atau terbakar. Pada umumnya lemari arsip terdiri dari laci-laci kecil yang terdapat 3 atau 5 laci.

a. Drawer Type Filling Cabinet, yaitu filling cabinet yang laci-lacinya dapat ditarik keluar, biasanya arsip tersusun dalam bentuk vertical.

b. Lateral Filling Cabinet, yaitu filling cabinet yang berpintu dan mempunyai alas umtuk menempatkan semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas.

6. Meja, yaitu salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau untuk mengetik.

7. Kursi, yaitu salah satu perabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis dan mengetik. Ada 4 jenis kursi yang dipergunakan di kantor yaitu:

a. Kursi yang dipergunakan oleh para pegawai penata usaha disebut kursi pegawai tatausaha (clerical chair)

b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair) c. Kursi yang dipergunakan para eksekutif (executive chair) d. Kursi yang dipergunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas Kotak (Box File), yaitu kotak yang dipergunakan untuk

menyimpan berbagai warkat dan kemudian ditempatkan pada rak arsip, biasanya setiap kotak berisi arsip yang sejenis.

9. Rak Arsip, yaitu sejenis almari tidak berpintu, merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas arsip.

10.Rotary Filing, yaitu peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu). 11.Cardex (Card Index), yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan

warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

12.Mesin Mesin Kantor, yaitu \semua peralatan kantor yang cara kerjamya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektronis.

G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip Dalam arsip terdapat tiga jenis sistem yaitu sebagai berikut : 1. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti, (2003:71) a. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu system penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk mmenata berkas yang belum berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peratuaran mengindeks.

b. Sistem Masalah atau Perihal

Sistem masalah atau perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

c. Sistem Nomor

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

d. Sistem Tanggal / Cronologis

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (surat masuk) dan tanggal surat yang dikirim (surat keluar).

e. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem georafis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Tata Cara Penyimpanan Arsip

Adapun tata cara dalam penyimpanan arsip adalah sebagai berikut : 1. Horizontal Filling (flat Filling)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhecter kemudian ditumpuk ke atas almari arsip (disusun secara mendarat/horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertical Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/map arsip kemudian diletakkan berdiri tegak/ memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder / map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhecter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 2. Sistem Pengamanan Arsip

Menurut Mulyono, dkk (2000:46) pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip terjadi karena faktor internal dan eksternal.

Kerusakan arsip dari segi faktor internal menurut mulyono, dkk (2000;46) a. Kualitas Tinta

b. Tinta

Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal menurut mulyono, dkk (2000;46) a. Lingkungan

b. Sinar matahari c. Debu

d. Serangga dan kutu e. Jamur buku

3. Sistem Pemeliharaan Arsip

Menurut Mulyono, (2000:48) pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebgai berikut:

a. Pengaturan Ruangan

Pengaturan ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering, terang, memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api dan air maupun serangga pemakan kertas.

b. Pemeliharaan Tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan ditempat yang terbuka, misalnya, dengan menggunakan rak-rak arsip.Apabila harus disimpan ditempat tertutup maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan arsip tersebut.

c. Penggunaaan Bahan-Bahan Pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat secara preventif, yaitu dengan cara member tambahan pencegah seperti confer (kapur barus) untuk mencegah serangga.

d. Larangan-Larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya terjamin keutuhaan, kemanan dan kebersihan.Untuk itu perlu dibuat peraturan untuk.

H. Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya.

Oleh sebab itu sekretaris sangat diperlukan dalam menangani kearsipan dalam mengelola, menyimpan dan menyusun berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan sistem dengan benar.Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penenmuan kembali maksimal 3 menit.

1. Peranan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip

Pada Dinas Perhubunga Provinsi Sumatera Utara dalam mengelola arsip berdasarkan klasifikasi arsip, jenis arsip dan penomoran surat yang akan di arsip. Seluruh arsip yang diterima pada bagian program akan di arsipkan pada folder sesuai dengan tanggal masuk arsip dan seluruh folder disimpan pada lemari yang telah tersedia pada ruangan pengarsipan.

Tujuan pengelolaan arsip pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. a. Agar arsip di pelihara dengan baik, teratur dan aman.

b. Medah mendapatkan kembali arsip yang di perlukan dengan cepat dan mudah.

c. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip saat di perlukan.

d. Menghemat tempat penyimpanan arsip. e. Menjaga kerahasiaan arsip.

f. Menjaga kelestarian arsip.

2. Peranan Sekretaris Dalam Menyimpan Arsip

Ada beberapa cara penyimpanan arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut:

a. Meneliti tanda pada lembar diposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan.

b. Mengindeks arsip atau memberi kode pada arsip dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penemuan kembali.

c. Menyimpan arsip ke dalam map (folder) dapat menggunakan stofmap atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam arsip atau filling cabinet.

d. Penyimpanan arsip menggunakan alat elektronik seperti menyortir arsip-arsip penting ke dalam kantor.

3. Peranan Sekretaris Dalam Menyusun Arsip

Semua arsip yang ada Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera utara disusun terlebih dahulu atau diklasifikasikan setelah arsip tersusun menurut jenis arsipnya, maka arsip diletakkan di dalam map.

Beberapa map yang ada pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara:

a. Snelhectar (map berjepit)

Map snelhectar, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempuanyai daun penutup. Untuk menopang arsip / surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit.

b. Brief Ordner (map besar penjepit)

Brief ordner, yaitu mamp tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal / plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul / label tentang arsip yang ada di dalam folder

Setelah semua arsip ,menggunakan map lalu arsip di susun kedalam lemari arsip menurut Araska (2013) :

1. Filling Cabinet

Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunkan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan tamu, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertical.

2. Spindle File

Sebuah jarum besar atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada apapan atau kertas tebal.

3. Lateral Files

penyimpanan dimana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua,namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam.

4. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, ataupun menggunakan kaca.

5. Kotak / almari / Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah ditemukan kembali.

6. Sekat

Adalah yang terbuat dari karton / plastic tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

7. Rak Sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan.

Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara memiliki sekretaris yang sangat terampil dalam menjaga ruangan arsip agar tetap terlihat rapi, nyaman dan bersih. Hal ini sangat mendukung kegiatan arsip, membersihkan arsip, membersihkan debu yang ada pada lemari arsip menggunakan kemoceng (pembersih debu), pemakaian kapur barus di setiap sudut lemari, AC tidak terlalu dingin agar arsip tidak mudah lapuk, pergantian map yang sudah rusak dengan map yang baru.Hal ini membuktikan bahwa peranan sekretaris dalam mengelola, menyusun, dan menyimpan arsip sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan agar lebih mudah dalam pencarian arsip jika suatu saat dibutuhkan.

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efisien. Hal ini dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Program dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang memakai sistem tanggal. Dengan sistem ini akan dapat memperlancar penemuan kembali arsip dapat lebih cepat dan mudah apabila arsip sewaktu-waktu diperlukan, Sedangkan peralatan kearsipan pada Bagian program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah lengkap dan nyaman dipakai dan pada umumnya peralatan tahan lama

karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti: logam, kayu, aluminium, besi, plastic, dan sebagainya.

51

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dalam bab ini, penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Dinas perhubungan Provinsi Sumatera Utara dan seluruh perusahaan agar dapat mengelola, menyimpan dan menyusun arsip lebih baik dan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang akan berpengaruh pada efektivitas kerja sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut;

1. Peran sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staf dan publik dimana peran penghubung ini menyebabkan bahwa sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor dengan lancar. 2. Peranan sekretaris pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara dilakukan dengan penyusunan arsip, penyimpanan dan pemeliharaan arsip. Peneliti mampu memahami bagaimana cara menyusun dan menyimpan arsip yang ada pada bagian Program dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara, cara penyusunan arsip menggunakan filling cabinet dan penyortiran arsip menurut jenis arsip. Tidak semua jenis arsip disatukan pada filling cabinet, setelah diklasifikasikan maka arsip akan

disimpan menurut jenis arsip. Dan sistem penyimpanan setiap tahunnya dilakukan menjilid arsip, setelah arsip dijilid kemudian membuat daftar isi guna untuk mempermudah pencarian arsip yang akan dipakai dua atau tiga tahun.

3. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efisien. Hal ini dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Program dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang memakai sistem tanggal. Dengan sistem ini penemuan kembali arsip dapat lebih cepat dan mudah apabila arsip sewaktu-waktu diperlukan.

B. Saran

Pada akhir penulisan laporan penulis ini penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi Dinas Perhubungan provinsi Sumatera Utara, beberapa saran yang ingin penulis sampaikan mungkin dapat memajukan kedisiplinan cara pengelolaan arsip: 1. Diharapkan sekretaris pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara hendaknya memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya agar tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai dengan lebih baik.

2. Meningkatkan luasnya ruamg lingkup sekretaris, maka hendaknya sekretaris tetap berusaha menambah pengetahuan bail melalui kursus, seminar, maupun latihan yang diberikan secara berkala sehingga sekretaris mampu terutama dalam menangani arsip.

3. Untuk peralatan kegiatan yang mendukung kegiatan arsip pada bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sebaiknya ditambah lagi agar arsip pada filling cabinet, lateral cabinet, laci-laci kecil penempatan surat-surat,persediaan map agar map yang rusak dapat digantikan.

DAFTAR PUSTAKA

Araska. 2013. Jangan Jadi Sekretaris Sebelum Baca Buku Ini. Yogyakarta: Jingga Gemilang

Basir Barthos, 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Program Tinggi Negeri. Jakarta: Bumi Aksara

https://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan http://tyas-rahayu.blogspot.com/p/peran-sekretaris.html

The Liang Gie, 2013. Kamus Administrasi Perkantoran Nur Cahaya. Yogyakarta

Wursanto, Ignatius, 2004. Kompetensi Sekretaris. Yogyakarta: Andi Offiset Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip

6. Sekat

Adalah yang terbuat dari karton / plastic tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

7. Rak Sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan.

Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara memiliki sekretaris yang sangat terampil dalam menjaga ruangan arsip agar tetap terlihat rapi, nyaman dan bersih. Hal ini sangat mendukung kegiatan arsip, membersihkan arsip, membersihkan debu yang ada pada lemari arsip menggunakan kemoceng (pembersih debu), pemakaian kapur barus di setiap sudut lemari, AC tidak terlalu dingin agar arsip tidak mudah lapuk, pergantian map yang sudah rusak dengan map yang baru.Hal ini membuktikan bahwa peranan sekretaris dalam mengelola, menyusun, dan menyimpan arsip sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan agar lebih mudah dalam pencarian arsip jika suatu saat dibutuhkan.

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efisien. Hal ini dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Program dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang memakai sistem tanggal. Dengan sistem ini akan dapat memperlancar penemuan kembali arsip dapat lebih cepat dan mudah apabila arsip sewaktu-waktu diperlukan, Sedangkan peralatan kearsipan pada Bagian program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah lengkap dan nyaman dipakai dan pada umumnya peralatan tahan lama

50

karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti: logam, kayu, aluminium, besi, plastic, dan sebagainya.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini, penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Dinas perhubungan Provinsi Sumatera Utara dan seluruh perusahaan agar dapat mengelola, menyimpan dan menyusun arsip lebih baik dan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang akan berpengaruh pada efektivitas kerja sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut;

1. Peran sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staf dan publik dimana peran penghubung ini menyebabkan bahwa sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor dengan lancar. 2. Peranan sekretaris pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara dilakukan dengan penyusunan arsip, penyimpanan dan pemeliharaan arsip. Peneliti mampu memahami bagaimana cara menyusun dan menyimpan arsip yang ada pada bagian Program dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara, cara penyusunan arsip menggunakan filling cabinet dan penyortiran arsip menurut jenis arsip. Tidak semua jenis arsip disatukan pada filling cabinet, setelah diklasifikasikan maka arsip akan

52

disimpan menurut jenis arsip. Dan sistem penyimpanan setiap tahunnya dilakukan menjilid arsip, setelah arsip dijilid kemudian membuat daftar isi guna untuk mempermudah pencarian arsip yang akan dipakai dua atau tiga tahun.

3. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan efisien. Hal ini dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Program dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang memakai sistem tanggal. Dengan sistem ini penemuan kembali arsip dapat lebih cepat dan mudah apabila arsip sewaktu-waktu diperlukan.

B. Saran

Pada akhir penulisan laporan penulis ini penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi Dinas Perhubungan provinsi Sumatera Utara, beberapa saran yang ingin penulis sampaikan mungkin dapat memajukan kedisiplinan cara pengelolaan arsip: 1. Diharapkan sekretaris pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara hendaknya memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya agar tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai dengan lebih baik.

2. Meningkatkan luasnya ruamg lingkup sekretaris, maka hendaknya sekretaris tetap berusaha menambah pengetahuan bail melalui kursus, seminar, maupun latihan yang diberikan secara berkala sehingga sekretaris mampu terutama dalam menangani arsip.

3. Untuk peralatan kegiatan yang mendukung kegiatan arsip pada bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sebaiknya ditambah lagi agar arsip pada filling cabinet, lateral cabinet, laci-laci kecil penempatan surat-surat,persediaan map agar map yang rusak dapat digantikan.

54

DAFTAR PUSTAKA

Araska. 2013. Jangan Jadi Sekretaris Sebelum Baca Buku Ini. Yogyakarta: Jingga Gemilang

Basir Barthos, 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Program TinggiNegeri. Jakarta: Bumi Aksara

https://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan http://tyas-rahayu.blogspot.com/p/peran-sekretaris.html

The Liang Gie, 2013. Kamus Administrasi Perkantoran Nur Cahaya. Yogyakarta

Wursanto, Ignatius, 2004. Kompetensi Sekretaris. Yogyakarta: Andi Offiset Wiyasa, Thomas, 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip