Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA, MENYUSUN DAN
MENYIMPAN ARSIP PADA BAGIAN PROGRAM DINAS
PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA

Oleh :
ERIKA SUCI NASUTION
122103033

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015

KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,
karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir yang berjudul “Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan

Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara”.
Tugas akhir ini disusun sebagai persyaratan kelulusan pada program Studi
Kesekretariatan Diploma III Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara Medan.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis dapat mendapatkan saran,
dorongan, bimbingan serta keterangan-keterangan dari berbagai pihak yang
merupakan pengalaman yang tidak dapat diukur secara materi, namun dapat
membukakan mata penulis bahwa sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan
tersebut tersebut adalah Berkat doa dan bimbingan serta dukungan dari orang tua,
dosen pembimbing, teman-teman maupun dari pihak Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara, sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program
Studi DII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang selalu mendidik Mahasiswanya untuk selalu menjadi yang terbaik.
3. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani SE, Msi, selaku sekretaris program
studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Ibu Frida Ramadhini Harahap, SE, MM, selaku dosen pembinmbing yang
membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
5. Bapak Rustam Effendi Harahap, pada Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara

yang telah memberikan data-data selama penulis

melakukan riset.

i

6. Yang tersayang kedua orang tua penulis Alm. Ayah Sarmadan Nasution
dan ibu Erna Sari Hasibuan, Spd, serta kedua adik tersayang Rini Astuti
Nasution dan Mhd. Fauzi Nasution yang selalu memberikan dukungan
moril dan material serta doa kepada penulis.
7. Untuk sahabat-sahabat saya Riska Aulia Siregar, Derlina Afriani Ritonga,
Ria Fadillah, Khairunnisa wahyuni Lubis dan farah Nazlika yang selalu
saling mendoakan satu sama lain agar terselesaikannya Tugas Akhir ini
dengan baik.
8. Semua teman-teman seperjuangan penulis di DIII Kesekretariatan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara Stambuk 2012 Selamat Berjuang
semoga kita mendapat yang terbaik untuk ke depannya.
9. Seluruh

rekan dan staff pengajar di Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

Medan, 16 April 2015

Penulis

(Erika Suci Nasution)
122103033

ii

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN
KAT PENGANTAR .............................................................................................. i
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ..................................................................................................6
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................11

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ..................................................................................... 1
B. Perumusan Masalah ...............................................................................5
C. Tujuan Penelitian .................................................................................. 5
D. Manfaat Penelitian ................................................................................ 5
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ................................................................... 6
F. Sistematika Penulisan ........................................................................... 6

BAB II PROFILE PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ............. 8
B. Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara .......11
C. Job Description ..................................................................................... 12
D. Jenis Usaha / Kegiatan ......................................................................... 32
E. Kinerja Usaha Terkini........................................................................... 32

F. Rencana Kegiatan ................................................................................. 34

BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip .................................................................................. 35
B. Syarat-Syarat Arsip ............................................................................. 36
C. Jenis-Jenis Arsip ................................................................................. 36
D. Fungsi Arsip ........................................................................................ 38
E. Peranan Arsip ...................................................................................... 38

iii

F. Peralatan Kearsipan............................................................................. 39
G. Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip ............ 42
H. Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan
Arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan
Provinsi Sumatera Utara ....................................................................... 45

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ......................................................................................... 51

B. Saran.................................................................................................... 52

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 54

iv