Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara

KETERAMPILAN SEKRETARIS DALAM MENGELOLA,MENYUSUN DAN MENYIMPAN ARSIP PADA KANTOR PDAM

TIRTANADI SUMATERA UTARA

OLEH:

OVALIA SEPTIANI 112103073

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : OVALIA SEPTIANI

NIM : 112103073

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : KETERAMPILAN SEKRETARIS DALAM

MENGELOLA, MENYUSUN, DAN MENYIMPAN ARSIP PADA KANTOR PDAM TIRTANADI SUMATERA UTARA

TANGGAL: Juli 2014 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

TANGGAL: Juli 2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac) NIP. 19560407 198002 1 001

NAMA : OVALIA SEPTIANI

NIM : 112103073

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : KETERAMPILAN SEKRETARIS DALAM

MENGELOLA, MENYUSUN, DAN MENYIMPAN ARSIP PADA KANTOR PDAM TIRTANADI SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2014

Menyetujui Pembimbing,

(Inneke Qamariah, SE, M.Si) NIP. 19741012 200501 2 003

i

KATA PENGANTAR

Assalammu’alaikum wr, wb.

Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara“.

Penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung penulis baik langsung maupun tidak langsung, kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr Syahril Pasaribu, D.T.M & H.M.Sc (C.T.M), Sp.A(K) Sebagai Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr Azhar Maksum, SE,M.Ec,AK sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,M.Si sebagai Ketua Program Studi dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Ibu Magdalena LL Sibarani, SE, M.Si, sebagai Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Ibu Inneke Qamariah, SE,M.Si sebagai Dosen Pembimbing yang dengan sabar memberi bimbingan dan arahan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

7. Pegawai di bagian kearsipan atau umum dan personalia, dan semua pegawai yang ada di kantor PDAM TIRTANADI, yang telah banyak membantu memberiarahan dan bimbingan kepada penulis dan melakukan proses magang kurang lebih dua bulan ini.

8. Seluruh Bapak Dan Ibu Dosen yang telah mendidik dan memberikan penulis ilmu pengetahuan selama proses perkuliahan di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

9. Teristimewa kepada Ayahanda tercinta RUSLI HS, dan Ibunda tercinta HARTINI, yang telah membesarkan dan mendidik serta memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan do’a yang tidak ternilai mulai dari penulis belajar hingga dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

iii

10.Kepada kakak tersayang Serli Arlina sukses buat kerja nya dan kepada kedua adik tersayang Tiara Arliani Dan Desi Arliani jangan lupa belajar dan selalu semangat untuk mencapai cita-cita yang lebih tinggi.

11.Kepada Sahabat tercinta Yunita Sahara Hsb, Eka prasetya, Wulan Gustya dan Fitri Wahida, “Gabuk Family” persahabatan untuk selamanya kalian semua akan tetap jadi sahabat, Terima kasih atas Suka dan Duka selama ini. Semoga harapan dan cita-cita kita semua terwujud, Amin

12.Teman-teman satu Angkatan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2011 Terima Kasih atas kerja samanya selama ini.

13.Terima kasih kepada yang tersayang Muksin atas semangat suka dan dukanya selama ini.

Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. AMIN

Medan Juni 2014

Penulis

OVALIA SEPTIANI 112103073

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Peneliatian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Perusahaan PDAM Tirtanadi Sumatera Utara ... 7

B. Struktur Organisasi ... 11

C. Job Discription ... 13

D. Jenis Usaha / Kegiatan ... 18

v BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip ... 21

B. Fungsi Arsip ... 21

C. Peranan kearsipan ... 22

D. Peralatan arsip ... 23

E. Definisi Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip ... 25

F. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip ... 28

G. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip Pada Kantor PDAM Tirtanadi ... 30

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A.Kesimpulan ... 38

B.Saran ... 40

DAFTAR PUSTAKA ... 41

No. Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5

vii

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

Gambar 2.1 Logo / Lambang dari PDAM Tirtanadi ... 10

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi Sumatera Utara ... 12

No. Judul

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring berkembangnya usaha dunia yang semakin tinggi, maka perusahaan di jadikan sebagai bisnis. Berkembangnya kondisi ekonomi dan bisnis dalam era globalisasi, mengharapkan perusahaan untuk dapat menyesuaikan diri dengan masyarakat. Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat mempengaruhi terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintahan dan swasta, mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan dan industri pabrik.

Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi merupakan salah satu unit usaha milik daerah, yang bergerak dalam distribusi air bersih bagi masyarakat umum. PDAM Tirtanadi terdapat di setiap provinsi, kabupaten, dan kotamadya di seluruh Indonesia. PDAM Tirtanadi merupakan perusahaan daerah sebagai sarana penyediaan air bersih yang di awasi dan di monitor oleh aparat - aparat eksekutif maupun legislatif daerah. Kebutuhan akan air minum yang sehat dan bersih bagi penduduk mutlak di perlukan sepanjang hidup manusia.

Pertumbuhan jumlah penduduk dan perkembangan penduduk pada wilayah kota dan daerah mendorong pemerintah untuk menyelenggara persediaan air dandistribusi air minum yang selaras dan perkembangan teknologi. Jelas sudah tugas perusahaan daerah air minum mengelola dan melayani kebutuhan air. Namum tidak lupa bahwa pertumbuhan

perkembangan penduduk merupakan faktor utama akhirnya memperoleh perhatian secara internal perusahaan membina sesuatu kehidupan perusahaan yang baik serta dinamis dan secara ekternal berusaha meningkatkan pelayanan yang baik, karena hidup matinya perusahaan tergantung pada pimpinan yang mengelola perusahaan, administrasi yang di lakukan di sebuah perusahaan berjalan dengan baik atau transparan, serta dalam penyimpanan data-data perusahaan.

Menurut Hasibuan, (2007:111) Fungsi sumberdaya manusia yang dilakukan pada kantor PDAM Tirtanadi bertujuan untuk mengetahui bagaimana pencapaian efektivitas fungsi sumber daya manusia dan untuk mengetahui kelemahan - kelemahan yang terjadi sehingga menyebabkan tidak efektif serta menemukan alternative dan sarana perbaikan atas kelemahan yang terjadi pada kantor PDAM. Manajemen sumber daya manusia ( MSDM ) merupakan penyiapan dan pelaksanaan suatu rencana yang terkoordinasi untuk menjamin bahwa SDM yang ada dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baik nya untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Etiratnawati, (2006:7) Administrasi perusahaan salah satu kegiatan untuk membantu pimpinan mengelola perusahaan, sarana, dan prasarana perusahaan, organisasi, dalam rangka mencapai tujuannya. Berdasarkan administrasi pimpinan, mengatur, mengarahkan dan serta mengevaluasi jalannya usaha perusahaan, organisasi, atau yayasan yang dipimpinnya. Di lihat dari kerangka administrasi, tugas sekretaris merupakan bagian dari administrasi keseluruhan perusahaan. Dari pembahasan di atas,

3

   

tidak terlepas dari tugas sekretaris dalam mengarsip semua data yang ada di kantor PDAM.

Menurut Lasa Hs, (2010:4) Efektifitas pengelolaan arsip pada suatu perusahaan atau organisasi di pengaruhi oleh mental dan fisik pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang di gunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia penyimpan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan untuk dapat bekerja dengan baik hingga efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik, dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja.

Arsip perlu di kelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja di unit atau bagian kearsipan bukan hanya di tunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.

Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu perusahaan, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik, dalam pelaksanaannya masih banyak di jumpai arsip-arsip yang di tumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk di temukan kembali. Akibat dari hal itu tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap, maka

berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan mutlak harus di laksanakan oleh seorang pengarsip.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, perumusan masalah penelitian ini adalah : Bagaimana Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan yang di terapkan pada kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah : 1. Bagi Peneliti

Memperdalam pengetahuan tentang pengelolaan, menyusun dan menyimpan arsip yang di terapkan di kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara.

2. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukkan untuk melakukan perbaikan atau penyimpanan arsip yang lebih baik lagi dari sebelumnya, sehingga sistem kearsipan dapat memperlancar pekerjaan kantor.

5

   

3. Bagi Pihak Lain

Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian sesuai dengan judul laporan tugas akhir ini.

E. Jadwal kegiatan

Penelitian ini dilakukan di kantor PDAM TIRTANADI SUMATERA UTARAJl.Sisimanga Raja No 1 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Bulan Maret MingguKe

Bulan April MingguKe

III III IV I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 PenulisanLaporan

Sumber : penulis (2014)

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 17 Maret Sampai 28 April 2014 di kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika yang di sajikan dalam penulisan tugas akhir ini adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini di uraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan jadwal kegiatan.

BAB II : PROFIL PDAM TIRTANADI

Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas mengenai PDAM Tirtanadi kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan kedepan dari kantor PDAM Tirtanadi.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, fungsi arsip, peranan dan tujuan arsip, sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada bagian kearsipan di kantor PDAM Tirtanadi.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran keterampilan sekretaris dalam mengelola, menyusun, dan menyimpan arsip pada kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara.

7

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi

Perusahaan daerah air minum ( PDAM ) Tirtanadi Sumatera Utaramerupakan badan usaha milik daerah Provinsi Sumatera Utarayang terdiri pada zaman pemerintahan Belanda pada tanggal 23September 1905 dengan nama NV Waterleiding Maatschappij Ayer Bersih dan berkantor pusat di Amsterdam, negari Belanda. Meskipun telah melalui zaman penjajahan Belanda dan Jepang, dan selanjutnya memasuki masa kemerdekaan Republik Indonesia. Perusahaan masih mampu memberikan pelayanan masyarakat secara berkelanjutan.

Status dan nama perusahaan telah diganti-ganti dan berdasarkan peraturan pemerintah provinsi daerah tingkat 1 Sumatera UtaraNo 11 tahun 1979 yang berpedoman kepada undang- undang No 5 tahun 1962 telah ditetapkan nama dan status Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi adalah milik pemerintah Provinsi Sumatera Utaraperda No 11 tahun 1979 ini disempurnakan lagi dengan Perda Provinsi Sumatera UtaraNo 2 tahun 1985, dan selanjutnya disempurnakan dengan perda No 6 tahun 1991. Dilakukan perubahan peraturan daerah Provinsi Sumatera Utarayang mengantur bahwa Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi selain mengelola air bersih juga mengelola air limbah.

PDAM Tirtanadi telah banyak mengalami perubahan-perubahan kemajuan, diantaranya selain melayani kebutuhan air bersih dikota Medan dan

sekitarnya, juga melakukan kerja sama operasi dan kerjasama manajemen dengan beberapa pemerintah daerah PDAM Tirtanadi di Provinsi Sumatera Utara.

Kerjasama ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan air bersih kepada masyarakat sebagaimana di atur dalam Perda No 3 tahun 1999, direalisasikan pada tanggal 17 juli 1999 dengan penandatanganan naskah perjanjian kerjasama pembentukan beberapa cabang PDAM Tirtanadi di daerah kabupaten antara lain kabupaten Deli Serdang, Simalungun, Toba Samosir, Mandailing Natal, Tapanuli Tengah, Nias dan Tapanuli Selatan. Perjanjian kerja sama tersebut berbentuk kerja sama operasional (KSO) selama 25 tahun, serta kerja sama manajemen (KSM) dengan pemerintah kabupaten labuhan batu dan pemerintah kabupaten dairi. Diharapkan kerja sama ini akan meningkatkan mutu pelayanan air bersih di daerah tersebut.Selain memperluas daerah pelayanan PDAM Tirtanadi, baik di kota medan dan sekitarnya maupun di daerah KOS/KSM, jumlah penduduk yang di layani juga mengalami peningkatan yang cukup pesat, Disamping mengelola air bersih PDAM Tirtanadi juga memberikan tugas untuk mengelola pembuangan air limbah (sewerage) di Kota Medan.Secara garis besar daerah operasional PDAM Tirtanadi.

Wilayah pelayanan (Kota Medan dan Sekitarnya) yang terdiri dari cabang-cabang:

a. Cabang Utama b. Cabang Sei Agul c. Cabang Padang Bulan d. Cabang Medan Denai

9

  e. Cabang Belawan

f. Cabang Tuasan g. Cabang Sunggal h. Cabang Deli Tua i. Cabang H.M.Yamin j. Cabang Diski k. Cabang Amplas

Arti Dan Makna Logo PDAM Tirtanadi Sumatera Utara. 1. Lingkaran

Menggambarkan lingkup tugas PDAM tirtanadi, yaitu antar lain melayani dan menyediakan air bersih secara berkesinambungan dan merata bagi masyarakat kota medan. PDAM Tirtanadi juga bertugas mengelola air bersih.

2. Huruf T

Menyerupai pipa pada logo PDAM Tirtanadi yang menggambarkan ruang lingkup tugas tirtanadi yang sebagian besar berhubungan dengan sistem perpiaan.

3. Gelombang tiga.

Menggambarkan pelayanan air minum (air bersih) yang diberikan PDAM Tirtanadi kepada masyarakat Kota Medan dan sekitarnya yang bertsifat terus menerus selama 24jam dan merata bagi permanfaatan air bersih tersebut.

4. Warna biru

Menyatakan nuansa yang ditimbulkan air.

Logo / lambang dari PDAM Tirtanadi dapat dilihat di bawah ini :

Sumber : PDAM Tirtanadi Sumatera Utara(2014) Gambar 2.1 Logo PDAM Tirtanadi Sumatera Utara

Visi Dan Misi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

Didalam suatu organisasi atau perusahaan sebuah visi dan misi sangat dibutuhkan dalam menunjang keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut. Visi dan Misi merupakan suatu pandangan ke depan yang telah di konsepkan secara bersama. Demikian juga halnya dengan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara.

Visi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

PDAM Tirtanadi mampu melayani kebutuhan air minum bagi seluruh penduduk Kota Medan pada tahun 2020.

Misi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara

1. Mengelola pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan kepada masyarakat secara merata, tertib dan teratur.

2. Mengelola perusahaan dengan good corporate governance.

3. Meningkatkan kualitas lingkungan dengan memberikan pelayanan pengumpulan dan penyaluran air limbah melalui sistem perpipaan.

11

  B. Struktur Organisasi

Setiap perusahaan mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan yang diharapkan maka perusahaan membentuk wadah yang disebut organisasi. Organisasi merupakan sekelompok orang - orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sesuai dengan tugas dan tanggung jawab PDAM Tirtanadi dalam menjalankan operasi, maka organisasi perusahaan disusun sesuai dengan kebutuhan sehingga setiap personil yang ada dapat bekerja secara optimal.

Susunan organisasi di dalam perusahaan disebut juga organisasi, struktur organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antara orang - orang yang terdapat pada suatu badan usaha untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu dengan penciptaan Struktur Organisasi diharapkan para pegawai dapat bekerja sesuai dengan bidang urusannya dan pimpinan dapat mengkoordinir seluruh aktifitas perusahaan.

Struktur PDAM Tirtanadi merupakan tipe struktur garis. Dalam Struktur Organisasi garis ini tidak terdapat staf yang berfungsi sebagai orang yang ahli dalam bidang tertentu,Struktur organisasi PDAM Tirtanadi Sumatera Utaradapat di lihat pada Gambar 2.2

13

  C. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian yang ada pada PDAM Tirtanadi Sumatera Utara.

a. Direktur Utama

Tugas-tugas dan tanggung jawab :

1. Memimpin dan mengendalikan kegiatan/jalannya perusahaan. 2. Menetapkan kebijaksanaan/strategi perusahaan.

3. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan. 4. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada gubernur melalui

pengawasan.

5. Mengadakan dan memimpin rapat. 6. Menjalani hubungan kerja ekternal.

7. Mengawasai pelaksanaan tugas perusahaan.

8. Mewakili perusahaan baik didalam maupun di luar pengadilan. 9. Melaksanakan tugas – tugas lain yang di beri gubernur.

b. Direktur Perencanaan

Tugas-tugas dan tanggung jawab :

1. Mengkoordinasi seluruh tugas dan kegiatan yang ada pada pagian perencanaan/produksi.

2. Menyusun daftar bahan baku yang akan digunakan dalam produksi. 3. Melakukan harga jual dan harga pokok produksi.

4. Menyusun dan mempersiap BABP/RAK.

c. Direktur Adm / Keuangan Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Mengkoordinir / jalannya setiap tugas yang telah diberi kepada karyawan melalui kepala bagian, apakah telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada saat berjalannya kegiatan produksi. 2. Mengendalikan seluruh pelaksanaan pencatatan akuntansi. 3. Mengkoordinasikan menyusun RABP / RAK perusahaan. 4. Mengendalikan keuangan perusahaan.

d. Direktur Operasi

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.

2. Menyusun kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam bidang operasi 3. Membantu Direktur Utama dalam mengambil keputusan

kebijaksanaan atau strategi dalam pengembangan perusahaan. 4. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.

5. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan

6. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur. 7. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas tugas lain yang

diberikan oleh Direktur Utama. e. Divisi Perencanaan

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya.

15

 

3. Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran pendapatan, biaya tahunan perusahaan.

4. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik internal maupun eksternal.

5. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi perencanaan dilengkapi dengan evaluasinya.

f. Divisi Produksi

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya.

2. Merencanakan dan mengatur produksi air sesuai dengan kebutuhan divisi produksi.

3. Melakukan optimalisasi dalam proses produksi air bersih.

4. Melakukan perawatan dan pemeliharaan seluruh sarana proses produksi air bersih.

5. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi produksi dilengkapi dengan evaluasinya.

g. Divisi SIM

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.

2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja pada divisi informasi.

3. Membuat dan mengembangkan seluruh sistem informasi yang sangat di perlukan pada perusahaan.

4. Mengelola dan mengevaluasi data sistem informasi yang digunakan. 5. Memelihara seluruh data yang berhubungan dengan sistem informasi. 6. Menyerahkan hasil pengolahan data sesuai dengan kebutuhan. h. Divisi Keuangan

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.

2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi keuangan. 3. Merencanakan dan mengendalikan sumber - sumber pendapatan serta

pengeluaran perusahaan.

4. Mengatur dan menyusun rencana pembayaran hutang jangka panjang dan jangka pendek perusahaan.

5. Mencari sumber sumber pendanaan eksternal untuk pengembangan perusahaan.

6. Memeriksa kelengkapan dokumen pembayaran. i. Divisi Umum

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.

2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi umum.

3. Mencatat, menyimpan, mengamankan dan memelihara dokumen perusahaan.

17

 

4. Melaksanakan prosedur administrasi surat menyurat perusahaan. 5. Mengatur penggunaan dan pemeliharaan sarana, ruangan kerja

dikantor pusat.

6. Menetapkan pelaksana pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang ditetapkan.

j. Divisi SDM

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.

2. Merencanakan dan mengendalikan program kerja divisi sumber daya manusia.

3. Mengelola, menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian. 4. Mengevaluasi Daftar Penilaian Pegawai (DP3) dari seluruh unit

kerja.

5. Melakukan pembinaan mental spiritual pegawai.

6. Mengevaluasi hasil-hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan. k. Divisi Operasi Zona 2

Tugas – tugas dan tanggung jawab :

1. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.

2. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisinya.

3. Mengevaluasi rencana perkembangan dan penyempurnaan sistem jaringan.

4. Menjalin kerja sama dengan pihak luar dalam pengembangan jaringan transmisi/distribusi dicabang operasi zona 2.

Tugas Sekretaris PDAM Tirtanadi Bagian Umum

1. Membuat surat bisnis, menghandle telepon dan menerima tamu. 2. Mengatur database dan dokumen perusahaan.

3. Bertanggung jawab mengatur jadwal dengan baik.

4. Bertanggung jawab mengelola data dan menyajikan dengan cepat. 5. Membuat notulen dan filling dengan baik.

D. Jenis Usaha/Kegiatan

PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas / fungsi memenuhi kebutuhan air bersih bagi masyarakat Kota Medan dan sekitarnya serta beberapa kebupaten di Provinsi Sumatera Utara secara merata dan berkesinambungan dengan tetap memperhatikan prinsip-prinsip perusahaan dalam pengelolaannya serta tidak mengabaikan aspek sisoal, budaya dan kondisi masyarakat. Selain pengelolaan air bersih, PDAM Tirtanadi juga mengelola fasilitas pengelolaan air limbah. Sejak tanggal 17 juli 1999 dilakukan kerja sama operasional antara PDAM Tirtanadi dengan 7 (tujuh) PDAM kabupaten sehingga sejak tanggal tersebut wilayah PDAM Tirtanadi menjadi :

a. Tirtanadi Sumatera Utara yaitu meliputi Kota Medan, Brastagi, Sibolangit Dan Teluk Dalam Nias.

b. Dari PDAM Tirta Deli Kabupaten Deli Serdang yaitu Kecamatan Lubuk Pakam, Perbaungan, Tanjung Morawa, Terbung / Batang Kuis Dan Pantai Cermin.

19

 

c. Dari PDAM Mual Nauli Kabupaten Tapanuli Tengah, yaitu Kecamatan Pandan.

d. Deli Tambusai Kabupaten Tapanuli Selatan, yaitu seluruh wilayah pelayanan PDAM tambusai kecuali yang telah dipisahkan / diserahkan ke Kabupaten Mandailing Natal Sebagai Pemekaran Dari Kabupaten Tapanuli Selatan

e. Dari PDAM Tirta Umbu kabupaten Nias, yaitu Kota Gunung Sitoli. f. Dari pemerintah Kabupaten Toba Samosir dengan wilayah pelayanan

dari kecamatan yang bermula masuk wilayah pelayanan PDAM Mual Nation kabupaten tapanuli utara.

g. Dari pemerintah kabupaten Mandailing Natal dengan wilayah palayanan dari kecamatan yang semula masuk wilyah pelayan PDAM Tambusai kabupaten Tapanuli Selatan,

h. Dari pemerintah kabupaten simalungun dengan wilayah pelayanan kota Prapat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Air baku adalah air dari badan air yang dapat diolah menjadi air minum yang bahan pokoknya dilakukan dengan cara koagulasi, pengendapan, penyaringan dan disenfeksi. Air bersih adalah air yang digunakan untuk keperluan sehari - hari yang kualitasnya memenuhi syarat kesehatan dan dapat diminum apabila telah di masak.

Air minum adalah air minum rumah tangga yang melalui proses pengolahan atau tanpa proses pengolahan yang memenuhi syarat kesehatan dan

dapat langsung diminum untuk memenuhi kebutuhan masyarakat agar mendapatkan kehidupan yang sehat, bersih dan produktif. Sistem penyediaan air selanjutnya disebut SPAM adalah satu kesatuan sistem fisik (teknik) dan non fisik dari sarana prasarana air minum. Sistem penyediaan air minum yang baik bertujuan yang baik :

1. Penyediaan air yang kualitasnya sehat bagi pemakainya individu maupun masyarakat.

2. Menyediakan air yang memadai kuantitas. 3. Menyediakan air secara mudah dan murah. Sistem penyediaan air minum terdiri dari :

a. Unit air baku b. Unit produksi

c. Unit distribusi unit pelayanan.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan yang ada di PDAM Tirtanadi :

1. Air yang di distribusikan untuk keperluan rumah tangga. 2. Air yang didistribusikan melalui tangki air.

3. Air kemasan

4. Air yang digunakan untuk produksi bahan makanan dan air minum yang disajikan pada masyarakat.

21

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Menurut Sedarmayanti, (2003:7) Arsip dalam bahasa belanda disebut “archief” sedangkan dalam bahasa Inggris disebut “archieve” ini berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti permulaan. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. selanjutnya dari kata “archia” berubah lagi menjadi kata“ar-cheion” yang berarti “gedung pemerintah” sedangkan dalam bahasa latin disebut “archivum“ dan artinya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip“ sampai saat ini.

Menurut Wursanto dkk, (2000:16) Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 (tiga) unsur pokok yang meliputi: penyimpanan (storing), penempatan (placing), dan penemuan kembali (finding).

Menurut Barthos, (2003:43), Filling atau kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan tersebut dengan mudah ditemukan kembali bila diperlukan.

B. Fungsi Arsip

Menurut barthos, (2003:11) Fungsi arsip dapat di bedakan menjadi: 1. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi digunakan secara terus - menerus

bagi organisasi atau instansi, namun di pergunakan untuk kepentingan

masyarakat umum atau Negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

2. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi Negara. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat di bagi menjadi:

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus - menerus bagi keperluan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari - hari serta masih dikelola oleh unit pengelola.

b. Arsip inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensinya sudah mulai menurun dan pengelolanya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.

C. Peranan Kearsipan

Menurut Sedarmawanti, (2003:19) Mengatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”.

Menurut Barthos, (2002:2) Menyatakan bahwa peranan kearsipan adalah : “sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, menganalisa, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, dan pengendalian setepat-tepatnya.

23

  D. Peralatan kearsipan

Ada 11 peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah.

1. Map yaitu, lapisan kertas atau karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip, pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan file yang bersangkutan. Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan menjadi:

a. Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat arsip.

b. Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas.

c. Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak.

d. Map tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya yang terbuat dari karton dan diberi kain atau pita.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton menila berbentuk empat persegi panjang.Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat didalam filling cabinet.

3. Sekat (guide) adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri terdiri dari dua bagian yaitu : bagian yang menonjol disebut tab atau tab guide yang

berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode , tanda, atau indeks klarifikasi dan badan guide.

4. Filling cabinet

Adalah perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Lemari arsip (filling cabinet) yaitu tempat penyimpanan yang terbuat dari aluminium dan baja yang dapat mengamankan arsip dari api atau terbangkar. pada umumnya lemari arsip atau filling cabinet terdiri dari laci-laci kecil yang terdapat 3 atau 5 laci.

Lemari arsip terdapat dua jenis :

a. Drawer type filling cabinet yaitu filling cabinet yang laci-lacinya dapat di tarik keluar, biasa nya arsip tersusun dalam bentuk vertikal.

b. Lateral filling cabinet yaitu filling cabinet yang berpintu dan mempunyai alas untuk menempatkan semua arsip dan mempunyai beberapa tingkat atas.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi

Ada 4 jenis kursi yang dipergunakan di kantor.

a. Kursi yang digunakan untuk tata usaha kantor ( clearical chair) b. Kursi yang digunakan dekretaris (secretarical chair )

25

 

c. Kursi yang digunakan para eksekutif ( executive chair ) d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat ( conference chair )

8. Berkas kotak (box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagi warkat dan kemudian di tempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas kotak berisi arsip yang sejenis.

9. Rak arsip

Adalah sejenis almari tidak berpintu yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menempatkan atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.

10.Mesin-mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik, mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya : mesin-mesin komputer, mesin fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas. 11.Alat-alat tulis kantor yaitu alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan

tulis menulis misalnya : pulpen, pinsil, penggaris, stabilo.

E. Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip 1. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti, (2003:71) a. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah salah satu sistem penetaan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang belum berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

b. Sistem Masalah Atau Perihal

Sistem masalah adalah salah satu sistem penetaan berkas berdasarkan kegiatan - kegiatan yang berkenaan dengan masalah masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.

c. Sistem Penomoran

Sistem penomoran adalah sistem salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing - masing atau setiap masalah arsip atau berkas di beri nomor.

d. Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat.

e. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah salah satu penataan berkas berdasarkan tempat, lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan daerah dirtentukan kemudian disusun menurut urutan abjad agar mempercepat penemuan kembali.

Tata Cara Penyimpanan Arsip

1. Horizontal Filling (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar / horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertikal Filling

27

 

sejajar dengan lipatan folder / map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 2. Sistem Pengamanan Arsip

Menurut Mulyono, dkk (2000:46) Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengaman arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip terjadi karena faktor internal dan eksternal.

Kerusakan arsip dari segi faktor internal : a.Kualitas kertas

b.Tinta

c.Bahan perekat

kerusakan arsip dari segi faktor eksternal : a.Lingkungan

b.Sinar matahari c.Debu

d.Serangga dan kutu e.Jamur buku

3. Sistem Pemeliharaan Arsip

Menurut Mulyono, (2000:48) Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Pengaturan ruangan

Pengaturan ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering, terang, memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat

terjaga dan dapat terhindar dari serangan api dan air maupun serangga pemakan kertas.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan di tempat yang terbuka. Misalnya dengan menggunakan rak - rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban arsip tersebut.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapatr secara preventif yaitu dengan cara membeir tambahan pencegah seperti confer (kapur barus) untuk mencegah serangga.

d. Larangan - larangan yang tidak boleh dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa. Supaya terjamin keutuhan, keamanan dan kebersihan. Untuk itu perlu dibuat peraturan untuk menjaganya misalnya petugas dilarang membawa pulang arsip ke rumah.

e. Kebersihan

Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk kebersihan ruangan dan arsip .

F. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip

Keterampilan sekretaris Menurut Wursanto, (2004:5) Sekretaris harus memiliki rasa tanggung jawab, mandiri berinisiatif, berkompetensi,dapat dipercaya dalam membantu kelancaran pekerjaan pimpinan pada perusahaan

29

 

menuruti semua kemauan atasannya tanpa memikirkan kepentingannya. Karena itu sekretaris harus berinisiatif, berdaya kreasi sehingga mampu menyarankan ide-ide yang baik. Sudah tentu seorang atasan sebaiknya bukan no-man, yang berarti seorang yang harus menolak pendapat orang lain. Atasan yang baik dan ideal adalah orang yang bersedia mendengar, menghargai pendapat ataupun saran dari bawahannya.

Menurut Wusanto, (2004:5) Sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab tinggi, mandiri, berinisiatif serta berkompetensi dapat di percaya dalam membantu kelancaran pekerjaan pimpinan pada perusahaan dimana dia bekerja.

Menurut Ernawati, (2003:9) Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk membantu meringankan tugas-tugas yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerial.

Menurut Hendarto, (2003:5) Sekretaris sebenarnya berasal dari kata lain secretum yang berarti rahasia atau Secretarius / secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia. Akar kata Secretary dalam bahasa Inggris adalah secret, yang juga berarti rahasia. Jadi, bila dilihat dari asal katanya, sekretaris adalah seorang yang seharusnya bisa menyimpan rahasia.

Menurut Saiman, (2002:24) Sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat mencatat dari suatu kegiatan perkantoran perusahaan.

Menurut Robbins, (2000:494) Pada dasarnya ketrampilan sekretaris dapat dikategorikan menjadi empat, yaitu.

1. Basic literacy skill 

Keahlian dasar merupakan keahlian seseorang yang pasti dan wajib dimiliki oleh kebanyakan orang, seperti membaca, menulis dan mendengar.

2. Technical skill

Keahlian teknik merupakan keahlian seseorang dalam pengembangan teknik yang dimiliki, seperti menghitung secara tepat, mengoperasikan komputer.

3. Interpersonal skill

Keahlian interpersonal merupakan kemampuan seseorang secara efektif untuk berinteraksi dengan orang lain maupun dengan rekan kerja, seperti pendengar yang baik, menyampaikan pendapat secara jelas dan bekerja dalam satu tim.

4. Problem solving

Menyelesaikan masalah adalah proses aktivitas untuk menajamkan logika, beragumentasi dan penyelesaian masalah serta kemampuan untuk mengetahui penyebab, mengembangkan alternatif dan menganalisa serta memilih penyelesaian yang baik.

G. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip Pada Kantor PDAM Tirtanadi

1. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip

Pada kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utaradalam mengelola arsip berdasarkan klasifikasi arsip, jernis arsip dan penomoran surat yang akan di arsip.

31

 

dengan tanggal masuk arsip dan seluruh folder disimpan pada lemari yang telah tersedia pada ruangan pengarsipan.

Keterampilan dalam mengelola arsip pada kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara, arsip pada setiap tahunnya dijilid menurut jenisnya setelah arsip dijilid kemudian membuat daftar isi arsip yang sudah dijilid membuat penomoran agar arsip tersusun rapi guna untuk mudah mendapatkan arsip yang masih dibutuhkan dalam jangka waktu yang lama. (penemuan kembali arsip).

Tujuan pengelolaan arsip pada kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara. a. Agar arsip di pelihara dengan baik, teratur dan aman.

b. Mudah mendapatkan kembali arsip yang di perlukan dengan cepat dan mudah.

c. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip. d. Menghemat tempat penyimpanan arsip.

e. Menjaga kerahasiaan arsip. f. Menjaga kelestarian arsip.

2. Keterampilan Sekretaris Dalam Menyimpan Arsip

Ada beberapa cara penyimpanan arsip pada kantor PDAM Tirtanadi sebagai berikut :

a. Meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan.

b. Mengindeks arsip atau memberi kode pada arsip dibuat sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali.

c. Menyimpan arsip ke dalam map (folder) dapat menggunakan stofmap atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip atau filling cabinet.

d. Penyimpanan arsip menggunakan alat elektronik seperti menyortir arsip - arsip penting ke dalam komputer.

3. Keterampilan Sekretaris Dalam Menyusun Arsip

Semua arsip yang ada di dalam kantor PDAM Tirtanadi disusun terlebih dahulu atau diklasifikasikan setelah arsip tersusun menurut jenis arsipnya, maka arsip di letakkan di dalam map.

Beberapa map yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi : a. Stofmap folio (map berdaun)

Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. b. Snelhechter (map berpenjepit)

Map snelhechter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip / surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

33

 

c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)

Brief Ordner yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal / plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul / label tentang arsip yang ada di dalam folder.

d. Hanging Folder (map gantung)

Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

Setelah semua arsip menggunakan map lalu arsip di susun kedalam lemari arsip seperti:

1. Filing cabinet

Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal.

2. Spindle file

sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal.

3. Lateral files

Penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam.

4. Lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.

5. Sekat

Adalah alat yang terbuat dari karton / plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

6. Kotak / Almari Kartu / Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu - kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

7. Rak Sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah - misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong - golongkan arsip sebelum disimpan.

4. Keterampilan Sekretaris Dalam Pemusnahan Arsip

Pada bagian umum penyusutan atau pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun dalam jangka waktu yang lama tergantung jenis

35

 

arsip yang akan di musnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu yang lama :

a. Surat keterangan b. Surat keputusan c. Peraturan direksi d. Peraturan perusahaan e. Asset perusahaan f. Surat-surat perintah

Contoh arsip yang di musnahkan dalam jangka waktu yang cepat atau tidak di perlukan dalam waktu lama :

a. Formulir b.Kartu meter

Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi. Tujuan utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi.

5. Keterampilan Sekretaris Dalam Menjaga Keamanan Arsip

Pada kantor PDAM Tirtanadi dalam menjaga keamanan arsip diterapkan beberapa hal sebagai berikut :

1. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan.

2. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip pada pihak yang tidak berwewenang.

3. Tidak diperboleh membawa arsip keluar kantor PDAM Tirtanadi tanpa izin.

4. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip dalam kebutuhan risset arsip tidak diperkenankan dibawa pulang.

5. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.

6. Menyimpan arsip rahasia ditempat khusus atau aman.

Sarana yang tersedia pada kantor PDAM Tirtanadi untuk keperluan kearsipan pada bagian umum cukup baik hal ini dapat dilihat dari :

1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai.

2. Meja dan kursi yang tersedia dalam keadaan layak.

3. Adanya fasilitas komputer dan printer yang sangat diperlukan oleh seorang sekretaris dalam menyusun arsip.

4. Seluruh folder disimpan didalam folder yang cukup memadai.

5. Selain lemari arsip tersedia juga filling cabinet untuk penyimpanan arsip. 6. Ruangan arsip yang tersusun rapi dan bersih.

Dalam kantor PDAM Tirtanadi memiliki sekretaris yang sangat terampil dalam menjaga ruangan arsip agar tetap terlihat rapi, nyaman dan bersih. Hal ini sangat mendukung kegiatan arsip, membersihkan arsip, membersihkan debu yang ada pada lemari arsip menggunakan kemoceng (pembersih debu), pemakaian kapur barus di setiap sudut lemari, AC tidak terlalu dingin agar arsip tidak mudah lapuk. Pergantian map yang sudah rusak dengan map yang baru.

37

 

Jenis – jenis arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi Sumatera Utara: 1. Nota dinas

2. Surat perjalanan dinas 3. SKPTS

4. Surat keterangan

5. Kontrak kerja dengan pihak ketiga 6. Surat edaran

7. Surat pemberitahuan 8. Surat khusus

9. Surat instansi pemerintah

A. Kesimpulan

Dalam bab ini, penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Perusahan Daerah Air Minum Tirtanadi Sumatera Utaradan seluruh perusahaan agar dapat menata arsip dengan lebih baik dan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang akan berpengaruh pada efektivitas kerja sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengelolaan arsip pada PDAM Tirtanadi dilakukan dengan penyusunan arsip, penyimpanan arsip, pemusnahan dan pengamanan arsip. Peneliti mampu memahami bagaimana cara menyusun dan meyimpan arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi cara penyusunan arsip menggunaan filling cabinet dan penyortiran arsip menurut jenis arsip. Tidak semua jenis arsip di satukan pada filling cabinet, setelah di klasifikasikan maka arsip akan di simpan menurut jenis arsip. Dan sistem penyimpanan setiap tahunnya di lakukan menjilid arsip, setelah arsip dijilid kemudian membuat daftar isi guna untuk mempermudah pencarian arsip yang akan di pakai sampai dua atau tiga tahun. 2. Arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi tidak semua arsip dapat di

musnahkan, arsip yang akan dimusnahkan menurut jenis dan jangka waktu yang akan dimusnahkan. Arsip yang akan dimusnahkan dalam jangka waktu

39

 

maka setelah masa arsip habis pengambilan kembali pada filling cabinet guna untuk pemusnahan arsip. Tidak semua arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi dapat dimusnahkan dalam jangka waktu yang tidak lama, hanya arsip yang di perlukan dalam beberapa bulan saja seperti kartu meter dan formulir yang hanya di gunakan dalam beberapa bulan.

3. Pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PDAM Tirtanadi di lakukan dengan cara menyimpan arsip pada lemari penyimpanan arsip yang lebih aman. Pemeliharaan arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi menggunakan ruangan khusus penempatan arsip sehingga arsip tidak di satukan di dalam ruangan kerja bagian umum, arsip di letakkan pada satu ruangan yang terpisah dari ruangan kerja.

Arsip perlu di kelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berdayaguna. Diperusahaan seharusnya memiliki seorang karyawan atau pegawai yang terampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.

Perusahaan masih banyak yang belum melakukan perawatan arsip dengan baik sehingga terlalu sering di jumpai arsip yang berserakan dan arsip yang ditumpukan di atas meja. Sehingga susah melalukan penemuan kembali arsip akibat terlalu banyak arsip yang di tumpukkan, tanggal dan bulan yang tidak tersusun rapi dan Pergantian map tidak dilakukan.

B. Saran

Pada akhir penulisan laporan ini penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan. Beberapa saran yang ingin penulis sampaikan mungkin dapat memajukan kedisiplinan cara pengelolaan arsip :

1. Sitem pemeliharaan kearsipan yang digunakan pada PDAM Tirtanadi sudah di katakanefektif karena perawatan arsip dilakukan dengan baik. Oleh sebab itu merawatan sebaiknya ditingkatkan lagi agar arsip tetap terjaga, pergantian map pada arsip sebaiknya dapat diganti - ganti agar arsip yang ada di dalam map dapat terjaga.

2. Untuk peralatan yang mendukung kegiatan arsip pada PDAM Tirtanadi sebaiknya ditambah lagi agar arsip yang ada dapat terjaga seperti menempatkan arsip pada filling cabinet, Lateral filling cabinet, laci-laci kecil penempatan surat-surat, persediaan map agar map yang rusak dapat digantikan.

3. Diharapkan agar pengembangan keterampilan dalam mengurus arsip agar lebih terampil, teliti, dan cekatan.

41   

DAFTAR PUSTAKA

Dra.Sedionigsih Dkk, Teori Dan Praktik Administrasi Kesekretariatan, Jakarta 2010

Eti Ratnawati Dan Sunarto, Sekretaris Professional Edisi 3, Yogyakarta 2006 http://.blogspot.com/2009/12/bab-ii-landasan-teori.html.

http://id.shvoong.com/business-manajemen/human-resources/2197108-penger tian-keterampilan-dan-jenisnya

http://www.acamediateoriarsip.co.id

Lasa Hs, Perencanaan Strategi Kearsipan 2010

Siman, Manajemen kearsipan, Ghalia Indonesia, Malang, 2002 Sorojo Yohannes, Manajemen Kearsipan Cetakan I, Malang 2006 www.googlearsipindonesia.co.id penataan arsip yang baik

www.googlearsipindonesia.co.idketarampilanmenyusunarsip

 

                                 

43   

 

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dalam bab ini, penulis akan mencoba untuk memberikan kesimpulan dan saran yang mungkin dapat bermanfaat pada Perusahan Daerah Air Minum Tirtanadi Sumatera Utaradan seluruh perusahaan agar dapat menata arsip dengan lebih baik dan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang akan berpengaruh pada efektivitas kerja sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Pengelolaan arsip pada PDAM Tirtanadi dilakukan dengan penyusunan arsip, penyimpanan arsip, pemusnahan dan pengamanan arsip. Peneliti mampu memahami bagaimana cara menyusun dan meyimpan arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi cara penyusunan arsip menggunaan filling cabinet dan penyortiran arsip menurut jenis arsip. Tidak semua jenis arsip di satukan pada filling cabinet, setelah di klasifikasikan maka arsip akan di simpan menurut jenis arsip. Dan sistem penyimpanan setiap tahunnya di lakukan menjilid arsip, setelah arsip dijilid kemudian membuat daftar isi guna untuk mempermudah pencarian arsip yang akan di pakai sampai dua atau tiga tahun.

maka setelah masa arsip habis pengambilan kembali pada filling cabinet guna untuk pemusnahan arsip. Tidak semua arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi dapat dimusnahkan dalam jangka waktu yang tidak lama, hanya arsip yang di perlukan dalam beberapa bulan saja seperti kartu meter dan formulir yang hanya di gunakan dalam beberapa bulan.

3. Pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PDAM Tirtanadi di lakukan dengan cara menyimpan arsip pada lemari penyimpanan arsip yang lebih aman. Pemeliharaan arsip yang ada pada kantor PDAM Tirtanadi menggunakan ruangan khusus penempatan arsip sehingga arsip tidak di satukan di dalam ruangan kerja bagian umum, arsip di letakkan pada satu ruangan yang terpisah dari ruangan kerja.

Arsip perlu di kelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berdayaguna. Diperusahaan seharusnya memiliki seorang karyawan atau pegawai yang terampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana dengan baik.

Perusahaan masih banyak yang belum melakukan perawatan arsip dengan baik sehingga terlalu sering di jumpai arsip yang berserakan dan arsip yang ditumpukan di atas meja. Sehingga susah melalukan penemuan kembali arsip akibat terlalu banyak arsip yang di tumpukkan, tanggal dan bulan yang tidak tersusun rapi dan Pergantian map tidak dilakukan.

B. Saran

Pada akhir penulisan laporan ini penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan. Beberapa saran yang ingin penulis sampaikan mungkin dapat memajukan kedisiplinan cara pengelolaan arsip :

1. Sitem pemeliharaan kearsipan yang digunakan pada PDAM Tirtanadi sudah di katakanefektif karena perawatan arsip dilakukan dengan baik. Oleh sebab itu merawatan sebaiknya ditingkatkan lagi agar arsip tetap terjaga, pergantian map pada arsip sebaiknya dapat diganti - ganti agar arsip yang ada di dalam map dapat terjaga.

2. Untuk peralatan yang mendukung kegiatan arsip pada PDAM Tirtanadi sebaiknya ditambah lagi agar arsip yang ada dapat terjaga seperti menempatkan arsip pada filling cabinet, Lateral filling cabinet, laci-laci kecil penempatan surat-surat, persediaan map agar map yang rusak dapat digantikan.

3. Diharapkan agar pengembangan keterampilan dalam mengurus arsip agar lebih terampil, teliti, dan cekatan.

   

DAFTAR PUSTAKA

Dra.Sedionigsih Dkk, Teori Dan Praktik Administrasi Kesekretariatan, Jakarta 2010

Eti Ratnawati Dan Sunarto, Sekretaris Professional Edisi 3, Yogyakarta 2006 http://.blogspot.com/2009/12/bab-ii-landasan-teori.html.

http://id.shvoong.com/business-manajemen/human-resources/2197108-penger tian-keterampilan-dan-jenisnya

http://www.acamediateoriarsip.co.id

Lasa Hs, Perencanaan Strategi Kearsipan 2010

Siman, Manajemen kearsipan, Ghalia Indonesia, Malang, 2002 Sorojo Yohannes, Manajemen Kearsipan Cetakan I, Malang 2006 www.googlearsipindonesia.co.id penataan arsip yang baik

www.googlearsipindonesia.co.idketarampilanmenyusunarsip