PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS BAGI SEKRET
MAKALAH
PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS BAGI SEKRETARIS
Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia
Pembina: Setyawan Pujiono, M.Pd.
Oleh
Tikwi Dwi Rahayu Saputriyani (14811134020)
PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TAHUN 2014
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Melihat berkembang pesatnya perusahaan asing di Indonesia memberikan
peluang yang sangat besar bagi seorang sekretaris. Karena sekretaris merupakan
pegawai yang wajib dimiliki oleh sebuah perusahaan, sekretaris membantu
memudahkan pekerjaan direktur atau pemimpin perusahaan serta mengurus segala
urusan yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan. Maka tak heran jika saat ini
banyak sekali yang mendambakan dan berlomba-lomba mendaftarkan diri untuk
menjadi seorang sekretaris, menyebabkan banyak sekali saingan yang ada saat ini
baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri. Sehingga agar dapat lolos dalam
seleksi tersebut seorang yang ingin menjadi sekretaris harus memiliki kualitas dan
kemampuan yang lebih dari sekretaris lain. Salah satu kemampuan yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris adalah komunikasi yang baik, lebih tepatnya adalah
komunikasi bisnis untuk memajukan perusahaan, membangun hubungan kerjasama
dengan reka bisnis dan memenangkan tender yang ada. Maka dari itu dalam
mengatasi masalah tersebut saya membuat makalah ini, yang isinya menjelaskan
lebih detail mengenai apa itu komunikasi bisnis.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi bisnis?
2. Apakah hubungan komunikasi bisnis dengan sekretaris?
3. Bagaimana meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis?
C. Tujuan
1. Memberikan pemahaman apa itu komunikasi bisnis bagi sekretaris.
2. Menjelaskan mengenai hubungan komunikasi bisnis bagi seorang sekretaris
dalam perusahaan.
3. Untuk meningkatkan kemampuan komunikasi khususnya dalam bisnis bagi
seorang sekretaris.
1
BAB II
PEMBAHASAN
A. Komunikasi Bisnis
Dalam pekerjaannya seorang sekretaris pasti tidak dapat lepas dari kegiatan
komunikasi, seperti halnya dalam penyampaian tugas, hasil pekerjaannya kepada
pimpinan, penyampaian presentasi pada saat rapat, bahkan pada saat menjalin
kerjasama bisnis dengan client. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang
sangat penting bagi seorang sekretaris dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Sebelum membahas apa itu komunikasi bisnis, terlebih dahulu saya akan
membahas apa yang di maksud dengan komunikasi itu sendiri. Menurut Himtreet dan
Wayne (dalam Purwanto, 2003:3), “Komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbolsimbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan”. Komunikasi ini paling tidak
melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara komunikasi yang
biasa dilakukan oleh seorang seperti melalui lisan, tertulis, maupun sinyal-sinyal.
Komunikasi ada beberapa macam jenis antara lain seperti komunikasi
antarpribadi (interpersonal comunication) merupakan bentuk komunikasi yang lazim
dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih untuk mencapai
tujuan tertentu. Komunikasi lintas budaya (intercultural cross-cultural
communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau
lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda. Sedangkan komunikasi
bisnis adalah komunikasi yang digunakann dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal, maupun komunikasi
nonverbal. (Purwanto, 2003:4).
Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang biasanya digunakan
dalam dunia kerja atau dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.
Komunikasi Verbal (verbal comunication), merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang biasa di gunakan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain
melalui tulisan maupun lisan. Bentuk ini memiliki struktur yang teratur dan
terorganisasi dengan baik. Komunikasi Nonverbal (nonverbal comunication), Bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata,
2
manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Dengan menggunakan
komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai
macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, rindu dan berbagai macam
perasaan lainnya.
Dalam berkomunikasi juga memerlukan sebuah proses. Proses komunikasi
Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil (dalam Purwanto, 2003:11), proses
komunikasi (communication process) terdiri atas 6 tahap, yaitu:
Tahap pertama: Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Sebelum seseorang sekretaris menyampaikan pesan kepada pihak lain, maka
seorang sekretaris harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan
kepada pihak lain atau audien. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang ada di
lingkungan sekitar. Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring dan
memusatkan perhatian pada hal-hal yang penting atau relevan, Dalam dunia
komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi (abstraction).
Tahap kedua: pengirim merubah ide menjadi suatu pesan
Dalam prosesnya tidak semua ide yang dikemukakan dapat diterima atau
dimengerti sepenuhnya oleh pendengar. Agar ide dapat diterima dan dimengerti
sepenuhnya oleh pendengar , sekretaris harus memperhatikan beberapa hal, yaitu
subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud atau tujuan yang hendak di capai,
audien, gaya personal, dan latar belakang budaya.
Tahap tiga: pengirim menyampaikan pesan
Setelah ide-ide diubah ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah
memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada
penerima pesan atau audiens. Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan pesan relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjangpendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan berpengaruh terhadap
efektifitas penyampaian pesan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu
memperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan di sampaikan.
Tahap ke empat:Penerima menerima pesan
Komunikasi akan terjadi apabila pengirim mengirimkan suatu pesan dan
penerima menerima pesan tersebut.
Tahap kelima: penerima menafsirkan pesan
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana
ia dapat menafsirkan pesan. Dalam penyampaian suatu pesan seorang sekretaris harus
mudah dimengerti dan tersimpan dalam benak pikiran si penerima pesan.
Tahap ke enam: penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik ke
pengirim.
Umpan balik (feedback) adalah penghubung dalam suatu mata rantai
komunikasi. Umpan balik merupakan tanggapan dari penerima pesan kepada
pengirim pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.
3
Biasanya dalam penyampaian umpan balik seseorang akan memberi tanggapan
dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Umpan balik
memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi
kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Selain itu, umpan
balik dapat menunjukan adanya Faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya
perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi
secara emosional. Proses komunikasi tersebut dapat dikatakan lancar apabila di kedua
belah pihak memahami apa pesan yang di peroleh.
B. Hubungan komunikasi bisnis dengan sekretaris
Sebelum kita membahas lebih rinci apa hubungan sekretaris dengan
komunikasi bisnis, terlebih dahulu kita pahami apa peranan sekretaris dalam sebuah
perusahaan.
Menurut Nuraeni (2008:21), sekretaris dalam kantor memiliki beberapa peranan
umum antara lain:
1. Sekretaris sebagai duta
Sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari
perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional,
baik dalam berhubungan dengan pegawai lain maupun dalam berhubungan
dengan rekan bisnis yang berhubungan dengan kepentingan kantor
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah
satunya adalah sebagai penerima tamu, disini sikap bicara dan bahasa tubuh
sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda –
beda
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Maksudnya sekretaris sebagai ibu rumah tangga disini yaitu seorang sekretaris
harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan
kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui
telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris
haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan
perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri
sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan
apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan
seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris
harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi
segala situasi.
4
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa seorang sekretaris memiliki peranan
yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan
organisasi atau perusahaan, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat
mentransfer pesan-pesan dari sekretaris kepada rekan bisnis, pegawai lain, serta
kepada pimpinan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting, (1)
komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2)
komunikasi membantu menghubungkan seorang sekretaris dengan pegawai lain,
pimpinan serta client perusahaan.
Beberapa macam bentuk komunikasi verbal yang di gunakan sekretaris dalam
dunia bisnis antara lain yaitu: berbicara dan menulis, pada umumnya dalam mengirim
pesan-pesan bisnis, seorang sekretaris senang berbicara (speaking) daripada menulis
(writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis
(eficient), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi
para pelaku bisnis khususnya seorang sekretaris, penyampaian pesan-pesan bisnis
dengan tulisan relatif jarang di gunakan atau jarang dilakukan. Bukan berarti
komunikasi lewat tulisan tidak penting, masih ada beberapa bentuk komunikasi
tertulis yang digunakan dalam komunikasi bisnis antara lain mencangkup surat
(macam-macam surat bisnis), memo dan laporan. Mendengar dan membaca, perlu di
ingat bahwa komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Maka
dalam hal ini penting juga memiliki ketrampilan mendengarkan dan membaca bagi
seorang sekretaris. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencatat informasi
informasi yang berarti bahwa seorang sekretaris harus memusatkan perhatiannya
pembicaraan yang tengah berlangsung. Setelah dapat menangkap inti pembicaraan,
langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini adalah
bagian terpenting dalam dari proses mendengar.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada ketrampilan seseorang
dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis, seorang sekretaris dapat menggunakan tulisan dan lisan.
Sedangkan
untuk
menerima
pesan-pesan
bisnis,
seorang
sekretaris
dapat
menggunakan pendengaran dan bacaan.
5
C. Meningkatkan ketrampilan komunikasi bisnis
Kemampuan seorang sekretaris untuk memahami apa yang sedang terjadi
pasti berbeda satu sama lain, semua itu tergantung dari kepekaan masing-masing
sekretaris. Bila seorang sekretaris mengetahui dinamika komunikasi, pasti ia akan
dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi.
Disamping ketrampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan
berbicara, sangat penting dan diutamakan bagi seorang sekretaris. Ketrampilan
seorang sekretaris dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap
keberhasilan sekretaris itu dalam suatu perusahaan.
Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan oleh sekretaris dalam
komunikasi bisnis adalah membaca, mendengar, percakapanya menarik, wawancara,
berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil, berpidato dan presentasi, menulis surat,
memo dan laporan. Untuk meningkatkan ketrampilan berkomuniksi khusunya dalam
bisnis seorang sekretaris harus rajin-rajin mencari wawasan baru, mengembangkan
kepekaan pada kondisi lingkungan sekitar serta mengembangkan ide-ide baru untuk
meningkatkan pengetahuan serta soft skills diri.
6
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, sebagai pembantu
pimpinan dalam mendapatkan tander atau client. Sehingga Kemampuan dan
keterampilan komunikasi harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional.
Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga
rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris. Seorang
sekretaris juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia
bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang
tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
B. Saran
Pada kondisi perbisnisan saat ini yang memiliki banyak sekali pesaing,
sebagai seorang sekretaris harus mampu mengimbangi persaingan tersebut. Untuk
mengatasinya
sebaiknya
seorang
sekretaris
harus
memiliki
kemampuan
berkomunikasi yang baik khusunya dalam bisnis, serta meningkatkan wawasan dan
soft skills diri, agar perusahan dimana dia bekerja
tidak kalah bersaing dengan
perusahaan lain.
7
DAFTAR PUSTAKA
Lewis, Richard D. 2004. Komunikasi Bisnis Lintas Budaya. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya
Mulyana, Deddy. 2000. Ilmu Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rodakarya
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikai Binis. Jakarta: Erlangga.
Rosidah dan Ambar Teguh Sulistitiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional &
Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media
Sumarto, Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara. 2000. Sekretaris Professional.
Yogyakarta: Kanisius.
8
PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS BAGI SEKRETARIS
Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia
Pembina: Setyawan Pujiono, M.Pd.
Oleh
Tikwi Dwi Rahayu Saputriyani (14811134020)
PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TAHUN 2014
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Melihat berkembang pesatnya perusahaan asing di Indonesia memberikan
peluang yang sangat besar bagi seorang sekretaris. Karena sekretaris merupakan
pegawai yang wajib dimiliki oleh sebuah perusahaan, sekretaris membantu
memudahkan pekerjaan direktur atau pemimpin perusahaan serta mengurus segala
urusan yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan. Maka tak heran jika saat ini
banyak sekali yang mendambakan dan berlomba-lomba mendaftarkan diri untuk
menjadi seorang sekretaris, menyebabkan banyak sekali saingan yang ada saat ini
baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri. Sehingga agar dapat lolos dalam
seleksi tersebut seorang yang ingin menjadi sekretaris harus memiliki kualitas dan
kemampuan yang lebih dari sekretaris lain. Salah satu kemampuan yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris adalah komunikasi yang baik, lebih tepatnya adalah
komunikasi bisnis untuk memajukan perusahaan, membangun hubungan kerjasama
dengan reka bisnis dan memenangkan tender yang ada. Maka dari itu dalam
mengatasi masalah tersebut saya membuat makalah ini, yang isinya menjelaskan
lebih detail mengenai apa itu komunikasi bisnis.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi bisnis?
2. Apakah hubungan komunikasi bisnis dengan sekretaris?
3. Bagaimana meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis?
C. Tujuan
1. Memberikan pemahaman apa itu komunikasi bisnis bagi sekretaris.
2. Menjelaskan mengenai hubungan komunikasi bisnis bagi seorang sekretaris
dalam perusahaan.
3. Untuk meningkatkan kemampuan komunikasi khususnya dalam bisnis bagi
seorang sekretaris.
1
BAB II
PEMBAHASAN
A. Komunikasi Bisnis
Dalam pekerjaannya seorang sekretaris pasti tidak dapat lepas dari kegiatan
komunikasi, seperti halnya dalam penyampaian tugas, hasil pekerjaannya kepada
pimpinan, penyampaian presentasi pada saat rapat, bahkan pada saat menjalin
kerjasama bisnis dengan client. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang
sangat penting bagi seorang sekretaris dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Sebelum membahas apa itu komunikasi bisnis, terlebih dahulu saya akan
membahas apa yang di maksud dengan komunikasi itu sendiri. Menurut Himtreet dan
Wayne (dalam Purwanto, 2003:3), “Komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbolsimbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan”. Komunikasi ini paling tidak
melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara komunikasi yang
biasa dilakukan oleh seorang seperti melalui lisan, tertulis, maupun sinyal-sinyal.
Komunikasi ada beberapa macam jenis antara lain seperti komunikasi
antarpribadi (interpersonal comunication) merupakan bentuk komunikasi yang lazim
dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih untuk mencapai
tujuan tertentu. Komunikasi lintas budaya (intercultural cross-cultural
communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau
lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda. Sedangkan komunikasi
bisnis adalah komunikasi yang digunakann dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal, maupun komunikasi
nonverbal. (Purwanto, 2003:4).
Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang biasanya digunakan
dalam dunia kerja atau dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.
Komunikasi Verbal (verbal comunication), merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang biasa di gunakan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain
melalui tulisan maupun lisan. Bentuk ini memiliki struktur yang teratur dan
terorganisasi dengan baik. Komunikasi Nonverbal (nonverbal comunication), Bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata,
2
manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Dengan menggunakan
komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai
macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, rindu dan berbagai macam
perasaan lainnya.
Dalam berkomunikasi juga memerlukan sebuah proses. Proses komunikasi
Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil (dalam Purwanto, 2003:11), proses
komunikasi (communication process) terdiri atas 6 tahap, yaitu:
Tahap pertama: Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Sebelum seseorang sekretaris menyampaikan pesan kepada pihak lain, maka
seorang sekretaris harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan
kepada pihak lain atau audien. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang ada di
lingkungan sekitar. Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring dan
memusatkan perhatian pada hal-hal yang penting atau relevan, Dalam dunia
komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi (abstraction).
Tahap kedua: pengirim merubah ide menjadi suatu pesan
Dalam prosesnya tidak semua ide yang dikemukakan dapat diterima atau
dimengerti sepenuhnya oleh pendengar. Agar ide dapat diterima dan dimengerti
sepenuhnya oleh pendengar , sekretaris harus memperhatikan beberapa hal, yaitu
subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud atau tujuan yang hendak di capai,
audien, gaya personal, dan latar belakang budaya.
Tahap tiga: pengirim menyampaikan pesan
Setelah ide-ide diubah ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah
memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada
penerima pesan atau audiens. Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan pesan relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjangpendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan berpengaruh terhadap
efektifitas penyampaian pesan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu
memperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan di sampaikan.
Tahap ke empat:Penerima menerima pesan
Komunikasi akan terjadi apabila pengirim mengirimkan suatu pesan dan
penerima menerima pesan tersebut.
Tahap kelima: penerima menafsirkan pesan
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana
ia dapat menafsirkan pesan. Dalam penyampaian suatu pesan seorang sekretaris harus
mudah dimengerti dan tersimpan dalam benak pikiran si penerima pesan.
Tahap ke enam: penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik ke
pengirim.
Umpan balik (feedback) adalah penghubung dalam suatu mata rantai
komunikasi. Umpan balik merupakan tanggapan dari penerima pesan kepada
pengirim pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.
3
Biasanya dalam penyampaian umpan balik seseorang akan memberi tanggapan
dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Umpan balik
memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi
kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Selain itu, umpan
balik dapat menunjukan adanya Faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya
perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi
secara emosional. Proses komunikasi tersebut dapat dikatakan lancar apabila di kedua
belah pihak memahami apa pesan yang di peroleh.
B. Hubungan komunikasi bisnis dengan sekretaris
Sebelum kita membahas lebih rinci apa hubungan sekretaris dengan
komunikasi bisnis, terlebih dahulu kita pahami apa peranan sekretaris dalam sebuah
perusahaan.
Menurut Nuraeni (2008:21), sekretaris dalam kantor memiliki beberapa peranan
umum antara lain:
1. Sekretaris sebagai duta
Sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari
perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional,
baik dalam berhubungan dengan pegawai lain maupun dalam berhubungan
dengan rekan bisnis yang berhubungan dengan kepentingan kantor
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah
satunya adalah sebagai penerima tamu, disini sikap bicara dan bahasa tubuh
sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda –
beda
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Maksudnya sekretaris sebagai ibu rumah tangga disini yaitu seorang sekretaris
harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan
kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui
telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris
haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan
perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri
sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan
apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan
seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris
harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi
segala situasi.
4
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa seorang sekretaris memiliki peranan
yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan
organisasi atau perusahaan, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat
mentransfer pesan-pesan dari sekretaris kepada rekan bisnis, pegawai lain, serta
kepada pimpinan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting, (1)
komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2)
komunikasi membantu menghubungkan seorang sekretaris dengan pegawai lain,
pimpinan serta client perusahaan.
Beberapa macam bentuk komunikasi verbal yang di gunakan sekretaris dalam
dunia bisnis antara lain yaitu: berbicara dan menulis, pada umumnya dalam mengirim
pesan-pesan bisnis, seorang sekretaris senang berbicara (speaking) daripada menulis
(writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis
(eficient), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi
para pelaku bisnis khususnya seorang sekretaris, penyampaian pesan-pesan bisnis
dengan tulisan relatif jarang di gunakan atau jarang dilakukan. Bukan berarti
komunikasi lewat tulisan tidak penting, masih ada beberapa bentuk komunikasi
tertulis yang digunakan dalam komunikasi bisnis antara lain mencangkup surat
(macam-macam surat bisnis), memo dan laporan. Mendengar dan membaca, perlu di
ingat bahwa komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Maka
dalam hal ini penting juga memiliki ketrampilan mendengarkan dan membaca bagi
seorang sekretaris. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencatat informasi
informasi yang berarti bahwa seorang sekretaris harus memusatkan perhatiannya
pembicaraan yang tengah berlangsung. Setelah dapat menangkap inti pembicaraan,
langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini adalah
bagian terpenting dalam dari proses mendengar.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada ketrampilan seseorang
dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis, seorang sekretaris dapat menggunakan tulisan dan lisan.
Sedangkan
untuk
menerima
pesan-pesan
bisnis,
seorang
sekretaris
dapat
menggunakan pendengaran dan bacaan.
5
C. Meningkatkan ketrampilan komunikasi bisnis
Kemampuan seorang sekretaris untuk memahami apa yang sedang terjadi
pasti berbeda satu sama lain, semua itu tergantung dari kepekaan masing-masing
sekretaris. Bila seorang sekretaris mengetahui dinamika komunikasi, pasti ia akan
dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi.
Disamping ketrampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan
berbicara, sangat penting dan diutamakan bagi seorang sekretaris. Ketrampilan
seorang sekretaris dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap
keberhasilan sekretaris itu dalam suatu perusahaan.
Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan oleh sekretaris dalam
komunikasi bisnis adalah membaca, mendengar, percakapanya menarik, wawancara,
berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil, berpidato dan presentasi, menulis surat,
memo dan laporan. Untuk meningkatkan ketrampilan berkomuniksi khusunya dalam
bisnis seorang sekretaris harus rajin-rajin mencari wawasan baru, mengembangkan
kepekaan pada kondisi lingkungan sekitar serta mengembangkan ide-ide baru untuk
meningkatkan pengetahuan serta soft skills diri.
6
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, sebagai pembantu
pimpinan dalam mendapatkan tander atau client. Sehingga Kemampuan dan
keterampilan komunikasi harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional.
Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga
rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris. Seorang
sekretaris juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia
bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang
tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
B. Saran
Pada kondisi perbisnisan saat ini yang memiliki banyak sekali pesaing,
sebagai seorang sekretaris harus mampu mengimbangi persaingan tersebut. Untuk
mengatasinya
sebaiknya
seorang
sekretaris
harus
memiliki
kemampuan
berkomunikasi yang baik khusunya dalam bisnis, serta meningkatkan wawasan dan
soft skills diri, agar perusahan dimana dia bekerja
tidak kalah bersaing dengan
perusahaan lain.
7
DAFTAR PUSTAKA
Lewis, Richard D. 2004. Komunikasi Bisnis Lintas Budaya. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya
Mulyana, Deddy. 2000. Ilmu Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rodakarya
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikai Binis. Jakarta: Erlangga.
Rosidah dan Ambar Teguh Sulistitiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional &
Kantor Yang Efektif. Yogyakarta: Gava Media
Sumarto, Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara. 2000. Sekretaris Professional.
Yogyakarta: Kanisius.
8