Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Pelaksanaan Kearsipan pada KPW Bank Indonesia Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Berdasarkan tugas dan peranan seorang sekretaris disimpulkan bahwa
sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam
tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical (ketatausahaan) dan
administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan perusahaan nya
dengan efisien dan lancar.Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas
memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan.
Sekretaris
juga
membantu
pimpinan
dalam
menyelesaikan
pekerjaan-
pekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan.
Sekretaris organisasi sering disebut dengan sekretaris instansi, business secretary
atau executive secretary.Sekretaris mengepalai suatu sekretariat, berfungsi sebagai
pimpinan, membawahi staf-staf lainnya, bertindak sebagai pimpinan dan
melaksanakan kepemimpinan.Sekretaris organisasi mengetahui hal-hal yang
menjadi rahasia perusahaan, yang sangat penting dijaga kerahasiannya.Menjadi
sekretaris organisasi, tugas-tugas administratif dan clerical (ketatausahaan)
bukanlah tugas utama yang harus dilakukan.
Tugas – tugas utama dari seorang sekretaris organisasi adalah berusaha
memperoleh informasi yang diperlukan perusahaan, melakukan penyortiran dan
Universitas Sumatera Utara
mengelompokkan informasi tersebut sebelum didelegasikan ke departemen
lainnya dalam perusahaan, mengelola data-data atau arsip yang penggunaannya
bersamaan dengan departemen-departemen lainnya dalam perusahaan dengan
sistem penyimpanan yang sangat baik. Sekretaris organisasi juga bertugas
memberikan penjelasan singkat tentang skema bisnis perusahaan (company
profile) kepada klien-klien perusahaan (Lawalata, 2012).Pelaksanaan kearsipan
meliputi keseluruhan kegiatan yang terdiri dari kebijakan, pembinaan kearsipan,
dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang
dibutuhkan. Arsip merupakan tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang
kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud suratmenyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi
keterangan yang jelas dan tepat. Arsip disini adalah setiap catatan (record/warkat)
yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi,
yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikrofilm) media komputer (pita-tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy,
dan lain-lain. Dalam perkembangannya dewasa ini manajemen administrasi
kantor boleh dapat dikatakan, segala sesuatunya sesuai tergantung kepada bahan
warkat/dokumen. Baik yang menyangkut di dunia perusahaan pemerintahan
ataupun
perusahaan swasta. Surat/warkat mempunyai peranan yang sangat
penting di dalam suatu proses kegiatan organisasi. Pengelolaan arsip merupakan
inti dari sebuah hasil kegiatan di setiap organisasi ataupun perusahaan dan
Universitas Sumatera Utara
berguna untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengeluarkan suatu
kebijaksanaan.Arsip dalam suatu perusahaan atau organisasi kearsipan berarti
tempat menyimpan secara tetap dan teratur warkat/surat penting mengenai
kemajuan sistem perusahaan.
Dalam pelaksanaan kearsipan terdapat salah satu kegiatan kearsipan diistilahkan
dengan Filling. Filling dapat diterjemahkan sebagai suatu kegiatan mulai dari;
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan
dan penyimpanan. Ini sesuai dengan yang ada tertulis menurut Undang-undang
No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, bab IV, pasal 9
yang berkewajiban untuk menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip
negara Republik Indonesia, terutama arsip-arsip yang berfungsi statis. Filling
merupakan suatu metode yang sistematis sehingga surat-surat/warkat yang
tersimpan bila dibutuhkan akan lebih mudah dan cepat untuk ditemukan kembali.
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu
rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu.Cepat atau
lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat
atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan arsip setiap benda arsip. Setelah
surat, naskah, warkat, atau sejenisnya, baik yang diterima maupun yang dihasilkan
oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja
pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang
mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsiparsip itu merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan
tugas pekerjaan dan menjaadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam
Universitas Sumatera Utara
mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang
sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga
apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.Oleh karena itu dalam
melakukan pelaksanaan kearsipan diperlukan pedoman dan metode yang tepat
diantaranya penggunaan sistem penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan
memenuhi syarat dan juga petugas kearsipan yang memenuhi syarat.
B.
Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar
belakang
yang
telah
diuraikan
diatas,
maka
permasalahan yang akan dibahas penulis dalam Tugas Akhir ini adalah
“Bagaimanakah tugas dan tanggung jawab Sekretaris dalam pelaksanaan
kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ?”
C.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dilakukan Sekretaris dalam
pelaksanaan kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara.
D.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :
Universitas Sumatera Utara
a.
Bagi Instansi
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan
maupun sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan
dan memperlancar pelaksanaan kearsipan pada Kantor Bank
Indonesia KPW Sumatera Utara
b.
Bagi Penulis
Sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi penulis dapat
langsung mempraktekkan ilmu yang telah diperoleh penulis selama
masa perkuliahan dengan keadaan nyata di dunia perkantoran
c.
Bagi Pembaca
Sebagai bahan informasi dan referensi bagi penelitian lain yang
melaksanakan penelitian yang sama di tempat lain pada masa
mendatang.
E.
Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera
Utara Jalan Balai Kota No. 4 Kesawan, Medan.Penelitian berlangsung sejak
tanggal 4 April sampai 28 April 2014.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Kegiatan
April
Mei
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
F.
Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibag iatas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan, dan Sistematika
Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Universitas Sumatera Utara
Bab ini berisikan Profil Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera
Utara, Visi Misi, Uraian tugas (Job Description), Jaringan
Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara yang
berkaitan dengan pelaksanaan kearsipan oleh Sekretaris
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan
hasil penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia KPW
Sumatera Utara dan beberapa masukan yang bermanfaaat di masa
mendatang.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Berdasarkan tugas dan peranan seorang sekretaris disimpulkan bahwa
sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam
tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical (ketatausahaan) dan
administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan perusahaan nya
dengan efisien dan lancar.Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas
memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan.
Sekretaris
juga
membantu
pimpinan
dalam
menyelesaikan
pekerjaan-
pekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan.
Sekretaris organisasi sering disebut dengan sekretaris instansi, business secretary
atau executive secretary.Sekretaris mengepalai suatu sekretariat, berfungsi sebagai
pimpinan, membawahi staf-staf lainnya, bertindak sebagai pimpinan dan
melaksanakan kepemimpinan.Sekretaris organisasi mengetahui hal-hal yang
menjadi rahasia perusahaan, yang sangat penting dijaga kerahasiannya.Menjadi
sekretaris organisasi, tugas-tugas administratif dan clerical (ketatausahaan)
bukanlah tugas utama yang harus dilakukan.
Tugas – tugas utama dari seorang sekretaris organisasi adalah berusaha
memperoleh informasi yang diperlukan perusahaan, melakukan penyortiran dan
Universitas Sumatera Utara
mengelompokkan informasi tersebut sebelum didelegasikan ke departemen
lainnya dalam perusahaan, mengelola data-data atau arsip yang penggunaannya
bersamaan dengan departemen-departemen lainnya dalam perusahaan dengan
sistem penyimpanan yang sangat baik. Sekretaris organisasi juga bertugas
memberikan penjelasan singkat tentang skema bisnis perusahaan (company
profile) kepada klien-klien perusahaan (Lawalata, 2012).Pelaksanaan kearsipan
meliputi keseluruhan kegiatan yang terdiri dari kebijakan, pembinaan kearsipan,
dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang
dibutuhkan. Arsip merupakan tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang
kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud suratmenyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi
keterangan yang jelas dan tepat. Arsip disini adalah setiap catatan (record/warkat)
yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi,
yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikrofilm) media komputer (pita-tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy,
dan lain-lain. Dalam perkembangannya dewasa ini manajemen administrasi
kantor boleh dapat dikatakan, segala sesuatunya sesuai tergantung kepada bahan
warkat/dokumen. Baik yang menyangkut di dunia perusahaan pemerintahan
ataupun
perusahaan swasta. Surat/warkat mempunyai peranan yang sangat
penting di dalam suatu proses kegiatan organisasi. Pengelolaan arsip merupakan
inti dari sebuah hasil kegiatan di setiap organisasi ataupun perusahaan dan
Universitas Sumatera Utara
berguna untuk membantu pimpinan dalam menentukan atau mengeluarkan suatu
kebijaksanaan.Arsip dalam suatu perusahaan atau organisasi kearsipan berarti
tempat menyimpan secara tetap dan teratur warkat/surat penting mengenai
kemajuan sistem perusahaan.
Dalam pelaksanaan kearsipan terdapat salah satu kegiatan kearsipan diistilahkan
dengan Filling. Filling dapat diterjemahkan sebagai suatu kegiatan mulai dari;
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan
dan penyimpanan. Ini sesuai dengan yang ada tertulis menurut Undang-undang
No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, bab IV, pasal 9
yang berkewajiban untuk menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip
negara Republik Indonesia, terutama arsip-arsip yang berfungsi statis. Filling
merupakan suatu metode yang sistematis sehingga surat-surat/warkat yang
tersimpan bila dibutuhkan akan lebih mudah dan cepat untuk ditemukan kembali.
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu
rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu.Cepat atau
lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat
atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan arsip setiap benda arsip. Setelah
surat, naskah, warkat, atau sejenisnya, baik yang diterima maupun yang dihasilkan
oleh suatu organisasi kantor diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja
pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang
mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip tersebut. Oleh karena arsiparsip itu merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan
tugas pekerjaan dan menjaadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam
Universitas Sumatera Utara
mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang
sedang dihadapi, maka arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga
apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.Oleh karena itu dalam
melakukan pelaksanaan kearsipan diperlukan pedoman dan metode yang tepat
diantaranya penggunaan sistem penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan
memenuhi syarat dan juga petugas kearsipan yang memenuhi syarat.
B.
Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar
belakang
yang
telah
diuraikan
diatas,
maka
permasalahan yang akan dibahas penulis dalam Tugas Akhir ini adalah
“Bagaimanakah tugas dan tanggung jawab Sekretaris dalam pelaksanaan
kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ?”
C.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk
mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dilakukan Sekretaris dalam
pelaksanaan kearsipan pada Bank Indonesia KPW Sumatera Utara.
D.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :
Universitas Sumatera Utara
a.
Bagi Instansi
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan
maupun sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan
dan memperlancar pelaksanaan kearsipan pada Kantor Bank
Indonesia KPW Sumatera Utara
b.
Bagi Penulis
Sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi penulis dapat
langsung mempraktekkan ilmu yang telah diperoleh penulis selama
masa perkuliahan dengan keadaan nyata di dunia perkantoran
c.
Bagi Pembaca
Sebagai bahan informasi dan referensi bagi penelitian lain yang
melaksanakan penelitian yang sama di tempat lain pada masa
mendatang.
E.
Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera
Utara Jalan Balai Kota No. 4 Kesawan, Medan.Penelitian berlangsung sejak
tanggal 4 April sampai 28 April 2014.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Kegiatan
April
Mei
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
F.
Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibag iatas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas
beberapa sub bab antara lain :
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan, dan Sistematika
Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Universitas Sumatera Utara
Bab ini berisikan Profil Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera
Utara, Visi Misi, Uraian tugas (Job Description), Jaringan
Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara yang
berkaitan dengan pelaksanaan kearsipan oleh Sekretaris
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan
hasil penelitian yang dilakukan di Kantor Bank Indonesia KPW
Sumatera Utara dan beberapa masukan yang bermanfaaat di masa
mendatang.
Universitas Sumatera Utara