Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Pelaksanaan Kearsipan pada KPW Bank Indonesia Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM
PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BANK INDONESIA KANTOR
PERWAKILAN SUMATERA UTARA
OLEH :
BESTIKA LESTARI SINAGA
142103017
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Nama
: BESTIKA LESTARI SINAGA
NIM
: 142103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA
KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA
SUMATERA UTARA
Tanggal :
Juli 2017
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Marhayanie, SE, MSi)
NIP. 19580427 198503 2 002
Tanggal :
Juli 2017
DEKAN
(Prof. Dr. Ramli SE, MS)
NIP. 19580602 198803 1 001
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
Nama
: BESTIKA LESTARI SINAGA
NIM
: 142103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA
KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA
SUMATERA UTARA
Medan,
Juli 2017
Menyetujui
Pembimbing
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas Anugerah dan
Karunia-Nya Penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini tepat pada
waktunya dengan judul “ Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam
Pelaksanaan Kearsipan pada KPW Bank Indonesia Sumatera Utara ”
Tugas Akhir ini disusun untuk dapat memenuhi salah satu persyaratan
untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Selama mengikuti pendidikan DIII Kesekretariatan sampai dengan proses
penyelesaian Tugas Akhir, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari
berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu SH M.Hum, selaku Rektor Universitas
Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Marhayanie, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan
Universitas Sumatera Utara
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Dosen
Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan
sabar sehingga penulis dapat melnyelesaikan Tugas Akhir penulis
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
7. Kepada Ibu Ely selaku pembimbing selama masa magang di Kantor
Perwakilan Bank Indonesia Sumatera Utara yang telah membimbing dan
mengarahkan penulis dengan baik, Kepada Kak Silvana Uli Sekretaris
Pimpinan KPW BI Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis
dan bersedia menjadi Narasumber untuk memberikan data penelitian yang
dibutuhkan penulis menyelesaikan tugas akhir,
8. Seluruh Staf dan Pegawai KPW BI Sumatera Utara khususnya Divisi
Logistik dan Sekretariat Pengamanan dan Protokol Lt.5 yang telah
memberikan informasi dan banyak membantu penulis selama masa
magang
9. Kedua Orangtua penulis tercinta, Bapak B. Sinaga dan Mama P.
Manurung yang selalu memberikan doanya, fasilitas, dan dukungan untuk
penulis menjadi lebih baik lagi dan lebih giat untuk belajar. Terimakasih
untuk kedua Orang yang hanya saya punyai di dunia ini. Dari Bapak
penulis telah mewarisi kekuatan dan kegigihan berjuang lewat Mama
penulis mewarisi rasa mencintai dengan tulus. Terimakasih untuk
keduanya.
Universitas Sumatera Utara
10. Untuk Kelima Sahabat penulis, Christine Sumbayak, Yesika Roberia,
Adriani Harahap, Lovita Natalia, dan Natalia L G yang tergabung dalam
grup The Cowmels yang selama ini telah sama-sama berjuang, Terima
kasih atas kebersamaan, dukungan nya selama ini berkat kalian juga
penulis sampai di titik ini dan sampai jumpa kita di puncak kesuksesan
11. Kepada Willy Andriko dan Keluarga Silalahi yang telah bersedia
mengizinkan penulis untuk datang saling bertukar pikiran, dan
memberikan bantuan selama mengerjakan Tugas Akhir. Terimakasihku
untuk kalian.
12. Sepupu-Sepupu penulis yang cerewet Maria Mawarni dan Sarah Febiola
dan selalu mengandalkan kakak sepupu nya dalam segala hal juga
Keluarga Sinaga dan Keluarga Manurung yang selalu memberikan doa
tiada hentinya. Kepada Opung Sinaga (alm) terimakasih sangat membantu
penulis disaat kesulitan di awal perkuliahan, Opung sudah seperti
Keluarga Buat Keluarga ini. Terimakasih untuk kebaikanmu.
13. Kepada
HMJ yang tiada duanya HIDEAKI USU terimakasih untuk
kegilaan yang kita perbuat di Sekret kesayangan tetap kompak dan jaga
kebersamaan ini jangan lelah untuk tetap melanjutkan perjuangan kita
teman-teman
14. Kepada Kelas A Kesekretariatan Stambuk 2014 di Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara atas kehebohan dan pengalaman belajar
yang tak tergantikan selama masa pendidikan
Universitas Sumatera Utara
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat banyak
kekurangan dan kelemahan. Karena itu penulis berharap akan Kritik dan Saran
yang membangun agar dapat bermanfaat dan menambah wawasan kita.
Medan,
Juli 2017
Bestika Lestari Sinaga
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................. i
DAFTAR ISI ................................................................................................................ v
DAFTAR TABEL ....................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 1
B. Perumusan Masalah..................................................................................... 4
C. Tujuan Penelitian......................................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ...................................................................................... 4
E. Jadwal Kegiatan........................................................................................... 5
F. Sistematika Penulisan .................................................................................. 6
BAB II PROFIL INSTANSI ....................................................................................... 8
A. Sejarah Ringkas Berdirinya Bank Indonesia KPW Sumatera Utara .......... 8
B. Makna Lambang Bank Indonesia ................................................................ 9
C. Dasar Hukum Pendirian Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara,
Status dan Kedudukan.................................................................................. 10
D. Jenis Usaha/Kegiatan Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ........ 11
E. Visi Misi, Tujuan, Peranan dan Sasaran Strategis Bank Indonesia
KPW Sumatera Utara ................................................................................... 12
1. Visi dan Misi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ................................ 12
2. Tujuan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara .............................................. 12
3. Peranan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ..................................... 13
4. Sasaran Strategis Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ...................... 15
F. Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ........................ 16
G. Uraian Tugas Bank Indonesia KPW Sumatera Utara .................................. 18
H. Kinerja Usaha Terkini ................................................................................. 28
I. Rencana Kegiatan ......................................................................................... 28
BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 29
A. Defenisi Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Kearsipan ........... 29
1. Pengertian dan Tugas Sekretaris .......................................................... 29
2. Pengertian Tanggung Jawab Sekretaris ................................................ 32
3. Pengertian Sistem Kearsipan ................................................................ 34
4. Jenis-Jenis Arsip ................................................................................... 38
5. Tujuan penyelenggaraan Arsip ............................................................. 47
Universitas Sumatera Utara
B. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Pelaksanaan Kearsipan
pada
Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ..................................................... 50
1. Prosedur Pelaksanaan Kearsipan .......................................................... 57
2. Alur Kegiatan Kearsipan ...................................................................... 59
3. Sistem Penyimpanan Arsip................................................................... 62
4. Peralatan Penyimpanan Arsip............................................................... 64
5. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip ...................................................... 68
6. Faktor – Faktor Pelaksanaan Kearsipan yang Baik .............................. 68
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 71
A. Kesimpulan .............................................................................................. 71
B. Saran ........................................................................................................ 73
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 74
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No.
1.1
Judul
Halaman
Jadwal Kegiatan ................................................................................. 6
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No. Judul
Halaman
2.1 Lambang Bank Indonesia KPW Sumatera Utara................................ 9
2.2 Bagan Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara.... 17
Universitas Sumatera Utara
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM
PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA BANK INDONESIA KANTOR
PERWAKILAN SUMATERA UTARA
OLEH :
BESTIKA LESTARI SINAGA
142103017
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
Nama
: BESTIKA LESTARI SINAGA
NIM
: 142103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA
KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA
SUMATERA UTARA
Tanggal :
Juli 2017
KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Marhayanie, SE, MSi)
NIP. 19580427 198503 2 002
Tanggal :
Juli 2017
DEKAN
(Prof. Dr. Ramli SE, MS)
NIP. 19580602 198803 1 001
Universitas Sumatera Utara
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
Nama
: BESTIKA LESTARI SINAGA
NIM
: 142103017
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
DALAM PELAKSANAAN KEARSIPAN PADA
KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA
SUMATERA UTARA
Medan,
Juli 2017
Menyetujui
Pembimbing
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
NIP. 19741012 200003 2 003
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas Anugerah dan
Karunia-Nya Penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini tepat pada
waktunya dengan judul “ Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam
Pelaksanaan Kearsipan pada KPW Bank Indonesia Sumatera Utara ”
Tugas Akhir ini disusun untuk dapat memenuhi salah satu persyaratan
untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Selama mengikuti pendidikan DIII Kesekretariatan sampai dengan proses
penyelesaian Tugas Akhir, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari
berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu SH M.Hum, selaku Rektor Universitas
Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Marhayanie, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Inneke Qamariah Lubis, SE, MSi selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan
Universitas Sumatera Utara
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Dosen
Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan
sabar sehingga penulis dapat melnyelesaikan Tugas Akhir penulis
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
7. Kepada Ibu Ely selaku pembimbing selama masa magang di Kantor
Perwakilan Bank Indonesia Sumatera Utara yang telah membimbing dan
mengarahkan penulis dengan baik, Kepada Kak Silvana Uli Sekretaris
Pimpinan KPW BI Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis
dan bersedia menjadi Narasumber untuk memberikan data penelitian yang
dibutuhkan penulis menyelesaikan tugas akhir,
8. Seluruh Staf dan Pegawai KPW BI Sumatera Utara khususnya Divisi
Logistik dan Sekretariat Pengamanan dan Protokol Lt.5 yang telah
memberikan informasi dan banyak membantu penulis selama masa
magang
9. Kedua Orangtua penulis tercinta, Bapak B. Sinaga dan Mama P.
Manurung yang selalu memberikan doanya, fasilitas, dan dukungan untuk
penulis menjadi lebih baik lagi dan lebih giat untuk belajar. Terimakasih
untuk kedua Orang yang hanya saya punyai di dunia ini. Dari Bapak
penulis telah mewarisi kekuatan dan kegigihan berjuang lewat Mama
penulis mewarisi rasa mencintai dengan tulus. Terimakasih untuk
keduanya.
Universitas Sumatera Utara
10. Untuk Kelima Sahabat penulis, Christine Sumbayak, Yesika Roberia,
Adriani Harahap, Lovita Natalia, dan Natalia L G yang tergabung dalam
grup The Cowmels yang selama ini telah sama-sama berjuang, Terima
kasih atas kebersamaan, dukungan nya selama ini berkat kalian juga
penulis sampai di titik ini dan sampai jumpa kita di puncak kesuksesan
11. Kepada Willy Andriko dan Keluarga Silalahi yang telah bersedia
mengizinkan penulis untuk datang saling bertukar pikiran, dan
memberikan bantuan selama mengerjakan Tugas Akhir. Terimakasihku
untuk kalian.
12. Sepupu-Sepupu penulis yang cerewet Maria Mawarni dan Sarah Febiola
dan selalu mengandalkan kakak sepupu nya dalam segala hal juga
Keluarga Sinaga dan Keluarga Manurung yang selalu memberikan doa
tiada hentinya. Kepada Opung Sinaga (alm) terimakasih sangat membantu
penulis disaat kesulitan di awal perkuliahan, Opung sudah seperti
Keluarga Buat Keluarga ini. Terimakasih untuk kebaikanmu.
13. Kepada
HMJ yang tiada duanya HIDEAKI USU terimakasih untuk
kegilaan yang kita perbuat di Sekret kesayangan tetap kompak dan jaga
kebersamaan ini jangan lelah untuk tetap melanjutkan perjuangan kita
teman-teman
14. Kepada Kelas A Kesekretariatan Stambuk 2014 di Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara atas kehebohan dan pengalaman belajar
yang tak tergantikan selama masa pendidikan
Universitas Sumatera Utara
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih terdapat banyak
kekurangan dan kelemahan. Karena itu penulis berharap akan Kritik dan Saran
yang membangun agar dapat bermanfaat dan menambah wawasan kita.
Medan,
Juli 2017
Bestika Lestari Sinaga
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................. i
DAFTAR ISI ................................................................................................................ v
DAFTAR TABEL ....................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 1
B. Perumusan Masalah..................................................................................... 4
C. Tujuan Penelitian......................................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ...................................................................................... 4
E. Jadwal Kegiatan........................................................................................... 5
F. Sistematika Penulisan .................................................................................. 6
BAB II PROFIL INSTANSI ....................................................................................... 8
A. Sejarah Ringkas Berdirinya Bank Indonesia KPW Sumatera Utara .......... 8
B. Makna Lambang Bank Indonesia ................................................................ 9
C. Dasar Hukum Pendirian Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara,
Status dan Kedudukan.................................................................................. 10
D. Jenis Usaha/Kegiatan Kantor Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ........ 11
E. Visi Misi, Tujuan, Peranan dan Sasaran Strategis Bank Indonesia
KPW Sumatera Utara ................................................................................... 12
1. Visi dan Misi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ................................ 12
2. Tujuan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara .............................................. 12
3. Peranan Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ..................................... 13
4. Sasaran Strategis Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ...................... 15
F. Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ........................ 16
G. Uraian Tugas Bank Indonesia KPW Sumatera Utara .................................. 18
H. Kinerja Usaha Terkini ................................................................................. 28
I. Rencana Kegiatan ......................................................................................... 28
BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 29
A. Defenisi Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Kearsipan ........... 29
1. Pengertian dan Tugas Sekretaris .......................................................... 29
2. Pengertian Tanggung Jawab Sekretaris ................................................ 32
3. Pengertian Sistem Kearsipan ................................................................ 34
4. Jenis-Jenis Arsip ................................................................................... 38
5. Tujuan penyelenggaraan Arsip ............................................................. 47
Universitas Sumatera Utara
B. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Pelaksanaan Kearsipan
pada
Bank Indonesia KPW Sumatera Utara ..................................................... 50
1. Prosedur Pelaksanaan Kearsipan .......................................................... 57
2. Alur Kegiatan Kearsipan ...................................................................... 59
3. Sistem Penyimpanan Arsip................................................................... 62
4. Peralatan Penyimpanan Arsip............................................................... 64
5. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip ...................................................... 68
6. Faktor – Faktor Pelaksanaan Kearsipan yang Baik .............................. 68
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................... 71
A. Kesimpulan .............................................................................................. 71
B. Saran ........................................................................................................ 73
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 74
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No.
1.1
Judul
Halaman
Jadwal Kegiatan ................................................................................. 6
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No. Judul
Halaman
2.1 Lambang Bank Indonesia KPW Sumatera Utara................................ 9
2.2 Bagan Struktur Organisasi Bank Indonesia KPW Sumatera Utara.... 17
Universitas Sumatera Utara