“Pelaksanaan Tugas Sekretaris dalam Membantu Aktivitas di Bagian Kearsipan Pada Bank Indonesia Kantor Perwakilan Sumatera Utara
9
TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN TUGAS SEKRETARIS DALAM MEMBANTU
AKTIVITAS DI BAGIAN KEARSIPAN PADA
BANK INDONESIA KANTOR PERWAKILAN
SUMATERA UTARA
OLEH :
CHRISTINE SUMBAYAK
142103030
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
Universitas Sumatera Utara
10
KATA PENGANTAR
Puji dan Syurkur Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan
Anugrah serta Kasih Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini
dengan lancar tanpa Halangan, sebagai syarat dalam menyelesaikan pendidikan
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara dengan judul “Pelaksanaan Tugas Sekretaris dalam
Membantu Aktivitas di Bagian Kearsipan Pada Bank Indonesia Kantor
Perwakilan Sumatera Utara”.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini tentunya tidak lepas dari Partisipasi
berbagai Pihak, maka dalam kesempatan ini Penulis bermaksud menyampaikan
terimakasih kepada :
1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH, M.Hum, Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Prof. Dr Ramli SE, MS, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Dra. Marhayanie M.Si. Ketua Jurusan Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Inneke Qamariah SE, M.Si. Sekretaris Prodi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah
memberikan Dukungan kepada Penulis untuk meneyesaikan Tugas Akhir.
5. Frida Ramadini Harahap, SE, MM selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penulisan tugas akhir
sehingga penulisan ini berjalan lancar.
6. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Kesekretariatan
Universitas Sumatera Utara
11
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Ibu Elly Sarianti, selaku Asisten Manajer Unit Ekonomi Moneter pada
Bank Indonesia Kantor Perwakilan Sumatera Utara.
8. Ibu Sontiara Sihombing yaitu Ibu penulis serta Saudara – saudara Penulis
Kak Yul, Bang Mek, Bang Mar dan Cad Sumbayak
yang telah
memberikan Penulis dukungan dalam bentuk moril dan materil yang tak
ternilai harganya selama menempuh Studi.
9. Dan Tekhusus kepada sahabat – sahabat Penulis “Tangguh Girls” Yesika,
Bestika, LG, Lovita, Adri yang selalu memberikan penulis motivasi.
10. Juga untuk Teman – teman Organisasi Penulis HMJ DIII Kesekretariatan
FEB USU, Pemerintahan Mahasiswa FEB USU, Kebaktian Mahasiswa
Kristen FEB USU, Komisi Pemilihan Umum FEB USU.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis memohon maaf apabila didalam
penulisan tugas akhir ini terdapat banyak kesalahan dan kekurangan. Penulis
sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat konstruktif sebagai
acuan dalam membuat tugas akhir mendatang.
Akhirnya semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua
sebagaimana yang diharapkan.
Medan, Juli 2017
Christine Sumbayak
142103030
Universitas Sumatera Utara
12
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ i
DAFTAR ISI......................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL................................................................................................ vi
DAFTAR GAMBAR........................................................................................... vii
BAB I : PENDAHULUAN.................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................... 4
1.3 Tujuan Penelitian........................................................................................ 4
1.4 Manfaat Penelitian...................................................................................... 4
1.5 Jadwal Kegiatan.......................................................................................... 5
1.6 Sistematika Penelitian................................................................................. 6
BAB II : PROFIL BANK INDONESIA KPW.SUMATERA UTARA............ 8
2.1 Sejarah singkat Bank Indonesia Kantor Perwakilan Medan....................... 8
2.2 Visi, Misi & Sasaran Strategis Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara....... 9
2.3 Tujuan Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara........................................... 11
2.4 Makna Logo Bank Indonesia.................................................................... 12
2.5 Peranan Bank Indonesia Di Bidang Moneter,
Sistem Pembayaran, Pembinaan dan Pengawasan Perbankan.................. 13
2.6 Struktur Organisasi Perusahaan................................................................ 16
BAB III : PEMBAHASAN................................................................................. 29
3.1 SEKRETARIS......................................................................................... 29
3.1.1 Pengertian Tugas Sekretaris................................................................. 29
3.1.2 Jenis Sekretaris..................................................................................... 31
3.1.3 Fungsi Sekretaris.................................................................................. 32
3.2 KEARSIPAN........................................................................................... 34
3.2.1 Pengertian Kearsipan............................................................................ 34
3.2.2 Fungsi dan Tujuan Arsip...................................................................... 36
3.2.3 Jenis – Jenis Arsip................................................................................ 37
3.2.4 Sistem Kearsipan pada Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara............. 40
3.2.5 Prosedur Penyimpanan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 44
3.2.6 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 45
3.2.7 Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 55
3.2.8 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 59
3.2.9 Tugas Sekretaris dalam membantu Aktivitas di
Bagian kearsipan pada Bank Indonesia Kpw. Sumatera Utara............ 62
3.3 PENGAMATAN DAN PENGUMPULAN DATA............................... 64
3.3.1 Pengamatan dan Pengumpulan Data.................................................... 64
Universitas Sumatera Utara
13
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................... 66
4.1 Kesimpulan............................................................................................... 66
4.2 Saran.......................................................................................................... 68
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 69
Universitas Sumatera Utara
14
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan..................................................................................... 6
Universitas Sumatera Utara
15
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Logo Bank Indonesia Kpw. Sumatera Utara..................................... 12
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara............... 18
Universitas Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN TUGAS SEKRETARIS DALAM MEMBANTU
AKTIVITAS DI BAGIAN KEARSIPAN PADA
BANK INDONESIA KANTOR PERWAKILAN
SUMATERA UTARA
OLEH :
CHRISTINE SUMBAYAK
142103030
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017
Universitas Sumatera Utara
10
KATA PENGANTAR
Puji dan Syurkur Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan
Anugrah serta Kasih Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini
dengan lancar tanpa Halangan, sebagai syarat dalam menyelesaikan pendidikan
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara dengan judul “Pelaksanaan Tugas Sekretaris dalam
Membantu Aktivitas di Bagian Kearsipan Pada Bank Indonesia Kantor
Perwakilan Sumatera Utara”.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini tentunya tidak lepas dari Partisipasi
berbagai Pihak, maka dalam kesempatan ini Penulis bermaksud menyampaikan
terimakasih kepada :
1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH, M.Hum, Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Prof. Dr Ramli SE, MS, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Dra. Marhayanie M.Si. Ketua Jurusan Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Inneke Qamariah SE, M.Si. Sekretaris Prodi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah
memberikan Dukungan kepada Penulis untuk meneyesaikan Tugas Akhir.
5. Frida Ramadini Harahap, SE, MM selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penulisan tugas akhir
sehingga penulisan ini berjalan lancar.
6. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Kesekretariatan
Universitas Sumatera Utara
11
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Ibu Elly Sarianti, selaku Asisten Manajer Unit Ekonomi Moneter pada
Bank Indonesia Kantor Perwakilan Sumatera Utara.
8. Ibu Sontiara Sihombing yaitu Ibu penulis serta Saudara – saudara Penulis
Kak Yul, Bang Mek, Bang Mar dan Cad Sumbayak
yang telah
memberikan Penulis dukungan dalam bentuk moril dan materil yang tak
ternilai harganya selama menempuh Studi.
9. Dan Tekhusus kepada sahabat – sahabat Penulis “Tangguh Girls” Yesika,
Bestika, LG, Lovita, Adri yang selalu memberikan penulis motivasi.
10. Juga untuk Teman – teman Organisasi Penulis HMJ DIII Kesekretariatan
FEB USU, Pemerintahan Mahasiswa FEB USU, Kebaktian Mahasiswa
Kristen FEB USU, Komisi Pemilihan Umum FEB USU.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis memohon maaf apabila didalam
penulisan tugas akhir ini terdapat banyak kesalahan dan kekurangan. Penulis
sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat konstruktif sebagai
acuan dalam membuat tugas akhir mendatang.
Akhirnya semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua
sebagaimana yang diharapkan.
Medan, Juli 2017
Christine Sumbayak
142103030
Universitas Sumatera Utara
12
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ i
DAFTAR ISI......................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL................................................................................................ vi
DAFTAR GAMBAR........................................................................................... vii
BAB I : PENDAHULUAN.................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................... 4
1.3 Tujuan Penelitian........................................................................................ 4
1.4 Manfaat Penelitian...................................................................................... 4
1.5 Jadwal Kegiatan.......................................................................................... 5
1.6 Sistematika Penelitian................................................................................. 6
BAB II : PROFIL BANK INDONESIA KPW.SUMATERA UTARA............ 8
2.1 Sejarah singkat Bank Indonesia Kantor Perwakilan Medan....................... 8
2.2 Visi, Misi & Sasaran Strategis Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara....... 9
2.3 Tujuan Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara........................................... 11
2.4 Makna Logo Bank Indonesia.................................................................... 12
2.5 Peranan Bank Indonesia Di Bidang Moneter,
Sistem Pembayaran, Pembinaan dan Pengawasan Perbankan.................. 13
2.6 Struktur Organisasi Perusahaan................................................................ 16
BAB III : PEMBAHASAN................................................................................. 29
3.1 SEKRETARIS......................................................................................... 29
3.1.1 Pengertian Tugas Sekretaris................................................................. 29
3.1.2 Jenis Sekretaris..................................................................................... 31
3.1.3 Fungsi Sekretaris.................................................................................. 32
3.2 KEARSIPAN........................................................................................... 34
3.2.1 Pengertian Kearsipan............................................................................ 34
3.2.2 Fungsi dan Tujuan Arsip...................................................................... 36
3.2.3 Jenis – Jenis Arsip................................................................................ 37
3.2.4 Sistem Kearsipan pada Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara............. 40
3.2.5 Prosedur Penyimpanan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 44
3.2.6 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 45
3.2.7 Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 55
3.2.8 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Pada
Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara.................................................. 59
3.2.9 Tugas Sekretaris dalam membantu Aktivitas di
Bagian kearsipan pada Bank Indonesia Kpw. Sumatera Utara............ 62
3.3 PENGAMATAN DAN PENGUMPULAN DATA............................... 64
3.3.1 Pengamatan dan Pengumpulan Data.................................................... 64
Universitas Sumatera Utara
13
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................... 66
4.1 Kesimpulan............................................................................................... 66
4.2 Saran.......................................................................................................... 68
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 69
Universitas Sumatera Utara
14
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan..................................................................................... 6
Universitas Sumatera Utara
15
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
Gambar 2.1 Logo Bank Indonesia Kpw. Sumatera Utara..................................... 12
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bank Indonesia Kpw.Sumatera Utara............... 18
Universitas Sumatera Utara