TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF KE IN AKTIF DI RUANG FILING RSUD DR.MOEWARDI

  

TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS

AKTIF KE IN AKTIF DI RUANG FILING RSUD DR.MOEWARDI

Lutfia Dewi Istiana¹, Antik Pujihastuti²

STIKes Mitra Husada Karanganyar

  

ABSTRACT

Based on the preliminary survey at the Hospital Dr. Moewardi have implemented retention as much as two times.

  

Hospital Dr. Moewardi perform medical record document retention outpatient and inpatient every month as many

as 12,000 documents, from 2012 until now has not been completed. The purpose of this study was to determine the

implementation of active medical record document retention in all active in filing space Hospital. Dr. Moewardi.

This research is a descriptive, cross sectional approach. The research instrument is a structured interview guidelines

and observation guidelines by collecting data through observation and structured interviews. Data have been obtained

will be recycled with processing techniques following collection (collecting), editing (editing), and present data with

data analysis using descriptive. The survey results revealed that the preparatory document retention of medical records

in the active active to have appointed a special officer with SK Head Installation Medical Record. Implementation

of retention since 2012 until now has not been completed because every day to reach 400-500 diretensi documents.

Filing clerk who implement retention only 2 people. Filing space there are two rooms belonging to 1 with active filing

space and storage space there are 72 medical record documents in the space in the active section. As for the alignment

Terminal Digit Filing (TDF) requires 100 section. The inference that the preparation stage medical record document

retention active in active in the SOP to be reviewed with regard to determinations that should be the last year of patients

treated replaced by the date of the last patient ’s treatment. Suggested preparation phase retention time should be on

creating the list for removal form the active medical records to document in an active and need to add specialized staff

retention and supply section.

  Keywords : Retention, DRM is active and in active Bibliography : 11 (2006-2015)

ABSTRAK

Berdasarkan survei pendahuluan di RSUD Dr. Moewardi telah melaksanakan retensi sebanyak 2 kali. RSUD Dr.

  

Moewardi melakukan retensi dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap setiap bulan sebanyak 12.000 dokumen,

dari tahun 2012 sampai sekarang belum selesai. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan retensi dokumen

rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD. Dr. Moewardi. Jenis penelitian ini adalah deskriptif, dengan pendeka-

tan cross sectional. Instrumen penelitian berupa pedoman wawancara terstruktur dan pedoman observasi dengan cara

pengumpulan data menggunakan observasi dan wawancara terstruktur. Data yang telah didapat akan diolah kembali

dengan teknik pengolahan sebagai berikut pengumpulan (collecting), edit (editing),dan menyajikan data dengan analisis

data menggunakan deskriptif. Hasil penelitian diketahui bahwa persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif

telah menunjuk petugas khusus dengan SK Kepala Instalasi Rekam Medis. Pelaksanaan retensi sejak tahun 2012 sam-

pai saat ini belum selesai dikarenakan setiap harinya mencapai 400

• – 500 dokumen yang diretensi. Petugas filing yang

  melaksanakan retensi hanya 2 orang. Ruang filing terdapat 2 ruang yang tergabung menjadi 1 dengan ruang filing aktif

  dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis ada 72 section di ruang in aktif. Sedangkan untuk penjajaran Terminal

  

Digit Filing (TDF) membutuhkan 100 section. Simpulan bahwa tahap persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke

  

in aktif di SOP perlu dikaji kembali terkait dengan penentuan yang seharusnya tahun terakhir pasien berobat diganti den-

gan tanggal terakhir pasien berobat.Disarankan Tahap persiapan saat retensi sebaiknya di buatkan daftar formulir pemin-

dahan dokumen rekam medis aktif ke in aktif, dan perlu menambahkan petugas khusus retensi dan penyediaan section.

  Aktif ke In Aktif di Ruang Filing RSUD Dr . Moewardi“.

  Retensi dokumen rekam medis dilakukan sejak tahun 2012 sampai sekarang oleh petugas khusus

  1. Tahap persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.

  pedoman observasi dan pedoman wawancara. Analisis data penelitian ini secara deskriptif.

  retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi. Instrumen penelitian yaitu

  Jenis penelitian yang digunakan adalah Deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian petugas khusus dan petugas bagian filing yang melakukan retensi aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi. Obyek penelitian adalah pelaksanaan

  METODE PENELITIAN

  Moewardi melakukan retensi dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap setiap bulan melakukan retensi sebanyak 12.000 dokumen rekam medis yang melebihi masa simpan yaitu lima tahun. Dengan bertambahnya jumlah pasien setiap harinya, maka akan menambah dokumen aktif di rak filing. Dalam waktu penyimpanan yang lama, rak dokumen akan penuh dan tidak mencukupi untuk menyimpan DRM yang baru. Sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama untuk memisahkan antara dokumen rekam medis Aktif ke in aktif. Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis

  Kata kunci : Retensi, DRM aktif dan in aktif Kepustakaan : 11 (2006-2015) PENDAHULUAN

  Berdasarkan survei pendahuluan yang dilaksanakan di RSUD Dr. Moewardi diketahui bahwa retensi telah dilakukan sebanyak 2 kali, retensi pertama dilakukan pada tahun 2005, dan retensi kedua dilakukan pada tahun 2012 sampai sekarang belum selesai. RSUD Dr.

  adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas rekam medis. Sebaiknya jadwal retensi rekam medis disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur komite rekam medis dan unit rekam medis yang benar-benar memahami rekam medis, fungsi dan nilai rekam medis.

  Retensi rekam medis menurut DepKes, RI (2006),

  Rekam Medis menurut Sudra, (2013), adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen yang berisi identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dokumen rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Untuk sarana pelayanan kesehatan dirumah sakit, rekam medis pasien rawat inap harus disimpan sekurang- kurangnya 5 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit. Setelah 5 tahun, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.

  III/2008 Bab III pasal 7 menyatakan sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Salah satu fasilitas rumah sakit yang harus disediakan untuk mendukung pelayanan rekam medis yaitu ruang penyimpanan atau filing.

  Peraturan Menteri kesehatan No. 269/Menkes/Per/

HASIL PENELITIAN

• – 500 dokumen. Setiap bulan petugas meretensi dokumen rekam medis sebanyak 12.000 dokumen. Ruang filing yang masih banyak dokumen yang menumpuk, akibatnya dokumen rekam medis yang akan diretensi tidak segera selesai. Oleh karena itu, di ruang filing dokumen rekam medis menjadi penuh. Alat yang digunakan untuk melakukan retensi adalah staples,

  in aktif terdiri dari 2 yang tergabung menjadi 1

  yang bernilai guna, yang dilakukan setiap hari oleh petugas khusus retensi, komputer digunakan untuk mencari dokumen rekam medis yang sudah diretensi.

  scanner yang digunakan untuk menscan formulir

  Berdasarkan observasi dan wawancara pada tahun 2015 jumlah dokumen rekam medis yang diretensi setiap harinya mencapai 400

  aktif dengan penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).

  telah diretensi dikelompokkan berdasarkan tahun kunjungan. Setelah dokumen yang telah diretensi dan telah dikelompokkan tersebut dari ruang aktif, dokumen tersebut dipindahkan ke ruang filing in

  tracer atau pengganti apapun. Dokumen yang

  5 tahun berdasarkan tanggal terakhir berobat yang kemudian direkap menentukan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Petugas langsung melihat tanggal terakhir berobat pada dokumen rekam medis. Apabila dokumen rekam medis lebih dari 5 tahun maka dokumen rekam medis tersebut langsung diambil dan diretensi tanpa menggantikan dengan

  retensi dan semua petugas filing dengan surat penunjukan dari Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi. Jumlah petugas diruang filing secara keseluruhan berjumlah 13 orang diantaranya 11 bersifat membantu retensi apabila tugas pokok yang dilaksanakan telah selesai, dikarenakan sudah ada petugas khusus yang bertanggung jawab sebagai petugas retensi yaitu 2 orang petugas sebagai pemilah nilai guna dan petugas untuk scanner. RSUD Dr. Moewardi menggunakan penyimpanan secara

  dengan ruang filing aktif. Ruang penyimpanan dokumen rekam medis terdiri dari 72 section di ruang in aktif, sedangkan penjajaran yang digunakan adalah Terminal Digit Filing (TDF). Jadi, RSUD Dr. Moewardi masih membutuhkan 18 section di ruang filing in aktif. RSUD Dr. Moewardi masih membutuhkan section dokumen rekam medis in aktif. Dokumen rekam medis yang telah diturunkan dari rak dikelompokkan berdasarkan tahun kunjungan. Kemudian pada rak in aktif dilakukan penjajaran

  Dokumen rekam medis yang telah dipilah lalu dijajarkan pada rak filing in aktif. Ruang filing

  d. Tidak ada buku pencatatan dokumen rekam medis yang dipindahkan dari rak aktif ke in aktif

  aktif ditentukan jangka waktu 5 tahun.

  c. Menentukan dokumen rekam medis yang memenuhi kategori dokumen rekam medis in

  b. Petugas menentukan jadwal retensi sebelum dokumen rekam medis dilakukan retensi. Batasan yang ditentukan di RSUD Dr. Moewardi untuk dokumen rekam medis dinyatakan in aktif adalah lima tahun dihitung dari tanggal terakhir berobat.

  a. Petugas khusus retensi ditunjuk langsung oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang terdiri dari 2 orang petugas khusus retensi yang bertanggung jawab terhadap proses retensi.

  Tahap persiapan langkah-langkah retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing yang dilakukan RSUD Dr. Moewardi sebagai berikut:

  O’Pack. Penyimpanan dokumen rekam medis terdiri dari 72 section di ruang in aktif.

  satu dengan ruang filing aktif. Ruang filing terdapat 2 ruang penyimpanan dokumen rekam medis yang terdiri dari 23 Rak kayu, 30 Rak besi dan 15 Roll

  sentralisasi . Ruang filing in aktif tergabung menjadi

  3. Tahap akhir pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.

2. Tahap pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.

  in aktif dilakukan sejak tahun 2012 di ruang filing

  Pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke

  RSUD. Dr. Moewardi. Bahwa pelaksanaan retensi dokumen rekam medis dilakukan oleh 2 orang petugas. Petugas filing melakukan retensi dokumen rekam medis yang sudah mencapai masa simpan seperti diruang filing aktif, Dokumen rekam medis disimpan selama 2 tahun diruang in aktif. Dokumen rekam medis yang sudah diretensi dikelompokkan berdasarkan tahun kunjungan lalu dokumen di simpan dan disejajarkan menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF), setelah itu dokumen rekam medis disimpan di ruang in aktif.

  PEMBAHASAN

1. Tahap persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.

  Persiapan retensi dokumen rekam medis aktif ke in

  aktif RSUD Dr. Moewardi telah menunjuk petugas

  khusus dengan adanya SK penunjukan. Petugas ditunjuk langsung oleh Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi dengan surat penunjukan dari Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi. Tidak ada buku pencatatan dokumen rekam medis yang dipindahkan dari rak aktif ke in aktif. Hal ini selaras dengan penelitian Devita Saraswati (2015) Belum ada daftar pemindahan dokumen rekam medis

  aktif ke rak in aktif guna bukti pemindahan dokumen

  rekam medis. Jumlah petugas diruang filing secara keseluruhan berjumlah 13 orang diantaranya 11 bersifat membantu retensi apabila tugas pokok yang dilaksanakan telah selesai, dikarenakan sudah ada petugas khusus yang bertanggung jawab sebagai petugas retensi yaitu 2 orang petugas. Adapun langkah-langkah retensi dokumen rekam medis

  aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi

  sebagai berikut: 1) Petugas melakukan retensi berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat 5 tahun misal retensi 2016 berarti dokumen in aktif yang harus di retensi tahun 2012 ke bawah dari rak penyimpanan dengan melihat tahun pada dokumen rekam medis. Hal ini sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Ambil berkas rekam medis (terakhir berobat 5 tahun saat dilakukan retensi, misal retensi tahun 2015 berarti dokumen in aktif adalah tahun 2008 ke bawah) dari rak penyimpanan dengan melihat angka tahun pada dokumen rekam medis pasien bagian belakang yang telah ditandai sesuai angka terakhir berobat. 2) Petugas memeriksa kembali dokumen rekam medis yang akan diretensi dengan cara membaca tahun dan bulan terakhir berobat untuk menyakinkan kebenaran dan ketepatan dokumen rekam medis tersebut sudah in aktif. Hal ini sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Periksa kembali rekam medis yang akan diambil dengan cara membaca tahun terakhir pasien berobat untuk meyakinkan kebenaran dan ketepatan rekam medis tersebut sudah in aktif. Hal ini belum sesuai dengan PerMenKes No.269/MenKes/ Per/III/2008 Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. dan di jajarkan berdasarkan sistem penjajaran di ruang filing aktif. Hal ini sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Kumpulkan semua rekam medis in aktif dan susun atau jajarkan rekam medis berdasarkan sistim angka akhir.

  2. Tahap pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.

  Berdasarkan observasi dan wawancara pada tahun 2015 jumlah dokumen rekam medis yang diretensi setiap harinya mencapai 400 – 500 dokumen. Setiap bulan petugas meretensi dokumen rekam medis sebanyak 12.000 dokumen. Dalam ruang filing yang bertanggung jawab hanya 2 orang petugas, sehingga masih banyak dokumen yang menumpuk, akibatnya dokumen rekam medis yang akan diretensi tidak segera selesai. Oleh karena itu, di ruang filing dokumen rekam medis menjadi penuh. Hal ini selaras dengan penelitian Mirah Dwi Pujianti (2013) Rak file in aktif yang tersedia sudah tidak dapat menampung dokumen rekam medis in aktif, sehingga membuat dokumen rekam medis yang baru diretensi menumpuk. Dokumen rekam medis

  aktif

  ke in aktif diretensi berdasarkan 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir berobat. Misal retensi 2016 berarti dokumen in aktif yang harus diretensi tahun 2012 ke bawah dari rak penyimpanan dengan melihat tanggal kunjungan terakhir pada dokumen rekam medis. Dokumen rekam medis diperiksa kembali untuk meyakinkan kebenaran dokumen rekam medis tersebut sudah in aktif, petugas membaca tanggal kunjungan terakhir dan dokumen rekam medis pasien yang tidak kontrol/ periksa bisa langsung diretensi, kecuali dokumen rekam medis itu sudah melebihi masa simpan 5 (lima) tahun, dokumen dikembalikan ke ruang filing di rak

  aktif dan jika pasien tidak periksa kembali maka

  dokumen rekam medis disimpan di gudang dokumen rekam medis in aktif. Hal ini sesuai dengan Standar

  2. Tahap pelaksanaan dalam retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif dilakukan sejak tahun 2012 di ruang filing RSUD Dr. Moewardi. Bahwa pelaksanaan retensi dilakukan oleh 2 orang petugas. Namun dalam pelaksanaan masih banyak dokumen yang menumpuk di ruang filing aktif, hal ini dikarenakan hanya 2 orang petugas yang melaksanakan retensi dokumen rekam medis aktif ke

  III/2008 dalam penentuan tanggal terakhir berobat yang mana rumah sakit menguraikan tahun terakhir berobat.

  Moewardi sudah sesuai dengan SOP No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Selain itu terdapat ketidaksesuaian PerMenKes No.269/MenKes/Per/

  1. Tahap persiapan langkah-langkah retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr.

  SIMPULAN

  YANMED/140. Simpan rekam medis in aktif ke rak diatas dokumen aktif dalam satu rak pada kolom diretensi berdasarkan tahun kunjungan terakhir lalu dokumen rekam medis tersebut disimpan dan dijajarkan berdasarkan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF).

  Prosedur Operasional No. Dokumen RSDM/SPO.A/

  aktif , karena lokasi yang kurang memadai sebagian

  dokumen rekam medis siap untuk diretensi. Hal ini sesuai dengan Standar Prosedur Operasional No. Dokumen RSDM/SPO.A/YANMED/140. Ambil berkas rekam medis (terakhir berobat 5 tahun saat dilakukan retensi, misal retensi tahun 2015 berarti dokumen in aktif adalah tahun 2008 ke bawah) dari map pasien bagian belakang yang telah ditandai sesuai angka terakhir berobat. Hal ini selaras dengan penelitian Devita Saraswati (2015) Untuk pemilahan dokumen rekam medis aktif dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat dengan dilihat pada map sebelah kanan bawah tertera tahun kunjungan.

  pada rak ke 9,10 kemudian disimpan di ruang in

  aktif disimpan diatas dokumen aktif dalam satu rak

  membutuhkan 18 section di ruang filing in aktif. Memindahkan dokumen rekam medis in aktif dari rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif yang telah disortir dan dikelompokkan sesuai penjajaran di ruang filing in aktif. Dokumen rekam medis in

  Terminal Digit Filing (TDF) membutuhkan 100 section . Jadi, RSUD. Dr. Moewardi masih kurang

  Ruang filing in aktif terdiri dari 2 ruang yang tergabung menjadi 1 dengan ruang filing aktif dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis ada 72 rak di ruang in aktif. Sedangkan untuk penjajaran

  Pelaksanaan retensi tahap akhir petugas masih membutuhkan rak dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis in aktif. Hal ini belum sesuai dengan DepKes RI tahun 2006 yaitu menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan dokumen rekam medis yang baru.

  Alat yang digunakan untuk melakukan retensi adalah spidol, tali rafia, staples, scanner yang digunakan untuk menscan formulir yang bernilai guna, yang dilakukan setiap hari oleh petugas khusus retensi, komputer digunakan untuk mencari dokumen rekam medis yang sudah diretensi. Hal ini selaras dengan penelitian Devita Saraswati (2015) sudah memiliki alat-alat retensi seperti tali rafia, dan spidol permanen.

3. Tahap akhir pelaksanaan retensi dokumen rekam medis aktif ke in aktif di ruang filing RSUD Dr. Moewardi.

  in aktif sehingga tidak segera selesai.

  Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan

  Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Sudra RI. 2013. Materi Pokok Rekam Medis. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

  Rustiyanto, E. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan .

  Kesehatan (Edisi Revisi) . Jakarta: PT Rineka Cipta.

  Notoatmodjo. 2010. Metodologi Penelitian

  [Skripsi]. Semarang: Fakultas Kesehatan UDN. dinus.ac.id/id/eprint/7835

  Dokumen Rekam Medis Aktif di RSUD Sunan Kalijaga Demak .

  Mirah, PD. 2013. Tinjauan Pelaksanaan Retensi

  Rekam Medis dalam Hatta Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan . Jakarta: Universitas Indonesia Press.

  RI. Hatta G. 2013. Tujuan, Penggunaan dan Fungsi

  269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis . Jakarta: Depkes

  Jakarta: Depkes RI. , 2008. PerMenKes RI No.

  Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II, Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

   http://eprints.dinus.ac.id/id/eprint/17456

  Mengakibatkan banyak dokumen rekam medis di ruang filing aktif penuh

  Dokumen Rekam Medis Aktif di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015 . [Skripsi]. Fakultas Kesehatan

  Devita, S. 2015. Tinjauan Pelaksanaan Retensi

  [Skripsi]. Semarang: Fakultas Kesehatan UDN. http:// eprints.dinus.ac.id/id/eprint/17448

  DRM Non Aktif di Filing Rumah Sakit Permata Bunda Purwodadi Tahun 2015 .

  Yogyakarta: Quantum Sinergi Medis. Deta, PS. 2015. Tinjauan Pelaksanaan Retensi

  198-283 Budi, S C, 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis .

  Pendekatan Praktik . Jakarta : Renika Cipta. Hal

  Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian suatu

  penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) membutuhkan 100 section. Jadi, RSUD Dr. Moewardi masih kurang membutuhkan 18 section di ruang filing in aktif.

  section di ruang in aktif. Sedangkan untuk

  menjadi 1 dengan ruang filing aktif dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis ada 72

  aktif terdiri dari 2 ruang yang tergabung

  3. Tahap akhir pelaksanaan retensi, ruang filing in