NELLI NOVYARNI STEI PERAN TEKNOLOGI INF

PERAN TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM
MENDUKUNG SISTEM
INFORMASI
KELOMPOK 4:
NELLI NOVYARNI
LINA MARLINA
NOPI HERNAWATI

4.1. Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning dan
Modul
Keberadaan sistem Enterprise Resource Planning pada
dasarnya memberikan perusahaan lebih dari apa yang
diberikan oleh sistem informasi akuntansi, dimana
sistem informasi akuntansi hanya mampu mencatat
data-data keuangan dan transaksi akuntansi. “Selain
data-data keuangan dan akuntansi, perusahaan
membutuhkan data-data seperti waktu dan tempat
terjadinya transaksi. Yang tidak dapat dicatat oleh sistem
informasi akuntansi, ERP membuat data-data yang tidak
dapat dicatat oleh sistem informasi akuntansi menjadi

tercatat dan memungkinkan integrasi dengan sistem
informasi akuntansi.

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya
berjudul Accounting Information Systems 12 th
Edition, Sistem ERP adalah suatu sistem yang
mengkoordinasi dan mengatur data, proses
bisnis dan sumber daya yang ada dalam suatu
perusahaan. Sistem ERP mengumpulkan,
memproses dan menyimpan data serta
menghasilkan informasi berupa laporan-laporan
yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil
keputusan dan oleh pihak eksternal untuk
menilai perkembangan perusahaan.

ERP memungkinkan integrasi dan
penggunaan data-data dari setiap aspek
yang ada dalam perusahaan sehingga
manajemen
perusahaan

memiliki
pandangan yang terintegrasi mengenai
perusahaannya, karena pada dasarnya
setiap bisnis proses dalam perusahaan
saling terkait satu dengan yang lainnya.

Gambaran secara umum sistem ERP yang
terintegrasi adalah sebagai berikut:

Keuangan (General Ledger/GL dan sistem pelaporan)termasuk didalamnya untuk mengatur piutang, utang, aset
tetap, anggaran, manajemen uang kas, dan mempersiapkan
laporan untuk manajer dan laporan keuangan.
2. Manajemen sumber daya manusia dan penggajiantermasuk di dalamnya mengatur SDM, penggajian, imbalan
kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran-tunjangan dan
pelaporan untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.
3. Siklus penjualan-termasuk di dalamnya adalah
memasukkan sales order (SO), pengiriman barang,
manajemen persediaan, menerima pembayaran atas
penjualan dan penghitungan komisi.
1.

4.

Siklus pembelian-termasuk di dalamnya adalah mengatur
pembelian, penerimaan dan pemeriksaan barang,
pengeluaran biaya pembelian serta manajemen
persediaan
5.Manufaktur atau siklus produksi-termasuk pengaturan,
penjadwalab produksi, BoM (Bill Of Material), WIP (Work
In Process), QC (Quality Control), manajemen biaya serta
proses manufaktur.
6. Manajemen proyek-termasuk pengaturan pembiayaan,
penagihan, waktu dan biaya, manajemen aktivitas
7. Customer, Relationship Management (CRM)-termasuk di
dalamnya mengatur pemasaran dan penjualan, komisi,
jasa, call center, help desk
8 .Alat-alat sistem-alat yang digunakan untuk membangun
file data master, kontorl akses, dll.

4.2. Vendor Sistem ERP

Perbandingan beberapa vendor ERP adalah
sebagai berikut:
No

Vendor ERP

UKURAN PERUSAHAAN
Kecil

Medium

FUNGSIONALITAS
UTAMA
Besar CRM

CR
M

BI

Akt HR

1

SAP

V

V

V

V

V

V

2

Oracle

V

V

V

V

V

V

3

Microsof

V

V

V

V

V

V

No

Vendor ERP

4
5
6
7

Sage

Epicor
Infor
Lainnya (Addon,
AMMO, dll)

UKURAN PERUSAHAAN
Kecil Medium Besar
V
V
V
V
V

FUNGSIONALITAS UTANA
CRM BI
Akt
HR
V
V
V

V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
(seba V
V
gian
ada,
sebagi
an
tidak

Komponen-komponen ERP yang mendasar menurut
Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam bukunya

berjudul Enterprise Systems for Management adalah
sebagai berikut:
1. People
Dalam implementasi ERP, terdapat orang-orang yang
terlibat didalamnya, yaitu staf IT dan pengguna dari sistem
ERP nantinya. Pengguna harus terlibat dan memiliki peran
kunci dalam proyek implementasi ERP sejak awal, karena
pengguna memiliki tanggung jawab dalam menginput,
memproses dan menghasilkan output dari sistem.
2. Process
Hal ini berhubungan dengan proses bisnis, prosedur dan
aturan serta proses bisnis dengan menggunakan ERP

3.Hardware

Yang berkaitan dengan teknologi dalam
pengimplementasian ERP salah satunya adalah
Hardware yang meliputi server dan komponen
pendukungnya
4.Sofware

Dalam pengimplementasian ERP juga bergantung
pada komponen sofware yang meliputi sistem
operasi dan program aplikasi
5.Database
Hal ini berhubungan dengan informasi yang berasal
dari pihak internal dan eksternal organisasi yang
nantinya disimpan ke dalam suatu penyimpanan
bernama database ini.

4.3. Keuntungan dan Tantangan Dalam Penerapan Sistem ERP
Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul
Accounting Information Systems 12th Edition keuntungan
dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:
1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi
finansial dari perusahaan yang terintegrasi, menyeluruh dan
enterprise-wide. Menyimpan semua informasi perusahaan
dalam satu data base tersentralisasi dapat menanggulangi
hambatan antar departemen dalam perusahaan terkait data
dan informasi korporasi dan merampingkan atau
mempersingkat aliran informasi dalam perusahaan.
2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika
memakai banyak sistem terpisah dimana harus memasukkan
data beberapa kali. Sehingga mengunduh data dari satu
sistem untuk dimasukkan ke sistem lain tidak lagi diperlukan

3.Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan

mengatur semua area dalam perusahaan. Karyawan menjadi lebih
produktif dan efisien karena mereka dapat dengan cepat mengumpulkan
data dari dalam dan luar departemen mereka.
4.Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik. Sistem ERP dapat
mengkonsolidasi beberapa ijin akses dan model keamanan menjadi satu
struktur akses data
5.Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis.
Standarisasi ini akan menjadi sangat berharga ketika perusahaab
melakukan merjer dan akuisisi karena sistem ERP dapat menggantikan
beberapa sistem berbeda menjadi satu sistem terintegrasi.
6.Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat karena karyawan dengan
cepat dapat mengakses order, persediaan yang tersedia. Informasi
pengiriman dan detil transaksi konsumen di masa lalu
7.Pabrik produksi mendapatkan order produksi order produksi baru secara
real time dan otomatisasi proses produksi akan meningkatkan produktivitas
produksi.

Di sisi lain penerapan sistem ERP juga memiliki tantangan-tantangan
tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Biaya
Hardware, sofware dan biaya konsultasi dari penerapan ERP berkisar
antara $50 juta sampai $500 juta. Sedang biaya upgrade dari sistem ERP
berkisar antara $50 juta sampai $100 juta. Perusahaan berukuran
medium mengeluarkan biaya antara $10 juta sampai $20 juta.
2. Waktu yang dibutuhkan
Memerlukan waktu beberapa tahun untuk memilih dan
mengimplementasikan sistem ERP keseluruhan, tergantung pada ukuran
perusahaan, banyaknya modul yang harus diimplementasi, jumlah
customization, dan ruang lingkup perubahan. Dimana mengakibatkan
proyek implementasi ERP memiliki resiko kegagalan yang tinggi.
3. Perubahan pada proses bisnis
Jika perusahaan tidak ingin menghabiskan waktu dan uang untuk
melakukan customization terhadap modul, maka perusahaan harus
melakukan perubahan proses bisnis agar sesuai dan dapat menerima
sistem ERP yang baru akan diterapkan tersebut. Kegagalan untuk dapat
menyesuaikan proses bisnis dengan sofware ERP menjadi penyebab
utama kegagalan proyek implementasi ERP.

4.Kompleksitas
Hal ini berawal dari mengintegrasikan aktivitas bisnis dan sistem yang
berbeda, dimana masing-masing hal tersebut memiliki proses, aturan
bisnis, data semantik, hirarki otorisasi dan pusat keputusan yang berbedabeda
5.Resistensi
Perusahaan yang memiliki banyak departemen dengan sumber daya, misi,
laba dan rugi yang terpisah-pisah akan merasa bahwa satu sistem yang
terintegrasi hanya memiliki sedikit keuntungan. Implementasu ERP juga
membutuhkan pelatihan dan pengalaman untuk menggunakan sistem
ERP secara efektif dan penolakan atau penentangan dari karyawan
merupakan alasan utama mengapa implementasi ERP tidak sukses.
Merupakan hal yang tidak mudah untuk meyakinkan karyawab untuk
mengubah cara media bekerja, melatih suatu prosedur baru kepada mereka
untuk dapat menguasai suatu sistem baru, dan membujuk mereka untuk
berbagi informasi yang sensitif.
Penolakan ini dapat menyebabkan masalah dengan semangat kerja
akuntabilitas dan tanggungjawab karyawan.

4.4. Perencanaan dan Keputusan
Implementasi ERP
• Penerapan ERP bukanlah hal yang mudah sehingga untuk
menerapkannya diperlukan komitmen dari manajemen
puncak, dan diperlukan analisis yang mendalam mengenai
kesesuaian fitur pada modul ERP dengan aktivitas binis
utama dalam perusahaan.
• Selain itu penerapan ERP pada umumnya membutuhkan
konsultan karena tingkat kerumitan yang tinggi, dan
konsultan yang berpengalaman sudah memiliki cara-cara
yang dapat digunakan untuk mempermudah penerapan
ERP.

Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :

1. Implementasi atau tidak implementasi ERP ?
• Keputusan untuk mengimplementai ERP dapat didasarkan pada :
a. Keinginan untuk memperbaharui teknologi, seperti :
• keinginan untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda dan terpisah dalam suatu perusahaan
• keinginan untuk menggantikan sistem lama yang tidak lagi up to date / obsolete
• keinginan untuk dapat beradaptasi engan teknologi pendukung yang baru seperti berbasis web
b. Keinginan untuk meningkatkan proses
Keputusan implementasi untuk meningkatkan proses yakni untuk mengurangi personel dan biaya untuk ITG
tetapi tetap mempertahanan dan/atau meningkatkan performa kerja serta kegiatan operasional yang ada.
c. Keinginan untuk meningkatkan produktivitas
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas termasuk kebutuhan untuk menutup siklus keuangan dan
meningkatkan prosuksi secara keseluruhan dari sudut pandang perusahaan
d. Pertimbangan strategis
Keinginan implementasi ERP yang didasarkan pada pertimbangan strategis muncul akibat pertimbangan
strategis baru tidak didukung oleh perangkat lunak saat ini dan juga didasarkan atas pertimbangan strategis
seperti untuk meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan, menanggapi tekanan kompetitif, dan
meningkatkan respon terhadap permintaan pelanggan.

Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :

2. Mengikuti proses best practice software ERP atau melakukan customization ?
Kelebihan
Mengikuti
proses Perusahaan dapat memperoleh
best
practise kesempatan untuk mengubah
software ERP
proses mengikuti standarisasi best
practise yang ada

Melakukan
customization

Kekurangan
Adanya banyak penolakan dari
karyawan untuk mengubahgaya
bekerja mereka (akibat perubahan
proses bisnis mengikuti standarisasi
yang ada

Tidak menerima tekanan untuk Biaya dan waktu yang dibutuhkan
merasakan perubahan proses menjadi lebih besar akibat
bisnis
customization

Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :

3. Inhouse atau outsource ?
Inhouse

a)

b)
c)

Outsource

Kelebihan
Kekurangan
Adanya kecocokan yang lebih baik Tidak bisa terlaksana apabila perusahaan
antara proses bisnis dan sofware tidak
mempunyai
expertise
untuk
karena dibuat sendiri oleh internal melakukan customization ini
perusahaan yang mengerti secara
mendetil tentang proses bisnis
perusahaan
Optimalisasi aplikasi perusahaan
Keamanan sistem menjadi lebih baik
dan aman terjaga

a) Perusahaan dapat fokus dengan misi- a) Meningkatkan isu keamanan karena
misi utama mereka
mengijinkan orang dari luar perusahaan
b) Mengurangi risiko hilangnya komitmen
untuk masuk ke dalam sistem internal
terhadap finansial
perusahaan
c) Mengurangi
dampak
terhadap b) Berdampak pada berkurangnya moral
departemen MIS dalam perusahaan
karyawan perusahaan

Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem
adalah
sebagai
berikut
:

4. "Big bang" atau phased ?
"Big bang"

a.
b.

Phased

a)
b)
c)

d)
e)

Kelebihan
Waktu peralihan dari sistem lama ke a)
sistem ERP baru menjadi lebih cepat
Biaya yang dibutuhkan juga lebih kecil

Kekurangan
Risiko kegagalan lebih tinggi. Sistem ERP
adalah sistem yang kompleks untuk
diimplemen-tasikan,
maka
peralihan
langsung dari sistem lama menjadi sistem
ERP yang baru akan menimbulkan risiko
kegagalan yang lebih tinggi

Meratakan kebutuhan sumber daya
a)
Kemampuan untuk fokus pada modul
tertentu
b)
Sistem lama masih ada sehingga jika
sistem baru yang sebagian sudah dicoba
diimplementasi gagal, masih dapat
kembali ke sistem lama
Risiko kegagalan lebih kecil
Mendapatkan banyak pengetahuan dan
pengalaman dari tiap fase implementasi
sistem ERP ini

Waktu peralihan dari sistem lama ke sistem
ERP baru menjadi lebih lama
Biaya yang dibutuhkan juga lebih besar

Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika ingin mengimplementasikan sistem
adalah
sebagai
berikut
:

5 . Single package atau best of-breed?
Kelebihan
Single package

bestof-breed

Kekurangan

a. Interoperabilitas antar modul Tidak dapat disesuaikan dengan
menjadi lebih maksimal
kebutuhan kegiatan operasional
b. Interfaces dari setiap modul dan fungsionalitas perusahaan
sama
c. Terdapat standarisasi
Dapat
disesuaikan
dengan a) Interfaces antar modul tidak
kebutuhan kegiatan operasional
sama
sehingga
perlu
dan fungsionalitas perusahaan
customization untuk disamakan
b) Menimbulkan risiko adanya
incompatible antar modul dari
beberapa sofware ERP Package
yang dipakai
c) Biaya yang dikeluarkan menjadi
lebih besar

Beberapa keputusan-keputusan utama yang harus diambil ketika
ingin mengimplementasikan sistem adalah sebagai berikut :
6. Pertimbangan dalam memilih package sotfware ERP adalah sebagai berikut :
– Fungsional package sotfware ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan
– Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP
– Fleksibilitas dan skalabilitas
– User-friendly
– Implementasi package sofware ERP dapat dilakukan dengan cepat
– Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang
memiliki banyak cabang (multisite)
– Teknologi-client-server, database independence, keamanan
– Ketersediaan upgrade secara berkala
– Jumlah customization yang dibutuhkan
– Dukungan infrastruktur lokal/internal
– Biaya untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization, hardware

• Secara umum ada empat faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih
package sofware ERP yakni kemampuan fungsional, atribut teknis,
kemitraan, dan biaya.

4.5. Tahapan Implementasi ERP dan
Strategi Implementasi ERP
Berdasarkan Motowalla dan Thompson (2009:94-98) dalam bukunya berjudul Enterprise Systems
for Management, ada 5 tahap dalam implementasi ERP yakni sebagai berikut :
1. Tahap 1 - Scope and Commitment (Scope and Planning - termasuk dalam tahap Initiation)
• Dalam tahapan ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan ruang lingkup atau
scope untuk implementasi ERP yang disesuaikan dengan sumber daya (termasuk budget) dan
waktu yang telah ditentukan sebelumnya. Dafar scope yang harus ditentukan adalah sebagai
berikut :
Tipe scope
Scope fisik
Scope BPR (Business
Reengineering)
Scope teknikal
Scope sumber daya
Scope implementasi

Process

Keterangan (yang harus ditentukan)
Mengidentifikasai tempat / lokasi dimana implementasi ERP akan dilakukan dan
berapa banyak user yang akan ikut serta dalam implementasi ERP tersebut
Mengidentifikasi proses yang ada sekarang yang akan didefinisikan ulang, diganti,
atau dihilangkan beserta user, departemen, lokasi perusahaan yang akan terkena
dampak dari perubahan atau perhitungan proses tersebut.
Menentukan proses pada sistem ERP yang akan dipertahankan dan yang akan
diubah, juga menentukan bagian dan seberapa banyak aspek teknikal yang akan
dimodifikasi pada sofware ERP
Menentukan besarnya waktu dan biaya yang akan dikeluarkan untuk implementasi
ERP ini
Menentukan modul dari sofware ERP yang akan digunakan dan
mempertimbangkan cara untuk dapat mengoneksi sofware ERP dengan sistem
yang ada sekarang ini

Tahap 1 - Scope and Commitment (Scope and Planning - termasuk dalam tahap Initiation)
(lanjutan)

• Selain menentukan scope di atas, hal-hal lain yang harus
dilakukan pada tahapan ini adalah membuat visi jangka panjang
dan rencana implementasi jangka pendek yang harus
mendapatkan dukungan penuh dari manajemen level atas.
• Selain itu, pemulihan dan pembentukkan struktur tim
implementasi, peran dari konsultan dan sumber daya manusia
internal perusahaan yang terkait dengan implementasi harus
terdefinisikan dengan jelas dalam tahap ini.
• Review terhadap pilihan -pilihan vendor penyedia sofware ERP
juga harus dilakukan sehingga dapat memilih satu vendor untuk
selanjutnya diadakan penandatanganan kontrak.

Tahap 2 - Analysis and Design (termasuk dalam tahap Analysis Design)

• Pada tahap ini, setelah memilih vendor dan sofware ERP yang akan digunakan
beserta dengan pemilihan konsultan dan pembentukan tim implementasi, maka
yang selanjutnya dilakukan dalam rangka mendukung analisis terhadap user
requirements adalah melakukan analisis gap yakni membandingkan fungsi yang
disediakan oleh sistem ERP dengan proses operasional yang dibutuhkan
perusahaan untuk menjalankan bisnisnya.
• Menggunakan hasil dari analisis gap ini, tim implementasi harus mampu untuk
membuat dafar proses yang akan ditambahkan pada proses yang ada sekarang
untuk menunjang performa sofware ERP yang akan digunakan dan bagian yang
akan dimodifikasi pada sofware tersebut.
• Juga, analisis gap ini dapat digunakan sebagai dasar membuat rancangan use
interface bagi bagian yang dimodifikasi pada sofware ERP, rancangan strategi
manajemen perubahan, rencana konversi data dan sistem serta rencana untuk
pelatihan dan eksekusi implementasi ini.
• Hal lain yang harus dilakukan pada tahap ini adalah menentukan strategi
implementasi ERP yakni implementasi dengan cara vanilla atau chocolate (yang
akan dijelaskan lebih detail pada su bagian selanjutnya). Akhir tahap ini, biasanya
tim implementasi dapat membuat prototype implementasi sofware ERP
tersebut pada server lokal untuk percobaan.

Tahap 3 - Acquisition and Development
(berada diantara tahap Analysis Design dan Implementation)

• Pada tahap ini semua hasil dari analisis gap yang telah dibuat
pada tahap sebelumnya harus dieksekusi. Diantaranya adalah
customize komponen teknikal dan user interface sofware ERP,
penambahan syarat-syarat tambahan dan data pada tabeltabel dalam database serta pembentukan laporan yang
berkaitan dengan sistem ERP, sedang disisi lain, tim
manajemen perubahan bekerja sama dengan end user akan
mengimplementasikan perubahan pada proses bisnis dan
melakukan pelatihan awal menggunakan prototype yang telah
dibuat di tahapan selanjutnya. Dan tim data akan melakukan
migrasi data dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP ini.
• Dan akhir tahap ini ditandai dengan mengkonfigurasi
keamanan dan mengimplementasikan aturan authetication
dan otorisasi untuk mengakses sistem ERP ini.

Tahap 4 - Implementation

• Pada tahap ini, sofware ERP akan terinstall dan dapat digunakan oleh
end-user. End user akan mencoba sofware ERP tersebut sekaligus
mengujinya.
• Pengujian ini dilakukan dengan harapan bahwa jika ada error pada
sofware ERP tersebut maka dapat langsung diperbaiki.
• Pada tahap ini juga dilakukan konversi dari sistem lama ke sistem baru
berbasis ERP. Ada 4 metode konversi yang dapat digunakan yakni sebagai
berikut :
• Phased, adalah metode dimana konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP dilakukan bertahap, misal
per modul
• Pilot, adalah metode konversi dimana menerapka terlebuh dahulu bagian tertentu dari sistem baru berbasis ERP
untuk memastikan sistem baru tersebut dapat berjalan sesuai harapan
• Parallel, adalah metode konversi dimana sistem lama dan sistem baru berbasis ERP diterapkan bersamaan.
Setelah memastikan sistem baru berbasis ERP berjalan dengan lancar, barulah sistem yang lama dihentikan dan
benar-benar digantikan sepenuhnya dengan sistem baru. Metode ini dilakukan untuk mengurangi risiko kerugian
akibat kegagalan penerapan sistem ERP yang kompleks.
• Direct cutover atau big bang, adalah metode konversi dimana langsung menghentikan sistem lama dan
menggantikannya dengan sistem baru berbasis ERP. Metode ini paling berisiko menyebabkan kegagalan
penerapan sistem ERP yang kompleks tetapi paling murah dari segi biaya.

• Setelah sistem baru diterapkan, pada tahap ini juga harus dilakukan
pelatihan penggunaan sistem untuk end user yang terkait.

Tahap 5 - Operation

• Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim
support untuk membantu end user dan tim operasional yang
mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan
sistem ERP ini (dapat dikatakan sebagai help desk).
• Tim support harus juga berperan untuk memberikan pelatihan
kepada end user secara berkelanjutan selama proses operasional
penggunaan sistem ini.
• Jika ada feedback atau saran dan kritik dari end user, maka tim
support harus menampungnya dan menjadi bahan untuk merancang
rencana manajemen perubahan yang lebih baik lagi.
• Aktivitas-aktivitas lain yang menjadi kunci utama dalam tahapan ini
adalah mengenai manajemen pembaharuan (update) dari sistem ERP
ini serta mengatur kontrak sofware dengan vendor.

4.6. Critical Success dan
Failure Factors dari
Implementasi ERP
Menurut Motiwallz dan Thompson
(2009:198-201) dalam bukunya yang
berjudul
Enterprise
Systems
For
Management,
factor-faktor
penting
yang
menentukan
keberhasilan
implementasi ERP adalah sebagai
berikut:

1.Proses Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan
proses yang tepat dan cepat oleh tim
implementasi terhadap perbedaan-perbedaan
seputar modifikasi yang harus dilakukan pada
software ERP, cara konversi data dan
sebagainya. Jika keputusan tidak diambil
dengan langkah yang tepat dan cepat maka
keputusan yang diambil dapat mengakibatkan
bertambah lebarnya scope proyek implementasi
ERP ini sehingga tidak dapat memenuhi
goal yang ditetapkan sebelumnya. Keputusan
yang diambil ini harus dikomunikasikan kepada
seluruh tim implementasi dan end user yang
terkait.

2.Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP
Penentuan
ruang
lingkup
proyek
implementasi ERP harus dipikirkan matangmatang oleh manajer proyek karena jika
ruang lingkup meluas (scope creep) maka
biaya dan waktu proyek implementasi akan
bertambah dan kualitas proyek akan
berkurang sehingga tidak tercapainya goal
yang diinginkan.

3.Team Work
Tim implementasi ERP biasanya terdiri dari karyawankaryawan internal perusahaan, karyawan-karyawan
rekrutan baru dan konsultan-konsultan yang memiliki
job desk masing-masingyang berbeda-beda. Dimana,
tim implementasi agar mengerjakan implementasi
system ERP ini sesuai ketentuan yang disepakati
sebelumnya. Selain itu, manajer proyek harus memiliki
kemampuan untuk dapat membangun kerjasama yang
solid dalam tim implementasi ini.

4.Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal penting lain yang harus
dilakukan oleh manajer proyek implementasi ERP untuk
mendukung keberhasilan implementasi ERP ini. Hal ini dilakukan
karena banyak terjadi pengolahan dan penolakan akan perubahan
yang drastic dalam proses bisnis yang sehari-hari end user
dilakukan akibat penerapan system ERP ini.
Dalam manajemen perubahan yang harus dilakukan oleh
manajer proyek adalah mengkomunikasikan perubahan kepada tim
dan end user terkait dengan penerapan system ERP ini serta
melakukan pelatihan terhadap end user mengenai peenerapan
system ERP dan penggunaan software ERP.

5.Tim Implementasi dan eksekutif
Struktur tim implementasi pemilihan
anggota tim implementasi (yang dapat
terdiri dari karyawan internal bagian IT,
konsultan atau tenaga ahli dari vendor
softaware
ERP
yang
akan
diimplementasikan).

dan peran serta tanggung jawab
tiap anggota tim implementasi juga merupakan salah satu
factor penting dalam menentukan keberhasilan
implementasi ERP.
Sedangkan
tim
eksekutif
berguna
untuk
mengkomunikasikan perubahan yang terjadi dalam proses
bisnis dan kebijakan-kebijakan akibat penerapan ERP
kepada seluruh end user yang terkait. Dukungan tim
eksekutif yang mencakup komitmen budget untuk proyek
implementasi ERP ini.

Sedangkan berdasarkan jurnal Critical Failure Factors
in ERP Implementation (wong, Ada, et.all, 2005:6-8)
, ada 3 faktor penting yang dapat menyebabkan
kegagalan dalam implementasi ERP.
Ketiga Faktor tersebut adalah sebagai berikut:

1.Lemahnya efektifitas konsultan
Faktor ini berkaitan dengan tim proyek implementasi
contohnya konsultan yang memiliki kendala dengan bahasa
yang kurang berpengalaman dengan system ERP seperti
tidak memberikan service yang professional, tidak
melakukan BPR (Business Process Reengineering) terhadap
gap antara proses bisnis yang ada sekarang dengan system
ERP, tidak memberikan perencanaan yang jelas dalam
testing, tidak mengkonfigurasi system ERP sesuai dengan
gap dan kebutuham user. Selain itu factor ini berkaitan juga
dengan pemberian training yang dibawah standar dari
konsultasi kepada user.

2. Lemahnya kualitas BPR
(Business Process Reengineering)
Faktor ini berkaitan dengan masalah tim proyek implementasi
ERP yang bingung dengan visi dari BPR dan bingung bagaimana
melakukan BPR. Masalah ini ditambah lagi dengan konsultan yangtidak
mampu untuk mendampingi dan memberikan masukan bagi tim proyek
implementasi untuk melakukan BPR. Tidak ada BPR maka akan
menimbulkan ketidaksesuaian antara konfigurasisystem ERP dengan
system ERP yang akan diimplementasikan dan konfigurasi system ERP
dapat memakan waktu lebih lama (hal ini juga menambah biaya
implementasi). Sehingga perusahaan menjadi tidak siap untuk
menerapkan system ERP baru tersebut.

3.Lemahnya efektivitas manajemen proyek
Faktor ini berkaitan dengan kegagalan
dalam merencanakan, memimpin, mengatur
dan mengawasi implementasi ERP.
Hal ini dapat terjadi akibat kekurangan
sumberdaya manusia dalam tim tersebutdan
jadwal aktivitas dalam implementasi yang
terlalu ketat dan tidak realistis.

TERIMAKASIH
ATAS
PERHATIANNYA

Implementasi ERP Pada PT. Semen Gresik
PENDAHULUAN
Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi
komputerisasi sistem informasi terintegrasi yang digunakan
oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerjanya. ERP telah
berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk
mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan
yang meliputi penjualan dan pemasaran,
pemeliharaan, produksi/manufakturing, pengadaan/logistik, gudang, SDM,
Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data
(server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang
membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :
1.

• .
1.Proses bisnis “Best Practice”
2.Integrasi dan real time
3.Fungsi Pengendalian
4.Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi)
5.Ketepatan posting jurnal akuntansi
6.Pencatatan dari sumber transaksi
7.Flexible dan mudah dalam pemakaian
8.Paperless

Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian
dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan
informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan
manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungankeuntungan yang ditawarkan sistem tersebut,
banyak
perusahaan
yang
tergiur
untuk
mengimplementasikan. Di Indonesia, sudah cukup
banyak perusahaan yang mengimplementasikan ERP
diantaranya adalah Semen Gresik dengan software
J.D.Edwards. Satu hal yang penting` ketika
mengimplementasikan
ERP
adalah
perlu
mempertimbangkan 3 komponen penting dalam
sistem informasi yaitu business process, people dan
IT.

Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat
implementasi. Rata-rata kegagalan implementasi sofware ERP,
SCM danCRM didunia berdasarkan hasil survey adalah 50 persen
sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat
dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama
dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan hanya
10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen
proyek dibatalkan dan 55 persen mengalami keterlambatan.
Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia,
banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri
yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah
berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang
terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan
detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan
mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya (Garside,
2004)

2.LATAR BELAKANG IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen,
yang didirikan sejak tahun 1957. Bicara soal semen, orang
mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut,
adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen
PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem
informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti
terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan
bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan
menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang
terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan
untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen
Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di
bagian finansial. Dengan berjalannya waktu,
implementasi dilakukan di bagian penjualan dan
kemudian di bagian manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen
Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside,
2004), yaitu :

• Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan
mampu memberikan informasi yang relevan
dan tepat waktu.
• Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen
Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi
yang lebih optimal. Faktor-faktor yang
mendorong adanya kebutuhan integrasi
tersebut diantaranya adalah :

•Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai
subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik
tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan
sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar
order dapat segera diproses dan dipenuhi.
•Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua
pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua
puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order
dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun
gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi
yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan
distributor.

• Jaringan pengiriman semen sangat
kompleks dan melibatkan Ekspeditur
untuk menyelenggarakan jasa
transportasi di Semen Gresik,
menyebabkan kebutuhan untuk
mengintegrasikan informasiinformasi yang berkaitan dengan
pengiriman barang terutama dengan
pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan
aplikasi buatan sendiri (in-house development)
berbasis program Foxbase dan database Sybase
sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang
digunakan hanya untuk menunjang operasional
bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum
terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam
perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa
mengakomodasi kebutuhan perusahaan —
khususnya para user — yang dari waktu ke waktu
terus berkembang. Jadi, perkembangannya didrive oleh para user. Dan dalam praktiknya,
tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai
kebutuhan mereka.

Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik
akhirnya memutuskan mencari solusi
baru yang lebih powerful dan bisa
terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen
dan unit-unit di lingkungan Grup Semen
Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk
merealisasikannya, pada Oktober 2000
dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi
Grup Semen Gresik.

3.PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK
3.1. Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup
Semen Gresik :
1. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan
melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan
perusahaan.
2. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan
penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan
target waktu yang ditentukan.
3. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan
platform Sistem Informasi Perusahaan.

4. Menyusun rencana anggaran dan
melaporkan realisasi biaya proyek.
5. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa
dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan
oleh direksi.
6. Membuat laporan manajemen secara berkala
dan menyusun dokumentasi proyek.

•

•

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5
tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD
Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup
fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen
terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank,
Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user
(stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya:
mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap
sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon
user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi
terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima
terhadap solusi ini.

• Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli
beberapa perangkat hardware yang mendukungnya.
Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan
membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang
hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa
lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua
tahun.
• Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada
November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan
Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul
kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir
modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan
pada Juli 2002.

• Proses impelementasinya dilakukan secara
bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada
fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan
Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar
60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga
TI, dan sisanya terdiri dari para user dari
berbagai departemen. Hal yang paling rumit
terjadi adalah pada saat implementasi modul
Sales Order & Transportation karena untuk
modul ini, para user-nya tidak hanya dari
kalangan internal, tapi juga berbagai mitra
bisnis, seperti para buyer (distributor), tokotoko, dan perusahaan ekspeditur/transporter
(pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100
dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali.

• Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi
SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena
itu, sebelum implementasi, dilakukan proses
sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan
seluruh distributor dan memberikan briefing
kepada mereka. Setelah proses implementasi
selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi
(bersifat teknis): tim TI Semen Gresik
mendatangi para distributor di tiap daerah
satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan
dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun,
biaya
sebesar
itu
tidak
hanya
diperuntukkan bagi
pembangunan sistem dan infrastruktur di
Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen
Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3
miliar.
b. Perangkat keras (server & client), Database dan
Jaringan: Rp 30 miliar.
c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik,
beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh
departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

•Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada
khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP
adalah :
•Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan
tidak lagi apakah Sofware tersebut yang ”The Best”.
•Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama
dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua
kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau
sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka
panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai
contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti
bisnis proses J.D.Edwards.
•Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahanperubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unitunit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
•Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang
terjadi dengan adanya implementasi ERP.

3.2.
Kendala-kendala
dalam
Implementasi
ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik
dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :
Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model
hard copy menjadi model display. Penggunaan Sofware ERP
menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah
dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di
Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP
yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan
menggunakan model hard copy dimana Manajer
menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa
untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan
melalui media tersebut (model display).

1.Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan
teknologi menuntut perubahan-perubahan yang
harus dilakukan karyawan
2. diantaranya harus aware terhadap penggunaan
sofware tersebut (sebagai contoh selalu update
data).
Politik, kendala yang menghambat implementasi
berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri
dan dari luar departemen

• Sebagian besar karyawan IT merasa
pekerjaannya akan hilang karena digantikan
oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan
sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT
inilah yang bertanggung jawab untuk membuat
aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user
disemua departemen. Beberapa karyawan di
luar departemen IT juga merasa terancam
dengan berkurangnya kekuasaan karena
sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh
sofware ERP.

• Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit
kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan
penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
• Keengganan user atau karyawan departemen
lain pada saat diimplementasikan sofware
karena adanya unsur ”ketidakpercayaan”
terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan
tersebut timbul karena ketakutan bahwa datadata atau laporan-laporan rahasia mereka akan
diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

1.Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa
hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :
2.Implementasi Change Acceleration Project (CAP)
untuk mengelola perubahan-perubahan yang
terjadi dalam implementasi ERP.

3. Pendekatan dengan user sebelum
penerapan sistem ERP melalui presentasipresentasi untuk menunjukkan kelebihankelebihan implementasi sistem tersebut.
Pengembangan sistem recovery dalam
implementasi ERP

3.3. HASIL IMPLEMENTASI ERP

•
•
•
•

•

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa
perbaikan yang diperoleh diantaranya :
Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu
meningkatkan penjualan semen.
Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per
tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
Meningkatkan keakuratan informasi
Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua
proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan
tepat.
Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada
survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya
user mengaku puas.

4. KESIMPULAN

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahanperubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja,
misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data
karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time.
Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat
melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam
mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik
dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahanperubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas
berikut :
1.Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat
implementasi dengan mengadopsi CAP.
2.Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan
diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat
penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan
mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang
membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu
komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen
sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara
merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan
dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih,
perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus
sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan
dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut,
jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka
tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik
memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada yang mengikuti
sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

• Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat
disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan
implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu :
bisnis proses yang matang, manajemen
perubahan yang baik, komitmen mulai dari
level manajemen sampai ke user, dan
perubahan budaya organisasi. PT. Semen
Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan
dengan mempertimbangkan business process,
people dan IT.

SARAN
ERP
memang
membutuhkan
perlu
•Implementasi
mempertimbangkan tiga komponen penting dalam sistem
informasi yaitu business process, people dan IT. Dalam ERP juga
memerlukan keterlibatan (engagement) top management,
project leader yang “veteran” (sangat berpengalaman),
dibutuhkan pihak ketiga untuk memberikan pengetahuan dan
keahlian, adanaya change management yang dipersiapkan
secara matang yang selaras dengan project planning, dan
bagaimana manajemen mampu menciptakan pola pikir tentang
kepuasan yang disesuaikan dengan progress dari project
tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat sebagai sesuatu
hal yang memiliki implikasi strategis yang dapat membawa
perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.

•

•

Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga
ada tiga alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/meodifikasi aplikasi,
mengikuti aplikasi yang ada dan merubah prosedur atau hidup dalam
perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi yang ada karena sesuai
dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan mengubah
prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan
mudah untuk diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik.
Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo,
adanya referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang
berfungsi untuk mengevaluasi kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya
(perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan adanya beberapa
penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa
besar, sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil
keputusan yang tepat. Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track
record yang baik dan expert di bidangnya. RFP yang dibuat oleh
perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk
mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.

Yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP
diterima oleh user dan user merasa nyaman atas hal baru
ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya kepada
mereka. Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam
proses uji coba dengan vendor sehingga mereka juga bisa
melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah
satu faktor kritis, karena berbicara tentang ERP adalah
tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika
terjadi kesalahan di berbagai titik akan berdampak
signifikan bagi proses bisnis perusahaan. Sehingga, fasilitas
TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi
juga bisa sebagai business enabler.