Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perancangan Sistem Informasi pada PT Swastisiddhi Amagra T1 232010032 BAB lV

11 4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Permasalahan pada PT Swastisiddhi Amagra dapat dilihat pada diagram tulang ikan (Gambar 1). Berdasarkan diagram tulang ikan tersebut, analisis kebutuhan sistem pada PT Swastisiddhi amagra ditungkan pada Tabel 2

Tabel 2. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi pada PT Swastisiddhi Amagra

Faktor Masalah Kebutuhan

Teknologi

Pencatatan dilakukan secara manual hanya dengan menggunakan Ms Word dan atau Ms Excel saja

Sarana pencatatan pesanan dan

transaksi terkomputerisasi

Manusia

Tidak ada pelatihan kepada karyawan atas pencatatan transaksi bisnis

Pelatihan pencatatan kepada

karyawan atas transaksi dan aktivitas yang terjadi.

tingkat pendidikan karyawan tidak cukup tinggi

Sarana pencatatan yang user friendly.

Manajemen

Pengawasan dari kantor pusat sulit dilakukan

Sistem yang bersifat real time agar kantor pusat dapat langsung melihat apa yang dicatat oleh pabrik

Metode Hasil laporan dikirim menggunakan travel _{atau e-mail dari pabrik ke kantor pusat} Transfer data secara langsung (real _time)

Sistem informasi terkomputerisasi berbasis database ini akan membantu PT Swastisiddhi Amagra untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan seperti yang ada pada tabel 2. Untuk mengurangi resistance to change serta agar tidak mempersulit pengguna dalam mengoperasikan sistem ini, maka sistem ini dirancang dengan tampilan yang menyerupai aplikasi yang sehari-hari dipakai oleh karyawan pada PT Swastisiddhi Amagra.

12

Pada penelitian ini, Pemodelan data dan proses dilakukan dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram). Penggambaran DFD dilakukan didasari oleh proses bisnis perusahaan agar pemodelan data dan proses sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem informasi pada PT Swastisiddhi Amagra dibagi dalam dua kategori, yaitu yang pertama sistem yang menangani CPO dan PK berupa sistem timbangan dan sistem produksi. Sedangkan kategori kedua menangani sistem suku cadang berupa sistem gudang. Sistem gudang pada PT Swastisiddhi Amagra bukan merupakan gudang tempat penyimpanan bahan baku, tetapi merupakan departemen yang menangani suku cadang alat-alat pabrik saja.

13

Sumber: Hasil Observasi

14 Kantor pusat Pabrik Gudang pabrik lain Gudang Mutasi barang barang Permintaan barang Permintaa barang barang Lap. gudang Stock opname

Sumber: Hasil Observasi

Gambar 4. Bagan proses permintaan suku cadang

DFD (Data Flow Diagram) Level Konteks

DFD (Data Flow Diagram) level konteks, menunjukkan batasan dari rancangan sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra. Terdapat dua external agent

pada sistem informasi produksi PT Swastisiddhi Amagra, yaitu timbangan (bagian pembelian) dan kantor pusat. External agent tersebut menjadi sumber dan tujuan data sistem informasi pada PT Swastisiddhi Amagra.

15

Pabrik

Sistem gudang PT Swastisiddhi Amagra

Kantor pusat Pemakaian barang

Permintaan barang

Penerimaan barang Permintaan barang

Laporan gudang

Mutasi barang

Gambar 5. DFD (Data Flow Diagram) level konteks gudang

Pada sistem informasi timbangan terdapat empat external agent, yaitu supplier, produksi, customer dan Sistem Informasi Manajemen kantor pusat seperti pada Gambar 6.

16

supplier

customer

produksi

SIM kantor pusat Sistem timbangan PT

Swastisiddhi Amagra

Print-out timbangan

Print-out sortasi

Surat pengantar barang

Surat pengantar CPO-PK

kontrak

Lap. Rekap timbangan Lap.

Stock CPO-PK

Lap. TBS masuk

Gambar 6. DFD (Data Flow Diagram) level konteks timbangan

Pada DFD Level konteks sistem produksi terdapat dua external agent,

yaitu timbangan dan Sistem Informasi Manajemen kantor pusat (Gambar 7.). Dalam DFD Level konteks dari sistem produksi ini, external agent timbangan memberikan data tentang pembelian TBS yang kemudian akan diolah dan menerima laporan stok CPO dan PK yang nantinya akan dikirim ke customer

untuk memenuhi kontrak jual perusahaan. External agent Sistem Informasi Manajemen kantor pusat hanya mengalir dokumen laporan produksi dari sistem produksi.

17

Sistem produksi PT Swastisiddhi Amagra Timbangan

SIM kantor pusat Lap. TBS masuk Lap. Stok CPO-PK Lap. Produksi

Gambar 7. DFD (Data Flow Diagram) level konteks produksi

DFD (Data Flow Diagram) Level 0

Pada pemodelan DFD (Data Flow Diagram) level 0, aliran data digambarkan secara lebih terperinci. Aliran data dalam sistem juga ikut digambarkan, tidak hanya aliran data antara external agent dengan sistem saja. Pemodelan ini dilakukan agar aliran data dapat dirancang secara lebih terperinci antara setiap prosesnya pada sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra.

18 Timbangan 1.0 Pemrosesan produksi 4.0 Pemrosesan laporan produksi 3.0 Pemrosesan analisa laboratorium 2.0 Pemrosesan produksi harian

SIM kantor pusat Hasil lab

CPO-PK

TBS masuk Lap. TBS masuk

Lap. Stok CPO-PK

Lap. Produksi

19

Pemasok

Pelanggan

Produksi

SIM kantor pusat

1.0 Pemrosesan TBS masuk 2.0 Pemrosesan CPO-PK keluar 3.0 Pemrosesan laporan timbangan

Surat pengantar barang

Print out TBS masuk

Surat pengantar

CPO-PK

Lap. stok

Kontrak

20 Kantor pusat Pabrik 3.0 Pemrosesan pemakaian barang 1.0 Pemrosesan permintaan barang 2.0 Pemrosesan penerimaan barang 4.0 Pemrosesan laporan gudang Pemakaian barang Permintaan barang Penerimaan barang Laporan gudang Permintaan barang

21 Perancangan Database

Hasil dari pemodelan data dan proses yang telah dilakukan untuk merancang sistem informasi akuntansi, dijadikan sebagai dasar dalam pembuatan

database yang dipakai dalam sistem tersebut. Database ini berfungsi sebagai tempat menyimpan dan mengolah data yang sudah dimasukkan ke dalam sistem.

Database akan menghubungkan antara data satu dengan data yang lainnya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Pemodelan database dilakukan dengan menggunakan Entity-Relationship Diagram (ERD).

22

Gambar 11. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Produksi PT Swastisiddhi Amagra

23

Gambar 12. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Timbangan PT Swastisiddhi Amagra

24

Gambar 13. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Pembelian Peralatan Pabrik PT Swastisiddhi Amagra

25

Gambar 14. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Hutang Pembelian Peralatan Pabrik PT Swastisiddhi Amagra

26

Gambar 15. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Stok Gudang PT Swastisiddhi Amagra

27

Gambar 16. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Gudang PT Swastisiddhi Amagra

28 Perancangan Tampilan Sistem Informasi

Selain fungsi dan cara kerja, tampilan juga merupakan salah satu hal utama pada suatu sistem informasi. Desain tampilan dari sebuah sistem informasi harus dirancang sedemikian rupa agar pengguna merasa nyaman dengan sistem tersebut, karena hal tersebut memiliki pengaruh yang besar terhadap pengguna dan kinerja sistem itu sendiri. Desain tampilan yang baik dapat mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh pengguna serta dapat pula untuk menghindari ke engganan untuk berubah dari karyawan itu sendiri.

Pemodelan data, proses dan database yang telah dirancang kemudian dijadikan dasar untuk merancang tampilan sistem informasi pada PT Swastisiddhi Amagra. Desain tampilan didesain mirip dengan sistem yang dulu dipakai oleh PT Swastisiddhi Amagra agar mudah dimengerti oleh pengguna sehingga sistem informasi dapat dengan mudah dioperasikan tanpa melaui pelatihan mendasar dan pengguna tidak ada alasan untuk tidak ingin berubah. Pada penelitian ini, selain menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2010, peneliti mengunakan

29

Gudang Stock Login

Pembelian Timbangan Penjualan Produksi Master data Home Pilih tampilan Backup database Ganti password Log out Keluar Data barang Data produk

Data customer

Data supplier

Data user

Data karyawan

Data shift karyawan Data silo Data tangki Data koefisien suhu Analisa lab Laporan produksi Produksi harian Data gudang Permintaan barang Penerimaan barang Pemakaian barang Mutasi barang Laporan gudang

Kartu stock barang Penyesuaian stock barang

Laporan stock barang Purchase order Pembelian retur Laporan PO beli Ambil data timbangan Data timbangan Rekapitulasi timbangan Kontrak jual Alur Menu Sistem Informasi PT Swastisiddhi Amagra

Berdasarkan pemodelan data, proses dan database pada PT Swastisiddhi Amagra, dirancanglah sebuah alur menu pada sistem informasi yang akan dibuat. Alur ini akan mempermudah dalam merancang desain tampilan pada sistem informasi tersebut.

Gambar 17. Alur Menu Sistem Informasi PT Swastisiddhi Amagra

30

FormLogin akan muncul ketika pengguna menjalankan sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra. Form ini berfungsi sebagai pengendalian keamanan dan otorisasi pada sistem tersebut. Pengguna diminta untuk mengisi id dan password

pada form untuk dapat mengoperasikan sistem informasi PT Swastisiddhi Amagra. Berdasarkan id dan password pengguna, sistem akan menentukan hak akses pengguna. Terdapat dua hak akses pada sistem yaitu “admin” dan “user”.

Pengguna dengan status hak akses “admin” dapat mengakses semua menu yang

ada pada sistem, sedangkan pengguna dengan status hak akses “user”, terdapat

beberapa menu pada sistem yang tidak dapat diakses oleh pengguna Hak akses ini berfungsi sebagai pengawasan kinerja karyawan untuk menghindari terjadinya kecurangan dan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan.

Gambar 18. Login

 Halaman Utama (Home)

Form halaman utama adalah tampilan yang pertama muncul ketika pengguna berhasil login. Pada halaman utama ini terdapat menu backup, ganti password, log out, keluar dan skin.

31

Gambar 19. Halaman utama o _{Menu backup}

Form menu backup berfungsi untuk membuat backup database agar ketika terjadi error maka pengguna tidak akan kehilangan semua data penting.

Gambar 20. Menu backup

32

Form menu ganti password berfungsi untuk mengganti password login dari pengguna.

Gambar 21. Menu ganti password

o Menu log out

Form menu log out berfungsi untuk kembali ke halaman login.

Gambar 22. Menu log out

33

Form menu keluar berfungsi untuk keluar dari aplikasi. Menu skin berfungsi untuk merubah tema tampilan dari program.

Gambar 23. Menu keluar

 Master Data

Form master data berisi data utama perusahaan seperti data barang, data produk, data customer, data supplier, data user, data karyawan dan data shift karyawan.

34

Gambar 24. Master data

 Data barang

Form data barang berfungsi untuk memasukkan data barang-barang seperti

sparepart dan mesin.

Gambar 25. Data barang

35

Form data produk berfungsi untuk mengisi data barang sama seperti data barang namun barang tersebut didapat dari produksi sendiri.

Gambar 26. Data produk

 Data customer

Form data customer berfungsi untuk mengisi data pembeli hasil CPO dan PK olahan pabrik.

36

 Data supplier

Form data supplier berfungsi untuk mengisi data dari pemasok TBS ke perusahaan.

Gambar 28. Data supplier  Data user

Form data user berfungsi untuk memasukkan data pengguna program dan otoritasnya dalam menggunakan sistem.

37

Gambar 29. Data user

 Data karyawan

Form data karyawan berfungsi untuk memasukkan data diri karyawan perusahaan.

Gambar 30. Data karyawan

38

Form data shift karyawan berfungsi untuk memasukkan data shift karyawan perusahaan.

Gambar 31. Data shift karyawan

 Produksi

Form produksi berisi data produksi perusahaan seperti data silo, data tangki, data koefisien suhu, data analisa laboratorium, data produksi harian, dan laporan produksi.

39

Gambar 32. Produksi

 Data silo

Form data silo berisi data nama silo, lokasi silo dan keterangan tentang silo.

Gambar 33. Data silo

40

Form data tangki berisi data nama tangki, lokasi tangki, suhu tangki, kapasitas tangki dan keterangan tentang tangki tersebut.

Gambar 34. Data tangki

 Data koefisisen suhu

Form data koefisien suhu berisi tentang koefisien suhu

41

 Analisis laboratorium

Form analisis laboratorium berfungsi untuk memasukkan data hasil dari analisa laboratorium terhadap CPO dan PK

Gambar 36. Input analisa lab

 Produksi harian

42

Gambar 37. Produksi harian

 Laporan produksi

Form laporan produksi berisi data tentang hasil produksi selama suatu periode. dalam submenu laporan produksi ini terdapat beberapa jenis laporan yang dapat digunakan untuk analisa oleh manajemen perusahaan.

Gambar 38. Laporan produksi rendemen TBS

 Gudang

Menu gudang berisi tentang form-form yang terkait dengan aktifitas gudang PT Swastisiddhi Amagra. Di dalamnya terdapat submenu data gudang, permintaan barang, penerimaan barang, pemakaian barang, mutasi barang dan laporan gudang.

43

Gambar 39. Gudang

 Data gudang

Form data gudang berisi tentang gudang itu sendiri, seperti nama gudang, lokasi gudang, dan keterangan tambahan.

Gambar 40. Data gudang

44

Form permintaan barang berisi tentang data barang yang diminta dari pabrik ke kantor pusat.

Gambar 41. Permintaan barang

 Penerimaan barang

Form penerimaan barang berisi tentang data dari barang yang sudah diterima oleh gudang.

45

 Pemakaian barang

Form pemakaian barang berisi tentang data barang di gudang yang dipakai beserta keterangannya.

Gambar 43. Pemakaian barang

 Mutasi barang

Form mutasi barang berisi data perpindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya beserta keterangannya.

46

Gambar 44. Mutasi barang

 Laporan gudang

Form laporan gudang berisi laporan permintaan, laporan pemakaian dan laporan penerimaan gudang PT Swastisiddhi Amagra.

Gambar 45. Laporan gudang

47

Menu stock berfungsi untuk mempermudah proses audit persediaan barang di gudang.

Gambar 46. Stock

 Penyesuaian stock barang

Form penyesuaian stock barang berfungsi untuk menyesuaikandata barang di gudang dengan data barang yang ada di kantor pusat.

48

 Kartu stock barang

Form kartu stock barang berfungsi untuk melihat data stock barang yang ada di suatu gudang.

Gambar 48. Kartu stock barang

 Laporan stock barang

Form laporan stock barang berisi tentang laporan stock barang yang ada di gudang.

49

Gambar 49. Laporan stock barang

 Pembelian

Menu pembelian berhubungan dengan pembelian sparepart pabrik. Di dalam menu pembelian terdapat submenu purchase order, pembelian, retur, dan laporan PO beli.

Gambar 50. Pembelian

50

Form purchase order ini berisi data permintaan pembelian barang

(spareparts).

Gambar 51. Purchase order (PO)

o _Pembelian

Form pembelian berisi data barang yang dibeli.

Gambar 52. Pembelian o _Retur

51

Form retur berisi retur barang dari pembelian jika terjadi retur.

Gambar 53. Retur

o _{Laporan PO beli}

Form laporan PO beli berisi data dari PO pembelian yang terjadi di perusahaan selama periode tertentu.

52

Gambar 54. Laporan PO beli

 Timbangan

Menu timbangan berhubungan dengan aktifitas yang terjadi di timbangan. Di dalam menu timbangan terdapat submenu ambil data timbangan, data

timbangan dan rekapitulasi timbangan.

Gambar 55. Timbangan

53

Form ambil data timbangan berfungsi untuk mengambil data timbangan yang belum masuk ke sistem database aplikasi.

Gambar 56. Ambil data timbangan

o _{Data timbangan}

Form data timbangan berfungsi untuk menampilkan data selama aktifitas timbangan (pembelian TBS) berlangsung.

54 o _{Rekapitulasi timbangan}

Form rekapitulasi timbangan berisi data aktifitas timbangan selama suatu periode, terkait dengan pembelian TBS dan keluar masuknya CPO dan PK.

Gambar 58. Rekapitulasi timbangan

 Penjualan

Menu penjualan hanya berisi form kontrak jual yang berisi data kontrak penjualan yang dilakukan oleh PT Swastisiddhi Amagra.

55

50

Form purchase order ini berisi data permintaan pembelian barang (spareparts).

Gambar 51. Purchase order (PO)

o _Pembelian

Form pembelian berisi data barang yang dibeli.

Gambar 52. Pembelian o _Retur

51

Form retur berisi retur barang dari pembelian jika terjadi retur.

Gambar 53. Retur

o _{Laporan PO beli}

Form laporan PO beli berisi data dari PO pembelian yang terjadi di perusahaan selama periode tertentu.

52

Gambar 54. Laporan PO beli  Timbangan

Menu timbangan berhubungan dengan aktifitas yang terjadi di timbangan. Di dalam menu timbangan terdapat submenu ambil data timbangan, data

timbangan dan rekapitulasi timbangan.

Gambar 55. Timbangan

53

Form ambil data timbangan berfungsi untuk mengambil data timbangan yang belum masuk ke sistem database aplikasi.

Gambar 56. Ambil data timbangan

o _{Data timbangan}

Form data timbangan berfungsi untuk menampilkan data selama aktifitas timbangan (pembelian TBS) berlangsung.

54 o _{Rekapitulasi timbangan}

Form rekapitulasi timbangan berisi data aktifitas timbangan selama suatu periode, terkait dengan pembelian TBS dan keluar masuknya CPO dan PK.

Gambar 58. Rekapitulasi timbangan

 Penjualan

Menu penjualan hanya berisi form kontrak jual yang berisi data kontrak penjualan yang dilakukan oleh PT Swastisiddhi Amagra.

55