351410875 Makalah Rapat Bisnis Komunikasi Bisnis
RAPAT BISNIS
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara
beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil” seperti dalam rapat,
pertemuan, konperensi dan sebagainya (Anwar Arifin, 1984). Komunikasi
kelompok juga merupakan salah satu cara penyelesaian paling efektif dalam
masyarakat
demokrasi
dan
masyarakat
berinteraksi,
mereka
saling
bergantung, dan saling mempengaruhi.
Sifat komunikasi kelompok kecil
Komunikasi kelompok kecil terjadi ketika tiga orang atau lebih bertatap
muka, biasanya di bawah pengarahan seorang pemimpin untuk mencapai
tujuan atau sasaran bersama dan mempengaruhi satu sama lain. Inti dari
definisi ini adalah bahwa masyarakat berinteraksi, mereka saling bergantung,
dan saling mempengaruhi.
Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka komunikasi kelompok
kecil yang efektif menghendaki anda untuk berkomunikasi dengan orang lain
melalui tatap muka. Interaksi yang berarti dapat berlaku jika komunikasi
melibatkan hal berbicara dan mendengar dalam lingkungan yang umum.
Kelebihan bekerja dalam kelompok
Sebuah kelompok memiliki lebih banyak akses sumber informasi
dibandingkan seseorang yang bertindak sendiri – sendiri. Sebuah kelompok
memiliki kesempatan yang lebih besar dalam mengembangkan penyelesain
yang berkualitas suatu masalah daripada seseorang yang bertindak sendiri –
sendiri kecuali jika satu – satunya pembuat keputusan itu seorang yang ahli
menyelesaikan masalah tertentu.
Kerja sama kelompok kekuatan gabungan orang – orang yang berfikir
bersama menghasilkan produk yang lebih baik daripada yang dipikirkan oleh
individu pemikir terbaik dalam kelompok tersebut. Pengaruh kerja sama ini
merupakan salah satu kelebihan terpenting dalam bekerja pada sebuah
kelompok kecil. Pemikiran kelompok kecil yang bekerja sama tidak dapat
dicapai oleh individu yang berpikir sendirian.
1
Kekurangan bekerja dalam kelompok
Kelompok membutuhkan waktu lebih lama daripada individu, kelompok
mungkin didominasi individu dalam konteks kelompok, seringkali terdapat
orang – orang yang ingin mendominasi suatu diskusi. Kelompok mungkin
mengandalkan satu atau dua individu untuk melakukan pekerjaan. Kelompok
mungkin menekan para individu untuk menyesuaikan diri.
Sifat Komunikasi Kelompok :
1. Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka
Komunikasi kelompok yang efektif menghendaki kita untuk berkomunikasi
dengan orang lain melalui tatap muka. Interaksi yang berarti dapat berlangsung jika
komunikasi melibatkan hal berbicara dan mendengar dalam lingkungan yang umum.
Dengan adanya kemajuan teknologi pada saat ini seperti komputer, mesin faximile,
telekonfrensi dan bentuk komunikasi cepat lainnya. Masyarakat semakin terbiasa
berkomunikasi dan menyokong hubungan tanpa kehadiran fisik orang lain. Namun
bagaimanapun yang berkomunikasi verbal dan nonverbal orang lain secara pribadi.
2. Kelompok memiliki sedikit partisipan
Ada beberapa pendapat mengenai beberapa banyak orang yang dibutuhkan
untuk membangun suatu kelompok kecil tapi pada umumnya berjumlah 3-5
mendorong orang. Sedangkan ukuran sebagian lainnya ditentukan oleh tujuan
kelompok. Jika tujuannya untuk input/ masukan para individu diperlukan jumlah
anggota yang lebih kecil.
Jika anggota-anggota hendak ditampilkan dalam berbagai sudut pandang
sebaiknya dibentuk kelompok yang lebih besar sehingga terdapat semua fungsi
yang berorientasi pada tugas dan orang dibutuhkan dalam menyelesaikan
pekerjaan, 5 sampai 7 orang anggota biasanya merupakan ukuran yang cukup bagi
sebuah kelompok kerja. Kelompok ini tidak terlalu kecil, untuk membagi sebuah
tugas dan juga tidak terlalu besar untuk mencegah interaksi bebas diantara para
anggota kelompok. Jumlah anggota yang ganjil mungkin umumnya lebih disukai
sehingga pada saat pemungutan suara akan terdapat kelebihan suara.
2
3. Kelompok bekerja dibawah arahan seorang pemimpin.
Kepemimpinan merupakan sebuah dimensi yang penting dari kelompok.
Kelompok-kelompok kerja dapat berfungsi melalui kepemimpinan yang ditunjuk.
Kepemimpinan yang berdasarkan jabatan / pangkat atau kepemimpinan darurat. Hal
yang pokok adalah tindakan kepemimpinan/tindakann bersama yang membantu
kelompok mencapai tujuan, sangat diperlukan untuk kesehatan, efisiensi dan
efektifitas kelompok. Biasanya hal yang lebih efisien dilakukan adalah memiliki orang
yang ditunjuk sebelumnya sebagai pemimpin rapat, penyelenggara rapat, moderator,
pemimpin/fasilitator kelompok. Apabila pihak berwenang yang lebih tinggi tidak
menunjuk seorang pemimpin sebaiknya mereka memilih seseorang untuk jabatan
tersebut.
4. Kelompok membagi tujuan / sasaran bersama
Untuk menjadi sebuah kelompok para anggota harus membagi tujuan bersama.
Untuk menjadi sebuah tim yang efektif sebuah kelompok harus memiliki identitas
bersama, yang ditunjukkan oleh cita-cita / tujuan bersama.
5. Anggota kelompok memiliki pengaruh satu sama lain
Untuk menjadikan orang-orang yang bersama itu, sebuah kelompok, setiap
anggota harus terbuka terhadap pengaruh bersama. Setiap orang dalam kelompok
itu harus ikut serta dalam kegiatan mempengaruhi dan dipengaruhi, semangat timbal
balik ini merupakan hal penting bagi integritas suatu kelompok. Perilaku setiap
anggota ditentukan dan menentukan perilaku orang lain.
Kehadiran seseorang dalam sebuah kelompok dapat berpengaruh sangat
penting terhadap perilaku dan pemikiran anggota lain serta keseluruhan proses
dalam kelompok tersebut. Beberapa orang memberikan kontribusi gagasan dan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan beberapa orang lainnya menjaga kelompok
tetap terpusat pada tugas. Seorang anggota dapat memberikan kontribusi pada
kelompoknya dengan menghentikan ketegangan, berurusan dengan konflik,
berpegang pada jadwal atau bertindak sebagai penyimpan catatan.
3
Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempengaruhi kelompok, tetapi
tindakan kepemimpinan membantu para anggota dalam mencapai tujuan mereka.
Yang sangat diperlukan bagi kesejahteraan kelompok. Jadi setiap anggota kelompok
dapat dan harus mempengaruhi anggota-anggota lain dan keputusan kelompok.
PENGERTIAN RAPAT BISNIS
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan
mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Rapat Bisnis adalah “Setiap jenis maksud tertentu terdiri dari dua
orang atau lebih yang berkumpul
pengarahan seorang pemimpin
bersama (bertatap muka) dibawah
untuk memecahakan
masalah atau
pengambilan keputusan bisnis”.
Sebenarnya banyak hal yang bisa diputuskan secara individu tanpa
melalui rapat, cukup dengan bantuan wawancara informal, membaca
kebijakan
organisasi,
dan
buku
pedoman
prosedur,
atau
dengan
mempraktekkan kebiasaan menyimak yang baik pada saat berintraksi dengan
orang lain. Namun, bila rapat diperlukan, maka sebaiknya dilakukan
perencanaan sebaik mungkin.
TUJUAN RAPAT BISNIS
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills
menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara
lain:
1. Berbagi informasi
Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja
hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang
harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh:
manajer pemasaran
perkembangan
menginformasikan
penjualan
selama
kepada
satu
4
peserta
semester
ini
rapat bahwa
mengalami
perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan
penjualan semester lalu.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan
dari
rapat
bisnis
tentang
penjajakan
ide/gagasan
(brainstorming) biasa nya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru
yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan dating, atau bisa juga
sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masingmasing karyawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan
mengeluarkan pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan
dikerjkan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala
atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk
membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat
dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan
oleh para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang
dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan
berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos
perusahaan untuk mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan
motivasi kepada karyawannya agar mereka lebih meningkatkan kinerja kerja
mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.
5
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasialn komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
MERENCANAKAN RAPAT
Untuk mendapatkan hasil rapat maksimal, rapat perlu direncanakan
sebaik mungkin dengan mempertimbangkan enam hal sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan rapat. Rapat mungkin dilakukan dengan satu tujuan
atau kombinasi tujuan-tujuan : (a) pelatihan atau pendidikanpeserta, (b)
menyebarkan
informasi,
(c)
memecahkan
masalah,
(d)
memperoleh
informasi, atau (e) membuat keputusan.
2. Mengantisipasi hasil. Setiap tujuan rapat yang telah ditentukan, perlu pula
diantisipasi hasil yang akan dicapai. Misalnya rapat dngan tujuan pendidikan
dan pelatihan, hasilnya berupa perilaku, keahlian, atau tekhnik-tekhnik baru.
3. Memilih rencana tindakan. Suatu rapat pendidikan dan pelatihan mungkin
meliputi presentasi, peragaan, aplikasi, diskusi terbuka, simulasi, dan
permainan peran. Rapat penyebaran informasi meliputi presentasi dan
pertanyaan. Sedangkan rapat pengumpulan informasi memerlukan persoalan
dan pertanyaan untuk memancing reaksi dan komentar. Setiap tujuan
memerlukan pendekatan berbeda untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4. Mengembangkan agenda. Agenda rapat ibarat kemudi bagi sebuah kapal
(Meeting Management Team 1987). Agenda atau susunan acara rapat
merupakan “cetak biru” yang akan mengarahkan rapat menuju keberhasilan.
Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga para anggota kelompok tidak
takut menghadiri rapat.
5. Pertimbangan waktu. Menentukan waktu dimulai dan perkiraan waktu
berakhir dalam agenda rapat merupakan gagasan yang baik. Sebagai
kesopasantunan professional terhadap orang-orang sibuk, pemimpin rapat
6
harus memulai dan mengakhiri rapat sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan dalam agenda. Rapat harus dimulai
tepat waktu
tanpa
menghiraukan apakah seluruh peserta telah berkumpul atau belum.
6. Pertimbangan lainnya.
Pemimpin rapat harus mempersiapkan atau
mendelegasikan lembar bahasan yang diperlukan selama rapat. Harus
mengecek kesiapan ruangan pertemuan, menugasi orang untuk mencatat
laporan, memastikan bahwa alat tambahan yang tepat telah tersedia, dan
mengatur meja-kursi, alat peraga dan sebagainya. Jika disediakan makanan
dan minuman, diperlukan pengaturan dan pengiriman tepat waktu.
JENIS GAYA DALAM RAPAT BISNIS
Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom
style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis
yang relative terbatas. Di samping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas
dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta. Oleh karena itu,
susunan tempat duduk berbentuk persegi empat tersebut lebih sesuai
digunakan untuk rapat bisnis yang focus pada pemecahan masalah tertentu
yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini mengingat bahwa ada dua sisi
deretan tempat duduk yang saling berhadapan atau berlawanan. Namun
demikian, penempatan media audio visual sangat terbatas.
Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U” (U Shape) lebih sesuai
digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi
empat. Alat audio visual diletakkan di depan. Susunan tempat duduk yang
berbentuk huruf “U” memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih
mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta
yang ada dari berbagai sisi, baik sisi kiri, kanan, maupun depan.
Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis
dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan
alat audio visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting.
7
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki keterbatasan, di
antaranya
langkah
gerak
narasumber
terbatas
dan
ia
tidak
dapat
berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi
dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.
Gaya Melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan
peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang
relatif lebih sedikit. Gaya melingkar tersebut sesuai digunakan manakala
rapat bisnis dimaksudkan untuk melakukan penjajakan idea tau gagasan
(brainstroming) tertentu yang bermanfaat bagi pengembangan perusahan ke
depan. Sebagai contoh, suatu perusahaan ingin mengembangkan produk
baru dengan sasaran pelanggan yang lebih khusus, misalnya produk fashion
untuk remaja.
Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai
gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semi-cicular style dan
cluster style. Masing-masing gaya penyusunan tempat duduk dapat
dijelaskan secara ringkas sebagai berikut :
Gaya Chevron (Chevron Style)
Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada dasarnya memberikan
keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus
pada pembicara yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya
Chevron akan membentuk huruf “V”.
Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar (semi-circular style)
pada
dasarnya
memberikan
keleluasan
bagi
pembicara
untuk
bisa
berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Di sisi lain juga memberikan
ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game
atau permainan di dalam ruang yang memungkinkan antara-audiens
berpindah tempat duduknya.
Gaya Kelompok (Cluster Style)
Layout tempat duduk gaya kelompok disusun berdasarkan kelompokkelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara
melingkar. Pengelompokan tempat duduk dengan melingkar pada umumnya
8
banyak
digunakan
pada
kegiatan-kegiatan
pelatihan/training
yang
memungkinkan untuk belajar mengenai kekompakan kelompok atau tim.
JENIS-JENIS RAPAT
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik
ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu
mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan
menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan
pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
3. Rapat Perundingan.
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar
tidak merugikan kedua belah pihak.
b)
Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
Rapat
formal
adalah
rapat
yang
dilaksanakan
dengan
suatu
perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan
semua peserta rapat memperoleh undangan.
2. Rapat informal.
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan
tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka.
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak
bersifat rahasia.
9
4. Rapat tertutup.
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan
tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang
menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui
oleh umum).
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin
setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
2. Rapat bulanan.
Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan
dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
3. Rapat semester.
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan
sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun
dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk
waktu enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan.
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang
bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana
jangka pendek dan jangka panjang..
d) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan
guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
suatu instansi.
2. Rapat dinas.
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di
instansi pemerintah).
3. Musyawarah kerja.
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
10
PEMIMPIN RAPAT
Pemimpin rapat memiliki dua tugas utama : menangani masalah –
masalah rapat, dan memimpin orang (peserta rapat).
A. Menangani masalah-masalah rapat.
Pemimpin rapat harus mencermati 16 masalah rapat yang paling
umum.
1. Tidak ada tujuan atau pokok agenda.
2. Tidak ada orientasi sebelum rapat.
3. Lambat memulai rapat.
4. Persiapan yang buruk atau tidak cukup.
5. Melepaskan masalah.
6. Rapat terlalu lama.
7. Tidak terorganisasi.
8. Tidak meyakinkan.
9. Kepemimpinan tidak efektif.
10. Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan.
11. Membuang-buang waktu.
12. Interupsi.
13. Tidak efektif dalam membuat keputusan.
14. Diskusi bertele-tele, berlebihan dan menyimpang.
15. Para individu mendominasi diskusi.
16. Tidak ada hasil atau tidak ada tindak lanjut.
Pemimpin Rapat
Pemimpin rapat memiliki dua tugas utama : menangani masalah rapat,
dan (memimpin) peserta rapat. Kemampuan pemimpin menangani isi dan
dimensi-dimensi sosial rapat merupakan hal yang kritis untuk memenuhi misi
organisasi.
11
Pemimpin akan menagani masalah pokok rapat dengan mengikuti
agenda yang dikembangkan untuk memajukan tujuan, hasil, dan strategi
rapat.
Peran tugas
Beberapa peran tugas kepemimpinan harus dipikul oleh para anggota
kelompok. Pemimpin mengharapkan para individu yang memiliki keahlian
khusus untuk memikul peran tugas berikut ini.
1. Pemprakarsa mengusulkan gagasan-gagasan baru atau pendekatanpendekatan terhadap pemecahan masalah kelompok.
2. Pencari informasi meminta penjelasan atau saran-saran dan juga fakta
atau informasi lain yang akan membantu kelompok menghadapi masalah.
3. Pencari gagasan meminta penjelasan mengenai nilai dan gagasan yang
diungkap oleh anggota kelompok.
4. Pemberi informasi memberikan fakta, contoh, statistik, dan bukti lain yang
membantu kelompok menyelesaikan tugas.
5. Pemberi pendapat menawarkan pendapat mengenai gagasan-gagasan
dalam disukusi.
6. Pengurai memberikan contoh-contoh untuk menunjukkan bagaimana
gagasan-gagasan atau saran-saran bekerja.
7. Pengevaluasi berusaha menilai bukti dan kesimpulan yang disarankan
kelompok.
8. Pemberi energi berusaha menggairahkan kelompok untuk lebih produktif.
(Benne dan Sheats, 1948, h. 43-44)
9. Pemprakarsa mengusulkan gagasan-gagasan baru atau pendekatanpendekatan terhadap pemecahan masalah kelompok.
10. Pencari informasi meminta penjelasan atau saran-saran dan juga fakta
atau informasi lain yang akan membantu kelompok menghadapi masalah.
11. Pencari gagasan meminta penjelasan mengenai nilai dan gagasan yang
diungkap oleh anggota kelompok.
12. Pemberi informasi memberikan fakta, contoh, statistik, dan bukti lain yang
membantu kelompok menyelesaikan tugas.
13. Pemberi pendapat menawarkan pendapat mengenai gagasan-gagasan
dalam disukusi.
14. Pengurai memberikan contoh-contoh untuk menunjukkan bagaimana
gagasan-gagasan atau saran-saran bekerja.
12
15. Pengevaluasi berusaha menilai bukti dan kesimpulan yang disarankan
kelompok.
16. Pemberi energi berusaha menggairahkan kelompok untuk lebih produktif.
(Benne dan Sheats, 1948, h. 43-44)
Seluruh peran tugas kelompok ini berguna untuk mengarahkan tujuan
rapat. Tidak semua peran ini perlu diambil oleh kelompok untuk mencapai
tujuannya, tetapi dalam rapat yag berhasil, sebagian besar peran tugas akan
dipikul kelompok. Tentu saja, “betapa pun teliti dan siaganya” pemimpin
rapat,”pertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan rapat sebenarnya
terletak pada setiap orang dalam kelompok” (Royal Bank Letter, 1984 h. 4).
B. Memimpin orang (peserta rapat)
Pemimpin rapat memiliki fungsi sebagai :
1. Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan
rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar
topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak
menyabar ke topik/masalah lainnya.
2.
Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3.
Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat
untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan
pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai
dengan harapan semua peserta.
4.
Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika
rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat
dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan
13
demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan
pengalaman yang lebih luas.
.
MANAJEMEN DIRI
Manajemen diri adalah kemampuan seseorang untuk mengenali dan
mengelola dirinya (secara fisik, emosi, pikiran, jiwa, dan spiritual) sehingga
dia mampu mengelola orang lain dan berbagai sumber daya untuk
mengendalikan maupun menciptakan realitas kehidupan sesuai dengan misi
dan tujuan hidupnya menurut Prijosaksono dalam Rinanda (2006).
Pemimpin rapat dapat melakukan kesalahan yang mengurangi
efektivitas
pribadinya
dan
pencapaian
tujuan
rapat.
Auger
(1972)
mendaftarkan beberapa “dosa” pemimpin rapat, masing-masing dosa
pemimpin rapat akan dijelaskan secara singkat dibawah ini :
1. Jangan mendominasi rapat. Jika Anda (sebagai seorang ketua) mendominasi
rapat dengan pikiran Anda mengenai setiap masalah kebencian timbul. Dalam
pandangan para peserta, Anda adalah orang yang otokrasi dan “mengetahui
segalanya”. Prilaku ini merusak harga diri anggota dan menghancurkan
keterpaduan kelompok.
2. Mempersiapkan rapat dengan baik. Jika Anda datang kesuatu rapat dengan
persiapan yang buruk, kenyataannya akan jelas.Kelompok akan mengetahui
Anda membolak balik dokumen, mencari-cari slogan, dan membuat referensi
yang tidak jelas untuk pokok permasalahan. Rapat akan berjalan terseokseok dan membuang-buang waktu para peserta rapat tersebut.
3. Mengendalikan rapat yang menyimpang. Jangan biarkan peserta rapat
melantur, turut campur tangan ketika komentar-komentar tidak berhubungan
erat dengan masalah yang diarahkan. Rapat akan berakhir dengan waktu
yang jauh lebih lama dibandingkan yang telah disepakati, artinya tidak
menghargai waktu peserta rapat. Atau berakhir pada waktu yang tepat, tapi
hasilnya minim.
4. Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan. Apakah Anda tidak menyukai
pertanyaan yang tampak menantan gagasan atau sasaran Anda ?. Apakah
Anda menyampaikan pesan negatif (sengaja atau tidak) jika kata-kata Anda
dipertanyakan.
Anda mungkin akan menghancurkan inisiatif para anggota
untuk menjadi tim yang produktif.
14
5. Jangan biarkan gangguan yang bersifat humor. Cerita humor yang lucu dan
tidak berhubungan dengan apa yang didiskusikan mungkin akan mengurangi
ketegangan, tapi terlalu banyak humor (yang baik) dapat merusak sifat rapat
bisnis.
6. Jangan pernah melecehkan anggota kelompok. Anda tidak bijaksana jika
menghukum anggota kelompok didepan umum. Merendahkan anggota
tertentu, akan memberi kesan bahwa Anda memiliki masalah serius dengan
rasa aman dan harga diri Anda sendiri.
7. Hindari intrupsi. Jika terlalu membiarkan intrupsi dalam rapat (kecuali darurat),
Anda akan memacu kemarahan peserta. Menerima telepon pada saat rapat
bisnis (kecuali berhubungan dengan hal penting yang di rapatkan), akan
menghabiskan waktu peserta yang sangat berharga. Memberi izin pada
sekretaris untuk membawa masuk surat-surat, memo, atau dokumen lain
untuk resensi Anda adalah tidak layak.
TINDAK LANJUT RAPAT
Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu
ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan,pandangan para
narasumber,
catatan
hasil
diskusi Tanya-jawan
selama
rapat bisnis
berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audiao-visual.
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut
perlu menindaklanjuti apa yang telah dirumuskan sementara selama rapat
bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis
dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan
selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-viisual.Dalam
hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan
dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanutnya secara formal pihakpihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut
membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan
untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari.
Rapat belum dapat dikatakan berakhir jika tindak lanjut pokok belum
terpenuhi yaitu : Mengevaluasi dan mendistribusikan laporan.
15
Mengevaluasi rapat
Evaluasi
adalah
rangkaian
kegiatan
membandingkan
realisasi
masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana
dan standar. Evaluasi merupakan merupakan kegiatan yang menilai hasil
yang diperoleh selama kegiatan pemantauan berlangsung. Lebih dari itu,
evaluasi juga menilai hasil atau produk yang telah dihasilkan dari suatu
rangkaian program sebagai dasar mengambil keputusan tentang tingkat
keberhasilan yang telah dicapai dan tindakan selanjutnya yang diperlukan.
Evaluasi bisa dialkukan dengan meminta sarn langsung dari peserta rapat,
atau menyediakan formulir kritik yang sederhana kepada setiap peserta rapat.
Cara lain untuk mengevaluasi rapat adalah dengan menugasi seseorang
untuk menjadi evaluator yang kritis.
Sebenarnya untuk mengevaluasi keberhasilan sebuah rapat, setiap
peserta cukup menjawab dua pertanyaan sederhana : (1) Apa yang terjadi ?,
dan (2) Bagaimana rapat berlangsung ?. Apa yang terjadi dalam rapat, terkait
dengan masalah-masalah apa yang dipecahkan dan keputusan-keputusan
apa yang dibuat. Sedangkan bagaimana rapat berlangsung, ini menyangkut
proses rapat, apakah ada kerja sama yang baik, bagaimana perasaan para
peserta rapat dan lain-lain.
Mendistribusikan laporan
Pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat
kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun
kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan
maupun melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa.
Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu :
a. Bahasa mudah dipahami
b. Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat
c. Merata ke seluruh peserta rapat
16
Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu :
i. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas
hasil rapat yang telah diadakan
ii. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang
diadakan selanjutnya
iii. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
iv. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah
direncanakan sebelumnya
Laporan harus diberikan segera setelah rapat selesai, laporan rapat harus singkat
dan meliputi :
Waktu, tanggal, tempat, dan nama pemimpin rapat.
Nama seluruh peserta yang hadir dan yang tidak hadir.
Pokok acara yang didiskusikan dan keputusan yang dicapai.
Nama orang yang akan menyelesaikan tugas-tugas.
Waktu selesainya rapat.
Tanggal, waktu, dan tempat rapat selanjutnya (jika ada).
Melaporkan Rekomendasi Kelompok. Kelompok-kelompok pemecah masalah
dan pembuat keputusan harus melaporkan hasil-hasil diskusi mereka kepada
atasan. Bentuk laporan bisa lisan, tulisan, atau gabungan keduanya. Bentuk
standar untuk melaporkan pertimbangan dan rekomendasi kelompok adalah
laporan tertulis.
FORMAT RAPAT KHUSUS
Beberapa prosedur pemecahan masalah khusus dapat bertindak
sebagai sarana penyusunan tulisan pada saat rapat diperpanjang, atau
sebagai alat pemecah masalah diluar jangkauan rapat biasa. Prosedur
pemecah masalah khusus ini meliputi : kelompok-kelompok dengungan,
tekhnik kelompok nominal, metode Delphi, dan lingkaran kualitas.
1. Kelompok-kelompok dengungan atau kelompok yang membicarakan
desas-desus (buzz groups), adalah suatu bentuk diskusi yang terdiri dari
sejumlah orang dan berkumpul dalam sebuah kelompok yang beranggotakan
17
3-7 orang untuk membahas suatu permasalahan dengan melihat berbagai
macam aspek permasalahan dan bertukar pikiran untuk memecahkan suatu
permasalahan dan kelompok kecil yang dipilih dari unit yang lebih besar.
Diskusi kelompok kecil adalah salah satu cara yang digunakan untuk
menyelesaikan
masalah
dengan
melihat
berbabagai
macam
aspek
permasalahan dan dilakukan dengan bertukar pikiran secara teratur dan
terarah.Misalnya “ Tekhnik kelompok dengungan 66”, yaitu kelompok yang
terdiri dari enam orang anggota yang mendiskusikan topik selama enam
menit. Tekhnik kelompok dengungan ini merupakan cara yang baik untuk
menghidupkan rapat yang membosankan.Kelompok-kelompok dengungan
dapatmenghaslkan pertanyaan-pertanyaan untuk panel, mengenai masalahmasalah atau
pokok-pokok persoalan yang timbul dalam situasi, dan
mengilhami daftar pemecahan suatu masalah. Tujuannya untuk mendapat
berbagai informasi dalam menjelajahi gagasan baru atau memecahkan suatu
masalah, mengembangkan kemampuan berpikir dan berkomunikasi.
2. Tekhnik kelompok nominal atau NGT (nominal group technique), Pada
dasarnya, TKN adalah rapat kelompok yang terstruktur terdiri dari 7-10
individu duduk berkumpul tetapi tidak berbicara satu sama lainnya. Setiap
orang menulis gagasannya di selembar kertas. Setelah 5 menit, dilakukan
saling tukar pikiran yang terstruktur. Setiap orang mengajukan satu gagasan.
Seseorang yang ditunjuk sebagai notulen mencatat seluruh gagasan itu di
kertas di depan seluruh anggota kelompok. Kesemuanya berlanjut sampai
dengan tidak ada lagi gagasan yang dikemukakan.
3. Metode Delphi adalah “metode pengumpulan, pemeriksaan dan penilaian
yang sistematis terhadap topik-topik khusus melalui serangkaian kuisioner
berurutan yang terutang dalam tulisan dirancang secara cermat, yang
diselingi dengan informasi yang diringkas dan umpan balik opini yang
diperoleh dari reaksi orang lain”.
Metode Delphi membatasi interaksi antara anggota (khususnya pada panel
akhli) untuk memperkecil tanggung jawab pada satu sudut pandang, dominasi
oleh anggota yang vokal, dan tekanan opini mayoritas.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam teknik ini adalah (Dermawan, 2004):
18
1. Para pembuat keputusan melalui proses Delphi dengan identifikasi isu dan
masalah pokok yang hendak diselesaikan.
2. Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai
dipilih.
3. Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik didalam maupun
luar organisasi, yang di anggap mengetahui dan menguasai dengan baik
permasalahan yang dihadapi.
4. Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan
alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner
kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir.
5. Sebuah tim khusus dibentuk merangkum seluruh respon yang muncul dan
mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipasi teknik ini.
6. Pada tahap ini, partisipan diminta untuk menelaah ulang hasil rangkuman,
menetapkan skala prioritas atau memperingkat alternatif solusi yang dianggap
terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan
terakhir dalam periode waktu tertentu.
7. Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah
mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna mencapai kesepakatan untuk
menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik.
Proses Delphi dan TKN telah terbukti lebih produktif dibandingkan
sumbang saran. Masing-masing memiliki catatan sukses. Perbedaan dasar
antara proses delphi dan TKN menurut Gibson (1997:293) adalah:
1. Partisipan untuk Delphi tidak saling kenal satu sama lain, sementara
TKN sudah saling kenal.
2.Partisipan TKN duduk saling berhadapan, sementara Delphi secara
fisik berjauhan dan tidak pernah saling bertemu.
19
3. Pada proses Delphi, semua komunikasi antar partisipan dengan
cara kuesioner tertulis dan umpan balik dari pemantauan seorang staf.
Pada TKN, partisipan berkomunikasi secara langsung.
Teknik ini membantu kelompok dalam menghasilkan sejumlah ide,
mengevaluasi dan memilih solusi secara lebih terstruktur dan sistematis.
Dalam teknik ini, setiap anggota kelompok menulis ide dan solusi,
membacakan ide dan solusinya kepada orang lain, mendiskusikan dan
merangking seluruh alternatif.
4. Lingkaran Kualitas (quality cyrcle) merupakan sekelompok kecil pegawai
perusahaan yang bertemu secara teratur dengan pimpinan umum untuk
mengidentifikasi dan memecahkan masalah-masalah yang berhubungan dan
pada waktu kerja untuk mendiskusikan masalah-masalah yang berhubungan
dengan pekerjaan. Di Jepang lingkaran kualitas disebut lingkaran pengendali
kualitas, telah menjadi alat manajemenyang sangat popular untuk
meningkatkan produktivitas, moral, keterlibatan pekerja serta kualitas produk
(barang dan jasa). Waktu bertemu kelompok kecil ini bervariasi antara satu
perusahaan dengan perusahaan lainnya, biasa bertemu untuk membahas
hal tertentu kurang lebih satu jam setiap Minggu.
Karakteristik yg membuat Quality Circles ini unik adalah:
Kenggotaannya bersifat sukarela, baik untuk mengisi posisi anggota
maupun sebagai pimpinannya. Tapi, biasanya pimpinan diambil dari
supervisor yang akan diberi pelatihan-pelatihan, khususnya mengenai
dinamika kelompok, kepemimpinan, dan filosofi quality circles. Selanjutnya,
kelompok ini diberi sebuah keempatan untuk memilih masalah organisasi yg
ingin mereka pecahkan dalam kelompok.
20
DAFTAR PUSTAKA
http://adiprakosa.blogspot.co.id/2008/07/komunikasi-kelompok.html?m=1
http://hadijahaja46.blogspot.co.id/2014/04/makalah-rapat-bisnis.html?m=1
http://dimasarioarumbinang.blogspot.co.id/2010/06/metode-delphi.html?m=1
http://komandanu.blogspot.co.id/2010/05/sekelumit-tentang-quality-ofworking.html?m=1
http://perencanaan.ipdn.ac.id/kajian-perencanaan/kajianperencanaan/monitoringdanevaluasi
http://opinisangpemimpi.blogspot.co.id/2011/11/teknik-pengambilankeputusan-kelompok_19.html?=1
http://kurenah.blogspot.co.id/2008/01/bekerja-dalam-kelompok.html
http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/06/fungsi-pemimpin-rapat.html
http://berbagi-informasi-dan-pengetahuan.blogspot.co.id/2012/02/pengertianrapat.html
http://opinisangpemimpi.blogspot.co.id/2011/11/teknik-pengambilankeputusan-kelompok_19.html
DJOKO PURWANTO. 2003.“ KOMUNIKASI BISNIS”, EDISI KE TIGA,
JAKARTA: ERLANGGA.
DAN B CURTIS DKK. 2000.KOMUNIKASI BISNIS DAN PROFESIONAL.
BANDUNG: PT REMAJA ROSDAKARYA.
21
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara
beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil” seperti dalam rapat,
pertemuan, konperensi dan sebagainya (Anwar Arifin, 1984). Komunikasi
kelompok juga merupakan salah satu cara penyelesaian paling efektif dalam
masyarakat
demokrasi
dan
masyarakat
berinteraksi,
mereka
saling
bergantung, dan saling mempengaruhi.
Sifat komunikasi kelompok kecil
Komunikasi kelompok kecil terjadi ketika tiga orang atau lebih bertatap
muka, biasanya di bawah pengarahan seorang pemimpin untuk mencapai
tujuan atau sasaran bersama dan mempengaruhi satu sama lain. Inti dari
definisi ini adalah bahwa masyarakat berinteraksi, mereka saling bergantung,
dan saling mempengaruhi.
Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka komunikasi kelompok
kecil yang efektif menghendaki anda untuk berkomunikasi dengan orang lain
melalui tatap muka. Interaksi yang berarti dapat berlaku jika komunikasi
melibatkan hal berbicara dan mendengar dalam lingkungan yang umum.
Kelebihan bekerja dalam kelompok
Sebuah kelompok memiliki lebih banyak akses sumber informasi
dibandingkan seseorang yang bertindak sendiri – sendiri. Sebuah kelompok
memiliki kesempatan yang lebih besar dalam mengembangkan penyelesain
yang berkualitas suatu masalah daripada seseorang yang bertindak sendiri –
sendiri kecuali jika satu – satunya pembuat keputusan itu seorang yang ahli
menyelesaikan masalah tertentu.
Kerja sama kelompok kekuatan gabungan orang – orang yang berfikir
bersama menghasilkan produk yang lebih baik daripada yang dipikirkan oleh
individu pemikir terbaik dalam kelompok tersebut. Pengaruh kerja sama ini
merupakan salah satu kelebihan terpenting dalam bekerja pada sebuah
kelompok kecil. Pemikiran kelompok kecil yang bekerja sama tidak dapat
dicapai oleh individu yang berpikir sendirian.
1
Kekurangan bekerja dalam kelompok
Kelompok membutuhkan waktu lebih lama daripada individu, kelompok
mungkin didominasi individu dalam konteks kelompok, seringkali terdapat
orang – orang yang ingin mendominasi suatu diskusi. Kelompok mungkin
mengandalkan satu atau dua individu untuk melakukan pekerjaan. Kelompok
mungkin menekan para individu untuk menyesuaikan diri.
Sifat Komunikasi Kelompok :
1. Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka
Komunikasi kelompok yang efektif menghendaki kita untuk berkomunikasi
dengan orang lain melalui tatap muka. Interaksi yang berarti dapat berlangsung jika
komunikasi melibatkan hal berbicara dan mendengar dalam lingkungan yang umum.
Dengan adanya kemajuan teknologi pada saat ini seperti komputer, mesin faximile,
telekonfrensi dan bentuk komunikasi cepat lainnya. Masyarakat semakin terbiasa
berkomunikasi dan menyokong hubungan tanpa kehadiran fisik orang lain. Namun
bagaimanapun yang berkomunikasi verbal dan nonverbal orang lain secara pribadi.
2. Kelompok memiliki sedikit partisipan
Ada beberapa pendapat mengenai beberapa banyak orang yang dibutuhkan
untuk membangun suatu kelompok kecil tapi pada umumnya berjumlah 3-5
mendorong orang. Sedangkan ukuran sebagian lainnya ditentukan oleh tujuan
kelompok. Jika tujuannya untuk input/ masukan para individu diperlukan jumlah
anggota yang lebih kecil.
Jika anggota-anggota hendak ditampilkan dalam berbagai sudut pandang
sebaiknya dibentuk kelompok yang lebih besar sehingga terdapat semua fungsi
yang berorientasi pada tugas dan orang dibutuhkan dalam menyelesaikan
pekerjaan, 5 sampai 7 orang anggota biasanya merupakan ukuran yang cukup bagi
sebuah kelompok kerja. Kelompok ini tidak terlalu kecil, untuk membagi sebuah
tugas dan juga tidak terlalu besar untuk mencegah interaksi bebas diantara para
anggota kelompok. Jumlah anggota yang ganjil mungkin umumnya lebih disukai
sehingga pada saat pemungutan suara akan terdapat kelebihan suara.
2
3. Kelompok bekerja dibawah arahan seorang pemimpin.
Kepemimpinan merupakan sebuah dimensi yang penting dari kelompok.
Kelompok-kelompok kerja dapat berfungsi melalui kepemimpinan yang ditunjuk.
Kepemimpinan yang berdasarkan jabatan / pangkat atau kepemimpinan darurat. Hal
yang pokok adalah tindakan kepemimpinan/tindakann bersama yang membantu
kelompok mencapai tujuan, sangat diperlukan untuk kesehatan, efisiensi dan
efektifitas kelompok. Biasanya hal yang lebih efisien dilakukan adalah memiliki orang
yang ditunjuk sebelumnya sebagai pemimpin rapat, penyelenggara rapat, moderator,
pemimpin/fasilitator kelompok. Apabila pihak berwenang yang lebih tinggi tidak
menunjuk seorang pemimpin sebaiknya mereka memilih seseorang untuk jabatan
tersebut.
4. Kelompok membagi tujuan / sasaran bersama
Untuk menjadi sebuah kelompok para anggota harus membagi tujuan bersama.
Untuk menjadi sebuah tim yang efektif sebuah kelompok harus memiliki identitas
bersama, yang ditunjukkan oleh cita-cita / tujuan bersama.
5. Anggota kelompok memiliki pengaruh satu sama lain
Untuk menjadikan orang-orang yang bersama itu, sebuah kelompok, setiap
anggota harus terbuka terhadap pengaruh bersama. Setiap orang dalam kelompok
itu harus ikut serta dalam kegiatan mempengaruhi dan dipengaruhi, semangat timbal
balik ini merupakan hal penting bagi integritas suatu kelompok. Perilaku setiap
anggota ditentukan dan menentukan perilaku orang lain.
Kehadiran seseorang dalam sebuah kelompok dapat berpengaruh sangat
penting terhadap perilaku dan pemikiran anggota lain serta keseluruhan proses
dalam kelompok tersebut. Beberapa orang memberikan kontribusi gagasan dan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan beberapa orang lainnya menjaga kelompok
tetap terpusat pada tugas. Seorang anggota dapat memberikan kontribusi pada
kelompoknya dengan menghentikan ketegangan, berurusan dengan konflik,
berpegang pada jadwal atau bertindak sebagai penyimpan catatan.
3
Seorang pemimpin adalah seseorang yang mempengaruhi kelompok, tetapi
tindakan kepemimpinan membantu para anggota dalam mencapai tujuan mereka.
Yang sangat diperlukan bagi kesejahteraan kelompok. Jadi setiap anggota kelompok
dapat dan harus mempengaruhi anggota-anggota lain dan keputusan kelompok.
PENGERTIAN RAPAT BISNIS
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan
mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Rapat Bisnis adalah “Setiap jenis maksud tertentu terdiri dari dua
orang atau lebih yang berkumpul
pengarahan seorang pemimpin
bersama (bertatap muka) dibawah
untuk memecahakan
masalah atau
pengambilan keputusan bisnis”.
Sebenarnya banyak hal yang bisa diputuskan secara individu tanpa
melalui rapat, cukup dengan bantuan wawancara informal, membaca
kebijakan
organisasi,
dan
buku
pedoman
prosedur,
atau
dengan
mempraktekkan kebiasaan menyimak yang baik pada saat berintraksi dengan
orang lain. Namun, bila rapat diperlukan, maka sebaiknya dilakukan
perencanaan sebaik mungkin.
TUJUAN RAPAT BISNIS
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills
menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara
lain:
1. Berbagi informasi
Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja
hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang
harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh:
manajer pemasaran
perkembangan
menginformasikan
penjualan
selama
kepada
satu
4
peserta
semester
ini
rapat bahwa
mengalami
perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan
penjualan semester lalu.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan
dari
rapat
bisnis
tentang
penjajakan
ide/gagasan
(brainstorming) biasa nya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru
yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan dating, atau bisa juga
sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masingmasing karyawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan
mengeluarkan pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan
dikerjkan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala
atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk
membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat
dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan
oleh para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang
dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan
berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos
perusahaan untuk mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan
motivasi kepada karyawannya agar mereka lebih meningkatkan kinerja kerja
mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.
5
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasialn komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
MERENCANAKAN RAPAT
Untuk mendapatkan hasil rapat maksimal, rapat perlu direncanakan
sebaik mungkin dengan mempertimbangkan enam hal sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan rapat. Rapat mungkin dilakukan dengan satu tujuan
atau kombinasi tujuan-tujuan : (a) pelatihan atau pendidikanpeserta, (b)
menyebarkan
informasi,
(c)
memecahkan
masalah,
(d)
memperoleh
informasi, atau (e) membuat keputusan.
2. Mengantisipasi hasil. Setiap tujuan rapat yang telah ditentukan, perlu pula
diantisipasi hasil yang akan dicapai. Misalnya rapat dngan tujuan pendidikan
dan pelatihan, hasilnya berupa perilaku, keahlian, atau tekhnik-tekhnik baru.
3. Memilih rencana tindakan. Suatu rapat pendidikan dan pelatihan mungkin
meliputi presentasi, peragaan, aplikasi, diskusi terbuka, simulasi, dan
permainan peran. Rapat penyebaran informasi meliputi presentasi dan
pertanyaan. Sedangkan rapat pengumpulan informasi memerlukan persoalan
dan pertanyaan untuk memancing reaksi dan komentar. Setiap tujuan
memerlukan pendekatan berbeda untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4. Mengembangkan agenda. Agenda rapat ibarat kemudi bagi sebuah kapal
(Meeting Management Team 1987). Agenda atau susunan acara rapat
merupakan “cetak biru” yang akan mengarahkan rapat menuju keberhasilan.
Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga para anggota kelompok tidak
takut menghadiri rapat.
5. Pertimbangan waktu. Menentukan waktu dimulai dan perkiraan waktu
berakhir dalam agenda rapat merupakan gagasan yang baik. Sebagai
kesopasantunan professional terhadap orang-orang sibuk, pemimpin rapat
6
harus memulai dan mengakhiri rapat sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan dalam agenda. Rapat harus dimulai
tepat waktu
tanpa
menghiraukan apakah seluruh peserta telah berkumpul atau belum.
6. Pertimbangan lainnya.
Pemimpin rapat harus mempersiapkan atau
mendelegasikan lembar bahasan yang diperlukan selama rapat. Harus
mengecek kesiapan ruangan pertemuan, menugasi orang untuk mencatat
laporan, memastikan bahwa alat tambahan yang tepat telah tersedia, dan
mengatur meja-kursi, alat peraga dan sebagainya. Jika disediakan makanan
dan minuman, diperlukan pengaturan dan pengiriman tepat waktu.
JENIS GAYA DALAM RAPAT BISNIS
Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom
style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis
yang relative terbatas. Di samping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas
dimungkinkan interaksi yang lebih baik antarpeserta. Oleh karena itu,
susunan tempat duduk berbentuk persegi empat tersebut lebih sesuai
digunakan untuk rapat bisnis yang focus pada pemecahan masalah tertentu
yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini mengingat bahwa ada dua sisi
deretan tempat duduk yang saling berhadapan atau berlawanan. Namun
demikian, penempatan media audio visual sangat terbatas.
Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U” (U Shape) lebih sesuai
digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi
empat. Alat audio visual diletakkan di depan. Susunan tempat duduk yang
berbentuk huruf “U” memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih
mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta
yang ada dari berbagai sisi, baik sisi kiri, kanan, maupun depan.
Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis
dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan
alat audio visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting.
7
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki keterbatasan, di
antaranya
langkah
gerak
narasumber
terbatas
dan
ia
tidak
dapat
berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi
dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.
Gaya Melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan
peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang
relatif lebih sedikit. Gaya melingkar tersebut sesuai digunakan manakala
rapat bisnis dimaksudkan untuk melakukan penjajakan idea tau gagasan
(brainstroming) tertentu yang bermanfaat bagi pengembangan perusahan ke
depan. Sebagai contoh, suatu perusahaan ingin mengembangkan produk
baru dengan sasaran pelanggan yang lebih khusus, misalnya produk fashion
untuk remaja.
Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai
gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semi-cicular style dan
cluster style. Masing-masing gaya penyusunan tempat duduk dapat
dijelaskan secara ringkas sebagai berikut :
Gaya Chevron (Chevron Style)
Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada dasarnya memberikan
keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus
pada pembicara yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya
Chevron akan membentuk huruf “V”.
Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar (semi-circular style)
pada
dasarnya
memberikan
keleluasan
bagi
pembicara
untuk
bisa
berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Di sisi lain juga memberikan
ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game
atau permainan di dalam ruang yang memungkinkan antara-audiens
berpindah tempat duduknya.
Gaya Kelompok (Cluster Style)
Layout tempat duduk gaya kelompok disusun berdasarkan kelompokkelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara
melingkar. Pengelompokan tempat duduk dengan melingkar pada umumnya
8
banyak
digunakan
pada
kegiatan-kegiatan
pelatihan/training
yang
memungkinkan untuk belajar mengenai kekompakan kelompok atau tim.
JENIS-JENIS RAPAT
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik
ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu
mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan
menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan
pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
3. Rapat Perundingan.
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar
tidak merugikan kedua belah pihak.
b)
Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
Rapat
formal
adalah
rapat
yang
dilaksanakan
dengan
suatu
perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan
semua peserta rapat memperoleh undangan.
2. Rapat informal.
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan
tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka.
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak
bersifat rahasia.
9
4. Rapat tertutup.
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan
tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang
menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui
oleh umum).
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin
setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
2. Rapat bulanan.
Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan
dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
3. Rapat semester.
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan
sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun
dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk
waktu enam bulan berikutnya.
4. Rapat tahunan.
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang
bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana
jangka pendek dan jangka panjang..
d) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan
guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
suatu instansi.
2. Rapat dinas.
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di
instansi pemerintah).
3. Musyawarah kerja.
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
10
PEMIMPIN RAPAT
Pemimpin rapat memiliki dua tugas utama : menangani masalah –
masalah rapat, dan memimpin orang (peserta rapat).
A. Menangani masalah-masalah rapat.
Pemimpin rapat harus mencermati 16 masalah rapat yang paling
umum.
1. Tidak ada tujuan atau pokok agenda.
2. Tidak ada orientasi sebelum rapat.
3. Lambat memulai rapat.
4. Persiapan yang buruk atau tidak cukup.
5. Melepaskan masalah.
6. Rapat terlalu lama.
7. Tidak terorganisasi.
8. Tidak meyakinkan.
9. Kepemimpinan tidak efektif.
10. Informasi yang didiskusikan tidak berhubungan.
11. Membuang-buang waktu.
12. Interupsi.
13. Tidak efektif dalam membuat keputusan.
14. Diskusi bertele-tele, berlebihan dan menyimpang.
15. Para individu mendominasi diskusi.
16. Tidak ada hasil atau tidak ada tindak lanjut.
Pemimpin Rapat
Pemimpin rapat memiliki dua tugas utama : menangani masalah rapat,
dan (memimpin) peserta rapat. Kemampuan pemimpin menangani isi dan
dimensi-dimensi sosial rapat merupakan hal yang kritis untuk memenuhi misi
organisasi.
11
Pemimpin akan menagani masalah pokok rapat dengan mengikuti
agenda yang dikembangkan untuk memajukan tujuan, hasil, dan strategi
rapat.
Peran tugas
Beberapa peran tugas kepemimpinan harus dipikul oleh para anggota
kelompok. Pemimpin mengharapkan para individu yang memiliki keahlian
khusus untuk memikul peran tugas berikut ini.
1. Pemprakarsa mengusulkan gagasan-gagasan baru atau pendekatanpendekatan terhadap pemecahan masalah kelompok.
2. Pencari informasi meminta penjelasan atau saran-saran dan juga fakta
atau informasi lain yang akan membantu kelompok menghadapi masalah.
3. Pencari gagasan meminta penjelasan mengenai nilai dan gagasan yang
diungkap oleh anggota kelompok.
4. Pemberi informasi memberikan fakta, contoh, statistik, dan bukti lain yang
membantu kelompok menyelesaikan tugas.
5. Pemberi pendapat menawarkan pendapat mengenai gagasan-gagasan
dalam disukusi.
6. Pengurai memberikan contoh-contoh untuk menunjukkan bagaimana
gagasan-gagasan atau saran-saran bekerja.
7. Pengevaluasi berusaha menilai bukti dan kesimpulan yang disarankan
kelompok.
8. Pemberi energi berusaha menggairahkan kelompok untuk lebih produktif.
(Benne dan Sheats, 1948, h. 43-44)
9. Pemprakarsa mengusulkan gagasan-gagasan baru atau pendekatanpendekatan terhadap pemecahan masalah kelompok.
10. Pencari informasi meminta penjelasan atau saran-saran dan juga fakta
atau informasi lain yang akan membantu kelompok menghadapi masalah.
11. Pencari gagasan meminta penjelasan mengenai nilai dan gagasan yang
diungkap oleh anggota kelompok.
12. Pemberi informasi memberikan fakta, contoh, statistik, dan bukti lain yang
membantu kelompok menyelesaikan tugas.
13. Pemberi pendapat menawarkan pendapat mengenai gagasan-gagasan
dalam disukusi.
14. Pengurai memberikan contoh-contoh untuk menunjukkan bagaimana
gagasan-gagasan atau saran-saran bekerja.
12
15. Pengevaluasi berusaha menilai bukti dan kesimpulan yang disarankan
kelompok.
16. Pemberi energi berusaha menggairahkan kelompok untuk lebih produktif.
(Benne dan Sheats, 1948, h. 43-44)
Seluruh peran tugas kelompok ini berguna untuk mengarahkan tujuan
rapat. Tidak semua peran ini perlu diambil oleh kelompok untuk mencapai
tujuannya, tetapi dalam rapat yag berhasil, sebagian besar peran tugas akan
dipikul kelompok. Tentu saja, “betapa pun teliti dan siaganya” pemimpin
rapat,”pertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan rapat sebenarnya
terletak pada setiap orang dalam kelompok” (Royal Bank Letter, 1984 h. 4).
B. Memimpin orang (peserta rapat)
Pemimpin rapat memiliki fungsi sebagai :
1. Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan
rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar
topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak
menyabar ke topik/masalah lainnya.
2.
Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3.
Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat
untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan
pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai
dengan harapan semua peserta.
4.
Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika
rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat
dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan
13
demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan
pengalaman yang lebih luas.
.
MANAJEMEN DIRI
Manajemen diri adalah kemampuan seseorang untuk mengenali dan
mengelola dirinya (secara fisik, emosi, pikiran, jiwa, dan spiritual) sehingga
dia mampu mengelola orang lain dan berbagai sumber daya untuk
mengendalikan maupun menciptakan realitas kehidupan sesuai dengan misi
dan tujuan hidupnya menurut Prijosaksono dalam Rinanda (2006).
Pemimpin rapat dapat melakukan kesalahan yang mengurangi
efektivitas
pribadinya
dan
pencapaian
tujuan
rapat.
Auger
(1972)
mendaftarkan beberapa “dosa” pemimpin rapat, masing-masing dosa
pemimpin rapat akan dijelaskan secara singkat dibawah ini :
1. Jangan mendominasi rapat. Jika Anda (sebagai seorang ketua) mendominasi
rapat dengan pikiran Anda mengenai setiap masalah kebencian timbul. Dalam
pandangan para peserta, Anda adalah orang yang otokrasi dan “mengetahui
segalanya”. Prilaku ini merusak harga diri anggota dan menghancurkan
keterpaduan kelompok.
2. Mempersiapkan rapat dengan baik. Jika Anda datang kesuatu rapat dengan
persiapan yang buruk, kenyataannya akan jelas.Kelompok akan mengetahui
Anda membolak balik dokumen, mencari-cari slogan, dan membuat referensi
yang tidak jelas untuk pokok permasalahan. Rapat akan berjalan terseokseok dan membuang-buang waktu para peserta rapat tersebut.
3. Mengendalikan rapat yang menyimpang. Jangan biarkan peserta rapat
melantur, turut campur tangan ketika komentar-komentar tidak berhubungan
erat dengan masalah yang diarahkan. Rapat akan berakhir dengan waktu
yang jauh lebih lama dibandingkan yang telah disepakati, artinya tidak
menghargai waktu peserta rapat. Atau berakhir pada waktu yang tepat, tapi
hasilnya minim.
4. Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan. Apakah Anda tidak menyukai
pertanyaan yang tampak menantan gagasan atau sasaran Anda ?. Apakah
Anda menyampaikan pesan negatif (sengaja atau tidak) jika kata-kata Anda
dipertanyakan.
Anda mungkin akan menghancurkan inisiatif para anggota
untuk menjadi tim yang produktif.
14
5. Jangan biarkan gangguan yang bersifat humor. Cerita humor yang lucu dan
tidak berhubungan dengan apa yang didiskusikan mungkin akan mengurangi
ketegangan, tapi terlalu banyak humor (yang baik) dapat merusak sifat rapat
bisnis.
6. Jangan pernah melecehkan anggota kelompok. Anda tidak bijaksana jika
menghukum anggota kelompok didepan umum. Merendahkan anggota
tertentu, akan memberi kesan bahwa Anda memiliki masalah serius dengan
rasa aman dan harga diri Anda sendiri.
7. Hindari intrupsi. Jika terlalu membiarkan intrupsi dalam rapat (kecuali darurat),
Anda akan memacu kemarahan peserta. Menerima telepon pada saat rapat
bisnis (kecuali berhubungan dengan hal penting yang di rapatkan), akan
menghabiskan waktu peserta yang sangat berharga. Memberi izin pada
sekretaris untuk membawa masuk surat-surat, memo, atau dokumen lain
untuk resensi Anda adalah tidak layak.
TINDAK LANJUT RAPAT
Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu
ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan,pandangan para
narasumber,
catatan
hasil
diskusi Tanya-jawan
selama
rapat bisnis
berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audiao-visual.
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut
perlu menindaklanjuti apa yang telah dirumuskan sementara selama rapat
bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis
dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan
selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-viisual.Dalam
hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan
dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanutnya secara formal pihakpihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut
membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan
untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari.
Rapat belum dapat dikatakan berakhir jika tindak lanjut pokok belum
terpenuhi yaitu : Mengevaluasi dan mendistribusikan laporan.
15
Mengevaluasi rapat
Evaluasi
adalah
rangkaian
kegiatan
membandingkan
realisasi
masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana
dan standar. Evaluasi merupakan merupakan kegiatan yang menilai hasil
yang diperoleh selama kegiatan pemantauan berlangsung. Lebih dari itu,
evaluasi juga menilai hasil atau produk yang telah dihasilkan dari suatu
rangkaian program sebagai dasar mengambil keputusan tentang tingkat
keberhasilan yang telah dicapai dan tindakan selanjutnya yang diperlukan.
Evaluasi bisa dialkukan dengan meminta sarn langsung dari peserta rapat,
atau menyediakan formulir kritik yang sederhana kepada setiap peserta rapat.
Cara lain untuk mengevaluasi rapat adalah dengan menugasi seseorang
untuk menjadi evaluator yang kritis.
Sebenarnya untuk mengevaluasi keberhasilan sebuah rapat, setiap
peserta cukup menjawab dua pertanyaan sederhana : (1) Apa yang terjadi ?,
dan (2) Bagaimana rapat berlangsung ?. Apa yang terjadi dalam rapat, terkait
dengan masalah-masalah apa yang dipecahkan dan keputusan-keputusan
apa yang dibuat. Sedangkan bagaimana rapat berlangsung, ini menyangkut
proses rapat, apakah ada kerja sama yang baik, bagaimana perasaan para
peserta rapat dan lain-lain.
Mendistribusikan laporan
Pendistribusian hasil rapat adalah kegiatan membagikan hasil rapat
kepada seluruh peserta rapat baik yang hadir maupun tidak hadir ataupun
kepada pihak luar/ekstern dalam bentuk dokumen hasil penggandaan
maupun melalui buku ekspedisi,pesawat telepon, dan media massa.
Syarat pendistribusian hasil rapat yaitu :
a. Bahasa mudah dipahami
b. Sesuai dengan kenyataan atau tidak dibuat-buat
c. Merata ke seluruh peserta rapat
16
Fungsi pendistibusian hasil rapat yaitu :
i. Agar semua peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui secara jelas
hasil rapat yang telah diadakan
ii. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan dalam rapat yang
diadakan selanjutnya
iii. Sebagai bukti bahwa telah diadakan rapat dalam suatu organisasi
iv. Sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan suatu kegiatan yang telah
direncanakan sebelumnya
Laporan harus diberikan segera setelah rapat selesai, laporan rapat harus singkat
dan meliputi :
Waktu, tanggal, tempat, dan nama pemimpin rapat.
Nama seluruh peserta yang hadir dan yang tidak hadir.
Pokok acara yang didiskusikan dan keputusan yang dicapai.
Nama orang yang akan menyelesaikan tugas-tugas.
Waktu selesainya rapat.
Tanggal, waktu, dan tempat rapat selanjutnya (jika ada).
Melaporkan Rekomendasi Kelompok. Kelompok-kelompok pemecah masalah
dan pembuat keputusan harus melaporkan hasil-hasil diskusi mereka kepada
atasan. Bentuk laporan bisa lisan, tulisan, atau gabungan keduanya. Bentuk
standar untuk melaporkan pertimbangan dan rekomendasi kelompok adalah
laporan tertulis.
FORMAT RAPAT KHUSUS
Beberapa prosedur pemecahan masalah khusus dapat bertindak
sebagai sarana penyusunan tulisan pada saat rapat diperpanjang, atau
sebagai alat pemecah masalah diluar jangkauan rapat biasa. Prosedur
pemecah masalah khusus ini meliputi : kelompok-kelompok dengungan,
tekhnik kelompok nominal, metode Delphi, dan lingkaran kualitas.
1. Kelompok-kelompok dengungan atau kelompok yang membicarakan
desas-desus (buzz groups), adalah suatu bentuk diskusi yang terdiri dari
sejumlah orang dan berkumpul dalam sebuah kelompok yang beranggotakan
17
3-7 orang untuk membahas suatu permasalahan dengan melihat berbagai
macam aspek permasalahan dan bertukar pikiran untuk memecahkan suatu
permasalahan dan kelompok kecil yang dipilih dari unit yang lebih besar.
Diskusi kelompok kecil adalah salah satu cara yang digunakan untuk
menyelesaikan
masalah
dengan
melihat
berbabagai
macam
aspek
permasalahan dan dilakukan dengan bertukar pikiran secara teratur dan
terarah.Misalnya “ Tekhnik kelompok dengungan 66”, yaitu kelompok yang
terdiri dari enam orang anggota yang mendiskusikan topik selama enam
menit. Tekhnik kelompok dengungan ini merupakan cara yang baik untuk
menghidupkan rapat yang membosankan.Kelompok-kelompok dengungan
dapatmenghaslkan pertanyaan-pertanyaan untuk panel, mengenai masalahmasalah atau
pokok-pokok persoalan yang timbul dalam situasi, dan
mengilhami daftar pemecahan suatu masalah. Tujuannya untuk mendapat
berbagai informasi dalam menjelajahi gagasan baru atau memecahkan suatu
masalah, mengembangkan kemampuan berpikir dan berkomunikasi.
2. Tekhnik kelompok nominal atau NGT (nominal group technique), Pada
dasarnya, TKN adalah rapat kelompok yang terstruktur terdiri dari 7-10
individu duduk berkumpul tetapi tidak berbicara satu sama lainnya. Setiap
orang menulis gagasannya di selembar kertas. Setelah 5 menit, dilakukan
saling tukar pikiran yang terstruktur. Setiap orang mengajukan satu gagasan.
Seseorang yang ditunjuk sebagai notulen mencatat seluruh gagasan itu di
kertas di depan seluruh anggota kelompok. Kesemuanya berlanjut sampai
dengan tidak ada lagi gagasan yang dikemukakan.
3. Metode Delphi adalah “metode pengumpulan, pemeriksaan dan penilaian
yang sistematis terhadap topik-topik khusus melalui serangkaian kuisioner
berurutan yang terutang dalam tulisan dirancang secara cermat, yang
diselingi dengan informasi yang diringkas dan umpan balik opini yang
diperoleh dari reaksi orang lain”.
Metode Delphi membatasi interaksi antara anggota (khususnya pada panel
akhli) untuk memperkecil tanggung jawab pada satu sudut pandang, dominasi
oleh anggota yang vokal, dan tekanan opini mayoritas.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam teknik ini adalah (Dermawan, 2004):
18
1. Para pembuat keputusan melalui proses Delphi dengan identifikasi isu dan
masalah pokok yang hendak diselesaikan.
2. Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai
dipilih.
3. Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik didalam maupun
luar organisasi, yang di anggap mengetahui dan menguasai dengan baik
permasalahan yang dihadapi.
4. Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan
alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner
kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir.
5. Sebuah tim khusus dibentuk merangkum seluruh respon yang muncul dan
mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipasi teknik ini.
6. Pada tahap ini, partisipan diminta untuk menelaah ulang hasil rangkuman,
menetapkan skala prioritas atau memperingkat alternatif solusi yang dianggap
terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan
terakhir dalam periode waktu tertentu.
7. Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah
mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna mencapai kesepakatan untuk
menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik.
Proses Delphi dan TKN telah terbukti lebih produktif dibandingkan
sumbang saran. Masing-masing memiliki catatan sukses. Perbedaan dasar
antara proses delphi dan TKN menurut Gibson (1997:293) adalah:
1. Partisipan untuk Delphi tidak saling kenal satu sama lain, sementara
TKN sudah saling kenal.
2.Partisipan TKN duduk saling berhadapan, sementara Delphi secara
fisik berjauhan dan tidak pernah saling bertemu.
19
3. Pada proses Delphi, semua komunikasi antar partisipan dengan
cara kuesioner tertulis dan umpan balik dari pemantauan seorang staf.
Pada TKN, partisipan berkomunikasi secara langsung.
Teknik ini membantu kelompok dalam menghasilkan sejumlah ide,
mengevaluasi dan memilih solusi secara lebih terstruktur dan sistematis.
Dalam teknik ini, setiap anggota kelompok menulis ide dan solusi,
membacakan ide dan solusinya kepada orang lain, mendiskusikan dan
merangking seluruh alternatif.
4. Lingkaran Kualitas (quality cyrcle) merupakan sekelompok kecil pegawai
perusahaan yang bertemu secara teratur dengan pimpinan umum untuk
mengidentifikasi dan memecahkan masalah-masalah yang berhubungan dan
pada waktu kerja untuk mendiskusikan masalah-masalah yang berhubungan
dengan pekerjaan. Di Jepang lingkaran kualitas disebut lingkaran pengendali
kualitas, telah menjadi alat manajemenyang sangat popular untuk
meningkatkan produktivitas, moral, keterlibatan pekerja serta kualitas produk
(barang dan jasa). Waktu bertemu kelompok kecil ini bervariasi antara satu
perusahaan dengan perusahaan lainnya, biasa bertemu untuk membahas
hal tertentu kurang lebih satu jam setiap Minggu.
Karakteristik yg membuat Quality Circles ini unik adalah:
Kenggotaannya bersifat sukarela, baik untuk mengisi posisi anggota
maupun sebagai pimpinannya. Tapi, biasanya pimpinan diambil dari
supervisor yang akan diberi pelatihan-pelatihan, khususnya mengenai
dinamika kelompok, kepemimpinan, dan filosofi quality circles. Selanjutnya,
kelompok ini diberi sebuah keempatan untuk memilih masalah organisasi yg
ingin mereka pecahkan dalam kelompok.
20
DAFTAR PUSTAKA
http://adiprakosa.blogspot.co.id/2008/07/komunikasi-kelompok.html?m=1
http://hadijahaja46.blogspot.co.id/2014/04/makalah-rapat-bisnis.html?m=1
http://dimasarioarumbinang.blogspot.co.id/2010/06/metode-delphi.html?m=1
http://komandanu.blogspot.co.id/2010/05/sekelumit-tentang-quality-ofworking.html?m=1
http://perencanaan.ipdn.ac.id/kajian-perencanaan/kajianperencanaan/monitoringdanevaluasi
http://opinisangpemimpi.blogspot.co.id/2011/11/teknik-pengambilankeputusan-kelompok_19.html?=1
http://kurenah.blogspot.co.id/2008/01/bekerja-dalam-kelompok.html
http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/06/fungsi-pemimpin-rapat.html
http://berbagi-informasi-dan-pengetahuan.blogspot.co.id/2012/02/pengertianrapat.html
http://opinisangpemimpi.blogspot.co.id/2011/11/teknik-pengambilankeputusan-kelompok_19.html
DJOKO PURWANTO. 2003.“ KOMUNIKASI BISNIS”, EDISI KE TIGA,
JAKARTA: ERLANGGA.
DAN B CURTIS DKK. 2000.KOMUNIKASI BISNIS DAN PROFESIONAL.
BANDUNG: PT REMAJA ROSDAKARYA.
21