Mt Kuliah Administrasi Perkantoran1

  13:43:55 ^13:43:55

^meirinawati

^meirinawati

^{2 2 }

  A. Segi Ontologi

  A. Segi Ontologi 1.a. Pengertian Kantor

  1.a. Pengertian Kantor

  a. Komaruddin, kantor :

  a. Komaruddin, kantor : keseluruhan ruang yang keseluruhan ruang yang menj.tempat pelaks. Kegt. menj.tempat pelaks. Kegt. tata tata ush/kegt manajemen ush/kegt manajemen

  /tgs /tgs pimp.lainnya dlm pimp.lainnya dlm sebuah sebuah orgs. orgs. b. Moekijat, kantor :

  b. Moekijat, kantor : setiap tempat yang biasanya setiap tempat yang biasanya dipergunakan u/ melaks.pekerjaan tt dipergunakan u/ melaks.pekerjaan tt ush (pekerj.kantor,pekerj.tulis ush (pekerj.kantor,pekerj.tulis menulis) menulis)

  c. The Liang Gie, kantor :

  c. The Liang Gie, kantor : tempat dlm suatu bdn ush dimana tempat dlm suatu bdn ush dimana dilaks.pekerjaan administratif yang dilaks.pekerjaan administratif yang dpt dilakukan dgn tangan/mesin dpt dilakukan dgn tangan/mesin mengenai infomasi * proses mengenai inf mulai dr. menerima,mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan

  

  Sebuah ruangan atau bangunan

  Sebuah ruangan atau bangunan

  tempat runtutan kegiatan tta usaha

  

tempat runtutan kegiatan tta usaha

  terlaksana untuk memulai,

  terlaksana untuk memulai,

  membenahi, mengembangkan dan

  

membenahi, mengembangkan dan

mengawasi kegiatan usaha. mengawasi kegiatan usaha.

• • Kata sepadan u/ istilah kantor :

  @ jasa @ jabatan @ gedung kantor @ ruang kerja @ biro a.

  Menurut The Liang Gie : segenap proses penyelenggaraan dlm setiap ush kerjasama sekelp orang u/ mencapai tujuan.

  b. Menurut Soekarno : proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan o/ dua org/lebih scr bkj sama u/ menc suatu tujuan yang telah ditetapkan

  13:43:56

^meirinawati

⁸ Kesimpulan Administrasi : 

  Proses kerjasama antara dua orang/ lebih u/ mencapai tujuan tertentu

• Administrasi dibedakan 2 :

  1. Adm dlm arti sempit : tata usaha / office work.

  2. Adm dlm arti luas, ditinjau 3 sudut:

  a. Sudut Proses : keseluruhan proses yang dimulai dr pemikiran,perencanaan, pengaturan, penggerakan,pengawasan atau pengendalian sampai proses penc tujuan

  c. Sudut kepranataan/institution ada 4 gol :

  _

tercapainya tujuan/hasil nyata manajer

  pekerjaan/pelaksana karyawan/pegawai

  Orang yang melaksanakan

  Orang yang melaksanakan

  _ manajemen para ahli

  manajemen para ahli

  Orang yang membantu dministrator dan

  Orang yang membantu dministrator dan

  tercapainya tujuan/hasil nyata manajer

  c. Sudut kepranataan/institution ada 4 gol : _

  Orang yang langsung memimpin kerja kearah

  Orang yang langsung memimpin kerja kearah

  _ administrator

  administrator

  tujuan/kebijaksanaan

  tujuan/kebijaksanaan

  Orang yang menentukan/mempertahankan

  Orang yang menentukan/mempertahankan

  

pekerjaan/pelaksana karyawan/pegawai a.

  Moekijat :

penjurusan & pengawasan sebuah kantor u/

menc tujuannya yang khusus dgn cara yang sehemat-hematnya b. LAN : keseluruhan proses kerjasama antr dua org/lebih u/ menghslkan infs scr rasional c. Komaruddin :

  c. Komaruddin :

  perencanaan,pengorganisasian, perencanaan,pengorganisasian, pengarahan ,pengkoordinasian & pengarahan ,pengkoordinasian &

pengawasan pekerj ketataushaan u/

pengawasan pekerj ketataushaan u/

menc tujuan yang telah diperkirakan

menc tujuan yang telah diperkirakan

  seluruh kegt penataan yang seluruh kegt penataan yang berhub berhub dgn dgn pelaks tt ush sebuah pelaks tt ush sebuah orgs agar orgs agar proses tsb mampu proses tsb mampu menyediakan inf menyediakan inf yang bermakna yang bermakna bg proses pembuatan bg proses pembuatan keputusan keputusan d. Soeparjati :

  proses kerjasama di dlm kantor u/

  proses kerjasama di dlm kantor u/

  menc tujuan kantor yang telah

  menc tujuan kantor yang telah

  ditetapkan sebelumnya dgn melaks

  

ditetapkan sebelumnya dgn melaks

  fungsi manajemen

  fungsi manajemen

  

Keseluruhan kegiatan penataan yang

berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi

  13:43:57 _{meirinawati 15}

  

meirinawati

^meirinawati

^{16 13:43:58 16 13:43:58}

  2. Ruang lingkup :

  2. Ruang lingkup : Berhubungan dgn pelaksanaan kegt. Berhubungan dgn pelaksanaan kegt. suatu kantor, misal: mengarsip, suatu kantor, misal: mengarsip, persuratan, dll. persuratan, dll.

  3. Materi :

  3. Materi :

  a. Adm Perkantoran sbg ilmu

  a. Adm Perkantoran sbg ilmu pengetahuan pengetahuan

  b. Kegiatan kantor

  b. Kegiatan kantor

  c. organisasi kantor dan prosedur kantor

  c. organisasi kantor dan prosedur kantor d. Penataan ruang kantor

  d. Penataan ruang kantor

  e. Tata usaha perlengkapan

  e. Tata usaha perlengkapan

  f. Warkat dan Kearsipan

  f. Warkat dan Kearsipan

  g. Sistem kearsipan

  g. Sistem kearsipan

  h. Penyusutan arsip

  h. Penyusutan arsip i. Membuat sistem kearsipan i. Membuat sistem kearsipan j. Azas tata persuratan j. Azas tata persuratan k. Format surat k. Format surat l. Membuat surat dinas l. Membuat surat dinas m. Membuat surat non dinas m. Membuat surat non dinas n. Efisiensi pekerjaan kantor n. Efisiensi pekerjaan kantor

  1. Pendekatan/kerangka berpikir :

  a. Pend. Multidisipliner : ilmu adm, ilmu manajemen b. Pend. Multidimensi : Keadaan

  13:43:58 ^{13:43:58 meirinawati meirinawati 19 19}

  2. Metode :

  2. Metode :

  a. Induksi :

  a. Induksi : mendasarkan hsl penelitian di dlm mendasarkan hsl penelitian di dlm masy baru diambil kesimpulan masy baru diambil kesimpulan

  b. Deduksi :

  b. Deduksi : mendasarkan pada rumusan/ teori/ mendasarkan pada rumusan/ teori/ dalil lalu dibuktikan kebenarannya dalil lalu dibuktikan kebenarannya

  

  pengawasan thd

  ekonomis

  dgn cara yang paling

  dgn cara yang paling

  mencapai tujuan

  mencapai tujuan

  yang diperlukan dpt

  yang diperlukan dpt

  segala kegt

  segala kegt

  suatu kantor agar

  suatu kantor agar

  pengawasan thd

  pengarahan dan

  C. Segi aksiologi menyangkut

  pengarahan dan

  memberikan

  memberikan

  sehingga dapat

  sehingga dapat

  di dlm perkantoran

  di dlm perkantoran

  dilakukan

  dilakukan

  memahami kegiatatan yang

  memahami kegiatatan yang

  tujuan

  tujuan

  ekonomis

   1. Geoffrey Whitehead, 5 bidang kegt

  utama :

  utama :

  a. Kegt komunikasi memo, surat

  a. Kegt komunikasi memo, surat

  b. Kegt kalkulasi

  b. Kegt kalkulasi

  c. Kegt yang mengikuti prosedur rutin

  c. Kegt yang mengikuti prosedur rutin

  d. Pengelolaan warkat

  d. Pengelolaan warkat

  e. Penyusunan laporan

  e. Penyusunan laporan

  

  penulisan)

  d. Memeriksa

  nomor)

  nomor)

  c. Mengarsip (memilih, memberi

  c. Mengarsip (memilih, memberi

  b. Mengcopy

  b. Mengcopy

  penulisan)

  u/ mempercepat proses

  Kegt tambahan :

  u/ mempercepat proses

  lain

  lain

  cara

  cara

  Menulis (mengetik, steno dan

  Menulis (mengetik, steno dan

  a.

  Kegt tambahan : a.

  d. Memeriksa

• 2. Geoge Terry, ada 7 kegiatan :

  a. Mengetik 24,60 %

  b. Menghitung 19,50 %

  c. Memeriksa 12,30 %

  d. Menyimpan arsip 10,30 %

  e. Menelepon 8,80 %

  f. Manggandakan 6,40 %

  g. Mengirim surat 5,50 %

  h. Lain-lain 12,70 %

  

  e.

  Records (warkat) Records (warkat) i. i.

  h.

  Methods (metode) Methods (metode) h.

  g.

  Supplies & stationer (perbekalan & keperluan Supplies & stationer (perbekalan & keperluan tulis) tulis) g.

  f.

  

Appliences & machines (peralatan & mesin)

Appliences & machines (peralatan & mesin)

f.

  Furniture & equipment (perabotan & Furniture & equipment (perabotan & perlengkapan) perlengkapan) e.

  3. Charles O. Libbey :

  d.

  Office personnel (kepegawaian perkantoran)

Office personnel (kepegawaian perkantoran)

d.

  c.

  Communication (komunikasi) Communication (komunikasi) c.

  b.

  Office space (ruang perkantoran) Office space (ruang perkantoran) b.

  a.

  3. Charles O. Libbey : a.

  Executive control (kontrol pejabat pimpinan) Executive control (kontrol pejabat pimpinan)

• • Rangkaian kegiatan menghimpun,

  mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan

menyimpan informasi/keterangan

yang diperlukan dalam organisasi

  

  Penyedia pelayanan komunikasi dan warkat melalui pengelolaan informasi

  13:44:01

^meirinawati

²⁶

   Penerimaan infs surat, penggilan telepon _ Pencatatan infs cat peg, harga, pesanan _ Penyusunan infs nerasa, faktur _ Pemberian infs lap kemajuan, daftar harga _

Perawatan aktiva kas dibank, warkat penting

  

meirinawati

^meirinawati

^{28 13:44:04 28 13:44:04} 

  Bersifat sekunder (tambahan thd

  Bersifat sekunder (tambahan thd

  tujuan pokok usaha

  tujuan pokok usaha 

  Kantor mrpk komplementer

  Kantor mrpk komplementer

  (melengkapi) thd tujuan pokok usaha

  (melengkapi) thd tujuan pokok usaha 

  Mengawasi faktor-faktor produksi

  Mengawasi faktor-faktor produksi

  keuangan, pegawai

  keuangan, pegawai

• Aspek efisiensi kantor :

  1. Tujuan untuk menilai & menentukan keberhasilan, mengarahkan & mengkoordinasikan

  2. Organisasi penyusunan tng kerja & pembagian tgs

  3. Metode

  3. Metode urutan pelaks pekerjaan & bgmana urutan pelaks pekerjaan & bgmana serta dimana pekerjaan dilaksanakan serta dimana pekerjaan dilaksanakan

  4. Personalia/Kepegawaian

  4. Personalia/Kepegawaian perekrutan, latihan, penempatan, perekrutan, latihan, penempatan, promosi, promosi, penghentian pegawai penghentian pegawai

  5. Lingkungan

  5. Lingkungan gedung, perabot, kondisi fisik didlm ktr gedung, perabot, kondisi fisik didlm ktr

  6. Mesin dan Perlengkapan

  6. Mesin dan Perlengkapan semua benda mati yang dignkan dlm ktr u/ semua benda mati yang dignkan dlm ktr u/ membantu pelaks kerja membantu pelaks kerja

  

  1. Asas Perencanaan

  1. Asas Perencanaan 

  2. Asas Penyederhanaan

  2. Asas Penyederhanaan 

  3. Asas Penghematan

  3. Asas Penghematan 

  4. Asas Penghapusan

  4. Asas Penghapusan 

  5. asas Penggabungan

  5. asas Penggabungan

  Adalah :

  Adalah :

   Urutan langkah-langkah (pelaksanaan

  Urutan langkah-langkah (pelaksanaan

  pekerjaan) di dlm mana pekerj dilakukan

  pekerjaan) di dlm mana pekerj dilakukan

  & berhub. dgn apa yang dilakukan, bgmn

  & berhub. dgn apa yang dilakukan, bgmn

  melakukannya, bilamana melakukannya,

  melakukannya, bilamana melakukannya,

  dimana melakukannya dan siapa yang

  dimana melakukannya dan siapa yang

  melakukannya

  melakukannya

  13:44:05 ^{13:44:05 meirinawati meirinawati 33 33 } Mengakibatkan pekerj ktr lebih lancar

  Mengakibatkan pekerj ktr lebih lancar _

  Memberikan pengawasan lbh baik

  Memberikan pengawasan lbh baik _

  

Mengakibatkan penghematan biaya

  Mengakibatkan penghematan biaya _

  Mengakibatkan koorinasi lbh baik

  Mengakibatkan koorinasi lbh baik

  diantara bagian yang berlainan

  _ diantara bagian yang berlainan

  Membantu dlm latihan pegawai baru

  Membantu dlm latihan pegawai baru _

  

Berhub degn formulir perkantoran,

  Berhub degn formulir perkantoran,

  alat pekerj tt ush yang penting

  alat pekerj tt ush yang penting

  13:44:06 13:44:06

^{meirinawati meirinawati}

^{34 34 } Mengurangi biaya pekerjaan

  Mengurangi biaya pekerjaan

  kantor tanpa merugikan

  kantor tanpa merugikan

  efektivitas disamping membantu

  efektivitas disamping membantu

  manajemen mencapai

  manajemen mencapai

  tujuannya

  tujuannya

  

  1. Sederhana u/ mempermudah

  1. Sederhana u/ mempermudah pengawasan

  _ pengawasan

  2. Spesialisasi digunakan sebaik2x nya

  2. Spesialisasi digunakan sebaik2x nya _

  3. Pencegahan penulisan,

  3. Pencegahan penulisan, gerakan/kegt gerakan/kegt yang tdk perlu

  _ yang tdk perlu

  4. Arus pekerj sebaiknya mencegah

  4. Arus pekerj sebaiknya mencegah rintangan rintangan

  5. Mencegah kekembaran pekerjaan _

   _

  6. Cegah pemeriksaan yang tdk perlu

  7. Pengecualian seminimnya thd _ peraturan

  8. Sistem fleksibel & dpt disesuaikan dgn _ kondisi yang berubah _

  9. Pembagian tugas yang tepat

  10. Pengawasan terus menerus thd pekerjaan yang dilakukan

   11. Penggunaan mesin ktr yang sebaik2x

  11. Penggunaan mesin ktr yang sebaik2x

  nya

  nya

   12. Urutan pelaks pekerj yang sebaik2x ny

  12. Urutan pelaks pekerj yang sebaik2x ny

   13. Tiap pekerj yang diselesaikan hrs

  13. Tiap pekerj yang diselesaikan hrs

  memajukan pekerj dgn melihat tujuan

  memajukan pekerj dgn melihat tujuan

  

14. Pekerj tt ush diselenggrakan sampai

  14. Pekerj tt ush diselenggrakan sampai

  yang seminim-minimnya

  yang seminim-minimnya

   15. Pergunakan sebaik2x nya prinsip

  15. Pergunakan sebaik2x nya prinsip

  pengecualian

  pengecualian _13:44:08 13:44:08

_meirinawati

^meirinawati

₃₇ ³⁷

  13:44:08 ^13:44:08

^meirinawati

^meirinawati

^{38 38 }

  a. melayani pelaksanaan pekerj

  a. melayani pelaksanaan pekerj operatif operatif u/ mencapai tujuan dr u/ mencapai tujuan dr sesuatu orgs. sesuatu orgs. _

  b. menyediakan ket. bg pucuk pimp

  b. menyediakan ket. bg pucuk pimp orgs orgs u/ membuat u/ membuat keputusan/melakukan keputusan/melakukan tindakan yang tindakan yang tepat

  _ tepat

  c. membantu kelancaran

  c. membantu kelancaran perkembangan perkembangan orgs sbg suatu orgs sbg suatu keseluruhan keseluruhan

• a. bersifat pelayanan

  George Terry : tt ush sbg service work (pekerj pelayanan) yang fungsinya memudahkan/meringankan yang dilaks u/

menolong pekerj lain agar dpt berjalan scr lebih

efektif orgs

• b. Bersifat meresap kesegenap bagian dlm

   tt ush diperlukan dimana2x & dilaks dlm seluruh orgs

• c. Dilaks semua pihak dlm orgs

• Setiap catatan/setiap apa yang dicatat u/

  disimpan

• Setiap bhn yang tertulis & dipergunakan

  sbg bukti/ alat pembuktian, pertgjwbn & pd suatu peristiwa
• Register, daftar dimana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh/dicatat/dirkam
• • Suatu berita acara atau laporan

  resmi yang dibuat o/ seorang pejabat resmi

• • Fakta/data yang dcapai scr ttt

  mengenai sesuati, misal : jasa, prestasi kerja, karier,kelakuan

• • Alat atau piringan hitam, pita

  rekaman, disket, cd

   Penyusunan alat-alat kantor pd letak yang tepat Penyusunan alat-alat kantor pd letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepusan bekerja bagi para menimbulkan kepusan bekerja bagi para pegawai pegawai

   Penentuan mengenai kebutuhan ruang & Penentuan mengenai kebutuhan ruang & penggunaan scr terperinci dr ruang ini u/ penggunaan scr terperinci dr ruang ini u/ menciptkan susunan yang praktis dr faktor fisik menciptkan susunan yang praktis dr faktor fisik yang dianggap perlu bg pelaksanaan kerja yang dianggap perlu bg pelaksanaan kerja perkantoran dgn biaya yang layak perkantoran dgn biaya yang layak

  

Menghasilkan lbh byk pekerjaan pd biaya

yang sama/lbh rendah

   Mengurangi waktu yang dipelukan u/

mengerjakan dgn memperbaiki arus kerja

   Memperbaiki moral pekerja dgn cara menyiapkan kondisi kerja yang lbh memuaskan

  13:44:10

^meirinawati

⁴³

   Tata Ruang Terbuka

  Tata Ruang Terbuka

   Tata Ruang Terpisah

  Tata Ruang Terpisah

   Tata Ruang Gabungan

  Tata Ruang Gabungan

  13:44:10 _13:44:10

_meirinawati

^meirinawati

^{44 44}

  

Tata Ruang Terbuka

Tata Ruang Terbuka

   Ruangan u/ pimpinan,staf dan para pegwai

  Ruangan u/ pimpinan,staf dan para pegwai

  terletak pd satu lantai tanpa sekat pemisah

  

terletak pd satu lantai tanpa sekat pemisah

• Efektivitas & efisiensi penggunaan

  ruangan tercapai

• Mudah & praktis dlm penataan
• Komunikasi antara para pegawai,staf

  serta pimpinan lbh mdh terjalin

• • Penghematan pemakaian alat-alat fasilitas

  kantor • Adanya demokratisasi dlm bkj.

• Pengawasan peg dpt efektif

   Tinggi tingkat kebisingan dlm bkj

  Tinggi tingkat kebisingan dlm bkj _ Batas status peg & pimpinan tdk

  Batas status peg & pimpinan tdk tampak, shg wibawa pimpinan tdk tampak, shg wibawa pimpinan tdk tampak

  _ tampak Kerahasiaan pekerj sulit dilaksanakan

  Kerahasiaan pekerj sulit dilaksanakan _ Peg tertekan krn merasa diawasi

  Peg tertekan krn merasa diawasi _ Scr psikologis muncul rasa enggan

  Scr psikologis muncul rasa enggan saling membantu & mengoreksi saling membantu & mengoreksi

   Pgawai, staf pimpinan dan pemimpin melaksanakan tugas secara terpisah satu sama lain, masing-masing dalam ruang sendiri

  13:44:16 ^13:44:16

^meirinawati

^meirinawati

^{49 49}

   Wibawa pimpinan dihadapan

  Wibawa pimpinan dihadapan

  pegawai/tamu cukup tinggi

  pegawai/tamu cukup tinggi

   Konsentrasi kerja tiap bagian lbh terjamin

  

Konsentrasi kerja tiap bagian lbh terjamin

   Kerahasiaan kerja masing-masing orang

  

Kerahasiaan kerja masing-masing orang

  terjaga

  terjaga

   Hub antar bagian dapat terhambat

   Biaya pemelihraan gedung lebih tinggi

  

Lebih sulit melakukan perubahan tata ruang

  

Biaya penggunaan peralatan tinggi krn tiap

bag hrs mengadakan peralatan sendiri

  

  satu ruangan shg kerja mereka tetap

  wibawa tetap ada

  

berada dlm ruangan tersendiri shg

  berada dlm ruangan tersendiri shg

  dpt diawasi, sementara pimpinan

  dpt diawasi, sementara pimpinan

  satu ruangan shg kerja mereka tetap

  

Para peg ditempatkan bersama dlm

  Campuran antara tata ruang terbuka

  Para peg ditempatkan bersama dlm

  Pengertian :

  Pengertian :

  _ dn tata ruang terpisah

  dn tata ruang terpisah

  Campuran antara tata ruang terbuka

  wibawa tetap ada

   Azas jarak terpendek memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan dlm jarak yang sependek- pendeknya

   Azas rangkaian kerja menempatkan pr peg & alat kntor menurut rangkaian yang sejalan dgn urutan penyelesaian pekerjaan

  13:44:19 ^13:44:19

^meirinawati

^meirinawati

^{53 53 } Azas penggunaan seluruh ruangan

  tata ruang yang baik adl dpt

  biaya besar

  terlampau sukar/tdk memakai

  terlampau sukar/tdk memakai

  diubah/disusun kembali dgn tdk

  

diubah/disusun kembali dgn tdk

  tata ruang yang baik adl dpt

  Azas fleksibilits

  Azas penggunaan seluruh ruangan

   Azas fleksibilits

  ruang dibiarkan tdk berfungsi

  ruang dibiarkan tdk berfungsi

  yang ada scr optimal, tdk ada

  yang ada scr optimal, tdk ada

  mempegunakan semua ruang

  mempegunakan semua ruang

  biaya besar

  13:44:19 _13:44:19

_meirinawati

^{meirinawati 54} ₅₄ Kesehatan Penyediaan Fasilitas Perlindungan Keselamatan Kerja

  13:44:21 _{meirinawati 55}

  13:44:23 13:44:23 ^{meirinawati meirinawati 56 56 } Bangunan,perlengkapan &

  Bangunan,perlengkapan & perabot terpelihata kebersihannya

  _ perabot terpelihata kebersihannya Ruang kantor tdk boleh berkesan

  Ruang kantor tdk boleh berkesan sesak

  _ sesak Temperatur layak

  Temperatur layak _ Peredaran udara bersih

  Peredaran udara bersih _ Penerangan dlm ruang kerja

  Penerangan dlm ruang kerja memadai memadai

• Disediakan kamar kecil/toilet
• Air bersih untuk minum pegawai
• Disediakan tempat u/

  menggantungkan pakaian basah

• • Pegawai disediakan tempat duduk u/

  keperluan kerja

   Lantai dijaga agar tdk mdh trgelincir _ Tangga diberi pegqngan & bag terbuka diberi pagar _ Bag mesin yang berbahaya diberi pelindung _ Dihindarkan peletakan brg dgn posisi yang

  _ mencelakakan peg Disediakan kotak/lemari obat _ Disediakan alat pemadam kebakaran

   Cahaya

  Cahaya

   Warna

  Warna

   Udara

  Udara

   Suara

  Suara

  

CAHAYA

CAHAYA



  

Cahaya penerangan cukup & memancar

Cahaya penerangan cukup & memancar

tepat akan menambah semangat kerja

  _ tepat akan menambah semangat kerja

Sumber cahaya tdk langsung mengarah

  

Sumber cahaya tdk langsung mengarah

keatas kertas putih krn melelahkan mata, keatas kertas putih krn melelahkan mata, lbh baik cahaya dipantulkan semacam lbh baik cahaya dipantulkan semacam kaca buram kaca buram

  13:44:26 13:44:26

_meirinawati

^meirinawati

^{61 61} Pemilihan warna untuk ruangan Pemilihan warna untuk ruangan

  kantor dengan pertimbangan yang

  kantor dengan pertimbangan yang

  cermat, disesuaikan situasi kerja di

  

cermat, disesuaikan situasi kerja di

  dalam ruangan

  dalam ruangan

   Merah

  Merah merangsang panca indra & jiwa merangsang panca indra & jiwa semangat melaksanakan pekerjaan

  _ semangat melaksanakan pekerjaan Kuning

  Kuning merangsang mata dan saraf, pengaruh merangsang mata dan saraf, pengaruh

mental yaitu gembira & hilang perasaan

mental yaitu gembira & hilang perasaan

tertekan

  _ tertekan Biru

  Biru mengesankan keluasan dan ketentraman, mengesankan keluasan dan ketentraman, mengurangi otot tubuh dan tekanan mengurangi otot tubuh dan tekanan darah tepat yang butuh konsentrasi tinggi darah tepat yang butuh konsentrasi tinggi

  

  Pegawai senantiasa mendapat udara

  Pegawai senantiasa mendapat udara

  segar

  segar 

  Pertimbangkan :

  Pertimbangkan :

• pemasangan venti>pemasangan venti>pemasangan AC, kipas sa>pemasangan AC, kipas sa
• perhatikan temperatur udara
>perhatikan temperatur udara

  13:44:29 13:44:29 ^{meirinawati meirinawati 64 64 } Ruangan kantr sejauh mungkin

  Ruangan kantr sejauh mungkin

  dijauhkan dr sumber kebisingan

  dijauhkan dr sumber kebisingan

   Jika perlu digunakan bahan

  Jika perlu digunakan bahan

  peredam suara pd langit atau

  peredam suara pd langit atau

  dinding ruangan

  dinding ruangan

  

  1. Bentuk Organisasi pembagian kerja,

  1. Bentuk Organisasi pembagian kerja, hub antar bag, jumlah hub antar bag, jumlah pegawai, arus kerja pegawai, arus kerja

  a. penempatan Departemen

  a. penempatan Departemen

• ruang ekskutif
• ruang eksk>departemen akunting
• departemen akun>departemen pembelian
• departemen pembe>departemen penjualan
• departemen penju>departemen kantor & personalia
• departemen kantor & person>ruang pengawas
• ruang peng>deprtemen rumah tangga
• deprtemen rumah tangga
b. Ruang Komputer Elektronik

  b. Ruang Komputer Elektronik

  c. Ruang Perpustakaan

  c. Ruang Perpustakaan

  d. Ruang Tamu

  d. Ruang Tamu

  e. Ruang Pribadi _

  e. Ruang Pribadi

  2. Sistem dan Prosedur Kantor _

  2. Sistem dan Prosedur Kantor

  3. Penampakan Gedung Secara Lahiriah _

  3. Penampakan Gedung Secara Lahiriah

  4. Penempatan Perlengkapan & Perabot _

  4. Penempatan Perlengkapan & Perabot

  5. Jumlah Personalia

  5. Jumlah Personalia

  13:44:30 ^13:44:30

^meirinawati

^meirinawati

^{67 67 } Secara umum perlengkapan kantor

  Secara umum perlengkapan kantor dibg : dibg :

  a. Barang Habis Pakai

  a. Barang Habis Pakai

barang yang hanya bisa dipakai sekali/

barang yang hanya bisa dipakai sekali/

yg segera hbs setelah beberapa kali yg segera hbs setelah beberapa kali

  b. Barang yang Tak Habis Pakai

  b. Barang yang Tak Habis Pakai barang yang relatif awet,tahan barang yang relatif awet,tahan lama/dpt lama/dpt dipakai berulangkali dlm dipakai berulangkali dlm jangka waktu jangka waktu lama lama

• Perlengkapan kantor digolongkan menjadi:

  a. Mesin kantor segala macam mesin yang digunakan u/ menyelesaikan pekerjaan kantor

  b. Perabot kantor barag perabot yang digunakan u/ mendukung berjalanny fungsi kantor,misal : meja,kursi,lemari,rak

  

  buku tulis, amplop 

  misal : vas bunga

  mendukung / memprcantik kantor,

  mendukung / memprcantik kantor,

  Barang yang berfungsi u/

  Barang yang berfungsi u/

  Hiasan kantor

  Hiasan kantor

  buku tulis, amplop

  Perbekalan kantor

  menulis, misal : kertas,kop surat,

  menulis, misal : kertas,kop surat,

  dipergunakan u/ keperluan tulis

  dipergunakan u/ keperluan tulis

  Barang habis pakai yang biasanya

  Barang habis pakai yang biasanya

  Perbekalan kantor

  misal : vas bunga

• •

  Kegt & usaha u/ memperoleh data

  mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki/dikuasai/diurus baik sbg hsl ush pembuatan sendiri, pembelian,hadiah maupun hibah Buku Induk Barang Inventaris

   Buku Induk Barang Inventaris

   Buku Golongan Barang Inventaris

  Buku Golongan Barang Inventaris

  Buku Catatan Barang Non Inventaris

   Buku Catatan Barang Non Inventaris

   Laporan Periodik

  Laporan Periodik

  

Dipakai u/ mencatat semua barang

inventaris tak habis pakai menurut

tanggal penerimaannya

  13:44:36

^meirinawati

⁷⁸

   Buku pembantu tempat mencatat

  Buku pembantu tempat mencatat

barang inventaris menurut golongan

barang inventaris menurut golongan

barng yang telah ditentukan. barng yang telah ditentukan. _

  Data buku golongan barag inventaris

Data buku golongan barag inventaris

diambil dr buku induk barang diambil dr buku induk barang inventaris

  _ inventaris Tiap golongan brg dicatat dlm satu

  Tiap golongan brg dicatat dlm satu buku tersendiri buku tersendiri

  

  Buku yang dipakai untuk mencatat barang-barang yang habis pakai

  

Laporan berisi tentang keterangan

penerimaan, pengeluaran dan persediaan yang ada sampai dgn akhir jangka waktu tertentu ( pertriwulan, pertahun )

   Perhatikan kesesuaian antara isi surat

  Perhatikan kesesuaian antara isi surat pengantar & keadaan barang yang pengantar & keadaan barang yang sesungguhnya

  _ sesungguhnya

Pihak penerima melakukan pemeriksaan

  

Pihak penerima melakukan pemeriksaan

barang

  _ barang

Dibuat Berita Acara Pemeriksaan Barang

  

Dibuat Berita Acara Pemeriksaan Barang

_

Dibuat Berita Acara Serah Terima Barang

  

Dibuat Berita Acara Serah Terima Barang

_ Dicatat dlm Buku Penerimaan Barang

  Dicatat dlm Buku Penerimaan Barang _ Barang disimpan dlm gudang

  Barang disimpan dlm gudang

Cara Pengeluaran Barang 

  Unit kerja yang memerlukan brg mengajukan

formulir permintaan brg dan ditanda tangani

_ pejabat yang bertanggung jawab Petugas gudang mencari brg yang diminta _ Formulir permintaan dibubuhkan catatan

  (paraf/cap) yang menyatakan brg telah keluar diterima kpd penerima brg _ Dicatat dlm Buku Pengeluaran Barang _ Dicatat dalam Buku Stok

  Kertas dan Buku Kaca Mesin Perabot Bahan-bahan kimia

  13:44:53 _{meirinawati 92}

   Penyebab kerusakan :

• Binatang pemakan kertas (rayap, tikus) _
• Kelembaban udara Pencegahan :
• Memasang perangkap tikus, menyemprot obat pembasmi serangga
• Menempatkan kapur barus, pasang AC

  

KACA

KACA



  Disimpan dlm kardus

  Disimpan dlm kardus _

  Dipasang sekat antara satu dgn yang

  Dipasang sekat antara satu dgn yang

  lain

  _ lain

  Kaca sedapat mungkin dihindari

  Kaca sedapat mungkin dihindari

  penumpukan yang terlalu banyak

  penumpukan yang terlalu banyak

• • Mesin disimpan dgn tetap

  mempergunakan peti kemasan agar terlindung dari benturan, karat, kelembaban udara

  

  Diupayakan u/ pencegahan karat,

  Diupayakan u/ pencegahan karat,

  pencegahan binatang perusak dan

  pencegahan binatang perusak dan

  penceghan kebakaran

  penceghan kebakaran

  13:44:58 13:44:58 ^{meirinawati meirinawati 97 97} BAHAN-BAHAN KIMIA

   Diletakkan pada tempat khusus

  Diletakkan pada tempat khusus

  terpisah dari bahan lainnya

  terpisah dari bahan lainnya

• Pengaturan ventilasi/sirkulasi udara
• Pencegahan kebocoran atap

• • Perbaikan saluran air disekitar gudang

• Pencegahan rayap
• Pemasangan pagar
• Pembesihan sampah
• dll

  

  Kegt menghapuskan barang milik

  Kegt menghapuskan barang milik

  perusahaan dari daftar inventaris

  perusahaan dari daftar inventaris 

  Penghapusan brg krn penetapan

  Penghapusan brg krn penetapan

  pemerintah meliputi penjualan &

  pemerintah meliputi penjualan &

  penghapusan kendaraan bermotor

  penghapusan kendaraan bermotor

  perorangan dinas milik negara

  perorangan dinas milik negara

  mobil, sepeda motor

  mobil, sepeda motor

  13:45:01 13:45:01

_meirinawati

^meirinawati

^{100 100} Mencegah/ membatasi kerugian/

  Mencegah/ membatasi kerugian/ pemborosan biaya pemborosan biaya

  Meringankan kerja pelaksana inventaris Meringankan kerja pelaksana inventaris

  Membebaskan ruangan dari Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak penumpukan barang yang tidak berguna berguna

   Brg dlm keadaan rusak berat dan tdk dpt Brg dlm keadaan rusak berat dan tdk dpt diperbaiki diperbaiki

   Brg yang tdk sesuai lg dgn kebutuhan Brg yang tdk sesuai lg dgn kebutuhan organisasi organisasi

   Brg yang musnah akibat bencana alam Brg yang musnah akibat bencana alam

   Brg yang hilang karena dicuri Brg yang hilang karena dicuri

   Brg yang hilang krn terbakar Brg yang hilang krn terbakar

   Kelebihan stok brg yang tdk tahan lama Kelebihan stok brg yang tdk tahan lama

   Brg yang biaya pemeliharaan lbh bsr drpd Brg yang biaya pemeliharaan lbh bsr drpd manfaat manfaat

   Moekijat : proses penyusunan &

penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt

diketemukan kembali apbl diperlukan

   Komaruddin : proses penyusunan & penyimpanan warkat asli/copy shgdgn cara itu warkat dpt ditemukan dgn mdh jk diperlukan

   Segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu untuk _13:45:02 disimpan

_meirinawati

₁₀₂
• arsip keuangan
• arsip keua>arsip kepegawaian
• arsip kepegaw>arsip pemasaran
• arsip pemas
• arsip pendidikan
• arsip pendidikan _
>surat
• s>disket
• di>mikrofilm
• mikro>pita rekaman
• pita rek>compact disk
• compact disk

  13:45:03 ^13:45:03

^meirinawati

^meirinawati

^{ 103 103}

  1. Jenis arsip menurut subjek/isinya :

  1. Jenis arsip menurut subjek/isinya :

  2. jenis arsip menurut bentuk/wujud : 2. jenis arsip menurut bentuk/wujud :

• Nilai Informasi (pengumuman)
• Nilai Informasi (pengumu>Nilai Adm (SK,prosedur kerja)
• Nilai Adm (SK,prosedur ke>Nilai Hukum
• Nilai H>Nilai Sejarah (lap tahunan)
• Nilai Sejarah (lap tahu>Nilai Ilmiah (hsl penelt)
• Nilai Ilmiah (hsl pen
• Nilai Keuangan (bon penjualan,
• Nilai Keuangan (bon penjualan,
>Nilai Pendidikan (satpel,karya ilmiah)
• Nilai Pendidikan (satpel,karya ilmiah)

  

meirinawati

^meirinawati

^{13:45:03 104 104 13:45:03} 

  3. Jenis arsip menurut nilai/kegunaan :

  3. Jenis arsip menurut nilai/kegunaan :

  kuitansi) kuitansi)

  

  4. Jenis arsip menurut sifat kepentingan

• arsip esensial (memo,srt undan>arsip esensial (memo,srt undan
• arsip berguna (srt permohonan cuti, srt
>arsip berguna (srt permohonan cuti, srt

  pesanan brg)

  pesanan brg)

• arsip penting (SK, daftar riwayat hdp, lap
>arsip penting (SK, daftar riwayat hdp, lap

  keuangan, buku kas)

  keuangan, buku kas)

• arsip vital (akte pendirian, buku induk
>arsip vital (akte pendirian, buku induk

  pegawai)

  pegawai)

  

  5. Jenis arsip menurut fungsi :

  5. Jenis arsip menurut fungsi :

• arsip dinamis
• arsip dinamis

  yang msh dipergunakan scr yang msh dipergunakan scr langsung langsung dlm kegt perkantoran dlm kegt perkantoran sehari-hari sehari-hari

• arsip statis
• arsip statis

  yang sdh tdk dipergunakan scr yang sdh tdk dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari sehari-hari

  

  6. Jenis arsip menurut tempat/tingkat pengelolaan

• arsip pusat
• arsip unit

  

  7. Jenis arsip menurut keasliannya

• arsip asli
• arsip tembusan
• arsip salinan
• arsip petikan

  

  1. Pengarsipan berdasar beberapa aspek :

  1. Pengarsipan berdasar beberapa aspek :

  

a. Penyimpanan scr alfabet : arsip

  

a. Penyimpanan scr alfabet : arsip

disimpan mnrt abjad nama disimpan mnrt abjad nama orang/orgs dengan berpedoman

orang/orgs dengan berpedoman

pada peraturan indeks pada peraturan indeks

  13:45:03 13:45:03

_meirinawati

^meirinawati

^{109 109}

  Nama biasa, yi tdk termasuk gol

  Nama biasa, yi tdk termasuk gol

  nama keluarga/marga/baptis, mk

  nama keluarga/marga/baptis, mk

  diindeks sebagaimana nama itu

  diindeks sebagaimana nama itu

  ditulis

  ditulis

  Contoh:

  Contoh: S S

  ifa Fatmawati diindeks S

  ifa Fatmawati diindeks S R R

  ia Kusuma diindeks R

  ia Kusuma diindeks R

  13:45:03 13:45:03

_meirinawati

^meirinawati

^{110 110}

  John

  diindeks B

  eckham

  eckham

  David B B

  David

  diindeks K

  diindeks K

  ennedy

  ennedy

  John K K

  diindeks T

  Nama perseorangan yg memakai

  diindeks T

  erry

  erry

  T T

  Contoh: George R. George R.

  Contoh:

  nama keluarga

  nama keluarga

  nama keluarga, mk unit pertama adl

  nama keluarga, mk unit pertama adl

  Nama perseorangan yg memakai