BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Pentingnya Sistem Laporan Pendataan FBCost Control - Sistem Laporan Pendataan Food & Beverage Cost Control Di Garuda Plaza Hotel Medan

BAB II URAIAN TEORITIS

  2.1 Pentingnya Sistem Laporan Pendataan F&BCost Control

  Dari segi etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam bahasa inggris dikenal dengan “system”. Menurut berbagai literatur, sistem mempunyai suatu pengertian yaitu bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf Stoa, sistem adalah gabungan keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang bekerjasama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem (Ikhsan Arfan, 2008: 21-22).

  2.2 AlasanMembangunSistem Laporan Pendataan F&B Cost Control

  Hotel sebagai suatu unit bisnis yang menawarkan jasa kamar, makanan, minuman serta berbagai jasa lain yang kesemuanya dimaksudkan untuk melayani tamu. Pendapatan jasa kamar memberikan kontribusi kurang lebih 65% dari total pendapatan hotel, dan pendapatan kedua terbesar dari makanan dan minuman yang memberikan kontribusi kurang lebih 30%, kisaran persentase harga pokok sangat tergantung pada jenis kelas hotel dan restaurant serta target laba yang ditentukan oleh pihak managemant.

  Khusus makanan dan kisaran harga pokok 30 - 40% dari harga jual, sementara untuk minuman antara 25 - 30 dari harga jual, data ini berdasarkan hasil laporan keuangan beberapa hotel dikawasan wisata bali. Untuk mencapai sasaran pendapatan maka hotel dan restaurant memelukan sistem pengendalian harga pokok sebagai panduan manajemam, dari segi menu didapatkannya konsistensi cita rasa, takaran, penampilan, dan mutu bahan baku yang digunakan. Dalam system pengendalianhargapokokF&B Cost

  

Control harusselaludipantaugunamemastikanbahwasemuafungsi yang

terlibatdalampenangananhargapokokF&BCost Controlitubekerjadenganbaik.

  Sistem ini dapat terus dikembangkan agar harga pokok F&B Cost

  Control yang dicapai dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan penawaran harga yang lebih bersaing.

  Guna pengembangan system pengambangan ini menejemen perlu penanganan harga pokok F&B Cost Control, seperti bagian pembelian, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran, pra-penyiapan dan penyimpanan, penjualan dan akuntansi penjualan, serta produser pengendalian harga pokok.

  Dampak pengembangan system pengendalian untuk setiap fungsi harus dikaji secara mendalam sehingga benar-benar memberikan manfaat yang lebih baik dari pada system sebelumnya.

2.3 Pengertian Hotel

  Secara harfiah, kata Hotel dulunya berasal dari kata HOSPITIUM (bahasa latin), artinya ruang tamu. Dalam jangka waktu yang cukup lama, kata hospitium mengalami proses perubahan pengertian, kata tersebut digunakan untuk membedakan antara Guest House dengan Mansion House (rumah besar) yang berkembang pada saat itu, maka rumah-rumah besar disebut dengan Hostel. Rumah-rumah besar atau hostel ini disewakan kepada masyarakat umum untuk menginap dan beristirahat sementara waktu, yang selama menginap para penginap dikoordinator oleh seorang host, dan semua tamu-tamu yang (selama) menginap harus tunduk kepada peraturan yang dibuat atau ditentukan oleh host (host hotel).

  Sesuai dengan perkembangan dan tuntutan orang-orang yang ingin mendapatkan kepuasan, tidak suka dengan aturan atau peraturan yang terlalu perubahan. Huruf “s” pada kata hostel tersebut menghilang atau dihilangkan orang, sehingga kemudian kata hostel berubah menjadi hotel seperti apa yang kita kenal sekarang.

  Sebagaimana telah dijelaskan di atas, kata hotel berasal dari kata hostel, kata tersebut konon diambil dari bahasa Perancis kuno. Bangunan publik ini sudah disebut-sebut sejak akhir abad ke-17. Maknanya berarti, “tempat penampungan buat pendatang”atau bisa juga disebut dengan

  “bangunan penyedia pondokan dan makanan untuk umum”. Jadi, pada mulanya hotel memang diciptakan untuk melayani masyarakat.

  Hotel adalah suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman, dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus. Sedangkan pengertian hotel yang dimuat oleh

  

Grolier Electronic Publishing Inc. (1995), menyebutkan bahwa: Hotel adalah

  usaha komersial yang menyediakan tempat menginap makanan, dan pelayanan-pelayanan lain untuk umum.

  Dengan mengacu pada pengertian-pengertian tersebut di atas, dan untuk menertibkan perhotelan di Indonesia, Pemerintah menurunkan peraturan yang dituangkan dalam surat keputusan Menparpostel No. KM 37/PW.340/MPPT-86, tentang Peraturan Usaha dan Penggolongan Hotel. Bab suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersil”.

  Kata ‘akomodasi’ yang diserap ke dalam bahasa Indonesia dari kata bahasa Inggris Accomodation memiliki beberapa makna. Di dalam kamus Inggris-Indonesia karangan Echols dan Shadily tercantum tiga makna, yakni 1. pertolongan, bantuan, 2. penyesuaian diri, dan

  3. pergunaan.

  Ketiga makna itu tidak ada kaitannya dengan maksud kata ‘akomodasi’ dalam ayat di atas. Makna ‘penginapan’ menurut kamus itu ialah

  accommodations (memakai –s). Penjelasan ‘akomodasi’ tercantum dalam Bab

  I, Pasal I, Ayat (a) sebagai berikut: “Akomodasi adalah wahana untuk menyediakan pelayanan jasa penginapan, yang dapat dilengkapi dengan pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya.

  Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa, hotel adalah: 1. Suatu jenis akomodasi; 2.

  Menggunakan sebagian atau seluruh bangunan yang ada; 3. Menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa penunjang lainnya;

4. Disediakan bagi umum; 5.

  Dikelola secara komersial, yang dimaksud dengan dikelola secara komersial utama adalah bertujuan untuk mendapatkan keuntungan berupa uang sebagai tolok ukurnya. Pengertian hotel menurut keputusan Menparpostel tersebut di atas, hendaknya dibedakan dengan penginapan atau losmen, dimana dalam keputusan Menteri

  Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi tersebut dijelaskan (pasal 2) bahwa penginapan atau losmen tidak termasuk dalam pengertian hotel. Pengertian penginapan atau losmen, adalah suatu komersial yang menggunakan seluruh atau sebagian dari suatu bangunan yang khusus disediakan bagi setiap orang untuk memperoleh pelayanan sewa kamar untuk menginap. Dengan demikian bedanya dengan hotel adalah, bahwa penginapan tidak menyediakan pelayanan makanan dan minuman, serta jasa penunjang lainnya.

2.4 PengertianCost Control

  Cost control merupakanupayamemeliharaketentuan –ketentuan yang telahditetapkan agar tidakterjadipenyimpangandalamoperasional.

  Pengendalianterhadapprodukmakanan, bertujuan agar produktersebutsesuaidenganketentuan yang telahditetapkanmanajemenbaikdarisegi rasa, kualitasdankuantitas.Pengendalianatasproduk, bertujuan agar F&B Cost Control yang disiapkanuntuktamumemenuhistandar yang telahditetapkanolehmanajemen, baikdarisegikebersihan, maupunkelengkapannya.

  Pada bisnis hotel dan retauran yang dimaksud dengan Harga pokok makanan dan minuman adalah harga semua bahan makanan yang digunakan dikompensasikan pada penjualan makanan yang terjadi. Biaya - biaya lain seperti biaya tenaga kerja tidak dibebankan pada perhitungan harga pokok makanan dan minuman. Akuntansi perhotelan pada dasarnya merupakan akuntansi departemental, karena setiap departemant membuat laporan mengenai penjuLan dan atau biaya- biaya departemen itu sendiri. Menjalankan bisnis rertauran pada sebuah hotel ada dua katagori yaitu mandiri dan terintergrasi. yang dimaksud dengan Restaurant mandiri adalah restaurant yang secara operational menawarkan makanan dan minuman merupakan sutu entitas yang tidak menjadi bagian atau unit dari suatu hotel. Untuk restauran yang merupakan bagian (outlet) dari suatu hotel mengkompensasikan harga pokok makanan dan minuman dengan penjualan yang dicapai.

  Pengendalian ini untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang mungkindisebabkan oleh kurang akuratnya sistem administrasi, tidak efisiennya prosedur inventaris, kendali revenue yang lemah, kurang baiknya sistem store room, menu kurang direncanakan, penerimaan tidak berfungsi baik, porsi dan resep standar tidak terkontrol, terjadi pencurian/ pemborosan dan tidak adanya food

  

controller .Tujuan dari prosedur Food and Beverage cost adalah untuk menentukan

Actual Cost of Beverage Consummed dan The Actual of Food and Beverage Sold .

  Dalam hal ini penting artinya untuk mengetahui kedua biaya tersebut sehingga perbandingan antara bahan makanan dan minuman yang digunakan dengan harga pokok bahan makanan dan minuman yang digunakan untuk dijual dapat dibuat.

  Mengetahui actual cost setiap hari adalah merupakan gambaran dari operasional Food and Beverage Department. Jika biaya menyimpang dari yang telah digariskan, maka dapat dilakukan perbaikan. Laporan pertanggungjawaban setiap ahir bulan merupakan kunci utama untuk lost and profit statemant. Jika metode yang dipakai sesuai dengan perhitungan sebelumnya berdasarkan perencanaan, maka Food

  

and Beverage Cost pada akhir bulan setidak-tidaknya mendekati biaya yang telah

  digariskan. Beberapa terminasi yang sering digunakan pada perhitungan Food and

  Beverage Cost adalah : a.

  Cost of Food and Beverage Consummed Merupakan sejumlah uang yang menggambarkan pemakaian bahan makanan, bahan minuman, bahan keseluruhannya, termasuk yang terjual pada tamu, pada karyawan, untuk makanan karyawan, untuk bar ,dan sebagainya. Cost of Food and Beverage

  Consummed Beginning Inventori Purhase Ending Inventory.

  b Cost and Food Beverage Sold Merupakan sejumlah uang yang menggambarkan pemakaian bahan makanan yang terjual kepada tamu. Cost of Food and Beverage

  Sold Cost of Food and Beverage ConsummedCost of Employee Meals - Food Transfer to Bar +Beverage Transfer to Kitchen.

  C Month End Actual Food and Beverage Sejumlah uang yang merupakan food and

  

beverage cost baik sebagai actual cost of food and beverage consummed dan

actual cost of food and beverage sold . Formulasi untuk pengkalkulasian biaya

  penjualan makanan per bulan 1.

  Mengendalikan mutu produk makanan dan minuman yang ditawarkan sesuai yang ditentukan.

  2. Mengendalikan harga pokok makanan dan minuman. Dapat dikendalikan jika menetukan ukuran-ukuran baku (standar portion size) Mencapai target laba yang ditentukan. Target laba dapat dicapai bila harga pokok dapat dikendalikan.

3. Melakuakn tindakan koreksi yang diperlukan. Bila terjadi penyimpangan pada target laba yang ditentukan (misalnya 5%).

  4. Meningkatkan efisiensi operasional bagian makanan dan minuman.

  5. Menu yang tidak populer dapat diganti dengan item menu lain demi optimalisasi laba.

  Target harga pokok F &B dapat dicapai bila adanya koordinasi yang baik diantara fungsi pembelian (purchasing) penerimaan (receiving) penyimpanan dan pengeluaran (store) pra penyiapan (kitchen) dan fungsi penjualan (sales/resto).

  Kualifikasi sumber daya manusia Pencapaian sasaran harga pokok memiliki pengaruh yang sangat signifikan pada fungsi kualifikasi sumber daya manusia.

  Pemilihan bahan pokok yang berkualitas, penyikapan yang seusai standar dan proses pengeluaran barang, proses produksi sampai pada fungsi penjualan.

  Penerapan pengendalian harga pokok perlu di sosialisasikan oleh managemant secara menyeluruh, dikarenakan sebagian karyawan akan terkejut ketikapengendalian harga pokok tiba-tiba dilaksanakan. Toleransi yang lazim dalam perhitungan harga pokok per porsi adalah sebesar 1%.

2.5.1 Efisiensi Biaya

  Semakin tingginya biaya yang harus dikeluarkan perusahaan Tanpa perhitungan yang matang (biaya) akan berdampak luas terhadap ketahanan dan daya saing perusahaan itu sendiri. Jika ditinjau secara sepintas dari tahun ke tahun, memang biaya selalu mengalami peningkatan, namun para pengusaha perlu lagi meninjau secara mendalam dan lebih bijak, apakah biaya tersebut masih relevan untuk dikeluarkan oleh perusahaan atau tidak, jangan sampai biaya yang seharusnya perlu malah dihapuskan dengan alasan menghindari pemborosan yang berdampak pada peningkatan kualitas perusahaan Bahkan merugikan perusahaan itu sendiri.

  Pengertian biaya yang dimaksudkan disini adalah pengorbanan nilai yang memberikan sumbangan yang berguna untuk mencapai suatu sasaran. Terdapat beberapa cara untuk mengefisiensikan biaya, antara lain dengan pengendalian (control) dan memotong biaya.

  Pengendalian (control) adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan, sedangkan cutting costs (memotong biaya) merupakan cara yang paling sederhana meningkatkan bottom line.

2.5.2 Tujuan CostControl 1.

  Menghitung beban biaya 2. Menyusun anggaran, dan 3. Mengendalikan biaya perusahaan harus dicatat dan digolongkan secara tepat dan benar, sehingga memungkinkan untuk dilakukan : 1.

  Penentuan biaya secara teliti 2. Pengendalian biaya

2.6 Tugas Utama Cost Controller 1.

  Mengatur dan melaksanakan proses inventorysetiap bulan.

  2 Menerapkan semua kebijakan dan prosedur Cost control kepada semua department dan memastikan semua penghitungan inventory beserta bukti atau document pendukungnya.

  3 Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi

  4 Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Financhial. Manager

5 Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar

  6 Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Financhial Manager

  7 Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi

  8 Bertanggung jawab langsung kepada Financhial Manager

2.6.1 Tugas dan PerananCost Control Mengawasikeluarmasuksemuabarang. Storekeepersdan Receiving.

  2. Bekerjasamadengandalamhalpembelianhargabarangsertapenerimaaan barang.

  3. Mengecek order pembelian( PO) danMarket list.

  4. MembuatlaporanDailyFlashCost.

  5. Melaksanakaninventoryataupenghitungan semuabarangsetiapbulansertamembuatlaporanbulanan ( Cost of product ).

  6. Setiap perubahan selalu dicatat di dalam buku , yaitu dengan menuliskan antara lain :

• Nama makanan dan minuman yang masuk dan keluar.
• Tangal pemasukan dan pengeluaran.
• Nomor requestion.
• Nomor invoice.
• Tanda tangan yang bersangkutan.
• Harga pembelian masing-masing makanan dan minuman.
• Total harga pembelian.
• Total harga pengeluaran.
• Saldo atau sisa barang.
• Harga saldo atau sisa (total saldo).

2.6.2 Standard Control AtauPengawasan

  1. penerimaanbarang yang Mengawasi dilakukanolehreceivingdalampenghitunganquantitydankualitasbarangberdasarkanf

  orm order pembelianataumarket list.

  2. harus di

  Mengawasidanmemastiakanbarang yang keluardaristore sertaidengandocument Store Requestion yang lengkap ( Quantity Requestion

  item ,tanggal, nama, tandatangan ).

3. Mengeceksemuadocumentpendukunguntukpembelian( Purchase Order, Purchase Requestion , Market List, Cash Purchasedsb) untuksemuajenispembelian.

  4. Melakukan inventory dengan dua cara yaitu :

  1. Administrativ inventory disebut juga dengan Perpetual inventory yaitu kegiatan

  mencatat dan melakukan record atas semua pemasukan dan pengeluaran bahan-bahan makanan dan minuman (move-in dan move-out) di dalam suatu buku khusus yang disebut dengan inventory book.

  2. Physical Inventory Merupakan pengontrolan secara fisik atas barang-barang

  ditempat penyimpanannya, dan pemeriksaan on the spot ini pada dasarnya adalah kegiatan pencocokan sado akhir pada inventory book dengan keadaan yang sebenarnya.

2.7 Organisasi Chart Accounting Department Garuda Plaza Hotel

  Medan ASST. ACCOUNTING MANAGER BOOK KEEPER FINANCE / ACCOUNTING MANAGER COST CONTROL