Laporan magang peserta tentang kearsipan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Observasi Awal
A. Kegiatan Magang
Kegiatan magang merupakan salah bentuk proses pengamalan
teori-teori yang telah didapatkan mahasiswa dalam sebuah pembelajaran
di dalam kelas, yang kemudian diaplikasikan dalam sebuah pekerjaan
yang nyata.
Magang merupakan sebuah pelatihan yang dilaksanakan oleh para
Mahasiswa untuk dapat mengetahui bagaimana prakteknya disaat berada
didunia kerja, tentunya dengan mengaplikasikan ilmu yang telah didapat
saat kita berada dibangku perkuliahan. Bahkan selain itu dengan adanya
magang di Perusahaan atau Instansi Pemerintahan ini dapat memberikan
bekal dan keterampilan atau keahlian bagi mahasiswanya agar mampu
bersaing nantinya didalam dunia kerja. Sehingga dengan adanya proses
magang bagi mahasiswa tersebut dapat memberikan gambaran bagi
mahasiswa sendiri untuk kedepannya setelah lulus.
Dalam pelaksanaan magang yang diperuntukkan bagi mahasiswa
semester 7 (tujuh) Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP UNTIRTA ini
dilaksanakan terhitung pada saat 22 Agustus 2016 dan berakhir hingga
tanggal 23 September 2016. Pada pelaksanaannya mahasiswa tersebut
memiliki kebebasan untuk memilih baik instansi pemerintahan atau
sebuah perusahaan yang akan dijadikan sebagai praktek magang ini.
Untuk pelaksanaan magang sendiri dilaksanakan di PT Angkasa Pura II
Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta.
PT Angkasa Pura II (Persero), selanjutnya disebut “Angkasa Pura
II” atau “Perusahaan” merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara
yang bergerak dalam bidang usaha pelayanan jasa kebandarudaraan dan
pelayanan jasa terkait bandar udara di wilayah Indonesia Barat.
1
PT Angkasa Pura II memiliki Visi, Misi, dan Nilai-nilai Budaya
Perusahaan
1. Visi
Menjadi pengelola bandar udara kelas dunia yang terkemuka dan
profesional.
Dengan melakukan transformasi secara menyeluruh dan bertahap
selama lima tahun pertama yaitu
a. Aligning
b. Growing
c. Leading
d. Excelling
e. World Class
2. Misi
a.
Mengelola jasa bandar udara kelas dunia dengan mengutamakan
tingkat
keselamatan,
keamanan,
dan
kenyamanan
untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan
b.
Mengembangkan SDM dan budaya Perusahaan yang berkinerja
tinggi dengan menerapkan sistem manajemen kelas dunia
c.
Mengoptimalkan
strategi
pertumbuhan
bisnis
secara
menguntungkan untuk meningkatkan nilai pemegang saham serta
meningkatkan kesejahteraan karyawan dan pemangku kepentingan
lainnya
d.
Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan mitra
usaha dan mitra kerja serta mengembangkan secara sinergis dalam
pengelolaan jasa bandar udara
e.
Memberikan nilai tambah yang optimal bagi masyarakat dan
lingkungan
2
3. Nilai-nilai Budaya Perusahaan
a. Team Work
b. Hospitality
c. Excellence
d. Balance
e. Effectiveness & Efficiency
f. Satisfaction
g. Trustworthy
B. Unit Carrier and People Development
Pada Unit Career and People Development memiliki 2 Bidang, yakni:
1. Bidang Pengembangan Karir dan Diklat
Bidang Pengembangan Karir dan Diklat memiliki Program yaitu ;
a. Diklat
b. Program Diklat
c. Implementasi Diklat.
d. Perencanaan Perkembangan karir Pegawai.
2. Bidang Manajemen Kinerja Karyawan.
Manajemen Kinerja Karyawan yaitu:
a. Penetapan Rotasi atau Mutasi Pegawai
b. Pemenuhan Kebutuhan SDM
c. Konseling, Monitoring dan Evaluasi Kinerja
1.2 Tujuan dan Manfaat Magang
A. Tujuan Kegiatan Magang
Dengan diadakannya kegiatan magang ini dimaksudkan untuk
mencapai tujuan diantaranya adalah:
1. Bagi mahasiswa untuk meningkatkan kompetensi kualitas akademik
agar lebih siap dalam menghadapi dunia kerja.
2. Bagi mahasiswa untuk meningkatkan sense of crisis sebagai bagian dari
label mahasiswa sebagai agent of change.
3. Bagi dosen untuk meningkatkan kapabilitas dan kapasitas kemampuan
untuk menyesuaikan diri dengan isu-isu actual dan factual di lapangan.
3
4. Bagi instansi lokasi magang akan menjadi ruang discuss and share
dengan akademisi terkait permasalahan-permasalahan yang terjadi di
ranah praktik.
5. Bagi Program Studi Ilmu Administrasi Negara menjadi wadah
aktualisasi kerjasama dengan berbagai instansi pemerintah.
B. Manfaat Teoritis Kegiatan Magang
Dengan diadakannya kegiatan magang ini diharapkan untuk mencapai
manfaat teoritis diantaranya adalah:
1. Bagi mahasiswa untuk menambah khasanah keilmuan tentang teoriteori organisasi publik dan non publik sebagai usaha untuk memperkaya
teori keilmuan tentang keadministrasinegaraan.
2. Bagi dosen adalah untuk menambah dan membuka ruang diskusi
terbuka dengan stakeholder untuk dapat menemukan temuan-temuan
baru faktual yang menjadi kebaruan dalam sisi keilmuan.
C. Manfaat Praktis Kegiatan Magang
Dengan diadakannya kegiatan magang ini diharapkan untuk mencapai
manfaat praktis diantaranya adalah:
1. Bagi mahasiswa bisa digunakan sebagai observasi awal mencari data
dan lokasi untuk mempersiapkan mata kuliah Metode Penelitian
Administrasi (MPA) dan atau skripsi, sehingga akan mempercepat
kelulusan mahasiswa tersebut.
2. Bagi dosen untuk meningkatkan kapabilitas dan kapasitas kemampuan
untuk menyesuaikan diri dengan isu-isu faktual di lapangan untuk
kemudian dituangkan ke dalam sebuah karya tulis ilmiah misalkan riset,
jurnal atau bahkan sebuah buku, terlebih lagi buku based on research.
3. Bagi instansi lokasi magang akan dapat terbantu untuk menyelesaikan
tugas pokok dan fungsi masing-masing instansi.
4. Bagi program studi Ilmu Adminisrasi Negara akan membuka peluang
kerjasama yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
4
1.3 Waktu dan Tempat Magang
a. Waktu Magang
Magang dilaksanakan selama 1 bulan penuh pada tanggal
Tanggal
: 22 Agustus 2016 sampai dengan 23 September 2016
Waktu
: 07.30 s/d 16.30 WIB
b. Tempat Magang
Magang dilaksanakan di Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta
PT Angkasa Pura II Unit Career & People Development.
5
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1. Deskripsi Lokasi
PT Angkasa Pura II (Persero), selanjutnya disebut “Angkasa Pura II”
atau “Perusahaan” merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang
bergerak dalam bidang usaha pelayanan jasa kebandarudaraan dan
pelayanan jasa terkait bandar udara di wilayah Indonesia Barat. Angkasa
Pura II telah mendapatkan kepercayaan dari Pemerintah Republik
Indonesia untuk mengelola dan mengupayakan pengusahaan Pelabuhan
Udara Jakarta Cengkareng yang kini berubah nama menjadi Bandara
Internasional
Jakarta
Soekarno-Hatta
serta
Bandara
Halim
Perdanakusuma sejak 13 Agustus 1984.
Angkasa Pura II Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta
bertempatan di Bandara Soekarno Hatta, Gedung 601, Pajang, Benda,
Kecamatan Tangerang, Banten 19120 terletak antara 106°.39’.21” BT dan
6°.07’.32” LU.
Berdirinya Angkasa Pura II bertujuan untuk menjalankan
pengelolaan dan pengusahaan dalam bidang jasa kebandarudaraan dan
jasa terkait bandar udara dengan mengoptimalkan pemberdayaan potensi
sumber daya yang dimiliki dan penerapan praktik tata kelola perusahaan
yang baik. Hal tersebut diharapkan agar dapat menghasilkan produk dan
layanan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat sehingga dapat
meningkatkan nilai Perusahaan dan kepercayaan masyarakat.
Susunan Organisasi Angkasa Pura Kantor Cabang Utama Bandara
Soerno Hatta Pada Bagian Deputi Keuangan dan SDM terdiri dari :
a. Senior Manajer SDM & Umum
1. Manajer Personalia dan Kesejahteraan
a) Junior Manajer Personalia
Memiliki Tugas :
6
1) Mendata,mengurusi,
dan
membuat
laporan
Data
kepegawaian
2) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan Tata usaha
kepegawaian
3) Mendata,mengurusi,
dan
membuat
laporan
Database
Pegawai
4) Mendata,mengurusi,
dan
membuat
laporan
Usulan
penghargaan, pensiun
b) Junior Manajer Kesejahteraan
Memiliki Tugas :
1) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan penghasilan
karyawan
2) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan administrasi
kesehatan pegawai
3) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan laporan gaji
pegawai
4) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan tunjangan
pegawai
5) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan Daftar iuran
pensiun pegawai
6) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan Tunjangan Hari
Tua dan Asuransi untuk pegawai
2. Manajer Pengembangan dan Diklat
a) Junior Manajer Diklat & Pengembangan Karir
Memiliki Tugas :
1) Membuat Usulan diklat pegawai
2) Membuat Program diklat (keuangan, fasilitas, dll)
3) Mengimplementasikan diklat yang sudah disiapkan
b) Junior Manajer Manajemen Kinerja Karyawan
7
Memiliki Tugas
1) Pemenuhan kebutuhan SDM yang ada
2) Membuat Individual Performance Management
3) Melakukan Konseling, mentoring, evaluasi kinerja
4) Membuat Individual Development Plan
5) Penetapan promosi, rotasi pegawai
3. Manajer Administrasi dan Kerumahtanggaan
a) Junior Manajer Administrasi Perkantoran
Memiliki tugas :
1) Pengelolaan ketatausahaan
2) Administrasi tata naskah dokumen
3) Kearsipan
4) Pengelolaan kebutuhan ATK
5) Pengelolaan ketatausahaan
b) Junior Manajer Kerumahtanggaan.
Memiliki tugas :
1) Pengelolaan kendaraan operasional
2) Pengelolaan rumah dinas operasional
3) Pengelolaan kerumahtanggaan;
4) Pengelolaan rapat internal dan eksternal
2.2. Deskripsi Pekerjaan
Tugas yang dilakukan pada Unit Career and People Development ialah
1. Pengusulan
dan
merencanakan
meningkatkan kinerja pegawai.
8
program
Diklat
pegawai
untuk
2. Mengimplementasikan program diklat yang sudah diusulkan dan
direncakan.
3. Membuat perencanaan perkembangan karir pegawai
4. Penetapan Rotasi atau Mutasi pegawai
5. Membuat laporan tentang SDM
6. Monitoring dan Evaluasi Kinerja pegawai
Pekerjaan sehari-hari yang dilakukan penulis di Kantor Cabang Utama
Bandara Soekano Hatta pada Unit Career and People Development adalah
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar, Pembuatan Nota Dinas untuk
dikirimkan ke Unit unit terkait dalam kegiatan administrasi yang ada di
kantor, Permintaan dan pemberian nomor surat untuk kegiatan administrasi
dan Pembuatan Surat Balasan kepada pihak yang mengirimkan surat ke Unit
Career and People Development.
2.3. Kegiatan Harian
Minggu Kesatu :
Senin, 22 Agustus 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Kementerian
Dalam Negeri.
Selasa, 23 Agustus 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Kementerian
Dalam Negeri.
Rabu, 24 Agustus 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Kementerian
Dalam Negeri.
Kamis, 25 Agustus 2016
9
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Jumat, 26 Agustus 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Minggu Kedua :
Senin, 29 Agustus 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Selasa, 30 Agustus 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Rabu, 31 Agustus 2016
(IZIN)
Kamis, 01 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Jumat, 02 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Minggu Ketiga :
Senin, 05 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Selasa, 06 September 2016
10
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Rabu, 07 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Kamis, 08 September 2016
Jumat, 09 September 2016
Minggu Keempat :
Selasa, 13 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Rabu, 14 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Kamis, 15 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Jumat, 16 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Minggu Kelima :
Senin, 19 September 2016
(SAKIT)
11
Selasa, 20 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Rabu, 21 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Kamis, 22 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Jumat, 23 September 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Pusat Data
Informasi, Komunikasi dan Telekomunikasi
Menginput
Data
Sistem
Penilaian
Kinerja
PNS
Biro
Kepegawaian Kementerian Dalam Negeri
2.4. Kegiatan Mingguan
Kegiatan mingguan yang dilakukan oleh penulis hampir sama
dengan kegiatan harian yang dilakukan oleh penulis selama magang,
seperti menginput data dan membuat table tugas pokok dan fungsi jabatan
eselon III dan eselon IV.
2.5. Temuan Lapangan dan Analisis
Selama penulis melakukan kegiatan magang penulis melakukan
penilaian kinerja pegawai pada Unit Career & People Development dan
penulis menemukan temuan-temuan sebagai berikut:
1.
Tingkat Disiplin
Dari yang penulis teliti hampir 20% pegawai di Bagian
Pengembangan Karier masuk lewat dari pukul 07.30 WIB.
12
Padahal peraturan yang ada mengharuskan pegawai masuk
pukul 07.30 WIB. Dan ini sudah baik dilihat dari tingkat
kedisiplinan waktu masuk pegawai dan presentase kedisplinan
pegawai.
2.
Tanggung Jawab
Dalam kesehariannya pada bagian Pengembangan Karier
tersebut pegawai biasanya melakukan tugas seperti menginput
data, mengurus surat masuk surat keluar serta pengarsipan
surat,
melakukan
dilaksanakan,
rapat
membuat
untuk
data
kegiatan
kepegawaian,
yang
akan
melakukan
kegiatan untuk meningkatkan kinerja pegawai, dan melakukan
evaluasi dan laporan terkait SDM.
3.
Kerjasama
Kerjasama yang tercipta di bagian Pengembangan Karier
sudah baik, antar pegawai memiliki kedekatan satu sama lain.
Selain itu sikap pegawai terhadap penulis sangat baik sehingga
penulis dapat dengan mudah beradaptasi dengan lingkungan.
4.
Organisasi Perkantoran
Struktur Organisasi pada Angkasa Pura II sudah ada. Dari
website pun penulis dan masyarakat yang lain bisa melihatnya.
Lengkap dengan Visi dan Misinya. Namun di dalam ruangan
pada Unit Career & People Development tidak terlihat sama
sekali struktur organisasinya. Karena struktur organisasi
tersebut sangat penting dalam menentukan dan melihat
bagaimana cara kerja suatu organisasi, yang mana dapat
dianalisa melalui strukturnya yang tergambar dan akan bisa
diketahui bagian dan sub bagian, wewenang masingmasingnya serta hubungan koordinasi antar bagian dan sub
bagian dalam pelaksanaan tugas serta tanggungjawab masingmasing berikut pembagian tugas berdasarkan spesialisasi yang
13
ada akhirnya menggambarkan saling ketergantungan antar
bagian dan sub bagian dalam suatu organisasi.
Dengan demikian dapat dimaklumi bahwa struktur organisasi
juga
merupakan
faktor
yang
penting
adanya
dalam
perkembangan suatu organisasi untuk pertumbuhan ke arah
kemajuan yang pesat untuk mencapai tujuan sesuai dengan
misi, di mana akan menentukan mekanisme orang-orang yang
bekerja dalam organisasi
5.
LayOut Perkantoran
Tata ruang pada bagian Unit Career & People Development
memiliki ruangan sendiri yang terpisah
yaitu ruangan
Manager dan Junior Manager. Tempat staf dan pegawai
memiliki meja yang terpisah dengan adanya pemisah / sekat
yang membuat pegawai dapat mengerjakan pekerjaan dengan
baik dan fokus terhadap kerjaannya. Penerangan kantor cukup
sehingga dapat terlihat jelas pekerjaan yang dikerjakan dan
ruangan kantor terlihat jelas.
6.
Tupoksi Pekerjaan
Pada Unit Career & People Development, pegawai dalam
melakukan pekerjaannya sudah sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya. Karena Unit Career & People Development
tugasnya
melaksanakan
penyiapan
bahan
penyusunan
pengembangan karier, kebutuhan pendidikan dan pelatihan,
penyelenggaraan ujian kenaikan jabatan struktural dan
fungsional.
Analisis :
Dari temuan temuan diatas misalnya dalam hal komunikasi
perkantoran di Unit Career & People Development dengan
diadakannya evaluasi semacam rapat rutin yang menjadi sentral
14
kegiatan yang dilakukan setiap minggunya. Rapat ini juga dapat
menjadi evaluasi dalam menilai kinerja para pegawai/staffnya
dengan menyerahkan hasil kerjanya.
Dalam pengawasan kerja administrasi perkantoran, rapat
rutin yang diadakan sudah termasuk menjadi pengawasan kerja
dalam
administrasi
perkantorannya.
Karena
pegawai
akan
menyerahkan atau memperlihatkan sejauh mana pekerjaan yang
mereka selesaikan selama satu minggu tersebut. dengan adanya
rapat ini pegawai juga berusaha mencapai target yang telah
ditetapkan, tidak adanya tekanan dari atasan tetapi para pegawai
ditekankan harus mempunyai rasa tanggung jawab yang besar pada
setiap pekerjaannya.
Sistem arsip pada Unit Career & People Development ini,
dokumen-dokumen di arsipkan, arsip tersebut di susun atau di tata
dengan rapih dan dicatat pada komputer agar mudah ditemukan.
Dan selalu ada pencatatan keluar dan masuknya surat pada Unit
Career & People Development tersebut.
Sasaran Kegiatan Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada
kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, pergerakkan, dan pengawasan
kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa
puas. Manajemen perkantoran berhubungan dengan tujuan-tujuan atau hasil-hasil
tertentu yang diinginkan. Manajemen perkantoran juga sebagai suatu fungsi
adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus
dilakukan. (Charles O. Libbey)
Karena lingkup bidang kerja manajemen perkantoran telah meluas meliputi
banyak hal, maka berikut ini 9 bidang kerja manajemen perkantoran yang telah
disusun meliputi :
15
Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen
perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor,
perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor,
metode
kerja,
warkat,
pengawasan
pejabat
pelaksana.
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat
yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin.
Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun
bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat
untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih
kecil.
2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini
dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan
sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan
organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saransaran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas
sehingga efisien dan efektif .
Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat
(mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan
kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan
faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu
(reception service).
3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam
mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan,
organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai
pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.
16
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai,
orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian
pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian
pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan
pengaduan pegawai/karyawan.
4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan
yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini
meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi,
perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan,
perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan
dan penilaian perlengkapan.
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines
)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor
yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan
peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap
fungsinya.
Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin
pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat
.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan
pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai
maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada
dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahanbahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang
keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana
kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat
perbekalan baru.
17
7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan
data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran
hasil
kerja,
penjadwalan
pekerjaan
rutin,
melakukan
prosedur
pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).
8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang
dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup
manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir,
pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal
penyimpanan,
dan
kegiatan
pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah
penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi.
Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi,
pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku
petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas,
analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi
manajemen
Perkantoran
terdiri
dari
Perencanaan,
Pengkoordinasian, Penempatan Pegawai, dan Pengawasan.
1.
Perencanaan
Dalam melakukan perencanaan seorang pimpinan menggunakan
segala bentuk informasi yang sesuai dengan tepat. Perencanaan adalah
sebuah proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari
kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan dating. Dalam
manajemen perkantoran, perencanaan merupakan aspek penting
strategis, karena menyangkut pencapaian tujuan organisasi.
2.
Pengkoordinasian
18
Koordinasi adalah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan
dari orang-orang, bahan dan sumber-sumber lain kearah tercapainya
maksud-maksud yang telah di tetapkan. Koordinasi dalam kantor
dimaksudkan untuk tidak terjadi tumpang tindih dalam pekerjaan
kantor atau saling mengendalikan sehingga pekerjaan tidak dilakukan.
3.
Penempatan Pegawai
Dalam penempatan pegawai prinsip the right man on the right
place adalah hal yang mutlak. Kebutuhan pegawai ini di dasarkan
kepada job analysis, kemudian job specification untuk memilih siapa
yang berhak untuk menempati suatu jabatan.
4.
Pengawasan
Pengawasan
pekerjaan
kantor
dimaksudkan
untuk
dapat
mengawasi agar seluruh pekerjaan kantor dapat berjalan dengan
efektif dan efisien. Pegawai ini tidak hanya dilakukan pada
produk/hasil kerja, melainkan pula pada proses kerja.
19
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Setiap organisasi memerlukan adanya pelimpahan wewenang, sampai
kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut
agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis untuk mencapai tujuan
bersama. Salah satu prasarana terdapatnya suatu perkantoran, yaitu :
1) Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
2) Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/ mendistribusikan informasi.
Dimana bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau
ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat, diolah dan disimpan dengan baik
sebagai bukti dimasa yang akan datang. Manajemen perkantoran adalah suatu
fungsi-fungsi tertentu,fungsinya adalah sekelompok tugas pekerjaaan meliputi
sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya,
pelaksanaanya atau merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling
tergantung satu sama lain untuk melaksanakan tujuan-tujuannya dalam ruang
lingkup manajemen perkantoran.
Kantor yang berlangsung dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya,
terdiri dari unsur-unsur yang diperlukan yang dapat menunjang pelaksanaan kerja,
salah satu diantaranya yaitutersedianya alat perlengkapan kantor dengan macammacam pelengkapan kantor yang harusdipenuhi dengan terpenuhinya juga faktorfaktor yang harus dipertimbangkan dalam pemenuhan fasitas kantor.Untuk
terpenuhinya kerja yang efektif tidak hanya dengan terpenuhinya fasilitas
kantor namun masih banyak faktor lain yang harus diperhatikan diantaranya
faktor yangmempengaruhi keefektivitasan dan kriteria-kriteria efektivitas kerja
dalam berorganisasi.Setiap organisasi tidak akan terlepas dari kegiatan.Setiap
jenis operasi kerja organisasi,untuk mencapai tujuan tertentu selalau terkait erat
dengan ketatausahaan diantaranya: Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan dari suatuorganisasi,Menyediakan keteranganketerangan bagi pucuk pimpinan oraganisasi untuk membuat keputusan-keputusan
20
atau melakukan tindakan yang tepat dan Membantu kelancaran perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan. Dalam melaksakan manajemen perkantoran
pada kantor Angkasa Pura II Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta di
Unit Carrier and People Development sudah baik, itu terbukti dengan:
1. Lingkungan sekitar kantor yang bersih dan tertata rapih.
2. Budaya organisasi yang baik dengan tingkat disiplin pegawai yang
tinggi terutama dalam penggunaan seragam dan kesesuaian jam masuk
kantor.
3. Adanya pembagian kerja yang sudah berjalan baik.
4. Sistem pengawasan kerja yang dilakukan oleh pimpinan (Manager),
maupun setiap seksi berjalan ( Junior Manager ) dengan baik.
5. Standar
operasional
prosedur
Perusahaan
yang
baik
dengan
diberlakukannya GCG ( Good Corporate Governance) sehingga
memungkinkan perusahaan untuk sama-sama melaksanakan tata
kelola perusahaan yang baik.
6. Peng-klasifikasian Arsip yang sudah baik.
7. Pengarsipan yang sudah dilakukan berdasarkan penomoran dan
identifikasi masalah.
3.2. Rekomendasi
Dalam meningkatkan kemampuan dalam pekerjaan manajemen
perkantoran disarankan sebagai berikut :
Perlu adanya upaya atau kebijakan yang dapat meningkatkan
kemampuan kerja pegawai yaitu melalui melakukan perencanaan
stratejik sesuai dengan Visi, Misi dan Tujuan yang akan dicapai
oleh organisasi.
Penempatan pegawai disesuaikan dengan kompetensinya.
Prosedur kantor pun harus sederhana supaya pengawasan lebih
mudah
Mengembangkan penilaian kinerja
yang efe ktif dan
efisien dalam menjelaskanhasil pekerjaan aktual dengan
harapan yang direncanakan
21
Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan
(kapan dan di mana)tindakan koreksi diperlukan
22
DAFTAR PUSTAKA
Buku:
Manajemen Perkantoran dan Kearsipan. 2015. Rahmawati. UNTIRTA
PRESS
Tim Penyusun. 2012. Modul Mata Kuliah Magang Program Studi Ilmu
Administrasi Negara FISIP UNTIRTA. Serang: FISIP Untirta Press.
Internet:
angkasapura2.co.id (Diakses tanggal 5 September Pukul 19.43 WIB)
23
Curriculum Vitae Mahasiswa Magang
Data Pribadi
Nama
: Maulana Aditiya Wilman
Tempat, Tanggal Lahir
: Tangerang, 22 November 1995
Agama
: Islam
Alamat
: Komp AP 2 Blok C 14 No 9 Jl. Wolter Monginsidi
Tangerang-Banten
Nomor Telepon
: 08811407930
Email
: [email protected]
Riwayat Pendidikan
2001-2007
: SD Kartini
1. 2007-2010
: SMPN 1 Tangerang
2. 2010-2013
: SMAN 7 Tangerang
Jurusan
3. 2013-Sekarang
: Ilmu Pengetahuan Sosial (IPS)
: Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
Jurusan
: Ilmu Administrasi Negara
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Politik
NIM
: 6661131455
Pengalaman Organisasi
2009
: Pramuka Scout Nasa
2013 - 2014
: DPM FISIP UNTIRTA
2015
: KPUM FISIP
2013 - Sekarang
: MAPALAUT
Demikian Curriculum Vitae yang dapat penulis sampaikan, untuk dipergunakan
sebagai mana mestinya.
Tangerang, September 2016
Penulis
24
PENDAHULUAN
1.1 Observasi Awal
A. Kegiatan Magang
Kegiatan magang merupakan salah bentuk proses pengamalan
teori-teori yang telah didapatkan mahasiswa dalam sebuah pembelajaran
di dalam kelas, yang kemudian diaplikasikan dalam sebuah pekerjaan
yang nyata.
Magang merupakan sebuah pelatihan yang dilaksanakan oleh para
Mahasiswa untuk dapat mengetahui bagaimana prakteknya disaat berada
didunia kerja, tentunya dengan mengaplikasikan ilmu yang telah didapat
saat kita berada dibangku perkuliahan. Bahkan selain itu dengan adanya
magang di Perusahaan atau Instansi Pemerintahan ini dapat memberikan
bekal dan keterampilan atau keahlian bagi mahasiswanya agar mampu
bersaing nantinya didalam dunia kerja. Sehingga dengan adanya proses
magang bagi mahasiswa tersebut dapat memberikan gambaran bagi
mahasiswa sendiri untuk kedepannya setelah lulus.
Dalam pelaksanaan magang yang diperuntukkan bagi mahasiswa
semester 7 (tujuh) Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP UNTIRTA ini
dilaksanakan terhitung pada saat 22 Agustus 2016 dan berakhir hingga
tanggal 23 September 2016. Pada pelaksanaannya mahasiswa tersebut
memiliki kebebasan untuk memilih baik instansi pemerintahan atau
sebuah perusahaan yang akan dijadikan sebagai praktek magang ini.
Untuk pelaksanaan magang sendiri dilaksanakan di PT Angkasa Pura II
Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta.
PT Angkasa Pura II (Persero), selanjutnya disebut “Angkasa Pura
II” atau “Perusahaan” merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara
yang bergerak dalam bidang usaha pelayanan jasa kebandarudaraan dan
pelayanan jasa terkait bandar udara di wilayah Indonesia Barat.
1
PT Angkasa Pura II memiliki Visi, Misi, dan Nilai-nilai Budaya
Perusahaan
1. Visi
Menjadi pengelola bandar udara kelas dunia yang terkemuka dan
profesional.
Dengan melakukan transformasi secara menyeluruh dan bertahap
selama lima tahun pertama yaitu
a. Aligning
b. Growing
c. Leading
d. Excelling
e. World Class
2. Misi
a.
Mengelola jasa bandar udara kelas dunia dengan mengutamakan
tingkat
keselamatan,
keamanan,
dan
kenyamanan
untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan
b.
Mengembangkan SDM dan budaya Perusahaan yang berkinerja
tinggi dengan menerapkan sistem manajemen kelas dunia
c.
Mengoptimalkan
strategi
pertumbuhan
bisnis
secara
menguntungkan untuk meningkatkan nilai pemegang saham serta
meningkatkan kesejahteraan karyawan dan pemangku kepentingan
lainnya
d.
Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan mitra
usaha dan mitra kerja serta mengembangkan secara sinergis dalam
pengelolaan jasa bandar udara
e.
Memberikan nilai tambah yang optimal bagi masyarakat dan
lingkungan
2
3. Nilai-nilai Budaya Perusahaan
a. Team Work
b. Hospitality
c. Excellence
d. Balance
e. Effectiveness & Efficiency
f. Satisfaction
g. Trustworthy
B. Unit Carrier and People Development
Pada Unit Career and People Development memiliki 2 Bidang, yakni:
1. Bidang Pengembangan Karir dan Diklat
Bidang Pengembangan Karir dan Diklat memiliki Program yaitu ;
a. Diklat
b. Program Diklat
c. Implementasi Diklat.
d. Perencanaan Perkembangan karir Pegawai.
2. Bidang Manajemen Kinerja Karyawan.
Manajemen Kinerja Karyawan yaitu:
a. Penetapan Rotasi atau Mutasi Pegawai
b. Pemenuhan Kebutuhan SDM
c. Konseling, Monitoring dan Evaluasi Kinerja
1.2 Tujuan dan Manfaat Magang
A. Tujuan Kegiatan Magang
Dengan diadakannya kegiatan magang ini dimaksudkan untuk
mencapai tujuan diantaranya adalah:
1. Bagi mahasiswa untuk meningkatkan kompetensi kualitas akademik
agar lebih siap dalam menghadapi dunia kerja.
2. Bagi mahasiswa untuk meningkatkan sense of crisis sebagai bagian dari
label mahasiswa sebagai agent of change.
3. Bagi dosen untuk meningkatkan kapabilitas dan kapasitas kemampuan
untuk menyesuaikan diri dengan isu-isu actual dan factual di lapangan.
3
4. Bagi instansi lokasi magang akan menjadi ruang discuss and share
dengan akademisi terkait permasalahan-permasalahan yang terjadi di
ranah praktik.
5. Bagi Program Studi Ilmu Administrasi Negara menjadi wadah
aktualisasi kerjasama dengan berbagai instansi pemerintah.
B. Manfaat Teoritis Kegiatan Magang
Dengan diadakannya kegiatan magang ini diharapkan untuk mencapai
manfaat teoritis diantaranya adalah:
1. Bagi mahasiswa untuk menambah khasanah keilmuan tentang teoriteori organisasi publik dan non publik sebagai usaha untuk memperkaya
teori keilmuan tentang keadministrasinegaraan.
2. Bagi dosen adalah untuk menambah dan membuka ruang diskusi
terbuka dengan stakeholder untuk dapat menemukan temuan-temuan
baru faktual yang menjadi kebaruan dalam sisi keilmuan.
C. Manfaat Praktis Kegiatan Magang
Dengan diadakannya kegiatan magang ini diharapkan untuk mencapai
manfaat praktis diantaranya adalah:
1. Bagi mahasiswa bisa digunakan sebagai observasi awal mencari data
dan lokasi untuk mempersiapkan mata kuliah Metode Penelitian
Administrasi (MPA) dan atau skripsi, sehingga akan mempercepat
kelulusan mahasiswa tersebut.
2. Bagi dosen untuk meningkatkan kapabilitas dan kapasitas kemampuan
untuk menyesuaikan diri dengan isu-isu faktual di lapangan untuk
kemudian dituangkan ke dalam sebuah karya tulis ilmiah misalkan riset,
jurnal atau bahkan sebuah buku, terlebih lagi buku based on research.
3. Bagi instansi lokasi magang akan dapat terbantu untuk menyelesaikan
tugas pokok dan fungsi masing-masing instansi.
4. Bagi program studi Ilmu Adminisrasi Negara akan membuka peluang
kerjasama yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
4
1.3 Waktu dan Tempat Magang
a. Waktu Magang
Magang dilaksanakan selama 1 bulan penuh pada tanggal
Tanggal
: 22 Agustus 2016 sampai dengan 23 September 2016
Waktu
: 07.30 s/d 16.30 WIB
b. Tempat Magang
Magang dilaksanakan di Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta
PT Angkasa Pura II Unit Career & People Development.
5
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1. Deskripsi Lokasi
PT Angkasa Pura II (Persero), selanjutnya disebut “Angkasa Pura II”
atau “Perusahaan” merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang
bergerak dalam bidang usaha pelayanan jasa kebandarudaraan dan
pelayanan jasa terkait bandar udara di wilayah Indonesia Barat. Angkasa
Pura II telah mendapatkan kepercayaan dari Pemerintah Republik
Indonesia untuk mengelola dan mengupayakan pengusahaan Pelabuhan
Udara Jakarta Cengkareng yang kini berubah nama menjadi Bandara
Internasional
Jakarta
Soekarno-Hatta
serta
Bandara
Halim
Perdanakusuma sejak 13 Agustus 1984.
Angkasa Pura II Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta
bertempatan di Bandara Soekarno Hatta, Gedung 601, Pajang, Benda,
Kecamatan Tangerang, Banten 19120 terletak antara 106°.39’.21” BT dan
6°.07’.32” LU.
Berdirinya Angkasa Pura II bertujuan untuk menjalankan
pengelolaan dan pengusahaan dalam bidang jasa kebandarudaraan dan
jasa terkait bandar udara dengan mengoptimalkan pemberdayaan potensi
sumber daya yang dimiliki dan penerapan praktik tata kelola perusahaan
yang baik. Hal tersebut diharapkan agar dapat menghasilkan produk dan
layanan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat sehingga dapat
meningkatkan nilai Perusahaan dan kepercayaan masyarakat.
Susunan Organisasi Angkasa Pura Kantor Cabang Utama Bandara
Soerno Hatta Pada Bagian Deputi Keuangan dan SDM terdiri dari :
a. Senior Manajer SDM & Umum
1. Manajer Personalia dan Kesejahteraan
a) Junior Manajer Personalia
Memiliki Tugas :
6
1) Mendata,mengurusi,
dan
membuat
laporan
Data
kepegawaian
2) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan Tata usaha
kepegawaian
3) Mendata,mengurusi,
dan
membuat
laporan
Database
Pegawai
4) Mendata,mengurusi,
dan
membuat
laporan
Usulan
penghargaan, pensiun
b) Junior Manajer Kesejahteraan
Memiliki Tugas :
1) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan penghasilan
karyawan
2) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan administrasi
kesehatan pegawai
3) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan laporan gaji
pegawai
4) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan tunjangan
pegawai
5) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan Daftar iuran
pensiun pegawai
6) Mendata,mengurusi, dan membuat laporan Tunjangan Hari
Tua dan Asuransi untuk pegawai
2. Manajer Pengembangan dan Diklat
a) Junior Manajer Diklat & Pengembangan Karir
Memiliki Tugas :
1) Membuat Usulan diklat pegawai
2) Membuat Program diklat (keuangan, fasilitas, dll)
3) Mengimplementasikan diklat yang sudah disiapkan
b) Junior Manajer Manajemen Kinerja Karyawan
7
Memiliki Tugas
1) Pemenuhan kebutuhan SDM yang ada
2) Membuat Individual Performance Management
3) Melakukan Konseling, mentoring, evaluasi kinerja
4) Membuat Individual Development Plan
5) Penetapan promosi, rotasi pegawai
3. Manajer Administrasi dan Kerumahtanggaan
a) Junior Manajer Administrasi Perkantoran
Memiliki tugas :
1) Pengelolaan ketatausahaan
2) Administrasi tata naskah dokumen
3) Kearsipan
4) Pengelolaan kebutuhan ATK
5) Pengelolaan ketatausahaan
b) Junior Manajer Kerumahtanggaan.
Memiliki tugas :
1) Pengelolaan kendaraan operasional
2) Pengelolaan rumah dinas operasional
3) Pengelolaan kerumahtanggaan;
4) Pengelolaan rapat internal dan eksternal
2.2. Deskripsi Pekerjaan
Tugas yang dilakukan pada Unit Career and People Development ialah
1. Pengusulan
dan
merencanakan
meningkatkan kinerja pegawai.
8
program
Diklat
pegawai
untuk
2. Mengimplementasikan program diklat yang sudah diusulkan dan
direncakan.
3. Membuat perencanaan perkembangan karir pegawai
4. Penetapan Rotasi atau Mutasi pegawai
5. Membuat laporan tentang SDM
6. Monitoring dan Evaluasi Kinerja pegawai
Pekerjaan sehari-hari yang dilakukan penulis di Kantor Cabang Utama
Bandara Soekano Hatta pada Unit Career and People Development adalah
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar, Pembuatan Nota Dinas untuk
dikirimkan ke Unit unit terkait dalam kegiatan administrasi yang ada di
kantor, Permintaan dan pemberian nomor surat untuk kegiatan administrasi
dan Pembuatan Surat Balasan kepada pihak yang mengirimkan surat ke Unit
Career and People Development.
2.3. Kegiatan Harian
Minggu Kesatu :
Senin, 22 Agustus 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Kementerian
Dalam Negeri.
Selasa, 23 Agustus 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Kementerian
Dalam Negeri.
Rabu, 24 Agustus 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Kementerian
Dalam Negeri.
Kamis, 25 Agustus 2016
9
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Jumat, 26 Agustus 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Minggu Kedua :
Senin, 29 Agustus 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Selasa, 30 Agustus 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Rabu, 31 Agustus 2016
(IZIN)
Kamis, 01 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Jumat, 02 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Minggu Ketiga :
Senin, 05 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Selasa, 06 September 2016
10
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Rabu, 07 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon III
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 41 Tahun 2010
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Kamis, 08 September 2016
Jumat, 09 September 2016
Minggu Keempat :
Selasa, 13 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Rabu, 14 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Kamis, 15 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Jumat, 16 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Minggu Kelima :
Senin, 19 September 2016
(SAKIT)
11
Selasa, 20 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Rabu, 21 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Kamis, 22 September 2016
Membuat Tabel Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Eselon IV
Sesuai Dengan PERMENDAGRI Nomor 26 Tahun 2011
Jumat, 23 September 2016
Menginput Data Sistem Penilaian Kinerja PNS Pusat Data
Informasi, Komunikasi dan Telekomunikasi
Menginput
Data
Sistem
Penilaian
Kinerja
PNS
Biro
Kepegawaian Kementerian Dalam Negeri
2.4. Kegiatan Mingguan
Kegiatan mingguan yang dilakukan oleh penulis hampir sama
dengan kegiatan harian yang dilakukan oleh penulis selama magang,
seperti menginput data dan membuat table tugas pokok dan fungsi jabatan
eselon III dan eselon IV.
2.5. Temuan Lapangan dan Analisis
Selama penulis melakukan kegiatan magang penulis melakukan
penilaian kinerja pegawai pada Unit Career & People Development dan
penulis menemukan temuan-temuan sebagai berikut:
1.
Tingkat Disiplin
Dari yang penulis teliti hampir 20% pegawai di Bagian
Pengembangan Karier masuk lewat dari pukul 07.30 WIB.
12
Padahal peraturan yang ada mengharuskan pegawai masuk
pukul 07.30 WIB. Dan ini sudah baik dilihat dari tingkat
kedisiplinan waktu masuk pegawai dan presentase kedisplinan
pegawai.
2.
Tanggung Jawab
Dalam kesehariannya pada bagian Pengembangan Karier
tersebut pegawai biasanya melakukan tugas seperti menginput
data, mengurus surat masuk surat keluar serta pengarsipan
surat,
melakukan
dilaksanakan,
rapat
membuat
untuk
data
kegiatan
kepegawaian,
yang
akan
melakukan
kegiatan untuk meningkatkan kinerja pegawai, dan melakukan
evaluasi dan laporan terkait SDM.
3.
Kerjasama
Kerjasama yang tercipta di bagian Pengembangan Karier
sudah baik, antar pegawai memiliki kedekatan satu sama lain.
Selain itu sikap pegawai terhadap penulis sangat baik sehingga
penulis dapat dengan mudah beradaptasi dengan lingkungan.
4.
Organisasi Perkantoran
Struktur Organisasi pada Angkasa Pura II sudah ada. Dari
website pun penulis dan masyarakat yang lain bisa melihatnya.
Lengkap dengan Visi dan Misinya. Namun di dalam ruangan
pada Unit Career & People Development tidak terlihat sama
sekali struktur organisasinya. Karena struktur organisasi
tersebut sangat penting dalam menentukan dan melihat
bagaimana cara kerja suatu organisasi, yang mana dapat
dianalisa melalui strukturnya yang tergambar dan akan bisa
diketahui bagian dan sub bagian, wewenang masingmasingnya serta hubungan koordinasi antar bagian dan sub
bagian dalam pelaksanaan tugas serta tanggungjawab masingmasing berikut pembagian tugas berdasarkan spesialisasi yang
13
ada akhirnya menggambarkan saling ketergantungan antar
bagian dan sub bagian dalam suatu organisasi.
Dengan demikian dapat dimaklumi bahwa struktur organisasi
juga
merupakan
faktor
yang
penting
adanya
dalam
perkembangan suatu organisasi untuk pertumbuhan ke arah
kemajuan yang pesat untuk mencapai tujuan sesuai dengan
misi, di mana akan menentukan mekanisme orang-orang yang
bekerja dalam organisasi
5.
LayOut Perkantoran
Tata ruang pada bagian Unit Career & People Development
memiliki ruangan sendiri yang terpisah
yaitu ruangan
Manager dan Junior Manager. Tempat staf dan pegawai
memiliki meja yang terpisah dengan adanya pemisah / sekat
yang membuat pegawai dapat mengerjakan pekerjaan dengan
baik dan fokus terhadap kerjaannya. Penerangan kantor cukup
sehingga dapat terlihat jelas pekerjaan yang dikerjakan dan
ruangan kantor terlihat jelas.
6.
Tupoksi Pekerjaan
Pada Unit Career & People Development, pegawai dalam
melakukan pekerjaannya sudah sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya. Karena Unit Career & People Development
tugasnya
melaksanakan
penyiapan
bahan
penyusunan
pengembangan karier, kebutuhan pendidikan dan pelatihan,
penyelenggaraan ujian kenaikan jabatan struktural dan
fungsional.
Analisis :
Dari temuan temuan diatas misalnya dalam hal komunikasi
perkantoran di Unit Career & People Development dengan
diadakannya evaluasi semacam rapat rutin yang menjadi sentral
14
kegiatan yang dilakukan setiap minggunya. Rapat ini juga dapat
menjadi evaluasi dalam menilai kinerja para pegawai/staffnya
dengan menyerahkan hasil kerjanya.
Dalam pengawasan kerja administrasi perkantoran, rapat
rutin yang diadakan sudah termasuk menjadi pengawasan kerja
dalam
administrasi
perkantorannya.
Karena
pegawai
akan
menyerahkan atau memperlihatkan sejauh mana pekerjaan yang
mereka selesaikan selama satu minggu tersebut. dengan adanya
rapat ini pegawai juga berusaha mencapai target yang telah
ditetapkan, tidak adanya tekanan dari atasan tetapi para pegawai
ditekankan harus mempunyai rasa tanggung jawab yang besar pada
setiap pekerjaannya.
Sistem arsip pada Unit Career & People Development ini,
dokumen-dokumen di arsipkan, arsip tersebut di susun atau di tata
dengan rapih dan dicatat pada komputer agar mudah ditemukan.
Dan selalu ada pencatatan keluar dan masuknya surat pada Unit
Career & People Development tersebut.
Sasaran Kegiatan Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada
kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, pergerakkan, dan pengawasan
kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa
puas. Manajemen perkantoran berhubungan dengan tujuan-tujuan atau hasil-hasil
tertentu yang diinginkan. Manajemen perkantoran juga sebagai suatu fungsi
adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus
dilakukan. (Charles O. Libbey)
Karena lingkup bidang kerja manajemen perkantoran telah meluas meliputi
banyak hal, maka berikut ini 9 bidang kerja manajemen perkantoran yang telah
disusun meliputi :
15
Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen
perkantoran meliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor,
perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor,
metode
kerja,
warkat,
pengawasan
pejabat
pelaksana.
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantoor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan tempat
yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin.
Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun
bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat
untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih
kecil.
2. Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini
dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan
sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan
organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saransaran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas
sehingga efisien dan efektif .
Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat
(mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan jaringan
kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor, layanan
faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan penerimaan tamu
(reception service).
3. Pegawai Kantor (Office Personnel)
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam
mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan,
organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai
pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.
16
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai,
orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian
pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian
pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan
pengaduan pegawai/karyawan.
4. Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan
yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini
meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi,
perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan,
perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan
dan penilaian perlengkapan.
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines
)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor
yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan
peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap
fungsinya.
Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin
pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat
.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan
pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai
maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada
dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahanbahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang
keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana
kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat
perbekalan baru.
17
7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan
data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran
hasil
kerja,
penjadwalan
pekerjaan
rutin,
melakukan
prosedur
pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).
8. Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang
dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record) dalam lingkup
manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir,
pelayanan surat menyurat, kegiatan survey, pembuatan mikro film, jadwal
penyimpanan,
dan
kegiatan
pengarsipan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah
penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi.
Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi,
pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku
petunjuk kerja, penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas,
analisis pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi
manajemen
Perkantoran
terdiri
dari
Perencanaan,
Pengkoordinasian, Penempatan Pegawai, dan Pengawasan.
1.
Perencanaan
Dalam melakukan perencanaan seorang pimpinan menggunakan
segala bentuk informasi yang sesuai dengan tepat. Perencanaan adalah
sebuah proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari
kegiatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan dating. Dalam
manajemen perkantoran, perencanaan merupakan aspek penting
strategis, karena menyangkut pencapaian tujuan organisasi.
2.
Pengkoordinasian
18
Koordinasi adalah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan
dari orang-orang, bahan dan sumber-sumber lain kearah tercapainya
maksud-maksud yang telah di tetapkan. Koordinasi dalam kantor
dimaksudkan untuk tidak terjadi tumpang tindih dalam pekerjaan
kantor atau saling mengendalikan sehingga pekerjaan tidak dilakukan.
3.
Penempatan Pegawai
Dalam penempatan pegawai prinsip the right man on the right
place adalah hal yang mutlak. Kebutuhan pegawai ini di dasarkan
kepada job analysis, kemudian job specification untuk memilih siapa
yang berhak untuk menempati suatu jabatan.
4.
Pengawasan
Pengawasan
pekerjaan
kantor
dimaksudkan
untuk
dapat
mengawasi agar seluruh pekerjaan kantor dapat berjalan dengan
efektif dan efisien. Pegawai ini tidak hanya dilakukan pada
produk/hasil kerja, melainkan pula pada proses kerja.
19
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Setiap organisasi memerlukan adanya pelimpahan wewenang, sampai
kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut
agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis untuk mencapai tujuan
bersama. Salah satu prasarana terdapatnya suatu perkantoran, yaitu :
1) Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
2) Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/ mendistribusikan informasi.
Dimana bahwa setiap keputusan yang akan dan telah diambil atau
ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat, diolah dan disimpan dengan baik
sebagai bukti dimasa yang akan datang. Manajemen perkantoran adalah suatu
fungsi-fungsi tertentu,fungsinya adalah sekelompok tugas pekerjaaan meliputi
sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya,
pelaksanaanya atau merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling
tergantung satu sama lain untuk melaksanakan tujuan-tujuannya dalam ruang
lingkup manajemen perkantoran.
Kantor yang berlangsung dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya,
terdiri dari unsur-unsur yang diperlukan yang dapat menunjang pelaksanaan kerja,
salah satu diantaranya yaitutersedianya alat perlengkapan kantor dengan macammacam pelengkapan kantor yang harusdipenuhi dengan terpenuhinya juga faktorfaktor yang harus dipertimbangkan dalam pemenuhan fasitas kantor.Untuk
terpenuhinya kerja yang efektif tidak hanya dengan terpenuhinya fasilitas
kantor namun masih banyak faktor lain yang harus diperhatikan diantaranya
faktor yangmempengaruhi keefektivitasan dan kriteria-kriteria efektivitas kerja
dalam berorganisasi.Setiap organisasi tidak akan terlepas dari kegiatan.Setiap
jenis operasi kerja organisasi,untuk mencapai tujuan tertentu selalau terkait erat
dengan ketatausahaan diantaranya: Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan dari suatuorganisasi,Menyediakan keteranganketerangan bagi pucuk pimpinan oraganisasi untuk membuat keputusan-keputusan
20
atau melakukan tindakan yang tepat dan Membantu kelancaran perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan. Dalam melaksakan manajemen perkantoran
pada kantor Angkasa Pura II Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno Hatta di
Unit Carrier and People Development sudah baik, itu terbukti dengan:
1. Lingkungan sekitar kantor yang bersih dan tertata rapih.
2. Budaya organisasi yang baik dengan tingkat disiplin pegawai yang
tinggi terutama dalam penggunaan seragam dan kesesuaian jam masuk
kantor.
3. Adanya pembagian kerja yang sudah berjalan baik.
4. Sistem pengawasan kerja yang dilakukan oleh pimpinan (Manager),
maupun setiap seksi berjalan ( Junior Manager ) dengan baik.
5. Standar
operasional
prosedur
Perusahaan
yang
baik
dengan
diberlakukannya GCG ( Good Corporate Governance) sehingga
memungkinkan perusahaan untuk sama-sama melaksanakan tata
kelola perusahaan yang baik.
6. Peng-klasifikasian Arsip yang sudah baik.
7. Pengarsipan yang sudah dilakukan berdasarkan penomoran dan
identifikasi masalah.
3.2. Rekomendasi
Dalam meningkatkan kemampuan dalam pekerjaan manajemen
perkantoran disarankan sebagai berikut :
Perlu adanya upaya atau kebijakan yang dapat meningkatkan
kemampuan kerja pegawai yaitu melalui melakukan perencanaan
stratejik sesuai dengan Visi, Misi dan Tujuan yang akan dicapai
oleh organisasi.
Penempatan pegawai disesuaikan dengan kompetensinya.
Prosedur kantor pun harus sederhana supaya pengawasan lebih
mudah
Mengembangkan penilaian kinerja
yang efe ktif dan
efisien dalam menjelaskanhasil pekerjaan aktual dengan
harapan yang direncanakan
21
Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan
(kapan dan di mana)tindakan koreksi diperlukan
22
DAFTAR PUSTAKA
Buku:
Manajemen Perkantoran dan Kearsipan. 2015. Rahmawati. UNTIRTA
PRESS
Tim Penyusun. 2012. Modul Mata Kuliah Magang Program Studi Ilmu
Administrasi Negara FISIP UNTIRTA. Serang: FISIP Untirta Press.
Internet:
angkasapura2.co.id (Diakses tanggal 5 September Pukul 19.43 WIB)
23
Curriculum Vitae Mahasiswa Magang
Data Pribadi
Nama
: Maulana Aditiya Wilman
Tempat, Tanggal Lahir
: Tangerang, 22 November 1995
Agama
: Islam
Alamat
: Komp AP 2 Blok C 14 No 9 Jl. Wolter Monginsidi
Tangerang-Banten
Nomor Telepon
: 08811407930
: [email protected]
Riwayat Pendidikan
2001-2007
: SD Kartini
1. 2007-2010
: SMPN 1 Tangerang
2. 2010-2013
: SMAN 7 Tangerang
Jurusan
3. 2013-Sekarang
: Ilmu Pengetahuan Sosial (IPS)
: Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
Jurusan
: Ilmu Administrasi Negara
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Politik
NIM
: 6661131455
Pengalaman Organisasi
2009
: Pramuka Scout Nasa
2013 - 2014
: DPM FISIP UNTIRTA
2015
: KPUM FISIP
2013 - Sekarang
: MAPALAUT
Demikian Curriculum Vitae yang dapat penulis sampaikan, untuk dipergunakan
sebagai mana mestinya.
Tangerang, September 2016
Penulis
24