Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III Persero Medan
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar belakang
Setiap lembaga atau
perusahaaan baik swasta maupun instansi
pemerintahan tidak dapat melaksanakan tugasnya sendiri. Dalam upaya mencapai
tujuan supaya berhasil guna dan berdaya guna maka perusahaan memerlukan
kerja sama antara satu pihak dengan pihak lainnya, yang pelaksanaannya harus
tepat dan sesuai sehingga dapat dijadikan sebagai acuan bagi para pelaksananya.
Sehubungan dengan hal itu maka diperlukan seorang sekretaris yang
berfungsi membantu pimpinan menjalankan tugasnya untuk penyelenggaraan
kegiatan administrasi dalam organisasi agar kegiatan setiap orang dalam bekerja
sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut
perusahaan
akan
sangat
membutuhkan
sekretaris
yang
kompeten
dan
bertanggungjawab dalam menjalankan fungsinya.
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang berarti rahasia.
Dari kata secretum terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan
kepercayaan. Kata secretarius menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius
(bahasa Prancis), atau secretary (bahasa Inggris) (Ratnawati 2006:3).
Tugas seorang sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat
rahasia, melainkan juga meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah
suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Penggolongan sekretaris meliputi: Sekretaris Pemerintah, Sekretaris
Organisasi dan Sekretaris Perusahaan yang merupakan seorang karyawan senior
bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi
manajerial di atas.
Sekretaris pemerintah adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga
pemerintahan pusat dan pemerintah daerah. Sekretaris pemerintah hanya
ditemukan pada tingkat manajemen atas ( Komisaris ) dan tingkat manajemen
madya ( Direktur ) dan tidak pada tingkat manajemen pertama.
Pada tingkat manajemen madya, biasanya hanya ada seorang sekretaris
unit setiap manajer (kepala urusan atau kepala bagian). Sedangkan pada tingkat
manajemen atas terdapat sekretaris senior dan junior. Sekretaris pemerintah terdiri
dari Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektoral Jenderal, Sekretaris Direktorat
Jenderal, Sekretaris Lembaga, Sekretaris Lembaga Pemerintah Nondepartemen,
Sekretaris Badan, Sekretaris Kantor Wilayah, 3 Sekretaris Jenderal Pemerintah
Dewan Daerah (PDD). Peran sekretaris pemerintah adalah pengantar Kantor
Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan. Sekretaris pemerintah
bertanggung jawab untuk menetapkan agenda untuk pertemuan Pemerintah dan
Komite Menteri. Selain itu, sekretaris pemerintah memelihara hubungan konstan
dengan semua anggota pemerintah. Sekretaris pemerintah bertindak sebagai Juru
Bicara Pemerintah. Sekretaris pemerintah melaksanakan tugas-tugas lain yang
ditunjuk kepadanya oleh Perdana Menteri.
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah
pimpinan, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana, membuat
keputusan, melakukan pengarahan dan pengkoordinasian terhadap seluruh unit
yang ada dalam lingkungan. Sekretaris organisasi terdiri dari Sekretaris Jenderal
Partai, Sekretaris Jenderal di Departemen, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat
Jenderal, Sekretaris Direktur, Sekretaris Umum, Sekretaris Kantor Pusat.
Sekretaris perusahaan adalah penghubung perseroan dengan otoritas jasa
keuangan, investor, analisis dan masyarakat yang bertanggung jawab memastikan
kepatuhan perseoroan kepada peraturan yang relevan melalui prinsip;prinsip tata
kelola perusahaan yang baik. Sekretaris perusahaan bertanggung jawab kepada
Direksi dan juga melaporkan pelaksanaannya kepada Dewan Direksi
Peran sekretaris perusahaan adalah
memastikan kepatuhan terhadap
semua peraturan perundang-undangan dan memperhatikan pembayaran untuk
kepentingan bisnis yang spesifik dari perusahaan, misalnya: sebuah perusahaan
manufaktur mungkin membutuhkan pendekatan yang berbeda dari bank atau
perusahaan jasa keuangan. Selain itu juga perlu membantu dalam pelaksanaan
strategi perusahaan dengan memastikan bahwa keputusan dewan dan instruksi
yang benar dilakukan dan dikomunikasikan.
Fungsi sekretaris adalah membantu Direksi sebagai pejabat penghubung
dalam komunikasi pemimpin perusahaan dengan karyawan sebagai upaya
meningkatkan loyalitas karyawan dalam penyusunan laporan manajemen serta
kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, penegakan hukum dan
pengelolaan
kehumasan.
Tanggungjawab
sekretaris
perusahaan
adalah
memberikan saran kepada Direksi tentang masalah hukum umumnya dan
mengatur tugas administrasi.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan melakukan
penelitian yang berjudul “ Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan.”
B.Perumusan Masalah
Bagaimanakah Fungsi Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan didalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat ?
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan
Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan didalam
memberikan pelayanan terhadap masyarakat.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi PT. Perkebunan Nusantara III Medan
Sebagai bahan masukan pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan,
dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah
pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami
perkembangan.
2. Bagi Penulis
Memperdalam pengetahuan mengenai fungsi seorang sekretaris
pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dan melatih
dan mengembangkan kemampuan kemampuan berfikir penulis
dalam mengembangkan teori –teori yang ada.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain
dan semua pihak yang membutuhkan,khususnya tentang pengaruh
strategi yang akan dilakukan dalam memasarkan produk.
E.Jadwal Kegiatan
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat
pada Tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas
Akhir.Penelitian dilakukan di PT.Perkebunan Nusantara III Jl.Sei Batang
No.2 Sumatera Utara ,Medan 20122.
Tabel 1.1
Jadwal penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO Kegiatan
Minggu
Ke-1
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Ke-2
Ke-3
Sumber:Penulis (2015)
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku
referensi mengenai sekretaris dan informasi melalui website internet.Kemudian
pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan mengambambil informasi dari
facebook resmi dan buku-buku referensi mengenaiPT.Perkebunan Nusantara III
Medan.Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,Penulis kemudian melakukan
penyusunan Tugas Akhir.
F.Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan
penelitian,jadwal survei dan sistematika penulisan.
BAB II : PROPFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan sejarah perusahaan, visi, misi dan tujuan perusahaan, struktur
organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha.
BAB III :PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang berkaitan dengan fungsi
sekretaris
didalam
memberikan
pelayanan
kepada
masyarakat
pada
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV:KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang
dilakukan di PT.Pekebunan Nusantara III (Persero) Medan dan beberapa saran
yang bermanfaat dikemudian hari.
PENDAHULUAN
A.Latar belakang
Setiap lembaga atau
perusahaaan baik swasta maupun instansi
pemerintahan tidak dapat melaksanakan tugasnya sendiri. Dalam upaya mencapai
tujuan supaya berhasil guna dan berdaya guna maka perusahaan memerlukan
kerja sama antara satu pihak dengan pihak lainnya, yang pelaksanaannya harus
tepat dan sesuai sehingga dapat dijadikan sebagai acuan bagi para pelaksananya.
Sehubungan dengan hal itu maka diperlukan seorang sekretaris yang
berfungsi membantu pimpinan menjalankan tugasnya untuk penyelenggaraan
kegiatan administrasi dalam organisasi agar kegiatan setiap orang dalam bekerja
sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut
perusahaan
akan
sangat
membutuhkan
sekretaris
yang
kompeten
dan
bertanggungjawab dalam menjalankan fungsinya.
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang berarti rahasia.
Dari kata secretum terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan
kepercayaan. Kata secretarius menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius
(bahasa Prancis), atau secretary (bahasa Inggris) (Ratnawati 2006:3).
Tugas seorang sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat
rahasia, melainkan juga meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah
suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Penggolongan sekretaris meliputi: Sekretaris Pemerintah, Sekretaris
Organisasi dan Sekretaris Perusahaan yang merupakan seorang karyawan senior
bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi
manajerial di atas.
Sekretaris pemerintah adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga
pemerintahan pusat dan pemerintah daerah. Sekretaris pemerintah hanya
ditemukan pada tingkat manajemen atas ( Komisaris ) dan tingkat manajemen
madya ( Direktur ) dan tidak pada tingkat manajemen pertama.
Pada tingkat manajemen madya, biasanya hanya ada seorang sekretaris
unit setiap manajer (kepala urusan atau kepala bagian). Sedangkan pada tingkat
manajemen atas terdapat sekretaris senior dan junior. Sekretaris pemerintah terdiri
dari Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektoral Jenderal, Sekretaris Direktorat
Jenderal, Sekretaris Lembaga, Sekretaris Lembaga Pemerintah Nondepartemen,
Sekretaris Badan, Sekretaris Kantor Wilayah, 3 Sekretaris Jenderal Pemerintah
Dewan Daerah (PDD). Peran sekretaris pemerintah adalah pengantar Kantor
Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan. Sekretaris pemerintah
bertanggung jawab untuk menetapkan agenda untuk pertemuan Pemerintah dan
Komite Menteri. Selain itu, sekretaris pemerintah memelihara hubungan konstan
dengan semua anggota pemerintah. Sekretaris pemerintah bertindak sebagai Juru
Bicara Pemerintah. Sekretaris pemerintah melaksanakan tugas-tugas lain yang
ditunjuk kepadanya oleh Perdana Menteri.
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah
pimpinan, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana, membuat
keputusan, melakukan pengarahan dan pengkoordinasian terhadap seluruh unit
yang ada dalam lingkungan. Sekretaris organisasi terdiri dari Sekretaris Jenderal
Partai, Sekretaris Jenderal di Departemen, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat
Jenderal, Sekretaris Direktur, Sekretaris Umum, Sekretaris Kantor Pusat.
Sekretaris perusahaan adalah penghubung perseroan dengan otoritas jasa
keuangan, investor, analisis dan masyarakat yang bertanggung jawab memastikan
kepatuhan perseoroan kepada peraturan yang relevan melalui prinsip;prinsip tata
kelola perusahaan yang baik. Sekretaris perusahaan bertanggung jawab kepada
Direksi dan juga melaporkan pelaksanaannya kepada Dewan Direksi
Peran sekretaris perusahaan adalah
memastikan kepatuhan terhadap
semua peraturan perundang-undangan dan memperhatikan pembayaran untuk
kepentingan bisnis yang spesifik dari perusahaan, misalnya: sebuah perusahaan
manufaktur mungkin membutuhkan pendekatan yang berbeda dari bank atau
perusahaan jasa keuangan. Selain itu juga perlu membantu dalam pelaksanaan
strategi perusahaan dengan memastikan bahwa keputusan dewan dan instruksi
yang benar dilakukan dan dikomunikasikan.
Fungsi sekretaris adalah membantu Direksi sebagai pejabat penghubung
dalam komunikasi pemimpin perusahaan dengan karyawan sebagai upaya
meningkatkan loyalitas karyawan dalam penyusunan laporan manajemen serta
kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, penegakan hukum dan
pengelolaan
kehumasan.
Tanggungjawab
sekretaris
perusahaan
adalah
memberikan saran kepada Direksi tentang masalah hukum umumnya dan
mengatur tugas administrasi.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan melakukan
penelitian yang berjudul “ Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan.”
B.Perumusan Masalah
Bagaimanakah Fungsi Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero) Medan didalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat ?
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan
Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan didalam
memberikan pelayanan terhadap masyarakat.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi PT. Perkebunan Nusantara III Medan
Sebagai bahan masukan pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan,
dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah
pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami
perkembangan.
2. Bagi Penulis
Memperdalam pengetahuan mengenai fungsi seorang sekretaris
pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dan melatih
dan mengembangkan kemampuan kemampuan berfikir penulis
dalam mengembangkan teori –teori yang ada.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain
dan semua pihak yang membutuhkan,khususnya tentang pengaruh
strategi yang akan dilakukan dalam memasarkan produk.
E.Jadwal Kegiatan
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat
pada Tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas
Akhir.Penelitian dilakukan di PT.Perkebunan Nusantara III Jl.Sei Batang
No.2 Sumatera Utara ,Medan 20122.
Tabel 1.1
Jadwal penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO Kegiatan
Minggu
Ke-1
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Ke-2
Ke-3
Sumber:Penulis (2015)
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku
referensi mengenai sekretaris dan informasi melalui website internet.Kemudian
pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan mengambambil informasi dari
facebook resmi dan buku-buku referensi mengenaiPT.Perkebunan Nusantara III
Medan.Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,Penulis kemudian melakukan
penyusunan Tugas Akhir.
F.Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan
penelitian,jadwal survei dan sistematika penulisan.
BAB II : PROPFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan sejarah perusahaan, visi, misi dan tujuan perusahaan, struktur
organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha.
BAB III :PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang berkaitan dengan fungsi
sekretaris
didalam
memberikan
pelayanan
kepada
masyarakat
pada
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
BAB IV:KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang
dilakukan di PT.Pekebunan Nusantara III (Persero) Medan dan beberapa saran
yang bermanfaat dikemudian hari.