Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III Persero Medan

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah &Zulkifli , Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta

Daniel, Diane dan Ann Baron. 2006. Sekretaris Profesional.Terjemahan dari The proffesiona secretarry, New york: AMACOM Book Division

Ernawati,Ursula.2004,Pegertian Sekretaris,Gramedia Pustaka Utama,Jakarta Finola, Lomuddin. 2006. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Cet. Ke-7.

Jakarta: Mawar Gempita

Ginting, Paham dan Helmi, Syafrizal.2008. Filsafat Ilmu Metode Riset. Medan: USU Press

Hendarto,Hartiti dan Tulus.2004,Dunia Sekretaris,Gramedia Pustaka Utama, Jakarta

Ratnawati, Eti. 2006. Sekretaris Profesional.Yogyakarta : Amus Yogyakarta

Saiman,2002.Tugas dan Pengembangan Sekretaris,Bandung:Mandar Maju

Sedarmayanti.2002. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju

www.fungsisekretaris.com

disebabkankebijakan awal yang akandikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya.

Sekretaris memegang peranan penting dalam membantu pimpinan menjalankan tugasnya dan menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan karena sedikit banyaknya rahasia tersebut diketahui oleh sekretaris untuk bisa selalu menjaga rahasia itu dari siapapun yang berkepentingan terhadapnya

Berikut ini pengertian sekretaris yang penulis ambil dari berbagai sumber : a. Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano dalam Ernawati (2004:1)

Sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai profesional, sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tangungjawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

b. Menurut Hendarto(2004:4), Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

c. Bahwa sekretaris adalah orang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis menulis, atau kegiatan catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan (Saiman 2002:24)

d. Menurut The Liang Gie, (2002:25) yang dikutip Saiman adalah seorang petugas yang pekerjaanya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi penjabat penting atau suatu organisasi.

e. Menurut Wursanto, (2002:25) yang dikutip Saiman sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan.-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Dari keterangan di atas dapat disimpulkan, bahwa sekretaris adalah orang yang bertugas membantu dan melayani serta meringankan tugas-tugas pimpinan serta sekaligus sebagai orang yang dapat dipercaya oleh pimpinan untuk memegang rahasia.

Untuk dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat yang harus dijalankan oleh setiap sekretaris. Apabila seorang sekretaris tidak mempunyai syarat-syarat untuk menjadi sekretaris maka tugas dan fungsi kesekretarisannya tidak dapat berjalan dengan baik.

Adapun syarat-syarat yang harus dijalani oleh seorang sekretaris untuk dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional. Menurut Ernawati (2004:21) adalah sebagai berikut:

1. Menguasai seluk beluk kantor

2. Memiliki ilmu pengetahuan khusus/spesialisasi yang sesuai/relevan dengan aktivitas kantornya.

3. Menguasai pengetahuan umum dengan banyak memebaca, belaja rmaupun menyimak siaran media massa.

4. Menguasai bahasa dengan baik dan benar sesuai kebutuhan perusahaan . 5. Berpengetahuan dan mampu melaksanakan tugas-tugas yang

membutuhkan keterampilan seperti berkorespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat, mengoperasikan mesin-mesin kantor, pelayanan tamu dll.

6. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai sekretaris. Dari definisi diatas dapat disimpulkan seorang sekretaris berperan sebagai pembantu pimpinan. Agar dapat melaksanakan tugas-tugas dengan baik harus memiliki syarat-syarat tertentu untuk melaksanakan tugasnya. Menurut Hendarto syarat-syarat tersebut adalah :

1.Persyaratan Primer

Untuk menjadi seorang sekretaris tidaklah mudah, karena harus mempunyai keterampilan, kecakapan, inisiatif, berani bertanggungjawab, dan dapat dipercaya. Oleh karena itu, selain memiliki pengalaman yang memadai dibutuhkan pula keterampilan dan persyaratan yang menunjang untuk menyelesaikan tugasnya sebagai seorang sekretaris yang dapat diandalkan oleh perusahaan. Persyaratan primer merupakan persyaratan dasar yang harus dimiliki untuk memulai karier sekretaris antara lain:

a.Minat

Sama halnya dengan profesi lain, untuk menekuni bidang ini minat seseorang dapat dilihat dari keinginannya yang besar untuk mengetahui lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang akan ditekuni.

b.Sifat dan Kepribadian

Salah satu keunikan dari profesi sekretaris adalah juga membutuhkan sifat dari berbagai profesi, sifat dasar yang dibutukan yaitu:

a. Akurat, yaitu ketelitian dan sikap hati-hati dalam melakukan tugas.

b. Cermat, yaitu mampu mengerjakan tiap-tiap bagian dari suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dengan sempurna tanpa diberi petunjuk oleh orang lain.

c. Banyak akal, kreatif, dan mampu mencoba atau mencaricara untuk memecahkan berbagai masalah.

d. Penuh pertimbangan dan mampu membuat perhitungan sebelum bertindak atau melakukan sesuatu hal.

e. Inisiatif, yaitu mampu menemukan atau mengerjakan sesuatu tanpa harus diberi tahu oleh orang lain.

Adapun sifat yang dibutuhkan dalam melaksanakan Human Relations, antara lain:

a. Considerative, yaitu sifat rela memikirkan dan bersedia mendahulukan kepentingan orang lain, baik hati, dan rela menolong.

b. Tacful, yaitu hati-hati dalam memilih kata, berkomentar dan tindakan agar tidak menyingung perasaan oarang lain, atau membuat orang lain malu. c. Discrete, yaitu berhati-hati dan bijakasana, tidak mudah membicarakan

masalah seseorang perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berhak atau tidak berkepentingan.

d. Objektive, adalah sikap adil dalam memberikan penilaian, rasional, tidak memutuskan sesuatu atau berpendapat berdasarkan perasaan saja.

Dalam menunjang pekerjaannya sehari-hari, sekretaris membutuhkan modal keterampilan dasar yang cukup yaitu:

1. Bahasa 2. Mengetik

3. Stenografi Indonesia dan Inggris 4. Korespondensi

6. Tugas Kesekretarisan 7. Pengetahuan

Orang yang berpengetahuan luas terlihat dari caranya membicarakan hal- hal yang terjadi disekitarnya. Dari pengetahuan inilah sekretaris dinilai kecerdasan dan minatnya untuk lebih maju.

2.Persyaratan Sekunder

Selain persyaratan primer, dalam menunjang kariernya sekretaris yang handal juga membutuhkan persyaratan sekunder, persyaratan sekunder merupakan persyaratan yang tidak kalah pentingnya, karena merupakan dasar untuk memiliki dasar untuk memiliki karier yang sukses dalam dunia kesekretarisan, persyaratan sekunder tersebut yaitu :

1.Kepandaian untuk mengatur waktu seefektif dan seefisien mungkin. 2.Penuh dedikasi dalam melaksanakan tugasnya.

3.Kemampuan untuk menjaga kerahasian perusahaan/pemimpin dengan baik. 4.Keberanian tampil berbicara atau membawakan rapat didepan umum 5.Terampil dan Cekatan dalam memberikan kesimpulan

6.Dapat dipercaya dan memegang teguh etika.

Menurut Hendarto(2004:7) Syarat-syarat menjadi sekretaris, yaitu:

a. Syarat Kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti sifat yang penyabar, sistematik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah,pandai bergaul, dapat dipercaya, serta memegang teguh rahasia.

b. Syarat pengetahuan yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan

kesekretarisan seperti di bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran tugasnya.

c. Syarat Pengetahuan Khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja, seperti dikantor pemerintah atau pun dikantor perusahaan swasta.

d. Syarat skill dan Teknik Kesekretarisan adalah kemampu seorang sekretaris yang langsungberhubungan dengan tugas kesekretariasannya. Hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.

e. Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hariseperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.

Agar dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik sekretaris harus mempunyai syarat-syarat tersebut yaitu :

a. Pendidikan Sekurang-kurangnya berpendidikan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.

b. Bahasa dan pengetahuan Umum Menguasai bahasa Indonesi dengan baik, secara Lisan maupun tertulis serta memiliki pengetahuan umum yang luas seperti misalnya, hukum, ekonomi,manajemen, dan sebagainya.

c. .Ketrampilan atau keahlian kerja perkantoran Terampil dan cekatan dalam menerima dikte, mengetik,filing, bertelepon, berkorespondensi, dan pekerjaan kantor lainya.

d. Kepribadian Sabar, ramah tamah, penampilan diri yang baik, pandai bergaul, setia, dapat dipercaya serta memegang teguhrahasia, cermat

bekerja, memiliki ingatan yang baik dan mempunyai perhatian dan pekerjaan.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sekretaris harus mempunyai syarat-syarat yang harus dimilikinya agar dalam melaksanakan semua pekerjaanya dapat diselesaikan dengan baik dan sekretaris bisa mempertangungjawabkan pekerjaanya.

C.Jenis-jenis Sekretaris

Jenis-jenis sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut pandang peninjauanya Hartiti Hendarto (2006:4)

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tangungjawab, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior.

3. Dari segi bidang kerja, antara lain dikenal sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat (Kesra), Sekretaris Bidang Pemerintah Sekretaris Bidang Hukum, Sekretaris Bidang Administrasi dan politik dan sebagainya.

Berikut ini jenis-jenis sekretaris menurut Ernawati (2004:4) adalah sebagai berikut :

1. Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretaris dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi juga disebut Executive Secretar. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasanya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur dan data kerja organisasi, membuat keputusan, koordinasi,

pengendalian. Jadi sebenarnya sekretaris menjalankan fungsi manajemen yang terdiri:planning, organisasi, actuating dan controling. Dengan demikian wewenang sekretaris organisasi jauh lebih luas dibandingkan dengan sekretaris pimpinan (private secretary).

2. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary), Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinanya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.

3. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary), Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia angkat dan digaji secara perorangan.

Menurut Saiman (2002:7), jenis-jenis sekretaris dikelompokkan sebagai berikut: a. Sekretaris Pribadi (Private secretary/personal secretary), Sekretaris

pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan dengan tamu pimpinan. Seorang sekretaris pribadi bukannya pegawai secara struktual, tetapi mempunyai tangungjawab pada pimpinan secara langsung dan organisasi. Pekerjaan yang diberikan kepada sekretaris pribadi dipertangungjawabkan langsung pada pimpinan yang dibantunya.

b. Sekretaris Manajer atau Sekretaris eksekutif. Sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan dalam tugasnya dan juga sekaligus sebagai pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya tidak satu ruang dan mempunyai staf-staf lagi. Sekretaris manajer atau sekretaris eksekutif ini, bertangungjawab terhadap kelancaran pekerjaan dari bagian-bagian atau seksi-seksi tertentu dalam suatu kantor atau perusahaan.

c. Sekretaris Muda (yunior secretary), Sekretaris muda lebih banyak digunakan pada perusahaan. Hal ini karena perusahaan, khususnya perusahaan yang sudah besar memerlukan banyak sekretaris yang mampu menangani bidang-bidang tertentu, sehingga sekretaris muda diperlukan dalam pekerjaan yang jabatannya lebih rendah dari sekretaris senior.

d. Sekretaris Senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat diperlukan dalam melakukan manajeman tugas-tugas karyawan secara profesional sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baikdan sekretaris senior dapat bertanggungjawab dengan pimpinannya.

e. Sekretaris Jendral, Pada dasarnya istilah sekretaris jendral ini sama pengertianya dengan pengertian istilah sekretaris umum secara umum. Sekretaris jendral dapat berupa jabatan sekretaris yang memiliki wewenang dan tugas yang sangat besar.Jadi sekretaris jendral umumnya hanya merupakan penamaan tertentu saja pada suatu organisasi ataupun lembaga.

Dari beberapa jenis-jenis sekretaris di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris mempunyai berbagai macam jenis, dan pada intinya jenis-jenis sekretaris adalah membantu pimpinan dalam pekerjaannya.

B.Fungsi Sekretaris

Dalam sebuah kantor seorang pimpinan membutuhakan sekretaris untuk membantu meringankan tugas dan beban pimpinan, terutama dalam tugas-tugas yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan berkonsentrasi dan,mengurus tugas-tugas manajerialnya dengan baik. Maka dari itu, fungsi sekretaris berperan penting dalam sebuah kantor atau perusahaan. Menurut Ernawati (2004:9) ada beberapa fungsi sekretaris yaitu :

1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan. Sedapat mungkin sekretaris harus mengambil,alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat oleh pimpinan sebagai besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris.

2. Menangani informasi untuk pimpinan, yaitu: Semua keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantungkepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan, meyeleksi, mengolah, dan menyampaikan informasi

3. Menjadi jembatan penghubung yaitu: Harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan.

Ketiga fungsi sekretaris tersebut di atas, apabila dikaji lebih jauh maka sekretaris diharapkan :

a. Mampu mengikuti derap dan langkah yang positif dari pimpinan. b. Mampu menetralisir kekurangan dan kelemahan pimpinanya.

Sekretaris berfungsi membantu pimpinan dalam memulai sampai menuntaskan suatu pekerjaan. Sekretaris harus mampu membantu mengatasi kesibukan dan kesulitan pimpinan, termasuk membantu mencari cara yang lebih baik dan efisien serta cara penyederhanaan penyelesaian suatu pekerjaan.

Fungsi sekretaris dalam menangani informasi adalah membantu pimpinan agar berhasil mencapai tujuan organisasi dengan cara memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan serta membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas manajerialnya berdasarkan informasi yang diterimanya, yang kemudian sekretaris melaksanakan tindak lanjut dari keputusan yang telah dibuat pimpinannya

Dalam organisasi fungsi sekretaris dapat dilihat dari 3 aspek yaitu: berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan. Dimana fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu sebagai berikut:

1. Fungsi Primer

Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi atau perusahaan atau

unit organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, penggandaan, dan lain-lain. 2. Fungsi Sekunder

Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi atau perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi, teknik persiapan rapat, dan lain-lain.

C.Fungsi Sekretaris Pada PT, Perkebunan Nusantara III (Persero Medan) Medan

Dalam menjalankan fungsinya, sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan, membuat dan menyampaikan laporan secara berkala kepada Direktur Utama, sesuai dengan permintaan Direksi. Laporan Bulanan tersebut harus memuat:

1. Jumlah rapat Direksi dan kehadiran masing-masing direktur dalam rapat yang telah dilaksanakan dalam bulan tersebut

2. Jumlah surat masuk dan keluar dari dan ke pemegang saham, komisaris, instansi pemerintah, Bapepam dan masyarakat lainnya. -Laporan Hasil Monitoring Penerapan GCG -Pelaksanaan RUPS.

3. Pelaksanaan Perjanjian KSO/Anak Perusahaan dan lain-lain yang diperlukan

Selain Laporan Berkala, Sekretaris Perusahaan juga membuat Laporan Tahunan Sekretaris Perusahaan, dimana laporan-laporan tersebut menjadi salah satu bahan dalam pembuatan Laporan Tahunan Perusahaan.

Sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III memiliki hubungan dengan beberapa pihak yaitu :

1.Sebagai Penyampaian Informasi Perusahaan dengan Pihak Lain

Pihak-pihak yang berkepentingan kepada perusahaan, membutuhkan informasi secara lengkap, tepat dan akurat. Walaupun salah satu prinsip dalam penerapan Good Corporate Governance (GCG) yaitu prinsip transparansi diwajibkan bagi perusahaan, bukan berarti harus semua informasi mengenai perusahaan dapat dipublikasikan tetapi sangat tergantung kepada tingkat kepentingan dan kerahasiaan.Informasi yang disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan harus di pilah sesuai dengan tingkat kepentingan dan kebutuhan informasinya, sehingga tidak semua informasi dapat disampaikan kepada satu pihak tertentu. Untuk itu, Direksi harus membuat suatu ketentuan mengenai informasi yang boleh dan yang tidak boleh disampaikan kepada berbagai pihak, dan harus denganjelas menyebutkan informasi yang dapat disampaikan oleh Sekretaris Perusahaan dan informasi yang harus disampaikan oleh Direktur Utama dan Komisaris Utama. Para pejabat yang dapat menyampaikan ataupun mempublikasikan informasi pada dasarnya adalah Komisaris Utama, Direktur Utama dan Sekretaris Perusahaan. Untuk beberapa informasi tertentu atau karena telah diberikan wewenang oleh Direksi maka

PimpinanUnit Kerja/Manajer Distrik/Manajer Unit Usaha dapat mempublikasikan atau menyampaikan informasi tersebut. Informasi yang berakibat menurunkan daya saing dan menyangkut benturan kepentingan, dalam keadaan apapun tidak di perkenankan diungkapkan atau dipublikasikan. Pelanggaran dapat dianggap sebagai tindakan indisipliner yang dalam tingkatan tertentu dapat mengakibatkan pemberhentian hubungan kerja berdasarkan peraturan perundangan.

2.Sebagai Penyampaian Informasi Perusahaan dengan Pemegang Saham

Pemegang saham berhak untuk memperoleh informasi material mengenai perusahaan secara tepat waktu dan teratur. Informasi yang diberikan haruslah lengkap dan akurat, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya. Segala komunikasi dengan pemegang saham untuk informasi yang material merupakan tanggung jawab Komisaris Utama dan Direktur Utama. Namun, komunikasi tersebut dapat dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan melalui pendelegasian/persetujuan dari Komisaris dan Direksi. Dokumen tersebut sudah harus tersedia dalam arsip Urusan Sekretariat sebelum ada permintaan dari Pemegang Saham, dan penyampaiannya dilakukan oleh Kepala Bagian Sekretaris atau pejabat yang ditugaskan olehnya.. Dalam hal penyelenggaraan RUPS dan, bahwa Pemegang Saham akan terus mendapat informasi mengenai

RUPS secara tepat waktu melalui Sekretaris Perusahaan. Dalam hal pemegang saham ingin mengadakan RUPS Luar Biasa, maka informasi tersebut disampaikan kepada Direksi, yang kemudian sesuai dengan prosedurnya Direksi akan

memerintahkan Sekretaris Perusahaan untuk melakukan persiapan pelaksanaan RUPS Luar Biasa.

3.Sebagai Penyampaian Informasi Perusahaan dengan Dewan Komisaris

Dewan Komisaris berhak memperoleh akses informasi perusahaan secara tepat waktu dan lengkap melalui Sekretaris Perusahaan. Dokumen/informasi yang diperlukan oleh Komisaris sudah harus tersedia pada arsip Urusan Sekretaris. Dengan demikian, sebelum ada permintaan dari komisaris, maka Asisten Arsip Urusan Sekretaris sudah mengumpulkan terlebih dahulu dokumen tersebut. Demikian juga sebaliknya bahwa risalah rapat rutin internal Dewan Komisaris tentang operasional perusahaan yang hendak disampaikan kepada Direksi dikirimkan melalui Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan meneruskannya kepada Direksi dan kemudian Direksi mendisposisikan untuk ditindaklanjuti. Dokumen/surat masuk dan keluar antar Direksi dan Komisaris, termasuk risalah rapat dicatat dalam agenda surat menyurat dan copynya diarsipkan oleh Urusan Perpustakaan/ Arsip.

Penyampaian dokumen kepada komisaris dilakukan oleh Sekretaris Perusahaan atau pejabat yang ditunjuk untuk itu. Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris Perusahaan dalam hubungan dengan komisaris dapat berkoordinasi dengan Sekretaris Dewan Komisaris.

4.Sebagai Penyelenggara Perusahaan dengan Direksi a.Sebagai Penyelenggara Rapat

Hubungan dalam rangka penyelenggaraan rapat-rapat Direksi serta rapat koordinasi Direksi dan Komisaris. Penyelenggaraan rapat Direksi, Direksi dan

Komisaris merupakan tugas Protokoler Bagian Sekretaris Perusahaan. Tugas Protokol dalam penyelenggaraan rapat tersebut adalah:

1. Menyusun jadwal dan agenda rapat rutin dalam satu tahun dan rapat insidentil.

2. Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat kepada peserta rapat yang akan diundang sesuai jadwal atau permintaan.

3. Menyediakan tempat dan fasilitas rapat yang diperlukan untuk rapat dengan berkoordinasi dengan Bagian Umum

4. Menyediakan daftar hadir dan mengedarkannya kepada perserta rapat. 5. Membuat notulen rapat/risalah rapat pada setiap rapat dan dalam risalah

rapat harus dicantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam rapat (bila ada).

6. Menyampaikan risalah rapat kepada Ketua Rapat dan salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk ditandatangani

7. Menyampaikan risalah rapat kepada setiap anggota Direksi untuk rapat internal Direksi dan kepada Komisaris jika rapat koordinasi Direksi dan Komisaris terlepas apakah yang bersangkutan hadir atau tidak dalam rapat. 8. Dalam jangka waktu 14 hari terhitung mulai sejak tanggal pengiriman

risalah tersebut; setiap anggota Direksi/komisaris yang hadir tersebut menyampaikan persetujuan atau usul perbaikan bila ada atas apa yang tercantum dalam risalah rapat kepada pimpinan rapatmelalui Sekretaris Perusahaan.

9. Jika dalam jangka waktu tersebut tidak ada keberatan atau usulan perbaikan maka disimpulkan bahwa memang tidak terdapat keberatan/usulan perbaikan terhadap risalah tersebut.

10. Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh Asisten Urusan Arsip pada Bagian Sekretaris Perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi, jika diperlukan.

b.Sebagai Penyelenggara Surat-menyurat

Sekretariat melalui Asisten Surat Menyurat membuat konsep surat Direksi sesuai permintaan direktur, dan diteruskan kepada Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan untuk direviu. Konsep tersebut diteruskan ke Direktur yang bersangkutan melalui Sekretaris Direktur, selanjutnya setelah konsep disetujui dikembalikan kepada urusan surat menyurat untuk difinalkan dan kembali ditandatangani Direktur yang bersangkutan.

Sekretaris Perusahaan melalui Urusan Hukum Bisnis, kepatuhan/hubungan investor membuat konsep surat keputusan atau surat edaran atau perpanjangan KSO, dan lain-lain berdasarkan permintaan Direksi. Setelah diriviu oleh Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan disampaikan kepada Direktur yang bersangkutan, selanjutnya difinalkan dan ditandatangani kembali oleh Direksi

5. Sebagai Pengumpulan Informasi dengan Bagian Lain

Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Bagian Lain Sekretaris Perusahaan mengumpulkan informasi/data penting dari masing-masing bagian/unit kerja. Pengumpulan dokumen/informasi ini dilakukan oleh Sekretaris

Perusahaan melalui Asisten Arsip/Perpustakaan pada Urusan Sekretaris dan masing-masing bagian/unit wajib memberikannya.

6.Sebagai Penanggungjawab Informasi Perusahaan dengan Publik

Hubungan Sekretaris Perusahaan dengan Publik/ Stakeholders adalah memiliki tanggungjawab untuk berkomunikasi dengan publik seperti masyarakat, pemasok dan pekerja didelegasikan oleh Direktur Utama kepada Sekretaris Perusahaan atau melalui Humas/ Public Relation bersama pejabat yang terlibat langsung atas informasi yang akan dikomunikasikan.

Humas/Public Relation bertanggungjawab menyusun informasi atas tanggapan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu. Dalam hal hubungan dengan anak perusahaan dan investor, Sekretaris Perusahaan melalui Urusan Hukum Bisnis, Investor dan Anak Perusahaan berfungsi sebagai penghubung bila anak perusahaan/investor mengajukan proposal kerjasama. Kepala Urusan menganalisa dan menyimpulkan proposal tersebut, hasilnya diserahkan ke Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan, dan selanjutnya kepada Direksi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A.Kesimpulan

Berdasarkan Pembahasan Penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan berperan penting dalam melaksanakan tugas untuk surat-menyurat, pelayanan tamu dan urusan-urusan rapat pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan.

2. Fungsi Sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan adalah menciptakan sutau hubungan kerja yang baik, menciptakan gambaran baik dalam perusahaan dengan perusahaan lain, serta membantu kelancaran penyimpanan arsip perusahaan dan proses surat menyurat.

3. PT.Perkebunan Nusantara III Medan dipusatkan pada kegiatan internal dan eksternal, yang bertujuan untuk memperlancar dan membina hubungan yang baik antar pimpinan dan karyawan agar tercita rasa saling percaya, saling menghargai, dan memiliki etika yang baik serta kerjasama antara pimpinan dan karyawan.

4. Sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan memiliki tugas penuh terhadap perusahaan dan merupakan kepercayaan penuh pemilik perusahaan atau pimpinan perusahaan.

B.Saran

1. Penyelenggaraan pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan lebih ditingkatkan dengan begitu masyarakat akan lebih mengenal PTPN III Medan

2. Sebaiknya Sekretaris lebih aktif dalam membantu pimpinanan PT.Perkebunan Nusantara II Medan meningkatkan nilai penjualan setiap tahun.

3. Selalu mempertahankan semangat, loyalitas, komunikasi dan rasa saling menghargai sesuai etika dan ciri-ciri seorang sekretaris pada umumnya, terutama pada sekretaris agar selalu menjaga citra yang baik pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN PTPN III MEDAN

A.Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (Persero), merupakan salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan, dan pemasaran hasil perkebunan. Kegiatan usaha perseroan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman kelapa sawit dan dan karet. Produk utama perseroan adalah minyak sawit (CPO) dan inti sawit (krenel) dan produk hilir karet.

Sejarah perseroan diawali dengan proses pengambil alihan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses Nasionalisasi Perusahaan Perkebunan Asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN).

Pada tahun 1968 PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT.Perkebunan (Persero). Guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan BUMN, Pemerintah merestrukturisasi BUMN sub sektor, perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi dan perampingan struktur organisasi.

Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994 dimana 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT.Perkebunan III (Persero), PT.Perkebunan IV (Persero), PT.Perkebunan V (Persero) disatukan

pengelolaannya kedalam manajemen PT.Perkebunan Nusantara III (Persero). Selanjutnya melalui Peraturan Pemerintah (PP) No.8 Tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberi nama PT.Perkebunan Nusantara III Persero yang bekedudukan di Medan, Sumatera Utara PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH, No.36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C2-8331.HT.01.01.th.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat didalam Berita Negara Republik Indonesia No.81 tahun 1996 Tambahan Berita Negara No. 8674 Tahun 1996.

1.Visi dan Misi Perusahaan a.Visi

Adapun yang menjadi visi perusahaan adalah menjadi perusahaan agri-bisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata-kelola bisnis terbaik pada tahun 2008

b.Misi

Adapun yang menjadi misi perusahaan PTPN III Medan adalah :

a. Mengembangkan industri hilir berbasis Perkebunan secara berkesinambungan.

b. Menghasilkan produk yang berkualitas untuk pelanggan

c. Memperlakukan karyawans sebagai aset strategi kdan mengembangkannya secara optimal.

d. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan ‘imbal balik’ terbaik bagi para investor.

e. Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.

f. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas.

g. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan

2.Paradigma Baru

Tanggung-jawab pembangunan masa depan PTPN III ada pada seluruh karyawan. Untuk itu kami bertekad mewujudkan paradigma bisnis baru PTPN III, yaitu :

a. Perubahan, perbaikan dan peningkatan metoda dan kinerja adalah satu keharusan.

b. Kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama untuk memenangkan persaingan.

c. Setiap kegiatan bisnis baru menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan. d. Pengambangan hubungan industrial yang egaliter berdasarkan

keterbukaan, kesetaraan dan kebhinekaan

e. Pengembangan SDM yang terintegrasiuntuk membangun kapital insani f. Human dan intelektual yang dibutuhkan perusahaan kepemimpinan yang

efektif membangun pengaruh melalui kemampuan mengajar dan membagi ilmu, membagi hubungan baik, dan menjadi panutan.

g. Penghargaan diberikan kepada karyawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.

h. Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang sederhana dan dinamis.

i. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk peningkatkan produktivitas kerrja dan keunggulan kompetitif.

j. Keputusan bisnis diambil berdasarkan fakta dan data akurat.

k. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung jawab.

l. Seluruh aktifitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu. B.Uraian Tugas

1.Direktur Utama

Fungsi utama dari Direktur Utama adalah mengarahkan, memberdayakan, seluruh sumber daya perusahaan secara optimal untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan. Adapun sasaran dari Direktur Utama adalah.

a) Terciptanya perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis dengan skor Baldrige minimum 750

b) Tercapainya Net Profit margin (NPM) 15% dan Return On Assets (ROA) 20%.

Adapun tugas dari Direktur Utama adalah.

a) Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis

b) Melaksanakan prinsip tata kelola perusahaan yang baik (GCG) disemua jajaran.

c) Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Success d) Model yang tercermin dalam indikator kerja utama (IKU).

e) Mewujudkan portofolio bisnis perusahaan yang memberikan keuntungan dan nilai tambah.

f) Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3

g) Menetapkan sistem saran dan prasarana informasi melalui teknologi informasi yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal

2.Direktur Produksi

Adapun fungsi utama Direktur Produksi adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya produksi, sarana dan prasarana sehingga tercapainya kinerja bidang produksi secara optimal.

a.Sasaran dari Direktur Produksi adalah

1. Tercapainya komposisi umur tanaman, kelapa sawit (TBM 12%,dan TM 84%), Karet (TBM 16% dan TM 80%), peremajaan tanaman kelapa 11sawit/karet4% setiap tahun dan komposisi komoditi tanaman kelapa sawit 70% serta tanaman karet 30%

2. Produktivitas tanaman kelapa sawit sebesar 25 ton TBS/Ha/Thn dan produktivitas tanaman karet sebesar 1600 Kg KK/Ha/Thn.

3. Tersedianya kapasitas olahan PKS min.90% untuk30 Ton TBS/Jam dan 83% untuk 60 Ton /Jam dengan tingkat efisiensi sebesar 91-93% dan kapasitas pabrik karet sesuai dengan permintaan dan tidak melampauai kapasitas tersedia..Tercapainya rendemen CPO sebesar 24% dan inti sawit sebesar 5%.Tercapainya kualitas hasil olah produksi sesuai standard.

4. Tercapainya harga pokok produksi (harga pokok kebun) 65% terhadap harga jual.

5.Terwujudnya proses produksi sesuai dengan standard ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3.

Adapun tugas dari Direktur Produksi adalah:

1. Menetapkan dan mewujudkan sasaran strategic dibidang produksi. 2. Menetapkan upaya strategik dibidang produksi

3. Menetapkan sistem kerja (work system) bidang produksi untuk mewujudkan operational excellence.

4. Menterjemahkan kebutuhan pasar menjadi pelaksanaan operasional bidang produksi.

5. Melaksanakan program sertifikasi ISO 9000 dan ISO 14000 dan SMK3. 6. Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih

efisien.Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal

3.Direktur Keuangan

Adapun fungsi utama dari Direktur Keuangan adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya keuangan secara tepat guna, sehingga tercapainya cash flow, dan biaya operasional perusahaan yang efektif dan efisien.

a.Sasaran dari Direktur Keuangan adalah.

1. Terciptanya cost effecti veness pada tingkat harga pokok (FOB) ≤ 80% dari nilai penjualan, dan tercapainya Assets Turn Over (ATO) sebesar 1,1kali.

2. Terpeliharanya solvabilitas pada tingkat DER ≤ 40:60. 3. Terpeliharanya likuiditas pada tingkat ≥ 150%.

Adapun tugas dari Direktur Keuangan adalah

1. Menjaga keseimbangan antara pertumbuhan profit abilitas perusahaan. 2. Melaksanakan Assets Assesment secara berkesinambungan untuk

memberdayakan aset pot ensial.

3. Memonitor dan mengevaluasi biaya produksi (harga pokok FOB) melalui pemanfaatan Activity Based Costing(ABC).

4. Memelihara Cash Reserve Requirment minimum 2(dua) bulan kebutuhan dana operasional.

5. Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan dalam penyusunan KAP/RKOP dan RJP.

6. Mencari sumber dana bagi pertumbuhan perusahaan.

7. Membuat laporan manajemen interim dan laporan keuangan konsolidasian.

8. Menjalin hubungan yang harmonis dengan stakeholders.

9. Membangun sarana dan prasarana informasi menejemen keuangan melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi danberbasis data base,serta memberdayagunakan secara maksimal.

10. Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000 dan ISO 14000 dan SMK3.

11. Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.

4.Direktur Pemasaran

Adapun fungsi utama Direktur Pemasaran adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya pemasaran dan pengadaan secara optimal, sehingga tercapainya kepuasan pelanggan dan pemasok.

a.Sasaran Direktur Pemasaran adalah

1. Tercapainya peningkatan nilai penjualan sebesar 10% setiap tahun.

2. Terwujudnya kepuasan pelanggan dengan indeks kepuasan pelanggan 80%.

3. Tercapainya Account Recivable(A/R) TurnOver ≤ 14 hari 4. Tercapainya finished goods inventory turn over16 kali 5. Tercapainya inventory turn over8 kali

6. Tercapainya economic order quantity 2 kali (pupuk) dan 4 kali (barang lainnya)

7. Tercapainya kepuasan pemasok pada tingkat 70%. Adapun tugas Direktur Pemasaran adalah

1. Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategik dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa.

2. Mencari dan membina hubungan dengan mitra bisnis (pemasok dan pelanggan) serta mitra aliansi.

3. Menetapkan sistem pengendalian persediaan hasil produksiserta bahan baku dan pelengkap.

4. Menetapkan pedoman hara barang dan jasa.

5. Menetapkan kebijakan dan menyiasati perkembangan pasar dan perilaku pesaing (market intelligence).

6. Menginformasikan kebutuhan pasar sacara berkesinambungan. kepada direktur produksi.

7. Merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran dan bidang pengadaan barang dan jasa untuk mewujudkan operational axcellence. 8. Memasarkan produk dengan biaya penjualan yang efisien, nilai penjualan

optimal tercapainya kepuasan pelanggan.

9. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien, sert terwujudnya pembinaan pemasok.

10. Mengendalikan biaya penjualan dan biaya pengadaan pada tingkat yang efisien.

11. Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 serta SMK3.

12. Menetapkan sistem saran dan prasarana informasi melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.

5.Direktur SDM dan Umum

Fungsi Utama direktur SDM dan Umum adalah mengelola dan memberdayakan sumber daya manusia dan sarana pendukung lainnya sehingga tercapain kinerja bidang SDM dan umum yang optimal.

a.Sasaran Direktur SDM dan Umum adalah

1. Terwujudnya jumlah tenaga kerja sesuai dengan rasio yang ditetapkan. 2. Terwujudnya competence level index(CLI) :10

3. Terwujudnya employee satisfaction index (ESI) : 75%.

5. Terwujudnya lingkungan kerja yang aman pada tingkat Conflict dabt Zero Accident.

Adapun tugas Direktur SDM dan Umum adalah

1. Menetapkan kebutuhan SDM (kompetensi, kuantitas dan waktu) sesuai dengan kebutuhan perusahaan

2. Menetapkan sistem kerja (work sistem) bidang SDM untuk mewujudkan operational excellence

3. Melaksanakan mapping personil secara periodik.

4. Menetapkan dan melaksanakan sistem pendidikan dan pelatihan 5. Menetapkan dan melaksanakan sistem penilaian karya.

6. Menetapkan sistem kompensasi dan remunerasi 7. Menetapkan sistem rekrutmen karyawan

8. Menetapkan sistem jenjang karir karyawan

9. Menetapkan program peningkatan kesejahteraan (Quality Of Life) 10. Menetapkan sistem survey kepuasan karyawan

11. Menetapkan kebijakan untuk memenuhi aspek legal perusahaan 12. Menjalin hubungan yang harmonis dengan stakeholders

13. Menetapkan kebijakan dan mengevaluasi pelaksanaan bina lingkungan. 14. Mengendalikan biaya Pembinaan SDM dan Umum secara efisien

15. Mensukseskan pelaksanaan sistem ManajemenISO 9000, ISO 14000 serta SMK3

16. Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan sacara maksimal.

6.Kepala Bagian Sekretaris Korporat

Fungsi Utama Kepala Bagian Sekretaris Korporat adalah melaksanakan fungsi manajemen dengan memberdayakan sumber daya yang berhubungan dengan aspek legal dan kepatuhan, aspek manajemen hubungan dengan investor sehingga terwujudnya Image Corporate yang positif dari stakeholders.

a.Sasaran Kepala Bagian Sekretaris Korporat adalah

1.Terkordinasinya pencapaian strategik target perusahaan setiap tahun

2.Terwujudnya opini positif dari stakeholders terhadap perusahaan dengan tingkat Zero Complain

b.Tugas dari Kepala Bagian Sekretaris Korporat adalah

1. Memberi informasi kepada direksi mengenai mitra strategik, privatisasi perkembangan pasar modal dan peraturan pelaksanaanya.

2. Membuat dan mengusulkan Annual Report dan Company Profile 3. Mengusulkan penetapan kebijakan investasi.

4. Melaksanakan surat menyurat intern dan ekstern.

5. Mengkoordonir penyelenggaraan press release dan press conference serta kegiatan wawancara dengan para insan pers.

6. Melaksanakan prosedur pemakaian uang kerja direksi.

7. Mendistribusikan hasil keputusan rapat direksi, dengan dewan komisaris dan RUPS.

8. Membina hubungan dengan masyarakat, mass media, calon investor, kreditor, lembaga keuangan dan relasi bisnis dengan cara

mempublikasikan perusahaan sehingga tercipta citra perusahaan yang baik.

9. Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar, seperti instansi pemerintah Badan Usaha Milik Negara dan Swasta, media massa, serta melakukan kegiatan perusahaan yang bersifat protokoler.

10. Mengusulkan RKAP/Rencana Kerja Operasional (RKO) Bagian Sekretaris Korporat.

11. Menyiapkan bahan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS),Rencana Jangka Panjang (RJP), Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), dan laporan Tahunan.

12. Mengusulkan Strategik Planning (SO) dan Rencana Jangka Panjang di Bagian CS.

13. Melaksanakan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000, dan SMK3. 14. Melaksanakan Sistem Penilaian Karya (SPK).

15. Melaksanakan pengendalian sistem komputerisasi yang terintegrasi berbasis data base secara konsisten dan up to date.

B.Logo PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

Gambar 2.1 Logo PTPN III Medan

Sumber : PT.Perkebunan Nusantara III Medan (2014)

1. Gambar 12 helai daun Kelapa Sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat pada daun karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia, melambangkan bahwa PTPN III memiliki 12 Paradigma Baru dan 7 Strategi Bisnis yang saling mendukung agar tercapai tujuan.

2. Gambar 5 garis lintang horizontal dan vertikal yang berwarna biru, melingkari bola dunia, melambangkan bahwa PTPN III memiliki 5 Tata Nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha. PTPN III, yaitu selalu menjadi Perusahaan Perkebunan terbaik dengan Team Work yang Solid dan Inovatif, serta ditunjang dengan

Green Technology, Green Business dan ramah lingkungan. .

3. Gambar 2 Meteor yang mengelilingi bumi sehingga membentuk angka 3, melambangkan PTPN III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi

untuk menguasai pasar global.

4. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi Lateks dan Produk turunannya sedangkan yang berwarna Orange adalah produksi CPO beserta turunannya, yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.

Secara keseluruhan logo baru ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personal PTPN III, untuk mewujudkan Visi dan Misi PTPN III yang telah dicanangkan bersama, dengan ditunjang dengan 5 Tata Nilai 12 Paradigma Baru dan 7 Strategis bisnis yang dimiliki PTPN III Medan .

C.Struktur Organisasi PT.Perkebunan Nusantara III Medan

Sejalan tujuan Restrukturisasi dengan membentuk Strategic Business Unit (SBU) yang sudah dievaluasi secara matang sebagai upaya untuk mengantisipasi persaingan usaha yang semakin ketat. Direksi PT. Perkebunan Nusantara III melalui surat keputusan telah melahirkan keputusan-keputusan yang nantinya diharapkan dapat memuluskan tujuan dari restrukturisasi tersebut. Keputusan- keputusan yang diambil antara lain melakukan pembubaran Inspektorat dan Manajer Pabrik Kelapa Sawit wilayah A, B dan C dan merampingkan dari 17 Biro/Bagian menjadi 12 Biro/Bagian serta membentuk 2 General Manajer dan 8 Distrik Manajer, Setiap General/Distrik Manajer membawahi Kebun/Unit yang tertuang dalam Surat Keputusan. Berikut merupakan bagan Struktur Organisasi PT.Perkebunan Nusantara III Medan. Dapat dilihat pada Gambar 2.2.

G

am

b

ar

2.2 S

tr

u

k

tu

r O

rgan

is

as

i P

T

P

N

I

II

M

ed

an

D.Rekapitulasi Karyawan PTPN III Medan Tabel 2.1

Rekapitulasi Karya Pimpinan Pada PTPN III Posisi Mei 2012

Berdasarkan Usia dan Golongan No Uraian/Gol

Karya

Pimpinan <26 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 MBT 11

3 4 5 6 7 8 9 10

1 CKP 59 31 3 1 5 - - - 99

2 IIIA 36 96 33 23 44 59 5 - 269

3 IIIB - 69 18 26 37 13 - - 181

4 IIIC - - - 18 10 17 25 2 66

5 IIID - - - 11 46 26 25 6 152

6 IVA - - - 48 26 36 22 2 97

7 IVB - - - 10 2 24 31 7 64

8 IVC - - - - 1 14 25 2 42

9 IVD - - - 9 28 3 40

Jumlah Pimpinan

95 145 108 111 160 222 174 22 1037

Sumber : PT.Perkebunan Nusantara III Medan BAB III PEMBAHASAN A.Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang membantu pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.Kata sekretaris bersal dari kata secret yang artinya rahasia.Jadi tugas-tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini

BAB I PENDAHULUAN A.Latar belakang

Setiap lembaga atau perusahaaan baik swasta maupun instansi pemerintahan tidak dapat melaksanakan tugasnya sendiri. Dalam upaya mencapai tujuan supaya berhasil guna dan berdaya guna maka perusahaan memerlukan kerja sama antara satu pihak dengan pihak lainnya, yang pelaksanaannya harus tepat dan sesuai sehingga dapat dijadikan sebagai acuan bagi para pelaksananya.

Sehubungan dengan hal itu maka diperlukan seorang sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan menjalankan tugasnya untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi dalam organisasi agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan akan sangat membutuhkan sekretaris yang kompeten dan bertanggungjawab dalam menjalankan fungsinya.

Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata secretarius menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius (bahasa Prancis), atau secretary (bahasa Inggris) (Ratnawati 2006:3).

Tugas seorang sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan juga meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

Penggolongan sekretaris meliputi: Sekretaris Pemerintah, Sekretaris Organisasi dan Sekretaris Perusahaan yang merupakan seorang karyawan senior bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas.

Sekretaris pemerintah adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga pemerintahan pusat dan pemerintah daerah. Sekretaris pemerintah hanya ditemukan pada tingkat manajemen atas ( Komisaris ) dan tingkat manajemen madya ( Direktur ) dan tidak pada tingkat manajemen pertama.

Pada tingkat manajemen madya, biasanya hanya ada seorang sekretaris unit setiap manajer (kepala urusan atau kepala bagian). Sedangkan pada tingkat manajemen atas terdapat sekretaris senior dan junior. Sekretaris pemerintah terdiri dari Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektoral Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Lembaga, Sekretaris Lembaga Pemerintah Nondepartemen, Sekretaris Badan, Sekretaris Kantor Wilayah, 3 Sekretaris Jenderal Pemerintah Dewan Daerah (PDD). Peran sekretaris pemerintah adalah pengantar Kantor Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan. Sekretaris pemerintah bertanggung jawab untuk menetapkan agenda untuk pertemuan Pemerintah dan Komite Menteri. Selain itu, sekretaris pemerintah memelihara hubungan konstan dengan semua anggota pemerintah. Sekretaris pemerintah bertindak sebagai Juru Bicara Pemerintah. Sekretaris pemerintah melaksanakan tugas-tugas lain yang ditunjuk kepadanya oleh Perdana Menteri.

Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah pimpinan, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana, membuat

keputusan, melakukan pengarahan dan pengkoordinasian terhadap seluruh unit yang ada dalam lingkungan. Sekretaris organisasi terdiri dari Sekretaris Jenderal Partai, Sekretaris Jenderal di Departemen, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Direktur, Sekretaris Umum, Sekretaris Kantor Pusat.

Sekretaris perusahaan adalah penghubung perseroan dengan otoritas jasa keuangan, investor, analisis dan masyarakat yang bertanggung jawab memastikan kepatuhan perseoroan kepada peraturan yang relevan melalui prinsip;prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Sekretaris perusahaan bertanggung jawab kepada Direksi dan juga melaporkan pelaksanaannya kepada Dewan Direksi

Peran sekretaris perusahaan adalah memastikan kepatuhan terhadap semua peraturan perundang-undangan dan memperhatikan pembayaran untuk kepentingan bisnis yang spesifik dari perusahaan, misalnya: sebuah perusahaan manufaktur mungkin membutuhkan pendekatan yang berbeda dari bank atau perusahaan jasa keuangan. Selain itu juga perlu membantu dalam pelaksanaan strategi perusahaan dengan memastikan bahwa keputusan dewan dan instruksi yang benar dilakukan dan dikomunikasikan.

Fungsi sekretaris adalah membantu Direksi sebagai pejabat penghubung dalam komunikasi pemimpin perusahaan dengan karyawan sebagai upaya meningkatkan loyalitas karyawan dalam penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, penegakan hukum dan pengelolaan kehumasan. Tanggungjawab sekretaris perusahaan adalah memberikan saran kepada Direksi tentang masalah hukum umumnya dan mengatur tugas administrasi.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan melakukan penelitian yang berjudul “ Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.”

B.Perumusan Masalah

Bagaimanakah Fungsi Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan didalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat ?

C.Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan didalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat.

D.Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Bagi PT. Perkebunan Nusantara III Medan

Sebagai bahan masukan pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan, dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami perkembangan.

2. Bagi Penulis

Memperdalam pengetahuan mengenai fungsi seorang sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dan melatih dan mengembangkan kemampuan kemampuan berfikir penulis dalam mengembangkan teori –teori yang ada.

3. Bagi Pihak Lain

Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain dan semua pihak yang membutuhkan,khususnya tentang pengaruh strategi yang akan dilakukan dalam memasarkan produk.

E.Jadwal Kegiatan

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas Akhir.Penelitian dilakukan di PT.Perkebunan Nusantara III Jl.Sei Batang No.2 Sumatera Utara ,Medan 20122.

Tabel 1.1

Jadwal penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO Kegiatan Minggu

Ke-1 Ke-2 Ke-3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan

Sumber:Penulis (2015)

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku referensi mengenai sekretaris dan informasi melalui website internet.Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan mengambambil informasi dari facebook resmi dan buku-buku referensi mengenaiPT.Perkebunan Nusantara III Medan.Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,Penulis kemudian melakukan penyusunan Tugas Akhir.

F.Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan penelitian,jadwal survei dan sistematika penulisan.

BAB II : PROPFIL PERUSAHAAN

Bab ini berisikan sejarah perusahaan, visi, misi dan tujuan perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha.

BAB III :PEMBAHASAN

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang berkaitan dengan fungsi sekretaris didalam memberikan pelayanan kepada masyarakat pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.

BAB IV:KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di PT.Pekebunan Nusantara III (Persero) Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.

TUGAS AKHIR

FUNGSI SEKRETARIS PADA PT.PERKEBUNAN

NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

OLEH :

WINDA SARI C SINAGA

122103061

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena sampai saat ini Ia masih memberikan kasih dan berkat kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.Adapun Judul Tugas Akhir ini adalah “FUNGSI SEKRETARIS PADA PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III PERSERO MEDAN”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan Tugas Akhir ini.

Penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak dalam menyelesaikan penelitian Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih atas bantuan yang telah diberikan dalam bentuk sumbangan pikiran dan tenaga

Dalam menyelesaikan laporan magang ini penulis banyak mendapatkan dukungan, bantuan, bimbingan, dorongan dan pengarahan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Subhilhar, Ph. D, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.E.c, Ac, A k, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

4. Magdalena Linda Leonita. S, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretatriatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unversitas Sumatera Utara sekaligus selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah banyak memberikan arahan, bimbingan, dan masukan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa kepada Adelintje Siregar,S.Pd selaku orang tua penulis, yang selalu memberikan doa, motivasi dan dukungan baik secara moral maupun material yang selama ini telah diberikan kepada penulis yang merupakan semangat penulis dan motivasi penulis untuk menjadi lebih baik lagi. Terima kasih untuk segala perjuangan dan pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga Tuhan selalu memberkati dan menyertai semua kebaikan kepadanya.

7. Desy Grasella Sinaga, Tommy Vandeboston Sinaga, Naomy Cicilya Sinaga dan Yuanita Ekklesia Sinaga selaku saudara kandung penulis dan seluruh anggota keluarga yang tidak bisa disebutkan satu persatu oleh penulis. Terima kasih atas dukungan, semangat dan doa yang telah kalian panjatkan.

8. Iwan Suparjo Galingging, S.H selaku orang terdekat yang selalu mendampingi, mengajari, membimbing, memberi semangat, dan mendoakan penulis dengan sabar dan penuh cinta kasih.

9. Anjelin Simare-mare, Nur Aini Azwita, Asran Mursida teman seperkuliahan penulis yang telah mendukung dan memberikan semangat. 10. Seluruh teman – teman seperjuangan Program Studi D-III Kesekertariatan

angkatan 2012 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, khususnya Asran Mursida untuk dukungan, semangat, dan kehebohannya. Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis serta pembacanya dan kiranya Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita khususnya kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Medan,4 September2015

Penulis

Winda Sari C Sinaga 122103061

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR... . vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D Manfaat Penelitian... 4

E Jadwal Kegiatan ... 5

F Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN A. Profil Perusahaan... 8

B. Struktur Organisasi PTPN III Medan ... 22

C.Rekapitulasi Karyawan PTPN II Medan... 23

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris ... 24

B. Fungsi Sekretaris ... 33

C. Fungsi Sekretaris Pada PTPN III Medan...35

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 42

B. Saran... 43

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir...6 Tabel 2.1 Rekapitulasi Karya Pimpinan PTPN III...23

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Logo PTPN III Medan ...20 Gambar 2.2 Struktur Organisasi PTPN III Medan...22

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena sampai saat ini Ia masih memberikan kasih dan berkat kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.Adapun Judul Tugas Akhir ini adalah “FUNGSI SEKRETARIS PADA PT.PERKEBUNAN NUSANTARA III PERSERO MEDAN”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan Tugas Akhir ini.

Penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak dalam menyelesaikan penelitian Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih atas bantuan yang telah diberikan dalam bentuk sumbangan pikiran dan tenaga

Dalam menyelesaikan laporan magang ini penulis banyak mendapatkan dukungan, bantuan, bimbingan, dorongan dan pengarahan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Subhilhar, Ph. D, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.E.c, Ac, A k, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

4. Magdalena Linda Leonita. S, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretatriatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unversitas Sumatera Utara sekaligus selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah banyak memberikan arahan, bimbingan, dan masukan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa kepada Adelintje Siregar,S.Pd selaku orang tua penulis, yang selalu memberikan doa, motivasi dan dukungan baik secara moral maupun material yang selama ini telah diberikan kepada penulis yang merupakan semangat penulis dan motivasi penulis untuk menjadi lebih baik lagi. Terima kasih untuk segala perjuangan dan pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga Tuhan selalu memberkati dan menyertai semua kebaikan kepadanya.

7. Desy Grasella Sinaga, Tommy Vandeboston Sinaga, Naomy Cicilya Sinaga dan Yuanita Ekklesia Sinaga selaku saudara kandung penulis dan seluruh anggota keluarga yang tidak bisa disebutkan satu persatu oleh penulis. Terima kasih atas dukungan, semangat dan doa yang telah kalian panjatkan.

8. Iwan Suparjo Galingging, S.H selaku orang terdekat yang selalu mendampingi, mengajari, membimbing, memberi semangat, dan mendoakan penulis dengan sabar dan penuh cinta kasih.

9. Anjelin Simare-mare, Nur Aini Azwita, Asran Mursida teman seperkuliahan penulis yang telah mendukung dan memberikan semangat. 10.Seluruh teman – teman seperjuangan Program Studi D-III Kesekertariatan

angkatan 2012 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, khususnya Asran Mursida untuk dukungan, semangat, dan kehebohannya. Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis serta pembacanya dan kiranya Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita khususnya kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Medan,4 September2015

Penulis

Winda Sari C Sinaga

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR... . vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D Manfaat Penelitian... 4

E Jadwal Kegiatan ... 5

F Sistematika Penulisan ... 6

BAB II PROFIL PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN A. Profil Perusahaan... 8

B. Struktur Organisasi PTPN III Medan ... 22

C.Rekapitulasi Karyawan PTPN II Medan... 23

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris ... 24

B. Fungsi Sekretaris ... 33

C. Fungsi Sekretaris Pada PTPN III Medan...35

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 42

B. Saran... 43

DAFTAR TABEL

No Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir...6 Tabel 2.1 Rekapitulasi Karya Pimpinan PTPN III...23

DAFTAR GAMBAR

No Judul Halaman

Gambar 2.1 Logo PTPN III Medan ...20 Gambar 2.2 Struktur Organisasi PTPN III Medan...22