Manajemen Perpustakaan perguruan tinggi docx'
LAPORAN OBSERVASI
UPT UNIVERSITAS SEMARANG
MATA KULIAH MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
KELOMPOK 3
1.
2.
3.
4.
Fatmawati
Tri Bhekti Nihayati
Alwan Fauzan
Haryadi Tri Utomo
13040111120003
13040111120014
13040111120017
13040111130032
Dosen Pengampu : Sri Sumarsih
Jurusan S1. Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Diponegoro
2013
Kata Pengantar
i
Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang maha Esa atas rahmat dan
karunia-Nya laporan observasi ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Tidak lupa kami juga mengucapkan terimakasih kepada pihak UPT Perpustakaan
Universitas Semarang yang telah memberikan informasi yang kami butuhkan, dan
juga kepada pihak yang telah ikut serta membantu dalam peneyelesaian laoran ini.
Laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Perpustakaan semester 4 jurusan S1 Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya
Uiversitas Diponegoro.
Penulis menyadari bahwa semua yang ada di dunia ini tak pernah ada yang
sempurna begitu juga dengan laporan yang telah kami selesaikan ini, oleh karena itu
saran dan kritik dari para pembaca sangat kami harapkan untuk kebaikan di masa
yang akan datang.
Semarang, 18 Juni 2013
Penulis
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Kata pengantar...............................................................................i
Daftar isi...................................................................................... ii
i
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Observasi............................................................1
B. Perumusan Masalah....................................................................1
C. Tujuan Penulisan....................................................................... 1
D. Methode observasi......................................................................2
E. Deskripsi kegiatan.......................................................................2
BAB II DESKRIPSI HASIL OBSERVASI
A. Sejarah pendirian UPT Perpustakaan USM................................3
B. Pengertian Manajemen perpustakaan..........................................4
C. Teori-teori manajemen dan penerapanya....................................4
D. Bentuk koordinasi diantara staff yang ada..................................8
E. Analisis kelebihan dan kelemahan sistem manajemen
yang diterapkan di UPT Perpustakaan USM.............................9
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan.............................................................................13
B. Saran......................................................................................13
C. Foto-foto hasil observasi...........................................................14
BAB I
Pendahuluan
A. Latar Belakang Observasi
Perpustakaan merupakan lahan yang kaya dengan sumber informasi , baik berupa
informasi tercetak maupun informasi yang digital. Kegiatan di perpustakaan tidak hanya
berkaitan dengan tugas pengadaan , pengolahan, penyimpanan, pelayanan dan pelestarian ,
namun perpustakaan juga memiliki manajemen perpustakaan yang berfungsi dalam proses
kerja baik pra peleksanaan, pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan kegiatan yang ada di
perpustakaan.
i
Manajemen ini terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan staffing
yang bertujuan untuk mencapai target- target yang telah di tentukan suatu instansi sesuai
dengan kebutuhan instansinya.
Hal inilah yang menjadi latar belakang kami menyusun laporan ini setelah melakukan
observasi ke UPT Perpustakaan Universitas Semarang, dan juga merupakan tugas akhir
kelompok dari dosen kami mata kuiah manajemen perpustakaan semester empat jurusan ilmu
perpustakaan Faakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro mengenai teori manajemen dan
koordinasi antara pimpinan dan staf di perpustakaan yang telah kami pelajari.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan USM ?
2. Apakah pengertian Manajemen Perpustakaan?
3. Bagaimanakah penerapan fungsi dan teori manajemen di UPT PerpustakaanUSM ?
4. Bagaimana koordinasi antara pimpinan dan staff serta kerjasama yang diadakan dengan
perpustakaan lain ?
5. Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) penerapan manajemen di Unit
Perpustakaan Pusat (UPT) USM ?
C. Tujuan
1. Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) USM
2. Memahami dan mengetahui pengertian dari Manajemen Perpustakaan.
3.
Memahami dan mengetahui fungsi dan penerapan teori manajemen yang ada di UPT
Perpustakaan USM
4. Mengetahui hubugan koordinasi antara pimpinan dan staf yang ada di UPT Perpustakaan
5.
USM
Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem manajemen yang ada di UPT Perpustakaan
USM
D.
Metode Observasi
Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang penerapan
teori manajemen di perpustakaan USM ialah dengan wawancara kepada pihak yang
bersangkutan seperti kepala perpustakaan, pihak pengolahan koleksi, pihak bagian layanan,
pengolahan maupun pihak lain yang menunjang informasi yang dibutuhkan. Selain dengan
metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan, buku
panduan, dan meninjau langsung bagian runagan yang ada di perpustakaan.
E.Kegiatan Observasi
Adapun pelaksanaan kegiatan Observasi ke UPT Perpustakaan USM yang dilakukan
oleh kelompok tiga diadakan pada waktu dan tanggal sebagai berikut :
i
Hari
Tanggal
Jam
Lokasi
: Rabu
: 12 Juni 2013
: 11.00 s/d selesai
: Universitas Semarang,
Jl. Soekarno Hatta , Semarang (024) 670 2757
E-mail : [email protected]
Kegiatan wawancara yang dilakukan tepat pada sasaran tempat yang dituju yaitu
kepala UPT perpustakaan USM bapak saiful Hadi serta direspon baik oleh staf bagian
pengelolaan, layanan dan ppelestarian bahan pustaka, sehingga wawancara berjalan lancar
dan sesuai dengan tujuan observasi yang dilakukan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Sejarah Pendirian UPT Perpustakaan USM
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Semarang dioperasikan sejak
tahun 1987 bersamaan dengan berdirinya Politeknik Semarang yang memiliki koleksi
berjumlah 804 judul buku (1.459 eksemplar). Perpustakaan Universitas Semarang menempati
Gedung Serba Guna Lantai 3 di Jl. Atmodirono No. 11 sampai dengan tahun 1993, kemudian
pada tahun 1999 pindah ke kampus III Jl. Soekarno-Hatta Tlogosari yang menempati Gedung
B (Ir. Widjatmoko) lantai 2 dan 2 balkon dengan luas bangunan ± 4.532 m² yang dirancang
sedemikian rupa sehingga dapat dijangkau oleh semua fakultas/unit di lingkungan Sivitas
Akademika Universitas Semarang. Sejak saat itu, perpustakaan dikelola secara profesional
dan tiap waktu selalu meningkatkan pengadaan buku maupun pelayanan kepada sivitas
akademika yang ditangani oleh tenaga yang handal.
Koleksi buku dan bahan pustaka non buku saat ini berjumlah 15.344 judul dan 28.454
eksemplar meliputi berbagai bidang disiplin ilmu yaitu : bidang ilmu hukum, manajemen,
akuntansi, teknik sipil, teknik elektro, teknologi hasil pertanian, peternakan, psikologi, teknik
i
informatika, sistem informasi, ilmu komunikasi, agama, lingkungan hidup, kamus dan
ensiklopedi. Koleksi buku-buku akan terus dilengkapi melalui kerjasama perpustakaan pusat
dengan perpustakaan fakultas serta dengan perpustakaan lain, penerbit buku, agen-agen buku
asing, dan lain-lain.
Disediakan pula ruang baca dan ruang belajar yang cukup memadai serta sarana
penelusuran baik kartu katalog maupun katalog komputer dengan program CDS/ISIS versi
3.7 (versi dos) pada tahun 1993. Program tersebut digunakan dalam rangka penelusuran
informasi koleksi dan pengolahan bahan pustaka. Mulai pertengahan tahun 1999
dikembangkan pada bidang sirkulasi untuk penggunaan peminjaman dan pengembalian buku.
Pada tahun 2004 perpustakaan mengembangkan pelayanan dengan menambah software
baru yaitu New Clipping yang berisikan artikel-artikel dari berbagai surat kabar/majalah yang
disajikan dalam bentuk eletronik dengan data mulai tahun 2001 s/d 2004 dan bisa dicetak jika
dibutuhkan untuk membantu pengguna perpustakaan.
Pada pertengahan bulan September 2006 perpustakaan mengembangkan sayap mengganti
CDS/ISI ke software baru Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu (SIPUS versi 0.3) untuk
meningkatkan pelayanan yang optimal terhadap pengguna atau pengunjung perpustakaan
baik pengolahan bahan pustaka yang sudah memakai barcode, sirkulasi dengan scanner,
penelusuran kembali, dan laporan kegiatan perpustakaan. untuk sementara semua kegiatan
UPT Perpustakaan tidak bisa dicover lagi karena semua data buku sudah dimasukkan di
Database SIPUS.
Bulan Oktober tahun 2009 UPT Perpustakaan Universitas Semarang memberanikan diri
untuk mengganti software perpustakaan, karena SIPUS sudah tidak bisa digunakan kembali.
Software Portal Senayan Library Automation yang dikembangkan oleh Pusat Informasi &
Humas Depdiknas RI dengan Released Under GNU GPL Licence. SENAYAN adalah Open
Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi automasi perpustakaan (library
automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus
aktif dikembangkan. Keunggulan SENAYAN adalah multi-platform, yang artinya bisa
berjalan secara native hampir di semua sistem operasi yang menjalankan bahasa
pemrograman PHP dan RDBMS MySQL.
B. Pengertian Manajemen Perpustakaan
i
Manajemen perpustakaan adalah pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori
dan prinsip-prinsip manajemen.Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran atau
pendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemen untuk diterapkan di
dalam suatu organisasi. Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang
menjadi pokok dasar berpikir di dalam manajemen (Sutarno, 2006:20).
C. Teori-teori manajemen dan penerapanya
Secara keseluruhan, manajemen di perpustakaan UPT Perpustakaan USM yakni
menyatukan perpustakaa dengan semua sistem informasi yang ada di USM yang
terintegrasi dengan SIA, siepus, Keuangan , registerasi mahasiswa baru dan informasi
lainya. Adapun fungsi manajemen yang ada yaitu :
A. Perencanaan
a. Konsep perencanaan
Perencanaan di adakan bertujuan untuk Menyediakan arahan dan kerangka
kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah ,
Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan kegiatan,
kontrol penggunaan anggaran dan lain-lain. Untuk memastikan pengembangan yang
efektif, baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan
maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pengguna sesuai dengan rencana
induk pengembangan universitasnya.. Memungkinkan mengantisipasi kebutuhan
sumber-sumber informasi dengan cara membuat perencanaan berdasarkan keadaan
saat ini dan proyeksi keadaan dimasa datang. Memberikan pengalaman dan keahlian
bagi pustakawan perguruan tinggi dalam membuat perencanaan.
b. Penerapan di UPT Perpustakaan USM
1. Perncanaan yang dilakukan untuk beberapa bulan kedepan adalah
pengintegrasian seluruh sistem informasi yang ada di USM, seperti pengintegrasian
dengan SIA, keuangan, registerasi, dan pembayaran uang semester tujuannya untuk
memudahkan seluruh sistem kerja yang ada, memudahkan dalam layanan sehingga
kartu tanda mahasiswa juga bisa digunakan untuk mengakses seluruh layanan yang
ada di perpustakaan serta ketika akan masuk kuliah dan wisuda agar lebih efisien
waktu , biaya dan tenaga.
i
2. pengadaan koleksi untuk beberapa kali dalam satu tahun tahun dengan
anggaran sebanyak 200 Juta Rupiah yang diperoleh langsung dari pimpinan
rektorat.untuk saat ini koleksi yang ada di UPT Perpustakaan USM sebanyak 13.769
buku termasuk jurnal dan karya ilmiah .
3. Berhubung koleksi-koleksi yang ada di perpustakaan belum memiliki sistem
pengaman seperti pita magnetik atau pintu alarm keamanan, pihak perpustakaan juga
berencana mengusulkan proposal unrtuk pengadaaan alat pengaman tersebut.
4. USM juga berencana membangun gedung khusus untuk UPT Perpustakaan
yang lebih besar lagi dan tidak lagi bergabung dengan ruangan atau gedung yang lain.
5. perpustakaan juga mengadakan kegiatan rutin, seperti pelatihan
pemanfaatan jurnal, diskusi antar staf perpustakaan , pendelegasian staff serta study
banding ke perpustakaan perguruan tinggi lainnya.
B. Pengorganisasian
Organisasi adalah suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu
keterikatatan (perjanjian) untuk mencapai suatu tujuan bersama .
Unsur-unsur organiasi terdiri atas :
1. Bentuk yaitu berbentuk bagan atau skema (lini, staf, lini dan staf, fungsional)
2. Struktur atau kerangka yaitu pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab
3. Jabatan-jabatan merupakan formasi-formasi jabatan yang harus diisi oleh orang-orang
yang tepat
4. Prinsip-prinsip organiasi yang terpenting
a. Tujuan yang akan dicapai
b. Pembagian dan penugasan kerja yang homogin
c. Keseimbangan antara tugas, wewenang dan tanggung
jawab
bentuk struktur organisasi yang digunakan adalah struktur organisasi makro
dimana tanggung jawab langsung ke rektorat USM Semarang, di ketuai oleh pak
saiful Hadi, ST . Meskipun beliau buka llusan ilmu perpustakaan, namun beliau telah
belajar tentang kepustakaan selama enam bulan bersama staf yang lain.
berikut adalah struktur organisasi yang kami peroleh dari observasi di UPT
Perpustakaan USM:
i
STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN USM SEMARANG
REKTOR
PEMBANTU
REKTOR
KEPALA UPT
PERPUSTAKAAN
KEPALA TATA
USAHA
ADMINISTRASI
KEUANGAN
KERJASAMA
PENGADAAN
PENGEMBANGAN
SARANA &
PRASARANA
PUSTAKAWAAN
BIDANG LAYANAN
REFERENSI
SIRKULASI
SKRIPSI
KARYA TULIS
LAPORAN
PENELITIAN
TERBITAN
BERSERI
BIDANG AKUISISI
PENGOLAHAN BAHAN
PUSTAKA
KATALOGISASI & KLASIFIKASI
OTOMASI (KOMPUTERISASI)
OPAC (CETAK KATALOG)
C. STAFING
Staffing adalah pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara
mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada,
i
merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih
orang yang diperlukan.
Langkah-langkah dalam pengisian jabatan:
1. Penyusunan rencana ketenagaan/SDM
2. Rekrutmen
3. Seleksi dan penempatan
4. Induksi dan orientasi
5. Pemindahan Staf
6. Latihan dan pengembangan staf
7. Penilaian
Dari hasil observasi , kami memperoleh keterangan mengenai stafing di UPT
perpustakaan USM , para pustakawan diseleksi seseuai dengan bakat dan
kemampuanya dibidang kepustakaan, memiliki tanggung jawab dan integritas serta
mampu ekerja dalam team work, perpustakaan pusat USM memiliki staf dengan
jumlah pegawainya sebanyak 7 orang , satu pemimpin dan dengan bantuan
mahasiswa-mahasiwa yang magang di perpustakaan, namun tidak untuk membantu
dalam hal yang teknis melainkan hanya membantu dalam layanan saja, dan juga
dalam kagiatan administrasi diperpustakaanya, karena biasanya yang magang dari
sekolah kejurusan (SMK) dan juga ada mahasiswa dari perguruan tinggi lain yang
magang seperti dari Undip,dan UI. Jumlah mahasiswa yang sedang magang
berjumlah 2 orang dan dua siswa SMK.Bagian layanan sirkulasi dibantu oleh
mahasiswa yang magang dari USM sendiri.
Untuk meningkatkan kinerja staf, organisasi inij mengadakan kegiatan yyang
bertujuan untuk memberikan pelatihan, keterampilan dan pengalaman bagi stafnya
seperti outbond, pendelegasian pelatihan yang diadakan di Unversitas lain atau
lemabag pemerintahan , menghadiri ndangan seminar atau workshop..Selain itu bagi
staf yang memiliki kinerja kerja yang rendah, staf akan ditegur dan diberi bimbingan ,
atau bahkan mengadakan konsultasi sesama staf agar staf bertambah semangat dan
terpacu untuk memberikan hasil kerja yang baik bagi perpustakaan
D. KEPEMIMPINAN
Pemimpin merupakan kunci pokok dalam pelaksanaan dalam memimpin dan
mengawasi kerja stafnya serta dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Pemimpin merupakan kunci keberhasilan perpustakaan dalam mencapai tujuan
organisa , dibawah ini ada beberapa ciri pemimpin yang diutuhkan perpustakaan yaitu
Mampu memimpin dan mengawasi staf, memiliki kemampuan dalam berkomunikasi,
i
memiliki Keluwesan,cerdas, Kesediaan menerima tanggung jawab,memliki
ketrampilan sosial, Kesadaran akan diri dan lingkungan.
Perpustakaan dipimpin oleh seorang yang bergelar sarjana teknik , kepala
perpustakaanya bernama Saiful Hadi, ST. Meskipun tidak berasal dari jurusan ilmu
perpustakaan namun bapak Saiful telah memiliki pengalaman dibidang kepustakaan
melalui pelatihan-pelatihan yang diikuti. Cara memimpin staf yang dilakukan adalah
friendly, tidak otoritas, semua rencana didiskusikan secara bersama, masalahpun
dibahas dan mencarikan solusinya secara bersama dan terbuka. Pemimpin juga
menjadi contoh bagi stafnya, jadi bapak saiful menerapkan ajaran untuk saling
menegur jika ada yang salah secara baik-baik, sehingga komunikasi dapat berjalan
dengan lancar.
D.koordinasi antara pimpinan dan staff serta kerjasama yang diadakan dengan
perpustakaan lain
Koordinasi antara pimpinan dan staf sangatlah penting, terbentuknya
organisasi yang baik dan tujuan yang tercapai merupakan hasil dari koordinasi yang
baik dan selalu kompak. Dalam koordinasi yang dijalin dibutuhkan komunikasi yang
aktif baik komunikasi verbal maupun nonverbal . Pembagian kerja yang sesuai dan
tepat akan menghasilkan hasil yang mantap pula.
Para staf dan pimpinan di UPT Perpustakaan pusat USM memilki sistem
koordinasi dan komunikasi yang berkelanjutan, melalui outbond, pelatihan, seminar
dan peningkatan keahlian membentuk jiwa yang selalu kompak dan mencintai
pekerjaan, jika diantar staf aatau pimpinan terjadi ketidaksesuain, tujuan yang telah
ditetapkan tidak akan pernah tercapai , jadi koordinasi diantara semua anggota sangat
dibutuhkan.
E. Analisis (kelebihan dan kelemahan) penerapan manajemen di Unit
Perpustakaan Pusat (UPT) USM
Analisis KEKEPAN(Kekuatan, Kelemahan,Peluang,dan Ancaman
Kekuatan perpustakaan perlu dikembangkan dalam rangka mencapai tujun
perpustakaan, halyang harus dikembangkan antara lain, perhatian pimpinan perguruan
tinggi, staf, dan civitas akademika sebagaai pendukung
sekaligus pengguna
perpustakaan.kekuatan yang dimiliki perpustakaan USM adlah adanya dukungan yang
antusias dari rektor USM untuk sellau memikirkan bagaimana memperoleh dana yang
mencukupi untuk membangun UPT perpustakaan yang baru dan lebih besar lagi serta
para staf yang memiliki komitmen untuk memajukan organisasinya.
i
Kelemahan
perpustakaan adalah keadaaan yang dapat menghambat
perkembangan perpustakaan. Antara lain, struktur yang kurang jelas, miskin
anggaran, cueknya pimpinan , rendahnya tingkat pengunjung perpustakaan, ruang
yang sumpek sempit dan sesak, miskin koleksi. Dan saaat sekarang ini kelemahan
yang dihadapi perpustakaan yaitu ruangan yang kecil serta layanan yang rata-rata
masih manual. Serta koleksi yang masih kurang memadai dibanding dengan jumlah
kebutuhan pengguna yang beragam.
Peluang adalah faktor yang mungkin dapat membantu perkembangan
perpustakaan sekolah antara lain, seponsor,bantuan dari Pemerintah Daerah,bantuan
dari LSM,proyek.
Ancaman adalah faktor yang mungkin dapat menghambat perkembangan
perpustakaan, ancaman ini dapat berasal dari luar dan dari dalam. Kalau dari dalam
kurang minat baca siswaatau mahasiswa, guru atau dosen kurang memberi contoh
membaca, cueknya pimpinan, tak pedulinya pemerintah. Sedangkan yang dari luar
adalah maraknya playstation, merebaknya mall, internet ang mudah diakses oleh siapa
saja dan tayangan televisi, bisa menghancurkan semua rencana dan tujauan yang ingin
dicapai perpustakaan USM Semarang.
Penutup
Kesimpulan dan saran
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan USM Semarang
pada hari Rabu tanggal 12 Juni 2013, maka dapat di tarik kesimpulan sebagai berikut :
UPT Perpustakaan USM merupakan salah satu sarana strategi dalam meningkatkan
sumber daya manusia sivitas akademika USM berupa layanan menyediakan, mengolah,
mendayagunakan, dan memeihara bahan pepustakaan , layanan refrensi serta urusan tata
usaha perpustakaan. Di dalam pengembangan layanan dan koleksi dibutuhkan manajemen
yang matang agar peprustakaan dapat bekerja secara optimal dan mampu mencapaai tujuan
yang telah ditetapkan Universitas serta mampu mewujudkan tri dharma perguruan tinggi.
i
Adapun manajemen yang diterapkan seperti manajemen perncanaan ,
pengorganisasian, kepemimpinan serta staaffing. Untuk menjalankan keseluruh fungsi
manajemen diatas dibutuhkan koordinasi yang baik antara para staff serta pimpinan yana ada.
Saran :
1. Sistem keamanan harus lebih ditingkatkan seperti pemasangan pita magnetik di dalam
bahan pustaka agar tidak lagi terjadi kehilangan yang dilakukan oleh pihak yang tidak
bertanggung jawab.
2. Tempat penitipan tas harus dirancang menggunakan loker yang memiliki kunci agar
barang-barang yang ditipkan aman dan pengunjung merasa nyaman menitipkan
barangnya.
3. Program kerja harus lebih bervariatif seperti mengadakan seminar, atau talkshow
tentang kepustakaan
4. Kerjasama dengan perpustakaan lain harus di tingkatkan agar memiliki link yang
lebih luas sehingga mampu memcahkan masalah seara bersama-sama.
i
Gambar : koleksi-koleksi yang ada di UPT Perpustakaan
Gambar : koleksi skripsi mahasiswa USM
i
Gambar : pengolahan koleksi
Gambar : koleksi non cetak / bentuk CD
i
Gambar : suasana saat wawancara dengan kepala UPT Perpustakaan USM
Gambar : foto bersama setelah observasi
i
UPT UNIVERSITAS SEMARANG
MATA KULIAH MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
KELOMPOK 3
1.
2.
3.
4.
Fatmawati
Tri Bhekti Nihayati
Alwan Fauzan
Haryadi Tri Utomo
13040111120003
13040111120014
13040111120017
13040111130032
Dosen Pengampu : Sri Sumarsih
Jurusan S1. Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Diponegoro
2013
Kata Pengantar
i
Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang maha Esa atas rahmat dan
karunia-Nya laporan observasi ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Tidak lupa kami juga mengucapkan terimakasih kepada pihak UPT Perpustakaan
Universitas Semarang yang telah memberikan informasi yang kami butuhkan, dan
juga kepada pihak yang telah ikut serta membantu dalam peneyelesaian laoran ini.
Laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen
Perpustakaan semester 4 jurusan S1 Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya
Uiversitas Diponegoro.
Penulis menyadari bahwa semua yang ada di dunia ini tak pernah ada yang
sempurna begitu juga dengan laporan yang telah kami selesaikan ini, oleh karena itu
saran dan kritik dari para pembaca sangat kami harapkan untuk kebaikan di masa
yang akan datang.
Semarang, 18 Juni 2013
Penulis
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Kata pengantar...............................................................................i
Daftar isi...................................................................................... ii
i
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Observasi............................................................1
B. Perumusan Masalah....................................................................1
C. Tujuan Penulisan....................................................................... 1
D. Methode observasi......................................................................2
E. Deskripsi kegiatan.......................................................................2
BAB II DESKRIPSI HASIL OBSERVASI
A. Sejarah pendirian UPT Perpustakaan USM................................3
B. Pengertian Manajemen perpustakaan..........................................4
C. Teori-teori manajemen dan penerapanya....................................4
D. Bentuk koordinasi diantara staff yang ada..................................8
E. Analisis kelebihan dan kelemahan sistem manajemen
yang diterapkan di UPT Perpustakaan USM.............................9
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan.............................................................................13
B. Saran......................................................................................13
C. Foto-foto hasil observasi...........................................................14
BAB I
Pendahuluan
A. Latar Belakang Observasi
Perpustakaan merupakan lahan yang kaya dengan sumber informasi , baik berupa
informasi tercetak maupun informasi yang digital. Kegiatan di perpustakaan tidak hanya
berkaitan dengan tugas pengadaan , pengolahan, penyimpanan, pelayanan dan pelestarian ,
namun perpustakaan juga memiliki manajemen perpustakaan yang berfungsi dalam proses
kerja baik pra peleksanaan, pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan kegiatan yang ada di
perpustakaan.
i
Manajemen ini terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan staffing
yang bertujuan untuk mencapai target- target yang telah di tentukan suatu instansi sesuai
dengan kebutuhan instansinya.
Hal inilah yang menjadi latar belakang kami menyusun laporan ini setelah melakukan
observasi ke UPT Perpustakaan Universitas Semarang, dan juga merupakan tugas akhir
kelompok dari dosen kami mata kuiah manajemen perpustakaan semester empat jurusan ilmu
perpustakaan Faakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro mengenai teori manajemen dan
koordinasi antara pimpinan dan staf di perpustakaan yang telah kami pelajari.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan USM ?
2. Apakah pengertian Manajemen Perpustakaan?
3. Bagaimanakah penerapan fungsi dan teori manajemen di UPT PerpustakaanUSM ?
4. Bagaimana koordinasi antara pimpinan dan staff serta kerjasama yang diadakan dengan
perpustakaan lain ?
5. Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) penerapan manajemen di Unit
Perpustakaan Pusat (UPT) USM ?
C. Tujuan
1. Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) USM
2. Memahami dan mengetahui pengertian dari Manajemen Perpustakaan.
3.
Memahami dan mengetahui fungsi dan penerapan teori manajemen yang ada di UPT
Perpustakaan USM
4. Mengetahui hubugan koordinasi antara pimpinan dan staf yang ada di UPT Perpustakaan
5.
USM
Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem manajemen yang ada di UPT Perpustakaan
USM
D.
Metode Observasi
Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang penerapan
teori manajemen di perpustakaan USM ialah dengan wawancara kepada pihak yang
bersangkutan seperti kepala perpustakaan, pihak pengolahan koleksi, pihak bagian layanan,
pengolahan maupun pihak lain yang menunjang informasi yang dibutuhkan. Selain dengan
metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan, buku
panduan, dan meninjau langsung bagian runagan yang ada di perpustakaan.
E.Kegiatan Observasi
Adapun pelaksanaan kegiatan Observasi ke UPT Perpustakaan USM yang dilakukan
oleh kelompok tiga diadakan pada waktu dan tanggal sebagai berikut :
i
Hari
Tanggal
Jam
Lokasi
: Rabu
: 12 Juni 2013
: 11.00 s/d selesai
: Universitas Semarang,
Jl. Soekarno Hatta , Semarang (024) 670 2757
E-mail : [email protected]
Kegiatan wawancara yang dilakukan tepat pada sasaran tempat yang dituju yaitu
kepala UPT perpustakaan USM bapak saiful Hadi serta direspon baik oleh staf bagian
pengelolaan, layanan dan ppelestarian bahan pustaka, sehingga wawancara berjalan lancar
dan sesuai dengan tujuan observasi yang dilakukan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Sejarah Pendirian UPT Perpustakaan USM
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Semarang dioperasikan sejak
tahun 1987 bersamaan dengan berdirinya Politeknik Semarang yang memiliki koleksi
berjumlah 804 judul buku (1.459 eksemplar). Perpustakaan Universitas Semarang menempati
Gedung Serba Guna Lantai 3 di Jl. Atmodirono No. 11 sampai dengan tahun 1993, kemudian
pada tahun 1999 pindah ke kampus III Jl. Soekarno-Hatta Tlogosari yang menempati Gedung
B (Ir. Widjatmoko) lantai 2 dan 2 balkon dengan luas bangunan ± 4.532 m² yang dirancang
sedemikian rupa sehingga dapat dijangkau oleh semua fakultas/unit di lingkungan Sivitas
Akademika Universitas Semarang. Sejak saat itu, perpustakaan dikelola secara profesional
dan tiap waktu selalu meningkatkan pengadaan buku maupun pelayanan kepada sivitas
akademika yang ditangani oleh tenaga yang handal.
Koleksi buku dan bahan pustaka non buku saat ini berjumlah 15.344 judul dan 28.454
eksemplar meliputi berbagai bidang disiplin ilmu yaitu : bidang ilmu hukum, manajemen,
akuntansi, teknik sipil, teknik elektro, teknologi hasil pertanian, peternakan, psikologi, teknik
i
informatika, sistem informasi, ilmu komunikasi, agama, lingkungan hidup, kamus dan
ensiklopedi. Koleksi buku-buku akan terus dilengkapi melalui kerjasama perpustakaan pusat
dengan perpustakaan fakultas serta dengan perpustakaan lain, penerbit buku, agen-agen buku
asing, dan lain-lain.
Disediakan pula ruang baca dan ruang belajar yang cukup memadai serta sarana
penelusuran baik kartu katalog maupun katalog komputer dengan program CDS/ISIS versi
3.7 (versi dos) pada tahun 1993. Program tersebut digunakan dalam rangka penelusuran
informasi koleksi dan pengolahan bahan pustaka. Mulai pertengahan tahun 1999
dikembangkan pada bidang sirkulasi untuk penggunaan peminjaman dan pengembalian buku.
Pada tahun 2004 perpustakaan mengembangkan pelayanan dengan menambah software
baru yaitu New Clipping yang berisikan artikel-artikel dari berbagai surat kabar/majalah yang
disajikan dalam bentuk eletronik dengan data mulai tahun 2001 s/d 2004 dan bisa dicetak jika
dibutuhkan untuk membantu pengguna perpustakaan.
Pada pertengahan bulan September 2006 perpustakaan mengembangkan sayap mengganti
CDS/ISI ke software baru Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu (SIPUS versi 0.3) untuk
meningkatkan pelayanan yang optimal terhadap pengguna atau pengunjung perpustakaan
baik pengolahan bahan pustaka yang sudah memakai barcode, sirkulasi dengan scanner,
penelusuran kembali, dan laporan kegiatan perpustakaan. untuk sementara semua kegiatan
UPT Perpustakaan tidak bisa dicover lagi karena semua data buku sudah dimasukkan di
Database SIPUS.
Bulan Oktober tahun 2009 UPT Perpustakaan Universitas Semarang memberanikan diri
untuk mengganti software perpustakaan, karena SIPUS sudah tidak bisa digunakan kembali.
Software Portal Senayan Library Automation yang dikembangkan oleh Pusat Informasi &
Humas Depdiknas RI dengan Released Under GNU GPL Licence. SENAYAN adalah Open
Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi automasi perpustakaan (library
automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus
aktif dikembangkan. Keunggulan SENAYAN adalah multi-platform, yang artinya bisa
berjalan secara native hampir di semua sistem operasi yang menjalankan bahasa
pemrograman PHP dan RDBMS MySQL.
B. Pengertian Manajemen Perpustakaan
i
Manajemen perpustakaan adalah pengelolaan perpustakaan yang didasarkan kepada teori
dan prinsip-prinsip manajemen.Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran atau
pendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemen untuk diterapkan di
dalam suatu organisasi. Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang
menjadi pokok dasar berpikir di dalam manajemen (Sutarno, 2006:20).
C. Teori-teori manajemen dan penerapanya
Secara keseluruhan, manajemen di perpustakaan UPT Perpustakaan USM yakni
menyatukan perpustakaa dengan semua sistem informasi yang ada di USM yang
terintegrasi dengan SIA, siepus, Keuangan , registerasi mahasiswa baru dan informasi
lainya. Adapun fungsi manajemen yang ada yaitu :
A. Perencanaan
a. Konsep perencanaan
Perencanaan di adakan bertujuan untuk Menyediakan arahan dan kerangka
kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah ,
Meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan kegiatan,
kontrol penggunaan anggaran dan lain-lain. Untuk memastikan pengembangan yang
efektif, baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan
maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pengguna sesuai dengan rencana
induk pengembangan universitasnya.. Memungkinkan mengantisipasi kebutuhan
sumber-sumber informasi dengan cara membuat perencanaan berdasarkan keadaan
saat ini dan proyeksi keadaan dimasa datang. Memberikan pengalaman dan keahlian
bagi pustakawan perguruan tinggi dalam membuat perencanaan.
b. Penerapan di UPT Perpustakaan USM
1. Perncanaan yang dilakukan untuk beberapa bulan kedepan adalah
pengintegrasian seluruh sistem informasi yang ada di USM, seperti pengintegrasian
dengan SIA, keuangan, registerasi, dan pembayaran uang semester tujuannya untuk
memudahkan seluruh sistem kerja yang ada, memudahkan dalam layanan sehingga
kartu tanda mahasiswa juga bisa digunakan untuk mengakses seluruh layanan yang
ada di perpustakaan serta ketika akan masuk kuliah dan wisuda agar lebih efisien
waktu , biaya dan tenaga.
i
2. pengadaan koleksi untuk beberapa kali dalam satu tahun tahun dengan
anggaran sebanyak 200 Juta Rupiah yang diperoleh langsung dari pimpinan
rektorat.untuk saat ini koleksi yang ada di UPT Perpustakaan USM sebanyak 13.769
buku termasuk jurnal dan karya ilmiah .
3. Berhubung koleksi-koleksi yang ada di perpustakaan belum memiliki sistem
pengaman seperti pita magnetik atau pintu alarm keamanan, pihak perpustakaan juga
berencana mengusulkan proposal unrtuk pengadaaan alat pengaman tersebut.
4. USM juga berencana membangun gedung khusus untuk UPT Perpustakaan
yang lebih besar lagi dan tidak lagi bergabung dengan ruangan atau gedung yang lain.
5. perpustakaan juga mengadakan kegiatan rutin, seperti pelatihan
pemanfaatan jurnal, diskusi antar staf perpustakaan , pendelegasian staff serta study
banding ke perpustakaan perguruan tinggi lainnya.
B. Pengorganisasian
Organisasi adalah suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu
keterikatatan (perjanjian) untuk mencapai suatu tujuan bersama .
Unsur-unsur organiasi terdiri atas :
1. Bentuk yaitu berbentuk bagan atau skema (lini, staf, lini dan staf, fungsional)
2. Struktur atau kerangka yaitu pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab
3. Jabatan-jabatan merupakan formasi-formasi jabatan yang harus diisi oleh orang-orang
yang tepat
4. Prinsip-prinsip organiasi yang terpenting
a. Tujuan yang akan dicapai
b. Pembagian dan penugasan kerja yang homogin
c. Keseimbangan antara tugas, wewenang dan tanggung
jawab
bentuk struktur organisasi yang digunakan adalah struktur organisasi makro
dimana tanggung jawab langsung ke rektorat USM Semarang, di ketuai oleh pak
saiful Hadi, ST . Meskipun beliau buka llusan ilmu perpustakaan, namun beliau telah
belajar tentang kepustakaan selama enam bulan bersama staf yang lain.
berikut adalah struktur organisasi yang kami peroleh dari observasi di UPT
Perpustakaan USM:
i
STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN USM SEMARANG
REKTOR
PEMBANTU
REKTOR
KEPALA UPT
PERPUSTAKAAN
KEPALA TATA
USAHA
ADMINISTRASI
KEUANGAN
KERJASAMA
PENGADAAN
PENGEMBANGAN
SARANA &
PRASARANA
PUSTAKAWAAN
BIDANG LAYANAN
REFERENSI
SIRKULASI
SKRIPSI
KARYA TULIS
LAPORAN
PENELITIAN
TERBITAN
BERSERI
BIDANG AKUISISI
PENGOLAHAN BAHAN
PUSTAKA
KATALOGISASI & KLASIFIKASI
OTOMASI (KOMPUTERISASI)
OPAC (CETAK KATALOG)
C. STAFING
Staffing adalah pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara
mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada,
i
merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih
orang yang diperlukan.
Langkah-langkah dalam pengisian jabatan:
1. Penyusunan rencana ketenagaan/SDM
2. Rekrutmen
3. Seleksi dan penempatan
4. Induksi dan orientasi
5. Pemindahan Staf
6. Latihan dan pengembangan staf
7. Penilaian
Dari hasil observasi , kami memperoleh keterangan mengenai stafing di UPT
perpustakaan USM , para pustakawan diseleksi seseuai dengan bakat dan
kemampuanya dibidang kepustakaan, memiliki tanggung jawab dan integritas serta
mampu ekerja dalam team work, perpustakaan pusat USM memiliki staf dengan
jumlah pegawainya sebanyak 7 orang , satu pemimpin dan dengan bantuan
mahasiswa-mahasiwa yang magang di perpustakaan, namun tidak untuk membantu
dalam hal yang teknis melainkan hanya membantu dalam layanan saja, dan juga
dalam kagiatan administrasi diperpustakaanya, karena biasanya yang magang dari
sekolah kejurusan (SMK) dan juga ada mahasiswa dari perguruan tinggi lain yang
magang seperti dari Undip,dan UI. Jumlah mahasiswa yang sedang magang
berjumlah 2 orang dan dua siswa SMK.Bagian layanan sirkulasi dibantu oleh
mahasiswa yang magang dari USM sendiri.
Untuk meningkatkan kinerja staf, organisasi inij mengadakan kegiatan yyang
bertujuan untuk memberikan pelatihan, keterampilan dan pengalaman bagi stafnya
seperti outbond, pendelegasian pelatihan yang diadakan di Unversitas lain atau
lemabag pemerintahan , menghadiri ndangan seminar atau workshop..Selain itu bagi
staf yang memiliki kinerja kerja yang rendah, staf akan ditegur dan diberi bimbingan ,
atau bahkan mengadakan konsultasi sesama staf agar staf bertambah semangat dan
terpacu untuk memberikan hasil kerja yang baik bagi perpustakaan
D. KEPEMIMPINAN
Pemimpin merupakan kunci pokok dalam pelaksanaan dalam memimpin dan
mengawasi kerja stafnya serta dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Pemimpin merupakan kunci keberhasilan perpustakaan dalam mencapai tujuan
organisa , dibawah ini ada beberapa ciri pemimpin yang diutuhkan perpustakaan yaitu
Mampu memimpin dan mengawasi staf, memiliki kemampuan dalam berkomunikasi,
i
memiliki Keluwesan,cerdas, Kesediaan menerima tanggung jawab,memliki
ketrampilan sosial, Kesadaran akan diri dan lingkungan.
Perpustakaan dipimpin oleh seorang yang bergelar sarjana teknik , kepala
perpustakaanya bernama Saiful Hadi, ST. Meskipun tidak berasal dari jurusan ilmu
perpustakaan namun bapak Saiful telah memiliki pengalaman dibidang kepustakaan
melalui pelatihan-pelatihan yang diikuti. Cara memimpin staf yang dilakukan adalah
friendly, tidak otoritas, semua rencana didiskusikan secara bersama, masalahpun
dibahas dan mencarikan solusinya secara bersama dan terbuka. Pemimpin juga
menjadi contoh bagi stafnya, jadi bapak saiful menerapkan ajaran untuk saling
menegur jika ada yang salah secara baik-baik, sehingga komunikasi dapat berjalan
dengan lancar.
D.koordinasi antara pimpinan dan staff serta kerjasama yang diadakan dengan
perpustakaan lain
Koordinasi antara pimpinan dan staf sangatlah penting, terbentuknya
organisasi yang baik dan tujuan yang tercapai merupakan hasil dari koordinasi yang
baik dan selalu kompak. Dalam koordinasi yang dijalin dibutuhkan komunikasi yang
aktif baik komunikasi verbal maupun nonverbal . Pembagian kerja yang sesuai dan
tepat akan menghasilkan hasil yang mantap pula.
Para staf dan pimpinan di UPT Perpustakaan pusat USM memilki sistem
koordinasi dan komunikasi yang berkelanjutan, melalui outbond, pelatihan, seminar
dan peningkatan keahlian membentuk jiwa yang selalu kompak dan mencintai
pekerjaan, jika diantar staf aatau pimpinan terjadi ketidaksesuain, tujuan yang telah
ditetapkan tidak akan pernah tercapai , jadi koordinasi diantara semua anggota sangat
dibutuhkan.
E. Analisis (kelebihan dan kelemahan) penerapan manajemen di Unit
Perpustakaan Pusat (UPT) USM
Analisis KEKEPAN(Kekuatan, Kelemahan,Peluang,dan Ancaman
Kekuatan perpustakaan perlu dikembangkan dalam rangka mencapai tujun
perpustakaan, halyang harus dikembangkan antara lain, perhatian pimpinan perguruan
tinggi, staf, dan civitas akademika sebagaai pendukung
sekaligus pengguna
perpustakaan.kekuatan yang dimiliki perpustakaan USM adlah adanya dukungan yang
antusias dari rektor USM untuk sellau memikirkan bagaimana memperoleh dana yang
mencukupi untuk membangun UPT perpustakaan yang baru dan lebih besar lagi serta
para staf yang memiliki komitmen untuk memajukan organisasinya.
i
Kelemahan
perpustakaan adalah keadaaan yang dapat menghambat
perkembangan perpustakaan. Antara lain, struktur yang kurang jelas, miskin
anggaran, cueknya pimpinan , rendahnya tingkat pengunjung perpustakaan, ruang
yang sumpek sempit dan sesak, miskin koleksi. Dan saaat sekarang ini kelemahan
yang dihadapi perpustakaan yaitu ruangan yang kecil serta layanan yang rata-rata
masih manual. Serta koleksi yang masih kurang memadai dibanding dengan jumlah
kebutuhan pengguna yang beragam.
Peluang adalah faktor yang mungkin dapat membantu perkembangan
perpustakaan sekolah antara lain, seponsor,bantuan dari Pemerintah Daerah,bantuan
dari LSM,proyek.
Ancaman adalah faktor yang mungkin dapat menghambat perkembangan
perpustakaan, ancaman ini dapat berasal dari luar dan dari dalam. Kalau dari dalam
kurang minat baca siswaatau mahasiswa, guru atau dosen kurang memberi contoh
membaca, cueknya pimpinan, tak pedulinya pemerintah. Sedangkan yang dari luar
adalah maraknya playstation, merebaknya mall, internet ang mudah diakses oleh siapa
saja dan tayangan televisi, bisa menghancurkan semua rencana dan tujauan yang ingin
dicapai perpustakaan USM Semarang.
Penutup
Kesimpulan dan saran
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di UPT Perpustakaan USM Semarang
pada hari Rabu tanggal 12 Juni 2013, maka dapat di tarik kesimpulan sebagai berikut :
UPT Perpustakaan USM merupakan salah satu sarana strategi dalam meningkatkan
sumber daya manusia sivitas akademika USM berupa layanan menyediakan, mengolah,
mendayagunakan, dan memeihara bahan pepustakaan , layanan refrensi serta urusan tata
usaha perpustakaan. Di dalam pengembangan layanan dan koleksi dibutuhkan manajemen
yang matang agar peprustakaan dapat bekerja secara optimal dan mampu mencapaai tujuan
yang telah ditetapkan Universitas serta mampu mewujudkan tri dharma perguruan tinggi.
i
Adapun manajemen yang diterapkan seperti manajemen perncanaan ,
pengorganisasian, kepemimpinan serta staaffing. Untuk menjalankan keseluruh fungsi
manajemen diatas dibutuhkan koordinasi yang baik antara para staff serta pimpinan yana ada.
Saran :
1. Sistem keamanan harus lebih ditingkatkan seperti pemasangan pita magnetik di dalam
bahan pustaka agar tidak lagi terjadi kehilangan yang dilakukan oleh pihak yang tidak
bertanggung jawab.
2. Tempat penitipan tas harus dirancang menggunakan loker yang memiliki kunci agar
barang-barang yang ditipkan aman dan pengunjung merasa nyaman menitipkan
barangnya.
3. Program kerja harus lebih bervariatif seperti mengadakan seminar, atau talkshow
tentang kepustakaan
4. Kerjasama dengan perpustakaan lain harus di tingkatkan agar memiliki link yang
lebih luas sehingga mampu memcahkan masalah seara bersama-sama.
i
Gambar : koleksi-koleksi yang ada di UPT Perpustakaan
Gambar : koleksi skripsi mahasiswa USM
i
Gambar : pengolahan koleksi
Gambar : koleksi non cetak / bentuk CD
i
Gambar : suasana saat wawancara dengan kepala UPT Perpustakaan USM
Gambar : foto bersama setelah observasi
i