Rekonstruksi Arsip Konvensional Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Pasal 1 Angka 1 menyebutkan
bahwa “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,karya
cetak, atau karya rekam secara professional dengan system baku guna
memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan
rekreasi bagi para pemustaka”.
Sedangkan ‘Sutarno, NS 2008, 164 “Perpustakaan adalah unit kerja yang mengelola
koleksi dan informasi untuk dipergunakan masyarakat pemakai”.
2.2 Pengertian Perpustakaan umum
Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang menghimpun koleksi
buku, bahan tercetak serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum.
Pengertian perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh
lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang status sosial, agama,
suku, pendidikan dan sebagainya (Hermawan 2006, 30).
Sedangkan ‘Sjahrial, Pemunjak 2000, 3 menyatakan bahwa
Perpustakaan umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku,
bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum.
Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk
masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan
pekerjaan, kedudukan, kebudayaan, dan agama. Meminjam buku dan bahan
lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan
membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan
tersebut.
Selain kedua pendapat diatas (Sulistyo, Basuki 1993, 46) , mengemukakan bahwa
“perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum
dengan tujuan melayani umum”
Pendapat diatas mengemukakan bahwa, perpustakaan umum adalah perpustakaan
yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan
masyarakat umum. Tanpamembedakan latar belakang, status sosial agama, suku,
Universitas Sumatera Utara
pendidikan dan sebagainya. Perpustakaaan ini dibiayai oleh dana umum serta jasa
yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Pada dasarnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa
tujuanyang ingin dicapai. Menurut ‘Yusuf 1996, 18 , tujuan perpustakaan umum
antara lain :
1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka
yang tersedia di Perpustakaan umum;
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan
informasi yag tersedia di Perpustakaan Umum;
3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di
Perpustakaan Umum;
4. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri;
5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apreasiasi dan imajinasi
masyarakat;
6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung
jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.
Sedangkan dalam manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh
‘Sulistyo-Basuki 1993, 46 dinyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai empat
tujuan, yaitu:
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang
dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang baik;
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama informasi mengenai topik yag berguna bagi mereka
dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat;
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimiliki
sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya,
sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan
pustaka; dan
4. Bertindak selaku agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan
pusat utama kehidupan soaial budaya bagi masyarakat sekitarnya.
Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat
sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah,
pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan
keikutsertaan, kegemaran, dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk
seni budaya.
Universitas Sumatera Utara
Selain uraian tersebut diatas dalam Buku panduan penyelenggaraan
(perpustakaan umum 1992, 6) , dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum dirinci
kedalam tiga jenis tujuan sebagai berikut:
1. Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan
kebiasaan membaca dan belajar suatu proses yang berkesinambungan
seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada
dalam jangkaan layanannya, sehingga berkembang daya kreasi dan
inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga
masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang perkembangan nasional.
2. Tujuan fungsional perpustaakan umum adalah:
a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaaan membaca
khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan segala sektor
kehidupan.
b. Mengembangkan
kemampuan
mencari,
mengolah
serta
memanfaatkan informasi.
c. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri.
d. Memupuk minat dan bakat masyarakat.
e. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.
f. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan
masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggug jawab dan
usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca
masyarakat.
g. Berpartisipasi aktif dengan menunjang pembangunan nasional
dengan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam
pembangunan sesuai dengan kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
3. Tujuan personal umum merupakan pernyataan formal yang terperinci
tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan
tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaliasi keberhasialannya.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan umum bertujuan
untuk mengembangkan minat baca dan mengembangkan pengetahuan dan
kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan
mereka.
2.2.2 Fungsi perpustakaan umum
Perpustakaan umum menyediakan berbagai koleksi yang dapat dimanfaatkan
masyarakat untuk menambah pengetahuan koleksi yang tersedia tidak hanya terbatas
Universitas Sumatera Utara
pada yang tercetak tetapi juga mencakup yang elektronik. Dengan tersedianya
koleksi, perpustakaan akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
Menurut Darmono fungsi perpustakaan secara umum yakni; “fungsi
informasi, fungsi pendidikan, fungsi kebudayaan, fungsi rekreasi, fungsi
penelitian, dan fungsi deposit yaitu: perpustakaan berkewajiban menyimpan
dan melestarikan karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan”.
Menurut ‘Yusuf 1996, 21’ fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan
sebagai berikut:
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa
karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan
menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk
masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.
2. Fungsi informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya,
yaitu menyediakan buku-buku referensi , bacaan ilmiah popular berupa
buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang diperlukan
pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil
budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam. Perpustakaan
merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya
manusia yang setiap waktu dapat diukur perkembangannya melalui koleksi
perpustakaannya
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah.
Tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan
majalah hiburan untuk anak-anak,remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat
menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan
banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Sedangkan menurut ‘Sulistyo-Basuki 1993, 27 perpustakaan umum berfungsi
sebagai:
a. Sebagai saran simpan karya manusia
Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia,
khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta
karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya.
Universitas Sumatera Utara
b. Fungsi informasi
Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat
memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan.
c. Fungsi rekreasi
Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca
dari bacaan ini disediakan oleh perpustakaan.
d. Fungsi pendidikan
Perpustakaan umum merupakan sarana pendidikan nonformal dan
informasi, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar
bangku sekolah maupun juga tempat beajar dalam lingkungan
pendidikan sekolah.
e. Fungsi kultural
Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mngembangkan
apresiasi budaya masyarakat.
Dari uraian diatas dikemukakan bahwa perpustakaan umum mempunyai fungsi
edukatif, informasi, rekreasi, referensi, kultural, sebagai fungsi deposit dan sarana
simpan karya manusia dengan tujuan untuk nmemenuhi kebutuhan masyarakat.
2.2.3 Tugas perpustakaan umum
Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan
umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku pedoman umum penyelenggaraan
perpustakaan umum (2000, 5) “Tugas pokok perpustakaan umum adalah
menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka,
menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang
membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
Sedangkan (Yusuf 1996, 18) menyatakaan bahwa tugas pokok perpustakaan
umum adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintahan dan masyarakat untuk
melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat.
2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustakayang dapat menumbuhkan
kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacan yang sesuai dengan
kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang
pendidikan formal, nonformal dan informal.
Universitas Sumatera Utara
4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk membaca
agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat
berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari kedua pendapat diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan umum
adalah menyediakan, memelihara dan mendayagunakan bahan pustaka untuk dibaca
agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat sehingga dapat berpartisipasi daam
pembangunan nasional.
2.3 Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan yang dikelola setiap instansi atau
organisasi pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen penting.
Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirjo
Archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sbb:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip¸ bahan-bahan
tertulis¸piagam-piagam¸ surat-surat¸ Keputusan-keputusan¸ akte-akte¸ daftardaftar¸ dokumen-dokumen¸ peta-peta;
2. Kumpulan teratur dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut;
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (Wursanto¸Ig. 1991 : 14)
Arsip menurut Barthos (2009, 3) “Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan
yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting bagi pemertintah maupun
instansi”.
Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971
tentang pokok-pokok kearsipan adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan dicetak oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan swasta ataupun
perorangan dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam
keadaan berkelompok (Widjaja¸ A.W. 1990 : 23)
Universitas Sumatera Utara
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pengertian arsip di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan berperan
penting dalam suatu organisasi dan merupakan bahwa informasi yang erat sekali
hubungannya dengan keputusan-keputusan yang harus diambil oleh pimpinan¸ baik
untuk kepentingan organisasi maupun untuk kepentingan pribadi.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah segala
naskah,buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya dan
salinanya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatiu badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan,
keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintaha yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Menurut (Margareth, Odell dan Earl, strong 1947, 336) Arsip adalah:
Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita
magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan
atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan
telah dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun
penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannya atau karena adanya
keterangan yang terkandung di dalamnya.
Istilah arsip menurut (Sedarmayanti 2003, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen.
Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah
kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan
keterangan-keterangan untuk menjadi bukti tentang suatu kejadian dan menunjang
Universitas Sumatera Utara
proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut
sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali
dengan cepat dan tepat.
2.3.1 Fungsi dan Tujuan Arsip
1. Fungsi Arsip
Menurut (Sedarmayanti 2003,9) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen
dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu:
1) Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi/kantor,
2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya
dipergunakan sebgai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan
mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Universitas Sumatera Utara
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
Selanjutnya menurut (Barthos 2009, 11) berdasarakan fungsinya arsip dibagi
menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat arti arsip
secara fungsional, yaitu:
a. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya
menurut fungsinya,
b. Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/Pemerintahan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan
penguasaannya oleh Pemerintah.
2. Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawabannasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Widjaja, A.W. 1986 :
102)
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan kearsipan
mencakup :
1. Menyediakan data atau informasi secara cepat dan tepat bagi yang
memerlukan.
Universitas Sumatera Utara
2. Menyimpan surat-surat/arsip menurut system tertentu untuk memudahkan
penemuan kembali pasa saat diperlukan
3. Menjamin keselamatan dan penanggungjawaban atas perencanaan
penyelenggaraan kearsipan bagi kelangsungan kegiatan kearsipan
berikutnya
4. Menyediakan bahan penanggung jawaban bagi kegiatan pemerintahan
untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan
pegawai kearsipan yang ahli mengolah surat-surat tersebut
Menurut (Sedarmayanti 2003, 19) “
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
petanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.
(Martono 1990, 24) mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu:
a. Menyediakan warkat jika diperlukan
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan
yang lain
d. Menghemat tempat penyimpanan
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun
kebakaran
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan Sesuai
dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting
bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus sesuai dengan
sistemnya untuk memudahakan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
pada saat dibutuhkan.
2.4 Rekonstruksi arsip
Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan
penataanaslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip
dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang
satu dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi
Universitas Sumatera Utara
pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari
file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran.
a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu organisasi/individu
pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena pelaksanaan tugas dan
fungsinya.
b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit
informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk
redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau
diterima.
c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk
aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk pembentukan
series arsip
d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi.
Misalnya: surat, nota dinas.
Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun
sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi
kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya
mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada
tempat penyimpanan (Boedi Martono, 1992 : 21).
Sedangkan menurut (Abubakar, Hadi 1991, 66) Menata berkas (filling)
mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang
telah dibuat.
Menurut ( Karso 1987 : 99) penataan arsip disini dimaksudkan sebagai urutan
langkah-langkah kerja dengan cara-cara tertentu yang dilakukan oleh petugas
penyimpanan atau penataan arsip aktif sejak penerimaan surat yag sudah
selesai, penyimpanan sampai dengan meletakkan arsip dalam filling cabinet.
Menurut (Sularso, Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung
adanya tiga unsur pokok yaitu : penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu
diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah
Universitas Sumatera Utara
apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan
dengan mudah dan cepat.
.
Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh
series- series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya :
a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip
antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan berkas
arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan menggantinya
dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.
b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan
berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang
bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.
c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system
pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order).
d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis.
Hal-hal yang perlu di perhatikan dakam Rekonstruksi arsip;
a. Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip¸ melainkan setiap
kelompok/berkas arsip.
b. Dalam menangani arsip tidak dibenarkan member tanda atau tulisan dengan alat
apapun.
c. Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh.
Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori,yaitu:
1.Arsip
kacau,
adalah
arsip
yang
tidak
teratur
disebabkan
terjadinya
percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.
2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas,
tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip
dan non arsip.
Universitas Sumatera Utara
3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat
teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval)sulit
dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.
2.5 Arsip Konvensional
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media
kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
2.5.1 Kekurangan dan Kelebihan Arsip Konvensional.
1. Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :
a. Jumlah arsip selalu bertambah,
b. Investasi media penyimpanan,
c. Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas,
d. Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja,
e.Kertas mudah rusak,
f.Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
2. Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
a. Tidak tergantung pada hubungan listrik,
b.SDM tidak harus mampu mengoperasikan computer,
c.Aman terhadap virus computer.
2.6 Prosedur penataan arsip
a. Melakukan pemilahan arsip dan Nonarsip
langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip misalnya : blanko
kosong¸ ordner¸ sampul¸ duplikat dll.
b. Pemberkasan/pengelompokkan arsip
yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu
deskripsi. Penyusunan ini biasa berdasarkan : pola klasifikasi¸ struktur organisasi¸
tupoksi¸ deskripsi¸ atau kombinasi.
Universitas Sumatera Utara
c. Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian arsip adalah pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsipnya. Kegiatan
pendiskripsian ini menggunakan sarana berupa kartu fiches. Pendiskripsian arsip
minimal terdiri dari 6 (enam) unsur yaitu bentuk redaksi, isi informasi, periode/kurun
waktu arsip, volume/jumlah arsip, tingkat perkembangan/kealian, serta kondisi arsip.
Disamping 6 unsur tersebut perlu ditambahkan lagi dengan beberapa keterangan yaitu
kode inisial pelaksana dan unit kerja asal arsip.
Table 1Contoh Kartu Deskripsi
Pencipta Arsip:
Inisial
Petugas/No No Definitif:
Sementara
Kode:
Indeks:
Isi Masalah Arsip:
Keterangan:
Jumlah:
Tahun:
Keterangan kartu deskripsi :
1. Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.
2. Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.
3. No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip
dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor
berkas yang tetap.
4. No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas
yang sama dan dibuat daftarnya.
5. Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.
6. Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.
7. Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.
8. Keterangan : Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.
Universitas Sumatera Utara
9. Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.
10. Tahun :Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga
ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan.
d. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi,selanjutnya
dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi :
penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta
penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
1. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip merupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan
subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah
memiliki system penataan arsipnya.
Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll.
2. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah
ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi
dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series
tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain.
Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perlu dilakukan
pengelompokan pada series tersebut setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi
telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip
tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh
series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai susunan pada
skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.
3. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah
dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi
dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai
Universitas Sumatera Utara
kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitif pada
sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi.
e. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Memasukkan arsip dalam boks dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor
pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam boks dengan posisi baring
dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai boks penuh atau isinya
maksimal 18 cm. Boks sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor
boks, Isi boks, unit kerja, tahun, label boks berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi
boks tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat /
Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk
keamanan arsip.
f. Membuat daftar pertelaan arsip
Tahap terakhir adalah membuat daftar pertelaan arsip yang berisi:
nomor¸uraian masalah¸ sub masalah¸ KIN¸ tahun. pertelaan arsip berfungsi sebagai
sarana penemuan kembali arsip¸ sarana penyusutan¸ serta digunakan untuk membantu
dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.
Table 2 Contoh Daftar Pertelaan Arsip
Masalah No
Sub Masalah
KIN Tahun
g. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka disimpan
atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip.
2.7 Penyusutan dan Pemusnahan arsip
Universitas Sumatera Utara
2.7.1 Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan
2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan – ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepal.
Asip nasional (Abubakar, Hadi 1985, 98)
Adapun yang menjadi tujuan penyusutan arsip adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Menghemat tempat, ruangan, peralatan
Menghemat biaya (cost).
Memudahkan menyimpan dan menemukan kembali arsip.
Menghemat waktu dan tenaga.
Lebih menjamin keamanan arsip.
Lebih menjamin pemeliharaan arsip.
Pemberdayaan kinerja kearsipan.
Pemberdayaan arsiparis. (Jonner, Hasugian 2002, 5).
2.7.2 Pemusnahan arsip
Pada prinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk
kearsipan, namun unit pengolah dimungkinkan untuk memusnahkan arsip.
Langkah- langkah pemusnahan arsip dilakukan melalui prosedur sebagai berikut :
1. Memisahkan arsip- arsip inaktif yang habis masa simpannya. Pemisahan ini bias
dilakukan dengan meneliti daftar arsip inaktif yang di simpan oleh unit kearsipan.
2. Arsip yang telah dimusnahkan akan dicatat dalam daftar pertelaan arsip yang akan
dimusnahkan.
3. Arsip yang diusulkan musnah harus dimintakan persetujuan dari pimpinan unit
pengolah pencipta arsip dengan melampirkan daftar pertelaan arsip usul musnah.
4. Arsip yang disetujui pimpinan unit pengolahan harus mendapatkan persetujuan
dari pimpinan organisasi. Jika arsip - arsip ditingkat regional, maka usulan review.
5. Arsip – arsip inaktif yang sudah disetujui unt7uk dimusnahkan dibuat daftar
pertelaan arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan
Di pusat rangkap dua
Di lembaga rangkap tiga
Universitas Sumatera Utara
6. Pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi bentuk maupun isi
informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan
dan juga penggunaan bahan kimia.
Universitas Sumatera Utara
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Pasal 1 Angka 1 menyebutkan
bahwa “Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,karya
cetak, atau karya rekam secara professional dengan system baku guna
memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan
rekreasi bagi para pemustaka”.
Sedangkan ‘Sutarno, NS 2008, 164 “Perpustakaan adalah unit kerja yang mengelola
koleksi dan informasi untuk dipergunakan masyarakat pemakai”.
2.2 Pengertian Perpustakaan umum
Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang menghimpun koleksi
buku, bahan tercetak serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum.
Pengertian perpustakaan umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh
lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang status sosial, agama,
suku, pendidikan dan sebagainya (Hermawan 2006, 30).
Sedangkan ‘Sjahrial, Pemunjak 2000, 3 menyatakan bahwa
Perpustakaan umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku,
bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum.
Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk
masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan
pekerjaan, kedudukan, kebudayaan, dan agama. Meminjam buku dan bahan
lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan
membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan
tersebut.
Selain kedua pendapat diatas (Sulistyo, Basuki 1993, 46) , mengemukakan bahwa
“perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum
dengan tujuan melayani umum”
Pendapat diatas mengemukakan bahwa, perpustakaan umum adalah perpustakaan
yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan
masyarakat umum. Tanpamembedakan latar belakang, status sosial agama, suku,
Universitas Sumatera Utara
pendidikan dan sebagainya. Perpustakaaan ini dibiayai oleh dana umum serta jasa
yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Pada dasarnya penyelenggaraan perpustakaan umum memiliki beberapa
tujuanyang ingin dicapai. Menurut ‘Yusuf 1996, 18 , tujuan perpustakaan umum
antara lain :
1. Mengembangkan minat baca serta mendayagunakan semua bahan pustaka
yang tersedia di Perpustakaan umum;
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola, dan memanfaatkan
informasi yag tersedia di Perpustakaan Umum;
3. Mendidik masyarakat agar dapat menggunakan informasi yang tersedia di
Perpustakaan Umum;
4. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri;
5. Memupuk minat baca dan menumbuhkan daya apreasiasi dan imajinasi
masyarakat;
6. Mengembangkan kemampuan untuk memecahkan masalah, tanggung
jawab dan berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional.
Sedangkan dalam manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh
‘Sulistyo-Basuki 1993, 46 dinyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai empat
tujuan, yaitu:
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang
dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang baik;
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama informasi mengenai topik yag berguna bagi mereka
dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat;
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimiliki
sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya,
sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan
pustaka; dan
4. Bertindak selaku agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan
pusat utama kehidupan soaial budaya bagi masyarakat sekitarnya.
Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat
sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah,
pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan
keikutsertaan, kegemaran, dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk
seni budaya.
Universitas Sumatera Utara
Selain uraian tersebut diatas dalam Buku panduan penyelenggaraan
(perpustakaan umum 1992, 6) , dinyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum dirinci
kedalam tiga jenis tujuan sebagai berikut:
1. Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan
kebiasaan membaca dan belajar suatu proses yang berkesinambungan
seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat yang berada
dalam jangkaan layanannya, sehingga berkembang daya kreasi dan
inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga
masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang perkembangan nasional.
2. Tujuan fungsional perpustaakan umum adalah:
a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaaan membaca
khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan segala sektor
kehidupan.
b. Mengembangkan
kemampuan
mencari,
mengolah
serta
memanfaatkan informasi.
c. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri.
d. Memupuk minat dan bakat masyarakat.
e. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.
f. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan
masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggug jawab dan
usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca
masyarakat.
g. Berpartisipasi aktif dengan menunjang pembangunan nasional
dengan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam
pembangunan sesuai dengan kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
3. Tujuan personal umum merupakan pernyataan formal yang terperinci
tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan
tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaliasi keberhasialannya.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan umum bertujuan
untuk mengembangkan minat baca dan mengembangkan pengetahuan dan
kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan
mereka.
2.2.2 Fungsi perpustakaan umum
Perpustakaan umum menyediakan berbagai koleksi yang dapat dimanfaatkan
masyarakat untuk menambah pengetahuan koleksi yang tersedia tidak hanya terbatas
Universitas Sumatera Utara
pada yang tercetak tetapi juga mencakup yang elektronik. Dengan tersedianya
koleksi, perpustakaan akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
Menurut Darmono fungsi perpustakaan secara umum yakni; “fungsi
informasi, fungsi pendidikan, fungsi kebudayaan, fungsi rekreasi, fungsi
penelitian, dan fungsi deposit yaitu: perpustakaan berkewajiban menyimpan
dan melestarikan karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan”.
Menurut ‘Yusuf 1996, 21’ fungsi perpustakaan umum dapat dijabarkan
sebagai berikut:
1. Fungsi Edukatif
Perpustakaan umum menyediakan berbagai jenis bahan bacaan berupa
karya cetak dan karya rekam untuk dapat dijadikan sumber belajar dan
menambah pengetahuan secara mandiri. Budaya mandiri dapat membentuk
masyarakat yang belajar seumur hidup dan gemar membaca.
2. Fungsi informatif
Perpustakaan umum sama dengan berbagai jenis perpustakaan lainnya,
yaitu menyediakan buku-buku referensi , bacaan ilmiah popular berupa
buku dan majalah ilmiah serta data-data penting lainnya yang diperlukan
pembaca.
3. Fungsi Kultural
Perpustakaan umum menyediakan berbagai bahan pustaka sebagai hasil
budaya bangsa yang direkam dalam bentuk tercetak/terekam. Perpustakaan
merupakan tempat penyimpanan dan terkumpulnya berbagai karya budaya
manusia yang setiap waktu dapat diukur perkembangannya melalui koleksi
perpustakaannya
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan umum bukan hanya menyediakan bacaan-bacaan ilmiah.
Tetapi juga menghimpun bacaan hiburan berupa buku-buku fiksi dan
majalah hiburan untuk anak-anak,remaja dan dewasa. Bacaan fiksi dapat
menambah pengalaman atau menumbuhkan imajinasi pembacanya dan
banyak digemari oleh anak-anak dan dewasa.
Sedangkan menurut ‘Sulistyo-Basuki 1993, 27 perpustakaan umum berfungsi
sebagai:
a. Sebagai saran simpan karya manusia
Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia,
khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta
karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya.
Universitas Sumatera Utara
b. Fungsi informasi
Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat
memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan.
c. Fungsi rekreasi
Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca
dari bacaan ini disediakan oleh perpustakaan.
d. Fungsi pendidikan
Perpustakaan umum merupakan sarana pendidikan nonformal dan
informasi, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar
bangku sekolah maupun juga tempat beajar dalam lingkungan
pendidikan sekolah.
e. Fungsi kultural
Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mngembangkan
apresiasi budaya masyarakat.
Dari uraian diatas dikemukakan bahwa perpustakaan umum mempunyai fungsi
edukatif, informasi, rekreasi, referensi, kultural, sebagai fungsi deposit dan sarana
simpan karya manusia dengan tujuan untuk nmemenuhi kebutuhan masyarakat.
2.2.3 Tugas perpustakaan umum
Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan
umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku pedoman umum penyelenggaraan
perpustakaan umum (2000, 5) “Tugas pokok perpustakaan umum adalah
menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka,
menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang
membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
Sedangkan (Yusuf 1996, 18) menyatakaan bahwa tugas pokok perpustakaan
umum adalah sebagai berikut :
1. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintahan dan masyarakat untuk
melayani kebutuhan bahan pustaka masyarakat.
2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustakayang dapat menumbuhkan
kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin.
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacan yang sesuai dengan
kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang
pendidikan formal, nonformal dan informal.
Universitas Sumatera Utara
4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk membaca
agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat
berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari kedua pendapat diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan umum
adalah menyediakan, memelihara dan mendayagunakan bahan pustaka untuk dibaca
agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat sehingga dapat berpartisipasi daam
pembangunan nasional.
2.3 Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan yang dikelola setiap instansi atau
organisasi pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen penting.
Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirjo
Archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sbb:
1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip¸ bahan-bahan
tertulis¸piagam-piagam¸ surat-surat¸ Keputusan-keputusan¸ akte-akte¸ daftardaftar¸ dokumen-dokumen¸ peta-peta;
2. Kumpulan teratur dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut;
3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri (Wursanto¸Ig. 1991 : 14)
Arsip menurut Barthos (2009, 3) “Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan
yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting bagi pemertintah maupun
instansi”.
Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971
tentang pokok-pokok kearsipan adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan dicetak oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan swasta ataupun
perorangan dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam
keadaan berkelompok (Widjaja¸ A.W. 1990 : 23)
Universitas Sumatera Utara
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pengertian arsip di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan berperan
penting dalam suatu organisasi dan merupakan bahwa informasi yang erat sekali
hubungannya dengan keputusan-keputusan yang harus diambil oleh pimpinan¸ baik
untuk kepentingan organisasi maupun untuk kepentingan pribadi.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah segala
naskah,buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya dan
salinanya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatiu badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan,
keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintaha yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Menurut (Margareth, Odell dan Earl, strong 1947, 336) Arsip adalah:
Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita
magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan
atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan
telah dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun
penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannya atau karena adanya
keterangan yang terkandung di dalamnya.
Istilah arsip menurut (Sedarmayanti 2003, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan
naskah atau dokumen.
Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah
kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan
keterangan-keterangan untuk menjadi bukti tentang suatu kejadian dan menunjang
Universitas Sumatera Utara
proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut
sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali
dengan cepat dan tepat.
2.3.1 Fungsi dan Tujuan Arsip
1. Fungsi Arsip
Menurut (Sedarmayanti 2003,9) fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen
dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu:
1) Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi/kantor,
2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus
menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya
dipergunakan sebgai referensi saja.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan
mengenai beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Universitas Sumatera Utara
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
Selanjutnya menurut (Barthos 2009, 11) berdasarakan fungsinya arsip dibagi
menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat arti arsip
secara fungsional, yaitu:
a. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya
menurut fungsinya,
b. Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/Pemerintahan.
Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan
penguasaannya oleh Pemerintah.
2. Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawabannasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Widjaja, A.W. 1986 :
102)
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan kearsipan
mencakup :
1. Menyediakan data atau informasi secara cepat dan tepat bagi yang
memerlukan.
Universitas Sumatera Utara
2. Menyimpan surat-surat/arsip menurut system tertentu untuk memudahkan
penemuan kembali pasa saat diperlukan
3. Menjamin keselamatan dan penanggungjawaban atas perencanaan
penyelenggaraan kearsipan bagi kelangsungan kegiatan kearsipan
berikutnya
4. Menyediakan bahan penanggung jawaban bagi kegiatan pemerintahan
untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan
pegawai kearsipan yang ahli mengolah surat-surat tersebut
Menurut (Sedarmayanti 2003, 19) “
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
petanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.
(Martono 1990, 24) mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu:
a. Menyediakan warkat jika diperlukan
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan
yang lain
d. Menghemat tempat penyimpanan
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun
kebakaran
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan Sesuai
dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting
bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus sesuai dengan
sistemnya untuk memudahakan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
pada saat dibutuhkan.
2.4 Rekonstruksi arsip
Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan
penataanaslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip
dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang
satu dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi
Universitas Sumatera Utara
pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari
file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran.
a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu organisasi/individu
pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena pelaksanaan tugas dan
fungsinya.
b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit
informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk
redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau
diterima.
c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk
aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk pembentukan
series arsip
d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi.
Misalnya: surat, nota dinas.
Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun
sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi
kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya
mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada
tempat penyimpanan (Boedi Martono, 1992 : 21).
Sedangkan menurut (Abubakar, Hadi 1991, 66) Menata berkas (filling)
mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang
telah dibuat.
Menurut ( Karso 1987 : 99) penataan arsip disini dimaksudkan sebagai urutan
langkah-langkah kerja dengan cara-cara tertentu yang dilakukan oleh petugas
penyimpanan atau penataan arsip aktif sejak penerimaan surat yag sudah
selesai, penyimpanan sampai dengan meletakkan arsip dalam filling cabinet.
Menurut (Sularso, Mulyono dkk, 1985 : 8) didalam penataan arsip terkandung
adanya tiga unsur pokok yaitu : penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu
diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah
Universitas Sumatera Utara
apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan
dengan mudah dan cepat.
.
Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh
series- series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya :
a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip
antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan berkas
arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan menggantinya
dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.
b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan
berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang
bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.
c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system
pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order).
d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis.
Hal-hal yang perlu di perhatikan dakam Rekonstruksi arsip;
a. Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip¸ melainkan setiap
kelompok/berkas arsip.
b. Dalam menangani arsip tidak dibenarkan member tanda atau tulisan dengan alat
apapun.
c. Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh.
Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 (tiga) kategori,yaitu:
1.Arsip
kacau,
adalah
arsip
yang
tidak
teratur
disebabkan
terjadinya
percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.
2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas,
tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip
dan non arsip.
Universitas Sumatera Utara
3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat
teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali (retrieval)sulit
dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.
2.5 Arsip Konvensional
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media
kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
2.5.1 Kekurangan dan Kelebihan Arsip Konvensional.
1. Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :
a. Jumlah arsip selalu bertambah,
b. Investasi media penyimpanan,
c. Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas,
d. Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja,
e.Kertas mudah rusak,
f.Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
2. Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
a. Tidak tergantung pada hubungan listrik,
b.SDM tidak harus mampu mengoperasikan computer,
c.Aman terhadap virus computer.
2.6 Prosedur penataan arsip
a. Melakukan pemilahan arsip dan Nonarsip
langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip misalnya : blanko
kosong¸ ordner¸ sampul¸ duplikat dll.
b. Pemberkasan/pengelompokkan arsip
yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu
deskripsi. Penyusunan ini biasa berdasarkan : pola klasifikasi¸ struktur organisasi¸
tupoksi¸ deskripsi¸ atau kombinasi.
Universitas Sumatera Utara
c. Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian arsip adalah pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsipnya. Kegiatan
pendiskripsian ini menggunakan sarana berupa kartu fiches. Pendiskripsian arsip
minimal terdiri dari 6 (enam) unsur yaitu bentuk redaksi, isi informasi, periode/kurun
waktu arsip, volume/jumlah arsip, tingkat perkembangan/kealian, serta kondisi arsip.
Disamping 6 unsur tersebut perlu ditambahkan lagi dengan beberapa keterangan yaitu
kode inisial pelaksana dan unit kerja asal arsip.
Table 1Contoh Kartu Deskripsi
Pencipta Arsip:
Inisial
Petugas/No No Definitif:
Sementara
Kode:
Indeks:
Isi Masalah Arsip:
Keterangan:
Jumlah:
Tahun:
Keterangan kartu deskripsi :
1. Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.
2. Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.
3. No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip
dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor
berkas yang tetap.
4. No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas
yang sama dan dibuat daftarnya.
5. Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.
6. Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.
7. Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.
8. Keterangan : Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.
Universitas Sumatera Utara
9. Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.
10. Tahun :Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga
ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan.
d. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi,selanjutnya
dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi :
penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta
penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
1. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip merupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan
subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah
memiliki system penataan arsipnya.
Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll.
2. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah
ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi
dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series
tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain.
Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perlu dilakukan
pengelompokan pada series tersebut setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi
telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip
tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh
series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai susunan pada
skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.
3. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah
dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi
dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai
Universitas Sumatera Utara
kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitif pada
sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi.
e. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Memasukkan arsip dalam boks dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor
pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam boks dengan posisi baring
dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai boks penuh atau isinya
maksimal 18 cm. Boks sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor
boks, Isi boks, unit kerja, tahun, label boks berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi
boks tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat /
Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk
keamanan arsip.
f. Membuat daftar pertelaan arsip
Tahap terakhir adalah membuat daftar pertelaan arsip yang berisi:
nomor¸uraian masalah¸ sub masalah¸ KIN¸ tahun. pertelaan arsip berfungsi sebagai
sarana penemuan kembali arsip¸ sarana penyusutan¸ serta digunakan untuk membantu
dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.
Table 2 Contoh Daftar Pertelaan Arsip
Masalah No
Sub Masalah
KIN Tahun
g. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka disimpan
atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip.
2.7 Penyusutan dan Pemusnahan arsip
Universitas Sumatera Utara
2.7.1 Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan
2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan – ketentuan yang berlaku
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepal.
Asip nasional (Abubakar, Hadi 1985, 98)
Adapun yang menjadi tujuan penyusutan arsip adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Menghemat tempat, ruangan, peralatan
Menghemat biaya (cost).
Memudahkan menyimpan dan menemukan kembali arsip.
Menghemat waktu dan tenaga.
Lebih menjamin keamanan arsip.
Lebih menjamin pemeliharaan arsip.
Pemberdayaan kinerja kearsipan.
Pemberdayaan arsiparis. (Jonner, Hasugian 2002, 5).
2.7.2 Pemusnahan arsip
Pada prinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk
kearsipan, namun unit pengolah dimungkinkan untuk memusnahkan arsip.
Langkah- langkah pemusnahan arsip dilakukan melalui prosedur sebagai berikut :
1. Memisahkan arsip- arsip inaktif yang habis masa simpannya. Pemisahan ini bias
dilakukan dengan meneliti daftar arsip inaktif yang di simpan oleh unit kearsipan.
2. Arsip yang telah dimusnahkan akan dicatat dalam daftar pertelaan arsip yang akan
dimusnahkan.
3. Arsip yang diusulkan musnah harus dimintakan persetujuan dari pimpinan unit
pengolah pencipta arsip dengan melampirkan daftar pertelaan arsip usul musnah.
4. Arsip yang disetujui pimpinan unit pengolahan harus mendapatkan persetujuan
dari pimpinan organisasi. Jika arsip - arsip ditingkat regional, maka usulan review.
5. Arsip – arsip inaktif yang sudah disetujui unt7uk dimusnahkan dibuat daftar
pertelaan arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan
Di pusat rangkap dua
Di lembaga rangkap tiga
Universitas Sumatera Utara
6. Pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi bentuk maupun isi
informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan
dan juga penggunaan bahan kimia.
Universitas Sumatera Utara