Rekonstruksi Arsip Konvensional Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan
REKONSTRUKSI ARSIP KONVENSIONAL PADA
PERPUSTAKAAN¸ ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai suatu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaan dan
Informasi
DISUSUN OLEH:
Tiwi Agusti
132201037
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,
dengan terselesaikannya kertas karya yang berjudul “Rekonstruksi Arsip
Konvensional Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan”.
Kertas karya ini merupakan tugas akhir penulis dan salah satu persyaratan untuk
memperoleh gelar Ahli Madya dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Departemen Studi D3 Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Penulis juga menyadari bahwa sepenuhnya semua ini tidak akan berarti apaapa tanpa bantuan dan dukungan segenap jiwa dari keluarga yang tiada henti-hentinya
memberikan limpahan kasih sayangnya pada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan
terima kasih sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Awalluddin Tanjung dan Ibunda
Erna Wati Rangkuti, yang tiada henti-hentinya memberikan dukungan moral maupun
materil kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini. Berkat keduanya
pulalah penulis dapat menyelesaikan jenjang studi sampai saat ini.
Pada kesempatan ini juga penulis mengucapkan terima kasih yang tak
terhingga kepada:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Bapak Dr. Drs. Budi Agustomo, MS., selaku Dekan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Departemen Studi D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan juga selaku Dosen Pembaca,
yang telah memberikan arahan dan saran kepada penulis dalam
menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Dosen Pembimbing yang
telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikirannya untuk
membantu, serta dengan sabar mengarahkan dan membimbing penulis
dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
Kepada seluruh Staf Dosen Pengajar di Departemen Studi D3
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara yang telah membimbing dan memberikan ilmu
pengetahuannya kepada penulis.
Bapak Dr. Jonner Hasugian, M.Si., selaku Kepala Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara.
Kepada seluruh Pegawai Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
7.
8.
9.
10.
Kepada seluruh Pegawai Administrasi Departemen Studi D3
Perpustakaan dan Informasi terutama Bang Suryawan yang telah
memberikan segala kemudahan dan bantuan serta support luar biasa
kepada penulis.
Kepada khusunya Kakak saya tercinta Dedek Ramayani Tanjung Spd,
Lili Chayrani Tanjung SE serta seluruh keluarga yang senantiasa
mencurahkan kasih sayang, doa, semangat dan dorongan baik dari segi
moril maupun materil kepada penulis.
Kepada teman saya Ratu Anggraini, Yunita Fauziah, Ulfa Nadia, Nur
Halimah Tussa’diah, Dewi Triani, Ida Farida Sinurat yang selalu
menyemangati saya.
Kepada Maida Murti Insany, Muhammad Ridwan Nugroho, Novri
Winanda, Rio Ramadiansyah, Taufik Riadi Lubis, M. Budi Syahputra
Nurul Fadilla, Maida Murti Insany, Akbar Reng-Reng, dan Iqbal
Permana serta semua teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2013
yang telah memberikan warna selama perjalanan kuliah pada kurun
waktu beberapa tahun terakhir ini,kalian luar biasa.
Semoga semua yang telah mereka berikan baik berupa bimbingan, bantuan,
maupun pengorbanan dalam rangka menyelesaikan studi dan penulisan kertas karya
ini mendapat imbalan berlipat ganda dari Allah SWT. Amin.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini jauh dari yang diharapkan, oleh
karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan
menuju kesempurnaan penulisan dan penelitian berkelanjutan dengan topik yang
sama dikedepannya.
Medan, 28 Juli 2016
Penulis
Tiwi Agusti
NIM . 132201037
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR………………………………………………………....
i
DAFTAR ISI ………………………………………………………………......
iii
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………... v
DAFTAR TABLE…………………………………………………………........
BAB I :PENDAHULUAN……………………………………………….…....... 1
1.1
Latar Belakang dan Masalah………….......…….………………. 2
1.2
Tujuan Penulisan………………........…………………………… 3
1.3
Ruang Lingkup…………..……………………………………… 3
1.4
Metode Penelitian...........................…………………..…………… 5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………......... 5
2.1
Pengertian Perpustakaan…………................................................. 5
2.2
Pengertian Perpustakaan Umun……....................... …………......... 5
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum.........................................…... 6
2.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum……….……………………... 7
2.2.3 Tugas Perpustakaan Umum……….……………………..... 9
2.3
Pengertian Kearsipan…..........……….……………………............ 10
2.3.1 Fungsi dan Tujuan Kearsipan………..……………….....
12
2.4
Rekonstruksi Arsip……….……………………......……….…… 14
2.5
Arsip Konvensional……….……......................………………...... 15
2.6
Prosedur Penataan Arsip………………………………………...... 17
2.7
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip……………………………....... 20
2.7.1 Penyusutan……….……………………......……….……… 21
2.7.2 Pemusnahan……….……………………......……….…… 21
BAB III : REKONSTRUKSI ARSIP KONVENSIONAL PADA KANTOR
PERPUSTAKAAN¸ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN
ASAHAN
3.1
Sejarah Perpustakaan …………….….................…........…………….
3.2
Visi dan misi perpustakaan …………….….................…...........
3.2.1 Visi.................................................................................
3.2.2 Misi................................................................................
3.3
Sarana dan Prasarana…………….….................….............………
3.3.1 Keadaan SDM…………….….................…...........……
3.3.2 Koleksi Buku Perpustakaan…………….….................…...
3.3.3 Peraturan Perpustakaan…………….….................…........
3.4
Rekonstruksi arsip......………………………................…………
3.4.1 Pemilahan Arsip………………….…………………..........
3.4.2 Pemberkasan………………….…………………............
3.4.3 Pendeskripsian………………….…………………............
23
24
24
25
25
26
27
27
28
28
28
28
Universitas Sumatera Utara
3.5
3.4.4 Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip…………...
3.4.5 Memasukkan Folder Dalam Boks dan Pelabelan Boks……
3.4.6 Membuat Daftar Pertelaan Arsip………………….………
3.4.7 Penataan Arsip Dalam Rak Arsip atau Roll O’Pack……..
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip………………….……………
3.5.1 Penyusutan Arsip………………….…………………........
3.5.2 Pemusnahan Arsip………………….…………………......
29
31
32
33
33
33
34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN…………..………………….............
35
DAFTAR PUSTAKA…………..………………….............…………..……
LAMPIRAN…………..………………….............…………..………………
36
37
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1……………………………………………....………………
42
Gambar 1.2………………………………………………………………
42
Gambar 1.3………………………………………………………………
43
Gambar 1.4………………………………………………………………
43
Gambar 1.5………………………………………………………………
44
Gambar 1.6………………………………………………………………
44
Gambar 1.7………………………………………………………………
45
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABLE
Halaman
Tabel 1………………………………………………………....………………… 18
Tabel 2………………………………………………………....………………… 20
Tabel 3………………………………………………………....………………… 26
Tabel 4…………………..……………………………………………………….. 29
Tabel 5………………………………………………………....……………….... 30
Tabel 6………………………………………………………....………………… 31
Tabel 7………………………………………………………....………………… 32
Tabel 8………………………………………………………....………………… 33
Universitas Sumatera Utara
Abstrak
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik
informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di
dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik
masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat
sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi
berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang
diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸
pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian setepattepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik
maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah
ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah
kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan
benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat
disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan
mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas
yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali
arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.
Kata Kunci : Rekonstruksi, Arsip, Konvensional.
Universitas Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik
informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di
dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik
masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat
sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi
berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang
diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸
pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian setepattepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik
maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah
ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah
kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan
benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat
disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan
mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas
yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali
arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.
Mengingat arti pentingnya arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang
sistematis¸ efisien dan efektif . arti pentingnya arsip bukan menjadi alasan untuk
menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh perpustakaan. Hanya arsip yang
memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan permanen. Apabila telah habis retensi
perlu dilakukan pemusnahan.
Pada dasarnya pengelolaan arsip yang teratur maupun yang tidak teratur perlu
Universitas Sumatera Utara
melakukan rekonstruksi¸ yaitu menata kembali arsip-arsip tidak teratur berdasarkan
kaidah-kaidah kearsipan. Agar arsip-arsip yang dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika
suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan
cepat.
Untuk peranan kearsipan di Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi harus siap
menampung¸ menyimpan¸ memelihara dan mengamankan arsip-arsip daerah yang
statis. Tentu menampung arsip dari berbagai lembaga¸ kantor perpustakaan¸ arsip dan
dokumentasi kabupaten asahan perlu melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu¸
instrument penting dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah survei. Sehubungan
dengan hal tersebut yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini
adalah langkah-langkah dan cara apa saja yang dilakukan oleh pihak perpustakaan¸
arsip dan dokumentasi dalam melakukan penataan arsip.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah diuraikan di atas,
maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “REKONSTRUKSI
ARSIP
KONVENSIONAL
DI
PERPUSTAKAAN¸
ARSIP
DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN”.
1.2 Tujuan Penulisan
Pada umumnya setiap pekerjaan mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai.
Demikian juga halnya dengan penulisan kertas karya ini. Adapun tujuan yang ingin
dicapai dalam melaksanakan observasi ini adalah sebagai berikut :
1. Melalui tulisan ini, penulis ingin menambah pengalaman dan pengetahuan
sebagai calon pustakawan, terutama dalam bidang penataan arsip dan juga untuk
mengetahui bagaimana langkah-langkah yang dilakukan oleh pihak Perpustakaan¸
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dalam menata arsip kembali agar
dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam
penemuan kembali akan lebih mudah dan cepat
Universitas Sumatera Utara
2. Secara formal tulisan ini bertujuan untuk melengkapi salah satu syarat ujian
Diploma III pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra
Universitas Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka penulis mengadakan observasi pada
Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi bagian Rekonstruksi Arsip Konvensional. Di
sini penulis membatasi ruang lingkup observasi yakni hanya membahas tentang
Penataan Arsip yang tercetak dan terekam dalam bentuk kertas.
Agar penyusunannya lebih jelas, maka penulis membuat ruang lingkup, dibagi
dalam empat bab yaitu :
Bab 1 yaitu : Pendahuluan, dimana pada bagian ini merupakan penguraian kertas
karya secara umum yang berisikan latar belakang dan masalah, tujuan
penulisan, ruang lingkup dan metode penelitian.
Bab 2 yaitu : Tinjauan Pustaka, pada bagian ini menguraikan Rekonstruksi
arsip¸Pemilahan¸
Pemberkasan
Deskripsi¸penomoran
definitif¸
penataan fisik arsip¸ Pembuatan Skema¸ Manuver Kartu¸ Penataan
dalam Boks¸ membuat daftar arsip/Daftar pertelaan arsip¸Penataan
arsip dirak.
Bab 3 yaitu : Pembahasan dalam bab ini menguraikan tentang keberadaan seksi .
Prosedur rekonstruksi arsip.
Bab 4 yaitu : Kesimpulan dan Saran, pada bab ini penulis membuat kesimpulan
berdasarkan bahan bacaan dan hasil pengamatan langsung, serta
memberikan saran-saran.
1.4 Metode Penelitian
Penulisan kertas karya ini¸ penulis menggunakan metode penelitian sebagai
berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Studi Perpustakaan
Studi perpustakaan yang dilakukan untuk memperoleh bahan ilmiah yang
dipergunakan dengan cara mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan
penulisan kertas karya.
2. Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan dengan cara observasi langsung ke obyek yang
ditentukan pada permasalahan tersebut dan dilakukan wawancara dengan pegawai
yang menangani arsip.
Universitas Sumatera Utara
PERPUSTAKAAN¸ ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai suatu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaan dan
Informasi
DISUSUN OLEH:
Tiwi Agusti
132201037
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,
dengan terselesaikannya kertas karya yang berjudul “Rekonstruksi Arsip
Konvensional Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan”.
Kertas karya ini merupakan tugas akhir penulis dan salah satu persyaratan untuk
memperoleh gelar Ahli Madya dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Departemen Studi D3 Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Penulis juga menyadari bahwa sepenuhnya semua ini tidak akan berarti apaapa tanpa bantuan dan dukungan segenap jiwa dari keluarga yang tiada henti-hentinya
memberikan limpahan kasih sayangnya pada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan
terima kasih sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Awalluddin Tanjung dan Ibunda
Erna Wati Rangkuti, yang tiada henti-hentinya memberikan dukungan moral maupun
materil kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini. Berkat keduanya
pulalah penulis dapat menyelesaikan jenjang studi sampai saat ini.
Pada kesempatan ini juga penulis mengucapkan terima kasih yang tak
terhingga kepada:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Bapak Dr. Drs. Budi Agustomo, MS., selaku Dekan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Departemen Studi D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan juga selaku Dosen Pembaca,
yang telah memberikan arahan dan saran kepada penulis dalam
menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Dosen Pembimbing yang
telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikirannya untuk
membantu, serta dengan sabar mengarahkan dan membimbing penulis
dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
Kepada seluruh Staf Dosen Pengajar di Departemen Studi D3
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara yang telah membimbing dan memberikan ilmu
pengetahuannya kepada penulis.
Bapak Dr. Jonner Hasugian, M.Si., selaku Kepala Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara.
Kepada seluruh Pegawai Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
7.
8.
9.
10.
Kepada seluruh Pegawai Administrasi Departemen Studi D3
Perpustakaan dan Informasi terutama Bang Suryawan yang telah
memberikan segala kemudahan dan bantuan serta support luar biasa
kepada penulis.
Kepada khusunya Kakak saya tercinta Dedek Ramayani Tanjung Spd,
Lili Chayrani Tanjung SE serta seluruh keluarga yang senantiasa
mencurahkan kasih sayang, doa, semangat dan dorongan baik dari segi
moril maupun materil kepada penulis.
Kepada teman saya Ratu Anggraini, Yunita Fauziah, Ulfa Nadia, Nur
Halimah Tussa’diah, Dewi Triani, Ida Farida Sinurat yang selalu
menyemangati saya.
Kepada Maida Murti Insany, Muhammad Ridwan Nugroho, Novri
Winanda, Rio Ramadiansyah, Taufik Riadi Lubis, M. Budi Syahputra
Nurul Fadilla, Maida Murti Insany, Akbar Reng-Reng, dan Iqbal
Permana serta semua teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2013
yang telah memberikan warna selama perjalanan kuliah pada kurun
waktu beberapa tahun terakhir ini,kalian luar biasa.
Semoga semua yang telah mereka berikan baik berupa bimbingan, bantuan,
maupun pengorbanan dalam rangka menyelesaikan studi dan penulisan kertas karya
ini mendapat imbalan berlipat ganda dari Allah SWT. Amin.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini jauh dari yang diharapkan, oleh
karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan
menuju kesempurnaan penulisan dan penelitian berkelanjutan dengan topik yang
sama dikedepannya.
Medan, 28 Juli 2016
Penulis
Tiwi Agusti
NIM . 132201037
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR………………………………………………………....
i
DAFTAR ISI ………………………………………………………………......
iii
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………... v
DAFTAR TABLE…………………………………………………………........
BAB I :PENDAHULUAN……………………………………………….…....... 1
1.1
Latar Belakang dan Masalah………….......…….………………. 2
1.2
Tujuan Penulisan………………........…………………………… 3
1.3
Ruang Lingkup…………..……………………………………… 3
1.4
Metode Penelitian...........................…………………..…………… 5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………......... 5
2.1
Pengertian Perpustakaan…………................................................. 5
2.2
Pengertian Perpustakaan Umun……....................... …………......... 5
2.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum.........................................…... 6
2.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum……….……………………... 7
2.2.3 Tugas Perpustakaan Umum……….……………………..... 9
2.3
Pengertian Kearsipan…..........……….……………………............ 10
2.3.1 Fungsi dan Tujuan Kearsipan………..……………….....
12
2.4
Rekonstruksi Arsip……….……………………......……….…… 14
2.5
Arsip Konvensional……….……......................………………...... 15
2.6
Prosedur Penataan Arsip………………………………………...... 17
2.7
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip……………………………....... 20
2.7.1 Penyusutan……….……………………......……….……… 21
2.7.2 Pemusnahan……….……………………......……….…… 21
BAB III : REKONSTRUKSI ARSIP KONVENSIONAL PADA KANTOR
PERPUSTAKAAN¸ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN
ASAHAN
3.1
Sejarah Perpustakaan …………….….................…........…………….
3.2
Visi dan misi perpustakaan …………….….................…...........
3.2.1 Visi.................................................................................
3.2.2 Misi................................................................................
3.3
Sarana dan Prasarana…………….….................….............………
3.3.1 Keadaan SDM…………….….................…...........……
3.3.2 Koleksi Buku Perpustakaan…………….….................…...
3.3.3 Peraturan Perpustakaan…………….….................…........
3.4
Rekonstruksi arsip......………………………................…………
3.4.1 Pemilahan Arsip………………….…………………..........
3.4.2 Pemberkasan………………….…………………............
3.4.3 Pendeskripsian………………….…………………............
23
24
24
25
25
26
27
27
28
28
28
28
Universitas Sumatera Utara
3.5
3.4.4 Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip…………...
3.4.5 Memasukkan Folder Dalam Boks dan Pelabelan Boks……
3.4.6 Membuat Daftar Pertelaan Arsip………………….………
3.4.7 Penataan Arsip Dalam Rak Arsip atau Roll O’Pack……..
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip………………….……………
3.5.1 Penyusutan Arsip………………….…………………........
3.5.2 Pemusnahan Arsip………………….…………………......
29
31
32
33
33
33
34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN…………..………………….............
35
DAFTAR PUSTAKA…………..………………….............…………..……
LAMPIRAN…………..………………….............…………..………………
36
37
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1……………………………………………....………………
42
Gambar 1.2………………………………………………………………
42
Gambar 1.3………………………………………………………………
43
Gambar 1.4………………………………………………………………
43
Gambar 1.5………………………………………………………………
44
Gambar 1.6………………………………………………………………
44
Gambar 1.7………………………………………………………………
45
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABLE
Halaman
Tabel 1………………………………………………………....………………… 18
Tabel 2………………………………………………………....………………… 20
Tabel 3………………………………………………………....………………… 26
Tabel 4…………………..……………………………………………………….. 29
Tabel 5………………………………………………………....……………….... 30
Tabel 6………………………………………………………....………………… 31
Tabel 7………………………………………………………....………………… 32
Tabel 8………………………………………………………....………………… 33
Universitas Sumatera Utara
Abstrak
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik
informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di
dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik
masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat
sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi
berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang
diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸
pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian setepattepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik
maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah
ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah
kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan
benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat
disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan
mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas
yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali
arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.
Kata Kunci : Rekonstruksi, Arsip, Konvensional.
Universitas Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik
informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di
dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik
masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat
sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi
berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang
diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸
pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian setepattepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik
maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah
ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah
kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan
benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat
disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan
mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas
yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali
arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.
Mengingat arti pentingnya arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang
sistematis¸ efisien dan efektif . arti pentingnya arsip bukan menjadi alasan untuk
menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh perpustakaan. Hanya arsip yang
memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan permanen. Apabila telah habis retensi
perlu dilakukan pemusnahan.
Pada dasarnya pengelolaan arsip yang teratur maupun yang tidak teratur perlu
Universitas Sumatera Utara
melakukan rekonstruksi¸ yaitu menata kembali arsip-arsip tidak teratur berdasarkan
kaidah-kaidah kearsipan. Agar arsip-arsip yang dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika
suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan
cepat.
Untuk peranan kearsipan di Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi harus siap
menampung¸ menyimpan¸ memelihara dan mengamankan arsip-arsip daerah yang
statis. Tentu menampung arsip dari berbagai lembaga¸ kantor perpustakaan¸ arsip dan
dokumentasi kabupaten asahan perlu melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu¸
instrument penting dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah survei. Sehubungan
dengan hal tersebut yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini
adalah langkah-langkah dan cara apa saja yang dilakukan oleh pihak perpustakaan¸
arsip dan dokumentasi dalam melakukan penataan arsip.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah diuraikan di atas,
maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “REKONSTRUKSI
ARSIP
KONVENSIONAL
DI
PERPUSTAKAAN¸
ARSIP
DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN”.
1.2 Tujuan Penulisan
Pada umumnya setiap pekerjaan mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai.
Demikian juga halnya dengan penulisan kertas karya ini. Adapun tujuan yang ingin
dicapai dalam melaksanakan observasi ini adalah sebagai berikut :
1. Melalui tulisan ini, penulis ingin menambah pengalaman dan pengetahuan
sebagai calon pustakawan, terutama dalam bidang penataan arsip dan juga untuk
mengetahui bagaimana langkah-langkah yang dilakukan oleh pihak Perpustakaan¸
Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dalam menata arsip kembali agar
dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam
penemuan kembali akan lebih mudah dan cepat
Universitas Sumatera Utara
2. Secara formal tulisan ini bertujuan untuk melengkapi salah satu syarat ujian
Diploma III pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra
Universitas Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka penulis mengadakan observasi pada
Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi bagian Rekonstruksi Arsip Konvensional. Di
sini penulis membatasi ruang lingkup observasi yakni hanya membahas tentang
Penataan Arsip yang tercetak dan terekam dalam bentuk kertas.
Agar penyusunannya lebih jelas, maka penulis membuat ruang lingkup, dibagi
dalam empat bab yaitu :
Bab 1 yaitu : Pendahuluan, dimana pada bagian ini merupakan penguraian kertas
karya secara umum yang berisikan latar belakang dan masalah, tujuan
penulisan, ruang lingkup dan metode penelitian.
Bab 2 yaitu : Tinjauan Pustaka, pada bagian ini menguraikan Rekonstruksi
arsip¸Pemilahan¸
Pemberkasan
Deskripsi¸penomoran
definitif¸
penataan fisik arsip¸ Pembuatan Skema¸ Manuver Kartu¸ Penataan
dalam Boks¸ membuat daftar arsip/Daftar pertelaan arsip¸Penataan
arsip dirak.
Bab 3 yaitu : Pembahasan dalam bab ini menguraikan tentang keberadaan seksi .
Prosedur rekonstruksi arsip.
Bab 4 yaitu : Kesimpulan dan Saran, pada bab ini penulis membuat kesimpulan
berdasarkan bahan bacaan dan hasil pengamatan langsung, serta
memberikan saran-saran.
1.4 Metode Penelitian
Penulisan kertas karya ini¸ penulis menggunakan metode penelitian sebagai
berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Studi Perpustakaan
Studi perpustakaan yang dilakukan untuk memperoleh bahan ilmiah yang
dipergunakan dengan cara mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan
penulisan kertas karya.
2. Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan dengan cara observasi langsung ke obyek yang
ditentukan pada permasalahan tersebut dan dilakukan wawancara dengan pegawai
yang menangani arsip.
Universitas Sumatera Utara