Konsep Special Event Humas Yayasan Cinta Anak Bangsa (Studi Evaluatif Pelaksanaan Event Becak Terus) - FISIP Untirta Repository

  

Konsep Special Event Humas Yayasan Cinta Anak Bangsa

(Studi Evaluatif Pelaksanaan Event Becak Terus)

SKRIPSI

  

Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada

Konsentrasi Humas Program Studi Ilmu Komunikasi

Oleh :

Anisa Nursita

  

6662120883

Program Studi Ilmu Komunikasi

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

SERANG

  

2016

  

ABSTRAK

Anisa Nursita. NIM. 6662120883. Skripsi. Konsep Special Event Humas Yayasan Cinta

Anak Bangsa (Studi Evaluatif Pelaksanaan Event Becak Terus) Pembimbing I: Dr.

Rahmi Winangsih, M.Si dan Pembimbing II: Naniek Afrilla Framanik., S.Sos., M.Si

  Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) memiliki peran untuk berkontribusi kepada masyarakat, salah satunya adalah untuk memperbaiki kondisi sosial masyarakat. Special

  

event Becak Terus merupakan aksi fundraising yang diselenggarakan oleh Humas Yayasan

  Cinta Anak Bangsa yaitu mengayuh becak untuk beramal selama 21 hari melintasi 7 provinsi oleh Scott Thompson, seorang warga negara Skotlandia. Tujuan dari kegiatan fundraising Becak Terus ini adalah untuk meningkatkan kesadaran masyarakat akan isu-isu sosial juga dukungan terhadap 4 NGO untuk misi mereka dan juga untuk memperingati 10 tahun Tsunami Aceh. Special Event ini tentunya memiliki langkah-langkah penyelenggaraan event yang matang oleh PR organisasi tersebut, yaitu divisi partnership and communication. Dalam penelitian ini Konsep Kinerja Public Relations Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom, dan konsep penyelenggaraan Special Event Philip Lesly merupakan pedoman peneliti yang digunakan untuk merancang kerangka penelitian dalam mengolah analisis temuan dengan paradigma post positivisme. Pada wawancara yang dilakukan dengan 5 orang anggota PR YCAB yaitu divisi partnership dan komunikasi diperoleh hasil bahwa kegiatan pengumpulan fakta informasi sesuai kebutuhan dijalankan oleh masing-masing panitia sesuai dengan keahliannya, lalu kegiatan perencanaan dan pengorganisasian dilakukan untuk menentukan rincian kegiatan dan publik yang akan diajak bekerjasama,lalu tahap pelaksanaan dilakukan dengan maksimal meskipun masih ada kekurangan yang harus diperbaiki dan PR mampu memunculkan publisitas positif sebelum dan setelah acara. Pada tahap evaluasi PR YCAB mengklaim bahwa tujuan-tujuan telah tercapai secara keseluruhan.

  

Kata kunci : Becak Terus. Acara Khusus. Lembaga Swadaya Masyarakat. Yayasan

Cinta Anak Bangsa.

  

ABSTRACT

Anisa Nursita. NIM. 6662120883. Thesis. The Special Event Concept by Public Relations

of Yayasan Cinta Anak Bangsa (Evaluative Study in the Implementation of Becak Terus

Event). Thesis Adviser I: Dr. Rahmi Winangsih, M.Si and Thesis Adviser II: Naniek

Afrilla Framanik., S.Sos., M.Si

Non-Governmental Organization (NGO) has a role to contribute to the society, which is to

improve the social issues in society. The Becak Terus special event is a fundraising program

that held by Yayasan Cinta Anak Bangsa (YCAB)’s PR is a rickshaw charity ride in 21 days

crossing 7 provinces by Scott Thompson, a Scottish. The objective of Becak Terus is to

increase public awareness about social issues and to support four NGOs for their mission,

and also to commemorate the 10th anniversary of Tsunami in Aceh. This special event that

held by Yayasan Cinta Anak Bangsa, definitely has the well-done steps of organizing events

by the PR of the organization, partnership and communiction division. In this study, the

concept of public relations process by Scott M. Cutlip, Allen H. Center and Glen M. Broom,

and the concept of special event management by Philip Lesly are used to design a research

framework and to analyze the findings with the paradigm of post-positivism. In interviews

conducted with 5 members of the YCAB’s PR which is partnership and communication

division, the results from fact finding activity shows that the finding of informations had been

run by each of committee. The planning and organizing acitivity had been done to determine

the details of event activity and the public that had been asked to join this event. The

implementation of event or communicating activity had been done well even though there’re

some lacks that need to be improved and the PR were able to bring up a positive publicity

before and after the event. In evaluation stage, the PR claimed that the purposes of the event

had been achieved over all.

  

Keywords : Becak Terus. Special Event. Non Governmental Organization. Yayasan Cinta

Anak Bangsa

KATA PENGANTAR

  Alhamdulillahirobbil’aalamiin. Puji syukur yang tak terhingga penulis panjatkan ke Hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, nikmat dan karunia- Nya sehingga skripsi dengan judul Konsep Special Event Humas Yayasan Cinta Anak Bangsa (Studi Evaluatif Pelaksanaan Event ‘Becak Terus’) ini dapat terselesaikan.

  Penyusunan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menempuh ujian tingkat akhir sarjana pada jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Serang Banten. Penulis menyadari jika penelitian maupun penulisan skripsi ini masih belum sempurna dan masih terdapat banyak kekurangan. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dan juga berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak serta dapat menjadi sumbangsih yang berguna bagi perkembangan ilmu komunikasi.

  Keberhasilan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini tidak luput dari dukungan dan bantuan dari berbagai pihak selama proses yang cukup panjang, untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd., selaku Rektor Universitas Sultan

  Ageng Tirtayasa 2. Bapak Dr. Agus Sjafari, M.Si., selaku Dekan Fakulas Ilmu Sosial Ilmu Politik

  Universitas Sultan Ageng Tirtayasa

  3. Ibu Dr. Rahmi Winangsih, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi sekaligus Dosen Pembimbing Akademik I. Berbagai arahan, waktu dan ilmu yang diberikan telah mengantarkan penulis menyelesaikan skripsi ini.

  4. Ibu Naniek Afrilla Framanik., S.Sos., M.Si, selaku Dosen Pembimbing Akademik

  II yang dengan sangat baik memberikan berbagai masukan dan arahan pada penyelesaian skripsi ini.

  5. Bapak dan Ibu Dosen serta jajaran staf Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

  6. Kedua orang tua penulis, yaitu Bapak Sutarno dan Ibu Sri Supriyati. Thank you for

  giving me the greatest gift of all, education. I know you've gone through struggles and pain for this. Thank you for giving up your lives for me.

  Sorry I couldn’t make it faster. I won't let it go in vain. Adik penulis, Ilham Faturrahman, atas semangat

  dirinya yang menginspirasi.

  7. Rumah saya, Himakom 2012 Kabinet CERIA, Untirta Tv, PIK M Sehat Tirtayasa.

  Terima kasih atas kehangatan keluarga dari anggota-anggotanya dulu dan ilmu yang telah diberikan. Teman-teman Ilmu Komunikasi Untirta 2012 terutama kelas B (Himabe), teman-teman begadang Diah Fitri P, Indah Descenika, Noorasyilla R, atas dukungan dan warna-warni pertemanan yang membuat kehidupan kuliah menjadi lebih berwarna.

  8. Sisters for life, Kinang, Yunita, Herita, Fionna dan Ary. Terima kasih atas support dan pertemanan yang indah dari SMA hingga sekarang, atas kerennya prestasi kalian yang menjadi dorongan dan kerendahan hati untuk mau berteman dengan si medioker ini. Ismayani Nurbaeti, Nabilla, Diah, Nurliana atas dukungan dan pertemanan yang indah.

  9. Teman-teman virtual yang kadang lebih nyata dari dunia nyata, Riska dan Habibi, atas pertemnana dan support dari jaman mxit sampai sekarang. I love you both.

  10. Bu Moni, Ka Ellen, Ka Ester, Ka Erna, Ka Gerry, Kak Rian, Mr. Greg, Renaldi.

  Atas ilmu yang bermanfaat dan waktu yang diberikan dalam membantu penyelesaian skripsi ini.

  11. Yayasan Cinta Anak Bangsa (YCAB) atas dedikasinya untuk pendidikan yang menginspirasi penulis. Semoga saya bisa menjadi #ExtensionofGoodness dalam hal apa saja kelak.

  12. Ardi Meidinar I.B dan keluarga, terima kasih telah menjadi number #1 cheerleader dalam drama skripsi ini, for your support and patience, thank you so much for

  sticking by my side through thick and thin .

  Akhir kata, penulis berharap semoga karya sederhana ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan dan menjadi masukan bagi perkembangan penelitian ilmu komunikasi di waktu mendatang.

  Serang, 18 November 2016

  DAFTAR ISI Halaman

LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS..................................... i

LEMBAR PENGESAHAN................................................................... ii

LEMBAR PERSETUJUAN.................................................................. iii

iv ABSTRAK..............................................................................................

ABSTRACT............................................................................................ v

KATA PENGANTAR............................................................................ vi

DAFTAR ISI........................................................................................... vii

viii DAFTAR LAMPIRAN..........................................................................

  BAB I PENDAHULUAN

   Latar Belakang Permasalahan…………………………………… 1

   Rumusan Masalah……………………………………………….. 7

   Identifikasi Masalah.…………………………………………….. 7

   Tujuan Penelitian………………………………………………… 8

   M anfaat Penelitian……………………………………………….. 8 .Manfaat Teoritis

  …………………………………………. 8

   Manfaat Praktis…………………………………………... 9

  BAB II TINJAUAN PUSTAKA

   Konsep Kinerja Public Relations Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M.

  Broom…..………………………….. 10

  Proses Fact Finding ……………………………………….. 11

  Proses Planning and Programming ……………………….. 16

  Proses Communicating …………………………………… 18

  Proses Evaluation ………………………………………… 18

   Definisi Humas…………………………………………………… 20

  Humas Pada Organisasi Sosial…………………………… 21

   Definis i Special Event……………………………………………. 24

  Tujuan dan Fungsi Special Event………………………… 25

  Bentuk- Bentuk Special Event……………………………. 27

   Ko nsep Special Event Philip Lesly………………………………. 30

   Special Event Becak Terus……………………………………….. 31

   Kerangka Evaluatif……………………………………………….. 33

  4.1.2 Tentang Koperasi YCAB………………………………….. 51

  5.1.1 Kesimpulan………………………………………………………. 108

  BAB V PENUTUP

  4.2.4 Proses Evaluasi (Evaluating) ……………………………... 100

  4.2.3 Proses Komunikasi (Communicating) ……………………. 89

  …………………………….. 70

  (Planning and Programming)

  4.2.2 Proses Perencanaan dan Penyusunan

  4.2.1 Proses Mengumpulkan Data (Fact Finding) ……………… 56

  4.2 Hasil Analisis Data ……………………………………………….. 56

  4.1.4 Visi dan Misi YCAB…………………………………….... 53

  4.1.3 Program Kerja…………………………………………….. 51

  4.1.1 Sejarah YCAB…………………………………………….. 50

   Penelitian Sebelumnya……………………………………………. 35

  4.1 Profil Organisasi …………………………………………………... 50

  BAB IV PEMBAHASAN

  3.6 Lokasi dan Jadwal Penelitian……………………………………... 48

  3.5 Teknik Analisis Data…………………………………………….... 46

  3.4.2 Objek Penelitian………………………………………….. 46

  3.4.1 Subjek Penelitian…………………………………………. 45

  3.4 Informan Penelitian ……………………………………………….. 45

  3.3.1 Pengumpulan Data……………………………………....... 42

  3.3 Teknik Penelitian …………………………………………………. 42

  3.2 Pendekatan Penelitian …………………………………………….. 41

  3.1 Paradigma Penelitian ……………………………………………... 39

  BAB III METODOLOGI PENELITIAN

  5.1.2 Saran……………………………………………………………… 110 DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………….. 111 LAMPIRAN………………………………………………………………. 114

  DAFTAR TABEL 1.

Tabel 2.2 Tabel Penelitian Terdahulu…………………………………….. 37 2.Tabel 3.1 Jadwal Penelitian……………………………………………… 49

  DAFTAR GAMBAR 1. Bagan Kerangka Evaluatif 2.1…………….…………………………….. 34 2. Bagan Penelitian Terdahulu 2.2…………………………………………... 41 3. Gambar 4.1………………………………………………………………... 65 4. Gambar 4.2………………………………………………………………... 65 5. Gambar 4.3………………………………………………………………... 66 6. Gambar 4.4………………………………………………………………... 74 7. Gambar 4.5………………………………………………………………... 87 8. Gambar 4.6………………………………………………………………... 93 9. Gambar 4.7………………………………………………………………... 94 10.

  Gambar 4.8………………………………………………..... …………….. 101 11. Gambar 4.9………………………………………………………............... 104

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Permasalahan

  Penyelenggaraan suatu acara khusus atau special event baik dalam skala besar atau kecil bagi Public Relations sebuah perusahaan atau organisasi adalah hal yang sangat penting dilakukan. Public Relations dapat menggunakan

  special event sebagai salah satu cara untuk menarik perhatian media pers dan

  publik terhadap perusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkan dalam acara tersebut baik berbentuk fisik ataupun non fisik seperti misalnya sebuah program. Special event juga dipandang sebagai media komunikasi yang efektif, karena melalui special event, seorang Public Relations dapat memberikan informasi secara langsung dengan suatu makna khusus. Dalam praktiknya, seorang PR tentu banyak menyelenggarakan berbagai acara yang berkaitan dengan perusahaan atau organisasinya. Lalu apa sebenarnya perbedaan special

  event dengan acara lainnya yang diselenggarakan PR?

  biasanya masuk sebagai salah satu program kerja PR yang

  Special event

  diselenggarakan untuk memberikan suatu tujuan atau makna khusus. Maka dari itu, penyelenggaraan special event biasanya bersifat eksklusif atau di waktu- waktu tertentu. Sebagai contoh kegiatan perayaan kemerdekaan RI yang dirayakan setiap 17 Agustus, adalah salah satu contoh special event yang memiliki makna khusus. Selain itu, berbagai organisasi/perusahaan mengagendakan pula kegiatan terkait hari raya keagamaan: misalkan Natal,

  Ramadhan, Lebaran atau Imlek, yang sifatnya memancarkan makna khusus bagi publik. Para pakar Humas umumnya sepakat dan menegaskan, penyelenggaraan kegiatan itu merupakan suatu upaya yang sangat bagus untuk

  1 menarik perhatian publik terhadap organisasi atau perusahaan.

  Becak Terus merupakan salah satu special event yang diselenggarakan oleh divisi partnership dan komunikasi (communication and partnership) di Yayasan Cinta Anak Bangsa (YCAB) pada Oktober 2015 lalu. Becak Terus adalah kegiatan pengumpulan donasi (fundraising) dengan cara yang tidak biasa, yaitu melakukan perjalanan melintasi 7 provinsi dari Aceh hingga ke Banten dalam waktu 21 hari dengan mengayuh becak oleh seorang WNA asal Skotlandia bernama Scott Thompson. Aksi ini dimulai pada tanggal 27 September 2015 dengan start dari Museum Tsunami Aceh dan sberakhir di The

  Breeze , BSD Tangerang Selatan pada tanggal 18 Oktober 2015 yang sekaligus

  merupakan puncak acara penyambutan kepulangan, yaitu ‘Welcome Home

  2

  #Becak Terus’.

  Special Event yang diselenggarakan oleh PR YCAb yaitu divisi partnership and communication berhasil mengumpulkan dana sebesar 6 milliar

  lebih dari berbagai sponsor untuk akhirnya akan dibagikan pada 4 yayasan di Indonesia, yaitu YCAB Foundation (Yayasan Cinta Anak Bangsa),

  Mary’s Cancer Kiddies , Wisma Cheshire, dan Puspita Foundation. Special Event ₂ diakses pada 31/01/2016 pukul 10:28 Informasi berasal dari press release YCAB Foundation yang dapat diakses di

  Becak Terus tidak hanya memperoleh perhatian publik dari berbagai daerah di Indonesia, namun PR melalui event juga berhasil mengajak masyarakat untuk berpartisipasi dalam kesuksesan acara ini. Tujuan dari kegiatan fundraising Becak Terus ini awalnya adalah untuk memperingati 10 tahun peristiwa Tsunami di Aceh tahun 2004, namun atas berbagai pertimbangan, acara Becak Terus baru terlaksana pada 2015 lalu. Selain itu, aksi ini juga merupakan program fundraising untuk didonasikan kepada 4 NGO terkait untuk pengembangan program dan bertujuan meningkatkan kesadaran masyarakat akan isu-isu sosial.

  Profesi Humas kerap dikaitkan dengan semua aktivitas bisnis yang berorientasi profit atau mencari keuntungan secara ekonomi. Dalam kenyataannya, seiring dengan meningkatnya dinamika perubahan masyarakat, kebutuhan akan peran Humas kian meningkat bahkan menyentuh organisasi yang nonprofit, karena organisasi nonprofit seperti LSM atau NGO pun memiliki publik eksternal dan internal yang sama-sama harus dijaga hubungannya. Donatur baik perorangan ataupun organisasi, perusahaan, merupakan publik eksternal bagi LSM atau NGO. Menjaga hubungan baik dengan publik dari organisasi atau perusahaan sangatlah penting dilakukan demi tercapainya kerjasama yang baik.

  Iswoyo dan Abidin menyatakan bahwa secara umum ada tiga cara yang bisa ditempuh oleh lembaga sosial dalam menggalang dukungan dari masyarakat. Pertama, menggalang dana dari sumber yang tersedia, baik dari perorangan, perusahaan, ataupun pemerintah. Untuk menggalangnya, mereka bisa menggunakan beberapa strategi, yaitu, direct mail, media campaign, keanggotaan, special event, endowment, dan sebagainya. Kedua, menciptakan sumber dana baru. Upaya itu dilakukan dengan cara membangun unit-unit usaha dan ekonomi yang mampu menghasilkan pendapatan lembaga (earned

  income) . Ketiga, mengkapitalisasi sumber daya nonfinansial. Disini, lembaga

  3 bisa menciptakan dana dari sumber nonfinansial.

  Special event merupakan salah satu bentuk acara yang dapat digunakan

  untuk menjalin hubungan baik oleh NGO terhadap publik eksternalnya, yaitu masyarakat, dan donatur. Melalui special event, NGO berkesempatan untuk dapat mengenalkan organisasinya kepada khalayak, serta mempromosikan program yang dimilikinya. Dalam proses perancangan special event diperlukan adanya berbagai persiapan. Mengingat special event merupakan salah satu program yang dijalankan oleh humas suatu perusahaan maka kegiatan ini tentunya melalui berbagai persiapan dan perencanaan. Setelah special event diselenggarakan, kemudian dilakukan suatu evaluasi untuk melihat bagaimana keseluruhan acara tersebut berjalan.

  Yayasan Cinta Anak Bangsa atau yang biasa disingkat YCAB adalah organisasi nonprofit dengan fokus di bidang pembangunan anak muda.

  Berangkat dari pencegahan penyalahgunaaYCAB kini berkiprah dalam penyediaan pendidikan dan pemberdayaan ekonomi.

  Pendidikan yang dimaksud adalah pendidikan yang membantu remaja untuk

  3Setiyo Iswoyo dan Hamid Abidin. 2006, Inkind Fundraising ; Panduan Praktis Menggalang Hibah memilih gaya hidup sehat termasuk hidup bebas narkoba, pacaran sehat,

  lifeskills , kepemimpinan dan pendidikan untuk remaja putus sekolah melalui Rumah Belajar dan Rumah Ketrampilan.

  Dalam 15 tahun YCAB berevolusi menjadi sebuah grup social

  enterprise yang terdiri dari beberapa unit bisnis dan koperasi yang membantu

  pendanaan untuk keberlangsungan yayasan. Pada awal 2013, YCAB Yayasan menduduki peringkat #74 dari Top 100 LSM di dunia oleh Global Journal (Geneva, Swiss), dan pada tahun 2015 YCAB menempati posisi #63 dari 500 Top LSM di seluruh dunia. Pada tahun 2016 peringkat YCAB naik menjadi #49 TOP LSM di seluruh dunia. Berkantor pusat di Indonesia, tepatnya di Duri Kepa, Jakarta Barat, YCAB pun telah menyebar beroperasi di 5 negara lain

  4 seperti Myanmar, Mongolia, Pakistan, Afghanistan dan Uganda.

  Setelah mengetahui bagaimana special event Becak Terus oleh YCAB, penulis tertarik untuk mengetahui lebih jauh bagaimana proses dibalik pelaksanaan special event Becak Terus oleh PR YCAB yaitu divisi partnership

  and communication . Acara special event yang melibatkan Scott Thompson

  sebagai aktor dalam kegiatan amal ini bukanlah yang pertama kalinya dilakukan, namun aksinya yang ketiga kali ini merupakan aksinya yang paling unik. Pertama, kegiatan fundraising yang diselenggarakan oleh PR YCAB yaitu mengayuh becak dan dilakukan oleh seorang WNA di Indonesia ini adalah yang ₄ pertama kalinya. Kedua, pemilihan becak sebagai kendaraan yang digunakan

  

Informasi berasal dari website YCAB Foundation untuk mendukung aksi ini dengan alasan bahwa becak merupakan kendaraan yang dekat dengan kebudayaan Indonesia dan untuk memberikan makna kerja keras. Lalu event ini juga memecahkan Guinness World Record yaitu mengayuh becak dengan jarak terjauh. Sebelumnya aksi ini telah dipecahkan oleh seorang pria asal Inggris yang juga mengayuh becak sejauh 1.377 KM, dan berhasil dilampaui oleh Scott dengan total jarak 2,601 KM. PR YCAB merupakan pihak yang cukup dominan dalam penyelenggaraan acara ini karena memang telah memiliki track record dalam penyelenggaraan acara yang cukup besar dan telah beberapa kali bekerjasama dengan Scott sehingga memiliki rasa saling percaya satu sama lain, seperti pernyataan salah satu sumber yang merupakan PR YCAb pada saat interview.Berdasarkan hal diatas, penulis ingin mengetahui bagaimana proses pelaksanan hingga evaluasi special event Becak Terus di YCAB oleh PR mereka yaitu divisi partnership and communication.

  Evaluasi merupakan tahap penentuan dari hasil serangkaian kegiatan yang sudah dilaksanakan, termasuk penilaian terhadap efektivitas persiapan program, implementasi perencanaan, sampai tercapai atau tidaknya tujuan kegiatan. Hasil evaluasi sangat penting untuk menjadi bahan pertimbangan ketika akan melanjutkan, mengulang, atau mengadakan kegiatan sejenis

  5

  lainnya. Selanjutnya kegiatan evaluasi nantinya akan menggunakan konsep Scott M.Cutlip dan Allen H. Center untuk mengetahui proses pelaksanaan ₅ special event Becak Terus, yaitu 4 proses tahapan yang menjadi landasan acuan

  Wahyuni Pudjiastuti. Special Event : Alternatif Jitu Membidik Pasar. (Jakarta: PT Elex Media untuk pelaksanaan program kerja kehumasan. Empat tahapan tersebut diantaranya, pencarian fakta/permasalahan (fact finding) , perencanaan/pengorganisasian (planning/programming ), komunikasi

  , dan evaluasi (evaluating) serta mempadukannya dengan

  (communicating)

  konsep penyelenggaraan special event oleh Philip Lesly, "New Question", yaitu berupa rumusan 5W+1H tentang pelaksanaan special event yaitu apa (what), mengapa (why), kapan (when), dimana (where), siapa (who), bagaimana (how). Maka melalui latar belakang tersebut, penulis akan mengevaluasi bagaimana konsep special event oleh Humas Yayasan Cinta Anak Bangsa dengan studi evaluatif pada pelaksanaan event Becak Terus.

1.2 Rumusan Masalah

  Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dipaparkan, maka rumusan masalah ini adalah Bagaimana Konsep Special Event Oleh Humas Yayasan Cinta Anak Bangsa dengan studi evaluatif pada pelaksanaan event Becak Terus dilakukan?

1.3 Identifikasi Masalah

  Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijelaskan, maka penulis mengidentifikasikan beberapa masalah yang akan diteliti nantinya, yaitu : 1)

  Bagaimana proses pencarian fakta/permasalahan (fact finding) pada special

  event Becak terus di Yayasan Cinta Anak bangsa (YCAB)

  2) Bagaimana proses perencanaan/pengorganisasian (planning/programming) pada special event Becak terus di Yayasan Cinta Anak bangsa (YCAB) ?

  3) Bagaimana proses komunikasi (communicating) pada special event Becak terus di Yayasan Cinta Anak bangsa (YCAB) ?

  4) Bagaimana proses dan evaluasi (evaluating) pada special event Becak terus di

  Yayasan Cinta Anak bangsa (YCAB) ?

  1.4 Tujuan Penelitian

  Berdasarkan rumusan masalah yang telah dipaparkan, maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1)

  Mengetahui bagaimana proses pencarian fakta/permasalahan (fact finding) pada special event Becak terus di Yayasan Cinta Anak bangsa (YCAB) 2) bagaimana proses perencanaan/pengorganisasian

  Mengetahui (planning/programming) pada special event Becak terus di YCAB

  3) Mengetahui bagaimana proses komunikasi (communicating) pada special event

  Becak terus di Yayasan Cinta Anak bangsa (YCAB) 4)

  Bagaimana proses evaluasi (evaluating) pada special event Becak terus di Yayasan Cinta Anak bangsa (YCAB)

  1.5 Manfaat Penelitian

1.5.1 Manfaat Teoritis

  Diharapkan penelitian ini dapat memberi kontribusi keilmuan di khazanah ilmu komunikasi, khususnya tentang kajian mengenai bagaimana pelaksanaan sebuah special event di organisasi nonprofit. Mengingat selama ini penelitian tentang suatu kegiatan kehumasan di organisasi nonprofit masih belum banyak dilakukan di Untirta.

1.5.2 Manfaat Praktis

  1) Untuk mahasiswa/i Ilmu Komunikasi Untirta, melalui penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bermanfaat baik bagi mahasiswa ilmu komunikasi yang nantinya mungkin akan melakukan penelitian sejenis terkait pengelolaan special event. Lalu menjadi gambaran tentang bagaimana pelaksanaan suatu special event yang baik hingga nantinya mungkin bisa diterapkan di kemudian hari di perusahaan atau organisasi tempat bekerja. Serta dapat memberikan wawasan bagi mahasiswa/i yang nantinya mungkin tertarik untuk berkarir di dunia kehumasan NGO, sehingga sedikit mengetahui tentang bagaimana cara kerja humas di NGO profesional seperti YCAB.

  2) Untuk organisasi YCAB Foundation sendiri, diharpakan dapat menjadi masukan bermanfaat yang nantinya dapat dipergunakan untuk menyempurnakan kekurangan yang ditemukan, serta mempertahankan dan meningkatkan kelebihan pelaksanaan special event di tahun-tahun berikutnya.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Kinerja Humas Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom Operasional Public Relations atau kinerja PR merupakan proses

  dimana seorang PR melaksanakan aktivitas-aktivitas PR yang berhubungan dengan publik-publiknya baik eksternal maupun internal. Proses operasional bertujuan untuk mencapai efek yang tinggi dalam kegiatan komunikasi Public Relations. Cutlip & Center mengemukakan empat tahapan dalam proses operasional Humas yaitu : 1. Fact finding, 2. Planning

  . Kegiatan humas

  and Programming, 3. Communicating, 4. Evaluation

  merupakan kegiatan nyata, artinya kegiatan tersebut memiliki tujuan dan dapat terukur.

  Tujuan dari pelaksanaan sebuah event mewakili tujuan dari perusahaan atau organisasi. Keberhasilan sebuah event ditinjau dari pencapaian target dan tujuan yang ditentukan. Terdapat 2 isu kunci mengenai evaluasi, menurut Shone dan Perry yaitu 1) Apakah event mencapai tujuan ? dan 2) Apa yang harus diperbaiki atau ditingkatkan untuk

  1 event selanjutnya ? Maka, dalam merencanakan suatu kegiatan kerja atau event , seorang praktisi seharusnya mengacu pada proses kinerja Public

  11 Relations oleh Cutlip, Center, dan Broom. Berikut penjelasan dari 1. Fact finding, 2. Planning and Programming, 3. Communicating, 4. Evaluation :

2.1.1 Proses Fact Finding

  Yulianita mendefinisikan proses Fact Finding yaitu mengumpulkan

  2

  data sesuai dengan kenyataan yang ada. Disini PR berusaha mencari dan mengumpulkan data serta fakta melalui berbagai cara yaitu dengan menganalisis situasi yang sedang terjadi, mengidentifikasikan masalah- masalah, mengumpulkan berbagai pendapat serta opini yang diperlukan dalam pencapaian tujuannya. Menurut Ir. Kusmantoro, D, MPA data dan informasi diartikan sebagai berikut :

  “Data adalah faktor kadar yang berdiri sendiri-sendiri (kata-kata, angka- angka, gambar, symbol, dan sebagainya) jika dikumpulkan serta dioleh akan menghasilkan suatu pengertian. Pengertian itu disebut informasi, yang dimanfaatkan penerimanya guna menambah pengetahuan, pengertian, dan

  3

  intelegensinya” “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat

  4 dirasakan dalam keputusan- .

  keputusan yang akan datang” Upaya PR untuk memperoleh data dan informasi tersebut, seorang

  PR dapat menggunakan beberapa metode yaitu metode formal dan metode informal. Kedua metode ini dilakukan oleh PR untuk mengetahui berbagai situasi berupa opini, sikap dan perilaku khalayak dan publik perusahaan. Berikut dijelaskan metode pengumpulan data tersebut :

2 Neni Yulianita. 2001. Dasar-dasar Humas,. Fakultas Ilmu Komunuikasi Universitas Islam

  12

1) Metode In-Formal

  Merupakan metode pengumpulan data yang didapatkan dari berbagai pihak yang berkepentingan dengan yang diteliti. Data yang didapatkan dalam metode informal ini memungkinkan informan yang menjadi sumber informasi lebih terbuka dalam memberikan gambaran informasi. Sehingga informan lebih nyaman dalam mengungkapkan fakta- fakta. Data dan fakta yang didapatkan dalam metode informal ini dapat berupa data primer dan data sekunder A.

   Data primer

  Data primer ini peneliti langsung mendapatkan datanya dari sumber-sumber data yang dianggap kredibel. Dalam buku Dasar- Dasar Humas oleh Yulianita terdapat pendapat yang dikemukakan oleh Cutlip, Center, dan Broom bahwa beberapa kegiatan dalam memenuhi kebutuhan pengumpulan data dengan cara metode informal melalui data primer, yakni sebagai berikut :

  a.

   Personal Contacts (Kontak pribadi) b. Key Informants c. Community Forums d.

   Focus Groups e. Advisory Committees and Boards f. The Ombudsman g.

   Call in Telephone Lines h. Mail Analysis

5 Berikut di bawah ini akan dijelaskan metode informal melalui data primer:

  13 a.

  Personal Contacts (Kontak pribadi) Metode ini, merupakan metode informal yang sangat mudah dilaksanakan khususnya dalam kegiatan Bisnis Public Relations.

  Personal Contacts ini dilaksanakan untuk memperlancar suksesnya

  perusahaan. Metode ini dilaksanakan oleh seorang PRO karena ia dapat menembus tembok-tembok formalitas baik dari organisasi maupun perorangan yang umumnya sering dirasa sulit.

  b.

   Key Informants

  Merupakan cara lain yang dilaksanakan dalam Personal Contacts (Pendekatan Personal Contacts). Untuk itu dalam pelaksanaannya untuk mengorek informasi dari orang-orang yang dianggap sebagai sumber informasi. Selain PRO harus dapat menyeleksi orang yang ahli dalam mengorek informasi, seorang PRO pun harus dapat menentukan siapa-siapa saja informan kuncinya c. Community Forums & Focus Groups

  Dalam hal ini perusahaan mengangkat orang-orang dari masyarakat sekitar yang dianggap dapat membantu perusahaan. Kelompok- kelompok yang dibentuk ini dapat berpengaruh bagi kepentingan perusahaan, karena pada prinsipnya jika perusahaan memerlukan adanya masukan opini dari orang- orang yang berpengaruh atau ada hal-hal yang tidak diinginkan, maka mereka harus bersedia untuk memberikan pengaruh bagi publik-publik yang diharapkan dapat memberikan bantuan pada perusahaan. Selain Community, forum PR

  14

  berpengaruh didalam lingkup perusahaan atau organisasi, dimana kelompok- kelompok ini akan dianggap sebagai kelompok acuan yang mungkin pendapatnya dianggap sebagai representasi dari publiknya sehingga seringkali pendapat, sikap atau perilaku mereka dapat memberikan masukan yang berarti bagi kepentingan kebijakan perusahaan.

  d.

  The Ombudsman Adalah orang-orang yang ditunjuk oleh organisasi atau perusahaan sebagai orang perusahaan yang bertugas untuk mengumpulkan keluhan-keluhan masyarakat mengenai suatu organisasi.

  e.

  Advisory Committees and Boards Orang terkemuka yang dibentuk oleh perusahaan untuk dijadikan dewan komite yang dapat memberikan nasehat-nasehat yang sebagian besar bukan dari perusahaan kita melainkan dari perusahaan lain yang mempunyai kepentingan dan kerjasama dengan perusahaan kita.

  f.

  Call in Telephone Lines Metode informal dari kegiatan Humas untuk dapat mengumpulkan data melalui kegiatan pelayanan telepon.

  g.

  Mail Analysis Metode mengolah surat-surat yang masuk langsung dikirim ke

  6 organisasi kita baik yang memuji/ mengkritik organisasi kita.

  15 B.

   Data sekunder

  Merupakan metode pengumpulan data yang berbeda dengan data primer, dimana dalam data primer data yang didapatkan langsung dari sumber-sumber datanya tetapi dalam data sekunder tidak demikian. Data yang didapatkan dalam data sekunder pengumpulan data dilakukan dari orang-orang yang telah mengolah dari data langsung tersebut berupa tulisan atau laporan yang sudah dipublikasikan seperti buku-buku, majalah-majalah dan skripsi dari penelitian mahasiswa yang dianggap sah.

2) Metode Formal

  Metode formal dari seorang Public Relations melalui sebuah riset atau penelitian ilmiah yang melalui berbagai tahap uji coba yang didasarkan pada fakta-fakta di lapangan. Proses penelitian ini dilakukan untuk mengumpulkan, menganalisis dan menafsirkan data yang ada dalam kaitanya dengan permasalahan Public Relations. Dari hasil analisis dan perubahan ini diharapkan dapat diketahui penyebab dan bagaimana cara mengatasinya. Dalam melakukan kegiatan dilakukan melalui riset secara formal sesuai dengan langkah-langkah metodologi penelitian

  7

  secara ilmiah. Untuk melakukan metode riset formal ini Public Relations harus mempertimbangkan berbagi hal yang dibutuhkan dalam pelaksanaannya. Seperti bagaimana sumber daya yang ada dalam perusahaan dan dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan metode formal yang relatif tidak sedikit tersebut.

  16

2.1.2 Proses Planning and Programming

  Proses Planning secara sederhana dapat diartikan sebagai perencanaan yaitu perincian secara teratur dan berurutan tentang langkah- langkah yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Dalam suatu rencana ditetapkan berbagai tujuan yang ingin dicapai dan cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Programming adalah acara atau susunan acara yaitu perincian waktu atau timming secara teratur dan menurut urutan tertentu tentang pelaksanaan langkah demi langkah sesuai dengan apa yang

  8

  telah ditetapkan pada planning. Public Relations sangat penting melakukan berbagai perencanaan untuk dapat menjalankan fungsinya, baik itu dalam hubungannya dengan pihak eksternal maupun internal. Seperti dikatakan oleh Hasibuan tentang pentingnya membuat suatu perencanaan adalah : 1)

  Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.

  2) Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan.

  3) Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan.

  4) Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses

  9 manajemen pun tidak ada.

  17 Pada dasarnya sebuah perencanaan harus berorientasi pada pencapaian