Kepala Sub bagian Tata Usaha (UPT TI)

URAIAN JABATAN
1. NOMOR KODE JABATAN
2. NAMA JABATAN
3. UNIT KERJA
3.1 Eselon I
3.2 Eselon III

:
: Kepala Subbagian Tata Usaha
:
: Universitas Jember
: Kepala UPT TI

5. RUMUSAN TUGAS
Melakukan penyusunan program kerja Subbagian dan Mempersiapkan penyusunan
rencana dan Program Kerja UPT TI.
6. URAIAN TUGAS
6.1. Menyiapkan penyusunan rencana dan program kerja Subbagian dan
mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja UPT TI.
6.2. Menyiapkan himpunan dan penelaah peraturan perundangan di bidang TI.
6.3. Menyiapkan bahan dan analisis data ketatausahaan UPT TI

6.4. Menyiapkan urusan persuratan dan kearsipan UPT TI
6.5. Menyiapkan urusan kebersihan, keindahan dan keamanan di UPT TI
6.6. Memimpin dan mengoordinir urusan tatausaha UPT TI
6.7. Menyiapkan urusan penerimaan tamu pimpinan
6.8. Menyiapkan urusan pengelolaan barang perlengkapan
6.9. Menyiapkan urusan kepegawaian di lingkungan UPT TI
6.10. Menyiapkan urusan pengelolaan keuangan UPT TI
6.11. Melakukan Penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan UPT.TI
6.12. Menyiapkan penyusunan laporan subbagian dan mempersiapkan laporan UPT
TI
7. HASIL KERJA
7.1. Bahan penyusunan rencana dan program kerja Bagian.
7.2. Bahan referensi peraturan perundang-undangan bidang TI
7.3. Bahan analisis data TI.
7.4. Dokumen persuratan kearsipan.
7.5. Data urusan kerumahtanggaan.
7.6. Bahan hasil rapat dan upacara resmi.
7.7. Tamu pimpinan.
7.8. Dokumen pengelolaan barang.

7.9. Dokumen kepegawaian.
7.10. Dokumen pengelolaan keuangan.
7.11. Data administrasi TI.
7.12. Laporan pemantuan dan evaluasi kegiatan.
8. BAHAN KERJA
8.1. OTK/Rencana Program tahun lalu rincian tugas bagian dan sub bagian
8.2. Peraturan perundang-undang
8.3. Bahan-bahan ketatausahaan
8.4. Buku-buku agenda
8.5. Jadwal tugas dan peralatan kebersihan
8.6. Materi rapat
8.7. Agenda,buku tamu
8.8. Daftar invertarisasi barang

8.9. Berkas kepegawaian
8.10. Dokumen keuangan
8.11. Dokumen dan lemari penyimpanan
8.12. Hasil pelaksanaan
9. PERALATAN KERJA
9.1. Komputer

9.2. MesinFotocopy
9.3. Alat tulis kantor/ATK
9.4. Internet/Website
9.5. Kalkulator
10. PEDOMAN KERJA
10.1. Peraturan Perundangan di bidang kepegawaian
10.2. Undang-Undang tentang Teknologi Informasi
11. TANGGUNG JAWAB
Menjamin pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja, penelaah peraturan
perundangan, analisis ketatausahaan, persuratan dan arsip, kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan, administrasi serta laporan dan evaluasi
kegiatan di UPT TI Universitas Jember.
12. WEWENANG
12.1 Mengkoordinir
12.2 Menentukan
12.3 Mengendalikan
12.4 Memantau
13. HUBUNGAN KERJA
No
Jabatan

1.
Kepala UPT TI
2.
Kepala Biro
3.

Unit Kerja/ Instansi
UPT TI
Rektorat

Kepala UPT TI

UPT TI

Kepala Sub bagian

Universitas

Pengadministrasi
Umum

Bendahara Pengeluaran
Pembantu

Subbagian Tata
Usaha
Subbagian Tata
Usaha

9.

Pengelola Sistem dan
Jaringan
Pengelola Laman

10.

Teknisi Komputer

11.

Petugas Keamanan

Subbagian Tata
Usaha
Subbagian Tata
Usaha
Subbagian Tata
Usaha
Subbag Tata Usaha

4.
5.
6.
7.
8.

Dalam Hal
Konsultasi dan menerima arahan
Konsultasi
Koordinasi sistem informasi web

site TI, pendataan dan integrasi
data anggota dari mahasiswa,
koordinasi jaringan komputer
Koordinasi
Memberikan tugas pengelolaan
barang/aset TI
Memberikan tugas pengelolaan
keuangan TI dan pelaksanaan
tugas
Arahan pelaksanaan tugas
Arahan pelaksanaan tugas
Arahan pelaksanaan tugas
Arahan pelaksanaan tugas

14. KEADAAN TEMPAT KERJA
14.1. Ruang tempat kerja
14.2. Suhu
14.3. Penerangan
14.4. Cuaca
14.5. Suara

14.6. Jam kerja

: Luas;
: Sejuk;
: Terang;
:: Tenang;
: Sesuai jam kerja.

15. UPAYA FISIK
Duduk, berdiri dan berbicara
16. RESIKO BAHAYA
Tidak ada resiko bahaya yang signifikan
17. SYARAT JABATAN
17.1. Pendidikan Formal
: S1 (yang relevan)
17.2. Kursus/Pelatihan: Diklat PIM IV
17.3. Pengalaman Kerja
:17.4. Pangkat/golongan
: Pengatur Muda, II/b
17.5. Pengetahuan

: Pengelola Administrasi Umum
17.6. Kecakapan Teknis
: Pengoperasian komputer
17.7. Potensi
: Ketelitian, verbal
17.8. Sikap Kerja
: Sopan dan ramah